導(dǎo)語：中專學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，加快中專學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)步伐，發(fā)揮學(xué)生學(xué)籍檔案在保障學(xué)生就業(yè)和用人單位招聘、任用、考核等方面發(fā)揮著重要作用。本文分析了中專學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理內(nèi)容、特點(diǎn)及意義。在此基礎(chǔ)上，立足學(xué)籍檔案信息化管理實(shí)際，提出了學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理對策建議，對做好新時代中專學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案管理具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案；檔案信息化；人才培養(yǎng)

據(jù)統(tǒng)計(jì)，2019年我國中專校有1.01萬所，招生600.37萬人，畢業(yè)生493.47萬人。作為一名中專校學(xué)生在校就讀期間錄入的包括姓名、家庭住址、身份證號、學(xué)號等個人基本信息的中專校學(xué)生學(xué)籍檔案（以下簡稱“學(xué)生學(xué)籍檔案”），屬于中專校檔案的重要組成部分之一，是學(xué)生畢業(yè)擇業(yè)的重要憑證。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，加快中專校學(xué)生學(xué)籍檔案信息化建設(shè)步伐，發(fā)揮學(xué)生學(xué)籍檔案在保障學(xué)生就業(yè)和用人單位招聘、任用、考核等方面發(fā)揮著重要作用。

1學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理內(nèi)容

隨著計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在學(xué)生學(xué)籍檔案管理中的深入應(yīng)用，利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)，并以檔案管理理論為依托，為中專校學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理提供安全、高效的信息技術(shù)支持，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)學(xué)籍檔案進(jìn)行電子化保存、整理、查詢利用等，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍檔案高效、便捷查詢服務(wù)功能。1.1個人基本信息。中專學(xué)生學(xué)籍檔案包括入學(xué)時的報(bào)名注冊登記表、個人基本信息機(jī)讀卡、注冊學(xué)習(xí)專業(yè)，以及退學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、出國等等學(xué)籍異動情況登記表、學(xué)生花名冊、校籍注冊表等等。1.2在校表現(xiàn)信息。在校表現(xiàn)信息主要是指中專學(xué)生在中專校期間的德、智、體、美、勞等全方位的表現(xiàn)情況信息。納入學(xué)籍檔案收集范疇的包括學(xué)生成績表、獎懲文件、在校表現(xiàn)材料等等。1.3畢業(yè)相關(guān)信息。主要是包括中專校學(xué)生的畢業(yè)實(shí)結(jié)、畢業(yè)論文、畢業(yè)（結(jié)業(yè)）證書、技能證書、畢業(yè)鑒定登記表、戶籍檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)報(bào)到證存根、就業(yè)登記表等等。

2學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理特點(diǎn)

中專學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理就是定期不定期地將個人基本信息、在校表現(xiàn)信息和畢業(yè)相關(guān)信息通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、圖文掃描、光盤存儲技術(shù)等，將中專檔案信息進(jìn)行信息化錄入、分類、整理和編目和維護(hù)管理等，表現(xiàn)出顯著的行業(yè)特點(diǎn)。2.1應(yīng)用性。中專學(xué)生學(xué)籍檔案與普通高等學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理最大的不同點(diǎn)在于其應(yīng)用性，即，重點(diǎn)收錄和記載了中專學(xué)校學(xué)生應(yīng)用技能方面的檔案資料，并為中專校學(xué)生就業(yè)提供服務(wù)。這與中專校人才培養(yǎng)模式、任務(wù)和目標(biāo)相一致。除了基本個人信息資料外，更多的是要收集體現(xiàn)中專校學(xué)生專業(yè)技能、技能證書、綜合業(yè)務(wù)素能等，體現(xiàn)學(xué)生應(yīng)用型為主檔案特點(diǎn)。2.2多樣性。濟(jì)寧衛(wèi)生學(xué)校擁有50多年的辦學(xué)經(jīng)歷，是山東省較早建校的中等醫(yī)學(xué)教育專業(yè)學(xué)校之一。在校學(xué)生生源主要有：三年制中專生、“3+2連讀高職”、“技工”，面向西藏自治區(qū)的免費(fèi)生。專業(yè)包括藥學(xué)、康復(fù)治療技術(shù)、護(hù)理、口腔修復(fù)工藝、護(hù)理、烹飪、眼視光技術(shù)等等應(yīng)用技能型。無論是生源還是專業(yè)均體現(xiàn)出學(xué)生學(xué)籍檔案多樣性特點(diǎn)。2.3周期性。與普通高等院校學(xué)生學(xué)籍檔案相比，中專生的學(xué)籍檔案學(xué)制短、穩(wěn)定性差、流動性強(qiáng)，從招生入學(xué)到畢業(yè)就業(yè)表現(xiàn)出明顯的短周期性特點(diǎn)，這一特點(diǎn)也增添了中專生學(xué)籍檔案管理難度，迫切需要借助現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，提升中專生學(xué)籍檔案管理效率。

3學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理意義

傳統(tǒng)模式下，中專生學(xué)籍檔案是從學(xué)籍檔案產(chǎn)生、發(fā)展、形成及保管利用等進(jìn)行學(xué)籍檔案的收集、歸檔、轉(zhuǎn)遞和利用等。近。年來，隨著中專生學(xué)籍檔案種類的增多、形式的變化，學(xué)籍檔案收集不及時、殘缺不全、利用效率不高等問題日益顯現(xiàn)，通過信息化手段管理學(xué)籍檔案帶來了極大便利。3.1提升檔案管理效率利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，將學(xué)生學(xué)籍檔案信息錄入至專門的學(xué)籍檔案管理軟件，極大地減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)學(xué)籍檔案空間占用，增加了學(xué)籍檔案信息存儲密度，使得學(xué)籍檔案存儲量顯著提升。此外，根據(jù)學(xué)籍檔案管理軟件的應(yīng)用，增強(qiáng)學(xué)籍檔案歸檔的及時性和準(zhǔn)確性，并將學(xué)籍檔案建立專題數(shù)據(jù)庫，也便于學(xué)籍檔案信息整理、統(tǒng)計(jì)和分析。3.2便于檔案整理檢索。中專學(xué)生學(xué)籍信息化，即，實(shí)現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍電子檔案管理模式。經(jīng)信息化處理，由檔案管理部門將學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行信息化編纂，并為每一份納入歸檔的學(xué)籍檔案文件編制唯一文件號，以及與之相對于的分類號和檔案號，學(xué)籍檔案歸檔時，即可實(shí)現(xiàn)學(xué)籍電子檔案主題詞標(biāo)引和著錄。后期可通過輸入主題詞、分類號或用戶名即可實(shí)現(xiàn)檢索，極大地減輕傳統(tǒng)檔案整理檢索模式下的勞動強(qiáng)度。3.3利于學(xué)生畢業(yè)就業(yè)。中專學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理，能夠?yàn)橛萌藛挝?、企業(yè)提供更為全面、準(zhǔn)確、高效地了解中專畢業(yè)生在校期間的專業(yè)學(xué)習(xí)、專業(yè)技能、專業(yè)特長、性格特點(diǎn)及思想表現(xiàn)等等各方面的信息，從而為用人單位、企業(yè)更快了解學(xué)生、縮短實(shí)習(xí)考核周期、科學(xué)合理安排崗位等等，提供真實(shí)數(shù)據(jù)信息，在激烈的就業(yè)環(huán)境下，有利于提升中專生畢業(yè)就業(yè)率。3.4利于中專學(xué)校發(fā)展。中專生學(xué)籍檔案信息化管理，可實(shí)現(xiàn)“一次性錄入，多次性產(chǎn)出”“遠(yuǎn)程服務(wù)、資源共享”，為中專學(xué)校專業(yè)設(shè)置、招生規(guī)模、行政管理等等，提供科學(xué)、準(zhǔn)確的信息參考。例如，利用可靠、便捷的信息綜合分析能力，通過學(xué)生學(xué)籍檔案的綜合分析研判，掌握不同專業(yè)學(xué)生的就業(yè)情況，分析未來就業(yè)形勢，從而為中專校自身師資適時調(diào)整招生方向和規(guī)模等提供及時、全面的重要信息。

4學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理措施

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，迫切需要加快轉(zhuǎn)變學(xué)生學(xué)籍檔案管理模式，利用信息化技術(shù)手段，增強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍檔案管理效率，發(fā)揮學(xué)生學(xué)籍檔案在學(xué)校發(fā)展、學(xué)生管理和就業(yè)等方面應(yīng)有作用。4.1完善學(xué)籍檔案信息化管理制度。沒有規(guī)矩不成方圓。學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理首要是要有一套完善的制度作為保障。為此，要根據(jù)《檔案法》《保密法》《學(xué)籍管理暫行辦法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相關(guān)規(guī)定，建立健全中專生學(xué)籍檔案歸檔范圍要求、收集責(zé)任主體、查詢利用程序、保密銷毀規(guī)定等等，并為學(xué)籍檔案管理人員提供專門賬號和密碼，為學(xué)籍檔案信息化管理提供可靠制度支持和保障。4.2注重學(xué)籍檔案信息化資源建設(shè)。學(xué)籍檔案資源是信息化管理之本、之源，離開學(xué)籍檔案資源信息化管理將成為無源之水無本之末。因此，要更加注重中專生學(xué)籍檔案資源的信息化管理，既要做好“存量數(shù)字化”，也要做到“增量電子化”，堅(jiān)持存量與增量一起抓的工作思路。即，一方面，要對已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，并將學(xué)生的學(xué)號、姓名、專業(yè)、學(xué)籍目錄等建立一一對應(yīng)關(guān)系，便于后期查找利用。另一方面，要做好新生學(xué)籍檔案電子化管理，按照“單軌制”管理理念，為中專生學(xué)籍檔案建立周密的學(xué)籍檔案信息數(shù)據(jù)庫，并在各系統(tǒng)間搭建相應(yīng)的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息數(shù)據(jù)共享，不斷豐富學(xué)籍檔案信息化管理信息資源。4.3夯實(shí)學(xué)籍檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施。學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理離不開過硬且完善的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施作為支持和配套。為此，中專學(xué)校應(yīng)在有限的經(jīng)費(fèi)中，撥付必要的檔案管理所需費(fèi)用，添置計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、磁盤、光盤及軟盤等必須的硬件設(shè)施，此外，還要加大學(xué)籍檔案專門管理軟件的采購和應(yīng)用。必要時，可邀請第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)，根據(jù)中專學(xué)校自身實(shí)際，開發(fā)專門的學(xué)籍檔案管理軟件，做好學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化。此外，要加大學(xué)籍檔案信息化安全管理，使用正版的檔案安全管理軟件，添置電子密鑰和登錄身份認(rèn)證系統(tǒng)等等，確保學(xué)生學(xué)籍檔案信息化安全管理。4.4增強(qiáng)學(xué)籍檔案信息化管理素能。學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理離不開一支綜合素質(zhì)過硬的檔案管理隊(duì)伍。首先是中專學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，采取繼續(xù)教育、外出培訓(xùn)和合作交流等方式，拓寬學(xué)籍檔案管理者視野，提升學(xué)籍檔案從業(yè)者綜合業(yè)務(wù)素能。其次是中專學(xué)校學(xué)籍檔案具體從業(yè)者要保持高度責(zé)任心和職業(yè)榮譽(yù)感、使命感，根據(jù)學(xué)籍檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)需要，自覺做好計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等等信息化知識技能的學(xué)習(xí)，切實(shí)增強(qiáng)學(xué)籍檔案管理所需新技能、新知識的儲備。

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作者:蘇洪鋒 單位:山東省濟(jì)寧衛(wèi)生學(xué)校