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1文書檔案管理信息化概述

信息化文書檔案管理創(chuàng)新工作的實(shí)質(zhì)是應(yīng)用現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)文書檔案的相關(guān)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、分類和整理。因?yàn)槲臅鴻n案所涉及的領(lǐng)域較為廣泛，需要對(duì)相關(guān)組織內(nèi)容進(jìn)行記錄和分析，所記錄的內(nèi)容分別與經(jīng)營(yíng)管理和統(tǒng)籌規(guī)劃有關(guān)，記錄方式也分為文字記錄方式、影像記錄方式、圖片記錄方式，等等。如果在工作進(jìn)行階段只采取人工管理方式，不僅會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，也無法保障管理工作的質(zhì)量，進(jìn)而會(huì)出現(xiàn)一系列的問題。在信息化的基本前提下，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開展文書檔案管理工作不僅能提高工作效率，而且能減少人才以及物力投資，從而能將資金的調(diào)整和利用有效地結(jié)合起來。在信息化的背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能為文書檔案管理創(chuàng)新提供更便捷的工作方式和更舒適的工作環(huán)境，并為用戶提供更好的服務(wù)。

2我國(guó)信息化文書檔案管理創(chuàng)新過程中存在的問題

2.1工作人員的綜合素質(zhì)較低。目前，我國(guó)信息化文書檔案管理創(chuàng)新工作還存在很多問題，其中最突出的問題是相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)較低，在信息化文書管理創(chuàng)新工作進(jìn)行階段，人員素質(zhì)占據(jù)著非常重要的決定性地位。如果工作人員的綜合素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，就會(huì)影響管理創(chuàng)新工作的進(jìn)展。工作人員的綜合素質(zhì)較低主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。第一，工作人員的自身責(zé)任意識(shí)不明確，工作態(tài)度不積極，直接對(duì)開展文書檔案管理創(chuàng)新工作造成不利影響，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)導(dǎo)致在工作過程中出現(xiàn)較大的錯(cuò)誤，不僅不利于開展信息化文書檔案管理創(chuàng)新工作，還會(huì)對(duì)管理創(chuàng)新工作產(chǎn)生消極影響。第二，管理人員的專業(yè)技能應(yīng)用不到位。這方面的問題主要表現(xiàn)在工作人員在工作期間尚未對(duì)實(shí)際狀況進(jìn)行分析研究，導(dǎo)致成本管理工作出現(xiàn)差異，使管理創(chuàng)新工作出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，同樣也會(huì)對(duì)檔案管理創(chuàng)新工作造成消極影響。第三，工作人員缺乏良好的執(zhí)行能力。執(zhí)行能力是衡量管理創(chuàng)新工作人員是否具備綜合素質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)，工作人員的執(zhí)行能力不足也將會(huì)直接影響檔案管理創(chuàng)新的整體工作，造成出現(xiàn)延長(zhǎng)工程周期、降低檔案管理效果等現(xiàn)象，所以提升信息化文書檔案管理創(chuàng)新工作人員的綜合素質(zhì)是現(xiàn)階段要進(jìn)行的主要工作。2.2缺乏有效的協(xié)調(diào)與溝通。當(dāng)前，工作中缺乏正確的協(xié)調(diào)與溝通也是我國(guó)檔案管理創(chuàng)新工作面臨的重要問題。工作在進(jìn)行階段如果缺乏正確的協(xié)調(diào)和溝通也會(huì)對(duì)管理創(chuàng)新工作造成直接影響，比如，創(chuàng)新管理工作預(yù)測(cè)效果與實(shí)際情況不符，管理創(chuàng)新工作目標(biāo)無法與成本控制要求達(dá)到統(tǒng)一，這些情況都是由文書檔案管理創(chuàng)新工作在進(jìn)行時(shí)缺乏協(xié)調(diào)和溝通導(dǎo)致的。2.3技術(shù)落后。技術(shù)落后也是制約我國(guó)檔案管理創(chuàng)新工作快速發(fā)展的重要問題。我國(guó)信息化文書檔案管理創(chuàng)新工作過程中出現(xiàn)的連接性問題是:管理創(chuàng)新工作還未呈現(xiàn)出先進(jìn)性。隨著科技的快速發(fā)展，更多的先進(jìn)性信息技術(shù)被應(yīng)用在各大行業(yè)中，此類先進(jìn)性技術(shù)是推動(dòng)社會(huì)生產(chǎn)的必要條件。但是，我國(guó)大多數(shù)信息化文書檔案管理創(chuàng)新工作還沒有應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，從而會(huì)對(duì)文書檔案管理工作造成直接影響，不利于開展信息化文書檔案管理工作。

3開展信息化文書檔案管理創(chuàng)新工作的方法

3.1將信息技術(shù)與信息化文本檔案管理相結(jié)合。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣，信息技術(shù)已經(jīng)成為人類生產(chǎn)生活中不可或缺的一部分。開展信息化文書檔案管理創(chuàng)新工作首先應(yīng)對(duì)文書檔案進(jìn)行信息化加工，這是開展信息化管理的前提，需要將文書檔案進(jìn)行掃描、錄入，見圖1。在文書檔案錄入后，需要借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)構(gòu)建管理系統(tǒng)，并連通入網(wǎng)，形成一套完整的檔案管理系統(tǒng)，具體見圖2。最后，還應(yīng)采取配套的管理措施，不斷提升信息化文書檔案管理創(chuàng)新工作的工作效率。3.2提高工作人員的綜合素質(zhì)。目前，文書檔案管理工作在我國(guó)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)上扮演著重要的角色，我國(guó)作為科技型發(fā)展大國(guó)，非常重視文書檔案管理創(chuàng)新工作。因此，提升工作人員的綜合素質(zhì)提高是當(dāng)前的主要任務(wù)，直接決定著文書檔案管理創(chuàng)新工作能否順利開展。首先，相關(guān)部門要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，安排專業(yè)人員開展關(guān)于“文書檔案基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)”等活動(dòng)，力求將理論知識(shí)與實(shí)際工作結(jié)合起來，確保能夠有效提升工作人員的專業(yè)技能。其次，還可以采取討論分析的方式激發(fā)工作人員的工作興趣，增強(qiáng)自身責(zé)任感，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新工作順利開展。最后，管理創(chuàng)新部門還應(yīng)該成立學(xué)習(xí)團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)之間互相學(xué)習(xí)、共同進(jìn)步，進(jìn)而不斷提升檔案管理創(chuàng)新工作人員的綜合素質(zhì)。3.3加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)。針對(duì)檔案管理創(chuàng)新工作過程中缺乏協(xié)作和溝通的問題，相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)員工的協(xié)作和溝通，只有合理進(jìn)行協(xié)作和溝通，才能保證檔案管理創(chuàng)新工作順利開展，使檔案管理創(chuàng)新工作更能滿足市場(chǎng)需求。相關(guān)管理創(chuàng)新部門在開展工作的同時(shí)還要成立專門的監(jiān)督團(tuán)隊(duì)和交流溝通意見反饋團(tuán)隊(duì)，進(jìn)而保證檔案管理創(chuàng)新工作能夠順利開展。另外，檔案管理創(chuàng)新部門還要成立檔案測(cè)評(píng)團(tuán)隊(duì)，對(duì)文檔管理創(chuàng)新工作進(jìn)行監(jiān)督和控制，也能推動(dòng)文書檔案管理創(chuàng)新工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

4結(jié)語

隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)、事業(yè)單位在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用，它不僅是我國(guó)社會(huì)發(fā)展的動(dòng)力源泉，而且是提升人民生活質(zhì)量的重要力量，為我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)做出了巨大貢獻(xiàn)。那么，作為企業(yè)、事業(yè)單位管理過程中的一個(gè)重心，文書檔案管理工作具有極為重要的作用。與此同時(shí)，隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，應(yīng)用信息技術(shù)手段創(chuàng)新文書檔案管理工作顯得尤為重要，它不僅可以使檔案管理工作有序開展，而且還可以提高檔案管理工作的效率并減少錯(cuò)誤率，對(duì)我國(guó)企業(yè)、事業(yè)單位檔案管理工作具有重要的意義。從當(dāng)前的情況來看，應(yīng)用傳統(tǒng)的文書檔案管理方法已不能滿足時(shí)展的要求，并且還會(huì)對(duì)檔案的發(fā)展造成不利影響。所以，相關(guān)部門有必要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行不斷整改和創(chuàng)新，并將信息化技術(shù)應(yīng)用在文書檔案管理中，以保障管理工作的效率和工作質(zhì)量。

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作者:孟蓉 單位:中國(guó)電力工程顧問集團(tuán)西南電力設(shè)計(jì)院有限公司