導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇機(jī)關(guān)檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

1.1檔案員隊(duì)伍建設(shè)十分薄弱

當(dāng)前，縣級(jí)機(jī)關(guān)往往安排即將退休的老同志或剛?cè)肼毜哪贻p人擔(dān)任檔案員，檔案員年齡呈現(xiàn)“兩頭化”趨勢(shì)。即將退休的檔案員普遍工作熱情較低，不主動(dòng)鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)；剛?cè)肼毜哪贻p人缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，且大多不具有檔案學(xué)專業(yè)背景，開(kāi)展工作困難重重。大多數(shù)單位缺乏開(kāi)展檔案工作“傳幫帶”機(jī)制，檔案工作質(zhì)量難以保證；少數(shù)單位名義上配備了專職檔案員，但他們只承擔(dān)檔案保管員的工作，不能勝任新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案工作的需要；不少單位的檔案員屬于編外人員，無(wú)法享受正式在編人員的福利待遇，且缺乏職位上升空間與渠道，工作積極性低落。

1.2檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用水平低下

當(dāng)前，機(jī)關(guān)單位檔案信息資源以提供本單位內(nèi)部利用為主，一般不對(duì)外公開(kāi)提供利用，檔案面向全社會(huì)提供利用的通道不暢，這在很大程度上影響了檔案信息資源的共享與開(kāi)發(fā)利用，使得檔案的價(jià)值難以得到充分體現(xiàn)，檔案工作的重要性也無(wú)法體現(xiàn)。

1.3檔案庫(kù)房和設(shè)施設(shè)備浪費(fèi)嚴(yán)重

以舟山市普陀區(qū)為例，全區(qū)在商務(wù)中心集中辦公的機(jī)關(guān)單位有51家，每家單位都設(shè)置了檔案庫(kù)房，并配備了空調(diào)、去濕機(jī)等檔案工作設(shè)施設(shè)備。然而，各單位產(chǎn)生的檔案數(shù)量普遍較少，庫(kù)藏檔案存放量占庫(kù)房面積的一半還不到，檔案設(shè)施設(shè)備的使用率也較低，存在嚴(yán)重的資源浪費(fèi)現(xiàn)象。

2改革縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理體制的若干設(shè)想

2.1改革檔案管理機(jī)構(gòu)

改革傳統(tǒng)的各機(jī)關(guān)綜合檔案室門(mén)戶獨(dú)立、各自為政的管理體制，探索建立有正式機(jī)構(gòu)編制的實(shí)體機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)檔案工作，即把縣級(jí)機(jī)關(guān)綜合檔案室整編起來(lái)，成立機(jī)關(guān)文件檔案管理機(jī)構(gòu)，可暫命名為“機(jī)關(guān)文件檔案管理中心”。該中心是隸屬于縣級(jí)檔案行政部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的獨(dú)立機(jī)構(gòu)，其工作職能是貫徹執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)和國(guó)家有關(guān)方針政策，建立健全單位檔案工作規(guī)章制度，指導(dǎo)各單位文件資料的形成、積累和歸檔工作，統(tǒng)一管理各單位形成的檔案，并按規(guī)定向國(guó)家檔案館移交。

2.2改革檔案管理機(jī)制

建立機(jī)關(guān)文件檔案管理中心既管檔案也管文件的管理機(jī)制。傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制并沒(méi)有將文件材料的前端監(jiān)控涵蓋進(jìn)去。事實(shí)上，文件就是檔案的前身，文件形成是否標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、組成是否齊全完整，將會(huì)直接影響到檔案的齊全完整與規(guī)范管理。為此，需改革傳統(tǒng)的文件檔案收集整理和保管模式，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案由傳統(tǒng)的后端收集整理保管變?yōu)榍岸吮O(jiān)控和后端保管同步進(jìn)行，真正實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化。

2.3建立檔案信息資源共享與利用制度

建立檔案室與中心檔案信息資源共享制度，融合檔案室的檔案信息資源與中心的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息一體化的目標(biāo)；建立中心現(xiàn)行文件和檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用制度，整合現(xiàn)有室藏檔案信息資源，利用檔案數(shù)字化成果，最大限度地向各機(jī)關(guān)單位和全社會(huì)提供現(xiàn)行文件和檔案信息資源利用服務(wù)，全面提升檔案工作的社會(huì)地位。

2.4改革檔案員管理體制

篇2

關(guān)鍵詞：檔案；記載；創(chuàng)新

檔案管理工作是機(jī)關(guān)重點(diǎn)工作之一，繁瑣復(fù)雜，需要在創(chuàng)新上下功夫。在新時(shí)期檔案工作者要抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，提高機(jī)關(guān)檔案管理水平，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，確立檔案工作在機(jī)關(guān)中不可替代的地位。近幾年來(lái)，機(jī)關(guān)的檔案取得了可喜得成績(jī)，其地位逐步提高，其作用也越來(lái)越受重視。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的提出和社會(huì)現(xiàn)代化的推進(jìn)，現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我國(guó)機(jī)關(guān)的檔案管理工作也發(fā)生啦很大的變化，做為傳統(tǒng)文獻(xiàn)的機(jī)關(guān)檔案工作，面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

1 檔案管理工作的“軟件”創(chuàng)新

機(jī)關(guān)檔案管理的研究工作可以在多個(gè)方向和角度上展開(kāi)，如果從檔案管理與基礎(chǔ)建設(shè)之間的關(guān)系層面上說(shuō)，我們可以把檔案建設(shè)分為“硬件”和“軟件”兩大類。就前者而言，主要指的是檔案館舍、資料設(shè)備、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、配置設(shè)施等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。就后者而言，又可以分為兩個(gè)方面，其一是就檔案管理人員自身的文化素養(yǎng)、職業(yè)道德、工作能力等等，其二是就檔案管理在整個(gè)機(jī)關(guān)工作中的影響力、輻射力和創(chuàng)造力而言的，主要指的是檔案管理為實(shí)踐工作提供了具w的幫助、支持和促進(jìn)作用，樹(shù)立良好的機(jī)關(guān)部門(mén)形象，提升機(jī)關(guān)的影響力等等。從理論上說(shuō)，機(jī)關(guān)檔案管理建設(shè)中的硬件和軟件具有同等重要的作用，二者不可偏廢，一般而言，硬件是軟件的基礎(chǔ)，軟件是硬件的目的。但是，長(zhǎng)期以來(lái)，在檔案管理工作中存在著重視“硬件”、輕視“軟件”的不良傾向，一個(gè)非常普遍的例子是，在檔案管理部門(mén)更重視硬件設(shè)施建設(shè)，普遍重視和下大力氣投入資金、人力和物力，這些固然是檔案管理發(fā)展所必需的，但是，由此忽視了軟件建設(shè)，則對(duì)于檔案管理發(fā)展無(wú)疑是有害的。

按照美國(guó)學(xué)者約瑟夫?奈的軟實(shí)力理論，一個(gè)國(guó)家或地區(qū)僅僅依靠經(jīng)濟(jì)、科技、資源等“硬實(shí)力”建設(shè)，很難在未來(lái)競(jìng)爭(zhēng)中勝出，未來(lái)的國(guó)家或區(qū)域經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)主要手段在于文化教育、意識(shí)形態(tài)、制度觀點(diǎn)等等“軟實(shí)力”。雖然這個(gè)思想最初產(chǎn)生于國(guó)際政治關(guān)系領(lǐng)域，但是，由于其對(duì)于文化教育重要性的深刻認(rèn)識(shí)，特別是對(duì)于各個(gè)學(xué)科領(lǐng)域具有的普遍的借鑒意義或者說(shuō)普適性原則，因而迅速被國(guó)內(nèi)各個(gè)學(xué)科領(lǐng)域吸收和借鑒，這一點(diǎn)已經(jīng)被學(xué)界所公認(rèn)。同樣，對(duì)于機(jī)關(guān)檔案管理工作而言，我們也可以而且應(yīng)該充分借鑒他的軟實(shí)力發(fā)展戰(zhàn)略思想，認(rèn)識(shí)到檔案管理中的軟件建設(shè)所具有的不可替代的作用，以及在檔案管理工作領(lǐng)域未來(lái)發(fā)展中的前瞻性。基于此，我們可以把檔案管理建設(shè)中的“軟件”，稱之為一種“軟實(shí)力”，而檔案管理在文化軟實(shí)力發(fā)展中的創(chuàng)新，就可以被表述為“軟件”的創(chuàng)新。

那么，就檔案管理的“軟件”建設(shè)而言，如何實(shí)現(xiàn)在文化軟實(shí)力發(fā)展中的創(chuàng)新呢？筆者認(rèn)為，根據(jù)我國(guó)檔案管理的客觀情況，至少可以在如下兩個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新：其一，在檔案管理人員的文化素養(yǎng)提升上，改變當(dāng)前“一單、兩低、兩缺”的管理現(xiàn)狀，即檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低、工作積極性偏低；缺乏復(fù)合型管理人才、缺乏對(duì)其針對(duì)性的培訓(xùn)指導(dǎo)。造成這種狀況的原因固然是多方面的，但是，檔案管理者認(rèn)識(shí)觀念上偏好“硬實(shí)力”、輕視“軟實(shí)力”的誤區(qū)有不可推卸的責(zé)任。針對(duì)這種狀況，在文化軟實(shí)力發(fā)展戰(zhàn)略下，亟待實(shí)現(xiàn)檔案館工作人員文化素質(zhì)的提升。在用人機(jī)制上，應(yīng)該加強(qiáng)引進(jìn)高素質(zhì)人員，而且，針對(duì)現(xiàn)有人員素質(zhì)的低下，加強(qiáng)針對(duì)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是加強(qiáng)對(duì)人員成為知識(shí)型、復(fù)合型人才的培養(yǎng)。其二，在檔案管理工作的形象提升上，亟待實(shí)現(xiàn)檔案館從“養(yǎng)老院”、“清水衙門(mén)”向?qū)I(yè)教育平臺(tái)的創(chuàng)新轉(zhuǎn)型。這需要機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)改變傳統(tǒng)工作思路，積極把檔案工作與機(jī)關(guān)整體工作聯(lián)系起來(lái)，除了保存職工檔案這一基本工作之外，還應(yīng)該擴(kuò)寬工作思路，創(chuàng)造檔案館舍為企業(yè)服務(wù)的新型知識(shí)平臺(tái)，以此改變?nèi)w職工心目中檔案管理工作專門(mén)為安排家屬工作的養(yǎng)老院形象，以此提升檔案管理部門(mén)以及整個(gè)機(jī)關(guān)的文化軟實(shí)力。

2 從保存守護(hù)職能向開(kāi)放職能的創(chuàng)新

在傳統(tǒng)管理觀念中，檔案管理工作的主要內(nèi)容在于如何保存、保護(hù)重要資料。相對(duì)于機(jī)關(guān)要處理各種繁雜的日常工作而言，二者的本質(zhì)區(qū)別在于，檔案部門(mén)偏重于被動(dòng)性的保護(hù)和收藏，而整個(gè)機(jī)關(guān)工作則偏重于主動(dòng)性的解決問(wèn)題。在文化軟實(shí)力戰(zhàn)略上升為全球性潮流之后，企業(yè)檔案管理職能中的被動(dòng)性收藏保護(hù)工作面臨著向主動(dòng)性教育轉(zhuǎn)型的創(chuàng)新任務(wù)。

在這個(gè)意義上，機(jī)關(guān)檔案管理工作的文化軟實(shí)力提升，可以被表述為吸引力的提升。而在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作中，檔案管理工作無(wú)疑是缺乏吸引力的，導(dǎo)致檔案管理工作吸引力缺乏的原因是多方面的，其中固然有工作自身性質(zhì)的枯燥乏味，但是，還與機(jī)關(guān)檔案工作被人為地與機(jī)關(guān)工作割裂有直接的關(guān)系。簡(jiǎn)言之，一旦實(shí)現(xiàn)了讓檔案管理部門(mén)成為機(jī)關(guān)職工的“第二課堂”，檔案管理工作就可以更加親密地融入到整個(gè)機(jī)關(guān)部門(mén)工作中，并且為全體員工提供教育實(shí)踐中獲得巨大的吸引力、影響力，從而提升文化軟實(shí)力。具體來(lái)說(shuō)，就是要改變檔案管理工作與員工日常工作割裂的狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)檔案管理職能的不斷延伸和擴(kuò)展，甚至向承擔(dān)某些文獻(xiàn)資料查找、信息處理等任務(wù)的方向積極發(fā)展，或者創(chuàng)造條件為企業(yè)日常工作實(shí)踐服務(wù)。例如，檔案管理部門(mén)除了為開(kāi)設(shè)員工開(kāi)設(shè)檔案管理、檔案保護(hù)、檔案查詢等教學(xué)內(nèi)容之外，可以把檔案館舍作為員工參與實(shí)踐的基地，特別是對(duì)于承擔(dān)文獻(xiàn)資料查詢、信息傳播、通訊宣傳等工作任務(wù)的員工而言，充分利用檔案部門(mén)這個(gè)教育平臺(tái)，為培養(yǎng)和提升員工綜合文化素質(zhì)和多種實(shí)踐能力，無(wú)疑是一個(gè)非常寶貴的機(jī)會(huì)。當(dāng)然，最重要的作用還不在于此，就文化軟實(shí)力的影響力和吸附力因素來(lái)看，檔案管理工作積極參與、融入到企業(yè)日常工作中，就會(huì)增加自身對(duì)于全體員工的吸引力和影響力，這對(duì)于改善檔案管理部門(mén)與企業(yè)其他各個(gè)部門(mén)之間的疏遠(yuǎn)冷漠關(guān)系，無(wú)疑是具有十分積極的現(xiàn)實(shí)意義。

3 管理方式創(chuàng)新

通常檔案管理的好壞往往要通過(guò)對(duì)管理水平的評(píng)價(jià)來(lái)確定，如單純地看檔案管理場(chǎng)所、設(shè)備和館藏等。但隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理主要應(yīng)看檔案館對(duì)資源的開(kāi)發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理，要最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用。

機(jī)關(guān)檔案管理在文化軟實(shí)力發(fā)展中的創(chuàng)新，并不僅僅局限于上文所說(shuō)的三個(gè)方面，但是，就當(dāng)前我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題而言，在檔案管理的“軟件”創(chuàng)新上，以及從保存守護(hù)職能向?qū)ν忾_(kāi)放的職能轉(zhuǎn)型，無(wú)疑是最基本的文化軟實(shí)力提升之策，其不僅對(duì)于提升檔案管理部門(mén)的文化軟實(shí)力，也對(duì)于整個(gè)機(jī)關(guān)的文化軟實(shí)力，都將發(fā)揮重要的意義，這正是筆者以此為選題進(jìn)行研究的現(xiàn)實(shí)意義。 總之，檔案工作者應(yīng)該不斷的更新觀念，創(chuàng)新理論；更新知識(shí)，創(chuàng)新管理，掌握檔案工作的發(fā)展規(guī)律，樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，以服務(wù)為宗旨，以創(chuàng)新為主題，促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化。

篇3

機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。自1983年《機(jī)關(guān)檔案工作條例》以來(lái)，機(jī)關(guān)檔案工作取得了輝煌的業(yè)績(jī)，縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作也取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。以西部地區(qū)某縣為例，該縣各機(jī)關(guān)共設(shè)立了檔案室65個(gè)，其中59個(gè)實(shí)行了目標(biāo)管理，達(dá)標(biāo)率為90．8％，機(jī)關(guān)檔案工作處于“小而全”的管理模式，達(dá)標(biāo)后檔案工作滑坡現(xiàn)象較為突出，在實(shí)際工作中存在著不少問(wèn)題。

1．檔案服務(wù)意識(shí)薄弱，檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作開(kāi)展不力

按照1987年的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的規(guī)定，機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù)如下：1．對(duì)機(jī)關(guān)各部門(mén)形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)； 2．作為集中統(tǒng)一管理機(jī)關(guān)各種門(mén)類和載體的檔案，積極提供利用，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)；3．在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下，各專業(yè)主管機(jī)關(guān)對(duì)所屬單位和本專業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)； 4．按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案；5．辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作①。然而在實(shí)際工作中大部分機(jī)關(guān)檔案室僅僅只是發(fā)揮了歸檔和保管兩項(xiàng)職能，機(jī)關(guān)檔案工作人員對(duì)檔案工作的服務(wù)主題認(rèn)識(shí)不足，只是開(kāi)展了簡(jiǎn)單的借閱工作，工作很被動(dòng)。此外，由于各機(jī)關(guān)檔案室處于獨(dú)立保管狀態(tài)，檔案管理分散，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用一般只局限于本單位，外界沒(méi)有機(jī)會(huì)利用，檔案信息利用率十分低下。仍以某縣為例，2003年該縣機(jī)關(guān)檔案室共保存檔案35096卷，本年度利用檔案2502卷，檔案利用率僅為7．1％。

2．檔案接收滯后，機(jī)關(guān)檔案室?guī)炜蛧?yán)重爆滿

根據(jù)有關(guān)規(guī)定，永久和長(zhǎng)期保存的機(jī)關(guān)檔案，要在立檔單位檔案室保存10年后才能向縣級(jí)檔案館移交。但在通常情況下，機(jī)關(guān)工作利用較為頻繁的是形成5年以內(nèi)的檔案材料，其余檔案長(zhǎng)期處于閑置狀況，不僅造成機(jī)關(guān)檔案室?guī)烊莸膰?yán)重爆滿(如某縣2003年機(jī)關(guān)檔案室所保存的永久、長(zhǎng)期檔案就多達(dá)8382卷之巨)，還導(dǎo)致檔案人員對(duì)這部分檔案管理工作的忽視。

3．機(jī)關(guān)檔案人員結(jié)構(gòu)不合理

機(jī)關(guān)檔案人力資源狀況決定著機(jī)關(guān)檔案管理水平的好壞，縣級(jí)機(jī)關(guān)地處城鄉(xiāng)結(jié)合帶，具有城市和農(nóng)村的兩重特點(diǎn)，其人力資源結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)著明顯的“三多二少”現(xiàn)象。

“三多”是指縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案人員中女性多、中青年多、非檔案專業(yè)學(xué)歷人員多?！岸佟笔侵缚h級(jí)機(jī)關(guān)檔案人員中高學(xué)歷人員少、檔案專職人員少。

4．受縣級(jí)機(jī)關(guān)經(jīng)費(fèi)緊張、辦公條件差等因素影響，檔案設(shè)施欠缺，保管條件差

現(xiàn)實(shí)情況下縣級(jí)機(jī)關(guān)有限的財(cái)力和辦公條件不可能有過(guò)多的房屋單獨(dú)作為檔案專用庫(kù)房，它們多與貯藏室合并使用，相當(dāng)一部分單位只能設(shè)立單獨(dú)的檔案柜，而檔案“八防”工作所需的檔案保護(hù)設(shè)施也屈指可數(shù)。如某縣機(jī)關(guān)檔案室共有辦公用房1224．8平方米，其中80％是一室多用，雖然擁有溫濕度計(jì)48個(gè)、去濕機(jī)6臺(tái)、滅火器55個(gè)等設(shè)施，但并不能滿足檔案保護(hù)工作的需要，加之部分檔案人員責(zé)任心不強(qiáng)，相當(dāng)一部分設(shè)施閑置。這些不僅造成檔案保管條件差，還使本來(lái)就有限的財(cái)力和物資遭到浪費(fèi)。

5．機(jī)關(guān)檔案人員更換頻繁，文件材料收集不及時(shí)，檔案工作仍處于手工管理階段

縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案人員身兼多職，不能夠及時(shí)、全面地收集文件，加之檔案人員更換頻繁，檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的培訓(xùn)無(wú)法跟上，相當(dāng)一部分新任檔案人員不能獨(dú)立按質(zhì)完成案卷整理工作，盡管《歸檔文件整理規(guī)則》施行后，這一問(wèn)題得到一定解決，但相當(dāng)數(shù)量的縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案工作基本上仍處于手工整理、手工抄寫(xiě)目錄、手工調(diào)控溫濕度等手工管理階段。

二、建立縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理中心的必要性和可行性

1．建立縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理中心的必要性

(1)符合檔案工作均衡發(fā)展的需求。檔案工作是一個(gè)“非均衡發(fā)展均衡發(fā)展非均衡發(fā)展均衡發(fā)展”的循環(huán)過(guò)程，其最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案工作的全面均衡發(fā)展。目前縣級(jí)機(jī)關(guān)因職權(quán)不同，財(cái)力分配差異較大，導(dǎo)致了檔案工作各項(xiàng)投入的差異。建立機(jī)關(guān)檔案管理中心可以最大限度實(shí)現(xiàn)檔案軟硬件資源的共享，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作的均衡發(fā)展。

(2)符合檔案管理專業(yè)化、服務(wù)社會(huì)化的需求。檔案管理專業(yè)化、服務(wù)社會(huì)化是當(dāng)今社會(huì)機(jī)關(guān)檔案管理工作的必然趨勢(shì)。以專業(yè)化的隊(duì)伍，先進(jìn)的管理技術(shù)和手段，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案服務(wù)工作現(xiàn)代化，對(duì)于縣級(jí)各機(jī)關(guān)粗放式的檔案管理方式，其困難程度不言而喻。建立縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理中心或許是解決這一問(wèn)題的最佳途徑。

(3)符合檔案館數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化發(fā)展趨勢(shì)的需求。無(wú)論是檔案館數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，還是社會(huì)化的發(fā)展趨勢(shì)，其基礎(chǔ)都是必須擁有強(qiáng)大的檔案信息資源作為支撐。而現(xiàn)行的機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的檔案移交滯后和手工管理等問(wèn)題在很大程度上制約了檔案館的發(fā)展。如果要求縣級(jí)各機(jī)關(guān)都配備檔案專業(yè)軟件開(kāi)展檔案管理工作，在現(xiàn)行財(cái)力狀況下也是不切實(shí)際的，建立縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理中心，這一難題就迎刃而解了。

2．建立縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理中心的可行性

縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理中心作為一個(gè)機(jī)關(guān)檔案管理的專業(yè)機(jī)構(gòu)，它的建立有利于機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的推廣執(zhí)行和管理；有利于加強(qiáng)各機(jī)關(guān)檔案工作的均衡發(fā)展；有利于整合現(xiàn)有資源，改善縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理軟硬件條件；有利于縣級(jí)綜合檔案館數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，最大限度實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享；有利于克服現(xiàn)階段縣級(jí)現(xiàn)行文件閱覽中心普遍存在的現(xiàn)行文件時(shí)效性、有效性差，現(xiàn)行文件移交滯后，重復(fù)收入等問(wèn)題。綜上所述，建立縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理中心切實(shí)可行。

三、縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理中心的定位

1．縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理中心的性質(zhì)

縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理中心是介于縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館和各機(jī)關(guān)之間的過(guò)渡性檔案管理機(jī)構(gòu)，是服務(wù)于機(jī)關(guān)工作的管理實(shí)體，管理著各機(jī)關(guān)未到進(jìn)館年限的檔案?？h級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理中心可因地制宜地設(shè)在綜合檔案館內(nèi)，為縣檔案局直接管理的下屬機(jī)構(gòu)。

2．縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理中心的任務(wù)

縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理中心負(fù)責(zé)對(duì)縣轄各機(jī)關(guān)形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的未到期進(jìn)館的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一保管和提供利用，并實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化管理。與此同時(shí)，還可以視實(shí)際情況開(kāi)展檔案整理、檔案價(jià)值評(píng)估、檔案業(yè)務(wù)咨詢、檔案技術(shù)服務(wù)、檔案寄存保管等工作。

3．縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理中心的優(yōu)點(diǎn)

縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理中心的優(yōu)點(diǎn)：一是縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理中心人員相對(duì)穩(wěn)定，專業(yè)性和專職性較強(qiáng)，便于機(jī)關(guān)檔案工作的長(zhǎng)效管理，同時(shí)大大減輕了縣級(jí)檔案局基礎(chǔ)業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作的強(qiáng)度。二是符合精簡(jiǎn)、高效、統(tǒng)一原則，實(shí)現(xiàn)資源的有效配置。建立縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理中心，各機(jī)關(guān)檔案室可自然撤銷(xiāo)，緩解了機(jī)關(guān)辦公用房壓力，各機(jī)關(guān)檔案人員的工作量也可大大減少。同時(shí)實(shí)行各機(jī)關(guān)檔案的集中統(tǒng)一管理，既可避免領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)、財(cái)力投入、檔案人員素質(zhì)等對(duì)檔案工作的影響，又可將財(cái)力分散投入轉(zhuǎn)為集中投入，從根本上實(shí)現(xiàn)檔案軟硬件設(shè)施的有效配置，使之實(shí)現(xiàn)效益最大化。三是符合檔案工作數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展趨勢(shì)，最大限度實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。縣級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理中心可利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理手段，對(duì)各機(jī)關(guān)產(chǎn)生的檔案信息進(jìn)行分析、綜合、歸納、提煉，建立檔案信息庫(kù)，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，最大限度實(shí)現(xiàn)共享，從而為檔案編研、經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)等提供有效服務(wù)。

注釋：

①《機(jī)關(guān)檔案工作建設(shè)規(guī)范》，《檔案工作政策法規(guī)選編》第93頁(yè)

參考文獻(xiàn)：

1．張希功，檔案館利用服務(wù)工作分析，《中國(guó)檔案》2003年第1期

2．王志才，檔案館的功能與發(fā)展趨勢(shì)，《中國(guó)檔案》2003年第12期

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4．鄧小軍，市場(chǎng)需要文檔管理業(yè)務(wù)――訪上海信安達(dá)檔案文件管理有限公司。《中國(guó)檔案》2004年第10期

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1進(jìn)一步解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，營(yíng)造機(jī)關(guān)檔案管理與電子政務(wù)建設(shè)同步發(fā)展的良好環(huán)境

電子政務(wù)建設(shè)是新生事物，一些檔案部門(mén)開(kāi)始未同步跟進(jìn)，主客觀原因均有。各級(jí)政府機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)要積極主動(dòng)、敢于參與到本部門(mén)的政務(wù)建設(shè)工作，為政務(wù)建設(shè)與機(jī)關(guān)檔案管理融為一體獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，要樹(shù)立五個(gè)意識(shí)：一要樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)和前瞻意識(shí)，按電子政務(wù)建設(shè)的程序，有規(guī)律地介入，提出與之配套管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和電子文件形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、留存與開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)原則；二要樹(shù)立市場(chǎng)意識(shí)，根據(jù)現(xiàn)狀，預(yù)測(cè)未來(lái)信息市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需要，提出檔案信息在“三網(wǎng)一庫(kù)”建設(shè)中的作用，為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)；三要樹(shù)立公眾意識(shí)，堅(jiān)持以政府信息公開(kāi)為原則，以不公開(kāi)為例外，不斷滿足社會(huì)、政府對(duì)信息資源的需求；四要樹(shù)立效益意識(shí)，必須以能獲得社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益為前提，實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的雙提高；五要樹(shù)立國(guó)際接軌意識(shí)?！八街?，可以攻玉”，要學(xué)習(xí)國(guó)際上電子政務(wù)建設(shè)的先進(jìn)管理方式，勇于嘗試或應(yīng)用最新的適用技術(shù)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，加速檔案管理在電子政務(wù)建設(shè)中的國(guó)際化進(jìn)程，推動(dòng)與世界各國(guó)聯(lián)通，盡早實(shí)現(xiàn)政務(wù)信息在更廣泛的范圍內(nèi)共享。

2創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理體制，與電子政務(wù)建設(shè)協(xié)調(diào)統(tǒng)一

要改變目前政府機(jī)關(guān)檔案部門(mén)被排斥于電子政務(wù)建設(shè)之外的狀況，將機(jī)關(guān)檔案管理作為電子政務(wù)建設(shè)的組成部分，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，共同確定政務(wù)信息的價(jià)值取向和流向。機(jī)關(guān)檔案部門(mén)應(yīng)作為電子政務(wù)建設(shè)的成員，發(fā)揮自身職能優(yōu)勢(shì)，就電子文件形成、存貯、歸檔、讀取、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳播、上網(wǎng)、開(kāi)放、公布、移交進(jìn)館及與歸檔紙質(zhì)文件的配套管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、安全保密、政務(wù)服務(wù)等提出相應(yīng)的管理原則和制度，形成與電子政務(wù)建設(shè)相協(xié)調(diào)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)程序，以及各相關(guān)環(huán)節(jié)銜接貫通為一體的管理體系，為政府機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化、信息化提供組織保證。

3整合、拓展檔案管理職能，規(guī)范機(jī)關(guān)檔案工作行為

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關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門(mén)檔案管理

專門(mén)檔案是指某些專業(yè)范圍內(nèi)產(chǎn)生，有比較穩(wěn)定的文件名稱、格式和形成規(guī)律，有各自整理和管理辦法的各種門(mén)類檔案的總稱。它是個(gè)群體概念，不特指某個(gè)檔案種類的實(shí)體。專門(mén)檔案類別很多，涵蓋內(nèi)容也很廣泛，如藝術(shù)檔案、工程檔案、審計(jì)檔案、訴訟檔案等等。機(jī)關(guān)事業(yè)單位中形成的專門(mén)檔案是本單位檔案管理中不可缺少的一部分，也是各單位不容忽視的極為重要的歸檔類別。機(jī)關(guān)事業(yè)單位專門(mén)檔案包括財(cái)會(huì)檔案、科研成果檔案、基建工程檔案、學(xué)籍檔案、聲像檔案和出版刊物檔案等。由于專門(mén)檔案具有特定的形成規(guī)律，其收集和管理工作就要有別于文書(shū)檔案而具有相對(duì)獨(dú)立性。

一、專門(mén)檔案歸檔要掌握靈活性

文書(shū)檔案的歸檔時(shí)間一般是以年度為界，而專門(mén)檔案記述和反映了機(jī)關(guān)某些專業(yè)方面的工作活動(dòng)情況，其形成檔案的規(guī)律和特點(diǎn)各有不同，因而專門(mén)檔案的歸檔時(shí)間要掌握靈活性。如科研成果檔案要以科研項(xiàng)目完成時(shí)間歸檔，一項(xiàng)科研項(xiàng)目根據(jù)科技立項(xiàng)、擬定方案及開(kāi)展研究，到最終完成需要一年、幾年甚至十幾年時(shí)間。基建工程檔案要以工程竣工時(shí)間歸檔，基建工程從項(xiàng)目報(bào)批、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、動(dòng)土施工到項(xiàng)目竣工也不是一年時(shí)間就可以完成的。因此，這類檔案要以其完成時(shí)間歸檔。如果研究項(xiàng)目或工程竣工時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，也可以按照研究程序和工程進(jìn)度，分階段歸檔。

聲像檔案是實(shí)時(shí)瞬間和階段的真實(shí)記載，是保存在膠片、相紙、磁盤(pán)、光盤(pán)等感光材料或磁性材料等載體上的影像和聲音。它記載和反映了單位的重大事件、重要活動(dòng)和重要人物的真實(shí)面貌，相比文字檔案來(lái)說(shuō)，更直觀、真實(shí)、形象、生動(dòng)。為了避免以年度歸檔時(shí)間太長(zhǎng)造成影像數(shù)據(jù)的丟失，聲像檔案要掌握及時(shí)歸檔的原則，根據(jù)某項(xiàng)工作的完成、重要活動(dòng)的結(jié)束隨時(shí)歸檔。

二、專門(mén)檔案收集要重視完整性

由于專門(mén)檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)具有特殊性，一是各專業(yè)內(nèi)容性質(zhì)不同造成在歸檔時(shí)間上不統(tǒng)一；二是某些檔案形成的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，如果專業(yè)工作人員歸檔意識(shí)淡薄，就容易造成檔案內(nèi)容缺失。因此在收集各類專門(mén)檔案時(shí)，要特別注意檔案內(nèi)容的完整性。如基建工程檔案，具有工程周期長(zhǎng)、工作流程長(zhǎng)、工期階段多、涉及部門(mén)多等特點(diǎn)，使基建檔案具有多樣性、復(fù)雜性和成套性等特性。一項(xiàng)基建工程項(xiàng)目，要有工程項(xiàng)目前期文件、勘察測(cè)繪文件、設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工驗(yàn)收文件，從工程立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、審批、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理到竣工等多項(xiàng)程序。由于基建工程人員流動(dòng)性大，工程各參建部門(mén)缺乏相互溝通，加之基建工程人員對(duì)工程檔案管理的專業(yè)知識(shí)不甚了解，極易造成工程項(xiàng)目管理和技術(shù)檔案存在分散、損壞或內(nèi)容丟失等問(wèn)題。在收集基建工程檔案時(shí)，要特別強(qiáng)調(diào)基建工程檔案內(nèi)容的完整性，按照基建工程建設(shè)形成規(guī)律收集、整理和保存，確保基建工程檔案齊全、完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。

聲像檔案的收集工作存在同樣的問(wèn)題，從客觀上看，影像存儲(chǔ)隨意性很強(qiáng)，產(chǎn)生的電子照片丟失的概率也很高，如果不注意保存和備份，就容易丟失。因此，檔案部門(mén)對(duì)聲像檔案的歸檔監(jiān)督極為重要。在收集工作中，既要重視對(duì)某項(xiàng)工作和重大活動(dòng)形成聲像檔案的完整性，又要強(qiáng)調(diào)單張影像歸檔的全面性，如時(shí)間、地點(diǎn)、人物、工作內(nèi)容和活動(dòng)名稱，都要注有詳細(xì)的說(shuō)明，便于日后的查閱和利用。

三、專門(mén)檔案管理要強(qiáng)調(diào)實(shí)效性

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1 目前電子檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 電子文件保密性受限制。當(dāng)前，我國(guó)電子檔案安全法規(guī)還沒(méi)有形成完整的體系，況且電子文件內(nèi)容易于變化、易于修改，改動(dòng)后不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可禁止傳遞電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，人們很難把握其內(nèi)容原貌。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，而且，不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。以上種種問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)格的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難做到絕對(duì)保密。

1.2 對(duì)檔案管理人員要求高。對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員能勝任的，也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)提出了更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息辦公自動(dòng)化，要有現(xiàn)代化的人才。管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足一般的計(jì)算機(jī)操作水平。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺。大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能完全發(fā)揮作用，更談不上檔案信息電子化了。

2 電子檔案安全管理方法

2.1 建立電子檔案管理法規(guī)制度。相關(guān)部門(mén)應(yīng)在我國(guó)現(xiàn)有電子檔案安全法規(guī)制度基礎(chǔ)上借鑒國(guó)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本單位、本地區(qū)實(shí)際情況，制定出具有可操作性的電子檔案法規(guī)制度，健全安全管理機(jī)制。主要包括：①人員安全管理機(jī)制：崗位責(zé)任制、安全審查制度、離崗人員身份撤銷(xiāo)制度等；②系統(tǒng)安全運(yùn)行機(jī)制：機(jī)房管理制度、定期維護(hù)和定期檢測(cè)制度、運(yùn)行管理制度等；③災(zāi)害管理機(jī)制：災(zāi)害預(yù)警制度、突發(fā)事件應(yīng)急制度、常規(guī)備份制度、災(zāi)害搶救制度等。同時(shí)，還要強(qiáng)化落實(shí)各項(xiàng)安全管理規(guī)范，使安全管理工作程序化、制度化。

2.2 運(yùn)用合適的電子檔案安全技術(shù)。①辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離。在內(nèi)部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)隔離是保護(hù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全最主要，同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)，可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇地放行一些地址進(jìn)入辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無(wú)論何種類型的防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。②做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行。這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改成“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。而且，對(duì)長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

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關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；制度；現(xiàn)代化；服務(wù)

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

（一）有利于促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部，檔案管理工作已經(jīng)成為重要的工作，它不僅是單位員工信息資料的記錄，而且是事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)。規(guī)范化的檔案管理是衡量事業(yè)單位管理能力的標(biāo)準(zhǔn)之一。事業(yè)單位檔案管理工作的水平高低，直接決定著事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)能否清楚了解本單位的具體運(yùn)行狀況，能否做出正確的決策。因此，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，提升檔案管理的規(guī)范化程度尤為重要。同時(shí)，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理，提升檔案管理理念，探索新形勢(shì)下有效的檔案管理途徑，如實(shí)高效地將本單位的發(fā)展?fàn)顩r反映出來(lái)，不僅能促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的健全發(fā)展，而且對(duì)于提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位健康發(fā)展有重要的作用。

（二）可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的后期管理提供參考依據(jù)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料不僅包含員工的各項(xiàng)信息，而且包含了單位發(fā)展中所取得的成果和總結(jié)，以及單位發(fā)展的全過(guò)程，是對(duì)單位集中管理的體現(xiàn)。通過(guò)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息的查詢和應(yīng)用，能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位后期的管理工作提供參考依據(jù)。同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料是單位發(fā)展和自身建設(shè)的重要記錄資料，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息材料的總體匯總，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位健康持續(xù)發(fā)展有重要的促進(jìn)作用，因此，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作尤為重要。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點(diǎn)

（一）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒(méi)有配備合格的工作人員來(lái)專門(mén)從事檔案管理工作，因而只能讓其他工作人員身兼數(shù)職，或是通過(guò)招聘臨時(shí)整檔人員來(lái)應(yīng)對(duì)檔案管理的工作需要。專業(yè)人員不足的現(xiàn)狀，導(dǎo)致這些人員在繁雜而專業(yè)的檔案工作面前力不從心，錯(cuò)誤百出，檔案管理工作較為混亂。同時(shí)，即便是在配備有足夠?qū)Ｂ毴藛T的情況，檔案管理工作人員的工作態(tài)度也直接影響到檔案管理工作的實(shí)效。部分檔案管理工作人員工作中抱著消極應(yīng)付的態(tài)度，缺乏責(zé)任心和崗位自豪感，導(dǎo)致檔案無(wú)法整齊歸類，或是及時(shí)更新。又或是，在檔案管理人員變動(dòng)的時(shí)候，沒(méi)有做好交接工作。以上這些都不利于檔案的充分利用。

（二）機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部缺乏科學(xué)規(guī)范的檔案管理和利用制度

規(guī)章制度和工作流程是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作順利開(kāi)展的依據(jù)。然而，目前部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理還只是停留在依靠各個(gè)部門(mén)自己來(lái)進(jìn)行管理的階段，導(dǎo)致檔案分散在各科室，缺乏統(tǒng)一高效利用的制度。此外，在檔案管理方式還停留在傳統(tǒng)的“信袋式”管理的階段，不能做到科學(xué)的專業(yè)管理，導(dǎo)致對(duì)信息的提取和利用較為困難。并且原有的紙質(zhì)檔案管理方式和設(shè)備還存有不足。

（三）機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化管理程度不高

隨著互聯(lián)網(wǎng)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用日益普遍，社會(huì)的日常辦公以及檔案管理工作的面貌也為之一變。電子檔案較紙質(zhì)檔案更能夠?qū)崿F(xiàn)便利高效的管理，且保存量大，方便利用。部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理，但是在檔案的保密制度建設(shè)上還有待加強(qiáng)。

3 加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的對(duì)策

（一）健全檔案管理制度，明確檔案管理職責(zé)

首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要依據(jù)自身發(fā)展的狀況建立一套完善詳細(xì)的檔案管理制度，合理劃分各個(gè)崗位人員的職責(zé)，嚴(yán)格依據(jù)檔案管理的制度進(jìn)行檔案管理工作，嚴(yán)禁杜絕違法違紀(jì)行為。

其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員要遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，

遵守領(lǐng)導(dǎo)的安排，對(duì)檔案信息進(jìn)行分級(jí)管理，依據(jù)制度要求進(jìn)行分類管理，保證檔案管理的規(guī)范化。同時(shí)要將檔案管理工作列入重要日常工作中，在單位內(nèi)部建立專門(mén)的檔案規(guī)范化管理小組，制定健全詳細(xì)的工作計(jì)劃，明確依據(jù)工作計(jì)劃開(kāi)展工作，保證檔案規(guī)范化管理的有序進(jìn)行。

（二）提升檔案管理工作者素質(zhì)

由于檔案管理工作自身具有綜合性特征、專業(yè)性特征以及復(fù)雜性特征，檔案管理工作的這些特征要求工作者必須要具備很高的能力和素質(zhì)，檔案管理人員不僅要具備專業(yè)技能和知識(shí)，還要有很高的責(zé)任心和政治素養(yǎng)，可以說(shuō)，檔案管理工作者自身素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量和水平。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須要注重提升檔案管理工作者的素質(zhì)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要盡可能避免檔案管理工作者頻繁變動(dòng)，使檔案管理隊(duì)伍具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。此外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理工作者的培訓(xùn)和教育，促使工作者具備良好的綜合素質(zhì)。由于檔案管理工作需要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)工作者進(jìn)行培訓(xùn)和考核，促使工作者對(duì)原有知識(shí)進(jìn)行不斷總結(jié)和更新，注重提升工作者的職業(yè)道德，提升工作者的職業(yè)道德觀念以及榮譽(yù)感，這些均能夠從本質(zhì)上提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

（三）加大檔案管理資金投入

想要提升檔案管理工作的水平和質(zhì)量，不僅要在思想上和觀念上高度重視檔案管理工作，還要在物質(zhì)上對(duì)檔案管理工作進(jìn)行支持。因此，事業(yè)單位必須要加大資金投入，促使檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施得以逐步完善，更加有序、安全以及科學(xué)的存放檔案資料。

首先，要求事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層要高度重視檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作的作用、重要性以及地位進(jìn)行高度重視，為檔案管理部門(mén)撥放充足的資金，逐漸完善檔案室基礎(chǔ)設(shè)施。促使檔案管理部門(mén)建設(shè)檔案庫(kù)房，做到防火防潮，還要購(gòu)買(mǎi)檔案柜。這樣可以對(duì)檔案進(jìn)行妥善的保存，杜絕發(fā)生檔案材料損壞等情況。其次，要求檔案管理工作者必須要對(duì)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行及時(shí)的檢查，包括檔案柜、空調(diào)、滅火設(shè)施等，一旦設(shè)施出現(xiàn)損壞，必須要及時(shí)上報(bào)，申請(qǐng)維修。

（四）充分運(yùn)用現(xiàn)代化的設(shè)備，提高檔案管理的現(xiàn)代化程度

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)逐漸普及，通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，不僅能夠提高檔案管理的效率，而且可以促進(jìn)檔案分類，為單位發(fā)展提供更加全面的資料信息。機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以建立檔案共享平臺(tái)，通過(guò)檔案共享平臺(tái)進(jìn)行檔案的查詢和登記工作，可以方便對(duì)檔案資料的利用。還可以通過(guò)計(jì)算機(jī)加強(qiáng)檔案信息的搜集力度，記錄更加全面清晰的檔案信息，爭(zhēng)取讓檔案信息涵蓋圖像、影音和文字等信息，提升檔案信息的全面性。另外，要加強(qiáng)對(duì)單位檔案管理人員的現(xiàn)代化知識(shí)培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員的積極性和效率，讓檔案管理人員通過(guò)現(xiàn)代化的設(shè)備進(jìn)行檔案信息的完善，提升工作的效率和質(zhì)量。

（五）開(kāi)展檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)，提升檔案管理的服務(wù)意識(shí)

檔案管理人員要摒棄傳統(tǒng)的管理理念和服務(wù)理念，積極開(kāi)展新形勢(shì)下的創(chuàng)新理念，提高服務(wù)意識(shí)。可以依據(jù)目前網(wǎng)絡(luò)方便、快捷的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行檔案信息的自主查詢功能、分類查詢功能的開(kāi)展，對(duì)檔案信息進(jìn)行及時(shí)的更新和補(bǔ)充，充分發(fā)揮檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。也可以改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，采用與單位發(fā)展相符的檔案管理模式，將單位發(fā)展的實(shí)際狀況融合進(jìn)檔案管理制度的制定中，提升檔案管理的效率。檔案管理人員只有創(chuàng)新管理理念，轉(zhuǎn)變保守思想，開(kāi)拓新的檔案管理方式，創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，才能提高檔案管理的效率和質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作更上一層樓。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要依據(jù)本單位具體的發(fā)展?fàn)顩r建立全面的檔案管理體系，并針對(duì)目前檔案管理工作中存在的問(wèn)題找出相對(duì)應(yīng)的解決辦法，同時(shí)要提升檔案管理人員的素質(zhì)和積極性，積極推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化進(jìn)程，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位高效發(fā)展提供保障。

參考文獻(xiàn)

篇8

[關(guān)鍵詞]檔案管理;機(jī)關(guān)事業(yè)單位;信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.22.120

[中圖分類號(hào)]G270.7;D630.1 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）22-0-01

隨著國(guó)家信息化水平的不斷發(fā)展與進(jìn)步，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也在不斷進(jìn)行著改革。信息化進(jìn)程的加快，使得現(xiàn)代社會(huì)很多管理工作都建立在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上。在這樣的背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作也在發(fā)生著變化，傳統(tǒng)的以手工登記為主的管理模式已經(jīng)逐漸被信息化的管理方式所取代。檔案管理是任何一個(gè)單位的基礎(chǔ)性工作，尤其是機(jī)關(guān)事業(yè)單位，科學(xué)完善的檔案管理工作更是單位取得長(zhǎng)足發(fā)展的基石。因此，以科學(xué)化和信息化的手段，不斷完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理，已成為現(xiàn)代社會(huì)檔案管理工作的必然趨勢(shì)。在目前的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，還存在著一些不足，例如，沒(méi)有合理利用信息化手段進(jìn)行檔案管理、檔案文書(shū)內(nèi)容不夠完善等。如何有效利用信息技術(shù)的手段，完善單位檔案管理工作，是擺在檔案管理工作者面前的難題。本文中，筆者結(jié)合自身的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，分析在信息技術(shù)背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新策略。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

1.1 檔案管理信息化有利于提高工作效率

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，往往采用的是紙張、照片或者錄像的形式。這樣的管理方式，存在著很多不足，比如管理不方便，不利于長(zhǎng)期保管等。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作是比較復(fù)雜的，各種文書(shū)、文件通常是數(shù)以萬(wàn)計(jì)，如果僅僅以手工登記的方式進(jìn)行檔案管理，勢(shì)必會(huì)讓單位的檔案管理工作顯得更加繁重。而信息化的管理方式，可大大改善傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來(lái)的不足。檔案管理信息化，很多管理工作，如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣不僅大大縮短了時(shí)間，還節(jié)省了大量的人力、物力、財(cái)力，大大提高了單位檔案管理工作的效率。

1.2 檔案管理信息化有利于促進(jìn)信息的交流和共享

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，無(wú)論是在搬運(yùn)或者保管上都存在著很多不足，而且在查閱時(shí)也極為不便。因此，傳統(tǒng)的檔案管理工作，不利于信息的交流和共享。檔案管理信息化有效解決了這個(gè)問(wèn)題。采用信息化的手段管理檔案，很多文書(shū)的保管或者查詢、共享，都可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行，不僅方便快捷，而且安全無(wú)誤。大大提高了機(jī)關(guān)事業(yè)單位各部門(mén)之間的交流與合作，提高了單位的檔案管理工作質(zhì)量。

1.3 檔案管理信息化有利于促進(jìn)檔案保存的穩(wěn)定性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在保存上，容易受到保存條件和自然環(huán)境的影響。如果保存不當(dāng)，容易導(dǎo)致很多極有價(jià)值的檔案遭到損壞。而電子檔案就不會(huì)受到自然環(huán)境的影響。相對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)講，電子檔案具有保存方便，保存壽命長(zhǎng)的特點(diǎn)。通過(guò)電子載體的方式保存，不僅可提高檔案保存的安全性和穩(wěn)定性，還可節(jié)省大量空間，提高了單位檔案管理的效率。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化創(chuàng)新策略

對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)講，采用信息化的手段進(jìn)行檔案管理工作，就已經(jīng)是管理工作的進(jìn)步和創(chuàng)新。那么，在單位檔案管理工作信息化的背景下，管理工作者如何不斷創(chuàng)新，來(lái)完善單位的檔案管理工作呢？

2.1 加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)

在信息化的社會(huì)背景下，單位促進(jìn)檔案管理工作的不斷進(jìn)步，首先要加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理工作者的基本素質(zhì)。在目前的機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，某些部門(mén)檔案管理工作者存在著一些不足，有些單位的檔案管理者甚至不懂得使用電腦，不懂得計(jì)算機(jī)操作。因此，現(xiàn)代社會(huì)的檔案管理工作要取得進(jìn)步，就要依賴高素質(zhì)的人才，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理工作者的培訓(xùn)，不斷提高其素質(zhì)和技術(shù)水平，促進(jìn)單位檔案管理的信息化建設(shè)。

2.2 完善檔案管理制度

就目前我國(guó)的檔案管理工作來(lái)講，部分單位的檔案管理工作是比較薄弱的，有些單位甚至出現(xiàn)不重視檔案管理工作的情況。出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象，主要在于管理人員思想觀念落后，單位主管領(lǐng)導(dǎo)不重視，缺乏相應(yīng)的制度支持等原因。因此，要完善單位的檔案管理工作，首先要建立相應(yīng)的檔案管理制度，完善管理體系，規(guī)范單位的檔案信息管理工作，對(duì)檔案管理工作定期考核，建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，才能從根本上解決單位檔案管理工作薄弱的問(wèn)題。

2.3 不斷完善檔案管理信息化系統(tǒng)

對(duì)于檔案管理工作而言，管理者的基本素質(zhì)是軟件，而信息化系統(tǒng)則是硬件。因此，要加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平，首先需要完善檔案管理信息化系統(tǒng)。只有信息化系統(tǒng)水平提高了，檔案管理工作的各環(huán)節(jié)才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。只有系統(tǒng)的運(yùn)行不出現(xiàn)問(wèn)題，才能保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行。因此，任何一個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位，要不斷完善檔案管理工作的信息化，首先需要提高硬件設(shè)施的水平。

3 結(jié) 語(yǔ)

不斷完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。各級(jí)部門(mén)應(yīng)充分利用信息技術(shù)所提供的便利，不斷創(chuàng)新管理方法，促進(jìn)單位檔案管理工作信息化的長(zhǎng)足進(jìn)步。筆者結(jié)合自身管理經(jīng)驗(yàn)，闡述了信息化技術(shù)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的優(yōu)勢(shì)以及相應(yīng)的管理策略，希望為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的信息化管理提供借鑒。

主要參考文獻(xiàn)

篇9

一、切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，是做好檔案管理鞏固提高工作的關(guān)鍵

據(jù)了解，有的單位在檔案管理升級(jí)后，產(chǎn)生了滿足現(xiàn)狀的思想，只求過(guò)得去，不求過(guò)得硬，致使檔案工作止步不前；還有的單位由于人員變動(dòng)和內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整，使檔案工作的組織機(jī)構(gòu)和檔案工作人員出現(xiàn)了缺口，致使檔案工作很少有人問(wèn)津。上述驕傲自滿情緒和組織上的不健全，削弱了檔案工作的力度，制約了檔案工作的開(kāi)展。因此，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，就成了做好檔案管理升級(jí)后鞏固提高工作的關(guān)鍵。要解決好這個(gè)問(wèn)題，必須抓住如下幾個(gè)環(huán)節(jié)：

（一）宣傳、貫徹《檔案法》，增強(qiáng)檔案意識(shí)

從社會(huì)的角度來(lái)說(shuō)，《檔案法》是全民的單項(xiàng)法律，要求任何一個(gè)公民都要認(rèn)真遵守和執(zhí)行。所以，機(jī)關(guān)檔案管理升級(jí)后，仍要通過(guò)各種形式，繼續(xù)宣傳貫徹《檔案法》，使《檔案法》深入人心，進(jìn)而增強(qiáng)全民的檔案意識(shí)。

做為一個(gè)單位，至少要把《檔案法》普及到本單位的全體工作人員當(dāng)中去，使全體工作人員都能掌握這項(xiàng)法律，理解檔案工作的性質(zhì)、內(nèi)容、意義，重視本單位的檔案工作，把檔案工作作為本部門(mén)整體工作的重要組成部分，增強(qiáng)保護(hù)檔案、利用檔案、支持檔案工作的自覺(jué)性和責(zé)任感，調(diào)動(dòng)各方面的積極因素，創(chuàng)造良好的檔案事業(yè)發(fā)展環(huán)境，這樣才有做好檔案管理鞏固提高工作的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，進(jìn)而推動(dòng)檔案工作不斷發(fā)展。

做為一個(gè)檔案工作者，更要堅(jiān)持不懈地學(xué)習(xí)《檔案法》，同時(shí)還要學(xué)習(xí)《檔案法實(shí)施辦法》、《檔案管理規(guī)定》等一系列檔案管理的法規(guī)條例，以保證檔案工作沿著法制軌道逐步向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化的方向發(fā)展。

（二）調(diào)整充實(shí)力量，完善組織機(jī)構(gòu)

調(diào)整和充實(shí)檔案管理人員，不斷完善組織機(jī)構(gòu)，是做好檔案管理升級(jí)后鞏固提高工作的又一必要前提。在人員調(diào)整時(shí)，要注意專業(yè)素質(zhì)的考核，做到配置的合理性。從這一點(diǎn)來(lái)講，綏化市道路運(yùn)輸管理處的做法是很值得借鑒的。幾年來(lái)，這個(gè)單位主管常務(wù)和檔案工作的副處長(zhǎng)因組織調(diào)動(dòng)和工作需要先后調(diào)整了三人次，具體負(fù)責(zé)檔案工作的秘書(shū)科長(zhǎng)調(diào)整了兩人次；還培養(yǎng)選撥了兩名專職檔案員，使檔案工作沒(méi)有因?yàn)槿藛T的變化而受到影響。通過(guò)這些努力，不但保證了檔案工作組織機(jī)構(gòu)的穩(wěn)定性與連續(xù)性，而且還較好地適應(yīng)了行業(yè)管理工作的需要。從而，使檔案管理升級(jí)后的鞏固提高工作有了可靠的組織保證。

（三）加強(qiáng)制度建設(shè)，做到有章可循

對(duì)于機(jī)關(guān)各立檔單位來(lái)說(shuō)，根據(jù)檔案工作的需求，結(jié)合本部門(mén)檔案工作的特點(diǎn)，建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，是實(shí)現(xiàn)檔案工作制度化、規(guī)范化的有力手段。各立檔單位，都應(yīng)建立立卷歸檔、檔案保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、銷(xiāo)毀等項(xiàng)制度以及檔案的分類方案、檔案員崗位責(zé)任制等。同時(shí)要把落實(shí)這些制度同貫徹、實(shí)施《檔案法》聯(lián)系起來(lái)。在檔案管理制度的執(zhí)行過(guò)程中，要批評(píng)有章不循的現(xiàn)象，處理嚴(yán)重違章人員，維護(hù)制度的嚴(yán)肅性。從而，發(fā)揮這些規(guī)章制度在機(jī)關(guān)檔案管理鞏固提高工作中的監(jiān)督和保障作用。

（四）舍得資金投入，加強(qiáng)陣地基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加強(qiáng)陣地基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要目的是改善檔案室的管理?xiàng)l例。促進(jìn)檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。在這方面，綏化市道路運(yùn)輸管理處已取得了成功的經(jīng)驗(yàn)。他們采取統(tǒng)籌規(guī)劃，逐年投入，不斷完善的方法，在新建的辦公樓內(nèi)建立綜合檔案室1個(gè)，建立業(yè)務(wù)檔案室共6個(gè)，設(shè)備都是先進(jìn)的密集架，還增設(shè)了錄音機(jī)、電視機(jī)、照像機(jī)、吸塵器、電風(fēng)扇、電話和干濕溫度計(jì)等一系列設(shè)備，為檔案工作的發(fā)展提供了必要的物資保證，使陣地基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不斷得到加強(qiáng)。

（五）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

培養(yǎng)和選撥優(yōu)秀的檔案工作人才，是加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員素質(zhì)，做好檔案管理鞏固提高工作的重要措施。只有建設(shè)一支過(guò)硬的檔案工作隊(duì)伍，才能創(chuàng)造過(guò)硬的檔案工作質(zhì)量。因此，各立檔單位要采取各種形式培養(yǎng)和選撥優(yōu)秀人才。通?？梢圆扇∫韵聨追N方式：

1、普及檔案知識(shí)、開(kāi)展全員培訓(xùn)。檔案工作是一項(xiàng)事業(yè)性很強(qiáng)且涉及面較廣的工作。通過(guò)開(kāi)展全員培訓(xùn)，可以全面普及檔案知識(shí)。同時(shí)，也給檔案工作人員提供了深造的機(jī)會(huì)，進(jìn)而可以全面提高檔案工作人員的素質(zhì)。

2、送出去學(xué)習(xí)，培養(yǎng)骨干力量。主要是選送骨干力量到外地學(xué)習(xí)，開(kāi)拓視野，吸收先進(jìn)的管理辦法和經(jīng)驗(yàn)。

3、開(kāi)展崗位練兵，提高業(yè)務(wù)技能，科學(xué)管理，精益求精。使檔案工作人員達(dá)到五會(huì)（會(huì)收集、會(huì)立卷、會(huì)整理、會(huì)編檢索工具、會(huì)利用）的要求。

二、不斷豐富檔案內(nèi)容，是做好檔案管理鞏固提高工作的基礎(chǔ)

檔案工作的根本目的是有效利用。收集門(mén)類齊全、結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容豐富、數(shù)量充足的檔案資料，是實(shí)現(xiàn)檔案利用工作的重要基礎(chǔ)。也只有滿足各項(xiàng)工作對(duì)檔案提供利用的要求，才能使檔案工作在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步升級(jí)。豐富檔案內(nèi)容，應(yīng)該注意以下兩點(diǎn)：

（一）做好各種資料的收集和征集工作，保證檔案資料收集齊全。每一個(gè)立檔單位都要根據(jù)自己的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，全面地、分門(mén)別類地收集相關(guān)的資料。這樣，不但能豐富檔案資料的內(nèi)容，而且還為輔助檔案提供資料開(kāi)展利用工作，打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。否則，資料殘缺不全，缺檔斷代，不但給利用帶來(lái)無(wú)法克服的困難，而且檔案工作本身也無(wú)法鞏固、提高。

（二）檔案類型變單一型為多種類型。根據(jù)單位業(yè)務(wù)性質(zhì)的不同，可以把特點(diǎn)較鮮明，較集中的檔案分離出來(lái)，設(shè)立不同的檔案管理區(qū)域，由專人負(fù)責(zé)，在“統(tǒng)一組織形式，統(tǒng)一管理制度，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)”的原則指導(dǎo)下，實(shí)行專門(mén)管理，滿足不同崗位對(duì)檔案利用的需要。

三、注重開(kāi)發(fā)利用，是做好檔案管理鞏固提高工作的途徑

我們黨所確定的檔案工作的方針是，檔案工作必須為黨的中心工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)的文明建設(shè)服務(wù)。搞好檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作，對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展至關(guān)重要，也是檔案工作的生命力所在。因此，檔案工作人員在單位檔案管理工作升級(jí)以后，要把加強(qiáng)管理和開(kāi)發(fā)利用緊密結(jié)合起來(lái)，在繼續(xù)提高管理水平的同時(shí)，應(yīng)把檔案工作的落腳點(diǎn)及時(shí)轉(zhuǎn)到開(kāi)發(fā)利用上來(lái)，充分發(fā)揮檔案的綜合效用。所以，檔案工作人員要積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性，切實(shí)做好工作，為機(jī)關(guān)工作提供良好服務(wù)。

一是要變“看堆守?cái)偂钡姆忾]式被動(dòng)服務(wù)為開(kāi)放式服務(wù)。有的檔案管理人員工作比較保守，為了管檔案而管檔案，工作范圍狹窄。這些都不利于檔案服務(wù)功能的發(fā)揮。所以，檔案工作人員要積極深入到單位的業(yè)務(wù)工作中去，主動(dòng)探求檔案資料的需求信息，從而全面而準(zhǔn)確地提供檔案資料。同時(shí)，還應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，有針對(duì)性地進(jìn)行相關(guān)檔案資料的編研工作，使這種服務(wù)更直接，更條理，更有效。此外，還應(yīng)按規(guī)定，開(kāi)放檔案目錄，讓大家都了解檔案室所藏檔案，以方便各行業(yè)對(duì)檔案資料的利用。

二是要抓好年度立卷歸檔工作，對(duì)于各種資料都要定期收集到一起，在年末集中裝訂成卷，使檔案材料門(mén)類化、齊全化、規(guī)范化，這樣就能使檔案資料更好地發(fā)揮效用。

三是要結(jié)合本部門(mén)本行業(yè)的特點(diǎn)，認(rèn)真開(kāi)展編研工作，對(duì)于現(xiàn)有檔案史料，進(jìn)行挑選、加工、編排和評(píng)價(jià)，發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

利用的側(cè)重點(diǎn)，應(yīng)從以下三個(gè)方面加以把握：

1、為部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)宏觀決策提供必要的依據(jù)。實(shí)踐證明，任何一項(xiàng)決策，要想達(dá)到科學(xué)和正確，只憑主觀良好的愿望是不行的，除了要對(duì)現(xiàn)實(shí)情況作必要的調(diào)查分析外，還必須參考相當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)和以往的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，而這些只有在檔案資料里才能找到。因此，作為檔案工作者，就應(yīng)當(dāng)在領(lǐng)導(dǎo)決策重大問(wèn)題時(shí)，提供必要的檔案資料和信息方面的服務(wù)。

2、為部門(mén)進(jìn)行重大生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)工作服務(wù)。實(shí)踐證明，一個(gè)企業(yè)要想把生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)搞得紅紅火火、生機(jī)勃勃；一個(gè)工作部門(mén)要想把部門(mén)的工作搞得井井有條，卓有成效，除了其他因素外，必須有必要的、豐富的檔案資料作參考、作依據(jù)。檔案資料就是企業(yè)和工作部門(mén)的重要財(cái)富，它與我們各項(xiàng)事業(yè)的命運(yùn)息息相關(guān)。檔案工作只有在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中和部門(mén)的工作中充分發(fā)揮作用，才會(huì)有作為、有生命。

3、為解決各種糾紛和問(wèn)題、落實(shí)黨和國(guó)家的政策服務(wù)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，尤其是處理各種經(jīng)濟(jì)糾紛，時(shí)時(shí)處處離不開(kāi)經(jīng)濟(jì)合同檔案、票據(jù)檔案、勞動(dòng)工資檔案等等。檔案工作者應(yīng)當(dāng)通過(guò)檔案資料在這些方面發(fā)揮作用。

篇10

一、機(jī)關(guān)檔案室人本管理模式

在現(xiàn)代信息管理中，檔案管理系統(tǒng)始終作為一個(gè)獨(dú)立系統(tǒng)，主要是由檔案信息、檔案設(shè)施、檔案管理人員、檔案管理目標(biāo)和任務(wù)等相關(guān)要素組成。其中，機(jī)關(guān)檔案管理人員是現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)各個(gè)要素中最活躍和最重要的因素，因此在機(jī)關(guān)檔案管理模式中，必須把管理的視角和關(guān)注點(diǎn)從“檔案”向“人”進(jìn)行轉(zhuǎn)變，要樹(shù)立“以人為本”的管理理念，在工作設(shè)計(jì)和管理方式等方面，要更多地考慮人的因素，要對(duì)人充分尊重和關(guān)心，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理人員的工作積極性進(jìn)行充分調(diào)動(dòng)，積極思考和主動(dòng)學(xué)習(xí)，從而實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)代化功能。首先，現(xiàn)代檔案服務(wù)知識(shí)性新特點(diǎn)，要求機(jī)關(guān)檔案室管理必須充分重視知識(shí)和人才?，F(xiàn)代信息化管理是當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，這種信息管理服務(wù)的形式也是與電子化、信息化、智能化相互融合。檔案服務(wù)的知識(shí)性特點(diǎn)，要求機(jī)關(guān)檔案室工作人員必須具備更高的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)與技能、現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)發(fā)與應(yīng)用能力，必須從觀念上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的服務(wù)意識(shí)，要能夠根據(jù)現(xiàn)代信息管理和檔案知識(shí)性特點(diǎn)要求，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作進(jìn)行重新規(guī)劃，更好地適應(yīng)現(xiàn)代信息管理和服務(wù)要求。其次，現(xiàn)代檔案的服務(wù)社會(huì)理念的建立，要求機(jī)關(guān)檔案室管理必須具備更強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，以用戶為中心。以用戶為中心，是機(jī)關(guān)檔案管理事業(yè)存在和發(fā)展的關(guān)鍵所在。但是，由于傳統(tǒng)檔案管理中的“重藏輕用、以藏為主”的檔案管理理念影響深遠(yuǎn)，導(dǎo)致一部分檔案管理人員的思想意識(shí)仍停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中。在現(xiàn)代檔案管理中，強(qiáng)調(diào)“一切為了用戶”的服務(wù)意識(shí)，要以檔案用戶為中心，積極開(kāi)展各種檔案服務(wù)活動(dòng)。特別是隨著我國(guó)檔案管理體制改革的深入，對(duì)于檔案服務(wù)有了更為全面的要求，檔案用戶對(duì)于檔案管理部門(mén)的服務(wù)質(zhì)量要求也更高，要求檔案管理部門(mén)不僅要能夠提供檔案原始資料，還要能夠快速編寫(xiě)其所需要的相關(guān)參考資料，開(kāi)展檔案信息二次加工，甚至是三次檔案加工工作。這些都要求機(jī)關(guān)檔案室必須轉(zhuǎn)變檔案管理模式，樹(shù)立“以人為本”的人本檔案管理新模式。

二、機(jī)關(guān)檔案室“人本管理”模式構(gòu)建策略

1.積極開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案深層次檔案信息服務(wù)。機(jī)關(guān)檔案室人本管理模式構(gòu)建，就是要以檔案用戶為中心，通過(guò)各種現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，積極開(kāi)展深層次機(jī)關(guān)檔案信息服務(wù)工作。社會(huì)管理需要是機(jī)關(guān)檔案管理開(kāi)展的前提。機(jī)關(guān)作為非盈利社會(huì)組織，其所有工作的開(kāi)展都要以為社會(huì)提供服務(wù)作為基礎(chǔ)和前提，檔案管理工作也必須更好地服務(wù)社會(huì)。機(jī)關(guān)檔案室只有在對(duì)自身價(jià)值和定位有準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持服務(wù)社會(huì)和服務(wù)機(jī)關(guān)的宗旨，并在為社會(huì)和機(jī)關(guān)提供檔案服務(wù)中不斷發(fā)展，在不斷提升檔案服務(wù)質(zhì)量中獲取檔案管理工作的長(zhǎng)足發(fā)展。因此，機(jī)關(guān)檔案室的檔案管理工作要盡可能滿足社會(huì)和機(jī)關(guān)檔案需求，盡可能更多地參與社會(huì)管理和服務(wù)活動(dòng)，從而使機(jī)關(guān)檔案室工作人員對(duì)機(jī)關(guān)檔案重要性和價(jià)值有更加清醒的認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)服務(wù)社會(huì)的重要組成部分。機(jī)關(guān)檔案使用需求是機(jī)關(guān)檔案室開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，機(jī)關(guān)檔案室是否能夠?yàn)槭褂谜咛峁﹥?yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，是衡量機(jī)關(guān)檔案管理工作的主要標(biāo)準(zhǔn)。首先，機(jī)關(guān)檔案室要做到自我加壓，練好內(nèi)功，自覺(jué)接受檔案使用人員的監(jiān)督。機(jī)關(guān)檔案室作為機(jī)關(guān)檔案使用者查檔唯一場(chǎng)所，檔案管理人員的服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量、對(duì)館藏資源熟悉度，都是體現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案室服務(wù)質(zhì)量和形象的重要方面，因此機(jī)關(guān)檔案管理人員在提供檔案服務(wù)中，要熱情、熟練，給檔案使用人員一種輕松氛圍，使其感覺(jué)機(jī)關(guān)檔案室并不“神秘”。其次，機(jī)關(guān)檔案室要采取各種措施加強(qiáng)與檔案使用者之間的溝通與聯(lián)系，如設(shè)立機(jī)關(guān)檔案室意見(jiàn)建議箱，在機(jī)關(guān)檔案管理人員和使用人員之間建立良好的溝通渠道，廣泛收集檔案使用人員的合理建議，要讓檔案使用人員乘興而來(lái)、滿意而歸。

2.充分尊重機(jī)關(guān)檔案管理人員的工作興趣。國(guó)內(nèi)心理學(xué)家在研究中發(fā)現(xiàn)，在人們?nèi)粘９ぷ鞯闹匾耘判蚍矫?，晉升機(jī)會(huì)、工作滿足感和成就感、責(zé)任感等非物質(zhì)激勵(lì)因素占據(jù)比較重要的地位與作用。因此，機(jī)關(guān)檔案室在人本管理模式建設(shè)中，必須為機(jī)關(guān)檔案室工作人員提供更多的發(fā)展機(jī)會(huì)，使他們可以向著既定的目標(biāo)和方向發(fā)展，同時(shí)也要根據(jù)檔案管理人員的個(gè)人興趣與性格特點(diǎn)，為其提供更多的晉升與發(fā)展機(jī)會(huì)，并配合機(jī)關(guān)檔案管理人員培訓(xùn)，使他們能夠以更加積極和飽滿的工作熱情投入到機(jī)關(guān)檔案日常管理和服務(wù)工作中。通過(guò)機(jī)關(guān)檔案技能培訓(xùn)，大大縮減機(jī)關(guān)檔案管理人員和機(jī)關(guān)檔案管理需要之間的能力差距，使檔案管理人員成為機(jī)關(guān)檔案室人本管理模式轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要資源。

3.建立健全機(jī)關(guān)檔案室人本管理激勵(lì)機(jī)制。第一，要建立機(jī)關(guān)檔案室人本管理物質(zhì)激勵(lì)機(jī)制。機(jī)關(guān)檔案室在人本管理模式建立過(guò)程中，必須充分認(rèn)識(shí)到物質(zhì)激勵(lì)的重要性，特別是針對(duì)機(jī)關(guān)檔案室的地位和機(jī)關(guān)檔案管理人員物質(zhì)收入，采取相應(yīng)的物質(zhì)激勵(lì)手段，如獎(jiǎng)金、福利待遇等方面，給予相應(yīng)的補(bǔ)償，使其能夠充分感受到自身價(jià)值所在，從而以更加積極的態(tài)度投身于機(jī)關(guān)檔案管理工作中。第二，要建立機(jī)關(guān)檔案室人本管理精神激勵(lì)機(jī)制。對(duì)于機(jī)關(guān)檔案管理人員而言，物質(zhì)激勵(lì)雖然比較重要，成就感和認(rèn)同感的精神激勵(lì)發(fā)揮的作用也是不可忽視的。機(jī)關(guān)檔案室要為機(jī)關(guān)檔案管理人員提供更多的晉升和發(fā)展機(jī)會(huì)，使他們對(duì)自身的工作成就感更加認(rèn)可。第三，要建立機(jī)關(guān)檔案室人本管理領(lǐng)導(dǎo)行為激勵(lì)機(jī)制。對(duì)于機(jī)關(guān)檔案室人本管理模式的建立，領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)揮的作用是十分明顯的，機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，以自身良好職業(yè)操守引導(dǎo)機(jī)關(guān)檔案管理人員的行為，穩(wěn)定機(jī)關(guān)檔案管理人員的心理與情緒，更好地激發(fā)他們的工作積極性，使機(jī)關(guān)檔案管理人員更加真切地感受到領(lǐng)導(dǎo)行為的感召力，從而更加自覺(jué)地增強(qiáng)自身工作的責(zé)任感。