導(dǎo)語：企業(yè)行政機關(guān)文檔一體化管理研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

電子文件和電子檔案作為數(shù)字化信息系統(tǒng)的重要組成部分，從生產(chǎn)管理、處理和信息傳遞等方面入手，提出新的實施要求。此外，電子檔案的管理涉及的影響因素多，在一體化管理的過程中，需要進(jìn)行認(rèn)知度指導(dǎo)。如果系統(tǒng)化管理存在其他問題，則勢必造成不良影響，因此，在實施階段要凸顯出優(yōu)勢和關(guān)鍵，發(fā)揮現(xiàn)有系統(tǒng)的最大化作用，以符合指標(biāo)要求。

1企業(yè)行政機關(guān)文檔一體化管理概述

文件和檔案的管理一直是一體化管理的重點，如果不提前進(jìn)行文檔有序管理，則易造成異常影響。此外，檔案文書管理也比較復(fù)雜，檔案來源于文書，文書工作的質(zhì)量決定檔案工作質(zhì)量，根據(jù)文件管理和檔案的物質(zhì)需求和要求等，結(jié)合行政機關(guān)文件以及管理系統(tǒng)的要求等，實現(xiàn)一體化操作。為了滿足實施文件的需求，以系統(tǒng)化理論作為基礎(chǔ)，從系統(tǒng)化的角度入手，借助計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行操作，以符合理論指導(dǎo)要求。此外，機關(guān)文書的種類比較多，統(tǒng)籌規(guī)劃和指導(dǎo)很重要。統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)管理等符合要求，在系統(tǒng)化分析的階段進(jìn)行處理，一般情況下，采用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等能凸顯出優(yōu)勢[1]。企業(yè)行政機關(guān)在文書管理階段如何最大限度開發(fā)文件是關(guān)鍵，在一體化的管理和實施后，符合自動化系統(tǒng)要求。根據(jù)現(xiàn)狀和實施要求，需要了解現(xiàn)有的文件信息類型，結(jié)合檔案信息的相關(guān)指標(biāo)和共享程度等，最大限度進(jìn)行文件和檔案信息的管理。企業(yè)行政機關(guān)的一體化文檔管理在現(xiàn)有基礎(chǔ)上實施，必須提升工作效率，文檔一體化管理體現(xiàn)了行政機關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息程度，整體優(yōu)勢明顯[2]。

2企業(yè)行政機關(guān)文檔一體化管理現(xiàn)狀

根據(jù)當(dāng)前行政機關(guān)文案管理的具體要求，在整個工程中必須凸顯出管理的優(yōu)勢。企業(yè)行政管理有重要的意義，在實際文件落實的過程中，影響文檔一體化管理的因素較多，具體如下。2.1電子文件內(nèi)容變動大。電子文件是可以修改的，內(nèi)容變動大。文件修改后識別難度大，因此，把握原有的狀態(tài)難度比較大，根據(jù)文件類型和電子文件傳遞信息的類型等可知，需要做好元件的界定工作。電子文件在眾多的電子計算機上顯示后，便于進(jìn)行保存。在操作過程中需要提前進(jìn)行系統(tǒng)識別，此外，元件和復(fù)印件的種類多，在文件保存的過程中需要適應(yīng)新的環(huán)境。文件的長期保存需要掌握固定類型，結(jié)構(gòu)和格式等可能出現(xiàn)變動，電子文件不再是固定的形式，結(jié)合存儲載體和文件類型模式等，提前進(jìn)行分辨。2.2電子檔案管理人才匱乏。對電子文件、電子文檔以及歸檔后的文案進(jìn)行管理，需要工作人員掌握系統(tǒng)的實際類型。電子檔案管理需要人才支持，在信息收集、積累和整理的過程中，對企事業(yè)機關(guān)的具體管理有嚴(yán)格的要求，但是部分工作人員相關(guān)知識缺乏，導(dǎo)致整體管理現(xiàn)狀不容樂觀。2.3管理軟件有局限性。當(dāng)前在系統(tǒng)軟件管理的過程中，可能存在手工文件，增加了難度。結(jié)合一體化管理系統(tǒng)和其他要求等，可能存在重復(fù)性或者檔案不統(tǒng)一的現(xiàn)象。在智能性分析的基礎(chǔ)上，如何進(jìn)行安全評估很重要，軟件本身有局限性，導(dǎo)致檢索質(zhì)量差。2.4缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。長期以來，文件工作和檔案工作等采用的是分開管理模式，文件的類型比較多，在一體化實施中，需要掌握實際類型，如果存在管理難度大的情況，則發(fā)揮現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)模式的標(biāo)準(zhǔn)作用，提升檔案服務(wù)能力。但是在實施過程中存在缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象，管理難度大。

3做好企業(yè)行政機關(guān)文檔一體化管理系統(tǒng)工作的措施

針對當(dāng)前企業(yè)機關(guān)文檔管理過程中存在的各種問題，在后續(xù)實施過程中需要明確一體化管理的內(nèi)容和要求，只有按照系統(tǒng)要求進(jìn)行落實，才能提升穩(wěn)定性。以下對做好企業(yè)行政機關(guān)文檔一體化管理系統(tǒng)工作的措施進(jìn)行分析。3.1進(jìn)行分項目組織管理。結(jié)合組織形式和現(xiàn)有的管理案例要求，原有的項目管理存在很多問題，如果不提前進(jìn)行管理，則易出現(xiàn)異?，F(xiàn)象。分立管理符合要求，行政部門在實施過程中需要做好所屬關(guān)系對比工作，結(jié)合對應(yīng)的部門管理概況和文件以及檔案形式要求等，一體化管理后整體吻合率高。檔案的落實很重要，結(jié)合支持力度和配合情況等，文件和檔案工作可能存在失去平衡的現(xiàn)象，在一體化管理的階段，要掌握辦公自動化系統(tǒng)，政府網(wǎng)上管理的過程中，對涉及的辦公人員、機構(gòu)和制度以及辦公環(huán)境等需要進(jìn)行改革處理，機關(guān)檔案工作相對來說是適應(yīng)的，如果不及時進(jìn)行管理，整體上顯得比較滯后。3.2創(chuàng)新組織體系。結(jié)合現(xiàn)有的文件和檔案類型，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上確定行政關(guān)系和業(yè)務(wù)指導(dǎo)的隸屬關(guān)系。計算機系統(tǒng)的優(yōu)勢明顯，網(wǎng)絡(luò)通信作為當(dāng)前重要的手段，在現(xiàn)有管理基礎(chǔ)上需要適應(yīng)自動化新技術(shù)條件要求，以文件類型和生成等作為基礎(chǔ)，在知識經(jīng)濟時代，確定合適的事業(yè)管理制度。在各項管理體系創(chuàng)新管理的基礎(chǔ)上，了解范圍和趨勢，執(zhí)行現(xiàn)有的文檔管理流程是關(guān)鍵，以自動化系統(tǒng)為基礎(chǔ)，提前確定工作標(biāo)準(zhǔn)，約束各項行為，保證文檔管理的穩(wěn)定性[3]。3.3完善現(xiàn)有的業(yè)務(wù)規(guī)范。文檔一體化管理發(fā)展到一定階段后，需要進(jìn)行理論建設(shè)，政策指導(dǎo)建設(shè)符合要求，需要積極發(fā)揮理論形式的優(yōu)勢，導(dǎo)向作用明顯，在實施階段必須了解政策指導(dǎo)的具體作用，在標(biāo)準(zhǔn)化實施的階段，科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方式等符合業(yè)務(wù)形式要求，在各項業(yè)務(wù)指導(dǎo)的階段，明確文檔類型、協(xié)同作用評估很重要，根據(jù)文件生命周期和職責(zé)要求等進(jìn)行協(xié)調(diào)分析，保證業(yè)務(wù)內(nèi)容形式符合要求。尤其是工作人員，對企業(yè)行政機關(guān)的文案類型進(jìn)行歸納和整理、周期建設(shè)也是關(guān)鍵，在協(xié)調(diào)統(tǒng)一處理過程中確定自動化措施，滿足要求[4]。3.4樹立整體管理理念。根據(jù)辦公自動化的系統(tǒng)應(yīng)用要求，在當(dāng)前管理過程中，先進(jìn)的數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和傳輸工具等作為基礎(chǔ)，在機關(guān)行政管理的過程中，以計算機作為基礎(chǔ)，系統(tǒng)化的處理后能發(fā)揮信息共享的優(yōu)勢。文件、檔案一體化管理不只是在傳統(tǒng)的文書檔案管理領(lǐng)域，而是覆蓋各種職能部門產(chǎn)生的各種不同門類、不同載體的文件、檔案，通過綜合管理，充分發(fā)揮各個部門文件、檔案的整體效果。單位的文件和劃分等很重要，結(jié)合現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)形式和規(guī)范要求等，形成一個有機整體，各類文件系統(tǒng)管理能實現(xiàn)緊密銜接，數(shù)據(jù)共享也是關(guān)鍵，在當(dāng)前系統(tǒng)化管理的過程中明確文件類型，只有按照系統(tǒng)要求落實，才能符合要求。

4結(jié)語

文檔一體化管理以自動化系統(tǒng)為基礎(chǔ)，在實施過程中，如何凸顯出系統(tǒng)化的優(yōu)勢是關(guān)鍵。結(jié)合用戶需要和軟件系統(tǒng)的升級要求等，在軟件開發(fā)和應(yīng)用中，提前進(jìn)行維護和處理。結(jié)合成本評估和文案管理的內(nèi)容要求，對檔案進(jìn)行編輯處理。當(dāng)前文檔一體化管理的應(yīng)用范圍逐漸擴大，在運行和實施中需要了解一體化管理的具體作用，只有做好一體化管理工作，才能符合要求，促進(jìn)整體進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1]安娜.企業(yè)行政機關(guān)文檔一體化管理系統(tǒng)[J].電子技術(shù)與軟件工程,2015(10):59.

[2]黃曉薇.政府機關(guān)文檔一體與電子文件管理分析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報,2011(29):221.

[3]王彩榮.行政機關(guān)的文檔一體化管理[J].黑龍江史志,2011(12):44,48.

[4]王亞軒,鄭俠.淺談機關(guān)文檔一體化管理[J].黑龍江檔案,2017(4):42-43.

作者:王曉丹 趙強 胡衛(wèi)震 單位:海洋石油工程股份有限公司