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集團辦公操作規(guī)程

為了規(guī)范辦公操作程序，提高辦公效率，制定《遼東實業(yè)集團辦公操作規(guī)程》。

一、公文處理

(一)來文處理

1．凡中央、國務(wù)院、總省市行、市人民銀行及市委、市政府、市人大、市政協(xié)等有關(guān)單位及其所屬部門的文件、信件及對本集團工作的指示，一律由辦公室登記，并根據(jù)文件內(nèi)容分發(fā)處理。

(1)辦公室文書收到文件后，在文件處理單上標明辦理時間要求，即送辦公室主任或副主任簽注意見呈送集團領(lǐng)導批閱。

(2)如主管領(lǐng)導不在東港，文件又急于轉(zhuǎn)至部室辦理的，可將文件復(fù)印件先送有關(guān)部門，由有關(guān)部門根據(jù)領(lǐng)導授意辦理。

(3)有關(guān)部門收到文件后按領(lǐng)導批示立即辦理，重要事項要在上報前3個工作日(特殊情況按要求時間)將辦理結(jié)果報分管領(lǐng)導。

(4)特別緊急和重要的文件，辦公室主任可直接請示董事長或總經(jīng)理，特事特辦。

(5)有關(guān)部門應(yīng)將辦理的結(jié)果或會議研究的意見，及時形成正式文件，經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后，上報領(lǐng)導機關(guān)或印發(fā)給轄屬有關(guān)單位。

2．其他單位、部門來文、來函的處理程序是：

(1)辦公室收文后，即在文件處理單上標明處理時間，由辦公室主任或副主任簽批意見，呈分管副總經(jīng)理閱批。

(2)分管領(lǐng)導批示后，由文書送有關(guān)部門處理。

3．各公司以正式書面材料請示工作、需作答復(fù)的，辦公室登記后，由辦公室主任直接簽批有關(guān)部門處理，重大問題或超出職權(quán)范圍的問題先由有關(guān)部門將辦理意見報分管領(lǐng)導審定，必要時召開總經(jīng)理辦公會審定。

(二)公文起草

第一，起草。各部門文件、材料的起草人，必須認真學習領(lǐng)會文件精神和領(lǐng)導意圖，起草的文件、材料要符合國家的方針、政策、法律、法規(guī)，做到情況真實、觀點明確、表述準確、結(jié)構(gòu)嚴謹、條理清晰、直述不曲、切實可行、符合規(guī)范，篇幅力求簡短。文件初稿要附上填寫完備的發(fā)文稿紙，一并提交給部門經(jīng)理審閱修改。

第二，審核。部門經(jīng)理作為文件起草的負責人，要對文件的時間要求、質(zhì)量要求負全面責任。對文件的政策依據(jù)、領(lǐng)導要求等進行認真審核把關(guān)，并根據(jù)文件內(nèi)容要求、重要程度、發(fā)送范圍等初步核定密級和緊急程度，簽名后送主管副總經(jīng)理審批、修改和簽發(fā)，然后由辦公室主任或秘書對公文格式、文種使用、公文主題詞、語言表述、標點符號等方面進行認真審核和修改后交文書編號、打字、印刷和郵送。

(三)文件簽發(fā)

上報各級政府、各政府職能部門的文件，一般性文件由分管副總經(jīng)理簽發(fā)，重要文件由總經(jīng)理或董事長審核后簽發(fā)。

文件簽發(fā)、印制的程序：

主辦部門起草并填寫發(fā)文單→送分管副總經(jīng)理（總經(jīng)理）審核→送辦公室核稿（提供文件拷貝）→由辦公室編號→由辦公室修改、打印→裝訂分發(fā)。

(四)文件制發(fā)與歸檔

1．文件制發(fā)。經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件，要及時交辦公室核稿和印制。由文書進行登記，編制發(fā)文文號，核定印制份數(shù)，文件經(jīng)校對準確無誤后發(fā)送。文件按發(fā)送時間分為特急件、急件和一般文件。對特急件辦公室要隨到隨印制并發(fā)送；急件要抓緊印制并發(fā)送；一般文件要在規(guī)定時間內(nèi)印制并發(fā)送。

2．文件歸檔。所有文件制發(fā)完畢后，文件底稿交給辦公室文書，由其妥善保存，于次年年初統(tǒng)一分類整理、立成案卷。

二、會議管理

(一)公司外的會議

公司外會議是指政府及其各部門要求或其他單位邀請本公司領(lǐng)導或有關(guān)部門負責人參加的工作性會議。

各級政府或職能部門通知本集團參加的會議，由辦公室秘書及時、準確做好記錄，并立即送辦公室主任或副主任提出擬辦意見。凡要求董事長參加的會議，由辦公室送董事長批示；凡要求有關(guān)部門負責人參加的會議，由辦公室主任簽注后呈分管領(lǐng)導批示。參加會議準備的材料，由辦公室根據(jù)領(lǐng)導批示，秘書通知有關(guān)部門在限期內(nèi)完成，送董事長或總經(jīng)理審定。

(二)本集團召開的會議

1．會議的組成和議題

(1)董事長辦公會議。出席人員為董事長和各位董事。董事長可根據(jù)需要確定有關(guān)人員列席。

主要議題是討論決定集團總體工作思路、重大經(jīng)營方針政策和重要改革舉措。

(2)總經(jīng)理辦公會議。參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理。總經(jīng)理可根據(jù)需要確定有關(guān)人員列席。

主要議題：研究決定各公司班子建設(shè)、后備干部隊伍建設(shè)、員工隊伍建設(shè)及干部的獎懲、任免、調(diào)動等重要事項；審議決定對案件的審查處理和處理有關(guān)違規(guī)違紀人員；研究決定以集團名義授予的先進集體、個人榮譽稱號及表彰決定。

(3)部門經(jīng)理辦公會議。參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門經(jīng)理。由總經(jīng)理或副總經(jīng)理主持會議。主持人可根據(jù)需要確定有關(guān)人員列席。

主要議題：研究決定本集團的改革發(fā)展規(guī)劃和重要措施；研究決定經(jīng)營管理方面的重要事項，制定各公司業(yè)務(wù)經(jīng)營戰(zhàn)略、計劃和目標；討論決定重要規(guī)章制度和辦法；聽取審議各部門工作、分析業(yè)務(wù)經(jīng)營狀況。

2．會議紀律

(1)與會人員要在會議召開前5分鐘就座，參加經(jīng)理辦公會和全體職工大會的人員要在簽到簿上簽到。因事不能參加，必須事先請假。

(2)會議期間，會場上嚴禁吸煙，與會人員不準會客，不處理其他公務(wù)，關(guān)閉通訊工具，專心聽取有關(guān)問題的討論并認真發(fā)表意見。

(3)會議保密。參加會議的人員要嚴格執(zhí)行保密紀律，會議內(nèi)容嚴格按照會議主持人的要求進行傳達，不得私自泄漏需要保密的會議內(nèi)容和議定事項。

3．會議記錄、紀要

(1)會議記錄。每次會議都要進行記錄。由辦公室主任或副主任負責。

(2)會議紀要。會議主持人決定是否編寫會議紀要。會議紀要要寫明會別、會次、時間、地點、主持人、參加人、記錄人，會議的主要內(nèi)容和議定的事項、議定事項的承辦單位和承辦人、完成的時間和原則要求等。

會議紀要由會議主持人審定并決定是否印發(fā)。凡是需要印發(fā)的會議紀要，在送會議主持人簽發(fā)前，要先送參加會議的有關(guān)單位負責人和分管領(lǐng)導審查。會議紀要的分發(fā)范圍為出席會議的部門和領(lǐng)導。根據(jù)需要，經(jīng)會議主持人批準，可擴大分發(fā)范圍。凡是不需要印發(fā)的會議紀要，但要求辦理的事項由辦公室通知承辦單位辦理。

(3)會議記錄、紀要的歸檔。由辦公室主任封閉立卷，交文書存檔。

三、對外活動

1．本集團組織的重大活動，需要邀請政府有關(guān)領(lǐng)導或其他單位領(lǐng)導參加的，一律由辦公室請示總經(jīng)理同意后，以遼東實業(yè)集團名義邀請。

2．市政府有關(guān)領(lǐng)導、各部(委、辦、局)來集團視察工作，由總經(jīng)理接待?？偨?jīng)理不在，可授權(quán)副總經(jīng)理接待。

3．非業(yè)務(wù)部門，如新聞宣傳、檔案等來商談工作的，由分管副總經(jīng)理或辦公室主任安排接待。

四、請示、報告、議事

(一)請示

1．本集團內(nèi)部，各公司向總經(jīng)理請示工作，涉及重要決策的，應(yīng)以書面材料送交，總經(jīng)理批示后辦理，原件交辦公室存檔。

2．向各級政府或有關(guān)部門請示工作，以正式文件辦理，由總經(jīng)理簽發(fā)。

(二)重大情況報告

建立緊急重大情況報告制度。

1.報告內(nèi)容。本集團轄內(nèi)各機構(gòu)發(fā)生的重大事件，如被盜、被搶、爆炸、綁架、攜款潛逃，重大職工人身安全事故、員工突發(fā)重病或交通事故、員工家屬亡故，及其他需要報告的重要情況。

2．報告程序和方式

各部門要及時以電話形式向辦公室(值班室)報告情況，辦公室根據(jù)情況提出處理意見或報總經(jīng)理批示。

(三)議事規(guī)則

1.議事程序

(1)各崗位工作人員在履行職責過程中，遇有涉及普遍性的問題或有明確規(guī)定或在分工范圍內(nèi)的問題，由分管人員及時答復(fù)；不能答復(fù)的重要、疑難問題，要在部門經(jīng)理主持下經(jīng)部門內(nèi)研究后予以答復(fù)和解釋，重大問題報分管副總經(jīng)理或提交有關(guān)會議研究決定。

（2)處理業(yè)務(wù)涉及其他部室門的，由主辦部門負責人主動與其他部門溝通協(xié)商，統(tǒng)一意見后，由主辦部門處理。

(3)超出部門職責范圍或與其他部門溝通協(xié)商不能統(tǒng)一意見，需提請分管總經(jīng)理定奪的問題，要在本部門認真研究并提出處理意見的基礎(chǔ)上進行。

(4)副總經(jīng)理在分管部門提請研究決定事項涉及其他分管部門時，亦應(yīng)主動與其他副總經(jīng)理溝通協(xié)商，并提出解決問題的意見。統(tǒng)一意見后，由主辦部門處理。

(5)經(jīng)過上述程序不能形成統(tǒng)一意見的事項報請總經(jīng)理決定。

(6)涉及機構(gòu)人事及全公司業(yè)務(wù)經(jīng)營重大問題時，需提交總經(jīng)理辦公會、經(jīng)理辦公會研究。

2.議事紀律

(1)做到雷厲風行，力求急事先辦、特事特辦，提高辦事效率。對總經(jīng)理明確答復(fù)和會議決定的事項要抓緊辦理，不得拖延。

(2)樹立政策觀念，堅持科學決策，不得擅自、盲目決斷。杜絕拖拉、推諉，上交矛盾的不良作風。

(3)各部門負責人要對職責范圍內(nèi)的工作事項承擔責任。不得越程序、越級請示、匯報、研究工作。部門負責人要對本部門答復(fù)、批復(fù)的事項負總責。

(4)各部門負責人向總經(jīng)理及會議匯報工作要簡明扼要、觀點明確。

(5)對回避矛盾、不負責任、貽誤時機造成影響和出現(xiàn)后果的，要追究有關(guān)人員責任。

五、督促檢查

辦公室是督查工作的負責部門，負責對總經(jīng)理辦公會議、經(jīng)理辦公會議確定事項和總經(jīng)理的批示進行督辦。各部門協(xié)助辦公室落實總經(jīng)理辦公會、經(jīng)理辦公會及集團領(lǐng)導確定和交辦的事項。

辦公室定期匯總督辦事項辦理結(jié)果，向總經(jīng)理匯報。

(三)督查事項辦理時限

對總經(jīng)理批示或交辦事項，要即收即辦，由辦公室根據(jù)要求提出辦理時限并督查催辦，各部門必須在時限內(nèi)辦理完畢。如有困難要提前向辦公室備案并作出說明。

六、出差

(一)公司工作人員出差包括：離東港參加各類會議、活動，參加有關(guān)部門組織的各種培訓班；其他因公事項。

（二）實行逐級報批。離東港在丹東市內(nèi)參加各類會議、活動和有關(guān)部門組織召開的會議活動，參加部門應(yīng)持有關(guān)部門的正式通知，報經(jīng)部門經(jīng)理批準后參加；在丹東市外的一律由總經(jīng)理批準。同一部門正副負責人不能同時全部外出，如有特殊情況確需全部外出時，事前報集團分管領(lǐng)導批準并指定臨時負責人。

（三）做好出差匯報。出差結(jié)束后要撰寫出差情況報告，包括出差事由、時間、地點、內(nèi)容、結(jié)果等。凡離東港參加各類會議、活動，都要寫出書面專題報告呈報分管領(lǐng)導。部門負責人出差結(jié)束后要向集團分管領(lǐng)導匯報。其他人員出差結(jié)束后要向部門負責人匯報。

七、信訪

(一)辦理來信

1.拆封、登記。信訪件由辦公室秘書拆封，寫給公司領(lǐng)導個人姓名的信件，由其本人或委托秘書拆封；寫給各部門的來信，由部門領(lǐng)導或指定專人拆封。各部門和辦公室收到信訪來信后，應(yīng)將來信姓名、單位、地址、日期、內(nèi)容等逐一登記。

2.辦理、答復(fù)。信訪件經(jīng)辦公室主任批示后，由交有關(guān)職能部門辦理；

(二)接待來訪

1.來訪人員先由辦公室秘書接待，然后根據(jù)來訪人初步反映的情況和涉及問題，由秘書通知有關(guān)部門接待。

2.部門負責人得到通知后應(yīng)立即指派專人負責接待，重大問題由部門負責人親自出面接待。

3.接待來訪部門在職權(quán)范圍內(nèi)，應(yīng)根據(jù)有關(guān)政策規(guī)定解答來訪者所反映的問題。

4.遇有集體來訪或反映重大問題的上訪，應(yīng)及時報告董事長或總經(jīng)理，視情況由董事長或總經(jīng)理接待處理。

5.對于違反《信訪條例》、無理糾纏鬧事的來訪者，由保衛(wèi)部門負責協(xié)助處理。

本辦法自2004年6月1日起執(zhí)行