企業(yè)運營服務(wù)優(yōu)化發(fā)展研究
時間:2022-02-06 10:12:40
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摘要:想要在多變的市場環(huán)境中獲得生存與發(fā)展,企業(yè)不僅需要重視生產(chǎn)和經(jīng)營方面的工作,而且也需要重視企業(yè)的行政服務(wù)工作。企業(yè)行政服務(wù)工作的主要內(nèi)容包括中樞服務(wù)、督辦落實和安全保衛(wèi)等。行政服務(wù)不僅能夠使企業(yè)更好的適應(yīng)發(fā)展的外部環(huán)境,提升企業(yè)的綜合實力,讓企業(yè)能夠更加順利的實現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo),而且能夠為企業(yè)的長期可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航,并在企業(yè)發(fā)展的過程中盡可能的實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。想要進(jìn)一步的優(yōu)化企業(yè)行政服務(wù),可以結(jié)合行政服務(wù)的主要內(nèi)容,從優(yōu)化中樞服務(wù)功能、優(yōu)化督辦落實功能和優(yōu)化安全保衛(wèi)功能三方面綜合考量,進(jìn)而提升企業(yè)運營的整體水平。
關(guān)鍵詞:行政服務(wù);重要性;優(yōu)化發(fā)展
在市場競爭越來越激烈的背景之下,企業(yè)在運營的過程中所面臨的壓力也更大。企業(yè)行政服務(wù)工作能夠有效的保障企業(yè)的平穩(wěn)運營,還能夠為企業(yè)的整體發(fā)展保駕護(hù)航。因此,對于企業(yè)來說,行政服務(wù)的重要性是毋庸置疑的。在企業(yè)的運營過程中,必須要重視行政服務(wù)工作的開展,采取行之有效的措施對現(xiàn)有的工作進(jìn)行優(yōu)化,這樣才有利于企業(yè)的長期穩(wěn)定向好發(fā)展[1]。
一、企業(yè)行政服務(wù)工作的主要內(nèi)容
(一)中樞服務(wù)
中樞服務(wù)是企業(yè)行政服務(wù)工作的最基本也是最主要的內(nèi)容。企業(yè)的行政人員不僅需要按照各自的行政崗位要求履行好崗位職責(zé),而且還要在工作的過程中以服務(wù)的理念和態(tài)度來圍繞各項工作任務(wù)開展服務(wù),讓上下級之間的溝通更加順暢,讓各部門之間的配合更加緊密,讓工作的開展更加順利。行政人員在日常的工作中需要協(xié)助上級落實管理層布置的各項工作任務(wù)。在工作過程中,行政人員需要通過中樞服務(wù)的方式來不斷的向各相關(guān)部門強調(diào)工作的重要性和緊迫性,使相關(guān)部門引起重視并認(rèn)真的將任務(wù)予以落實。在工作開展的過程中,行政人員還需要發(fā)揮行政服務(wù)的中樞功能,增強上級和下級之間的聯(lián)系,使信息互通能夠更加的順暢,為上下級之間搭建起溝通的橋梁,進(jìn)而提升企業(yè)內(nèi)部整體的溝通水平和運營效率[2]。
(二)督辦落實
督辦落實指的是行政相關(guān)部門對于目前所開展的工作是否按照要求進(jìn)行落實所展開的一種督查和敦促辦理的行為。督辦落實是企業(yè)行政服務(wù)工作中對于貫徹工作執(zhí)行情況的一項重要內(nèi)容,能夠有效的提升工作水平和工作效率,長期的督辦也能夠有助于企業(yè)內(nèi)部整體風(fēng)氣的轉(zhuǎn)變。在督辦的過程中,行政人員還能夠聽取到相關(guān)部門的工作意見,并將有建設(shè)性的意見傳達(dá)至企業(yè)的管理層,為后續(xù)的工作調(diào)整或進(jìn)一步的開展提供相關(guān)的決策依據(jù)[3]。
(三)安全保衛(wèi)
在大多數(shù)的企業(yè)中,安全保衛(wèi)工作也是行政服務(wù)工作中的重要內(nèi)容。具體來說,安全保衛(wèi)就是通過對企業(yè)運營過程中的各項安全隱患進(jìn)行排查,及時有效的應(yīng)對和解決突發(fā)事件,并且將不良影響降到最低,為企業(yè)的長期健康發(fā)展建立起完善的安全保障體系和安保屏障。通常來說,企業(yè)的安全保衛(wèi)工作能夠直接影響到企業(yè)的整體運營效果。隨著科學(xué)技術(shù)水平的提升以及企業(yè)現(xiàn)代化管理能力的提升,更多的企業(yè)開始重視安全保衛(wèi)工作,通過引入各項科技手段來提升安保水平,并且將安保工作納入到企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展體系之中,進(jìn)一步的提升了安全保衛(wèi)在辦企過程中的重要程度。企業(yè)在行政服務(wù)過程中大力的培養(yǎng)安全保衛(wèi)人員,通過培訓(xùn)的方式加強安保人員的安全防范意識,提升安保人員處理安全隱患的應(yīng)急能力,為保障企業(yè)的運營安全和穩(wěn)定做出更大的貢獻(xiàn)[4]。
二、企業(yè)行政服務(wù)的重要性
科學(xué)高效的行政服務(wù)能夠極大的提升企業(yè)對于當(dāng)前多變市場的適應(yīng)能力和應(yīng)對能力,能夠有效的提升企業(yè)在行業(yè)內(nèi)的整體競爭能力,能夠有效的優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的工作環(huán)境,營造企業(yè)內(nèi)部良好的工作氛圍,使企業(yè)在運營的過程中能夠更加的高效、規(guī)范和高水平,有助于企業(yè)長期向好的發(fā)展。因此,企業(yè)行政服務(wù)的重要性需要引起管理者的高度重視。
(一)使企業(yè)能夠更好地適應(yīng)外部環(huán)境
自改革開放以來,為了促使我國的經(jīng)濟(jì)實力和綜合國力得到快速的提升,黨中央提出了一系列的重要戰(zhàn)略思想和戰(zhàn)略任務(wù),這對于企業(yè)來說也是不容忽視的重要外部環(huán)境,對于企業(yè)的發(fā)展有著指導(dǎo)性的意義。企業(yè)想要更好的適應(yīng)發(fā)展的外部環(huán)境,貫徹黨中央的戰(zhàn)略決策,就需要利用企業(yè)的行政服務(wù)工作來促使企業(yè)的發(fā)展與黨中央的方針政策相一致,有效的利用中樞服務(wù)功能、督辦落實功能和安全保衛(wèi)功能等來促使企業(yè)的整體發(fā)展與外部環(huán)境發(fā)展相協(xié)調(diào)和適應(yīng)。
(二)使企業(yè)的綜合實力得到切實的提升
在市場競爭越來越激烈的背景之下,企業(yè)想要抵御競爭壓力,獲得生存和發(fā)展,提升核心競爭能力和綜合實力是發(fā)展過程中的首要任務(wù)。想要提升綜合實力,行政服務(wù)工作在其中的重要作用不容忽視。有效的開展行政服務(wù)工作能夠全面的協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門和各環(huán)節(jié)之間的配合和銜接,使各項工作任務(wù)能夠順利的開展,使運轉(zhuǎn)效率能夠切實的加強,進(jìn)而促使企業(yè)的綜合實力獲得有力的提升。另外,行政服務(wù)工作在企業(yè)運轉(zhuǎn)中的中樞作用能夠?qū)⑵髽I(yè)的管理者與員工聯(lián)系起來,通過有效的發(fā)揮橋梁作用,增進(jìn)上下級之間的溝通與聯(lián)系,才能夠確保企業(yè)內(nèi)部的信息暢通,優(yōu)化工作氛圍,推動企業(yè)健康向好的方向發(fā)展。
(三)使企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)能夠順利實現(xiàn)
在多變的市場環(huán)境中,企業(yè)行政服務(wù)水平與管理水平,乃至企業(yè)的經(jīng)營水平都有著緊密的聯(lián)系。行政服務(wù)能促使企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)順利實現(xiàn),一是因為行政服務(wù)工作是企業(yè)日常工作中的重要內(nèi)容,對于員工的工作表現(xiàn)有較為嚴(yán)格的要求,工作的內(nèi)容也與企業(yè)運行的具體情況較為一致,這也是說,行政服務(wù)工作與公司的發(fā)展是一致的;二是因為行政服務(wù)工作能夠為企業(yè)其他各部門提供支持和幫助,有助于協(xié)調(diào)各部門在工作上的聯(lián)系和配合,對于企業(yè)內(nèi)部運營的協(xié)調(diào)發(fā)展起到了重要作用。所以綜合來看,行政服務(wù)工作能夠輔助企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)。
(四)為企業(yè)的長期可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航
企業(yè)在發(fā)展的過程中,難免會出現(xiàn)這樣那樣的問題和隱患,無論是員工長期工作所產(chǎn)生的懈怠情緒,還是企業(yè)在運營過程中所逐漸積累出現(xiàn)的各種不良現(xiàn)象,對于企業(yè)的長期、可持續(xù)發(fā)展來說都是不利的。優(yōu)質(zhì)的行政服務(wù)工作一方面可以長期的規(guī)范企業(yè)的內(nèi)部管理流程,督辦工作的落實情況,另一方面還能夠盡可能的避免因工作疏忽而產(chǎn)生的安全或其他方面的隱患。另外,企業(yè)在發(fā)展的過程中也將不可避免的與政府、其他相關(guān)組織或其他企業(yè)建立聯(lián)系,優(yōu)秀的行政服務(wù)工作也有利于企業(yè)與外界建立良好的聯(lián)系,保持合作的關(guān)系,這對于企業(yè)的長期可持續(xù)發(fā)展也是極其有利的。
(五)使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益盡可能實現(xiàn)最大化
行政服務(wù)工作在創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益方面雖然與專門的業(yè)務(wù)部門相比作用不是那么明顯,但是實質(zhì)上,優(yōu)質(zhì)的行政服務(wù)工作也能使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益盡可能的實現(xiàn)最大化。比如說,行政服務(wù)工作起到了上傳下達(dá)的作用,及時的將信息進(jìn)行傳遞能夠助力于企業(yè)的管理者抓住時機,盡可能的做出最優(yōu)的決策,這也有助于經(jīng)濟(jì)效益的提升。再比如說,優(yōu)質(zhì)的行政服務(wù)還能夠幫助企業(yè)在內(nèi)部管理中實現(xiàn)科學(xué)的調(diào)控,使企業(yè)運營能夠盡可能的降低成本,這從另一層面來說也提升了經(jīng)濟(jì)收益。除此之外,行政服務(wù)工作中的安保工作能夠?qū)ζ髽I(yè)的安全提供保障,降低了未知風(fēng)險發(fā)生的幾率,這也對經(jīng)濟(jì)效益實現(xiàn)最大化提供了保障。
三、企業(yè)行政服務(wù)的優(yōu)化建議
(一)對于行政服務(wù)工作中樞服務(wù)功能的優(yōu)化
1.創(chuàng)新企業(yè)行政服務(wù)工作的管理體系由于企業(yè)行政服務(wù)工作涉及到企業(yè)內(nèi)部運營的方方面面,不僅包括了會議組織、資料處理、檔案整理、員工管理、安全保障等,而且需要完成各項上級管理者安排的其他工作。由于事務(wù)復(fù)雜,所以行政服務(wù)工作也很容易出現(xiàn)各種問題,所以想要進(jìn)一步的優(yōu)化,就需要創(chuàng)新企業(yè)行政服務(wù)工作的管理體系,通過將現(xiàn)有的組織架構(gòu)進(jìn)行調(diào)整,使行政服務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門之間的工作交融性更強,將行政服務(wù)部門的工作內(nèi)容與企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展聯(lián)系的更加緊密,就能夠更好的提升行政服務(wù)工作的作用和效果,為企業(yè)內(nèi)部的信息流轉(zhuǎn)和部門溝通提供更加有力的支持。另外,由于一直以來企業(yè)對于行政服務(wù)工作都沒有建立起監(jiān)管機制,所以對于行政服務(wù)的水平和效率也沒有有效的考核。針對這個情況,應(yīng)該在管理體系中建立監(jiān)督部門,負(fù)責(zé)對企業(yè)行政服務(wù)的部門和人員進(jìn)行監(jiān)督,評估行政人員的工作完成情況和服務(wù)態(tài)度等,這樣也有助于企業(yè)更好的了解自身在行政服務(wù)工作中存在的問題,也能夠有針對性的進(jìn)行改進(jìn)和完善。這種創(chuàng)新方式能夠幫助企業(yè)有效的提升行政服務(wù)水平。2.加強對企業(yè)行政人員的培訓(xùn)行政服務(wù)工作的水平與行政人員的工作態(tài)度和專業(yè)水平有著直接的聯(lián)系,所以想要進(jìn)一步的優(yōu)化企業(yè)的行政服務(wù)工作,就必須要重視和加強對于企業(yè)行政人員的培訓(xùn)。一方面,企業(yè)要加強行政人員對于行政服務(wù)工作的認(rèn)識。由于行政服務(wù)工作專業(yè)性不強,比較容易上手,所以企業(yè)在進(jìn)行招聘時對于員工的專業(yè)要求并不嚴(yán)格。但是實質(zhì)上,行政服務(wù)工作也有其專門的標(biāo)準(zhǔn)和要求,如果對此不了解,就容易導(dǎo)致行政服務(wù)工作水平不高,或是容易出錯。所以,在行政人員入職初期,企業(yè)需要安排專門的培訓(xùn)來加深行政人員對于工作內(nèi)容、工作要求等方面的重視。另一方面,企業(yè)還應(yīng)該定期開展專業(yè)技能培訓(xùn),讓行政人員不斷的提升行政服務(wù)工作所需的專業(yè)技能,使之能夠提供更好的服務(wù)。專業(yè)技能是在不斷的發(fā)展和提升的,所以企業(yè)所提供的培訓(xùn)不是一次性的,而是需要持續(xù)、定期開展,這樣才能達(dá)到讓員工持續(xù)學(xué)習(xí)的目的。除此之外,企業(yè)還可以結(jié)合自身的發(fā)展需求,引進(jìn)高水平的行政服務(wù)人才,讓他們帶動行政人員的整體發(fā)展,通過組建團(tuán)隊、對口指導(dǎo)的方式來提升企業(yè)整體的行政服務(wù)水平。3.引入企業(yè)行政服務(wù)信息管理平臺信息技術(shù)的發(fā)展極大的優(yōu)化了企業(yè)的日常運營和管理效率。對于企業(yè)行政服務(wù)工作來說,引入信息管理平臺也能夠有效的提升企業(yè)內(nèi)部信息傳遞和共享的速度,有助于整體效率的提升。傳統(tǒng)的行政服務(wù)工作中,信息的傳遞需要行政人員通過打電話、跑部門等方式來進(jìn)行傳遞,在引入行政服務(wù)信息管理平臺后,很多常規(guī)性的信息就可以通過平臺來進(jìn)行共享,需要接收信息的部門或個人只需在平臺上獲取信息,并確認(rèn)收到信息,那么平臺就會將信息傳遞成功的消息反饋至發(fā)布信息的行政人員,這也極大的減少了行政人員傳遞信息的工作量。另外,平臺還有助于實現(xiàn)信息的共享,各部門的人員在平臺上也能夠集思廣益,進(jìn)而更好的開展工作。如果平臺引入了云計算技術(shù),還能夠自發(fā)的對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和整理,有助于管理者各種決策的制定。
(二)優(yōu)化行政服務(wù)工作督辦落實功能
1.構(gòu)建起更加完善的督辦工作架構(gòu)雖說行政服務(wù)工作包含有督辦落實功能,但是如果單憑行政人員來履行督辦職責(zé)也是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。因此,想要對行政服務(wù)工作的督辦落實功能予以優(yōu)化,就必須要首先構(gòu)建起更為完善的督辦工作架構(gòu)。一方面,督辦工作必須由企業(yè)的管理者牽頭,由行政人員具體負(fù)責(zé),企業(yè)內(nèi)自上而下各司其職,通過工作任務(wù)逐級落實,有問題層層上報,行政人員在限期內(nèi)督辦工作完成情況和問題的解決情況,從而形成良好的聯(lián)動機制。另一方面,督辦工作還需要完善工作流程。想要讓督辦工作發(fā)揮其應(yīng)有的作用,除了要在發(fā)現(xiàn)問題后提醒相關(guān)的責(zé)任部門和個人重視問題和解決問題,還需要在相關(guān)部門需要幫助和指導(dǎo)時提供建議和幫助,這才是督辦所需要承擔(dān)起的責(zé)任。另外,針對于督辦落實功能也需要進(jìn)行監(jiān)督和考核,通過采用正向和反向的激勵措施來提升行政人員對于行政服務(wù)中督辦職能的落實情況[5]。2.督辦過程中抓住工作重點企業(yè)的日常運營涉及到生產(chǎn)、銷售、內(nèi)部管理等方方面面,如果督辦工作不能夠抓住重點,那么就容易讓企業(yè)的工作重點發(fā)生偏移。因此,在行政服務(wù)工作中,重點工作要結(jié)合企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展實際,有的放矢,抓住當(dāng)前的工作重點和難點來進(jìn)行督辦,確保重點工作的落實。工作重點主要可以從三個方面進(jìn)行把握,一是從企業(yè)制定的本年度工作要點中把握當(dāng)年的工作重點,并針對于重點工作建立起長效的督辦機制,二是從企業(yè)的高層管理人員的辦公會或?qū)n}會中把握本階段的工作重點,并對這類工作進(jìn)行階段性的常規(guī)督辦,三是針對于管理人員對某些具體工作的批示進(jìn)行督辦,保證具體工作能夠順利開展。只有在督辦的過程中抓住工作重點,才能保證行政服務(wù)工作不偏離于企業(yè)長期發(fā)展的大方向,始終圍繞企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo),為目標(biāo)的實現(xiàn)保駕護(hù)航。
(三)優(yōu)化行政服務(wù)工作安全保衛(wèi)功能
1.從思想上重視安全保衛(wèi)工作企業(yè)想要更好的體現(xiàn)行政服務(wù)工作中的安全保衛(wèi)功能,就需要首先從思想上重視安全保衛(wèi)工作,將其作為企業(yè)運營過程中的重要工作來進(jìn)行管理。一方面,企業(yè)的管理者應(yīng)該認(rèn)可安全保衛(wèi)工作的重要性,認(rèn)同安全保衛(wèi)工作是保障企業(yè)獲得效益最大化的基礎(chǔ),將安全保衛(wèi)工作納入到行政服務(wù)工作中進(jìn)行統(tǒng)一管理。另一方面,從管理上要給予從事安全保衛(wèi)工作的人員與其他行政服務(wù)工作人員同等的地位和待遇,這樣才能夠盡可能的調(diào)動從事安全保衛(wèi)工作人員的工作積極性,提升行政服務(wù)的水平。2.從硬件上優(yōu)化安保工作裝備大部分的企業(yè)在安全保衛(wèi)工作上都是通過群防群治的辦法來進(jìn)行安全保衛(wèi),雖然這種傳統(tǒng)的做法一直沿用至今,但是深究其內(nèi)因,還是具有較為明顯的局限性。當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會環(huán)境下,人口紅利逐漸消失,企業(yè)聘用專門的安保人員來開展安全保衛(wèi)工作需要逐漸花費更多的時間、投入更多的資金。同時,在夜間或其他淡季時間,安保人員會本能的放松警惕,在一定程度上降低了安全保衛(wèi)的效果。因此,想要進(jìn)一步的提升行政服務(wù)工作的安全保衛(wèi)職能,就需要從硬件上優(yōu)化安保工作的相關(guān)設(shè)備,依靠先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)的科技設(shè)備來輔助安保工作的開展,走上一條內(nèi)涵的發(fā)展道路。將硬件和軟件相結(jié)合,將科技和人工相結(jié)合,就能夠盡可能的彌補傳統(tǒng)安全保衛(wèi)工作中的缺點和不足??紤]到企業(yè)的實際情況,在安保工作的裝備配備和資金投入上可以分重點、分層次、分步驟的來進(jìn)行,逐漸為企業(yè)配備上紅外報警系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)和其他相關(guān)的安保工作設(shè)備,進(jìn)而提升行政服務(wù)的水平和效率。3.從軟件上加強企業(yè)安保人員隊伍建設(shè)安全保衛(wèi)工作實質(zhì)上是一項依托于人的工作,所以從軟件上來看,需要進(jìn)一步的加強企業(yè)安保人員的隊伍建設(shè),通過建立起一批素質(zhì)優(yōu)良、身體過硬、專業(yè)扎實的安保隊伍來為企業(yè)的運行保駕護(hù)航。具體的說,從人員招聘來看,可以盡可能的選擇退伍軍人作為優(yōu)先招聘人選,因為退伍軍人經(jīng)過長期的軍事化訓(xùn)練,具有較強的責(zé)任意識和安全意識,體格和應(yīng)變能力也能夠更好的處理突發(fā)的安全事故和其他突發(fā)事件。從日常人才培養(yǎng)來看,要定期開展相關(guān)的培訓(xùn)活動來提升安保人員的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。在培訓(xùn)過程中,要結(jié)合企業(yè)的自身情況,具體的提出安全保衛(wèi)要求,使員工能夠在安保過程中根據(jù)要求將隱患進(jìn)行逐一排查,將風(fēng)險降到最低,也從整體上提升了行政服務(wù)水平。
四、結(jié)語
綜上所述,企業(yè)行政服務(wù)工作對于企業(yè)的整體發(fā)展起著至關(guān)重要的作用,企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身的實際和行政服務(wù)工作的內(nèi)容來有針對性的進(jìn)行優(yōu)化,進(jìn)而提升企業(yè)的整體水平。
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作者:盧亮 單位:東方承啟(北京)商貿(mào)科技有限公司
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