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但經(jīng)過一番詳細(xì)的思考，不久前我還苦于不知這方面的工作總結(jié)怎么寫。理清了思路。這里，對如何進(jìn)行文檔管理分三個階段來闡述。

1生成期文件的管理

處于制作、接收、處置與發(fā)出的過程中，生成期的文件。需要檢閱文件或發(fā)給其他部門及外單位。因此，需要建立非文件負(fù)責(zé)人也能隨時找出文件的管理系統(tǒng)。對此類文件的管理，可建立以下一個流程：文件→文件套→雜志匣→文件柜。

每個人準(zhǔn)備若干個文件套；按類別或內(nèi)容將使用中的文件整理到文件套；可以用文件套的顏色對文件類別進(jìn)行區(qū)分。將文件套收集到輕便雜志匣中；把文件套整齊地擺放在輕便雜志匣里并立于桌面上；責(zé)任人外出或離職時，按事由用文件夾對文件進(jìn)行分類；依照一件事一個文件套的原則。務(wù)必將輕便雜志匣放到使用中文件柜”上；用標(biāo)簽紙制作雜志匣的標(biāo)簽，可做到整潔美觀并易于分類；由于可看到文件夾的標(biāo)簽，還易于檢索；每個人都應(yīng)該備有“使用中的輕便雜志匣”并在標(biāo)簽處填入人名。將輕便雜志匣放在文件柜里；將辦公室用的文件柜的局部空間劃分進(jìn)去，作為“使用中的文件柜”可使辦公室每個人每天的工作一目了然，方便工作交接及管理，并可臨時性地存放文件資料；使用開放式文件架，檢索、管理都很方便，防止文件私有化。

2保管期文件的管理

這樣的文件可分為保管型文件和保管型文件。對此類文件建議建立一個“保管中心”形式進(jìn)行文件的永久保管和定期保存。保管型文件在性質(zhì)上分為永久保管和定期保管兩類，有些保管在辦公室里的文件過了幾年后利用率就會下降。把需要定期保管的文件轉(zhuǎn)移到保管型文件盒，保管型文件夾，保管型文件箱中，并標(biāo)明“作廢日期”文件保管到期后立即廢棄、扔掉或銷毀。而對于需永久保存的文件資料，可以仍舊使用原有的保管型文件夾、紙型文件盒等原型保管文件夾，不過，如果使用保管型文件夾將會更經(jīng)濟(jì)一些。如果把利用率低的保管型文件仍舊放在辦公室，將造成辦公室的擁擠膨脹，浪費(fèi)空間，防礙高效的管理。因此，建議選擇經(jīng)濟(jì)的地方建立“保管中心”

3文件的廢棄

其利用價值會降低，保管型文件隨著時間的流逝。如果不及時清理，就會泛濫成災(zāi)。堅(jiān)決要扔掉不需要與過期的文件，減少文件的數(shù)量，有效利用辦公空間，節(jié)約費(fèi)用。參照之前所述的文件管理方法，對于文件的廢棄，可按照一下的方法進(jìn)行：

1按文件進(jìn)行廢棄；

2按文件夾進(jìn)行廢棄；

3按項(xiàng)目進(jìn)行廢棄；

4按顏色進(jìn)行廢棄。

電子文件大量發(fā)生。對于電子文件的管理，隨著計算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展。需要注意以下幾個方面。

要進(jìn)行科學(xué)的分類。通過分類、標(biāo)引、組合，1對電子文件要進(jìn)行分門別類地管理。使電子文件存儲處于一種有序狀態(tài)。

2對電子文件要定期、及時的進(jìn)行備份。以防止由于技術(shù)故障導(dǎo)致的文件丟失。

尤其是網(wǎng)絡(luò)高度發(fā)達(dá)的今天，3由于電子文件利用途徑的多樣化。要做好電子文件的失密工作，即準(zhǔn)確設(shè)定電子文件的訪問權(quán)限。