一、委機(jī)關(guān)所有文書、聲像、圖片、表格檔案，由委機(jī)要室統(tǒng)一管理。

二、凡上級(jí)機(jī)關(guān)、下屬單位及不同隸屬關(guān)系的其他機(jī)關(guān)發(fā)至本委的文件、傳真、通知一律由委機(jī)要室統(tǒng)一收拆、登記、分送、歸檔。委領(lǐng)導(dǎo)本人或處室收到外單位直接發(fā)來的公務(wù)性文件和參加會(huì)議領(lǐng)發(fā)的公務(wù)性文件一律送機(jī)要室登記處理。

三、機(jī)要室收到的文件應(yīng)及時(shí)送傳處理，傳閱的文件分為急件、速件、一般件三類。急件必須隨到隨傳隨處理，速件應(yīng)在當(dāng)日傳閱后退還，一般件傳閱不應(yīng)超過三日。閱文人如需從傳閱文件夾中抽出文件將文件轉(zhuǎn)遞有關(guān)處室或有關(guān)人員處理，應(yīng)退還機(jī)要室按批示辦理。

四、印發(fā)文件，必須經(jīng)辦公室主任審核，主管主任或主任簽發(fā)，屬國(guó)家秘密的要確定秘級(jí)后方可打印發(fā)送，簽發(fā)后的原稿及打印件（兩份）必須交機(jī)要室存檔。

五、對(duì)市委、市政府下發(fā)的紅號(hào)文件，要嚴(yán)格管理，不得丟失，委領(lǐng)導(dǎo)和各處室閱完后及時(shí)退回機(jī)要室，按要求于次年三月底前將全部來文退回市委、市政府。

六、機(jī)關(guān)工作人員借閱自己主管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件，必須在機(jī)要室辦理借閱登記手續(xù)，處室閱畢后應(yīng)及時(shí)清退。借出的文件，由借閱人妥善保管，不得轉(zhuǎn)借，涂沫、撕頁、修改。委黨組會(huì)議記錄、主任辦公會(huì)議記錄不外借，確因工作需要需查閱的，須經(jīng)主任批準(zhǔn)，要機(jī)要員的監(jiān)督下，在機(jī)要室查閱。

一、文檔管理工作

辦公室作為一個(gè)單位的樞紐部門，頭緒多，任務(wù)雜，許多人是在非常忙亂中度過自己的一天的，同仁們對(duì)此一定深有體會(huì)。在從事辦公室工作的過程中，感覺合適的工具、良好的工作方法和工作習(xí)慣對(duì)辦公室工作非常重要。

為了達(dá)到一個(gè)好的溝通交流方式，我們需要各式各樣的文檔，在現(xiàn)實(shí)的工作管理過程中也確實(shí)存在了大量的文檔，每個(gè)人都認(rèn)為文檔是重要的，但是當(dāng)真正文檔到來的時(shí)候又開始困擾了，會(huì)不自覺的有些厭煩和無從下手。做文檔的過程是辛苦的，更是麻煩的；而在自己做完文檔以后發(fā)現(xiàn)可用性并不如想象中的那么高。真正想要的文檔不知道哪里去找，不同的文檔說法不統(tǒng)一等等，諸如此類的問題讓人有點(diǎn)無從下手。

在管理文件、檔案的整個(gè)過程中會(huì)形成很多的文檔資料，包括工作文檔和數(shù)據(jù)文檔。文檔管理是日常工作中非常重要的一部分工作；但在文檔管理方面，目前還沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。而在實(shí)踐過程中，人們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了文檔系統(tǒng)管理的重要意義，并且已開始體現(xiàn)在文檔管理的工作中。

檔案整理是檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)?？茖W(xué)優(yōu)化的檔案整理，可以促進(jìn)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)良性互動(dòng)和協(xié)調(diào)發(fā)展，進(jìn)而能為檔案信息資源的開發(fā)利用奠定重要基礎(chǔ)。因此，檔案整理是職業(yè)經(jīng)理人在檔案管理過程中必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。

隨著計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生。對(duì)于電子文件的管理，需要注意以下幾個(gè)方面。

文字秘書是黨政部門和企業(yè)、事業(yè)單位必設(shè)的工作人員。其作為一種工作職務(wù)，不僅僅是抄、寫、收、發(fā)，而且還通過事務(wù)性工作的處理，起到領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀作用；同時(shí)，就一般情況而言，中小機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的文字秘書又是文書檔案的管理者。文書檔案的價(jià)值，關(guān)鍵在于檔案的質(zhì)量，而檔案資料的質(zhì)量，又取決于文字秘書和文檔管理工作人員的自身素質(zhì)。為此，本文就從文字秘書的自身修養(yǎng)談起，進(jìn)而就文字秘書的修養(yǎng)與文書檔案管理的關(guān)系問題談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)。

一、較好的文字秘書的素質(zhì)修養(yǎng)，是文書檔案管理的重要基礎(chǔ)條件

文字秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，一是記錄和抄寫；二是文稿起草。記錄，有領(lǐng)導(dǎo)的口授記錄，有接待來訪者的記錄，還有會(huì)議記錄和電話記錄等等；抄寫，即對(duì)字跡潦草或因在起草過程中經(jīng)反復(fù)推敲、多次修改和勾劃的文稿進(jìn)行譽(yù)寫以便于繼續(xù)修改或交付打印。幫助領(lǐng)導(dǎo)譽(yù)寫稿件使之能騰出時(shí)間去做其它工作，這是文字秘書應(yīng)盡的責(zé)任。起草文稿，是文字秘書工作的主要部分。文稿的起草過程，常常是由領(lǐng)導(dǎo)和文字秘書合作進(jìn)行的。有時(shí)，是領(lǐng)導(dǎo)親自動(dòng)手，秘書幫助譽(yù)寫。以及做一些收集、補(bǔ)充和核實(shí)；有時(shí)，是領(lǐng)導(dǎo)口授主要內(nèi)容，秘書記下后負(fù)責(zé)文字的加工整理；有時(shí)則是領(lǐng)導(dǎo)只口授一個(gè)要點(diǎn)，或者同秘書一起在討論中形成一個(gè)要點(diǎn)，然后由秘書據(jù)此去收集材料、推敲觀點(diǎn)，形成文字。這最后一種，領(lǐng)導(dǎo)只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由文字秘書單獨(dú)負(fù)責(zé)。特別需要指出的是，在起草文稿的時(shí)候，文字秘書不但可以在醞釀和討論文稿的時(shí)候提出自己的意見供領(lǐng)導(dǎo)參考，而且可以在起草時(shí)直接把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領(lǐng)導(dǎo)人去決斷，而不是照葫蘆畫瓢，這樣形成的文稿才能真實(shí)、全面、生動(dòng)地反映傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動(dòng)。

要達(dá)到上述目的，文字秘書就必須具備較高的素質(zhì)。他除了具備一般工作人員的基本條件外，還應(yīng)有自己特殊的知識(shí)修養(yǎng)、技能修養(yǎng)、品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)方面的要求。知識(shí)修養(yǎng)、技能修養(yǎng)好不好，是一個(gè)文字秘書稱職不稱職的問題；品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)好不好，是一個(gè)文字秘書合格不合格的問題。因此，文字秘書要自覺地、全面地加強(qiáng)這四個(gè)方面的修養(yǎng)，努力把自己造就成為德才兼?zhèn)?、既合格又稱職的國(guó)家特殊崗位上的工作人員，在自己的工作崗位上，不僅僅通過文字的抄寫、記錄和文稿起草做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，同時(shí)，由其經(jīng)手、處理的具有較高水平的文字材料，也為文書檔案提供了準(zhǔn)確的、豐富的、詳實(shí)的具有較高價(jià)值的原始資料。因此，較好的文字秘書的素質(zhì)修養(yǎng)，是文書檔案管理的重要基礎(chǔ)條件之一。

二、文字秘書同時(shí)應(yīng)該是一名優(yōu)秀的文書檔案管理工作者

由于人員編制和機(jī)構(gòu)設(shè)置的局限，許多機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的文書檔案管理都是由文字秘書兼職的。按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)又隸屬當(dāng)?shù)貦n案局領(lǐng)導(dǎo)，因此，文字秘書應(yīng)在遵循檔案管理必須堅(jiān)持黨性、實(shí)踐性和科學(xué)性的基礎(chǔ)上，按照文書檔案管理工作關(guān)于統(tǒng)一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)修養(yǎng)。

論機(jī)關(guān)文秘人員修養(yǎng)與文檔管理

文字秘書是黨政部門和企業(yè)、事業(yè)單位必設(shè)的工作人員。其作為一種工作職務(wù)，不僅僅是抄、寫、收、發(fā)，而且還通過事務(wù)性工作的處理，起到領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀作用；同時(shí)，就一般情況而言，中小機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的文字秘書又是文書檔案的管理者。文書檔案的價(jià)值，關(guān)鍵在于檔案的質(zhì)量，而檔案資料的質(zhì)量，又取決于文字秘書和文檔管理工作人員的自身素質(zhì)。為此，本文就從文字秘書的自身修養(yǎng)談起，進(jìn)而就文字秘書的修養(yǎng)與文書檔案管理的關(guān)系問題談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)。

一、較好的文字秘書的素質(zhì)修養(yǎng)，是文書檔案管理的重要基礎(chǔ)條件

文字秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，一是記錄和抄寫；二是文稿起草。記錄，有領(lǐng)導(dǎo)的口授記錄，有接待來訪者的記錄，還有會(huì)議記錄和電話記錄等等；抄寫，即對(duì)字跡潦草或因在起草過程中經(jīng)反復(fù)推敲、多次修改和勾劃的文稿進(jìn)行譽(yù)寫以便于繼續(xù)修改或交付打印。幫助領(lǐng)導(dǎo)譽(yù)寫稿件使之能騰出時(shí)間去做其它工作，這是文字秘書應(yīng)盡的責(zé)任。起草文稿，是文字秘書工作的主要部分。文稿的起草過程，常常是由領(lǐng)導(dǎo)和文字秘書合作進(jìn)行的。有時(shí)，是領(lǐng)導(dǎo)親自動(dòng)手，秘書幫助譽(yù)寫。以及做一些收集、補(bǔ)充和核實(shí)；有時(shí)，是領(lǐng)導(dǎo)口授主要內(nèi)容，秘書記下后負(fù)責(zé)文字的加工整理；有時(shí)則是領(lǐng)導(dǎo)只口授一個(gè)要點(diǎn)，或者同秘書一起在討論中形成一個(gè)要點(diǎn)，然后由秘書據(jù)此去收集材料、推敲觀點(diǎn)，形成文字。這最后一種，領(lǐng)導(dǎo)只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由文字秘書單獨(dú)負(fù)責(zé)。特別需要指出的是，在起草文稿的時(shí)候，文字秘書不但可以在醞釀和討論文稿的時(shí)候提出自己的意見供領(lǐng)導(dǎo)參考，而且可以在起草時(shí)直接把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領(lǐng)導(dǎo)人去決斷，而不是照葫蘆畫瓢，這樣形成的文稿才能真實(shí)、全面、生動(dòng)地反映傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動(dòng)。

要達(dá)到上述目的，文字秘書就必須具備較高的素質(zhì)。他除了具備一般工作人員的基本條件外，還應(yīng)有自己特殊的知識(shí)修養(yǎng)、技能修養(yǎng)、品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)方面的要求。知識(shí)修養(yǎng)、技能修養(yǎng)好不好，是一個(gè)文字秘書稱職不稱職的問題；品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)好不好，是一個(gè)文字秘書合格不合格的問題。因此，文字秘書要自覺地、全面地加強(qiáng)這四個(gè)方面的修養(yǎng)，努力把自己造就成為德才兼?zhèn)?、既合格又稱職的國(guó)家特殊崗位上的工作人員，在自己的工作崗位上，不僅僅通過文字的抄寫、記錄和文稿起草做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，同時(shí)，由其經(jīng)手、處理的具有較高水平的文字材料，也為文書檔案提供了準(zhǔn)確的、豐富的、詳實(shí)的具有較高價(jià)值的原始資料。因此，較好的文字秘書的素質(zhì)修養(yǎng)，是文書檔案管理的重要基礎(chǔ)條件之一。

二、文字秘書同時(shí)應(yīng)該是一名優(yōu)秀的文書檔案管理工作者

一、當(dāng)前文檔管理中存在的主要問題

1.上交文檔不及時(shí)，文檔質(zhì)量不高。有的教師歸檔意識(shí)差，平時(shí)沒有整理資料的習(xí)慣，到交文檔的時(shí)候常常找不齊資料，甚至找不到該交的資料，總是一拖再拖，嚴(yán)重地影響了文檔質(zhì)量。

2.教學(xué)日歷馬虎，沒有創(chuàng)新意識(shí)。教學(xué)日歷是課程文檔中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，主要考察教師一周的教學(xué)任務(wù)安排，要求教師把每周所教的內(nèi)容和要達(dá)到的教學(xué)效果簡(jiǎn)明扼要地用英文表達(dá)清楚。有的教師對(duì)教學(xué)日歷不重視，在表中只是羅列了教材上的一些章節(jié)，而沒有具體的教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)目標(biāo)及具體的實(shí)施計(jì)劃，從中根本看不出學(xué)生這個(gè)學(xué)期要學(xué)到什么和能做什么。

3.試卷雷同，不利于學(xué)生的進(jìn)步。有的教師每年教同一門課，結(jié)果每一年出的試卷都雷同，頂多把題的次序改變一下。其實(shí)試題完全可以出得靈活些，除考察一些重要知識(shí)外，更要綜合測(cè)試一下學(xué)生分析問題、解決問題的能力。每一年的形勢(shì)都有發(fā)展和變化，所以教學(xué)內(nèi)容和試卷也必須相應(yīng)地變化。

4.成績(jī)單評(píng)分隨意，不符合管理的嚴(yán)肅性。成績(jī)單的考核標(biāo)準(zhǔn)一般由管理人員根據(jù)教學(xué)大綱上的考核要求制訂，由于教學(xué)大綱由國(guó)外合作院校制訂，考試（Test）的次數(shù)相對(duì)頻繁，這對(duì)中國(guó)學(xué)生來說并不合適，于是和外方商量，減少正式考試的次數(shù)而改為課堂測(cè)試（Quiz）或作業(yè)（Assignment）的形式來彌補(bǔ)，給學(xué)生更多的發(fā)揮空間。但有的教師圖省事，取消原有的期中考試（Mid-termTest），把其占有比例增加到平時(shí)考勤分中；還有的甚至把所有考試包括期末考試（FinalExam）都取消，而全部以作業(yè)的形式來打分，使學(xué)生的成績(jī)來得太容易，增加了管理工作的難度。

5.非講座型課程及機(jī)房上課課程的資料匱乏。非講座型課程，如口語課程、研討會(huì)、技術(shù)論文等，往往文檔不齊全，有的甚至沒有建立文檔，這時(shí)也要用盡可能多的資料說明如何完成目標(biāo)和進(jìn)行測(cè)試的。有的課程比如電子商務(wù)、電算會(huì)計(jì)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理計(jì)算機(jī)應(yīng)用等課程是在機(jī)房上的，通過在電腦上安裝相應(yīng)的軟件指導(dǎo)學(xué)生完成所有的作業(yè)和考試，所以相應(yīng)的文檔資料就比較欠缺。

文字秘書是黨政部門和企業(yè)、事業(yè)單位必設(shè)的工作人員。其作為一種工作職務(wù)，不僅僅是抄、寫、收、發(fā)，而且還通過事務(wù)性工作的處理，起到領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀作用；同時(shí)，就一般情況而言，中小機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的文字秘書又是文書檔案的管理者。文書檔案的價(jià)值，關(guān)鍵在于檔案的質(zhì)量，而檔案資料的質(zhì)量，又取決于文字秘書和文檔管理工作人員的自身素質(zhì)。為此，本文就從文字秘書的自身修養(yǎng)談起，進(jìn)而就文字秘書的修養(yǎng)與文書檔案管理的關(guān)系問題談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)。

一、較好的文字秘書的素質(zhì)修養(yǎng)，是文書檔案管理的重要基礎(chǔ)條件

文字秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，一是記錄和抄寫；二是文稿起草。記錄，有領(lǐng)導(dǎo)的口授記錄，有接待來訪者的記錄，還有會(huì)議記錄和電話記錄等等；抄寫，即對(duì)字跡潦草或因在起草過程中經(jīng)反復(fù)推敲、多次修改和勾劃的文稿進(jìn)行譽(yù)寫以便于繼續(xù)修改或交付打印。幫助領(lǐng)導(dǎo)譽(yù)寫稿件使之能騰出時(shí)間去做其它工作，這是文字秘書應(yīng)盡的責(zé)任。起草文稿，是文字秘書工作的主要部分。文稿的起草過程，常常是由領(lǐng)導(dǎo)和文字秘書合作進(jìn)行的。有時(shí)，是領(lǐng)導(dǎo)親自動(dòng)手，秘書幫助譽(yù)寫。以及做一些收集、補(bǔ)充和核實(shí)；有時(shí)，是領(lǐng)導(dǎo)口授主要內(nèi)容，秘書記下后負(fù)責(zé)文字的加工整理；有時(shí)則是領(lǐng)導(dǎo)只口授一個(gè)要點(diǎn)，或者同秘書一起在討論中形成一個(gè)要點(diǎn)，然后由秘書據(jù)此去收集材料、推敲觀點(diǎn)，形成文字。這最后一種，領(lǐng)導(dǎo)只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由文字秘書單獨(dú)負(fù)責(zé)。特別需要指出的是，在起草文稿的時(shí)候，文字秘書不但可以在醞釀和討論文稿的時(shí)候提出自己的意見供領(lǐng)導(dǎo)參考，而且可以在起草時(shí)直接把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領(lǐng)導(dǎo)人去決斷，而不是照葫蘆畫瓢，這樣形成的文稿才能真實(shí)、全面、生動(dòng)地反映傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動(dòng)。公務(wù)員之家版權(quán)所有

要達(dá)到上述目的，文字秘書就必須具備較高的素質(zhì)。他除了具備一般工作人員的基本條件外，還應(yīng)有自己特殊的知識(shí)修養(yǎng)、技能修養(yǎng)、品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)方面的要求。知識(shí)修養(yǎng)、技能修養(yǎng)好不好，是一個(gè)文字秘書稱職不稱職的問題；品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)好不好，是一個(gè)文字秘書合格不合格的問題。因此，文字秘書要自覺地、全面地加強(qiáng)這四個(gè)方面的修養(yǎng)，努力把自己造就成為德才兼?zhèn)洹⒓群细裼址Q職的國(guó)家特殊崗位上的工作人員，在自己的工作崗位上，不僅僅通過文字的抄寫、記錄和文稿起草做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，同時(shí)，由其經(jīng)手、處理的具有較高水平的文字材料，也為文書檔案提供了準(zhǔn)確的、豐富的、詳實(shí)的具有較高價(jià)值的原始資料。因此，較好的文字秘書的素質(zhì)修養(yǎng)，是文書檔案管理的重要基礎(chǔ)條件之一。

二、文字秘書同時(shí)應(yīng)該是一名優(yōu)秀的文書檔案管理工作者

由于人員編制和機(jī)構(gòu)設(shè)置的局限，許多機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的文書檔案管理都是由文字秘書兼職的。按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)又隸屬當(dāng)?shù)貦n案局領(lǐng)導(dǎo)，因此，文字秘書應(yīng)在遵循檔案管理必須堅(jiān)持黨性、實(shí)踐性和科學(xué)性的基礎(chǔ)上，按照文書檔案管理工作關(guān)于統(tǒng)一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)修養(yǎng)。

文字秘書是黨政部門和企業(yè)、事業(yè)單位必設(shè)的工作人員。其作為一種工作職務(wù)，不僅僅是抄、寫、收、發(fā)，而且還通過事務(wù)性工作的處理，起到領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀作用；同時(shí)，就一般情況而言，中小機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的文字秘書又是文書檔案的管理者。文書檔案的價(jià)值，關(guān)鍵在于檔案的質(zhì)量，而檔案資料的質(zhì)量，又取決于文字秘書和文檔管理工作人員的自身素質(zhì)。為此，本文就從文字秘書的自身修養(yǎng)談起，進(jìn)而就文字秘書的修養(yǎng)與文書檔案管理的關(guān)系問題談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)。

一、較好的文字秘書的素質(zhì)修養(yǎng)，是文書檔案管理的重要基礎(chǔ)條件

文字秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，一是記錄和抄寫；二是文稿起草。記錄，有領(lǐng)導(dǎo)的口授記錄，有接待來訪者的記錄，還有會(huì)議記錄和電話記錄等等；抄寫，即對(duì)字跡潦草或因在起草過程中經(jīng)反復(fù)推敲、多次修改和勾劃的文稿進(jìn)行譽(yù)寫以便于繼續(xù)修改或交付打印。幫助領(lǐng)導(dǎo)譽(yù)寫稿件使之能騰出時(shí)間去做其它工作，這是文字秘書應(yīng)盡的責(zé)任。起草文稿，是文字秘書工作的主要部分。文稿的起草過程，常常是由領(lǐng)導(dǎo)和文字秘書合作進(jìn)行的。有時(shí)，是領(lǐng)導(dǎo)親自動(dòng)手，秘書幫助譽(yù)寫。以及做一些收集、補(bǔ)充和核實(shí)；有時(shí)，是領(lǐng)導(dǎo)口授主要內(nèi)容，秘書記下后負(fù)責(zé)文字的加工整理；有時(shí)則是領(lǐng)導(dǎo)只口授一個(gè)要點(diǎn)，或者同秘書一起在討論中形成一個(gè)要點(diǎn)，然后由秘書據(jù)此去收集材料、推敲觀點(diǎn)，形成文字。這最后一種，領(lǐng)導(dǎo)只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由文字秘書單獨(dú)負(fù)責(zé)。特別需要指出的是，在起草文稿的時(shí)候，文字秘書不但可以在醞釀和討論文稿的時(shí)候提出自己的意見供領(lǐng)導(dǎo)參考，而且可以在起草時(shí)直接把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領(lǐng)導(dǎo)人去決斷，而不是照葫蘆畫瓢，這樣形成的文稿才能真實(shí)、全面、生動(dòng)地反映傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動(dòng)。

要達(dá)到上述目的，文字秘書就必須具備較高的素質(zhì)。他除了具備一般工作人員的基本條件外，還應(yīng)有自己特殊的知識(shí)修養(yǎng)、技能修養(yǎng)、品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)方面的要求。知識(shí)修養(yǎng)、技能修養(yǎng)好不好，是一個(gè)文字秘書稱職不稱職的問題；品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)好不好，是一個(gè)文字秘書合格不合格的問題。因此，文字秘書要自覺地、全面地加強(qiáng)這四個(gè)方面的修養(yǎng)，努力把自己造就成為德才兼?zhèn)?、既合格又稱職的國(guó)家特殊崗位上的工作人員，在自己的工作崗位上，不僅僅通過文字的抄寫、記錄和文稿起草做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，同時(shí)，由其經(jīng)手、處理的具有較高水平的文字材料，也為文書檔案提供了準(zhǔn)確的、豐富的、詳實(shí)的具有較高價(jià)值的原始資料。因此，較好的文字秘書的素質(zhì)修養(yǎng)，是文書檔案管理的重要基礎(chǔ)條件之一。

二、文字秘書同時(shí)應(yīng)該是一名優(yōu)秀的文書檔案管理工作者

由于人員編制和機(jī)構(gòu)設(shè)置的局限，許多機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的文書檔案管理都是由文字秘書兼職的。按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)又隸屬當(dāng)?shù)貦n案局領(lǐng)導(dǎo)，因此，文字秘書應(yīng)在遵循檔案管理必須堅(jiān)持黨性、實(shí)踐性和科學(xué)性的基礎(chǔ)上，按照文書檔案管理工作關(guān)于統(tǒng)一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)修養(yǎng)。

但經(jīng)過一番詳細(xì)的思考，不久前我還苦于不知這方面的工作總結(jié)怎么寫。理清了思路。這里，對(duì)如何進(jìn)行文檔管理分三個(gè)階段來闡述。

1生成期文件的管理

處于制作、接收、處置與發(fā)出的過程中，生成期的文件。需要檢閱文件或發(fā)給其他部門及外單位。因此，需要建立非文件負(fù)責(zé)人也能隨時(shí)找出文件的管理系統(tǒng)。對(duì)此類文件的管理，可建立以下一個(gè)流程：文件→文件套→雜志匣→文件柜。

每個(gè)人準(zhǔn)備若干個(gè)文件套；按類別或內(nèi)容將使用中的文件整理到文件套；可以用文件套的顏色對(duì)文件類別進(jìn)行區(qū)分。將文件套收集到輕便雜志匣中；把文件套整齊地?cái)[放在輕便雜志匣里并立于桌面上；責(zé)任人外出或離職時(shí)，按事由用文件夾對(duì)文件進(jìn)行分類；依照一件事一個(gè)文件套的原則。務(wù)必將輕便雜志匣放到使用中文件柜”上；用標(biāo)簽紙制作雜志匣的標(biāo)簽，可做到整潔美觀并易于分類；由于可看到文件夾的標(biāo)簽，還易于檢索；每個(gè)人都應(yīng)該備有“使用中的輕便雜志匣”并在標(biāo)簽處填入人名。將輕便雜志匣放在文件柜里；將辦公室用的文件柜的局部空間劃分進(jìn)去，作為“使用中的文件柜”可使辦公室每個(gè)人每天的工作一目了然，方便工作交接及管理，并可臨時(shí)性地存放文件資料；使用開放式文件架，檢索、管理都很方便，防止文件私有化。

2保管期文件的管理

這樣的文件可分為保管型文件和保管型文件。對(duì)此類文件建議建立一個(gè)“保管中心”形式進(jìn)行文件的永久保管和定期保存。保管型文件在性質(zhì)上分為永久保管和定期保管兩類，有些保管在辦公室里的文件過了幾年后利用率就會(huì)下降。把需要定期保管的文件轉(zhuǎn)移到保管型文件盒，保管型文件夾，保管型文件箱中，并標(biāo)明“作廢日期”文件保管到期后立即廢棄、扔掉或銷毀。而對(duì)于需永久保存的文件資料，可以仍舊使用原有的保管型文件夾、紙型文件盒等原型保管文件夾，不過，如果使用保管型文件夾將會(huì)更經(jīng)濟(jì)一些。如果把利用率低的保管型文件仍舊放在辦公室，將造成辦公室的擁擠膨脹，浪費(fèi)空間，防礙高效的管理。因此，建議選擇經(jīng)濟(jì)的地方建立“保管中心”

一、文檔管理的重要性分析

文件主要記錄工程項(xiàng)目的進(jìn)展，是工程項(xiàng)目的血液。一個(gè)團(tuán)體之間的溝通，必須要通過文件進(jìn)行展示，由于每個(gè)人對(duì)工程的理解、立場(chǎng)以及文化程度和在工程中的地位各不相同，在思想上也存在著嚴(yán)重的差異，再加上涉外工程存在語言差異性的問題，導(dǎo)致最終落實(shí)方案存在一定的差異性。因此，這就需要建立書面文檔，對(duì)工程的進(jìn)度、質(zhì)量要求、合同等方面進(jìn)行規(guī)定，從而減少不必要的溝通障礙。此外，建立明確的文檔，還能為參與者提供廣闊的思考空間。為了達(dá)到良好的溝通效果，各式各樣的文檔建立是非常有必要的，文檔建立的過程中，它能夠?qū)?xiàng)目進(jìn)行記錄管理，通過對(duì)文檔進(jìn)行儲(chǔ)存，還能為其他項(xiàng)目的實(shí)施和標(biāo)準(zhǔn)制定提供合理的借鑒。項(xiàng)目文檔管理并不會(huì)隨著人員的改變、時(shí)間的推移而發(fā)生變化。如果只使用工作人員的記憶和思路進(jìn)行工程項(xiàng)目的記錄，這很容易由于記憶的偏差而導(dǎo)致項(xiàng)目管理出現(xiàn)漏洞，甚至?xí)?duì)工程項(xiàng)目信息造成嚴(yán)重的影響。此外，若未能對(duì)工程項(xiàng)目做好文檔管理，在實(shí)施工程建設(shè)中，若要增加工作量則比較困難，人們?cè)诨ハ嘟涣鞯倪^程中，主要習(xí)慣于使用口頭交流，這樣不可避免造成信息上的遺漏，對(duì)于工程項(xiàng)目的溝通更是如此，舉個(gè)例子，一項(xiàng)工程在施工之前，其材料質(zhì)量等方面都需要不同的工作人員進(jìn)行審核，審核的標(biāo)準(zhǔn)和方法就需要通過建立文檔來完成，倘若沒有建立行之有效的文檔管理體系，則嚴(yán)重影響到工程質(zhì)量管理，從而導(dǎo)致工程質(zhì)量下降。此外，文檔的建立和管理要講求一致性，過多的文檔管理會(huì)讓管理者和相關(guān)工作人員無從下手，影響工程項(xiàng)目的進(jìn)度。

二、文檔管理需要注意的相關(guān)事項(xiàng)

關(guān)于文檔管理需要注意情況較多，下面進(jìn)行詳細(xì)分析。1.控制好文檔的分?jǐn)?shù)。在涉外工程項(xiàng)目的實(shí)施過程中，文件的數(shù)量和相關(guān)資料的數(shù)量管理是一個(gè)重要的問題。在工作過程中，會(huì)不可避免地出現(xiàn)大量文件資料以及工程資料，對(duì)于這一累積過程，文檔管理人員要根據(jù)合同簽訂的內(nèi)容，文件份數(shù)等，并考慮存檔、實(shí)際運(yùn)行等方面的實(shí)際要求，從而將文件的份數(shù)控制在合理的范圍之內(nèi)。此外，由于項(xiàng)目工程涉及的對(duì)象較多，其中包括：客戶、監(jiān)理、各級(jí)承包商、政府管理部門等，再加上政府相關(guān)管理部門等。因此，工程管理人員需要從多方面入手進(jìn)行配合管理，根據(jù)不同的要求發(fā)放文件。舉個(gè)例子，在工程施工的過程中，若出現(xiàn)舊有的建筑物、管線等，則必須要進(jìn)行及時(shí)的處理，若將同一件事情分成多次文檔輸送的話，便會(huì)嚴(yán)重影響工程的進(jìn)度，嚴(yán)重的還會(huì)導(dǎo)致進(jìn)度缺失，企業(yè)蒙受損失等，這時(shí)候便必須采取同時(shí)發(fā)文的措施，將工程有關(guān)的對(duì)象均進(jìn)行一同發(fā)送，從而加快處理速度。2.文檔管理過程中要注意言辭。言辭的表達(dá)非常重要，無論是合同還是相關(guān)協(xié)議，如果文字表述不清楚的話，則容易產(chǎn)生誤解，對(duì)工程產(chǎn)生巨大的影響。在工程召開例會(huì)的過程中，通常要進(jìn)行一系列的匯報(bào)等。匯報(bào)的標(biāo)題非常重要。單位需要解決的問題，這一個(gè)題目本身就存在嚴(yán)重的歧義，到底是單位要負(fù)責(zé)解決的問題，還是說遇到某方面的問題需要及時(shí)處理？如果不能及時(shí)進(jìn)行調(diào)查的話，則很容易讓人產(chǎn)生誤解。在匯報(bào)的過程中必須要注意這方面的問題。特別是有語言差異的涉外項(xiàng)目，人們?cè)谡Z意的理解上存在著一定的差異性，這要求翻譯人員具備相應(yīng)的項(xiàng)目知識(shí)，從而更好地理解英文含義，避免在翻譯的過程中出現(xiàn)失誤而導(dǎo)致意思上的誤解。3.建立負(fù)責(zé)制，配備專門的部門或工作人員進(jìn)行文檔管理工作。固定工作人員進(jìn)行文檔管理工作，專門負(fù)責(zé)接受或發(fā)送文件，并對(duì)文件進(jìn)行及時(shí)的統(tǒng)計(jì)是非常必要的。在文件接收發(fā)的過程中，會(huì)出現(xiàn)多頭發(fā)文的現(xiàn)象，若再加上每個(gè)人的理解不盡相同，則很容易對(duì)文檔產(chǎn)生誤解，文檔的數(shù)量統(tǒng)計(jì)也比較困難。因此，建立相關(guān)的責(zé)任制度，有專門的工作人員對(duì)文檔進(jìn)行有效管理，才能對(duì)文檔進(jìn)行歸納統(tǒng)一，便于查詢工作，促進(jìn)項(xiàng)目管理的進(jìn)行。4.注意保存好原件。原件非常重要，尤其是對(duì)于涉外工程項(xiàng)目來講，如果出現(xiàn)了糾紛的話，則必須要按照國(guó)際相關(guān)法令進(jìn)行解決，這就需要使用到原文件。根據(jù)國(guó)際商事務(wù)仲裁的相關(guān)規(guī)則表示，提交的證據(jù)，必須要是第一文件證據(jù)，即各種記錄的紙張、錄音、影像等。由此可見，對(duì)文件原件進(jìn)行完整的保留，不僅有利于對(duì)糾紛進(jìn)行處理，更有利于保障自身的利益。5.制定合理的文檔編碼體系，從而提高管理效率。對(duì)文檔編碼進(jìn)行合理的制定和統(tǒng)一，能最大限度對(duì)文檔的內(nèi)容進(jìn)行描述、分類甚至是命名。若編碼的不一致的話，則很容易導(dǎo)致文件混亂現(xiàn)象。本文建議采用EXCEL軟件進(jìn)行文檔的管理，該方法主要可以利用獨(dú)特的排序功能，將文檔的編碼輸入表中，并通過該功能對(duì)文檔進(jìn)行升降排序和總匯。其次，EXCEL表格中的超鏈接也非常實(shí)用，通過超鏈接，對(duì)庫(kù)存網(wǎng)絡(luò)中的文檔進(jìn)行查找，從而提高查找的準(zhǔn)確性。

三、結(jié)束語

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷發(fā)展，涉外項(xiàng)目的比例逐步提升，加強(qiáng)對(duì)文檔進(jìn)行有效管理是非常重要的。在管理的實(shí)際過程中，難免會(huì)出現(xiàn)各種問題，這就需要工作人員使用靈活的管理手段，在工程開展之前做好準(zhǔn)備工作，從而提高管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)高效管理，提高工程項(xiàng)目的質(zhì)量。只有這樣，才能在激烈的商務(wù)競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)展。

文字秘書是黨政部門和企業(yè)、事業(yè)單位必設(shè)的工作人員。其作為一種工作職務(wù)，不僅僅是抄、寫、收、發(fā)，而且還通過事務(wù)性工作的處理，起到領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀作用；同時(shí)，就一般情況而言，中小機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的文字秘書又是文書檔案的管理者。文書檔案的價(jià)值，關(guān)鍵在于檔案的質(zhì)量，而檔案資料的質(zhì)量，又取決于文字秘書和文檔管理工作人員的自身素質(zhì)。為此，本文就從文字秘書的自身修養(yǎng)談起，進(jìn)而就文字秘書的修養(yǎng)與文書檔案管理的關(guān)系問題談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)。

一、較好的文字秘書的素質(zhì)修養(yǎng)，是文書檔案管理的重要基礎(chǔ)條件

文字秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，一是記錄和抄寫；二是文稿起草。記錄，有領(lǐng)導(dǎo)的口授記錄，有接待來訪者的記錄，還有會(huì)議記錄和電話記錄等等；抄寫，即對(duì)字跡潦草或因在起草過程中經(jīng)反復(fù)推敲、多次修改和勾劃的文稿進(jìn)行譽(yù)寫以便于繼續(xù)修改或交付打印。幫助領(lǐng)導(dǎo)譽(yù)寫稿件使之能騰出時(shí)間去做其它工作，這是文字秘書應(yīng)盡的責(zé)任。起草文稿，是文字秘書工作的主要部分。文稿的起草過程，常常是由領(lǐng)導(dǎo)和文字秘書合作進(jìn)行的。有時(shí)，是領(lǐng)導(dǎo)親自動(dòng)手，秘書幫助譽(yù)寫。以及做一些收集、補(bǔ)充和核實(shí)；有時(shí)，是領(lǐng)導(dǎo)口授主要內(nèi)容，秘書記下后負(fù)責(zé)文字的加工整理；有時(shí)則是領(lǐng)導(dǎo)只口授一個(gè)要點(diǎn)，或者同秘書一起在討論中形成一個(gè)要點(diǎn)，然后由秘書據(jù)此去收集材料、推敲觀點(diǎn)，形成文字。這最后一種，領(lǐng)導(dǎo)只是出題目，而從擬定提綱、收集材料、起草文稿到討論修改，則都由文字秘書單獨(dú)負(fù)責(zé)。特別需要指出的是，在起草文稿的時(shí)候，文字秘書不但可以在醞釀和討論文稿的時(shí)候提出自己的意見供領(lǐng)導(dǎo)參考，而且可以在起草時(shí)直接把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領(lǐng)導(dǎo)人去決斷，而不是照葫蘆畫瓢，這樣形成的文稿才能真實(shí)、全面、生動(dòng)地反映傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動(dòng)。

要達(dá)到上述目的，文字秘書就必須具備較高的素質(zhì)。他除了具備一般工作人員的基本條件外，還應(yīng)有自己特殊的知識(shí)修養(yǎng)、技能修養(yǎng)、品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)方面的要求。知識(shí)修養(yǎng)、技能修養(yǎng)好不好，是一個(gè)文字秘書稱職不稱職的問題；品德修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)好不好，是一個(gè)文字秘書合格不合格的問題。因此，文字秘書要自覺地、全面地加強(qiáng)這四個(gè)方面的修養(yǎng)，努力把自己造就成為德才兼?zhèn)?、既合格又稱職的國(guó)家特殊崗位上的工作人員，在自己的工作崗位上，不僅僅通過文字的抄寫、記錄和文稿起草做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，同時(shí)，由其經(jīng)手、處理的具有較高水平的文字材料，也為文書檔案提供了準(zhǔn)確的、豐富的、詳實(shí)的具有較高價(jià)值的原始資料。因此，較好的文字秘書的素質(zhì)修養(yǎng)，是文書檔案管理的重要基礎(chǔ)條件之一。

二、文字秘書同時(shí)應(yīng)該是一名優(yōu)秀的文書檔案管理工作者

由于人員編制和機(jī)構(gòu)設(shè)置的局限，許多機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的文書檔案管理都是由文字秘書兼職的。按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)又隸屬當(dāng)?shù)貦n案局領(lǐng)導(dǎo)，因此，文字秘書應(yīng)在遵循檔案管理必須堅(jiān)持黨性、實(shí)踐性和科學(xué)性的基礎(chǔ)上，按照文書檔案管理工作關(guān)于統(tǒng)一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)修養(yǎng)。