導(dǎo)語：機(jī)關(guān)檔案管理創(chuàng)新策略一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：文章分析了信息化對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理的影響，針對(duì)信息化背景下的機(jī)關(guān)檔案管理問題，提出了創(chuàng)新路徑，為我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞：信息化；機(jī)關(guān)檔案；檔案管理；創(chuàng)新策略

機(jī)關(guān)檔案在信息時(shí)代，不僅規(guī)模與數(shù)量快速增長(zhǎng)，而且類型也更加多樣，這對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理提出了更高要求[1]。依托于現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，機(jī)關(guān)檔案管理突破了傳統(tǒng)檔案管理模式，使用更加先進(jìn)的檔案管理方式，有效提升檔案管理效率，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。因此，要對(duì)信息化背景下的機(jī)關(guān)檔案管理加以創(chuàng)新，尋找切實(shí)可行的管理與服務(wù)策略。

一、信息化對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理的影響

依托于現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，機(jī)關(guān)檔案管理進(jìn)入到信息化管理時(shí)代，突破了傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案管理機(jī)制與體制，不僅降低了機(jī)關(guān)檔案管理成本，而且提高了機(jī)關(guān)檔案管理效率[2]。1.信息化提高了機(jī)關(guān)檔案利用效率。現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用與深度融合，推動(dòng)了機(jī)關(guān)檔案管理方式的優(yōu)化，突破了傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案管理模式的束縛，強(qiáng)調(diào)以服務(wù)為核心，對(duì)機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行信息化分類、加工與整理，高度整合與提取信息，從而有效提高了機(jī)關(guān)檔案利用效率。在傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理模式中，流程的復(fù)雜性一定程度上降低了檔案服務(wù)效率，加大了檔案查詢利用難度。但是，通過信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)檔案管理信息化，不僅提升了機(jī)關(guān)檔案收集、整理、存儲(chǔ)效率，也提高了檔案信息查詢利用服務(wù)速度。同時(shí)，信息技術(shù)也實(shí)現(xiàn)了對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息的高速傳輸，不僅提高了機(jī)關(guān)檔案利用效率，也大幅降低了管理成本。2.信息化推動(dòng)了機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作融合。在傳統(tǒng)管理模式中，機(jī)關(guān)檔案管理與業(yè)務(wù)工作是相互隔離的，無論是在檔案資料的收集整理環(huán)節(jié)，還是在檔案資料的查詢利用方面，機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作與檔案工作是“兩張皮”。但是，隨著機(jī)關(guān)信息化建設(shè)深入推進(jìn)，無紙化辦公在業(yè)務(wù)工作中的應(yīng)用，使機(jī)關(guān)檔案管理對(duì)象發(fā)生了變化，電子文件資料可以被直接作為檔案資料收集存儲(chǔ)，方便了機(jī)關(guān)檔案管理工作的開展。在機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作開展過程中，機(jī)關(guān)檔案信息化管理的推進(jìn)，大大減少了檔案查詢利用審批流程，優(yōu)化了查詢利用過程，更好地推動(dòng)了機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作發(fā)展。3.信息化降低了機(jī)關(guān)檔案管理成本。在推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)過程中，不僅要重視對(duì)檔案內(nèi)容的信息化處理，也要重視檔案實(shí)體向信息化管理的轉(zhuǎn)變。首先，檔案管理信息化建設(shè)促進(jìn)了檔案信息收集與整理、加工與存儲(chǔ)，對(duì)檔案信息資料進(jìn)行全面高度整合，促進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案管理效率提升。其次，信息化增強(qiáng)了機(jī)關(guān)檔案管理的靈活性與效益性，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行完善與創(chuàng)新，特別是對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息進(jìn)行共享，可以實(shí)現(xiàn)在線查詢利用，提高了機(jī)關(guān)檔案查詢利用便利性。最后，信息化提高了機(jī)關(guān)檔案信息利用率，突破了檔案信息查詢利用時(shí)空限制，更好地發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，一定程度上降低了機(jī)關(guān)檔案管理成本。4.信息化增強(qiáng)了機(jī)關(guān)檔案管理優(yōu)勢(shì)。在機(jī)關(guān)檔案管理傳統(tǒng)模式中，機(jī)關(guān)檔案信息查詢利用環(huán)節(jié)主要還是通過人工操作方式，從而使管理成本顯著提高，也使機(jī)關(guān)檔案資料信息的共享難以保障，更無法確保機(jī)關(guān)檔案管理與服務(wù)的同步性[3]。為了更好地適應(yīng)機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)步伐，必須積極探索優(yōu)化和調(diào)整機(jī)關(guān)檔案管理模式，引入先進(jìn)信息管理技術(shù)與技能，更好地滿足時(shí)代與社會(huì)需要，真正意義上實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案信息化管理。

二、信息化背景下的機(jī)關(guān)檔案管理問題

當(dāng)前，為了提高檔案管理效率，一些機(jī)關(guān)單位推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)，但是在實(shí)踐層面還存在諸多問題，需要重點(diǎn)支持與解決[4]。1.機(jī)關(guān)檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善。在推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)中，機(jī)關(guān)檔案信息的收集、整理、存儲(chǔ)、查詢、利用、安全管理等，都需要使用現(xiàn)代信息化設(shè)備，如移動(dòng)硬盤、縮微照相機(jī)、高速掃描儀、終端服務(wù)器，這些設(shè)備存儲(chǔ)容量較大、運(yùn)行較為穩(wěn)定、安全性能高，但是購(gòu)置這些信息管理設(shè)備需要投入大量資金，購(gòu)置成本很高。在當(dāng)前嚴(yán)控機(jī)關(guān)辦公費(fèi)用、“過緊日子”要求之下，在機(jī)關(guān)本身就比較緊張的辦公費(fèi)用中，再擠出一筆資金投入到機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)中，購(gòu)置高價(jià)值的檔案信息管理設(shè)備，其難度是比較大的。一些經(jīng)費(fèi)并不寬裕的機(jī)關(guān)單位，特別是基層機(jī)關(guān)單位，在能省就省的無奈之下，檔案管理還是以傳統(tǒng)的、老舊的設(shè)備為主，限制其檔案信息數(shù)據(jù)處理能力，難以發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)。2.機(jī)關(guān)檔案信息管理資源整合難度較大。由于機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)時(shí)間較短，缺乏成熟可供參考借鑒的經(jīng)驗(yàn)做法，導(dǎo)致一些機(jī)關(guān)單位在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)過程中，無法根據(jù)單位實(shí)際制定比較詳細(xì)的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃。在推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理信息化工作過程中，很難對(duì)不同單位的檔案信息進(jìn)行整合，檔案管理工作缺乏合作性和融合性，導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案管理工作效率降低，也無法保障檔案信息的準(zhǔn)確性。同時(shí)，部分系統(tǒng)和一些機(jī)關(guān)的檔案資源處于多頭保管狀態(tài)，導(dǎo)致檔案資源共享共用難度較大。3.機(jī)關(guān)檔案信息存儲(chǔ)傳輸存在諸多隱患。首先，移動(dòng)硬盤和光盤是機(jī)關(guān)檔案信息主要存儲(chǔ)載體。這類存儲(chǔ)載體有其優(yōu)勢(shì)，但是性能不穩(wěn)定也是其主要問題。在檔案信息存儲(chǔ)中，對(duì)于存儲(chǔ)的溫度和濕度要求很高，存儲(chǔ)介質(zhì)損壞問題時(shí)有發(fā)生。一旦存儲(chǔ)介質(zhì)損壞，則可能對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息產(chǎn)生不可逆的嚴(yán)重影響。其次，機(jī)關(guān)檔案信息化推進(jìn)過程中，也伴隨病毒和黑客入侵等其他安全隱患，給機(jī)關(guān)檔案信息安全帶來影響。最后，機(jī)關(guān)檔案信息化過程中形成大量電子檔案，雖然查詢利用較為便利，但是也帶來了電子檔案容易被修改、刪除等問題，且在操作過程中不留任何痕跡，如果有人有意修改或刪除，很難第一時(shí)間被發(fā)現(xiàn)，一定程度上影響了機(jī)關(guān)檔案信息的權(quán)威性和真實(shí)性，使機(jī)關(guān)檔案信息資料存在安全風(fēng)險(xiǎn)。4.機(jī)關(guān)檔案管理與業(yè)務(wù)工作融合度較低。機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作的發(fā)展，導(dǎo)致機(jī)關(guān)每天需要處理的各類公文數(shù)量顯著增加，紙質(zhì)文件逐漸被電子文件取代，但是紙質(zhì)檔案仍然占據(jù)較大比重。由于機(jī)關(guān)檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)不確定，導(dǎo)致機(jī)關(guān)單位網(wǎng)上辦公系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)無法相互結(jié)合，一些機(jī)關(guān)單位在業(yè)務(wù)工作中形成的電子文件無法及時(shí)歸檔。同時(shí)，機(jī)關(guān)單位檔案管理信息系統(tǒng)操作標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范要求較高，但是網(wǎng)上辦公系統(tǒng)追求實(shí)用性與高效性，導(dǎo)致辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)在操作軟件、檔案?jìng)鬏?、存?chǔ)方式、文件格式上不一致，影響了兩個(gè)系統(tǒng)之間的相互融合。5.機(jī)關(guān)檔案管理專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)。一些機(jī)關(guān)單位在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)過程中，由于檔案管理專業(yè)人員數(shù)量不足、綜合素質(zhì)不夠全面、對(duì)信息化建設(shè)接受能力較差，導(dǎo)致業(yè)務(wù)能力不足問題比較明顯。缺乏專業(yè)檔案管理人才，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)操作、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)等專業(yè)技能的掌握程度比較低，影響了機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)。即使引進(jìn)了一些現(xiàn)代化辦公設(shè)備，如果無法對(duì)設(shè)備進(jìn)行充分應(yīng)用，也無法有效發(fā)揮信息化設(shè)備與系統(tǒng)的作用。

三、信息化背景下機(jī)關(guān)檔案管理創(chuàng)新策略與路徑

在信息化背景下，機(jī)關(guān)檔案管理面臨發(fā)展新機(jī)遇，同時(shí)也存在新問題。有效推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)，要重點(diǎn)實(shí)施檔案管理理念、管理方式、管理制度、投入方式、人才培養(yǎng)等五個(gè)方面的“創(chuàng)新工程”。1.創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理理念。首先，信息化背景下，電子檔案信息發(fā)揮的作用更加重要，但是一些機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念仍然停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理階段，必須要?jiǎng)?chuàng)新和轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)檔案管理理念，要把推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)作為單位工作重要內(nèi)容，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作給予充分重視。其次，邀請(qǐng)檔案管理部門專家，開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案人員在新思想和新理念方面的培訓(xùn)，加深檔案管理人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的新認(rèn)識(shí)，更好地落實(shí)檔案信息化建設(shè)中的人本服務(wù)理念。最后，要對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理人員給予充分激勵(lì)，激勵(lì)檔案人員主動(dòng)接受檔案信息化新思想，為機(jī)關(guān)檔案管理營(yíng)造良好氛圍。2.創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理制度。信息化背景下，電子檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式有本質(zhì)區(qū)別，必須要適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)要求，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新與完善，建立一套行之有效的全新檔案管理制度[5]。機(jī)關(guān)電子檔案管理制度與網(wǎng)上辦公系統(tǒng)要深度結(jié)合與融合，推進(jìn)電子信息化管理，推進(jìn)電子檔案歸檔工作的規(guī)范性，確保機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)規(guī)范應(yīng)用。因此，機(jī)關(guān)單位在推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)過程中，可以針對(duì)電子檔案管理制定一套操作性強(qiáng)、標(biāo)準(zhǔn)高的檔案管理制度，對(duì)檔案管理人員的工作加以約束與規(guī)范，有效防止機(jī)關(guān)電子檔案信息的丟失或泄露，同時(shí)還要針對(duì)電子檔案存儲(chǔ)、傳遞特點(diǎn)，制定和實(shí)施應(yīng)急管理方案，對(duì)可能發(fā)生的安全問題及時(shí)進(jìn)行處理。3.創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理投入方式。機(jī)關(guān)檔案管理，需要有系統(tǒng)的人力、物力、財(cái)力投入，必須要適應(yīng)機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)要求，創(chuàng)新投入方式[6]。首先，要把機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)作為機(jī)關(guān)電子政務(wù)建設(shè)重要事項(xiàng)，提高工作效率和工作水平，提高機(jī)關(guān)檔案管理質(zhì)量。其次，要優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理投入配置方式，把有限的資金和資源重點(diǎn)投入機(jī)關(guān)檔案管理信息化設(shè)備和操作系統(tǒng)及配套軟硬件設(shè)備，建立健全機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施，升級(jí)改造機(jī)關(guān)單位電子檔案管理設(shè)備。最后，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理中需要的掃描儀、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、操作電腦進(jìn)行更新，根據(jù)機(jī)關(guān)檔案資料類型的不同，分別使用不同可視技術(shù)和多媒體信息技術(shù)，把傳統(tǒng)檔案資料以全新方式展現(xiàn)出來，提高傳統(tǒng)檔案資料的利用率。4.創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案信息安全管理方式。首先，要把保障檔案安全作為推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案信息化最重要的工作，通過防火墻和入侵檢測(cè)技術(shù)，構(gòu)筑機(jī)關(guān)檔案信息安全“護(hù)城河”，提高機(jī)關(guān)檔案管理安全防范能力。其次，強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案安全操作，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、檔案信息存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等安全管理規(guī)范化、制度化建設(shè)，明確安全防范措施，在系統(tǒng)發(fā)生安全問題時(shí)，及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。最后，建立機(jī)關(guān)檔案信息安全監(jiān)管制度，建立全方位、全過程、全流程的安全監(jiān)管制度，同時(shí)還要提高機(jī)關(guān)電子檔案安全管理保障能力，針對(duì)可能遇到的安全問題，不定期開展安全專項(xiàng)培訓(xùn)，提高機(jī)關(guān)檔案安全管理技術(shù)水平，使其更好地適應(yīng)電子檔案管理要求。5.創(chuàng)新檔案管理人員專業(yè)技能培養(yǎng)方式。提高機(jī)關(guān)檔案管理水平，檔案人員的素質(zhì)與能力是關(guān)鍵性因素。首先，在引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才基礎(chǔ)上，通過開展檔案管理專業(yè)技能培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案人員專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)，強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)，培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又懂管理的復(fù)合型檔案管理人才。其次，通過外部參觀培訓(xùn)學(xué)習(xí)方式，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案人員主動(dòng)走出去，學(xué)習(xí)其他機(jī)關(guān)單位先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)做法，熟練掌握最新的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)技能，并在機(jī)關(guān)進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，結(jié)合單位實(shí)際情況，制定機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)劃與計(jì)劃。信息化時(shí)代，機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)是必然趨勢(shì)。機(jī)關(guān)檔案管理必須要以信息化為背景，加快推進(jìn)信息化建設(shè)，創(chuàng)新管理路徑與方式，針對(duì)檔案管理中的困境與問題，積極推進(jìn)信息化管理模式應(yīng)用建設(shè)，提高機(jī)關(guān)檔案管理水平。

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作者：張靜