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會議通知按形式分，有口頭通知和書面通知。會議邀請函、請柬是會議通知的書面形式。按通知的行為方式分，有當(dāng)面通知、電話通知、電子郵件通知、電報通知、墻報通知、報紙通知、廣播通知、電視通知等。按作用時間分為預(yù)告性通知和正式通知。

一、會議通知的基本作用

會議通知是把參加會議的有關(guān)事項告知與會者的會議文書。

會議通知具有如下幾個方面的作用：一是可以傳遞有關(guān)會議的性質(zhì)、內(nèi)容、方式、時間、地點等基本的會議信息，以便與會者提前做好充分準(zhǔn)備，按時赴會。二是可以借助于它來收集與會者提出的議題、對會議議程的意見、提交的論文或報告以及其他需要在會議上進(jìn)行交流的文件，以便進(jìn)一步完善議題與議程，審定或篩選論文、報告和其他交流性文件。三是有關(guān)人員可以用它來向會議組織者反饋與會者的有關(guān)信息，如姓名、職務(wù)、職稱與人數(shù)等，為會議的接待服務(wù)工作做好準(zhǔn)備。四是可用它來履行相關(guān)義務(wù)。在一些法定的會議中，正式成員具有出席會議的法定權(quán)利，向他們發(fā)出會議通知，是會務(wù)工作機(jī)構(gòu)的法定義務(wù)，同時也是對與會者的尊重。

二、會議通知的規(guī)范格式

會議通知的告知項目必須齊全、明確、具體。會議通知的一般結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題和正文兩個部分。會議性質(zhì)、規(guī)模、重要性不同，會議通知的寫法也不同。

（一）小型會議會議通知的格式

小型會議會期不長，告知事項簡單，會議通知的寫法也相對簡單一些，一般結(jié)構(gòu)是：

1.標(biāo)題：一般寫“會議通知”，或“關(guān)于召開×××?xí)h的通知”，不宜只寫“通知”，甚至不寫標(biāo)題。

2.正文：寫明會議的時間、地點、內(nèi)容、出席（列席）人及與會的有關(guān)要求等。

（二）大型會議會議通知的格式

大型會議或重要會議會期較長，內(nèi)容豐富，告知事項比較多，會議通知的寫法就相對復(fù)雜一些，一般結(jié)構(gòu)是：

1.標(biāo)題：通常的寫法是“×××?xí)h通知”或“關(guān)于召開×××?xí)h的通知”。

2.正文：通常包括開會的緣由、赴會應(yīng)知事項和要求等。開會的緣由要寫明會議的原因、目的、任務(wù)；赴會應(yīng)知事項要寫明會議的內(nèi)容、議題、時間、地點、出席人員、報到時間、報到地點及方式、應(yīng)帶材料、注意事項等，有些會議通知中還要說明代表資格、名額分配等事項。

3.說明：寫明有關(guān)的聯(lián)系方式、電話、聯(lián)系人等。對外地與會者，通知中要說明接待辦法。

三、常見會議通知的寫法

（一）政府會議通知

××市人民政府辦公廳關(guān)于召開全市審計工作暨表彰先進(jìn)集體和先進(jìn)個人會議的通知

（會議通知[20****]9號）

各區(qū)人民政府，市府各部門，各企事業(yè)單位：

市政府決定召開全市審計工作暨表彰先進(jìn)集體和先進(jìn)個人會議，現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下：

一、會議時間和地點

20****年3月10日（星期五）上午8：30在市黨政大樓會議廳報到，9：00準(zhǔn)時開會，會期半天。

二、會議內(nèi)容

傳達(dá)全國、全區(qū)審計工作會議精神，總結(jié)全市20****年審計工作，部署20****年全市審計工作，表彰先進(jìn)。

三、參加會議人員

各區(qū)政府分管審計工作的副區(qū)長，各區(qū)財政局長、審計局長（由各區(qū)政府通知）；市政府各有關(guān)部門分管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)科長及有關(guān)內(nèi)審機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人；市屬有關(guān)企事業(yè)單位負(fù)責(zé)人、財務(wù)科長及內(nèi)審機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人；駐市有關(guān)單位負(fù)責(zé)人及內(nèi)審機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（參會名單附后）。

四、其他事項

1.參加會議人員必須按要求準(zhǔn)時參加會議，無特殊原因不得請假，確需請假須向市政府辦公廳提出申請。

2.邀請市人大、政協(xié)各一位領(lǐng)導(dǎo)出席會議。

3.新聞單位到會采訪，由政府新聞辦公室負(fù)責(zé)安排。

附件：參加會議名單（略）

二○○六年三月七日

（二）學(xué)術(shù)年會會議通知

××省高等學(xué)校計算機(jī)教育研究會20****年學(xué)術(shù)年會會議通知

根據(jù)20****年××省高等學(xué)校計算機(jī)教育研究會第一次常務(wù)理事會會議決定，××省高校計算機(jī)教育研究會20****年學(xué)術(shù)年會定于7月15日到7月17日在××大學(xué)軟件技術(shù)學(xué)院召開，請各高校、各會員單位選派有關(guān)教學(xué)管理人員和教學(xué)一線的教師參加，現(xiàn)將會議有關(guān)事項通知如下：

一、會議主題

創(chuàng)新與計算機(jī)教育。

二、研討的主要內(nèi)容

1.計算機(jī)科學(xué)與技術(shù)及相關(guān)專業(yè)課程體系、教學(xué)模式改革研究。

2.計算機(jī)公修課程教學(xué)研究、計算機(jī)實踐教學(xué)研究。

3.研究會理事會換屆（本屆推薦理事請務(wù)必參加）。

4.研究會成立十周年紀(jì)念活動。

5.其他。

三、征文要求

論文應(yīng)具有新思想和新觀點，并未在其他會議或國內(nèi)外公開刊物上發(fā)表過。論文包括題目、作者姓名、作者單位、摘要、關(guān)鍵詞、正文和參考文獻(xiàn)。論文一律用A4紙打印，并復(fù)印60份，提交大會。凡符合大會會議主題的研究論文可在會上進(jìn)行交流（參加會議報到時交會務(wù)組），文章作者可以申請由研究會組織的論文評獎。本次年會將評選優(yōu)秀論文，向《計算機(jī)教育》雜志推薦發(fā)表。需要在大會發(fā)言的與會人員，請?zhí)崆案嬷獣?wù)組。

四、會議費用

1.每人會務(wù)費、資料費××元，交通、食宿費用自理。

2.各團(tuán)體會員單位交20****年團(tuán)體會員費××元。全國高等院校計算機(jī)基礎(chǔ)教育研究會的會員單位交20****年全國研究會會員單位費××元。

3.參加論文評獎的文章，每篇文章交評審費××元。

4.非會員單位交費××元，安排10分鐘左右的大會發(fā)言；大會設(shè)有展臺，每個展臺費用××元。

五、報到注意事項及報到地點

××市××北街與××路交叉口御花園××賓館（原××工業(yè)大學(xué)南門向南50米路西）。乘車路線：乘6、28、1****路公交車到文化路工學(xué)院站下，沿紅磚路到工學(xué)院南門。報到時間：20****年7月15日下午6點以前。

聯(lián)系人：×××

聯(lián)系電話：0××638888××（辦）、0××686863××（?。?、139385619××

電子信箱：lxx@

××省高等學(xué)校計算機(jī)教育研究會

××大學(xué)軟件技術(shù)學(xué)院

20****年6月15日

（三）年度股東大會會議通知

×××水泥股份有限公司20****年年度股東大會會議通知

（20********25）

本公司及董事會全體成員保證信息披露的內(nèi)容真實、準(zhǔn)確和完整，沒有虛假記載、誤導(dǎo)性陳述或者重大遺漏。

經(jīng)公司第三屆董事會第十次會議決定召開公司20****年年度股東大會，現(xiàn)就股東大會的有關(guān)事項通知如下：

一、召開會議基本情況

1.召開時間：20****年5月25日上午8：30時。

2.召開地點：××省××縣×××賓館五樓會議室。

3.召集人：公司董事會。

4.召開方式：現(xiàn)場投票。

5.出席對象：（1）凡是20****年5月16日下午收市時××證券登記有限公司登記在冊的本公司全體股東均有權(quán)出席股東大會，并可以委托人出席會議和參加表決，該股東人不必是公司的股東。（2）本公司董事、監(jiān)事、高級管理人員。（3）公司法律顧問。

二、會議審議事項

1.提案名稱：（1）審議《公司20****年度董事會工作報告》；（2）審議《公司20****年度監(jiān)事會工作報告》；（3）審議《公司20****年度財務(wù)決算報告》；（4）審議《公司20****年年度利潤分配預(yù)案》；（5）審議《公司續(xù)聘會計師事務(wù)所議案》；（6）審議《修改〈公司章程〉部分條款的議案》；（7）審議《修改〈公司股東大會議事規(guī)則〉部分條款的議案》；（8）審議《修改〈公司董事會議事規(guī)則〉部分條款的議案》；（9）審議《修改〈公司監(jiān)事會議事規(guī)則〉部分條款的議案》；（10）審議《預(yù)計公司20****年全年日常關(guān)聯(lián)交易議案》；（11）審議《×××水泥股份有限公司對外投資議案》；（12）審議《關(guān)于公司與×××水泥有限責(zé)任公司簽訂供貨服務(wù)關(guān)聯(lián)交易合同的議案》；（13）審議《關(guān)于公司與×××機(jī)電工程有限公司租賃經(jīng)營合同的議案》；（14）審議《關(guān)于公司與××建筑安裝有限公司租賃經(jīng)營合同的議案》；（15）審議《關(guān)于為×××水泥有限責(zé)任公司提供銀行貸款資產(chǎn)抵押的議案》。

2.聽取公司獨立董事20****年度述職報告。

3.披露情況：以上提案的具體內(nèi)容見20****年1月5日、20****年1月24日、20****年3月21日、20****年4月25日刊登在《××證券報》和《××?xí)r報》的20****02號公告、20********號公告、20****08號公告、20****10號公告。

4.特別強(qiáng)調(diào)事項：《修改〈公司章程〉部分條款的議案》需特別決議審議通過。

三、現(xiàn)場股東大會會議登記方法

1.登記方式：（1）法人股東憑營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法人授權(quán)委托書、出席人身份證、股東賬戶卡到本公司證券部辦理登記手續(xù)；（2）社會公眾股東應(yīng)持本人身份證，股東賬戶卡及證券商出具的有效股權(quán)證明辦理登記手續(xù)；（3）受托人持本人身份證、授權(quán)委托書、委托人身份證、股東賬戶卡及證券商出具的有效股權(quán)證明辦理登記手續(xù)；（4）異地股東可以用傳真或信函方式進(jìn)行登記。

2.登記時間：20****年5月18日—20****年5月22日（8：30—17：00）。

3.登記地點：×××水泥股份有限公司證券部。

四、其他事項

1.本次會議會期半天，出席會議者食宿、交通費自理。

2.會議聯(lián)系方式。

通信地址：××市高新開發(fā)區(qū)京東北大道××科技園×××水泥股份有限公司證券部

郵編：3300××

聯(lián)系電話：0××81610××

傳真電話：0××81610××

聯(lián)系人：××××××

五、授權(quán)委托書

茲委托先生（女士）代表本人（單位）出席×××水泥股份有限公司20****年度股東大會。

委托人股東賬戶號：

委托人身份證號碼：

委托人持股數(shù)：

委托權(quán)限：

委托人（簽名）：

受托人身份證號碼：

受托人（簽名）：

受托日期：

×××水泥股份有限公司董事會

標(biāo)簽：會計券商北大建筑水泥××水泥法人股證券商證券時報銀行