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一、什么是公文

公文是公務文件的簡稱，所指的是機關辦公時使用的各種

收發(fā)文件、電報、報表、會議文件、調查材料以及各種記錄、登記表冊等。

公文的定義：

定義一：公文是法定機關與組織按照特定的體式，經過一定處理程序制成的書面文字材料，作為傳達意圖、辦理公務與記載工作活動的一種工具。

定義二：《中國共產黨機關公文處理條例》中指出：黨的機關公文是黨的機關實施領導、處理業(yè)務的具有特定效力和規(guī)范各式的文書。

對這段定義的四點說明：

（一）公文是各類機關與組織在其工作活動中普遍使用的一種工具。

“各類機關與組織”不僅包括各級政府機關及其各個部門，也包括黨的機關以及各種團體、企業(yè)、事業(yè)單位在內。

（二）公文是一種記錄和傳遞信息的書面文字。

各類載體和傳遞形式的文書，都是一種記錄信息的書面文字，這是文書與其它信息記錄的區(qū)別。除了書面文字外，還有用聲音、圖象等記錄的材料，如照片、錄音帶、光盤等等，這些又叫聲相記錄。無論聲相記錄反映的內容是否屬于公務活動，它們都不屬于公務文書的范圍，因為它們不具有公文的性質和特點。有時可能作為公文的附件。

（三）公文是按照特定的體式和一定的處理程序制成的書面材料。

公文同一般文章、作品、新聞報道等有所不同，它有規(guī)定的體式，并且要經過一定的處理程序。

（四）公文是黨和國家機關具體領導與管理政務，機關與組織處理工作的一種工具。

通過公文制定政策、法令，傳達貫徹方針政策，部署指導工作，交流工作情況與經驗，記載工作活動情況等。

二、公文的特點

（一）鮮明的政治性。內容必須具有明確的政治意圖，這是公文最本質的特征。

（二）法定的權威性和效用。來源和出處上與其它文章、作品不同，不是誰都可以寫的。必須是“法定的作者”，指的是依據法律的有關條例、章則、決定成立的，并且能以自己的名義行使法定的職能、權力和擔負一定任務、義務的組織。（黨的機關、企業(yè)、事業(yè)單位等都可依據自己的職能權限發(fā)文，都是法定的組織）用領導人名義作為文件的作者，也是代表所在機關的身份來發(fā)文的，是行使自己法定職權的一種表現。對每一份具體文件來說，都有它的特定效用，代表它的制發(fā)機關賦予它的作用。這種效用具有一定的時間性，但時間長短不等。

（三）嚴格的程式性。是指公文的撰寫和辦理具有一系列的原則、方法、程度和格式。公文一般具有標題、正文、簽發(fā)機關等基本組成部分，每個部分又有各自的行文格式、寫法和要求，任何機關部門不能自行其是，更不允許隨意“創(chuàng)造”，自搞一套。

（四）語言的簡明性。一是內容集中，力戒空話套話，避免不必要的旁征博引；二是造詞用句精煉，概括力強，行文力求用較少的詞語表達較多的思想內容。明快就是開門見山，直敘其事，一目了然；避免使用意義含蓄、模棱兩可的詞語，也不宜用文學作品中的比喻、夸張和雙關等修辭方法。

三、公文的作用

（一）制訂政策與法規(guī)的作用

（二）管理與指導的作用

（三）聯系公務的作用

（四）宣傳教育的作用

（五）憑證與史料的作用

四、公文的分類

（一）按性質和作用劃分

1、指令性公文。內容要明確，格式要規(guī)范，行政約束力極強，下級必須嚴格貫徹執(zhí)行。主要文種有：命令、指令、指令性的通知、通告等。

2、指示性公文。指導下級機關工作，闡明工作原則、方法和措施，是下級機關開展工作的依據。主要文種有：指示、批復、通知、函等。

3、呈請性公文。下級向上級機關匯報工作，反映情況，請求批準答復時使用的文件。主要有報告、請示等。

4、決策性公文。對于重大問題，重要事項作出決斷性的結論和安排，下級機關受文后必須嚴格遵守和執(zhí)行。主要有決定和決議。

5、公布性公文。向群眾公布應當遵守的事項。布告、公告、通告。

6、記錄性公文。會議紀要。

（二）按引文關系劃分

1、下行公文。是指上級機關向下級所屬機關發(fā)送的各種公文。如命令、指令、指示和批復等。

2、上行公文。下級機關向上級領導機關呈送的各類公文。如請示、工作報告和上行函等。

3、平行公文。同級機關或者不相隸屬的機關之間來往的文件。如公函、通知等。

（三）從文件的來源劃分

兩大類：一類是由外機關發(fā)送到本機關的文件，叫收文。另一類是由本機關制成的文件，叫發(fā)文。（包括內部使用的文件，如工作計劃、總結、規(guī)章制度等）

（四）從文件的制發(fā)機關及其性質劃分

三類：法規(guī)文件、行政文件、黨的文件

（五）從文件的閱讀范圍和機密程度劃分

三類：公布文件、機密文件、內部文件

五、公文的格式

公文的格式，是指公文的各組成部分在文面上所占的位置，相互的關系及排列的規(guī)定。包括用紙規(guī)格、印刷格式、書面格式等。

書面格式，主要包括：文件頭部分、正文部分和文件尾部分。

（一）文件頭部分。位于公文首頁上端，一般約占16開公文用紙的三分之一面積，印有發(fā)文機關名稱、發(fā)文字號、秘密等級、緊急程度、印數編號和上行文簽發(fā)人等。

（二）正文部分

1、標題

標題是公文的基本組成部分。一般由行文機關名稱、發(fā)文事由和文件種類三部分組成。如《國務院關于重組和加強農村工作的指示》。從語法結構上看，公文標題是一個以文種為中心詞，以發(fā)文機關名稱和發(fā)文事由為限制成分的較為復雜的編正詞組，其中事由部分一般是由介詞“關于”組成的介詞結構。標題中不使用逗號，標題的最后也不加句號，僅在并例的詞或詞組中間加頓號或書名號。

另外按慣例，有些文種的標題結構只有兩部分或一部分。例如：《北京市二○○五年中等專業(yè)學校招生簡章》，這個標題只有事由和文種兩部分。發(fā)文機關應是北京市教育局，后面的“簡章”是文種，也就是章程。又如：《中華人民共和國全國人民代表大會公告》，這個標題只有發(fā)文機關和文種。公告一般不標出事由。再如法院的《布告》和機關內部事務性的《通知》，通常只標出文種。為了醒目，使人從遠處即可看到。

撰寫公文標題要注意以下幾個問題：

（1）標題應準確、扼要、明快地揭示出全文核心內容和主要目的。特別是發(fā)文事由部分，應有極強的凝練性，能把全文的核心內容集中到一點上，不宜過長，不需要面面俱到，更不能拖拖拉拉。如《高青縣糧食局關于提請上級部門積極解決我縣增加建設糧食供應點需用資金的請示》，事由羅索、冗長，應壓縮成《高青縣糧食局關于增建糧食供應點需用資金的請示》。

（2）要避免轉發(fā)文件時文稱重疊的現象。公文文種名稱雖已固定化、規(guī)范化，但不能一級一級地套用。轉發(fā)的公文，在被轉發(fā)的文件標題前加上“轉發(fā)”二字即可，不必再加上“通知”文稱，盡量避免“通知的通知”這類現象。

（3）標題排列組合要美觀、勻稱。盡量照顧閱讀時醒目，排列整齊美觀。字體宜稍大些。排列格式有七種：

兩行等長、上短下長、上長下短、倒梯形、上下短中間長、上下長中間短、正梯形

2、正文

正文是公文的主體部分，是公文最基本最重要的內容。正

文一般由開頭、主體和結語三方面構成、但文種不同，寫法各異。

3、附件

附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要組成部分。如果沒有說明，其效用與正件相同。主要作用：使正件的內容具體化和完善化，為受文者正確理解、辦理和貫徹執(zhí)行提供補充說明的依據材料和參考材料。

（1）附件應在正文末尾另起一行空兩格注明,標題要具體明確，不得隨意簡化，也不能標書名號，末尾一般不用標點符號。如：