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一、當前文檔管理中存在的主要問題

1.上交文檔不及時，文檔質(zhì)量不高。有的教師歸檔意識差，平時沒有整理資料的習慣，到交文檔的時候常常找不齊資料，甚至找不到該交的資料，總是一拖再拖，嚴重地影響了文檔質(zhì)量。

2.教學日歷馬虎，沒有創(chuàng)新意識。教學日歷是課程文檔中的一項重要內(nèi)容，主要考察教師一周的教學任務安排，要求教師把每周所教的內(nèi)容和要達到的教學效果簡明扼要地用英文表達清楚。有的教師對教學日歷不重視，在表中只是羅列了教材上的一些章節(jié)，而沒有具體的教學內(nèi)容、教學目標及具體的實施計劃，從中根本看不出學生這個學期要學到什么和能做什么。

3.試卷雷同，不利于學生的進步。有的教師每年教同一門課，結(jié)果每一年出的試卷都雷同，頂多把題的次序改變一下。其實試題完全可以出得靈活些，除考察一些重要知識外，更要綜合測試一下學生分析問題、解決問題的能力。每一年的形勢都有發(fā)展和變化，所以教學內(nèi)容和試卷也必須相應地變化。

4.成績單評分隨意，不符合管理的嚴肅性。成績單的考核標準一般由管理人員根據(jù)教學大綱上的考核要求制訂，由于教學大綱由國外合作院校制訂，考試（Test）的次數(shù)相對頻繁，這對中國學生來說并不合適，于是和外方商量，減少正式考試的次數(shù)而改為課堂測試（Quiz）或作業(yè)（Assignment）的形式來彌補，給學生更多的發(fā)揮空間。但有的教師圖省事，取消原有的期中考試（Mid-termTest），把其占有比例增加到平時考勤分中；還有的甚至把所有考試包括期末考試（FinalExam）都取消，而全部以作業(yè)的形式來打分，使學生的成績來得太容易，增加了管理工作的難度。

5.非講座型課程及機房上課課程的資料匱乏。非講座型課程，如口語課程、研討會、技術(shù)論文等，往往文檔不齊全，有的甚至沒有建立文檔，這時也要用盡可能多的資料說明如何完成目標和進行測試的。有的課程比如電子商務、電算會計系統(tǒng)、財務管理計算機應用等課程是在機房上的，通過在電腦上安裝相應的軟件指導學生完成所有的作業(yè)和考試，所以相應的文檔資料就比較欠缺。

二、加強文檔管理工作的措施

1.做好宣傳和普及工作，強化歸檔意識，提升文檔質(zhì)量。由于人們對文檔管理的重要性認識不足，往往造成文檔管理的邊緣化，不被重視。文檔管理人員要積極做好宣傳和普及工作，讓更多的人意識到檔案工作的重要性，支持文檔工作，形成良性循環(huán)。課程文檔作為一種日常交流的重要依據(jù)和工作成果的總結(jié)，文檔管理人員必須遵循“事前指導，事中監(jiān)督鑒別、檢查審核，事后整理、歸檔”的工作流程，以確保文檔的質(zhì)量，尤其對新任課的教師來說，做好事前指導工作十分重要，他們可以借閱以前的文檔進行參考。針對平時疏忽整理而臨時匆忙應付的情況，可以采取“預存檔”的方法，工作落實在平時，把教學計劃、個人簡歷以及平時的考試和作業(yè)等選取三份（好中差各一份）先行放入檔案袋中，到了期末只要選取期終考試的好中差樣卷三份并填寫好成績分析評價表，最后再仔細檢查一遍交給文檔管理人員，這樣就可以起到事半功倍的效果。文檔質(zhì)量的好壞會給后人以示范效應，好的示范會帶動后來者做的文檔質(zhì)量越來越高，而不好的示范則起到相反作用。

2.樹立與時俱進的服務意識，加強創(chuàng)新意識，提升文檔管理人員的素質(zhì)。文檔管理人員必須積極、主動、有意識地從多渠道收集有價值的檔案資料，時刻關(guān)注學院發(fā)展的最新動態(tài)，牢固樹立及時立卷歸檔的意識。文檔管理人員同時還要不斷提高自身的政治素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)，提供高效、便利、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務，使教職工從利用檔案信息的親身經(jīng)歷中認識到檔案工作的重要性，消除對檔案工作的偏見和誤解。

3.依靠領導支持，健全和完善文檔管理制度。檔案工作離不開領導的關(guān)心和支持，文檔管理人員必須及時主動地向領導匯報工作，虛心聽取領導的批評和建議，努力把工作做得更有序、更科學、更系統(tǒng)、更規(guī)范。同時健全文檔管理制度，完善借閱制度。

4.建立內(nèi)部審核制度，建立并完善激勵機制。由教務部管理人員和部門領導組成內(nèi)部審核小組，對課程文檔進行一年一度的仔細審核，分別召開外教會議和中教會議，對優(yōu)秀文檔進行表彰，并給予一定的獎勵，使每位教師更加重視文檔工作，從而不斷提高教學質(zhì)量。

5.開展文檔管理研討會，開拓管理思路。文檔管理工作需要管理人員和教師之間的相互配合才能完成得好。召開教師座談會，大家獻計獻策，探討課程文檔管理方面的問題，由教學經(jīng)驗豐富的老師對教學大綱提出適當?shù)男薷囊庖?，并與外方商討如何進行改進，以便更有利于中國學生的學習。

6.學習先進管理手段，提高工作效率?，F(xiàn)代信息化手段越來越發(fā)達，將文檔管理的某些常規(guī)資料納入教務信息管理系統(tǒng)的平臺，可以減輕工作量、減少紙張浪費、方便教師自行下載，極大地提高了工作效率，使中外合作辦學的文檔管理工作更加適應信息化、現(xiàn)代化和科學化管理。

常言道：細節(jié)決定成敗。管理無定式，事事皆學問。作為一項心思縝密的工作，文檔管理是中外合作辦學中的一種不可或缺的教務管理手段，高等教育國際化給高校人才體系、培養(yǎng)標準、培養(yǎng)模式帶來了一系列的變化，探索一種適應新形勢和新挑戰(zhàn)的文檔管理手段勢在必行，以使中外合作辦學可持續(xù)穩(wěn)定地發(fā)展下去。

作者：錢曉瀾單位：江南大學