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摘要：數字化建設，是機關檔案管理更好地適應信息化建設，提升檔案管理能力和服務水平的現實要求。文章分析了新時期開展機關檔案室數字化建設的現實意義，針對機關檔案室數字化建設中存在規(guī)范標準不統(tǒng)一、專業(yè)人才缺乏、軟硬件設施不足、安全防護缺失等問題，提出了加強機關檔案室數字化建設的對策建議。

關鍵詞：機關檔案；管理；信息化檔案；數字化

數字化已經成為機關檔案室建設的必然趨勢，可以有效提高機關檔案信息資源開發(fā)水平和利用效率[1]。但是，機關檔案室數字化建設是一項系統(tǒng)性工程，涉及建設規(guī)劃、信息化技術、檔案管理等諸多環(huán)節(jié)與內容。因此，機關檔案管理人員必須要充分認識檔案室數字化建設的重要性，針對機關檔案室數字化建設特點和規(guī)律，探索建設新路徑。

一、機關檔案室數字化建設現實意義

隨著各類信息技術、多媒體技術、網絡技術的快速發(fā)展與應用，數字檔案這種新型的檔案信息形態(tài)出現。因此，機關檔案數字化主要是指通過對數據庫技術、高速掃描技術、數據壓縮技術的應用，把機關各類檔案資料電子化處理，使其成為系統(tǒng)組織，形成有序結構的機關數字檔案信息庫[2]。機關檔案數字化主要包含了兩個方面內容：第一，對傳統(tǒng)介質的檔案資料，使用高速掃描技術進行數字化轉化；第二，對以電子文件形式存儲的機關各類檔案資料進行結構化轉化。機關檔案數字化包含了兩個階段：第一，為了對機關檔案信息著錄標引加以規(guī)范，需要建立機關檔案目錄數據庫結構；第二，將機關檔案資料全文轉化成為數字檔案資料。機關檔案數字化包含了數字化檔案資料的收集與轉化、機關數字檔案的存儲、機關數字檔案的檢索利用三個過程。從機關檔案數字化內涵、內容和階段的分析可以發(fā)現，機關檔案數字化的現實意義主要體現在以下三個方面。1.機關檔案數字化是提升機關檔案管理水平的現實需要。當前，各類信息技術、網絡技術、多媒體技術層出不窮，并在社會方方面面廣泛應用，推動了人類社會向網絡化、信息化和數字化的邁進。機關檔案數字化更是把機關在服務社會發(fā)展、經濟建設中形成的各類檔案資料，更加完整、系統(tǒng)、高效地呈現給社會，也是建設陽光政府、提高行政效能的重要內容。因此，機關檔案數字化是行政機關適應新形勢下檔案管理工作的必然要求。2.機關檔案數字化是機關創(chuàng)新社會治理的現實要求。當前，為了提高行政服務效能，行政機關中大量的行政許可業(yè)務和行政審批業(yè)務都是在網絡中完成的。公共權力網絡化運行、公共資源市場化交易等過程，都數字化建設，是機關檔案管理更好地適應信息化建設，提升檔案管理能力和服務水平的現實要求。文章分析了新時期開展機關檔案室數字化建設的現實意義，針對機關檔案室數字化建設中存在規(guī)范標準不統(tǒng)一、專業(yè)人才缺乏、軟硬件設施不足、安全防護缺失等問題，提出了加強機關檔案室數字化建設的對策建議。3.機關檔案數字化是提供優(yōu)質公共服務的現實要求。

二、機關檔案數字化建設現狀和存在的問題

數字化是機關檔案管理的必然趨勢和現實要求，而且隨著現代信息技術、網絡技術、多媒體技術的發(fā)展與滲透，機關檔案數字化也將成為常態(tài)性工作[3]。但是，機關檔案數字化在建設過程中，由于諸多現實因素的制約，一定程度上影響了機關檔案數字化建設，主要體現在以下四個方面。1.機關檔案數字化建設缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標準。開展機關檔案數字化建設的基礎和保障，是要建立完善的數字化檔案建設標準體系，而這也是實現機關檔案資源互通互聯、資源共享的前提條件。為了推進行政機關檔案建設，國家檔案管理部門出臺了《電子文件歸檔管理規(guī)范》等相關制度，但是在推進機關檔案數字化建設的現實工作中，機關檔案數字化建設的標準和規(guī)范仍然比較寬泛，缺少對機關數字檔案信息安全標簽、檔案數據標準、分類編碼標準、數據交換標準等統(tǒng)一規(guī)范的要求。在推進機關檔案數字化建設實際操作過程中，不同系統(tǒng)、不同機關采取了各自不同的元數據標準，導致機關檔案數字化處理規(guī)范和標準不統(tǒng)一，直接影響了機關檔案數字化工作目標的實現。2.機關檔案數字化建設專業(yè)人才缺乏。在機關各項業(yè)務工作中，檔案管理部門一般都處于弱勢地位，在人員配備上較為薄弱，甚至有的機關檔案管理人員是由辦公室人員兼職。由于機關人員編制的限制，很難為機關檔案工作配備專職人員，從而導致機關檔案管理在推進檔案數字化建設中缺乏專業(yè)人才，特別是具備檔案數字化應用建設和管理的復合型人才更是嚴重不足，配備的檔案管理人才由于年齡較大或者知識技術儲備不足等原因，以及對業(yè)務工作重視對檔案管理工作輕視、檔案經費保障不足等原因的限制，使機關從事檔案管理的人員缺乏在職在崗培訓，知識與技能更新更是十分緩慢?？傊?，許多機關在推進檔案數字化建設過程中，由于檔案管理專業(yè)人才的缺乏，與機關檔案數字化建設所需要人才的年齡結構合理、業(yè)務素質高、專業(yè)能力強的要求存在較大差距，影響了機關檔案數字化建設工作。3.機關檔案數字化建設軟硬件設施不足。推進機關檔案數字化建設，必須要有相應的軟件和硬件設施投入，要有相應的資金保障。但是，由于各個機關所處區(qū)域經濟發(fā)展的不均衡性，以及各個行政機關在經費保障方面存在較大差異，導致其很難有足夠的資金投入到機關檔案數字化建設工作中，無法為機關檔案數字化建設提供必要的各類硬件和軟件設施，如缺乏機關檔案數字化處理的高速掃描儀、檔案管理系統(tǒng)軟件、數字檔案庫房等，對機關檔案數字化工作產生嚴重制約。4.機關檔案數字化安全防護能力較差。機關檔案是行政機關在服務經濟社會建設中留下的大量珍貴資料，承載著各級行政機關的機密，而且很多檔案信息具有較長保密周期，因此，機關檔案數字化建設必須要把安全性作為重點問題。近年來，一些機關單位把檔案數字化外包作為推進機關檔案數字化建設的主要方式，價格不菲的檔案數字化外包擠占了機關單位檔案管理大部分部門經費，從而導致其在數字檔案安全建設中的資金和資源不足，產生了機關數字檔案失密泄密事件，需要行政機關在推進數字化檔案建設中給予重點關注。

三、機關檔案數字化建設推進路徑建議

針對機關檔案數字化建設中存在的問題，主要可以從以下幾個方面加以改進與提升[4]。1.加強對機關檔案數字化建設工作的重視。隨著現代信息技術、網絡技術與多媒體技術的發(fā)展，機關檔案管理工作也面臨著更多挑戰(zhàn)，必須搶抓發(fā)展機遇，加快機關檔案管理工作融入信息社會的步伐，加快推進機關檔案室數字化建設，使機關檔案管理工作更好地服務經濟社會發(fā)展。第一，在推進機關檔案數字化建設工作時，必須要加強對此項工作重要性的認識，把推進機關檔案數字化建設嵌入到本單位的數字化建設工作之中，列入單位重要工作日程，統(tǒng)籌做好數字化建設規(guī)劃和實施工作。第二，要把機關檔案數字化作為機關辦公自動化的重要內容，檔案管理部門要積極爭取單位領導的重視與支持，主動對接協(xié)調相關部門，加強對檔案數字化建設的資金和資源投入，為機關檔案數字化建設推進營造良好氛圍，積極穩(wěn)妥推進機關檔案數字化建設工作。第三，要加強機關檔案數字化建設中的資金和資源投入，將此項工作經費列入機關資金預算之中，給予充足資金保障，購置先進的檔案管理系統(tǒng)軟件、高速掃描儀、電腦等，切實改進和完善機關檔案數字化建設工作中所需要的各類軟件和硬件基礎設施，從而更好地適應新形勢下機關檔案數字化建設現實需要。2.做好機關檔案數字化規(guī)范與標準工作。數字化標準規(guī)范，是機關檔案數字化建設的基礎性工作，更是機關推進數字化檔案建設的核心工作之一。第一，在推進機關檔案數字化標準規(guī)范體系建設中，建議國家檔案管理部門參照國際標準，立足于國內檔案管理工作實際，根據檔案管理權限范圍要求，制定出更適合機關檔案數字化建設需求的工作規(guī)范和標準體系，對機關檔案數字化建設工作給予指導和規(guī)范。第二，在實施機關檔案數字化建設規(guī)范標準體系的時候，可以堅持“有章先行、無章緩行”的思路，對于國家檔案管理部門已經出臺的標準和體系，則要嚴格執(zhí)行相關標準，扎實推進機關檔案數據庫建設工作；但是對于尚未出臺標準要求的，則在推進機關檔案數字化建設工作中，確保所有的數字化檔案資源都有統(tǒng)一標準。3.加強機關數字化檔案安全防護工作。機關檔案是國家行政機關服務經濟社會建設的基礎，具有較多的工作機密，因此要在推進機關檔案數字化建設工作中，把做好機關數字檔案安全防護作為重要工作內容。第一，在推進機關檔案數字化建設，加強機關數字檔案安全防護工作中，要結合本單位檔案管理工作實際情況，根據國家《檔案法》和上級檔案管理部門要求，對數字檔案制定更為具體的安全保密制度，對機關檔案信息安全保障體系進行完善。第二，對機關檔案信息系統(tǒng)進行分級保護，更加切實穩(wěn)妥地推進機關檔案管理中的數據安全和網絡安全管理工作，加強對機關檔案資料在數字化處理過程中的安全監(jiān)管。第三，要加強機關檔案數據庫中的信息資料存儲安全管理，加大對現代信息技術的應用，依托現代信息技術做好機關數字檔案資源的安全控制、安全預警、安全防護。第四，在推進機關檔案數字化建設過程中，對存儲的數字檔案資料實施“雙備份”，特別是依托云存儲技術實施“云備份”，加強檔案數字資源的安全存儲。為了防止機關檔案數字化、信息化過程中的數據被篡改或丟失等，要嚴格做好涉密計算機的物理隔離，防止數字檔案資源由于病毒感染造成失密或泄密事件的發(fā)生。4.加強機關檔案數字化建設專業(yè)人才隊伍建設。在機關檔案數字化建設中，引進和培養(yǎng)現代機關檔案管理專業(yè)人才是關鍵。第一，要招聘和引進不同知識結構的檔案管理專業(yè)人才，不僅要引入計算機和網絡應用技術人才，而且還要引入專業(yè)檔案管理人才，對機關檔案管理系統(tǒng)進行專門維護，切實保障機關檔案數字化工作的推進。第二，對機關檔案管理專業(yè)人才進行合理配備和充分使用，充分發(fā)揮機關檔案管理人才的專業(yè)技能和檔案管理經驗，扎實推進機關檔案數字化建設工作，提高機關檔案數字化建設效率和質量。第三，要定期加強對機關檔案管理人員的知識、技能、素質培訓與提升，采取在崗學習和脫崗培訓等方式，進一步提升其業(yè)務素質與技能，使其能夠勝任機關檔案數字化建設工作要求。

參考文獻

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[4]劉旭.機關檔案室數字化建設遇到的問題及對策[J].黑龍江檔案，2016（6）：83.

作者：路倩