聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分。因此，采取有效措施，加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。

一、聲像檔案管理存在的問題

（一）聲像設(shè)備存在著“一硬一軟”的現(xiàn)象

“一硬”是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會(huì)的發(fā)展及工作需要，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個(gè)單位中，僅有3個(gè)單位沒有聲像設(shè)備，僅占2％，98％的單位都有1臺(tái)以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達(dá)971臺(tái)（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算比較“硬”?！耙卉洝笔侵嘎曄裨O(shè)備管理之亂。有27個(gè)單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，占17％，致使有的設(shè)備閑置，沒人會(huì)用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個(gè)人手中，沒有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動(dòng)，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了“硬件硬、軟件軟”的現(xiàn)狀，而且“軟”的方面直接影響了“硬”的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動(dòng)沒能及時(shí)攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。

（二）攝錄人員中存在著“一強(qiáng)一弱”的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)

攝錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著“一強(qiáng)一弱”的現(xiàn)狀?！皬?qiáng)”表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊(duì)伍強(qiáng)大、年齡適中、文化程度較高這是“強(qiáng)”的一面；“弱”表現(xiàn)在443人中，專業(yè)工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的共68人，僅占16％，其中1至3個(gè)月短訓(xùn)（攝錄專業(yè)）的66人，?？飘厴I(yè)2人，有84％的人都屬“自”。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這是“弱”的一面。

編者按：本文主要從聲像檔案管理存在的問題；加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對策及建議進(jìn)行論述。其中，主要包括：聲像設(shè)備存在著“一硬一軟”的現(xiàn)象、“一硬”是指聲像設(shè)備數(shù)量多、攝錄人員中存在著“一強(qiáng)一弱”的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)、聲像檔案管理混亂,問題復(fù)雜、管理制度不健全,聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理、檔案意識不強(qiáng),聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔、管理狀況“喜”“憂”懸殊,發(fā)展不平衡、加強(qiáng)宣傳,提高意識,爭取領(lǐng)導(dǎo)重視、加強(qiáng)管理,制定辦法,狠抓制度落實(shí)、加強(qiáng)監(jiān)督,分類指導(dǎo),注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)、結(jié)合實(shí)際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管等，具體請?jiān)斠姟?/p>

一、聲像檔案管理存在的問題

(一)聲像設(shè)備存在著“一硬一軟”的現(xiàn)象

“一硬”是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會(huì)的發(fā)展及工作需要,機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個(gè)單位中,僅有3個(gè)單位沒有聲像設(shè)備,僅占2%,98%的單位都有1臺(tái)以上的聲像設(shè)備,設(shè)備總數(shù)達(dá)971臺(tái)(架)。從總體講,聲像設(shè)備可算比較“硬”。“一軟”是指聲像設(shè)備管理之亂。

(二)攝錄人員中存在著“一強(qiáng)一弱”的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)

攝錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作,并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著“一強(qiáng)一弱”的現(xiàn)狀?！皬?qiáng)”表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中,有專職156人,兼職287人,平均年齡35歲,大專以上文化程度的占72%。隊(duì)伍強(qiáng)大、年齡適中、文化程度較高這是“強(qiáng)”的一面;“弱”表現(xiàn)在443人中,專業(yè)工齡1至5年者381人,占86%,5年以上者僅占14%。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的共68人,僅占16%,其中1至3個(gè)月短訓(xùn)(攝錄專業(yè))的66人,?？飘厴I(yè)2人,有84%的人都屬“自”。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這是“弱”的一面。

應(yīng)對聲像檔案的載體完整性、信息可讀性、運(yùn)行技術(shù)環(huán)境等進(jìn)行檢驗(yàn)，市級各部門檔案機(jī)構(gòu)在接收聲像檔案時(shí)。合格率達(dá)到100%時(shí)方可接收。市級各部門在向市檔案館移交檔案時(shí)，應(yīng)按規(guī)定將聲像檔案和其他門類檔案一并移交進(jìn)館。

市級各部門認(rèn)真組織實(shí)施，磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》DA/T15-95市照片檔案收集整理實(shí)施細(xì)則》渝檔發(fā)〔〕36號）等聲像檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范實(shí)施以來。取得了一定成績，但也存在一些問題。如有的單位檔案意識還不夠強(qiáng)，對聲像檔案的收集歸檔重視不夠，聲像檔案收集不夠齊全；有的單位聲像檔案整理不夠規(guī)范，聲像檔案所反映的人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素揭示不清楚，不便于聲像檔案的利用；有的單位聲像檔案安全保管條件很差，影響到聲像檔案信息的讀取。為進(jìn)一步加強(qiáng)聲像檔案管理，現(xiàn)提出如下要求。

一、進(jìn)一步提高對聲像檔案重要性的認(rèn)識

人類在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的歷史記錄，聲像檔案作為一種專門檔案。反映一個(gè)單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的重要史料，國家檔案的組成部分。與其他門類檔案相比，聲像檔案具有載體特殊、內(nèi)容直觀、形象生動(dòng)等特點(diǎn)。市級各部門要進(jìn)一步提高對聲像檔案重要性的認(rèn)識，建立健全聲像檔案收集、整理、保管等工作制度，明確聲像檔案的歸檔責(zé)任部門和責(zé)任人員，切實(shí)加強(qiáng)聲像檔案的管理。

二、加強(qiáng)聲像檔案的收集

任何單位或個(gè)人不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。同時(shí)應(yīng)明確聲像檔案的歸檔范圍，市級各部門應(yīng)明確由拍攝錄制承辦機(jī)構(gòu)或拍攝錄制人員負(fù)責(zé)收集、整理并向檔案機(jī)構(gòu)移交聲像檔案。公務(wù)活動(dòng)中形成的聲像檔案。凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)、基本歷史面貌和重要工作成果的聲像檔案，均應(yīng)收集歸檔。當(dāng)前特別要加強(qiáng)對“唱、讀、講、傳”活動(dòng)和“五個(gè)”建設(shè)工作中形成的聲像檔案的收集歸檔工作。收集照片時(shí)，對反映同一內(nèi)容的若干照片，應(yīng)選擇具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)的照片歸檔，照片、底片、說明應(yīng)齊全。數(shù)碼照相機(jī)拍攝形成的數(shù)碼照片應(yīng)保證未經(jīng)編輯，像素不低于300萬，數(shù)碼照片同時(shí)要沖洗出紙質(zhì)照片歸檔。收集錄音錄像檔案時(shí)，應(yīng)簡要說明錄音錄像內(nèi)容、主題、錄制時(shí)間等信息。

摘要：高校聲像檔案管理工作直接關(guān)系學(xué)校管理、教學(xué)以及科研等相關(guān)資料的完整性與安全性，對高校教育管理具有重要意義。但目前高校聲像檔案管理存在諸多問題，管理人員管理意識薄弱，管理方式較為落后且缺乏完善的管理制度，對相應(yīng)檔案資料的采集和保存缺乏有效控制。為了保護(hù)高校聲像檔案以及原件的機(jī)密性和完整性，提升檔案資料利用率，有必要采取有效措施創(chuàng)新管理模式，改進(jìn)高校聲像檔案的管理。

關(guān)鍵詞：高校聲像檔案;檔案管理;模式創(chuàng)新

隨著近年來科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，高校聲像檔案管理中的聲像資料種類越來越多，除了傳統(tǒng)文書檔案之外，更多的是以照片、錄音帶以及影像帶等為載體的多樣化聲像檔案。隨著高校聲像檔案種類以及數(shù)量不斷增多，加強(qiáng)檔案管理工作愈加重要。目前高校聲像檔案管理存在的較多問題，為了全面保護(hù)高校聲像檔案資料完整性和安全性，要積極采取各種創(chuàng)新管理策略，創(chuàng)新高校聲像檔案管理模式。

一、目前高校聲像檔案管理存在的問題

1.管理方式落后。目前，我國高校聲像檔案管理主要的形式有三種：第一種是相關(guān)活動(dòng)結(jié)束之后，聲像記錄人員將聲像資料移交至檔案館，由檔案館對資料進(jìn)行統(tǒng)一、集中化管理；第二種是學(xué)校各部門以及二級學(xué)院先對聲像資料進(jìn)行收集和管理，將整合之后的聲像檔案資料按照一年一次的頻率移交至學(xué)校檔案館；第三種是相關(guān)聲像資料直接保存在記錄者手中，或者由學(xué)校各個(gè)部門進(jìn)行自行保存和管理。目前我國高校聲像檔案資料大部分處于分散管理狀態(tài)，基本上沒有建立聲像檔案管理系統(tǒng)，難以對相關(guān)資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，高校聲像檔案管理缺乏專門的管理人員，導(dǎo)致高校聲像檔案存在不完整、不齊全等問題。2.管理人員管理意識薄弱。受傳統(tǒng)檔案管理模式影響，高校檔案管理人員在實(shí)際檔案管理工作中過于看重對紙質(zhì)檔案的保存和管理，忽略聲像檔案保管，一些學(xué)校尚未針對聲像檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理，這種管理意識和管理模式嚴(yán)重影響高校聲像檔案有效收集和保存。高校的聲像記錄人員在相關(guān)活動(dòng)后只是將相關(guān)資料應(yīng)用到新聞報(bào)道中，缺乏對相關(guān)資料的保存意識，沒有將其及時(shí)保存到高校檔案館中，私自處理或?qū)v史聲像資料刪除，導(dǎo)致很多聲像資料流失?？梢姡壳耙呀?jīng)是信息時(shí)代，但人們對各種聲像資料的收集和歸檔意識還非常薄弱。3.缺乏完善的管理制度。國家以及學(xué)校很少有關(guān)于聲像檔案管理的相關(guān)制度，即便學(xué)校修訂檔案管理制度的時(shí)候加入聲像檔案管理?xiàng)l例，但執(zhí)行力非常有限，很多高校沒有嚴(yán)格按照聲像檔案管理相關(guān)制度進(jìn)行有效管理，一些高校只是為了應(yīng)付上級檢查，在實(shí)際管理工作中不重視高校聲像檔案管理工作，管理模式落后，檔案服務(wù)被動(dòng)，直接導(dǎo)致高校聲像檔案遺失，難以有效提升聲像檔案歸檔質(zhì)量。同時(shí)，高校聲像檔案管理制度不完善，聲像檔案需要進(jìn)行多個(gè)程序才能實(shí)現(xiàn)歸檔和保管，要利用也需要走復(fù)雜的程序，直接導(dǎo)致聲像檔案歸檔率低，利用率也不高。4.高校聲像檔案采集與保存困難。一方面，應(yīng)由專業(yè)人員進(jìn)行活動(dòng)聲像資料的采集和錄制，但由于目前大多高校在聲像采集過程中缺乏專業(yè)的工作人員，很多錄制聲像資料的工作者都是非專業(yè)人士，對于相關(guān)設(shè)備的使用以及錄制技術(shù)掌握得不夠?qū)I(yè)。同時(shí)，管理聲像檔案的工作人員對聲像檔案進(jìn)行收集和整理、保管時(shí)缺乏專業(yè)素養(yǎng)技能，難以實(shí)現(xiàn)聲像檔案的全面收集與管理。另一方面，由于收集的聲像資料基本上是視頻格式或者音頻格式，在對相關(guān)檔案進(jìn)行收集管理中通常需要對資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，以數(shù)據(jù)形式對相應(yīng)資料實(shí)現(xiàn)歸類和保存，但是大部分高校對于聲像資料儲(chǔ)存缺乏充足的存儲(chǔ)機(jī)制，在硬件配套設(shè)施欠缺的條件下，難以實(shí)現(xiàn)聲像檔案的有效歸檔和管理。

二、高校聲像檔案管理創(chuàng)新的意義

論文關(guān)鍵詞：聲像檔案檔案管理對策

論文摘要：聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。

聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分。

隨著社會(huì)的發(fā)展及辦公條件的改善，在機(jī)關(guān)工作和各類活動(dòng)中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動(dòng)、形象的特殊載體檔案，我們就蘭山區(qū)161個(gè)立檔單位的聲像檔案管理情況進(jìn)行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。

一、聲像檔案管理存在的問題

（一）聲像設(shè)備存在著“一硬一軟”的現(xiàn)象

摘要：做好城建聲像檔案數(shù)字化管理是智慧型城市建設(shè)、運(yùn)營和管理的重要內(nèi)容。本文從城建聲像檔案數(shù)字化錄入、管理和利用三個(gè)方面，探討了城建照片、音頻、視頻檔案數(shù)字化管理的具體舉措，對提升城建聲像檔案數(shù)字化管理水平具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：聲像檔案；檔案數(shù)字化；城建檔案工程項(xiàng)目

聲像檔案如實(shí)記錄和反映了城市悠久的建設(shè)歷史和文化，是“城市記憶”的重要載體。[1]為了更好地保護(hù)工程項(xiàng)目聲像檔案，應(yīng)堅(jiān)持聲像檔案數(shù)字化錄入、管理、輸出、利用全生命周期管理理念，全程做好工程項(xiàng)目聲像檔案數(shù)字化管理工作，為城市建設(shè)、管理提供寶貴的信息支持，不斷提升智慧型城市建設(shè)、運(yùn)營和管理水平。

一、工程項(xiàng)目聲像檔案數(shù)字化錄入

（一）照片檔案數(shù)字化錄入。工程項(xiàng)目照片檔案主要是日常行政管理和工程項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的照片類資料。照片檔案數(shù)字化錄入較為簡單，利用專業(yè)掃描儀或具有刻錄功能的計(jì)算機(jī)即可實(shí)現(xiàn)數(shù)字化錄入目標(biāo)。其原理是將照片資料掃描并保存至磁盤陣列，統(tǒng)一成JEPG或TIFF格式后上傳至數(shù)據(jù)庫，最大限度地保持照片不失真。[2]具體錄入時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：照片的底片掃描儀應(yīng)選用專業(yè)底片掃描設(shè)備，照片掃描儀則選用A4幅面的掃描設(shè)備；工程項(xiàng)目照片資料數(shù)字化掃描應(yīng)根據(jù)工程項(xiàng)目照片資料尺寸大小設(shè)置相應(yīng)的分辨率。（二）音頻檔案數(shù)字化錄入。工程項(xiàng)目音頻檔案主要包括磁帶錄音檔案和唱片檔案。前者主要是以磁性材料記錄工程項(xiàng)目相關(guān)聲音信息資料，其數(shù)字化錄入是將模擬音頻信號轉(zhuǎn)化為可通過計(jì)算機(jī)處理的數(shù)字信號。對工程項(xiàng)目音頻檔案進(jìn)行數(shù)字化信息采集，形成WAV、MP3、VQF等格式的音頻資料。不同格式的音頻檔案資料其音色的保真度各有不同，工程項(xiàng)目檔案工作者應(yīng)根據(jù)工作需要合理選擇音頻最佳保存格式。此外，工程項(xiàng)目音頻檔案的數(shù)字化應(yīng)還原原始檔案和電子文件存儲(chǔ)之間的平衡點(diǎn)，并根據(jù)不同的利用方式，選擇不同的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和存儲(chǔ)格式，封存好原始音頻檔案材料，防止原始音頻資料受損。（三）視頻檔案數(shù)字化錄入。工程項(xiàng)目磁帶錄像及影片檔案共同組成工程項(xiàng)目視頻檔案。工程項(xiàng)目視頻檔案數(shù)字化錄入，就是對聲音及動(dòng)態(tài)圖像檔案兩種模擬信號進(jìn)行轉(zhuǎn)換，生成計(jì)算機(jī)能夠處理的數(shù)字信號。工程項(xiàng)目視頻檔案數(shù)字化，主要是將已經(jīng)攝錄的視頻資料采集卡放入電腦主板的插槽中，然后利用視頻數(shù)據(jù)線將計(jì)算機(jī)與錄像播放機(jī)連接。工程項(xiàng)目視頻檔案的數(shù)字化原理與音頻檔案數(shù)字化類似，利用具有視頻編輯卡的計(jì)算機(jī)、視頻線及視頻編輯軟件等視頻數(shù)字化信息采集設(shè)備及軟件，對視頻檔案內(nèi)容進(jìn)行采集壓縮，并根據(jù)實(shí)際需要保存相應(yīng)格式。

二、工程項(xiàng)目聲像檔案數(shù)字化管理

醫(yī)院聲像資料按其記錄的形式不同分為錄音資料、攝影資料、錄像資料和計(jì)算機(jī)可讀資料。

1.1錄音資料是將記錄聲音的信號通過機(jī)械的、光學(xué)的和磁性的方法轉(zhuǎn)變?yōu)殡娦盘栍涗浽阡浺糨d體上，如錄音帶、唱片等。在國際、國內(nèi)情報(bào)交流中，錄音資料既方便又靈活，所錄制的原始聲音是信息整理的可靠依據(jù)。錄音資料可供多人使用，反復(fù)復(fù)制，且價(jià)格低廉，有利于信息的傳播與交流。

1.2攝影資料是圖像資料的一種形式，由單張的或一組照片組成。攝影資料除照片外，還包括幻燈片、攝影片。醫(yī)院攝影資料的內(nèi)容往往是醫(yī)療、科研、管理活動(dòng)的狀況、環(huán)境及臨床、手術(shù)、標(biāo)本等的圖像記錄，是醫(yī)院寶貴的歷史資料和形象病案資料。例如，X射線攝影、內(nèi)窺鏡攝影、顯微攝影、心電圖示波器波形及超聲診斷顯示圖像等是醫(yī)療輔助診斷的重要依據(jù)。醫(yī)學(xué)攝影資料已在醫(yī)學(xué)著述、情報(bào)刊物和學(xué)術(shù)交流中大量使用。

1.3錄像資料是通過錄像技術(shù)將運(yùn)動(dòng)著的視像和聲音組成的視聽資料，如錄像片、電影片。醫(yī)院錄像資料一般記錄了院內(nèi)重大的社會(huì)活動(dòng)、各類會(huì)議、文體活動(dòng)和醫(yī)療、教學(xué)、科研中有代表性的事件，以生動(dòng)形象的視覺和聽覺效果向科技人員傳遞信息。它也是醫(yī)院宣傳自己、傳遞醫(yī)療科技信息、擴(kuò)大知名度的有效方法。

1.4計(jì)算機(jī)可讀資料是將所需信息存儲(chǔ)在磁盤、光盤上，通過計(jì)算機(jī)作媒介，再現(xiàn)原始的聲音、文字、圖像的資料。在我國計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、通訊技術(shù)水平日益提高的情況下，醫(yī)院制作、使用計(jì)算機(jī)可讀資料的數(shù)量、頻率越來越普及，許多醫(yī)院制作了教學(xué)用多媒體光盤，在醫(yī)療、教學(xué)、科研中發(fā)揮了重要的作用。

2醫(yī)院聲像資料的業(yè)務(wù)管理

一、城市建設(shè)聲像檔案集中管理的難點(diǎn)及存在問題

1拍攝難。一方面，表現(xiàn)在對城市建設(shè)原貌拍攝上難以控制。據(jù)了解，不少城建開發(fā)公司沒有將開工前原貌拍攝記錄下來。另一方面，表現(xiàn)在對正在建設(shè)中的工程項(xiàng)目拍攝不完全。大多數(shù)單位沒有從工程的前期、中期和后期等各環(huán)節(jié)進(jìn)行拍攝。

導(dǎo)致拍攝內(nèi)容不齊全完整的原因：一是工作人員兼職較多，沒精力去做；二是領(lǐng)導(dǎo)沒有把拍攝工作納入整體計(jì)劃，沒辦法去做；三是對城市原貌的拍攝范圍把握不準(zhǔn)，什么位置的、多大規(guī)模設(shè)施的需要拍攝保存，搞不清楚；四是拍攝人員或是由于技術(shù)水平不高，責(zé)任心不強(qiáng)，或是因?yàn)橛?jì)劃性不周，對整個(gè)情況不了解，失掉了許多拍攝機(jī)會(huì)；五是由于經(jīng)費(fèi)有限，沒資金拍攝。一些單位面對老化的設(shè)備，或因資金困難，無力更換，或因控辦限制，無法購買，使得形態(tài)各異的高大建筑物和與之襯托的環(huán)境背景無法用陳舊的設(shè)備反映出來，直接影響了此項(xiàng)工作的開展。

2收集難。主要是多門拍攝，收集上難以控制。拍攝多為業(yè)務(wù)部門，隨機(jī)性強(qiáng)。檔案部門對拍攝時(shí)間、內(nèi)容及照片、錄像數(shù)量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點(diǎn)點(diǎn)，很不完整。在收集上，檔案人員常常叫苦連天，工作往往處于被動(dòng)。個(gè)別人曾在調(diào)離工作時(shí)，連同自己拍攝的工作照片也一同卷走，還說這屬于個(gè)人知識產(chǎn)權(quán)。

另外，目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且，屬于“賬外”檔案，不易控制。許多城建聲像檔案形成部門，出于使用便利，不愿將其無償交給檔案部門管理，而往往從個(gè)人實(shí)際工作需要出發(fā)，對聲像資料任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，將其中一些珍貴資料內(nèi)容丟失。加之保管條件等原因，這部分檔案正受到不同程度的損壞。

3管理難。一方面，體現(xiàn)在保管上的分散性，另一方面，體現(xiàn)在管理上的不科學(xué)性。首先，一些單位在城建聲像檔案資料形成和管理上各行其是，散存在各業(yè)務(wù)科室，檔案不能實(shí)行集中統(tǒng)一管理。其次，一些單位形成的城建聲像檔案不能及時(shí)歸檔，久而久之，面對一堆照片，沒有人能說清來龍去脈。照片說明，不是缺時(shí)間，就是缺內(nèi)容，造成整理上的不規(guī)范，也給日后查找利用帶來麻煩。由于底片需要單張保存，加印費(fèi)用較高，許多單位索性不存。再有，照片檔案裝具規(guī)格通常固定，而實(shí)際照片大小、形狀不一，使整理工作停滯。

導(dǎo)致拍攝內(nèi)容不齊全完整的原因：一是工作人員兼職較多，沒精力去做；二是領(lǐng)導(dǎo)沒有把拍攝工作納入整體計(jì)劃，沒辦法去做；三是對城市原貌的拍攝范圍把握不準(zhǔn)，什么位置的、多大規(guī)模設(shè)施的需要拍攝保存，搞不清楚；四是拍攝人員或是由于技術(shù)水平不高，責(zé)任心不強(qiáng)，或是因?yàn)橛?jì)劃性不周，對整個(gè)情況不了解，失掉了許多拍攝機(jī)會(huì)；五是由于經(jīng)費(fèi)有限，沒資金拍攝。一些單位面對老化的設(shè)備，或因資金困難，無力更換，或因控辦限制，無法購買，使得形態(tài)各異的高大建筑物和與之襯托的環(huán)境背景無法用陳舊的設(shè)備反映出來，直接影響了此項(xiàng)工作的開展。

2收集難。主要是多門拍攝，收集上難以控制。拍攝多為業(yè)務(wù)部門，隨機(jī)性強(qiáng)。檔案部門對拍攝時(shí)間、內(nèi)容及照片、錄像數(shù)量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點(diǎn)點(diǎn)，很不完整。在收集上，檔案人員常常叫苦連天，工作往往處于被動(dòng)。個(gè)別人曾在調(diào)離工作時(shí)，連同自己拍攝的工作照片也一同卷走，還說這屬于個(gè)人知識產(chǎn)權(quán)。

另外，目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且，屬于“賬外”檔案，不易控制。許多城建聲像檔案形成部門，出于使用便利，不愿將其無償交給檔案部門管理，而往往從個(gè)人實(shí)際工作需要出發(fā)，對聲像資料任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，將其中一些珍貴資料內(nèi)容丟失。加之保管條件等原因，這部分檔案正受到不同程度的損壞。

3管理難。一方面，體現(xiàn)在保管上的分散性，另一方面，體現(xiàn)在管理上的不科學(xué)性。首先，一些單位在城建聲像檔案資料形成和管理上各行其是，散存在各業(yè)務(wù)科室，檔案不能實(shí)行集中統(tǒng)一管理。其次，一些單位形成的城建聲像檔案不能及時(shí)歸檔，久而久之，面對一堆照片，沒有人能說清來龍去脈。照片說明，不是缺時(shí)間，就是缺內(nèi)容，造成整理上的不規(guī)范，也給日后查找利用帶來麻煩。由于底片需要單張保存，加印費(fèi)用較高，許多單位索性不存。再有，照片檔案裝具規(guī)格通常固定，而實(shí)際照片大小、形狀不一，使整理工作停滯。

二、解決集中管理難的對策

上述問題種種，其原因主要是由于各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員對此項(xiàng)工作的重要性和緊迫性缺乏認(rèn)識。因此，我們要緊急呼吁那些形成城建檔案的各有關(guān)部門把收集、保管和利用好城建聲像檔案當(dāng)作一件大事來抓，盡量避免和減少這部分檔案人為的流失，以保證檔案內(nèi)容的齊全和歷史記錄的完整。解決問題的具體途徑是：

聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分。

隨著社會(huì)的發(fā)展及辦公條件的改善，在機(jī)關(guān)工作和各類活動(dòng)中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動(dòng)、形象的特殊載體檔案，我們就房山區(qū)161個(gè)立檔單位的聲像檔案管理情況進(jìn)行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。

一、聲像檔案管理存在的問題

（一）聲像設(shè)備存在著"一硬一軟"的現(xiàn)象

"一硬"是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會(huì)的發(fā)展及工作需要，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個(gè)單位中，僅有21個(gè)單位沒有聲像設(shè)備，占13％，87％的單位都有1臺(tái)以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達(dá)671臺(tái)（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設(shè)備管理之亂。有101個(gè)單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，占62％，致使有的設(shè)備閑置，沒人會(huì)用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個(gè)人手中，沒有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動(dòng)，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現(xiàn)狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動(dòng)沒能及時(shí)攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。

（二）攝錄人員中存在著"一強(qiáng)一弱"的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)