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一、高校網(wǎng)上收費管理現(xiàn)狀

以筆者所在高校為例，目前雖然已經(jīng)實行網(wǎng)上繳費，但對票據(jù)的管理依然是傳統(tǒng)的管理模式，對票據(jù)的領(lǐng)用、發(fā)放、核銷、查詢等管理工作仍然采用傳統(tǒng)的手工記錄方式，這樣的管理手段已然落后，而且工作量大、效率低，差錯難以避免，不符合現(xiàn)代財務管理理念，更不符合高校信息化發(fā)展的要求。對于網(wǎng)上繳費形成的收入，也只能等銀行入賬單到達本單位時，票據(jù)管理人員按照形成收入的經(jīng)濟業(yè)務給予分類并打印相應的票據(jù)，審核人員才能隨即完成記賬憑證的錄入，至此才算是完成了收費工作的全部事項?？梢钥闯觯W(wǎng)上繳費、票據(jù)管理和財務記賬核算三者處于割裂狀態(tài)，缺乏相應的監(jiān)管過程，在流程和程序上也不盡合理。

二、高校網(wǎng)上繳費、票據(jù)管理和財務核算一體化架構(gòu)的技術(shù)研究

（一）高校繳費及票據(jù)管理的信息流向

為了實現(xiàn)高校繳費業(yè)務、票據(jù)管理及財務核算三者之間的聯(lián)動管理，真正做到統(tǒng)一監(jiān)管，需要在三個獨立管理系統(tǒng)中建立有效的聯(lián)動機制，實現(xiàn)繳費業(yè)務、票據(jù)管理、財務核算之間的信息流轉(zhuǎn)及閉合的回路管理。根據(jù)高校繳費業(yè)務、票據(jù)管理以及財務核算的實際，給出三者關(guān)系，如圖1所示。

（二）統(tǒng)一繳費和票據(jù)管理平臺及管理流程介紹

通過統(tǒng)一繳費和票據(jù)管理平臺的建立，可以為高校收費項目提供統(tǒng)一的收費途徑及通道，繳費者通過銀行網(wǎng)銀或者應用第三方支付在網(wǎng)上完成相關(guān)費用項的支付。將繳費平臺與職能部門的管理系統(tǒng)進行對接，整個流程類似網(wǎng)上一站式購物，實現(xiàn)管理數(shù)據(jù)采集與繳費動作一并完成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)在管理部門與財務部門的實時共享，為收費管理部門提供一個統(tǒng)一的繳費信息反饋途徑，可隨時了解相關(guān)收費項目的進度；也為財務部門提供了一個統(tǒng)一的收費管理、票據(jù)使用監(jiān)管平臺，隨時掌握學校收費工作進展及票據(jù)使用的情況，并可根據(jù)到款、開票情況自動生成財務核算憑證，與到款信息、開票信息實現(xiàn)完整的信息鏈路，做到嚴密的財務監(jiān)管。統(tǒng)一繳費和票據(jù)管理平臺主要流程：1.費用項申請/審批流程（見圖2）收費業(yè)務部門（如教務處、研究生院、校內(nèi)其他部門等）作為整個收費工作的發(fā)起部門，首先在統(tǒng)一繳費和票據(jù)管理平臺發(fā)起費用項目的繳費申請。在統(tǒng)一繳費和票據(jù)管理平臺上填報收費項目的名稱，收費金額、收費依據(jù)、繳費人員的角色、收費起止時間、需要票據(jù)的數(shù)量等信息。如果繳費人員名單已經(jīng)知曉，還需要提交繳費人員的清單。發(fā)起部門提交的申請通過系統(tǒng)流轉(zhuǎn)至財務部門，由收費管理崗位核實信息，進行審批，審批意見通過平臺反饋給收費業(yè)務部門。第一步驟的內(nèi)容是后續(xù)流程的基礎，提供了初始的信息，而且通過財務部門的審核，保證了該項目的合法性、合規(guī)性，有效預防亂收費、票據(jù)串用等違法亂紀的現(xiàn)象，起到了事前監(jiān)管的效果。財務部門作為收費管理部門或者收費管理部門的意見執(zhí)行者，根據(jù)票據(jù)管理的要求，在統(tǒng)一繳費和票據(jù)管理平臺中對收費業(yè)務部門的申請進行票據(jù)的使用配套及收費方式認定。需要設置相關(guān)費用項繳費的優(yōu)先級、對應的票據(jù)類型以及票據(jù)數(shù)量、是否開啟綠色通道等，并對收費業(yè)務部門的收費申請作出審批意見。審批通過的費用項目只要在統(tǒng)一繳費平臺上立項，相關(guān)人員便可以繳費。繳費人員通過登錄統(tǒng)一繳費和票據(jù)管理平臺，可以看到與自身角色相匹配的費用項信息，根據(jù)繳費的優(yōu)先級及繳費順序的設定，按照提示和程序要求便可以完成網(wǎng)上繳費，獲取繳費確認單。票據(jù)可由財務部門集中打印，交由業(yè)務部門發(fā)放或可以在網(wǎng)上繳費過程中設置票據(jù)交付環(huán)節(jié)選項，財務部門根據(jù)繳費人意愿直接將票據(jù)郵遞給繳費人。2.票據(jù)管理流程（見圖3）票據(jù)管理是收費工作的重要環(huán)節(jié)。根據(jù)高校的經(jīng)濟往來活動內(nèi)容，財務部門管理著行政事業(yè)收費票據(jù)、資金往來票據(jù)、專用發(fā)票以及各類內(nèi)部票據(jù)，掌握著各類票據(jù)的使用方法及用途。財務部門作為票據(jù)的管理部門，日常工作中應加強票據(jù)的全流程管理，把握票據(jù)管理關(guān)鍵點。在票據(jù)購入時，首先應對票據(jù)作入庫登記，在繳費和票據(jù)管理系統(tǒng)中錄入購買票據(jù)的信息，包括：購買日期、票據(jù)的種類、數(shù)量、起訖號等；其次，還要在統(tǒng)一繳費和票據(jù)管理平臺程序中預先設置各類票據(jù)及數(shù)量，待收費業(yè)務部門提交有關(guān)收費項目時，財務部門管理人員需核準相應的票據(jù)類型及數(shù)量，為收費項目分配發(fā)票，以備該網(wǎng)上繳費項目的批量使用。需特別指出的是如下一種情形：收費部門如果因特殊業(yè)務（如主辦會議收取會務費、學術(shù)活動收取相關(guān)費用項）有自行收費的需求，通過網(wǎng)上申報（上述第一步流程）審批同意后，可以到財務部門進行票據(jù)的申領(lǐng)、借用。收費業(yè)務部門根據(jù)繳費人員的繳費內(nèi)容，開具相應的票據(jù)，并對收費活動涉及的票據(jù)使用情況進行及時上報及繳銷。收費結(jié)束后，所有未用的票據(jù)繳回至財務部門，并將所有票據(jù)使用情況按要求制作電子表格，導入票據(jù)管理系統(tǒng)，以便財務部門實現(xiàn)對票據(jù)的集中、完整的信息化管理。統(tǒng)一繳費和票據(jù)管理平臺根據(jù)票據(jù)申領(lǐng)部門上報及繳銷情況自動生成財務核算憑證。在票據(jù)的申請、使用、上報、稽核、繳銷過程中，收費業(yè)務部門和財務管理部門均可通過統(tǒng)一繳費和票據(jù)管理平臺對票據(jù)的使用情況進行即時的統(tǒng)計查詢，根據(jù)各自的需求了解收費的動態(tài)，實現(xiàn)各自的有效監(jiān)管。3.財務核算流程繳費完成后，統(tǒng)一繳費和票據(jù)管理平臺根據(jù)銀行或者第三方支付的到款信息，自動生成當天的對賬單，財務人員可以對照銀行入賬單，核對本次收費的金額和其他相關(guān)信息，確認無誤后，通過平臺系統(tǒng)切換至財務核算模塊，按照程序預設好的途徑方法，讀取繳費、票據(jù)系統(tǒng)的信息，利用智能模塊準確無誤地自動生成該筆業(yè)務的到款憑證，保證實際到款與記賬憑證的一致性。整個過程從繳費發(fā)起、票據(jù)管理以及財務核算環(huán)環(huán)相扣，既滿足財務核算和監(jiān)督的要求，又大大提高了效率。該平臺另外一個突出的功能是通過財務核算憑證可追溯查詢到具體的到款明細、每筆款項開具票據(jù)的類型及號碼等信息，在票據(jù)系統(tǒng)中也能查詢每張開具的票據(jù)記載的詳細信息及入賬信息。無論是從信息查詢還是從業(yè)務部門的功能管理上都得到了滿足，最大程度上保證了收款數(shù)據(jù)與票據(jù)管理數(shù)據(jù)的一致性和嚴密性，也實現(xiàn)了票據(jù)管理和財務核算之間的信息共享和互相印證的統(tǒng)一體系。

（三）相關(guān)管理辦法的制定

高校繳費、票據(jù)管理、財務核算一體化的管理，不僅僅需要借助信息技術(shù)手段，更需要以完善的管理制度作為依托和保障。將繳費業(yè)務、票據(jù)管理和財務核算實現(xiàn)貫通和全過程聯(lián)動管理需要有多項制度及規(guī)范操作流程作保證。1.建立高等學校統(tǒng)一會計相關(guān)信息平臺機制的政策高校繳費、票據(jù)管理、財務核算一體化只是滿足了高校在管理繳費業(yè)務過程中的系統(tǒng)化要求，為了實現(xiàn)數(shù)出一門、資源共享的目標，應當構(gòu)建以高校標準化會計相關(guān)信息為基礎，便于財政部門、教育主管部門、社會公眾及中介機構(gòu)等有關(guān)方面高效分析利用的統(tǒng)一會計相關(guān)信息平臺。該平臺應當涵蓋數(shù)據(jù)收集、傳輸、驗證、存儲、查詢、分析等模塊，具備會計等相關(guān)信息查詢、分析、檢查與評價等多種功能，為高等學校內(nèi)部的人、財、物相銜接的數(shù)據(jù)挖掘，為績效評價為宗旨的財務監(jiān)管體系等提供數(shù)據(jù)支持。2.建立健全高等學校繳費業(yè)務內(nèi)部控制流程信息化根據(jù)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范制度的要求，將高等學校繳費業(yè)務過程的內(nèi)部控制流程、關(guān)鍵控制點等固化在信息系統(tǒng)中，通過系統(tǒng)控制、會計信息處理控制、會計信息檔案安全控制等途徑，使高校繳費、票據(jù)管理等內(nèi)部控制規(guī)范制度的設計與運行更加有效。主要有以下兩個方面：（1）明確規(guī)定使用繳費和票據(jù)管理平臺的人員及權(quán)限分別在收費業(yè)務部門和財務部門指定專門的人員進行該統(tǒng)一平臺的管理和操作，對同一業(yè)務的不同環(huán)節(jié)，要設置經(jīng)辦人員和主管審批身份的認定識別，對不同身份的人員設置不同的權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)的人員，一律不得進入該收費統(tǒng)一平臺。收費業(yè)務是高校的重要經(jīng)濟行為，通過專門人員和權(quán)限的設定，可以形成適當?shù)膬?nèi)部牽制，健全內(nèi)部控制制度，保證收費管理平臺的嚴肅性和安全性。（2）健全和規(guī)范各類票據(jù)管理制度，通過信息化的手段加以控制和管理票據(jù)管理是高校財務管理工作的重要組成部分，是高校合法收費、維護學校經(jīng)濟秩序的有效途徑。高校應建立健全票據(jù)的管理制度，制定收費票據(jù)管理的暫行規(guī)定，明確票據(jù)管理的職責和權(quán)限。財務部門應設立專門的票據(jù)管理制度，如《票據(jù)管理辦法》、《票據(jù)領(lǐng)用、繳銷制度》、《票據(jù)違規(guī)使用的處理辦法》等制度，明確票據(jù)保管人員、領(lǐng)用人員和票據(jù)審批人員的職責。對票據(jù)的分配、領(lǐng)用、開票、繳款、核銷、銷毀制定一個合理的流程，將學校所有的票據(jù)納入票據(jù)管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理，從制度上保證票據(jù)領(lǐng)用和使用的安全性。3.完善對繳費、票據(jù)等相關(guān)業(yè)務的管理制度高等學校應當建立與繳費、票據(jù)管理相關(guān)業(yè)務的申報、審批、實施、稽核等環(huán)節(jié)的控制制度。針對各部門提交的收費申請，財務部門應嚴格審核收費項目的合理性、合法性，對審核通過的項目在系統(tǒng)中給予票據(jù)的配對分配，并對各類票據(jù)的使用作出具體的規(guī)定和要求，對于違規(guī)使用票據(jù)的院系部門以及由此造成的不良后果，明確應承擔的經(jīng)濟責任以及相關(guān)的處理辦法，避免票據(jù)串用，出現(xiàn)“張冠李戴”的現(xiàn)象，也有利于從源頭上控制各種亂收費、私設“小金庫”、票據(jù)使用和管理中的違規(guī)行為。繳費、票據(jù)管理過程中，應當設立專門人員進行稽核，以完善工作的內(nèi)部控制制度。

三、結(jié)語

高校的收費和票據(jù)管理工作是財務日常管理工作的重要組成部分，也是最基礎的工作之一。建設適合學校管理要求的統(tǒng)一收費、票據(jù)管理、財務核算一體化的平臺，并輔以各項制度的完善，最終達到閉環(huán)運行的目標，應能保證高校收費管理與票據(jù)管理更加規(guī)范，繳費者支付更便捷，收費部門管理更通暢，財務部門監(jiān)管更全面、嚴密，整體工作效率和管理效益得到明顯提升。隨著高等教育體制改革的進一步深化和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，現(xiàn)有的管理要求和管理手段同樣也會不斷提高。高校網(wǎng)上繳費、票據(jù)統(tǒng)一管理、財務核算閉環(huán)運行的過程，也是一個不斷摸索、不斷改進、不斷提升的過程。只有不斷提高自身的管理水平，改善管理軟件的各項功能，才能適應日益變化的高校管理和財務監(jiān)管的要求。

作者：沈平燕單位：上海交通大學醫(yī)學院