連鎖企業(yè)單店企劃部促銷工作規(guī)范
時間：2022-02-13 10:24:00
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一、目的：
2、明確各單店企劃部日常工作內(nèi)容；
3、協(xié)助各單店企劃部工作的有效性。
二、工作內(nèi)容大綱：
1、月度企劃案的設計及執(zhí)行；
2、賣場資源的銷售；
3、商情調(diào)查；
4、檔案管理；
5、美術(shù)設計。
三、工作規(guī)范：
1、每月的企劃案必須在每月第二周的周三例會制定，每位企劃部員工在例會上必須提交3個有建設性的企劃案，要求以書面形式呈報，寫明活動名稱、活動目的、執(zhí)行方式、成本以及預計效果等。每月企劃案在每月23前以標準格式上交企劃總部后，總部必須在每月25日前匯總副總意見后將修改意見批示在企劃案中反饋給各單店。
2、每月25日各單店企劃部必須將計劃中下月媒體投放填寫費用支出憑證給各級主管審批，作為今后付款依據(jù)。
3、依據(jù)月度企劃計劃在每個企劃活動開始前10天，須填寫費用支出憑證給各級主管審批，才可進行執(zhí)行。
4、每周例會中需對上周自辦活動總結(jié)報告進行分析，提出休整意見。
5、制定完企劃案后，個案的執(zhí)行采用專人責任負責制（即每個月企劃案審批確定后，在25日前須完成下月企劃活動、媒體投放的具體任務分工表），項目負責人在一個企劃案中從活動前期準備到活動中期執(zhí)行直至活動后期結(jié)案分析的全程操作中統(tǒng)領(lǐng)該項目相關(guān)工作人員，該個案發(fā)生問題由相關(guān)人員負責?；顒涌偨Y(jié)報告必須與活動結(jié)束后2天內(nèi)完成。
6、企劃部應設定單店年度、月度銷售指標，單店企劃部主任有義務合理分配每個AE的負責客戶，并將單店銷售指標分配至每位AE，讓他們了解自己的工作目標。每個AE應明確自己的廠商、商、經(jīng)銷商客戶（需有負責人電話姓名、電話、E-MAIL地址、公司經(jīng)營項目、公司地址的電子文檔，需集中于各店企劃部主任），每兩周必須至少將自己所負責客戶上門拜訪一次，同時必須與客戶保持E-MAIL聯(lián)系。每位AE每天至少上門拜訪3家客戶（其中2家是廠商、分銷商、商）：需了解其生產(chǎn)或之產(chǎn)品銷量情況，最新產(chǎn)品及性能特點、與之配合的市場投入，合作方式探討、IT市場最新動向等，必須體現(xiàn)每天拜訪記錄中，以E-MAIL形式上報單店企劃部主任，同時與考勤掛鉤（如拜訪客戶不到3家或拜訪記錄嚴重不符要求時作曠工一天處理）。每天需將第二天的客戶拜訪名單及拜訪提綱E-MAIL給單店企劃部主任。同時注重發(fā)掘新客戶，每位AE每月必須至少開發(fā)3個新客戶，在周報告中予以體現(xiàn)，同時放入賽博廠商聯(lián)絡清單，每一次拜訪完新客戶后需寫一份感謝信，以此表示對客戶接受拜訪的感謝，并整理歸納出洽談重點，通過E-MAIL至客戶。
7、廠商在進行企劃活動中方式同**行銷方案管理辦法（及條例1）采取AE專人個案負責制，即廠商活動從聯(lián)絡、合同簽訂、收款、協(xié)助布展、活動執(zhí)行監(jiān)督直至結(jié)案，企劃部將不定期采取廠商回訪確認，以考核各AE之配合情況，同時凡客戶在星期五到場地布展時，相關(guān)AE必須在崗，晚9：00之前不做加班處理。各單店必須在每周四將廠商活動名稱、時間、位置、內(nèi)容、付款等信息以表單形式上交至企劃總部，企劃總部在每周五匯總上交至總部市場部，如今后網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫建立完成，則只需在數(shù)據(jù)庫中登記。
8、在廠商活動中必須先簽合同在做活動，同時新客戶在活動前必須至少提交合同款項，遇特殊情況必須提交企劃部的企劃部主任進行確認。公務員之家，全國公務員共同天地
9、廠商活動結(jié)案報告及自辦活動總結(jié)報告（必須附3張活動照片）在活動結(jié)束后2天內(nèi)以書面形式提交單店企劃部主任批示。每月30前將本月活動總結(jié)報告匯總至企劃總部。企劃總部及副總批示，告知單店企劃部，并留檔在總部。
10、每月的27日之前各AE將本月新增客戶信息（聯(lián)系人，公司名稱，地址，電話，聯(lián)系人E-mail）交企劃部主任錄入廠商數(shù)據(jù)庫，同時E-MAIL至企劃總部。
11、企劃部各相關(guān)工作必須嚴格按照ISO管理條例進行，如有相關(guān)表單，必須提交：
客戶洽談記錄表：每個AE每天至少提交3份（E-MAIL形式）；
周工作報告：每周星期五之間將電子文擋交企劃部主任；
巡場記錄單：每天由巡場負責人進行填寫；
活動中相關(guān)出、入庫單據(jù)必須辦前完整填寫；
海報書寫申請單：廠商活動在每周四之前，自辦活動在活動前三天交由美工（需經(jīng)主任簽字確認）；
廣播申請單：廠商活動在每周四之前，自辦活動在活動前三天交由廣播員（需經(jīng)主任簽字確認）。
各表單聯(lián)絡人（即相關(guān)溝通執(zhí)行人）在未收到表單，可有權(quán)對口頭事宜予以拒絕。
12、各AE在對廠商進行報價時（活動與廣告），必須嚴格按照企劃部制定之報價單(廣告報價中包含費,不包含安裝及制作費)進行操作，各AE折扣權(quán)限在9折，主任權(quán)限在8.5折,店長或經(jīng)理權(quán)限在7.5折,副總權(quán)限在7折,7折以下需上報執(zhí)行長或董事長。
13、在廠商廣告或活動簽訂合同前牽涉到廣告畫面尺寸或活動場地、物品需求時，必須與相關(guān)負責人進行確認，如在該問題上發(fā)生問題，責任由負責AE承擔（如由此帶來的經(jīng)濟損失由該AE承擔）。
14、廠商廣告:廠商在簽訂廣告合同一個月內(nèi)必須將廣告畫面安裝(相關(guān)人員需全力配合審批工作及物業(yè)協(xié)調(diào)工作),按安裝結(jié)束兩天內(nèi)廠商必須書面確認,否則從第三天后開始正式計費.上述規(guī)定必須在合同中予以體現(xiàn),并明確告知廠商,特殊情況需報知企劃部主任及店長。
15、美編在制定DM時，AE應在DM定稿之前至少3天將特價信息及廠商廣告交由美工。
16、DM中牽涉到廠商廣告內(nèi)容需在印刷前由廠商簽字確認。
17、企劃部員工在有加班需求時，應事先知會企劃部主任，并到人事部辦理各相關(guān)事宜，如遇調(diào)休或請假必須在前一天將手中待完成的工作及各交接事項以書面形式交由其職務人，AE在假期間必須手機保持開機狀態(tài)，以方便進行工作聯(lián)系。
18、各店企劃部每周四將本周最新活動、每周二將上周賣場活動情況由部門以MAIL形式統(tǒng)發(fā)給當?shù)乜蛻?；每月月底將下月DM派發(fā)時間、形式、參與廣告形式統(tǒng)發(fā)給當?shù)乜蛻?；每月月底將下月需商家參與活動的招商通知統(tǒng)發(fā)給當?shù)乜蛻簟?/p>
19、DM派發(fā)必須在每月30前將下月派發(fā)計劃制定，原則根據(jù)活動內(nèi)容、DM形式擬訂派發(fā)方式、時間、具體地點、派發(fā)量、費用等，需經(jīng)企劃部主任簽字確認后方可執(zhí)行。
20、單店文案需在每月25日將下月公關(guān)計劃（內(nèi)容包括主題、媒體選擇、時間、字數(shù)、費用等）完成，交由單店主任、店長、企劃部確認后方可執(zhí)行。執(zhí)行時需嚴格按照時間表，如由變動需提出申請。
21、各單店每月必須作1次競爭對手調(diào)查（內(nèi)容包括電腦商城名稱、時間、賣場活動、人潮量、廠商活動等），每一次調(diào)查選擇一個雙休日和一個非雙休日，每月30日前將下月計劃完成，交由企劃部主任簽字確認后方可執(zhí)行。
22、各單店AE每月27日以前必須作一次場內(nèi)經(jīng)銷商調(diào)查（內(nèi)容包括本月出貨量、銷售額、其他賣場店鋪銷量情況、賣場活動的效果情況及建議等），匯總至單店文案，30前提交調(diào)查報告給企劃部主任、店長、企劃部。
23、單店每一個活動的項目負責人必須充分利用單店資源（如網(wǎng)上、廣播、海報、舞臺背板、地貼等），填寫活動宣傳申請表，交由主任簽字確認方可執(zhí)行。
24、美編在進行美術(shù)設計時，必須嚴格按照公司CI手冊。所有廣告設計必須經(jīng)企劃部經(jīng)理簽字確認后方可出單。美術(shù)設計時必須注意以下幾點：
詳情見商場海報。
數(shù)量有限，送完為止，每人限購一臺；
賣場自辦活動必須注明：“此活動會員專屬，非會員者可現(xiàn)場申請”；
產(chǎn)品LOGO要符合其他公司的要求；
特價信息及廠商廣告必須由商家簽字確認；
賣場地址與電話的準確。
25、各單店企劃部必須建立下列數(shù)據(jù)庫（電子文檔），保留在各單店主任處，同時及時更新,未經(jīng)企劃部主任授權(quán)不得擅自查閱；
廠商、經(jīng)銷商、商數(shù)據(jù)庫（需有負責人電話姓名、電話、E-MAIL地址、公司經(jīng)營項目、公司地址）；
記者名單（媒體名稱、電話、E-MAIL地址、職稱、地址）；
大學名單（學校名稱、地址、人數(shù)）；
社區(qū)名單（居民數(shù)、地址）；
電腦賣場名單（賣場名稱、電話、地址、柜位數(shù)、租金、出租率）；
合作商名單（廣告、印刷、制作、禮品商的公司名稱、地址、合作公務員之家，全國公務員共同天地項目及具體價格、電話、聯(lián)系人）；
企劃部應有上述材料的電子文檔。
26、應收賬款管理：
廠商活動賬款原則上在活動前付款，特殊情況在經(jīng)過企劃部主任允許前提下在活動結(jié)束后三天內(nèi)付款；
廠商廣告賬款原則上最多分三期（超過三期以上需經(jīng)過企劃部主任及店長確認后方可），在每一次應收賬款到期日，相關(guān)AE必須提前收回賬款，特殊情況經(jīng)企劃部主任及店長在7天內(nèi)收回；自賬款到期日前7天起相關(guān)AE可要求財務出催款通知書，通知書中需包含滯納金處罰情況（超過付款日7天按付款金額的1%處罰，超過15天按付款金額的2%處罰，超過30天按付款金額的5%處罰，應將此規(guī)定包含在合同內(nèi)）；相關(guān)AE處罰為超過7天罰100元。超過15天罰200元，超過30天罰500元。
27、公關(guān)作業(yè)：
各單店公關(guān)人員在每一次文章出稿前需提前2天交給單店主任、公關(guān)主管、店長審核，需有企劃部主任及店長簽字后方可出稿。每一次報賬需文章媒體的復印件，同時需在10天內(nèi)予以銷賬，媒體文章原稿應按時間順序排列保管，每月30日將復印件上交總部；
28、個人工作環(huán)境：
企劃部每位員工應妥善保管相關(guān)資料（企劃案、客戶檔案資料等），下班后應將桌面清潔干凈，電腦關(guān)機，機密電子文檔應設密碼