導語：如何才能寫好一篇文檔管理解決方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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1、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析

學校檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢

哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：

一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現象較多。

二是案卷標題不規(guī)范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。

三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。

四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現。

五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊畬W校檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國學校檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

2、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。

2.1 全面普查案卷，去糟取精

這是實現檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的學校檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

2.2 重新組合案卷實現案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

2.3 結合本館實際規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規(guī)則》為依據，并從自己的實際情況出發(fā)根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

2.4 統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。

2.5 規(guī)范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。

3、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1 分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

3.2 分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

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隨著計算機的廣泛普及，當前各單位積極使用計算機進行業(yè)務設計，在一定程度上也使用計算機開展科學活動。隨著我國現代化建設進程的逐漸推?M，社會中科技建設項目越來越多，造成科技檔案數量越來越多、種類越來越繁雜，傳統(tǒng)使用的手工檔案管理手段無法滿足社會需求，因而建立了管理系統(tǒng)，借助自動化、數字化、網絡化的檔案系統(tǒng)進行科技檔案管理。本文結合當前該管理系統(tǒng)的應用現狀，詳細分析了該管理系統(tǒng)運行問題的解決方法，這有助于社會發(fā)展。

二、科技檔案概述

科技檔案是科學技術檔案的簡稱，它主要是指在基本建設自然科學研究以及生產技術等活動中形成的證書、圖表、圖紙、聲像資料、文字材料以及計算材料等。這些資料不僅是我國進行相關科學活動的有效記載，同時也是眾多科學技術人員智慧的結晶以及勞動的成果，是我國開展有效經濟建設的主要依據。任何一項技術的發(fā)展都離不開對原有科技活動的分析，只有全面地記錄科技檔案、有效地管理科技檔案，才能使其為我國經濟建設以及科技水平的發(fā)展提供有力支持。[1]從當前社會的發(fā)展情況來看，各科學技術研究部門工作量越來越大，且當前研究手段越來越多，研究結果所能夠呈現出的形式也實現了多樣化。基于此，要想更有效地保存和管理有價值的科技檔案，相關單位就需要加強對科技檔案管理工作的重視，建立完善的科技檔案管理系統(tǒng)。

三、科技檔案管理方式的發(fā)展歷程

科技檔案管理方式主要經歷了三個發(fā)展歷程：一是手工管理方式。這種方式是當前使用時間最長的一種科技檔案管理方式，但是該種方式具有管理效率低、管理消耗成本大、不易檢索與維護的缺點，它主要是通過借助科技檔案管理人員的力量，在了解每一項檔案的實際內容后，將檔案進行分類，同時對檔案的主題進行記錄，并將檔案進行有效的管理。[2]由于手工方式管理的檔案為紙質版檔案，不便于保存以及備份，特別是當檔案出現丟失情況時，紙質版檔案無法有效找回，因而管理效率相對較低。二是計算機中心管理。該種方式有效地結合計算機管理方式與手工管理方式，通常相關部門會將科技檔案管理工作分配給專人，使其運用計算機進行檔案的單機管理，因此該種管理方式也被稱為信息孤島式管理方式。雖然該種管理方式與手工管理方式相比，具有檢索方便的優(yōu)勢，但是同時也具有安全性低、共享性差、管理效率低的缺點。三是分步自助式計算機檔案管理方式。為了有效地彌補以上兩種方式的不足，在科學技術水平不斷提高的基礎上，人們提出了分步自助式計算機檔案管理方式，使用該種方式可以借助專門的檔案管理軟件，實現對科技檔案的集中管理。它不僅擁有共享性強、安全性高的特點，同時還能夠節(jié)省檔案的管理時間，提高科技檔案的管理效率。

四、科技檔案管理系統(tǒng)運行問題的解決方案

（一）明確并滿足社會對科技檔案管理系統(tǒng)的需求

雖然當前在使用專業(yè)性強的科技檔案管理軟件后，與以往相比，管理效率得到了有效提高，檔案安全性也得到了提高。但是在各科技部門工作量逐漸增加、科技活動越來越多的基礎上，科技檔案管理系統(tǒng)無法有力支持檔案管理工作，因而需要加以改善。筆者在分析當前使用的科技檔案管理系統(tǒng)后，建議要想使其能夠得到更有效的利用，首先就要明確社會對科技檔案管理系統(tǒng)的需求，并在此基礎上找出滿足社會需求的方法。

現階段社會對檔案管理系統(tǒng)的需求主要包括以下幾方面：一是需要嚴格按照國家檔案管理條例及相關規(guī)定進行分類，并對檔案中所包含的數據進行有效的分析；二是科技檔案數據需要提交給相關的技術質量處理部門，在其進行審核編排以后，才能將檔案資料傳至科技檔案數據庫，以完成檔案數據的輸入工作；三是在檔案錄入數據庫完成歸檔前，科技檔案管理系統(tǒng)需要明確該檔案是否全面，保證科技檔案的全面性，促使后期能夠得到有效的利用；四是明確劃分檔案每一個級別的名稱，提高后期檢索的效率；五是完善數據統(tǒng)計功能，使檔案文件數目、檔案數據量大小以及檔案使用頻率可以得到體現；六是適合的科技檔案交互界面，使其能夠滿足相關人員的使用需求。

（二）優(yōu)化科技檔案管理系統(tǒng)模塊以及功能設計

在分析當前所使用的科技檔案管理系統(tǒng)后，筆者建議需要優(yōu)化科技檔案管理系統(tǒng)中以下幾個模塊：一是基本模塊，該模塊主要負責檔案瀏覽以及系統(tǒng)設置工作，在優(yōu)化該模塊時，需要全面分析當前其存在的程序化不足問題，從而明確檔案管理人員以及用戶在使用過程中擁有的權限，促使其可以為科技檔案管理人員提供有力的管理支持，同時也為科技檔案使用者提供有效的檢測環(huán)境；二是科技檔案歸檔模塊，只有將檔案進行有效的歸檔才能保證后期的使用效率，因此系統(tǒng)完善人員需要使用戶能夠在自身檔案提交客戶端上完成數據歸檔工作，促使科技檔案歸類更加準確；三是數據統(tǒng)計模塊，該模塊主要是檔案管理部門使用，通過這個模塊可以更加了解各檔案的使用情況，從而做好科技檔案的統(tǒng)計工作；四是借閱模塊，保存檔案的主要目的不僅是記錄當時的科技活動，更是為后期工作提供有力的資料支持，因此需要完善當前借閱管理模塊，使用戶可以借助該系統(tǒng)完成檔案借閱以及歸還操作，同時也使檔案管理人員借助該模塊可以查看到借閱信息。在完善以上模塊后，科技檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化人員還需要結合每一個模塊的功能做好其功能設計工作，促使該系統(tǒng)能夠發(fā)揮出更大的作用。

（三）做好科技檔案管理系統(tǒng)數據庫的設計與維護工作

通過上文的分析，我們能夠了解到當前所使用科技檔案管理系統(tǒng)時，其存在的最嚴重問題為科技檔案管理系統(tǒng)數據庫不夠完善，現階段科技檔案數量越來越多，相關技術人員在完善系統(tǒng)時需要強化對數據庫的設計，一方面需要擴大當前所擁有的數據庫，另一方面需要做好數據庫的維護工作。在完成數據庫設計與維護后，信息系統(tǒng)需要擁有更強的數據分析能力，促使數據庫能夠更有效地包含相關單位所提供的科技檔案信息。除此以外，由于當前科技檔案所存在的形式相對較多，因此為了保證科技檔案管理系統(tǒng)能夠更有效地打開所有形式的檔案，并對其進行分析與數據處理，這就要求科技檔案管理人員以及用戶需要擁有瀏覽其他格式文件的軟件。

建立完善的科技檔案管理系統(tǒng)數據庫，有助于檔案管理系統(tǒng)更有效地運行，其能夠為使用人員提供更有效地保管與查詢服務。只有高效地做好檔案管理統(tǒng)計工作，才能為科學技術的發(fā)展作出貢獻。

五、結語

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關鍵詞：人事檔案 管理 突出問題 解決方法

1.醫(yī)院人事檔案管理存在的突出問題

1.1對人事檔案管理的重要性認識不夠

人事檔案工作是一項默默無聞的工作，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績。單位的領導就認為檔案工作不如其他工作重要，沒有把檔案工作擺到應有的位置，出現那種要用時想到、不用時不要、考核檢查時才突擊整理的現象，檔案意識淡薄，認識不夠，自我宣傳不夠，歸檔意識不強，服務意識不強等，導致了人事檔案工作一直處于被動應付的狀態(tài)，難以高質量地為干部隊伍建設服務。

1.2醫(yī)院人事檔案管理制度不健全

在醫(yī)院管理中，大多數醫(yī)院一般都按照衛(wèi)生部門要求制定了適用于本院的較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責則較少，沒有相關的制度和檢查考核措施。在醫(yī)院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核。制度的不完善必然會導致管理工作的不到位甚至漏洞百出。

1.3檔案內容完整程度不夠

內容完整是一份人事檔案基本的要求。近年來，人事檔案的重要性越來越被人們忽視，檔案填寫及收集過程中的漏洞也越來越多的出現，表現在缺乏必要的反映個人基礎信息的表格，缺乏反映個人工作能力和實績的動態(tài)信息資料，一些職務、職稱晉升、工資變動等連續(xù)性信息出現斷檔等。

1.4醫(yī)院人事檔案管理人員素質參差不齊

檔案管理人員素質的高低對檔案管理水平有著至關重要的影響。目前，人事檔案專業(yè)人員在業(yè)務水平、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時展的要求懸殊較大。表現為專業(yè)出身的人員少、專業(yè)知識老化、知識結構不合理、學歷低、年齡大、現代科學知識貧乏，及高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些已不適應新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。

1.5人事檔案材料收集困難

因檔案意識不強，在檔案管理的實際工作中，檔案材料形成部門不能及時將形成的檔案材料交與檔案管理人員。檔案管理人員對材料的整理與收集也缺乏應有的主動性與積極性，相當一部分工作人員沒有經過正規(guī)的檔案管理培訓，缺乏主動開發(fā)利用檔案信息的意識，缺少為醫(yī)院提供系統(tǒng)性材料與決策依據的意識。

2.人事檔案管理存在問題的解決方法

2.1加大宣傳力度，努力提高全員檔案意識

采取多種措施宣傳人事檔案相關的知識，增強員工對人事檔案管理的了解和支持。檔案管理部門要積極參與醫(yī)院的人事政策調整、人才選拔、工資晉級、職務晉升等項工作，以優(yōu)質的服務獲得職工的認知，促使更多的人員了解人事檔案。讓廣大職工要樹立“人事檔案關系到每一名職工，人事檔案是自我形象”的意識，為提高人事檔案質量貢獻自己的力量。

2.2抓隊伍建設，提高管檔人員素質

檔案人員的素質對人事檔案管理工作十分重要，直接關系到檔案管理的水平和效率。檔案管理人員要牢固樹立愛崗敬業(yè)精神，要安心本職，發(fā)揚檔案人員長期吃苦耐勞，默默無聞、淡泊名利、甘于奉獻的精神。醫(yī)院應挑選政治素質好、品行佳、工作認真負責、踏實肯干的人員充實到檔案管理的隊伍中來，并對他們定期進行崗位培訓，包括檔案管理的業(yè)務知識與計算機應用方面的技術培訓，以提高檔案業(yè)務知識和管理水平。

2.3積極探索人事檔案管理工作的新思路、新方法

在市場經濟條件下如何使人事檔案為人力資源管理發(fā)揮最大效能，為醫(yī)院人才隊伍建設、職稱聘用、選人用人方面提供決策服務。首先，樹立科學發(fā)展觀，重視和加強人事檔案管理工作；其次，積極推進醫(yī)院人事檔案管理法制化建設，制定符合醫(yī)院實際的人事檔案信息收集、整理、開發(fā)、利用的法律法規(guī)和政策；最后，積極推進醫(yī)院人事檔案管理信息化建設，人事檔案電子信息化管理，改變過去傳統(tǒng)的以手工操作為主的繁重、瑣碎的管理方式，把管理人員從手工勞動中解放出來，提高工作效率。

參考文獻：

[1] 黃利華，淺論如何加強醫(yī)院人事檔案管理促進人才選撥[J].企業(yè)家天地，理論版，2008,8.

[2]吳敏,當前人事檔案工作中出現的問題及對策[J];四川檔案;2006年04期

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【關鍵詞】工程項目 檔案管理 問題 方法

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

工程項目檔案管理中存在的主要問題

檔案管理制度不健全，檔案管理意識不強

隨著國家相關建設工程法規(guī)和檔案規(guī)范的出臺，部分建設單位和施工單位對工程檔案的認識有所提高，但仍有相當一部分單位由于過于追求經濟效益，將工作重點放在質量、進度上，檔案管理意識淡薄，對檔案管理工作重視不足，沒有形成健全的檔案管理制度體系，沒有將項目文件的形成、收集和管理列入建設項目計劃，工程項目檔案從形成到竣工驗收的整個過程沒有完善的標準制度加以保障；或者是有制度，卻執(zhí)行不力，缺乏監(jiān)管。因此，常常出現在工程竣工時，才抽調人力、物力，突擊編制和補充項目文件，以應付驗收的情況，導致歸檔的工程項目檔案真實性、準確性、系統(tǒng)性不足，甚至是一些重要文件丟失，影響檔案的整體利用價值的發(fā)揮。

2．檔案管理職責不清，檔案管理人員業(yè)務水平低

目前，相當一部分施工單位或項目部壓縮編制，沒有建立專職的檔案管理人員隊伍，檔案管理崗位多以兼職的為主，甚至臨時抽調，因此檔案人員業(yè)務素質偏低，檔案工作職責不清，檔案管理不到位。主要表現在，一是兼職檔案人員崗位職責描述中沒有檔案管理工作，因此不能專心于工程項目文件管理，對檔案工作往往兼而不顧，工作不到位。二是檔案人員往往由新入職的年輕技術人員兼任，流動性較大，造成工程項目檔案工作連續(xù)性不強，甚至存在檔案無人管理的現象。三是兼職檔案人員一般身兼數職，或是臨時抽調，檔案業(yè)務知識積累不足，難以適應項目檔案管理的需要。

3．項目文件質量不高，影響檔案作用的充分發(fā)揮

工程檔案來源于項目文件，項目文件的質量決定了項目檔案的質量，由于對工程項目檔案缺乏應有的重視，對項目檔案在工程建設管理和今后改擴建，以及維護合法權益中所起的重要作用認識不足，工程項目檔案普遍存在質量問題。一是項目文件形成質量不高，內容填寫不真實，漏項較多；簽章手續(xù)不全；竣工圖變更不到位等。二是文件多是復制件，清晰度差。三是移交的項目文件不夠齊全、完整。四是目錄編制不夠規(guī)范，案卷質量不高。這些現象導致工程檔案不能真實反映工程建設實際情況，不能有效發(fā)揮其依據和憑證作用，為今后的管理和利用帶來困難。

二、存在問題的解決辦法

1．加強宣傳，提高檔案意識

工程建設項目檔案是工程建設人員花費大量心血形成的，工程建設項目檔案不僅是工程項目建設的歷史記錄，更是工程項目建設經驗和技術的結晶，直接反映工程項目建設的成果。從這個意義上來說，工程管理、施工、監(jiān)理等相關單位應把工程項目檔案工作作為一個重要的基礎工作來抓，加強檔案宣傳，提高領導、技術管理人員的檔案意識及檔案工作自覺性。

在項目開工前，組織參建各方技術管理人員進行檔案法規(guī)和檔案基本知識的學習，了解檔案的價值和檔案工作的意義，增強技術管理人員對項目檔案重要性的認識，為提高竣工檔案質量打下思想基礎。

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關鍵詞 干部人事檔案管理 問題 原因 途徑與方法

一、干部人事檔案的概述

干部人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在實際工作中培養(yǎng)、選拔、任用干部所形成的，記載干部個人經歷、思想、品德作風、專業(yè)能力、工作表現及業(yè)績等內容的文字材料。干部人事檔案管理是組織檔案管理的一個重要內容，在組織的日常工作中占據重要地位并發(fā)揮著重要作用。

二、干部人事檔案存在的實際問題

（1）歸檔內容不全面，不完整，不規(guī)范。具體表現在：一是各種案卷材料填充不完整，出現前后脫節(jié)現象，該填寫的重要內容出現空缺，給檔案的實際利用增加了難度，出現模棱兩可的現象。二是所形成的檔案材料大小不夠規(guī)范，大小長短不一，現行的公文材料主要用紙為標準的A4紙，紙張的不統(tǒng)一，直接給裝訂帶來了麻煩，而且使案卷整體上影響美觀，最終造成了客觀上的不規(guī)范。三是有些需要用章的材料沒有蓋組織人事部門或單位的公章，形成的材料不夠嚴謹，還有需要必須說明的事項沒有給予不要的解釋說明，這些都構成了案卷資料的不完整不規(guī)范。四是該歸檔的諸多重要的人事材料沒有歸入人事檔案，而不該歸入人事檔案的屬于文書檔案歸檔范疇的材料卻歸入了人事檔案中。筆者在實際工作中就遇到了很多諸如大學生畢業(yè)分配的派遣證和干部介紹信（工作分配）就歸入文書檔案中的現象，諸如此類的例子不勝枚舉，給實際工作造成了許多不必要的麻煩;此外檔案資料短缺的現象也十分突出，有的已經成為歷史遺留問題，到底是什么原因沒有及時歸檔，這其中的原因有很多，隨著時間的推移，最終說不清道不明。以上這些干部人事檔案管理工作中存在的問題嚴重地影響了干部人事檔案的質量、準確性與完整性，給組織的人事檔案管理利用工作造成了很大的影響，有待加強與完善。

（2）歸檔內容前后不一致，突出地表現在“三齡一歷”問題上在單位，經常聽到有人問到退休的問題，有的說某某人明年就退休了，本人說還有三年才能退休;還有的說某人還有兩年退休，而本人說明年就退休了，從這街談巷議的談論中，我們不難想到這里有一個問題，為什么一個人的退休問題有這么多的不一致呢？還有的設計到參加工作時間的問題，也就是工齡問題，國家人事政策明文規(guī)定，35年以上工齡的工作人員退休時退休工資比例為90%，而30年以上35年以下退休工資比例為85%，就此圍繞工齡問題產生了許多不合理，不明確，等違規(guī)問題，這也暴露出干部人事檔案管理工作中出現的種種弊端，造成了干部人事檔案資料的失真，從而影響到干部人事檔案的“生命”與質量。

三、干部人事檔案管理工作中產生問題的原因

（1）單位、組織人事部門對人事檔案管理工作缺乏應有的重視，管理松懈，工作力度不夠。

（2）廣大干部職工對干部人事檔案管理工作的漠視，在填寫各類表格、材料過程中，主觀隨意性大。在實際到個人事項的各類表格、材料中，常常以個人意志為轉移，不注重對錯，想怎么填就怎么填，不聞不問，甚至某些人處于某種目的或利害有意而為之。

（3）干部人事檔案管理工作者素質不高，工作意識不強，主觀意志淡漠，在實際工作中沒有盡到應盡的職責和義務。此外，還有一種情況就是從事干部人事檔案管理工作的人員不是檔案專職工作者。

（4）弄虛作假，現象頻出。年齡造假、工齡造假、學歷造假現象的泛濫，甚至“人質檔案”的出現，給干部人事檔案管理工作造成極大的傷害，對干部人事檔案制度的嚴肅性、準確性與唯一性收到了嚴重地沖擊，對新時期、新形勢下干部人事檔案管理工作的開展產生了嚴重地阻礙與干擾，有待解決。

四、解決的途徑與方法

（1）領導，組織予以重視，并建立有效地干部人事檔案管理工作體制建立健全組織機構，加強對干部人事檔案管理工作的領導與指導強化組織紀律，明確職責，安排聘任有高度責任心和敬業(yè)精神，工作認真負責，嚴謹細致的檔案專職工作者來本崗位工作。

（2）加大培訓力度，培養(yǎng)與建立專業(yè)化的檔案人才隊伍建設提高檔案工作者的綜合素質，加強對其的培訓，注重對其專業(yè)工作能力和思想道德品質的培養(yǎng)，并落實與提高檔案工作者的待遇，促使其以高度的責任心、過強的專業(yè)工作能力和良好的思想行為方式對待自己的本職工作。

（3）檔案專職工作者要認真對待本職工作，嚴格履行保密工作制度，并采取有效地獎懲約束機制，做到獎優(yōu)罰劣，從根本上杜絕弄虛作假、行為的發(fā)生在實際工作中，檔案專職工作者要認真對待本職工作，應對每個年度的歸檔材料進行認真的檢查、核對，通過甄別，發(fā)現不合理之處，要及時通知當事人加以改正，是檔案資料保持前后一致性，真實性與唯一性;檔案工作是一項保密性工作，該說的地方要明確說明，不該說之處堅決予以保密;針對“三齡一歷”問題，要堅決杜絕檔案工作者與當事人之間弄虛作假，的行為，強化責任與紀律，采取獎懲機制，查出問題，絕不姑息，要追究相關當事人的責任，從根本上遏制和消除此類現象與行為的發(fā)生與蔓延，還原檔案管理工作嚴謹，準確，公平，公正的工作實質。

干部人事檔案管理工作時一項長期、艱巨、復雜的工作。尤其是在新時期，新形勢下，針對干部人事檔案工作提出了一些新問題、新要求，需要結合實際，去不斷地學習、摸索與改進，使干部人事檔案管理工作向著健康的方向有條不紊地開展。

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本課題的主旨在于探討并研究如何在通用操作系統(tǒng)的不安全環(huán)境下找出一種相對安全的辦公文檔管理機制，以保證在其內部管理的數據不被竊取、篡改以或損毀，并將其用于辦公文檔管理實踐； 來獲得一個“可用的辦公文檔管理系統(tǒng)”。采用適配器模型實現了文檔在內存與數據庫之間、明文與密文之間完美的遷移和譯碼；采用C# DoNet作為開發(fā)語言并配以輕型但強大的第4代對象型數據庫――“db4o”作為數據存儲和緩沖支持；使用自定義的可交換文件格式進行對外數據分發(fā)；仿資源管理器式的文檔管理用戶接口配合OLE容器式的文檔編輯視圖，使用戶的所有操作如同在（Windows + Office）環(huán)境下操作文檔一樣便捷。

【關鍵詞】 Framework C# Windows Form 適配器模型

1 引言

自從計算機數據存儲的產生之時起，一直有一個重要的問題被諸多學者所關注，那就是數據的安全；隨著計算機應用的發(fā)展，數據安全的具體體現方式也變的多樣化；作為計算機對現代辦公最為重要的一個方面，文檔辦公過程中的數據安全也變成了計算機應用領域急需須解決的問題之一，自從辦公自動化的概念提出以來，這一問題更在計算機數據安全問題中顯得尤為重要，無數的學者提出了多種辦公文檔安全管理解決方案；其中不乏優(yōu)秀者，但由于辦公環(huán)境的多樣化，以及為了經濟利益而進行的各自為政式的開發(fā)，使得多系統(tǒng)間協同辦公的安全性問題變得越來越難以處理。

雖然這一課題的研究存在著多種障礙，但是如果這一問題不解決，則計算機輔助辦公的前景堪憂。

2 系統(tǒng)可行性分析

技術上的可行，若要實現文檔數據安全，其最主要要解決的問題在于如何可以使如Word或Excel等商業(yè)性辦公軟件放棄磁盤文件而在數據庫中存儲數據；而Word或Excel是支持OLE自動化的，而其本身即是OLE管理端也是OLE用戶端，也就是說他本身是一個純粹的OLE對象，針對于以上事實我們可以將其通過OLE自動化嵌入的方式植入我們自己的系統(tǒng)，實現對Word及Excel的（內存-數據庫）操作將可能成為現實。根據以上分析認為該系統(tǒng)在技術上完全可以通過以上技術和軟件來實現的，故技術上是可行的。

經濟上的可行， ODS是一款超輕型的系統(tǒng)，其整個解決方案的部署僅需要不超過1MB的磁盤空間；其采用的數據庫管理系統(tǒng)db4o不但是完全免費的第4代數據庫管理系統(tǒng)，其在性能上更是優(yōu)越，它就像一個開源系統(tǒng)一樣，可以實現零成本運營，所以在經濟上更具有完好的可行性。

3 系統(tǒng)的總體設計

3.1 總體設計的任務和設計原則

從系統(tǒng)開發(fā)的角度出發(fā)要完成兩個首要設計任務；其一、針對系統(tǒng)分析中所制定的系統(tǒng)模型按部署和功能設計用戶操作接口（圖形化用戶界面）；其二、將系統(tǒng)分割成層次結構，使每一部分完成簡單的功能并且各個部分之間又保持一定的關系，使系統(tǒng)詳細設計與開發(fā)階段可以基于這個功能的層次結構把各個部分組合起來成為系統(tǒng)。

3.2 用戶圖形化操作接口設計

根據系統(tǒng)分析中得出的部署模型，解決方案中一共包含4個項目，分別為數據交換協議、文檔管理器、數據服務器和分發(fā)控制器。其中數據交換協議為動態(tài)鏈接庫項目，內部不包含用戶接口；服務器是后臺程序對外只有任務欄通知菜單沒有用戶接口；分發(fā)控制器中有一個外置的查看器與編輯器合一的用戶接口（Editer）。

4 系統(tǒng)開發(fā)的相關技術

4.1 db4o介紹

db4o 是一個開源的純面向對象數據庫引擎，對于 Java 與 .NET 開發(fā)者來說都是一個簡單易用的對象持久化工具，使用簡單。

4.2 開發(fā)語言C#

C#是微軟公司的一種面向對象的、運行于.NET Framework之上的高級程序設計語言。C#看起來與JAVA有著驚人的相似；它包括了諸如單一繼承、接口、與JAVA幾乎同樣的語法和編譯成中間代碼再運行的過程。但是C#與JAVA有著明顯的不同，它借鑒了DELPHI的一個特點，與COM（組件對象模型）是直接集成的，而且它是微軟公司.NET Windows網絡框架的主角。

4.3 Linq

語言集成查詢 （LINQ） 是 Visual Studio 2008 中的一組功能，可為 C# 和 Visual Basic 語言語法提供強大的查詢功能。LINQ 引入了標準的、易于學習的查詢和更新數據模式，可以對其技術進行擴展以支持幾乎任何類型的數據存儲。

5 結論

從系統(tǒng)的研究和實踐工程的實現效果來看，系統(tǒng)不但已經滿足預期設計的研究和實踐任務，還在現實意義的指導下對原始方案進行了系統(tǒng)性的完善和性能優(yōu)化。本次研究工作實踐的產品（辦公文檔安全管理系統(tǒng)：ODS）不但具有最先進的辦公文檔安全管理機制，而且更具有其它現行同類系統(tǒng)無法提供的諸多優(yōu)秀特點，如：采用適配器模型實現了文檔在內存與數據庫之間的直線傳輸避免了由于病毒或黑客攻擊對文檔安全的威脅；采用OLE自動化技術實現文檔辦公系統(tǒng)嵌入，并配合權限控制機制內容級安全策略；使用分布式數據存儲方式使得數據在理論上具有足夠強度的物理抗性；使用流對象式強過程邏輯加密算法，使得數據在網絡間傳輸過程的安全性同樣得到了有利保障；使用自定義文件格式的強密文存儲進行數據分發(fā)，并附帶有分發(fā)權限，使得數據分發(fā)的安全性得到有效控制；使用Windows資源管理器和Office內嵌式用戶接口界面使用戶感到系統(tǒng)原生的存在于辦公作業(yè)中；采用第4代數據庫db4o實現可以應用于任何辦公人群的超輕量級系統(tǒng)。

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作者簡介

鄭謙（1982-），山東省安丘市人。大學本科 學歷?，F為中國人民93010部隊89分隊助理工程師。研究方向為網絡信息安全。

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管理資產有成效

EAM作為資產管理的軟件，對于資產密集型的電力行業(yè)來說，有積極的意義。

作為典型的資產密集、產品單一、對生產維修過程及其安全極為關注的大亞灣核電站，1998年結合當時嶺澳核電站生產準備信息化規(guī)劃工作需要，成立了由生產維修和信息技術部門組成的前期規(guī)劃小組。經過全面調研和系統(tǒng)評估，最后選擇了EAM中的代表性產品MAXIMO軟件。評估認為MAXIMO所蘊涵的管理理念和流程功能基本符合大亞灣核電站維修管理需求，可以成為大亞灣核電站生產維修管理信息系統(tǒng)（COMIS）的基礎平臺。經過公司上下各方面19個月的艱苦努力，COMIS系統(tǒng)于2000年4月正式投產。在2000年7月11日與MRO軟件公司、中國電機工程協會一起舉辦的廣東核電生產管理信息系統(tǒng)COMIS研討會上獲得了全國多家知名電力企業(yè)的一致好評。

四年的應用實踐表明：COMIS采用了EAM中以資產和設備數據庫為基礎，以工作票的提交、審批、執(zhí)行為主線，以設備缺陷處理、預防性維修、預測性維修等幾種模式，將采購管理、倉庫管理、人力/工具等資源管理有機地集成的管理體系，結合核電設備和維修管理的特點和需求，已經發(fā)展成為集核電站資產、設備、維修活動成本信息收集的數據平臺，在核電站維修工作過程管理、預防性維修管理、設備管理、倉儲管理、標準工作包管理、人員工種管理、工作日歷管理、服務合同管理、專用工具與通用工具管理中得到切實的應用，成為核電站日常生產和大修管理過程中不可缺少的重要管理工具。

并非信息化全部

EAM是核電站信息化的重要內容，但決不是全部。

作為一個發(fā)電企業(yè)，大亞灣核電站信息化管理系統(tǒng)除了核電資產管理（上述COMIS管理內容）信息系統(tǒng)以外，還包括其他幾個重要的信息系統(tǒng):財務管理信息系統(tǒng)、人力資源管理信息系統(tǒng)、電站運行管理和技術支持信息系統(tǒng)、計算機輔助隔離信息系統(tǒng)、復合文檔管理信息系統(tǒng)、公司經營管理綜合信息系統(tǒng)等。

因此，EAM是核電站信息化的重要內容，但決不是全部。

從1998年以來，廣東核電除了緊緊抓住核電資產管理（EAM/COMIS）項目以外，同時積極按照五年管理改進計劃的要求，采取以企業(yè)自身為主聯合開發(fā)和自主維護的策略，先后組織完成了財務管理信息系統(tǒng)FMIS、人力資源管理信息系統(tǒng)、計算機輔助隔離信息系統(tǒng)、復合文檔管理信息系統(tǒng)、電站運行管理和技術支持信息系統(tǒng)和公司經營管理綜合信息系統(tǒng)等重要子系統(tǒng)的開發(fā)和推廣應用工作。

同時，在COMIS系統(tǒng)與財務信息系統(tǒng)系統(tǒng)、計算機輔助隔離系統(tǒng)等之間設計了一些接口程序，以滿足一些必要的數據交換需求。

瑕疵難掩

EAM也有明顯不足，一旦采用EAM，就意味著制造了一個新的“信息孤島”。不過，這個孤島較大，可能是“澳洲”，但決不是“美洲大陸”

從國內已成功實施EAM項目的企業(yè)反饋的經驗來看，把EAM作為電力行業(yè)尤其是發(fā)電企業(yè)信息化核心解決方案，已經開始顯現其明顯的不足：EAM是基本獨立于企業(yè)財務管理和人力資源管理的以企業(yè)設備資產管理為核心的信息系統(tǒng)平臺。在發(fā)電企業(yè)逐步走向市場、實行競價上網的外部壓力下，當務之急是在確保安全和可靠性的前提下提高機組可用率和發(fā)電量，想方設法降低發(fā)電成本，提高企業(yè)整體競爭能力。如何統(tǒng)籌配置和使用企業(yè)的人力、物力和財力資源，規(guī)劃和建設以電站設備資產、財務管理和人力資源管理一體化的發(fā)電企業(yè)核心信息化管理系統(tǒng)，則已經成為發(fā)電企業(yè)信息化的最緊要的任務。隨著發(fā)電企業(yè)集團信息化管理需求越來越強勁，從集團層面需要統(tǒng)籌規(guī)劃和實施集團財務信息系統(tǒng)、集團人力資源信息系統(tǒng)以及各發(fā)電企業(yè)的生產維修信息系統(tǒng)，EAM解決方案更加突顯其不足?？梢哉J為，發(fā)電企業(yè)一旦采用EAM，就意味著將制造一個新的“信息孤島”。

告別EAM

ERP仍是發(fā)電企業(yè)信息化的首選解決方案，對于新成立的發(fā)電企業(yè)尤其如此。同時，ERP也是發(fā)電企業(yè)信息化建設的主攻方向和必然選擇。

以企業(yè)資源優(yōu)化配置和利用為核心理念的ERP（ERP-II）系統(tǒng)解決方案，已經成為企業(yè)信息化建設的主要內容。盡管ERP起源于制造業(yè)，但隨著ERP核心理念不斷在其他行業(yè)和領域的廣泛應用，尤其是在國外許多大型電力企業(yè)的成功實踐和經驗反饋，以企業(yè)資產、財務管理和人力資源管理為一體的ERP系統(tǒng)解決方案日益成熟，已經為越來越多的資產密集性企業(yè)所采用。

盡管EAM項目一次性投入相對ERP較少，覆蓋的功能范圍較窄，涉及的部門較少，牽涉的流程相對簡單，然而許多企業(yè)EAM項目的實踐表明：無論在產品的選擇、項目的實施和深入推廣應用等方面，EAM的難度并不比ERP小多少。大亞灣核電站在當時管理基礎較好、業(yè)務流程清晰、員工IT素質較好、資金有保障等良好的條件上，選擇和實施以MAXIMO為基礎的EAM/COMIS項目，就曾遇到過各種困難和嚴峻挑戰(zhàn)。可以設想，如果當時沒有總經理部堅持不懈的推動和支持，沒有各級管理層直接領導和親身參與，沒有經過大量的同行調研、內部研討、培訓和宣傳，沒有讓有關管理骨干充分理解該項目意義，沒有由生產維修經理主導以用戶業(yè)務骨干和IT技術人員組成的聯合項目組的扎實工作，沒有科學周密的計劃和嚴格執(zhí)行計劃的項目管理，當時面臨的對已有老系統(tǒng)的依賴、核電大修管理的特殊性、核電安全和風險的高要求、與計算機輔助隔離系統(tǒng)CBA的接口以及較多客戶化要求等主要困難就難以克服，EAM/COMIS項目就不可能取得成功。

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中科紅旗郵政案例點評

優(yōu)點

紅旗Linux系統(tǒng)已經在電子郵政的生產系統(tǒng)得到很好的應用，并收到用戶的好評，可見紅旗Linux系統(tǒng)是一個安全穩(wěn)定的計算平臺，能很好地滿足電子郵政系統(tǒng)的實時性、開放性、可擴展性、可靠性和安全性等需求。紅旗數據中心服務器軟件為服務器提供了高性能、可擴展、安全穩(wěn)定和開放的企業(yè)級操作系統(tǒng)，紅旗高可用服務器軟件實現了電子郵政系統(tǒng)中數據庫系統(tǒng)的高可用性。紅旗Linux有著本土的優(yōu)勢和優(yōu)秀的中文化管理工具，可以降低使用和維護的成本，還有著本地的、專業(yè)化的技術支持和服務體系，可以確保系統(tǒng)順利實施進展。

不足

該方案能夠運用在郵政全局和郵政車間這樣大的應用中，使開源與商業(yè)軟件協同應用，有非常強的代表性，但方案的應用集成方面描述不足，如何集成各開源和商業(yè)軟件以共同為企業(yè)服務的方面需要加強。

Red Hat中國移動解決方案點評

優(yōu)點

Red Hat Enterprise Linux是非常穩(wěn)定可靠的企業(yè)級操作系統(tǒng)。Red Hat公司匯集世界范圍內很多優(yōu)秀的開放源碼開發(fā)者，有著強大的技術力量，能夠即時快速地提供軟件更新和修復。Red Hat承諾每個發(fā)行版本有著7年的生命周期，并提供可行的后續(xù)升級方案，還有著高質量的服務團隊，可以確?？蛻魬蒙鷳B(tài)系統(tǒng)周期內的可靠性、穩(wěn)定性、延續(xù)性。通過訂閱Red Hat Network，可以讓Linux系統(tǒng)進行自動更新，提高系統(tǒng)的安全和可靠性。Red Hat Enterprise Linux達到了電信運營級的要求。

這是一個經典的性價比較高的網上服務平臺的解決方案，屬于移動應用領域。適用于任何對擴展性要求高、不想受限于商用系統(tǒng)、介意成本（Linux和Tomcat這些開源軟件能滿足這個要求），以及想要構造網上服務平臺（Apache+Tomcat能滿足這個要求）的應用。主要定位在中間件技術領域。

不足

方案設計乏善可陳，因為這其實就是一個經典的性價比較高的網上服務平臺的解決方案。

獨到之處較少，但也是最精簡的選擇，對于應用來說，夠用即可，能滿足需求就是好方案。

共創(chuàng)開源-政府辦公方案

共創(chuàng)開源使用開源Linux2.省略上最成功的開放源代碼CRM系統(tǒng)。C3CRM產品基于在LAMP(Linux Apache Mysql PHP)平臺，采用Web服務實現交互通信。用戶可以使用開發(fā)工具(ModuleBuilder)開發(fā)適合企業(yè)需求的模塊，還可以通過SOAP與其他系統(tǒng)集成。適合中國范圍的中小型企業(yè)，典型行業(yè)為IT、咨詢、貿易、連鎖零售或服務業(yè)等。

C3CRM是根據國內中小企業(yè)的實際需求研發(fā)的開源CRM，主要面向擁有5～100用戶之間的中小型企業(yè)。該產品定位在技術平臺上，可提供市場、銷售、服務與業(yè)務報表等基礎業(yè)務支持功能。

C3CRM能夠為國內的中小企業(yè)提供全方位的客戶關系管理解決方案，覆蓋從客戶管理、商品管理、銷售管理、售后服務、銷售報表、銷售分析、銷售預測、日程管理、項目管理、文檔管理、電子商務和企業(yè)網站等全部領域。通過快速實施，C3CRM產品可靈活適應企業(yè)的不同管理模式。

C3CRM有手機短信模塊，有類似Gmail和del.icio.us的tag功能，用戶可以為查到的記錄添加標簽，方便用戶對自己的客戶、聯系人等記錄進行分類；有備份數據庫和恢復數據庫功能。

不足

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關鍵詞關鍵詞：非結構化文檔；全文檢索；Lucene；索引文件

中圖分類號：TP319文獻標識碼：A文章編號文章編號：16727800（2013）0010010003

基金項目：中國氣象局氣象關鍵技術集成與應用項目（2012）

作者簡介：劉東君 （1982-），女，碩士，中國氣象局預報與網絡司工程師，研究方向為氣象信息化。

0引言

大數據時代的到來使得可利用的數據和信息量越來越多。面對超負荷的海量數據，信息檢索技術幫助人們在海量數據中準確、快捷地定位和找到所需要的信息。如何為不同領域的用戶提供專業(yè)的、量身定做的信息服務成為目前信息檢索領域普遍關注的一個熱點。

近10年來，我國的氣象信息化建設取得了長足的發(fā)展。氣象信息系統(tǒng)已經成為現代氣象業(yè)務體系的重要基礎支撐，是現代氣象業(yè)務的中樞和紐帶，是國家信息基礎設施的重要組成部分。氣象信息系統(tǒng)整體能力不斷提高，目前已經進入了“十二五”發(fā)展的快車道。推動氣象信息化建設，在管理工作中快速應對業(yè)務系統(tǒng)的發(fā)展，亟需在已經頒布和歸檔的大量的業(yè)務規(guī)定、規(guī)范、標準和公文函件中迅速、準確、全面地查找資料信息，為氣象信息化發(fā)展與決策提供信息支撐。

為進一步提升氣象信息管理軟實力，促進氣象信息管理向標準化、數字化方向轉變，本文設計并實現了國家級氣象信息化業(yè)務管理檢索系統(tǒng)。該系統(tǒng)將分散的原始規(guī)定、規(guī)范、標準和公文函件進行有序整編，按照信息覆蓋的內容進行分類和合理組織，為國家級和省級氣象信息化管理部門提供快捷、有效的業(yè)務文檔管理與檢索服務。

由于該系統(tǒng)應用了目前較為先進的信息檢索與管理技術，具有良好的擴展性，能夠實現部門內各類辦公文檔的集中檢索與管理，從而對未來提升整個部門的文檔管理和使用效率具有重大意義。

1系統(tǒng)分析與設計

1.1需求分析

建設國家級氣象信息化業(yè)務管理檢索系統(tǒng)是為了提高對各類氣象信息化業(yè)務規(guī)定、規(guī)范、標準和公文函件內容的全文檢索時效性、便捷性和美觀性，并使用戶具有良好的用戶體驗，其基本原理便是非結構化數據全文檢索。主要需求歸納如下：

（1）對近10年的我國氣象信息化規(guī)定、規(guī)范、標準和公文函件等文檔進行重新組織和管理，合理分組，從邏輯上對文檔內容進行分類。

（2）檢索反饋迅速，滿足時效要求；檢索結果準確、全面，沒有重復，盡量避免遺漏。重點是實現非結構化數據全文檢索，能夠準確定位Word、Excel、PDF等常用格式的文檔信息。

（3）快速響應業(yè)務現狀的變化，數據庫和檢索結果即時更新。

（4）系統(tǒng)具備良好的可擴展性和易用性。

1.2系統(tǒng)設計

國家級氣象信息化業(yè)務管理檢索系統(tǒng)采用分層設計的思想，劃分為4個層次的架構：

（1） 數據訪問層。在數據訪問層的構建上，系統(tǒng)設計采用統(tǒng)一的數據訪問接口來實現各類文檔數據的統(tǒng)一訪問功能，例如數據庫的連接管理，數據查詢以及數據庫事務管理等功能。

（2） 數據實體層。考慮到氣象信息業(yè)務的復雜性，系統(tǒng)設計以元數據驅動為開發(fā)模型，在元數據的基礎上進行統(tǒng)一的設計。數據實體層對文檔數據和相應的元數據進行統(tǒng)一存儲與管理，并能提供高效的組合查詢與檢索。

（3） 業(yè)務邏輯層。業(yè)務邏輯層在整個體系架構中最為關鍵，具有承上啟下的作用，系統(tǒng)設計根據用戶的請求生成數據庫操作語句，并把結果返回給前段界面顯示。

（4） 數據表現層。數據表現層的設計功能主要是對實體數據進行展示，并實現美觀易用的展示查詢、元數據錄入等用戶界面。數據表現層是與用戶的交互接口，直接影響到系統(tǒng)的用戶體驗。

1.3工作流程

對于非結構化文檔（Word等格式），系統(tǒng)將自動從文檔中提取信息，經用戶修改、確認后，自動生成該文檔的元數據。對于紙質文檔、掃描件等無法自動提取信息的文檔，用戶需錄入相關信息，手動生成該文檔的元數據，然后系統(tǒng)將通過統(tǒng)一接口來處理元數據，將元數據和原始文檔一并保存到數據組織與管理系統(tǒng)。同時根據中文詞典庫和相關分詞算法，對元數據內容進行分詞，為數據組織與管理系統(tǒng)建立索引。

檢索系統(tǒng)將通過用戶輸入的包含標題、頒布時間、關鍵字、內容等任一或多種信息組合進行查詢，并顯示查詢結果。

2關鍵技術

2.1基于Lucene 框架設計

國家級氣象信息化業(yè)務管理檢索系統(tǒng)的實現是在Lucene[1，2]全文本搜索技術框架基礎上進行的二次開發(fā)。Lucene是一套使用Java語言編寫的開源引擎工具包，提供了可自由擴展的查詢引擎、文本分析引擎和索引引擎，近年來逐漸被廣泛應用[38]。

Lucene的設計目的是提供一個簡單易用的全文搜索工具包，以方便在目標系統(tǒng)中實現全文檢索的功能，或者是以此為基礎建立起完整的全文檢索引擎。其內部預先定義了索引文件的格式，并提供了面向對象技術程序訪問接口。

Lucene的接口主要包括7個模塊，以Java包形式提供，每個包完成特定的功能：

（1）analysis語言分析器模塊。主要用于語法分析切詞，提供對各種文本的切詞和過濾功能，將文本解析成詞條（Term）的序列。其對英文支持較好，中文切詞能力一般，可以擴展此類。查詢模塊（search）利用語言分析器分析查詢串，而索引模塊（index）則在創(chuàng)建索引時用它分析索引的文檔。

（2）document文檔管理模塊。用于索引存儲時的文檔結構管理，對索引的數據描述接口。

（3）index索引管理模塊。包括索引建立、刪除等。索引管理模塊負責對索引的讀寫和解析，是系統(tǒng)的核心部分。在Lucene中，任何文本資源先經過文檔管理模塊document變成一個文檔，文檔是域的組合，再由文本分析模塊將索引域的文本分解成一個個的詞條，形成包含位置信息的詞表，再經過索引管理模塊index生成倒排索引（Invested Index），最后由數據存貯模塊store寫入到全文索引庫中。

（4）queryParser查詢分析器模塊。實現關鍵詞分析及檢索功能，可以對查詢關鍵詞間進行運算，如與、或、非及組合操作等。

（5）search檢索管理模塊。包括查詢結果的管理，根據查詢條件，檢索得到結果。查詢模塊負責在全文索引中搜索，它利用索引模塊讀取和解析全文索引。它將用戶的查詢語句由分析模塊分解成一個詞表，由查詢模塊對詞表進行解析，解釋為許多關鍵詞查詢的邏輯組合（與、或等），再由查詢模塊在索引中匹配基本查詢的關鍵字，得到關鍵詞匹配文檔集，然后對關鍵詞匹配文檔集結果進行評分并邏輯組合，形成最終的檢索結果。

用戶輸入的查詢串先由分析模塊分解成一個詞表，由查詢模塊對詞表進行解析，形成一組關鍵詞和關鍵詞之間進行組臺的查詢邏輯（與、或等），再由查詢模塊在倒排索引中匹配關鍵詞，得到關鍵詞匹配文檔集，最后關鍵詞匹配文檔集和查詢邏輯處理，得到最終的結果文檔集。

（6）store數據存貯管理模塊。包括一些底層的文件級操作，提供了對磁盤文件或內存的各種數據結構的讀寫功能，主要由索引模塊使用，向索引模塊屏蔽了存貯的底層物理細節(jié)。

（7）此外還有util公用工具類。

2.2全文檢索流程實現

本系統(tǒng)在對Lucene全文檢索引擎工具包進行深入剖析的基礎上，進行擴展以及二次開發(fā)：

（1）采用新的中文語言分析器進行中文分詞，實現對中英文文檔的全文索引。

（2）針對非結構化文檔多樣性的特點，建立統(tǒng)一的文件非結構化文檔處理接口，把各種途徑得到的數據源進行處理，轉化成統(tǒng)一的、索引器能夠理解的通用文檔結構。

（3）語言分析器對統(tǒng)一格式的通用文檔結構進行分詞處理，生成詞條序列，供索引模塊進行索引。索引模塊讀入語言分析器解析文檔生成的詞表，然后對詞表中每個詞條進行索引，并將索引結果保存到索引數據庫中。

（4）檢索模塊讀入用戶的查詢，在索引數據庫中進行檢索，并在把檢索到的匹配結果經過排序后返回給用戶。檢索模塊同時引入同義詞和業(yè)務詞匯詞典，提高檢索正確率。

2.3數據有效組織形式

（1） 簡單有效的文檔目錄組織結構。針對需求，提前開展了文檔整編分析，將原始資料以日期、收發(fā)類型、文件類型分層目錄形式組織，便于文檔快速定位和存取。

（2）非結構化文檔處理統(tǒng)一接口。本文系統(tǒng)基于Lucene進行二次開發(fā)，對WORD、PDF、HTML、TEXT文件建立針對不同格式的文件解析器，統(tǒng)一轉化成索引器能夠理解的通用文檔結構。這樣做既可以屏蔽文檔的不同格

式，又可以隨時增加新格式的文檔。在程序設計上，只需

設計每種格式對應的解析器便可以對各種文件進行索引。

（3）合理有效地組織元數據。除自身文檔內容外，非結構化文檔的使用往往還需要其它信息，如數據來源、收發(fā)類型、廢止時間、有關人員等。為方便用戶快速掌握上述信息，系統(tǒng)內部對每個非結構化文檔都配置了一個元數據，用于承載相關信息。當然，部分非結構化文檔自身會具有一定的元數據功能，但是考慮系統(tǒng)的規(guī)范性和統(tǒng)一性，本系統(tǒng)統(tǒng)一配置了元數據信息。

3結語

本文論述了運用Lucene框架涉及的相關技術，探索了如何運用這些技術幫助用戶在非結構化的文檔中獲取信息的方法，并提供了一套非結構化數據全文檢索解決方案。國家級氣象信息化業(yè)務管理檢索系統(tǒng)作為中國氣象局重點推廣的新技術項目，已投入測試運行。系統(tǒng)簡潔美觀的界面風格、快速的檢索響應效率，驗證了方案的可行性。后續(xù)工作中，還將繼續(xù)設計和完善符合氣象業(yè)務需求的中文分詞器和更符合專業(yè)要求的評分系統(tǒng)機制。

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[6]周登朋，謝康林.Lucene搜索引擎[J].計算機工程，2007（18）：9596.

篇10

筆者曾參與過一家國產汽車企業(yè)的管理咨詢項目。該企業(yè)擁有全國數一數二的研究中心,每年研發(fā)的項目多達上百個,年均申請專利1000余項,在國產品牌汽車研發(fā)領域取得了很好的成績。但同時,他們也面臨許多困惑。

汽車企業(yè)的研發(fā)工作非常復雜,大多是按項目進行的。這些項目涉及車身、底盤、發(fā)動機、內飾等多個方面,時間周期長的可達54個月,短的僅有3～4個月,因此,汽車企業(yè)的研發(fā)工作管理起來相當復雜,擺在企業(yè)管理者面前的問題也是非常棘手的:一方面,隨著產品研發(fā)的進行,企業(yè)會獲得大量的成功經驗,如果不及時地加以積累和管理就會造成這些經驗的流失;另一方面,類似的失誤一遍又一遍地在新項目的開展過程中出現。因此,在自主研發(fā)的過程中,如何利用知識管理來積累成功經驗,成功經驗又如何通過知識共享機制在新項目中加以復用,就成為許多國產品牌汽車企業(yè)所關注的焦點問題。

成功經驗在哪里

AMT一直致力于汽車研發(fā)領域的知識管理研究工作,通過大量的咨詢案例,筆者發(fā)現,在汽車研發(fā)領域,尤其是在國產品牌汽車的研發(fā)過程中,通常會面臨以下三方面的問題:

1.知識管理難以切入

一些汽車企業(yè)也成立了專門的知識管理部門,但在如何推動知識管理上,這些專職的知識管理工作者卻又面臨諸多的困惑:一方面,知識管理涉及企業(yè)所有部門及每個員工,頭緒眾多,感覺找不到地方進行切入;另一方面,許多部門表面上非常支持知識管理工作,但在實際工作中卻認為其“重要但不緊急”,不愿投入過多的資源配合,使得企業(yè)的知識管理工作往往停留在表面總結上,很難進行深入的案例分析及分享。

2.缺乏對知識的系統(tǒng)管理

目前,我國許多自主品牌的汽車企業(yè)雖然在研發(fā)機構中設立了專門的知識管理部門,但這些部門大多設立在項目管理部門之下,隸屬于項目管理部門管理,因此,知識管理工作多以項目文檔管理為主,缺乏對于整個研發(fā)過程中知識共享文化營造、知識管理組織建設、知識本身(包括知識分類、規(guī)范等)管理以及IT系統(tǒng)建設的管理和思考。

3.缺乏有效的知識共享平臺

福特汽車的每個成型產品的演變過程都有完善的演變資料和數據,而這正是我國自主品牌汽車企業(yè)所缺乏的。我國的許多汽車企業(yè)雖然有百年的歷史,但卻沒有形成百年的汽車研發(fā)數據和經驗的積累,而造成這種情況的根本原因,是缺乏一個有效的知識共享平臺。

此外,我國的自主品牌汽車企業(yè)還常常面臨“人才流失”的問題,公司不可能把所有的人才都留住,但是員工所創(chuàng)造的知識財富,是公司希望可以沉淀下來的,供后面的新人或接替他工作的人來分享。記得一位汽車企業(yè)的副總不無感慨地說:希望能夠做到“人員流動、知識沉淀”。知識是在員工腦子里的,是可以帶走的,關鍵是要把知識和數據積累下來,通過共享機制為更多的人所學習和掌握。

構筑知識管理四大維度

面對汽車研發(fā)過程中存在的諸多知識管理問題,筆者認為需要從知識本身、知識文化的形成、知識的管理過程、知識的IT系統(tǒng)等方面進行分析,以保證整個研發(fā)過程中,知識管理的系統(tǒng)性和可操作性(如圖1所示)。

文化維度: 主要涉及知識管理的推動問題,在研發(fā)過程中營造一種良好的知識共享氛圍。通過領導的示范帶頭作用、持續(xù)的宣傳與推動、正式與非正式的溝通等各種方式,來培養(yǎng)員工的知識共享文化。

知識維度: 主要包括知識目錄設計、知識地圖設計、文檔命名規(guī)范設計、知識屬性設計以及文檔權限體系設計等工作。

知識目錄的設計主要是為了將員工的日常業(yè)務操作與知識獲取相結合,所以在設計知識目錄時應盡量參照員工的工作習慣。

知識地圖的設計主要為了從總體上展現企業(yè)的知識結構,所以在設計知識地圖時應盡量參照行業(yè)及國家標準,做到企業(yè)知識的穩(wěn)定、可積累。同時,利用IT技術,方便員工對企業(yè)總體知識概況進行了解與查找。

文檔命名規(guī)范設計。知識積累的過程是通過不斷上傳和文檔到知識管理系統(tǒng)來實現的,上傳文檔的第一步就是文檔的命名。如果不能通過文檔標題對文檔內容有基本的了解,就難以從龐大的知識目錄中快速、準確地搜索出想要的信息,達不到知識建立者共享知識的目標。文檔命名應能夠準確說明文檔的特征,完整表述文檔的基本信息,并能夠使查閱者對文檔內容有所了解。

知識屬性設計可以理解為是為了方便文檔查找而設置的文檔標簽,通過標識文檔的某些特性,以利于通過這些標簽方便快捷地查找文檔。知識文檔屬性設計包括知識文檔屬性項管理和知識文檔屬性值設置。知識文檔的具體屬性值設置可以通過系統(tǒng)自動生成和手工設置的方式實現。例如上傳者和上傳時間可以由系統(tǒng)自動生成,而文檔所對應的項目可通過文檔命名的方式通過手工實現。

知識權限體系的設計,主要是為了解決自主品牌汽車企業(yè)的知識保密和共享的矛盾。既要保證知識共享,實現知識價值增值,又要防范知識泄密。合理科學的知識管理權限體系可以有效提高系統(tǒng)中知識文檔的應用,并保護知識文檔的安全傳遞。

管理維度:主要包括知識管理組織架構的建立、知識管理制度體系搭建以及知識管理工具的使用。

系統(tǒng)維度:知識管理系統(tǒng)維度的工作主要是通過知識管理平臺的建設,來實現汽車企業(yè)知識管理需求所要求的系統(tǒng)功能模塊,為自主品牌汽車企業(yè)知識管理和知識共享提供系統(tǒng)支撐平臺,如統(tǒng)一的知識文檔上傳、查詢平臺,權限體系的實施,知識管理工作流程的固化等。汽車研發(fā)機構知識管理系統(tǒng)的主要功能模塊如圖2所示,主要由知識分類管理、知識過程管理、知識交流管理以及與其它系統(tǒng)的集成接口等四大部分構成。

“1+1+1”整體解決方案

面對我國自主品牌汽車企業(yè)在研發(fā)過程中所面臨的知識管理問題,AMT咨詢總結出一套“1+1+1”的整體解決方案,來解決汽車研發(fā)企業(yè)在研發(fā)過程中所面臨的知識管理問題。

“1+1+1”解決方案強調將項目管理、知識管理、流程管理這三種汽車研發(fā)過程中的管理要素進行有機的結合,達到“1+1+1”>3的效果。

AMT考慮到汽車研發(fā)過程具有項目型的特點,緊密圍繞項目管理過程,以知識滲透到每一個業(yè)務環(huán)節(jié),強調知識管理與項目過程的緊密結合,同時,以工作流作為知識管理工作開展的保障,強調執(zhí)行和效率的提升。如圖3所示:

在項目計劃階段:利用知識管理明確哪些文檔需要提交,通過項目管理來明確相關的責任人及項目文檔提交的模版和標準,并通過工作流的方式來進行IT固化,明確知識文檔的提交流程。

在項目執(zhí)行階段:利用知識管理來明確在哪些階段進行哪些文檔的提交,通過項目管理來明確文檔提交的具體操作內容,并通過工作流的方式來利用IT手段實現相應的提交工作。