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常用公文寫作技巧

一、請示的寫作要求

(一)概念與分類請示“適用于向上級機關(guān)請求指示、批準的事項”。請示正文一般分為三個部分:①請示的理由。這部分十分重要,它是請示的依據(jù)和出發(fā)點,是能否得到滿意批復的關(guān)鍵,一定要充分說明理由。②請示的具體事項及要求。這部分有什么就寫什么,要明確、具體。③結(jié)語。一般用“妥否,請批示”等語。

(二)寫作要求1、請示的理由要充分有力,請示的事項和要求要明確。對請示事項的理由要實事求是,具有說服力,不能虛報。注意行文語言,選用詞語要謙敬、分寸得當,一般不用請馬上、請立即等詞語。2、請示要一文一事。切忌在一篇請示中同時請示若干個不同性質(zhì)、不同類別的問題,如在一個請示件中羅列了很多不相關(guān)的請示內(nèi)容,請示的事項無法分清主次緩急,上級機關(guān)無從審批或因請示中某一件事不能解決,使得整個請示擱置下來,影響請示事項的及時批復。3、切忌多頭主送。請示要根據(jù)機關(guān)隸屬關(guān)系向上級主管機關(guān)或主管部門行文,一般只報一個主送機關(guān)。如多頭主送,容易造成責任不明,互相推誘,或領(lǐng)導機關(guān)的批復不一致。如縣(市)婦聯(lián)向省婦聯(lián)寫請示,同時也讓設區(qū)市婦聯(lián)知悉,則可用抄報的形式。請示不能送領(lǐng)導個人,不抄送下級機關(guān)。4、請示和報告的內(nèi)容不能混淆。請示與報告是兩個不同的文種,請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準;報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復上級機關(guān)的詢問。

(三)請示與報告的區(qū)別請示與報告的相同之處在于它們都是上行文。其區(qū)別是:(1)行文目的不同。請示需要上級對下級有明確的批復;報告則是下情上達,上級領(lǐng)導機關(guān)只作為閱知件,不作答復。(2)行文時間不同。請示必須事前行文,不允許先斬后奏;報告可根據(jù)實際情況隨時行文。(3)行文內(nèi)容不同。請示主要寫帶有迫切需要上級批示的事項;報告只是匯報事項。請示中可以有報告事項,但報告中不可夾帶有請示事項。在行文過程中請示與報告這兩個文種混用和不分的情況經(jīng)常發(fā)生。有的該用請示用了報告,有的報告中夾帶請示事項,有的請示件標題用“關(guān)于xxx的請示報告”,這都是極不規(guī)范的。

二、報告的寫作要求

(一)概念與分類報告“適用于向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,答復上級機關(guān)的詢問。”報告一般分為三部分:一是報告的原由,即為什么寫報告;二是報告的事項,用“現(xiàn)將報告如下：”之類的轉(zhuǎn)接語引出報告的事實和問題,這部分要突出重點,做到點面結(jié)合;三是結(jié)束語,可根據(jù)報告內(nèi)容的不同寫明"特此報告"、"專此報告"等。報告分為綜合報告、專題報告(情況報告)、隨文報告、答復報告和建議報告。(1)綜合報告。是下級機關(guān)為了使上級機關(guān)全面了解下級機關(guān)各方面情況,便于上級機關(guān)掌握全局,指導工作而寫的公文。綜合報告的主要特點是:匯報的情況和反映的問題比較全面,一般和工作總結(jié)結(jié)合起來。綜合報告的正文,一般包括報告起因和報告內(nèi)容兩部分。報告起因即說明為什么要寫報告,報告起因一定要集中、概括、簡要直陳。有時就是幾句話,報告起因與報告內(nèi)容之間的承上啟下用語,往往用“現(xiàn)將情況報告如下”。報告內(nèi)容,是報告正文的主體,一般要寫明完成任務、進行工作、處理事情的依據(jù)、過程、措施以及結(jié)果、成效與存在的問題,今后的打算與安排。報告正文的結(jié)尾用語一般用“特此報告”表述。(2)專題報告(情況報告)。是為了向上級著重匯報某項工作和某個問題,以使上級了解情況,做出指示而寫的公文。專題報告的顯著特點是,報告的內(nèi)容專一。專題報告可分為:反映某項工作及其存在問題,并提出解決問題意見的專題報告;為總結(jié)某項工作而形成的經(jīng)驗性的專題報告;為研究和解決某一問題或工作而召開會議所形成的會議專題報告;工作中有了錯誤,需要向上級機關(guān)檢討所形成的檢討性專題報告;對某一事情或某種情況進行周密的調(diào)查,在分析研究基礎(chǔ)上形成的調(diào)查,專題報告。各種專題報告的格式大體一致。正文內(nèi)容,由于專題報告種類不同,在寫法上有所差異。一般說來,專題報告的正文大體包括三部分:一是工作開展情況,二是存在問題及其原因,三是解決問題的意見和辦法。正文開頭一般先詳細敘述新情況產(chǎn)生的緣由、情況和問題等作為“依據(jù)”,然后用“為了”等句式點名主題,再用“現(xiàn)如下”句作為過渡語,轉(zhuǎn)入分旨部分,提出解決問題的具體措施。(3)隨文報告。是指報送文件或物件時隨件附文。它的范圍比較明確,寫法也較簡單,一般只對報送的文件、物件作簡要說明。(4)答復報告。是被動回答上級詢問的一種隨機性呈報,正文開頭一般先引用上級來文(或領(lǐng)導批示要求、函電)作為“依據(jù)”,然后用“現(xiàn)將報告如下?！币痪潼c明“意圖主旨”兼作過渡語,轉(zhuǎn)入分旨部分的詳細敘述。答復報告結(jié)尾處常用“以上報告如有不妥,請指示”做結(jié)語。(5)建議報告。是主動向上級提出建議要求批轉(zhuǎn)的一種祈使性上行文,一旦被批轉(zhuǎn)后,便可作為下行文下發(fā)。正文開頭應先逐一說明本建議的“事實依據(jù)”、“理論依據(jù)”、“目的主旨”和“意圖主旨”等,然后用“具體建議如下”一句過渡語轉(zhuǎn)入用“一、二、三”序號列項,或用小標題分列的分旨要素。建議報告的結(jié)束語常用“以上報告(建議)如無不妥,請批轉(zhuǎn)各地各部門執(zhí)行”。

(二)寫作要求1、重點突出,中心明確,詳略得當,即使是綜合報告,也要重點突出幾個問題,對其他問題簡略帶過。2、要有分析,不能只羅列現(xiàn)象,要著力揭示問題的實質(zhì),分析發(fā)展趨勢。3、要注意反映新情況、新問題即報告的內(nèi)容要有新意,要注意時效性。4、內(nèi)容要真實可靠,實事求是,要一分為二,報喜也要報憂,講成績也要找出差距和不足。5、注意一文一事,不要夾帶請示事項,簡明扼要,文字精煉。

三、通知的寫作要求

通知“適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項,任免人員?！蓖ㄖ磧?nèi)容性質(zhì)和寫作方法不同可分為:①用于頒布行政法規(guī)的公布性通知,②用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)來文的批轉(zhuǎn)性通知,③用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)來文的轉(zhuǎn)發(fā)性通知,④用于對下級機關(guān)指示的批示性通知⑤告知一般事項的一般性通知,⑥會議通知。其內(nèi)容構(gòu)成一般由“原由”和“具體事項”組成?！霸伞币v清目的；“具體事項”的內(nèi)容要直截了當明確具體,有的很簡短,另起一段寫明所要求的事項即可。通知的適用范圍廣泛使用頻率高靈活及時不受單位級別限制,無論機關(guān)、學校、企業(yè)、部隊、群眾團體都可以使用。同時,它行文簡便、寫法靈活、種類多樣,寫作方式可以不拘一格,長篇、短篇、大事、小事都可以根據(jù)需要制發(fā)通知。

四、總結(jié)的寫作要求

總結(jié)是對前一階段社會實踐活動進行全面回顧、檢查、分析、評判,從理論認識的高度概括經(jīng)驗教訓,并從中歸納出某些規(guī)律性的東西,以明確努力方向,促進和指導今后工作的一種公文。

(一)分類和作用1、總結(jié)的分類。依據(jù)不同的劃分標準,總結(jié)可以分為若干類。(1)按內(nèi)容可分為綜合性總結(jié)(全面總結(jié))和專題性總結(jié)(經(jīng)驗總結(jié))。(2)按性質(zhì)可分為工作總結(jié)、教學總結(jié)、學結(jié)等。(3)按時間可分為月份總結(jié)、季度總結(jié)、年度總結(jié)等。2、總結(jié)的作用。總結(jié)是工作中常用的一種公文,其作用具體如下:1、總結(jié)是推動工作前進的重要環(huán)節(jié)。任何一項工作,不論是個人或群體去進行,都需要多次反復操作、辛勤勞動才能完成。每一次具體實踐,都有成績與失誤、經(jīng)驗與教訓。及時總結(jié),就會及時取得經(jīng)驗教訓,提高認識和工作技能。不斷總結(jié),那么人們對客觀事物的認識也就越來越深刻,知識越來越廣,智慧越來越高,所進行的事業(yè)通過總結(jié)才會不斷發(fā)展、前進。2、總結(jié)是尋找工作規(guī)律的重要手段。任何一種事物,都存在著內(nèi)在聯(lián)系、外部制約,都有它自身的發(fā)展、運動規(guī)律。遵循這些規(guī)律辦事就能順利達到預期的目的,否則就會受到違背規(guī)律的懲罰而招致失敗。而要找尋、發(fā)現(xiàn)客觀規(guī)律,就需要總結(jié)。3、總結(jié)是培養(yǎng)、提高工作能力的重要途徑。一個人的工作能力是指這個人能否承擔某項工作氣執(zhí)行某項任務的能力。具體表現(xiàn)有兩個方面:一是專業(yè)知識水平,二是解決、處理實際工作中所遇問題的能力。在實踐中,二者常常是揉合在一起的,相得益彰。運用所學到的知識,處理實際工作中的問題,并不斷總結(jié)經(jīng)驗的過程,就是工作能力不斷提高的過程。因此,總結(jié)是提高工作能力的重要手段。4、總結(jié)是團結(jié)群眾,爭取領(lǐng)導支持的好渠道。一項工作任務完成之后,必須進行總結(jié)?？偨Y(jié)能全面深入地回顧、檢查,對成績與不足、成功與失敗、經(jīng)驗與教訓,實事求是地做出正確評價,使大家認識統(tǒng)一。這樣的總結(jié)群眾心服口服,把群眾最大限度地團結(jié)起來。同時,通過總結(jié)把成績、經(jīng)驗、問題和今后的努力方向等向領(lǐng)導匯報,能引起領(lǐng)導重視,爭取領(lǐng)導的更大的支持和指導。

(二)格式與內(nèi)容總結(jié)包括標題、導語、正文和落款四部分。1、標題。標題寫法有兩種:一種是類似公文式的標題,由“機關(guān)名稱+時間+事由+文種”構(gòu)成,例如(xx市婦聯(lián)2007年度巾帽英雄創(chuàng)建工作總結(jié));或由“時間十事由+文種”構(gòu)成,例如(2007年度春蕾行動計劃情況工作總結(jié));由“事由十文種”構(gòu)成等。另一種是新聞式標題,這種標題側(cè)重在經(jīng)驗總結(jié)上,由引題、正題和副題構(gòu)成,它要求切實有力地反映出總結(jié)的內(nèi)容和特點。2、導語。導語是總結(jié)的開頭部分。一般是概述基本情況,包括交代總結(jié)所涉及的時間、地點、機關(guān)和背景;概述基本經(jīng)驗、點明中心思想、引用數(shù)據(jù)、主要成就或問題等。導語要求緊扣中心,簡潔精練,有吸引力。3、正文。正文是總結(jié)的主要內(nèi)容,這一部分一般要寫明以下幾個問題:(1)工作情況。即進行了哪些工作采取了哪些措施、方法和步驟,有哪些效果,取得了什么成績。(2)經(jīng)驗和體會。即工作中哪些做法是成功的,取得成績的主客觀因素是什么。這部分是總結(jié)的重點,在全文中占主導地位,寫時要注意主次和詳略,注意把感性認識上升到理性認識的高度。(3)問題和教訓。即工作中遇到哪些問題,給工作帶來哪些損失和影響。這部分著重分析問題、教訓的存在以及產(chǎn)生的主客觀原因。如果是著重反映問題的總結(jié),則應把問題和教訓當作重點來寫。(4)今后的打算和努力方向。即針對工作中存在的問題,提出切實有效的改進措施,提出一些新的奮斗目標,以表示決心,展望前景,鼓舞斗志。4、落款?？偨Y(jié)的落款包括署名和日期。機關(guān)總結(jié)的署名,一般不放在落款處,而寫在標題中或標題下。有的總結(jié)隨文發(fā)送,所以總結(jié)上不署名。個人總結(jié)署名,一般寫于正文后的右下方。

(三)寫作要求1、提高認識,端正態(tài)度。要認識總結(jié)的重要性,要堅持以黨的路線、方針、政策為指導,認真做好總結(jié)工作。2、找出規(guī)律,揭示本質(zhì)?？偨Y(jié)的目的,是面向未來,避免今后工作的盲目性。為此就必須總結(jié)出規(guī)律性的東西,這樣的總結(jié)才具有指導今后工作的實際意義。3、主次分明,重點突出。進行總結(jié)時,對主要工作或有體會的工作要有所側(cè)重,不能平鋪直敘、面面俱到、不分主次、羅列現(xiàn)象、堆砌材料、玩文字游戲。4、有理有據(jù),實事求是。總結(jié)要求內(nèi)容真實。事實準,不走樣;數(shù)字準,不籠統(tǒng);論斷準,無漏洞;文風正,不浮夸。不能憑想當然進行總結(jié);不能以偏概全,夸大其辭;不能先入為主,主觀臆斷;不能張冠李戴,拼湊編造;也不能隨意拔高,借題發(fā)揮。5、寫出特色,寫出新意。要總結(jié)新經(jīng)驗,突出特色。不能搞通用化、老一套、觀點材料缺少新意的總結(jié)。6、條理分明,結(jié)構(gòu)嚴謹。綜合性總結(jié),內(nèi)容多,篇幅長。因此,安排結(jié)構(gòu)一定要嚴謹,層次一定要分明,通篇一定要連貫。另外還要注意語言準確,修辭方法運用恰當。

五、調(diào)查報告的寫作要求

調(diào)查報告是對某一問題或某一事件調(diào)查研究后,將所得的材料和結(jié)論加以整理而寫成的書面報告形式的公文。調(diào)查研究是調(diào)查報告的寫作基礎(chǔ),調(diào)查報告則是調(diào)查結(jié)果的書面形式。調(diào)查報告的使用范圍很廣,凡制定方針政策,解決實際問題,弄清事情真相,扶植新生事物,推廣典型經(jīng)驗,都離不開調(diào)查報告。公務員之家

(一)分類和作用1、調(diào)查報告的種類。常見的調(diào)查報告主要有以下四種:新生事物的調(diào)查報告,典型經(jīng)驗的調(diào)查報告,社會問題的調(diào)查報告,抨擊時弊的調(diào)查報告。2、調(diào)查報告的作用(1)為上級機關(guān)全面了解情況提供真實材料。調(diào)查報告不是一般的了解情況,而是經(jīng)過周密系統(tǒng)的調(diào)查之后,對客觀事物深刻感受獲得的真實情況。(2)為制定出切實可行的科學政策提供依據(jù)。調(diào)查報告不是對真實情況不加選擇的反映,而是對調(diào)查來的情況進行科學地分析,從中找出它們之間內(nèi)在的合乎規(guī)律的聯(lián)系,從而達到對客觀事物的深刻認識。(3)是介紹先進經(jīng)驗的手段。在調(diào)查報告中,不僅有真實情況的反映和認識而且有包合作者對情況的判斷、評價以及由此得出的相應結(jié)論,從而形成比較有實際意義的結(jié)果,有利于互通有無、相互學習。

(二)格式與內(nèi)容調(diào)查報告由標題和正文兩部分構(gòu)成。1、標題。調(diào)查報告的標題有多種形式:(1)單行標題。由調(diào)查對象、事由和文種構(gòu)成。例如:《600名女大學生公德狀況的調(diào)查研究》。(2)多行標題。用簡明、醒目的短語概括調(diào)查報告的主題(主要內(nèi)容、基本觀點、主要結(jié)論)。例1:《揚長避短、發(fā)揮優(yōu)勢》。例2:《發(fā)展深度加工提高產(chǎn)品附加值xx市婦女經(jīng)濟合作組織小商品出口大有潛力可挖》。(3)提問式標題。是單行標題的特殊形式,將調(diào)查報告的主要內(nèi)容或調(diào)查后的結(jié)論概括成一個問題。例如:《XX村婦女是如何走向富裕的》。2、正文。正文包括前言、主體和結(jié)尾三部分。(1)前言①前言的表現(xiàn)形式。前言,即調(diào)查報告的開頭,一般有四種寫法:第一種:對調(diào)查的時間、地點、對象、范圍作必要的介紹,點明調(diào)查報告的主題。第二種:概述調(diào)查報告的主要內(nèi)容,總領(lǐng)全文。第三種:用議論開頭,點明所要調(diào)查的問題的重要性。第四種:開頭提出一個問題由此引出對所調(diào)查對象的介紹。②前言的寫作要求簡明扼要,深刻有力。(2)主體。主體部分是調(diào)查報告的主干部分,充分表現(xiàn)主題之所在。通常用小標題來顯示主體部分的內(nèi)容。①主體一般有四種表現(xiàn)形式。具體如下:第一種:調(diào)查多個對象時,按照調(diào)查的順序逐點來寫,既分別總結(jié)出它們各自的特點與經(jīng)驗又從它們各自的特點與經(jīng)驗中總結(jié)出共同的規(guī)律來。第二種:根據(jù)調(diào)查對象發(fā)展過程各階段的闡述,從事物前后情況的對比中體現(xiàn)出調(diào)查報告所要闡明的觀點或規(guī)律。第三種:調(diào)查某一對象的性質(zhì),按照事物的內(nèi)在特點去寫,從各個側(cè)面或不同角度全面反映事物的復雜面貌。第四種:調(diào)查兩個不同的對象,按照它們的指導思想、具體表現(xiàn)、工作結(jié)果的不同對比去寫,使讀者在對比中肯定所是,否定所非。②主體的寫作要求。中心突出,觀點鮮明,條理清楚。(3)結(jié)尾。結(jié)尾是調(diào)查報告的結(jié)束部分。有以下四種形式:①總括全文以加深讀者印象。②由點到面指出所調(diào)查問題實際的普遍意義。③提出建議給讀者以建議性指導。④省略結(jié)尾。結(jié)尾,無論采取何種形式,都應精練概括,明確肯定。

（三）寫作要求1、認真調(diào)查占有材料。材料是形成文章主題的基礎(chǔ),對調(diào)查報告來說,尤為重要。2、分析材料進行研究。分析研究材料首先是對材料進行鑒別篩選,其次是對材料加以比較,分析整理后找出規(guī)律性的實質(zhì)問題,使材料更加典型,更能表現(xiàn)主題。3、綜合材料確立主題。一是尋找材料之間的本質(zhì)聯(lián)系和規(guī)律,二是確定構(gòu)成事物的主要矛盾,三是把結(jié)論與其他同類事物比較,從而作出評價。