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〔摘要〕本研究結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，論證了建立醫(yī)療設(shè)備檔案的必要性，闡明了建立醫(yī)療設(shè)備檔案的過(guò)程，探討了醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作目前存在的難點(diǎn)，并針對(duì)問(wèn)題提出了建議。

〔關(guān)鍵詞〕醫(yī)療設(shè)備；檔案管理；建議

醫(yī)療設(shè)備檔案是指在醫(yī)院購(gòu)置維護(hù)醫(yī)療設(shè)備過(guò)程中，整理形成的包括申請(qǐng)、論證、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款、維護(hù)、轉(zhuǎn)科和報(bào)廢等資料[1]，而醫(yī)療設(shè)備檔案管理則是對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案資料的搜集、分類、統(tǒng)計(jì)分析、歸檔以及利用的工作[2]。醫(yī)療設(shè)備數(shù)量繁多，種類多樣，使得醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作復(fù)雜煩瑣，這其中還涉及了許多理論和方法，使用不同的方法進(jìn)行管理，得出的成效是不一樣的。哪種方法更科學(xué)，哪種方法更適合自己醫(yī)院，是醫(yī)療設(shè)備檔案管理員每天都要思考的問(wèn)題。只有找對(duì)了方法，才能將醫(yī)療設(shè)備檔案管好用好，最大限度發(fā)揮檔案的作用，提高醫(yī)療設(shè)備的使用率和經(jīng)濟(jì)效益[3]。

1建立醫(yī)療設(shè)備檔案的必要性

隨著醫(yī)院現(xiàn)代化的發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備日益增多，現(xiàn)代化醫(yī)療儀器設(shè)備成為醫(yī)院重要的組成部分，是高、精、新技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)教學(xué)、臨床診斷和治療的成果[4]。醫(yī)療設(shè)備不僅品種繁多，而且壽命長(zhǎng)短不一，如何才能把醫(yī)療設(shè)備管好用好，必不可少的需要建立醫(yī)療設(shè)備檔案，檔案內(nèi)放入所有與本設(shè)備有關(guān)的文檔資料，力求讓設(shè)備從立項(xiàng)到報(bào)廢的每一個(gè)過(guò)程都一個(gè)詳盡的記錄，并且整理歸案，一機(jī)一檔。這樣不管醫(yī)院的設(shè)備有多少臺(tái)，類型有多少種，我們都可以通過(guò)設(shè)備檔案知道每臺(tái)設(shè)備目前的情況，做到多而不亂，繁而不瑣。

2醫(yī)療設(shè)備檔案的建立

醫(yī)療設(shè)備檔案的建立過(guò)程實(shí)際上就是文檔資料收集過(guò)程，在立項(xiàng)后建檔，在運(yùn)行中完善，這是一個(gè)持續(xù)以恒的工作，需要檔案管理員做到細(xì)心細(xì)致，一絲不茍，只有這樣才能建立一個(gè)完整的設(shè)備檔案。2.1建檔。我院采用一機(jī)一檔的管理模式，建檔時(shí)間是設(shè)備立項(xiàng)后論證前。預(yù)算為2萬(wàn)元以下的建立小檔案，一個(gè)檔案一個(gè)文件夾，按采購(gòu)時(shí)間有序放置，以小型設(shè)備的方式管理。對(duì)于預(yù)算為2~50萬(wàn)元，建立中檔案，一個(gè)檔案一個(gè)文件袋，文件袋上按規(guī)則編號(hào)，按編號(hào)有序放置，以常規(guī)設(shè)備的方式管理。對(duì)于預(yù)算在50萬(wàn)以上的建立大檔案，一個(gè)檔案一個(gè)文件盒或多個(gè)文件盒，文件盒上也按一定規(guī)則編號(hào)，并按編號(hào)有序放置，以大型設(shè)備的方式管理。2.2收集。[5]無(wú)論是小檔案、中檔案還是大檔案，都必須要收集以下基礎(chǔ)資料。立項(xiàng)資料：設(shè)備申請(qǐng)報(bào)告、可行性分析報(bào)告、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批文件。采購(gòu)資料：設(shè)備論證表、設(shè)備技術(shù)參數(shù)表、供應(yīng)商投標(biāo)文件、供應(yīng)商資質(zhì)文件、發(fā)票復(fù)印件。安裝驗(yàn)收資料：驗(yàn)收合格書、出庫(kù)單、培訓(xùn)考核表、資料交接確認(rèn)表。隨機(jī)文件：設(shè)備的裝箱清單、合格證、使用說(shuō)明書、操作手冊(cè)圖表。設(shè)備照片：設(shè)備外觀照片、設(shè)備標(biāo)簽照片（記錄設(shè)備的品牌型號(hào)和序列號(hào)等）。運(yùn)行資料：設(shè)備使用記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備維修記錄、設(shè)備轉(zhuǎn)科記錄、設(shè)備報(bào)廢記錄。而由于不同價(jià)格設(shè)備的采購(gòu)方式不一樣，3種檔案的資料會(huì)存在差異。2.2.1小檔案。小檔案保存的都是小型設(shè)備的文檔資料，這類設(shè)備一般通過(guò)詢價(jià)采購(gòu)方式購(gòu)進(jìn)，因此采購(gòu)資料中會(huì)有一個(gè)詢價(jià)采購(gòu)匯總表用以記錄各個(gè)供應(yīng)商投標(biāo)的品牌型號(hào)以及報(bào)價(jià)售后等，詢價(jià)采購(gòu)小組會(huì)把中標(biāo)結(jié)果寫到匯總表上并簽字確認(rèn)。2.2.2中檔案。中檔案保存的是常規(guī)設(shè)備的文檔資料，我院采購(gòu)文件規(guī)定常規(guī)設(shè)備（2~50萬(wàn)元）都要經(jīng)過(guò)黨政聯(lián)席會(huì)審批并進(jìn)行院內(nèi)洽談和簽訂合同，其中檔案包含的文件還有：（1）立項(xiàng)資料，黨政聯(lián)席會(huì)紀(jì)要；（2）采購(gòu)資料，院內(nèi)掛網(wǎng)通知、洽談會(huì)資料（供應(yīng)商簽到文件、設(shè)備評(píng)分表、會(huì)議紀(jì)要等）、合同；（3）運(yùn)行資料，計(jì)量記錄。2.2.3大檔案。大檔案保存的是大型設(shè)備的文檔資料，我院采購(gòu)文件規(guī)定大型設(shè)備（50萬(wàn)元以上）采購(gòu)前都需科室先打報(bào)告申請(qǐng)，審批通過(guò)后下一步要上設(shè)備委員管理會(huì)對(duì)此設(shè)備進(jìn)行討論，討論通過(guò)后還需上黨政聯(lián)席會(huì)最終確定，之后才能進(jìn)行招標(biāo)流程。由于流程繁多，其中產(chǎn)生的文檔資料也會(huì)比常規(guī)設(shè)備多，檔案里包含的文件還有：（1）立項(xiàng)資料，設(shè)備管理委員會(huì)紀(jì)要、黨政聯(lián)席會(huì)紀(jì)要等；（2）采購(gòu)資料，設(shè)備科前期調(diào)研分析報(bào)告、招標(biāo)相關(guān)文件、合同；（3）安裝驗(yàn)收資料，報(bào)關(guān)稅資料（進(jìn)口醫(yī)療設(shè)備必備）；（4）運(yùn)行資料，計(jì)量記錄。2.3編號(hào)。醫(yī)療設(shè)備的數(shù)量和類別眾多，為了避免按照常規(guī)方法編號(hào)，出現(xiàn)編號(hào)內(nèi)容不明確的情況，我院緊緊追隨政府政策步伐，圍繞“醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)醫(yī)學(xué)裝備管理辦法”以及“醫(yī)療器械臨床安全使用管理規(guī)范”，依照醫(yī)療器械68分類方法，對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案進(jìn)行編號(hào)，68編碼分類見圖1，詳細(xì)格式是“68XX-XXXX-XXXX”，表達(dá)的含義是“68分類編碼-此分類下的序號(hào)-總序號(hào)”，同時(shí)在檔案?jìng)?cè)面寫上使用科室名稱和醫(yī)療設(shè)備名稱。通過(guò)這種方法編號(hào)，確保了檔案有序管理并方便查找。2.4建立電子文檔。當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)社會(huì)，如單單只靠紙質(zhì)檔案對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行管理，那是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式盡管有不可代替的作用，但是隨著社會(huì)的發(fā)展，它的弊端也日漸明顯。如不便查閱、統(tǒng)計(jì)麻煩等紙質(zhì)文檔管理上的問(wèn)題成了設(shè)備科不得不面對(duì)的現(xiàn)實(shí)。因此，必須要建立一個(gè)完善的電子檔案，不僅要將每臺(tái)醫(yī)療設(shè)備的基本信息都錄入進(jìn)去，還要盡可能將設(shè)備的申購(gòu)、論證、采購(gòu)、合同、驗(yàn)收、付款等等紙質(zhì)檔案上傳到電腦上，依靠電子檔案對(duì)設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范管理，能有效防范資產(chǎn)流失，保障資產(chǎn)安全。與此同時(shí)，于每個(gè)設(shè)備都打印一個(gè)相對(duì)應(yīng)的檔案標(biāo)簽貼于設(shè)備面上，標(biāo)簽上打印有設(shè)備的基本信息，并有一個(gè)獨(dú)立的設(shè)備二維碼，通過(guò)掃取二維碼，我們就能在手機(jī)移動(dòng)端對(duì)設(shè)備進(jìn)行查詢、報(bào)修、盤點(diǎn)等操作，讓每次維護(hù)保養(yǎng)都保存了一個(gè)詳盡的記錄，從而使設(shè)備科的工作更加高效和方便。見圖2，圖3。

3醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點(diǎn)及建議

3.1難點(diǎn)。檔案工作建檔是基礎(chǔ)、管理是關(guān)鍵、利用是目的。但由于不能直接創(chuàng)造效益，檔案管理在整個(gè)醫(yī)院工作中往往不受重視，重醫(yī)療而輕視檔案的狀況普遍存在。結(jié)合我院實(shí)際情況，在工作中反映出來(lái)的難點(diǎn)主要有以下幾點(diǎn)。（1）醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不完善。對(duì)于醫(yī)療設(shè)備檔案管理，上級(jí)部門出臺(tái)的管理文件較少，缺乏規(guī)章的指引，醫(yī)院對(duì)設(shè)備檔案管理的重視不夠，院內(nèi)也沒有一份針對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的詳細(xì)制度。因此不同單位，不同設(shè)備收集的資料會(huì)存在很大的差別，存在一定的隨意性，造成一定程度上的管理混亂。（2）建立完整檔案的周期過(guò)長(zhǎng)，醫(yī)療設(shè)備檔案難確保完整性。與其他檔案資料不同，醫(yī)療設(shè)備檔案包含醫(yī)療設(shè)備從申購(gòu)到淘汰報(bào)廢整個(gè)過(guò)程的資料，是一臺(tái)醫(yī)療設(shè)備的戶口簿。建立一個(gè)完整的醫(yī)療設(shè)備檔案，少則五年，多則十多年，所以設(shè)備檔案一般周期較長(zhǎng)，保持資料的完整性存在一定的難度[6]。（3）檔案管理重視程度不夠，檔案管理團(tuán)隊(duì)部分人員管理意識(shí)不強(qiáng)。醫(yī)療設(shè)備檔案中動(dòng)態(tài)資料占據(jù)較大部分，其中包括計(jì)量資料、日常維護(hù)資料、維修記錄等，這些動(dòng)態(tài)資料涉及全院的每個(gè)設(shè)備，需要靠各科室設(shè)備管理員以及維修工程師定期提供。但是由于種種原因，動(dòng)態(tài)文檔的收集不受設(shè)備管理員和維修工程師的重視，因此部分動(dòng)態(tài)資料收集起來(lái)存在一定困難，往往會(huì)出現(xiàn)收集不全、各科室管理員懶于記錄的情況。3.2建議。（1）加大對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案的重視程度，組織相關(guān)部門舉行醫(yī)療設(shè)備檔案管理協(xié)談會(huì)，討論編寫相關(guān)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，建立有利于醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的醫(yī)療設(shè)備檔案管理體系，明確檔案管理的內(nèi)容，各級(jí)管理人員的職責(zé)，做到有規(guī)可遵，有章可循。（2）設(shè)立兼職的醫(yī)療設(shè)備檔案監(jiān)督管理員，其職責(zé)主要是監(jiān)督醫(yī)療設(shè)備檔案管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行有序的檔案管理，并對(duì)每個(gè)設(shè)備檔案文檔的收集情況做一個(gè)詳細(xì)的記錄，并定期對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案進(jìn)行抽查，特別是臨床科室的日常維護(hù)記錄，維修記錄等資料，如有發(fā)現(xiàn)不規(guī)范的地方要對(duì)相關(guān)的管理人員進(jìn)行警告并報(bào)告設(shè)備科科室主任。如果同一科室一年3次查出檔案有問(wèn)題，就要對(duì)相應(yīng)的設(shè)備管理員進(jìn)行相應(yīng)的處罰。（3）加強(qiáng)培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變觀念。每年定期召開檔案管理團(tuán)隊(duì)的會(huì)議，總結(jié)每年檔案管理的工作情況，并對(duì)各級(jí)人員進(jìn)行管理再培訓(xùn)，提高對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案的重視程度，特別要增強(qiáng)動(dòng)態(tài)資料的收集、管理意識(shí)，真正將設(shè)備的需求、論證、驗(yàn)收、運(yùn)行、維修情況真實(shí)地反映在檔案中。

4總結(jié)

醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一件煩瑣且困難的事情，在工作中難免會(huì)遇到很多困難，我們一定要學(xué)會(huì)邊工作邊總結(jié)邊改進(jìn)，相信通過(guò)大家的努力，一定會(huì)將醫(yī)療檔案管理得井然有序，越來(lái)越好。

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作者:陳俏均 劉德杭 黃耀盛 單位:南方醫(yī)科大學(xué)第三附屬醫(yī)院設(shè)備器材科