導(dǎo)語：行政公文文種選擇論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】行政公文文種有很多，有些文種的意義和性質(zhì)很相似，因此有必要對公文文種的選擇進(jìn)行探討，這有利于我們正確地使用公文文種。文章對常見的文種選用過程中出現(xiàn)的錯誤進(jìn)行了剖析，進(jìn)而提出了正確選用公文文種應(yīng)該參考的標(biāo)準(zhǔn)，目的就是能使讀者在實際工作中對如何正確選用公文文種有所借鑒。

【關(guān)鍵詞】行政公文；文種；錯誤類型

公文是在管理國家機(jī)關(guān)政務(wù)和企業(yè)、事業(yè)單位事務(wù)過程中形成和使用的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是制定與政策法令，傳達(dá)方針政策與意圖，部署、指導(dǎo)、商洽與報告工作，交流工作經(jīng)驗和情況，記錄工作活動的書面文字工具，因此，它在國家政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事和科學(xué)活動中起著不可替代的作用。劉勰在《文心雕龍》中所說“章表奏議，經(jīng)國之樞機(jī)”就直接指明了公文在治理國政方面所起的紐帶和關(guān)鍵的巨大作用。

公文的文種有很多。它包括上級政策指令性文件、法令性文件、對有關(guān)問題的批復(fù)等；有本單位工作中形成的工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、統(tǒng)計報表、領(lǐng)導(dǎo)的講話稿、會議紀(jì)要、電話記錄、收發(fā)文登記冊等；有下屬機(jī)關(guān)或單位送來的工作報告、請示、情況反映等。因此，有必要對現(xiàn)在使用的公文文種按照實際需要和一定的標(biāo)準(zhǔn)，劃定每一公文的種類的適用范圍，有利于我們正確認(rèn)識和選擇文種，以免錯用和混用；有利于提高公文寫作的質(zhì)量和規(guī)范化；有利于提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)和公文處理的效率；還有利于公文的立卷歸檔和科學(xué)管理。

新中國成立后，黨和國家歷來十分重視公文文種的劃分和公文處理工作，并就公文處理問題多次下文進(jìn)行修改和強(qiáng)調(diào)，因此，弄清公文種類的范圍、明白確定公文文種的意義、掌握選用公文文種的方法十分重要。

從公文的適用范圍分，可以把公文劃分為通用公文和專用公文兩大類。通用公文是指在黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和企事業(yè)單位中普遍使用的、規(guī)范化的公文。我國現(xiàn)行通用公文一般專指2000年中華人民共和國國務(wù)院辦公廳（修訂）的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的我國各級行政機(jī)關(guān)使用的公文文種有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等共十二類十三種。另外，1996年5月中共中央辦公廳印發(fā)了《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》，規(guī)定中國共產(chǎn)黨各級各類機(jī)關(guān)使用的公文文種有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要等文種。綜合上述規(guī)定，我國現(xiàn)行各級各類黨政機(jī)關(guān)單位通用公務(wù)文書的主要文種歸納起來共十八種，它們是命令（令）、公報、公告、通告、決定、決議、指示、意見、條例、規(guī)定、議案、報告、請示、批復(fù)、通知、通報、會議紀(jì)要、函。它們的特點(diǎn)是具有統(tǒng)一的名稱、格式和使用方法。專用公文是指在一定工作部門和特殊專業(yè)業(yè)務(wù)范圍所使用各種專業(yè)文書，如外交文書、司法文書、軍事文書、計劃文書、統(tǒng)計文書、財會文書、科技文書等。每一種專用文書還各有許多具有專業(yè)特色的文書名稱，如外交文書有照會、國書、外交函件、備忘錄、議定書、外交公報等。其特點(diǎn)是專業(yè)性強(qiáng)，文種繁多。因此，在本文中，我們只討論我國現(xiàn)行的通用公文的名稱的劃定和使用。

一、確定公文文種選用方法的意義

公文的名稱是根據(jù)制發(fā)公文的目的、制發(fā)機(jī)關(guān)的權(quán)限和收發(fā)文機(jī)關(guān)之間的行文關(guān)系確定的。公文名稱不同，所起的作用也不同，不可隨便亂用和混用，否則就達(dá)不到制發(fā)公文的目的，甚至?xí)騺y機(jī)關(guān)之間的正常工作程序。公文的名稱不僅必須具體確定，而且各機(jī)關(guān)使用的公文名稱必須統(tǒng)一。各機(jī)關(guān)單位的職能、任務(wù)雖然不同，但它們工作活動的方法都基本一樣，與上下級及其他機(jī)關(guān)的聯(lián)系的方式也差不多，反映在公文的使用上也大體一致。統(tǒng)一規(guī)定了公文名稱及其選擇使用方法，可以使機(jī)關(guān)之間的聯(lián)系及活動協(xié)調(diào)，有利于機(jī)關(guān)工作有秩序地進(jìn)行。所以，確定和正確使用公文名稱就有重要的意義。

1.行政公文文種以黨和國家法定公文的方式明確規(guī)定下來，使公文的名稱選用有“法”可依，使全國的公文都有了統(tǒng)一的種類和規(guī)范的格式及其處理辦法，使公文文種的合法性和法定權(quán)威性得到了保證。從而能夠保證國家政令暢通，令行禁止，提高公文的運(yùn)轉(zhuǎn)處理效率。

2.公文文種的正確的選用，可以給予不同情況下使用的公文以一定的名稱，可以顯示每一公文文種的不同性質(zhì)和作用。比如命令（令）是我國國家行政機(jī)關(guān)、國家領(lǐng)導(dǎo)人或軍事機(jī)關(guān)頒發(fā)的具有強(qiáng)制效力的指揮性文件，是一種法規(guī)性、強(qiáng)制性很嚴(yán)格的下行文，受文機(jī)關(guān)必須無條件地貫徹執(zhí)行。它適用于國家行政機(jī)關(guān)依照有關(guān)法律規(guī)定行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；獎懲有關(guān)人員；撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定。因此，命令（令）的作者有嚴(yán)格的限定范圍，不是每個領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人都可以命令的。一般機(jī)關(guān)單位是不能使用的。

3.確定了公文文種，可以在擬寫公文時有明確的行文目的和中心意圖。比如：當(dāng)我們表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要情況以及需要各機(jī)關(guān)知道的事項，我們選定的文種是“通報”。一旦選定了通報這個文種，我們的寫作意圖也就確定了，就是用具有普遍意義的典型事例，成功的經(jīng)驗和失敗的教訓(xùn)，借以推廣先進(jìn)的做法，弘揚(yáng)時代精神，教育工作人員或者溝通信息、互通情況。

4.給予不同情況下使用的公文以確定的名稱，可以在處理和閱讀公文時容易了解制發(fā)公文的意圖，有利于準(zhǔn)確、迅速地處理和查找公文。又因為公文的名稱反映公文的價值，同時又是組合案卷的一個特征，因此，公文文種的選定，也有利于公文材料價值的鑒定和立卷，從而提高公文的處理效率。如“決定”的事項必須執(zhí)行，否則不能政令暢通；“請示”要在規(guī)定的期限內(nèi)答復(fù)，否則下級可能無所適從；“報告”重在匯報工作，了解下情，因此不一定答復(fù)；“函”重在商洽協(xié)商，因此，處理主動權(quán)則完全掌握在受文單位手里。這樣，受文單位就可根據(jù)文種不同，區(qū)別輕重緩急，合理、高效地處理問題。

5.公文文種的確定，可以表達(dá)文件的不同行文方向，明確機(jī)關(guān)單位之間的行文關(guān)系，有助于把握行文方向，選擇正確行文方式，正確執(zhí)行行文規(guī)則，進(jìn)一步保證機(jī)關(guān)文件的效力和提高機(jī)關(guān)工作效率。如“請示”的含義是請求指示，這就說明請示的行文方向是自下而上；“決定”是由上級機(jī)關(guān)作出的，下屬部門和組織必須執(zhí)行，所以它的行文方向必然是自上而下的；“函”是用來傳遞信息、溝通情況、商洽事務(wù)的，任何組織都使用，因而便產(chǎn)生了上行、下行、平行等多種行文方向。

然而，明確了選定公文文種的意義和作用，并不等于在寫作實踐中就能正確選用公文文種。實際上，在擬寫公文標(biāo)題時，如何確定正確的、合適的公文文種一直困擾著我們文書工作者，甚至一些有經(jīng)驗的秘書人員也經(jīng)常錯用和亂用文種的問題。

二、公文選用過程中，常見錯用亂用文種問題分析

2000年8月國務(wù)院辦公廳頒布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第25條第3款對行政公文文種的選用和確定作了原則性規(guī)定：公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。根據(jù)上述公文種類選擇的基本原則，公文在行文時必須根據(jù)行文目的、公文內(nèi)容和行文關(guān)系以及發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)、每個文種的適用范圍合理選擇和確定文種。但是，在具體工作中行政公文文種選用仍存在很多問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

1.生造行政公文文種。根據(jù)現(xiàn)行的《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，我國現(xiàn)行各級各類黨政機(jī)關(guān)單位通用公務(wù)文書的主要文種歸納起來共十八種，其他一些習(xí)慣稱呼和一般事務(wù)文書均不能當(dāng)成行政公文的文種來使用。如《關(guān)于燃煤供應(yīng)問題的補(bǔ)充說明》《關(guān)于我校實行全員聘任制的有關(guān)問題的解釋》和《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)生安全工作的匯報材料》，在這三份文件中，把“補(bǔ)充說明”、“解釋”“匯報材料”當(dāng)成了行政公文的文種使用，而這三個名稱在法定公文中是不存在的。另外如“辦法”、“細(xì)則”、“規(guī)定”、“要點(diǎn)”等，從來沒有取得過法定行政公文的資格，因此也不能獨(dú)立行文。但有些機(jī)關(guān)將“辦法”、“細(xì)則”等統(tǒng)統(tǒng)作為正式的行政公文使用，并堂而皇之地標(biāo)明發(fā)文字號，如《××市市區(qū)城鎮(zhèn)廉租住房管理辦法》(×政發(fā)〔2002〕242號)，上述這些做法損害了公文的權(quán)威性和公文處理工作的嚴(yán)肅性。

2.濫用行政公文文種。每一種公文文種都有明確的適用范圍，都有嚴(yán)格的使用要求，每個制發(fā)機(jī)關(guān)都應(yīng)根據(jù)各自的職權(quán)范圍、行文目的和工作內(nèi)容選擇單一確定的文種。但在寫作實踐中，經(jīng)常出現(xiàn)超出職權(quán)范圍和工作內(nèi)容隨意使用法定公文。如：把應(yīng)該用某些社會事務(wù)性文書(如廣告、聲明、啟事等)去解決問題而不去使用，卻濫發(fā)“通知”、“通告”和“公告”；在提出一般事項的請求時能用“申請”辦理的，卻用“請示”或“報告”行文解決，搞公文文字游戲；有些單位把“簡報”當(dāng)作法定公文取代“報告”使用進(jìn)行反映情況；再比如:由于“通知”的適用范圍很廣，功能有很多，同其他許多公文文種都有交叉，于是有人就把“通知”當(dāng)成了萬能文種，似乎什么文件都可以用“通知”制發(fā)，本該用“會議紀(jì)要”、“批復(fù)”、“命令”、“通報”等文種時，行文皆用“通知”代替。有些單位在使用通知批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件時，盲目亂轉(zhuǎn)，甚至對同一文件層層轉(zhuǎn)發(fā)。其實如果上級文件已有明確規(guī)定和切實要求，各機(jī)關(guān)可直接翻印下發(fā)，不必轉(zhuǎn)了再轉(zhuǎn)。因此，凡確需轉(zhuǎn)發(fā)的文件，應(yīng)認(rèn)真研究文件的精神，結(jié)合本地區(qū)、本系統(tǒng)的實際提出要求，講求實效，注意質(zhì)量，提高效率；必須注意通知的確切適用范圍和性質(zhì)及下行文的特點(diǎn)，防止濫用。

3.混用行政公文文種。公文文種是用以表明公文的性質(zhì)和要求的，一份文件只能用一個文種，兩種文種不可混用。比如某單位《關(guān)于擴(kuò)建油庫的請示報告》，“請示”和“報告”本來是兩個截然不同的文種，如果混在一起會讓人分不清到底是“請示”還是“報告”，不好處理。有些機(jī)關(guān)單位在向同級機(jī)關(guān)及無隸屬關(guān)系的單位進(jìn)行請求性或答復(fù)性行文時往往使用“請示函”“批復(fù)函”。比如《××省××廳關(guān)于擬錄用2000應(yīng)屆大學(xué)畢業(yè)生的請示函》《××省人事廳關(guān)于批準(zhǔn)錄用×××等×名同志為國家公務(wù)員的批復(fù)函》，兩篇公文把“函”和“請示”、“批復(fù)”混在一起使用，使人搞不清楚互相行文的兩個單位之間到底是什么關(guān)系。

4.錯用行政公文文種。在工作實踐中，我們發(fā)現(xiàn)，由于一些公文文種在某些功能上的相似性，在選擇公文文種時，忽視了他們之間的細(xì)微差別，因此造成了公文文種的錯誤選擇。這主要表現(xiàn)為以下幾組文種：

（1）在現(xiàn)行機(jī)關(guān)單位中，“函”與“請示”或“通知”等的使用經(jīng)常搞錯。如有些機(jī)關(guān)單位在向同級機(jī)關(guān)或無隸屬關(guān)系的單位進(jìn)行請求性或答復(fù)性行文時，不使用“函”而是用“請示”或“通知”等。其實，正確的做法是：凡是向同級或無隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)單位行文，不管是請求性、答復(fù)性還是商洽性的，一般都應(yīng)該使用“函”。

（2）“公報”、“公告”和“通告”界限不清，相互之間錯用情況經(jīng)常發(fā)生，常見的是該用“通告”的卻用了“公告”。如《中國人民銀行關(guān)于國家貨幣出入境限額的公告》，這份文件把應(yīng)該使用“通告”的卻是錯用了“公告”。其實“公報”、“公告”和“通告”三者的區(qū)別還是比較明顯的?！肮珗蟆庇糜谥匾獩Q定或者重大事件，適用于黨內(nèi)外或一些專業(yè)領(lǐng)域，其作用更多的是宣示和告知事項；“公告”通常是指以國家的名義向國內(nèi)外莊嚴(yán)宣告有影響的重大事件的文告，級別很高；“通告”一般公布需要遵守或周知的事項，帶有一定的行政約束力，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位都可以在自己的職權(quán)范圍內(nèi)。

（3）批復(fù)和具有答復(fù)性質(zhì)的函之間的錯用。大體上有兩種情況:一是主管部門對詢問問題或請批事項的不相隸屬的機(jī)關(guān)、單位錯用“批復(fù)”行文。按照規(guī)定，一些業(yè)務(wù)主管部門對請求批準(zhǔn)某一事項的不相隸屬的機(jī)關(guān)、單位行文時應(yīng)用“函”(復(fù)函)而不應(yīng)該用“批復(fù)”，然而在具體實踐中，許多部門自覺不自覺地用“批復(fù)”回復(fù)，這是一個比較普遍卻難以糾正的問題；二是上級機(jī)關(guān)針對來自屬于下級的“請示”錯用“復(fù)函”行文。有的人把由辦公部門被授權(quán)“函復(fù)請示”的做法理解為“上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)的請示可以用函答復(fù)”、“函可以平行，也可以上行、下行”等，這是一種誤解?！吧霞墮C(jī)關(guān)答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示可以用函行文”的說法起碼不確切，應(yīng)是“上級機(jī)關(guān)答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示可以授權(quán)辦公部門函復(fù)”。

（4）“決定”、“通知”、“意見”三者的錯用。在實際工作中，這三者的相互的混用和錯用情況比較嚴(yán)重。許多機(jī)關(guān)不管安排的工作是日常事務(wù)性的，還是帶有全局性、持續(xù)較長時間、具有重要意義的，一律使用通知。關(guān)于“意見”文種的使用，《國務(wù)院辦公廳關(guān)于實施<國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法>涉及的幾個具體問題的處理意見》(國辦函(2001)1號)中作了具體的說明，規(guī)定“意見”可以用于上行文、下行文和平行文?！耙庖姟笨梢圆惶崦鞔_要求，只是提出對重要問題的見解和總的原則性的看法，使受文機(jī)關(guān)能夠結(jié)合本地區(qū)、本部門的具體情況參照執(zhí)行。但有些時候我們卻把應(yīng)用“決定”“通知”的而錯用了“意見”。

三、選用行政公文文種過程中，怎樣避免錯用濫用混用文種

在上述文章中，我們對選用文種的意義進(jìn)行了論述，又對在使用公文文種實踐中出現(xiàn)的常見錯誤類型進(jìn)行了分析。那么，究竟如何選用公文文種呢?

1.選用公文文種，必須根據(jù)制發(fā)公文的目的和行文的要求進(jìn)行。所有的行政公文文種都有法定的適用范圍，其行文目的和要求必須符合公文的適用范圍，行文目的和要求不同，所使用的文種也不相同。比如“請示”和“報告”的選用，“報告”的目的是下情上達(dá)、陳述情況，不要求答復(fù)，而“請示”是要求上級對請示的事項給予指示、批準(zhǔn)或答復(fù)的，因此，在選用時，凡是陳述情況，匯報工作，不要求批復(fù)的文件應(yīng)選用“報告”，凡是要求上級批復(fù)的文件，應(yīng)選用“請示”。

2.應(yīng)根據(jù)行政公文制發(fā)機(jī)關(guān)的權(quán)限來選用文種。不同的行政公文對其行文主體的要求不一樣。有的行政公文行文主體級別高，有的行文主體級別低；有的行政公文行文主體范圍廣，有的行文主體范圍窄，因此，選用的文種應(yīng)和其制發(fā)機(jī)關(guān)的權(quán)限和級別相適應(yīng)。比如：“公告”通常是以國家的名義向國內(nèi)外莊嚴(yán)宣告有重要影響的重大事件的文告，不可隨意在招工、招干、招租、開業(yè)、遷址等活動中，濫用“公告”文種，對“公告”的濫用實際上是一種越權(quán)行為?！皼Q議”的行文主體一般是會議，主要是中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)單位的會議使用，人大、其他黨派、組織、團(tuán)體的會議也有使用，但政府機(jī)關(guān)就不能使用，也沒有“決議”這一文種。

3.應(yīng)根據(jù)收發(fā)文機(jī)關(guān)之間的行文關(guān)系來確定公文文種。行文關(guān)系指的是機(jī)關(guān)之間文書的授受關(guān)系，它是根據(jù)機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍來確定的。按照行文關(guān)系和文書的去向，行政公文有可分為上行文、下行文和平行文。不同的行文關(guān)系，文種的選用是不同的。如果是向下屬組織行文，一般多用“指示”、“決定”、“通知”、“通報”、“會議紀(jì)要”等文種；如果是向上級機(jī)關(guān)行文，則只能選用“請示”、“報告”、“議案”等文種；如果是向平級和不相隸屬機(jī)關(guān)行文時，主要采用“函”。

4.在選擇行政公文文種時還應(yīng)當(dāng)考慮每個文種的性質(zhì)、作用和使用要求。根據(jù)《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理條例》的規(guī)定，每一文種都有獨(dú)立的作用和功能，不同的行文內(nèi)容、目的要求應(yīng)與文種的適用范圍相適應(yīng)。如：“通報”的性質(zhì)是運(yùn)用典型從正反兩面對干部和群眾進(jìn)行政治思想教育和溝通信息、互通情報、傳播政策精神、推動工作的重要文種，其目的在于互通情況，引起注意，用以教育、督促和推動工作，這是與其他指揮性的文種不同的性質(zhì)。因此，凡是行文時著重在引導(dǎo)、教育、溝通和推動工作時，就應(yīng)該選用“通報”。

5.在選擇公文文種時還應(yīng)考慮每一份公文只能選擇唯一的文種，而且只能選擇公文管理法規(guī)規(guī)定的公文文種，決不能生造文種。比如在公文標(biāo)題中不能出現(xiàn)“請示報告”“意見通報”等兩個文種同時并用的情況和“匯報”等在法定公文里找不到的文種。

總之，行政公文文種的選擇應(yīng)嚴(yán)格按照黨和國家的公文處理法規(guī)的規(guī)定，根據(jù)制發(fā)公文的目的、制發(fā)機(jī)關(guān)的權(quán)限、收發(fā)文之間的行文關(guān)系，認(rèn)真領(lǐng)會每一個文種的性質(zhì)和適用范圍，從而選擇正確的合乎行文目的和要求的文種。只有這樣，我們才能適應(yīng)隨著形勢的發(fā)展對公文文種功能性質(zhì)不斷調(diào)整的要求，從而維護(hù)機(jī)關(guān)單位之間的正常工作秩序和公文處理的統(tǒng)一性。

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