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專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任項(xiàng)目計(jì)劃管理模式的建立

項(xiàng)目越復(fù)雜，專業(yè)分工就越細(xì)，就更需要進(jìn)行全面綜合的管理，需要有一個(gè)能夠總體協(xié)調(diào)的工作進(jìn)度計(jì)劃，否則就不可能對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度進(jìn)行控制。計(jì)劃是管理的五大職能之一，在項(xiàng)目管理中的作用十分突出。狹義地講，項(xiàng)目管理就是制訂計(jì)劃和對(duì)計(jì)劃的控制。因此，專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任項(xiàng)目成功的首要條件是有詳細(xì)的計(jì)劃。

1.確定項(xiàng)目的范圍

要進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃，首先要確定項(xiàng)目的目標(biāo)和項(xiàng)目范圍。通過表格的形式將高校專業(yè)技術(shù)聘任項(xiàng)目管理的項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目所需資源等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)列出，作為項(xiàng)目計(jì)劃和工作分解的總體依據(jù)。

2.建立項(xiàng)目管理組織結(jié)構(gòu)

（1）選擇合適的組織結(jié)構(gòu)。一個(gè)項(xiàng)目要采取什么樣的組織結(jié)構(gòu)由項(xiàng)目的特點(diǎn)來(lái)決定。要考慮的主要因素還包括對(duì)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目成果的承諾程度和對(duì)項(xiàng)目資源的利用程度。項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)能夠強(qiáng)調(diào)利益的一致，打破部門的壁壘，增加項(xiàng)目管理職能，減少組織的重疊和垂直性，減少項(xiàng)目的阻礙。項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)對(duì)項(xiàng)目管理的有效實(shí)施有著決定性的影響。因?yàn)榻M織結(jié)構(gòu)的有效關(guān)系到專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任項(xiàng)目運(yùn)行效果、管理效率、資源合理配置等各個(gè)方面，是項(xiàng)目管理的關(guān)鍵內(nèi)容。根據(jù)專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任項(xiàng)目性質(zhì)、項(xiàng)目規(guī)模、項(xiàng)目資源合理選擇合適的組織形式才能充分發(fā)揮項(xiàng)目管理的優(yōu)勢(shì)。項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)的形式有很多種，如職能式、項(xiàng)目式、矩陣式和事業(yè)部式等。其中矩陣式組織結(jié)構(gòu)又分為弱矩陣式、平衡矩陣式和強(qiáng)矩陣式。根據(jù)高校專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任的工作性質(zhì)和特點(diǎn)可以采取項(xiàng)目式或矩陣式的組織結(jié)構(gòu)形式。（2）確定項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組成員。項(xiàng)目經(jīng)理是為項(xiàng)目的成功策劃和執(zhí)行負(fù)總責(zé)的人，在項(xiàng)目實(shí)施過程中處于中心地位，具有舉足輕重的作用。在專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理的主要工作內(nèi)容包括：與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商，就項(xiàng)目的目標(biāo)和所需的資源達(dá)成共識(shí)；從學(xué)校人事、教務(wù)、科研等部門挑選項(xiàng)目組成員，并取得他們的信任和支持；在項(xiàng)目計(jì)劃編制過程中領(lǐng)導(dǎo)及指導(dǎo)小組成員；做好項(xiàng)目相關(guān)人的溝通；監(jiān)控項(xiàng)目的進(jìn)程，保證項(xiàng)目按時(shí)間計(jì)劃執(zhí)行。項(xiàng)目成員則對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，參與項(xiàng)目的計(jì)劃制訂，服從項(xiàng)目經(jīng)理的指揮，執(zhí)行計(jì)劃分配的任務(wù)，配合其他小組成員工作，保持與項(xiàng)目經(jīng)理溝通，確保項(xiàng)目的順利完成。

3.進(jìn)行項(xiàng)目分解

項(xiàng)目目標(biāo)和范圍明確后要制定出完善的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃就必須對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分解，以明確項(xiàng)目所包含的各項(xiàng)工作。項(xiàng)目分解（WBS）是編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)行進(jìn)度控制的基礎(chǔ)，通過項(xiàng)目分解把復(fù)雜的項(xiàng)目逐步分解成一層一層的要素（工作），直到具體明確為止。項(xiàng)目分解主要有兩種方法，一個(gè)是基于可交付成果的劃分，在這種劃分方式中上層一般為可交付成果的導(dǎo)向，下層一般為可交付成果的工作內(nèi)容；另一種是基于工作流程的劃分，上層按照工作的流程分解，下層按照工作的內(nèi)容劃分。在專業(yè)技術(shù)崗位聘任工作分解中，可以采用如圖1所示的基于工作過程的劃分方法。同時(shí)，為方便開展工作，應(yīng)為每個(gè)分解后的工作項(xiàng)目進(jìn)行編號(hào)。

4.項(xiàng)目的工作責(zé)任分配

項(xiàng)目工作責(zé)任分配是對(duì)項(xiàng)目的每一項(xiàng)任務(wù)分配責(zé)任者和落實(shí)責(zé)任，以明確單位或個(gè)人在整個(gè)項(xiàng)目中的任務(wù)，便于項(xiàng)目管理在項(xiàng)目實(shí)施過程中的管理和協(xié)調(diào)。然后以任務(wù)分配圖表和組織機(jī)構(gòu)圖表為依據(jù)完成工作責(zé)任分配表。

5.工作先后關(guān)系和工作時(shí)間的確定

工作先后關(guān)系主要有兩種：一是工作之間本身存在的、無(wú)法改變的邏輯關(guān)系，稱為強(qiáng)制性邏輯關(guān)系；二是人為組織確定的，兩項(xiàng)工作可先可后的關(guān)系，稱為無(wú)邏輯的組織關(guān)系。工作先后關(guān)系確定的工具和方法主要有單代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖、雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖、條件箭線圖法等。工作先后關(guān)系確定的最終目的是要得到描述項(xiàng)目各工作相互關(guān)系的“項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖”及工作的“詳細(xì)關(guān)系列表”。

6.繪制甘特圖

甘特圖是編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃最常用的工具之一。通過甘特圖可以很直觀地查看項(xiàng)目的進(jìn)度應(yīng)該在什么時(shí)候進(jìn)行以及實(shí)際工作進(jìn)展與項(xiàng)目計(jì)劃要求的對(duì)比。專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任項(xiàng)目甘特圖如圖2所示。

專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任項(xiàng)目的進(jìn)度控制

項(xiàng)目進(jìn)度控制是項(xiàng)目管理中的重點(diǎn)控制之一，它是合理安排資源供應(yīng)、保證項(xiàng)目按期完成的重要措施。項(xiàng)目進(jìn)度控制是指在既定的工期內(nèi)，在執(zhí)行該計(jì)劃的過程中經(jīng)常檢查項(xiàng)目工作實(shí)際進(jìn)度情況。如果出現(xiàn)進(jìn)度偏差應(yīng)分析偏差產(chǎn)生的原因和對(duì)工期的影響程度，找出必要的調(diào)整措施，修改原定計(jì)劃，不斷地如此循環(huán)，直至項(xiàng)目完成驗(yàn)收。這一過程可以用圖3來(lái)描述。

1.項(xiàng)目的實(shí)施

建立項(xiàng)目計(jì)劃后就可以開始進(jìn)行項(xiàng)目工作了。在項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將按照項(xiàng)目計(jì)劃開展各項(xiàng)工作。

2.項(xiàng)目的監(jiān)控

開展項(xiàng)目工作的同時(shí)必須要監(jiān)控項(xiàng)目的進(jìn)程，以確保一切按計(jì)劃行事。要通過定期、及時(shí)地測(cè)量實(shí)際進(jìn)程，與計(jì)劃進(jìn)程相比較，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行認(rèn)真檢查。檢查內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：項(xiàng)目是否嚴(yán)格按計(jì)劃進(jìn)行；計(jì)劃時(shí)所分析的主客觀情況是否已發(fā)生變化或受到影響；關(guān)鍵工作進(jìn)度及對(duì)總工期的影響；非關(guān)鍵工作的進(jìn)度及對(duì)工期的影響；工作邏輯關(guān)系有無(wú)變化或變化影響。

3.項(xiàng)目的控制措施

項(xiàng)目控制是對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施全過程進(jìn)行有效的管理和控制，使其順利到達(dá)項(xiàng)目規(guī)定的進(jìn)度目標(biāo)，而且在保證項(xiàng)目完成的前提下以最好的質(zhì)量、最低的成本獲取最大的效益。在項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行過程中要求各個(gè)模塊責(zé)任小組有專人進(jìn)行跟蹤、收集執(zhí)行的實(shí)際情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差進(jìn)行分析并予以糾正，擬訂調(diào)整計(jì)劃和有效措施，確定項(xiàng)目進(jìn)度在受控范圍內(nèi)。因此，在項(xiàng)目實(shí)施過程中需建立以下制度：建立周會(huì)制度，總結(jié)前一周完成的工作，對(duì)本周工作進(jìn)行安排，研究需要解決的問題；定期召開進(jìn)度會(huì)，協(xié)調(diào)解決各負(fù)責(zé)單位之間配合中存在的問題，以促進(jìn)進(jìn)度計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)；對(duì)于一些需要當(dāng)天總結(jié)的工作，各個(gè)項(xiàng)目小組要進(jìn)行當(dāng)天總結(jié)，重要的結(jié)論要向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)。

4.項(xiàng)目管理的進(jìn)度比較

項(xiàng)目進(jìn)度比較分析與計(jì)劃調(diào)整是項(xiàng)目進(jìn)度控制的主要環(huán)節(jié)，其中項(xiàng)目進(jìn)度比較是調(diào)整的基礎(chǔ)。常用的比較方法有：甘特圖比較法、S型曲線比較法、“香蕉”型曲線比較法和列表比較法等。

項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的調(diào)整

在項(xiàng)目實(shí)際狀態(tài)落后的情況下，及時(shí)制訂滿足要求的追趕計(jì)劃，同時(shí)采取增加人力、加強(qiáng)管理等措施保證追趕計(jì)劃的完成，對(duì)一些特殊復(fù)雜的問題召開專題會(huì)議并迅速作出決策。

1.分析進(jìn)度偏差的影響

通過前述的進(jìn)度比較方法，當(dāng)判斷出現(xiàn)進(jìn)度偏差時(shí)應(yīng)當(dāng)分析該偏差對(duì)后續(xù)工作和總工期的影響。（1）分析進(jìn)度偏差的工作是否為關(guān)鍵工作。如果是關(guān)鍵工作出現(xiàn)偏差，則無(wú)論偏差大小都對(duì)后續(xù)工作及總工期產(chǎn)生影響，必須采取相應(yīng)的調(diào)整措施；如果出現(xiàn)偏差的工作不是關(guān)鍵工作，需要根據(jù)偏差值與總時(shí)差和自由時(shí)差的大小關(guān)系確定對(duì)后續(xù)工作和總工期的影響程度。（2）分析進(jìn)度偏差是否大于該工作的總時(shí)差。如果工作的進(jìn)度偏差大于該工作的總時(shí)差，說明此偏差必將影響后續(xù)工作和總工期，必須采取相應(yīng)的調(diào)整措施；如果工作的進(jìn)度偏差小于或等于該工作的總時(shí)差，說明此偏差對(duì)總工期無(wú)影響，但它對(duì)后續(xù)工作的影響程度需要根據(jù)比較偏差與自由時(shí)差的情況來(lái)確定。（3）分析進(jìn)度偏差是否大于自由時(shí)差。如果工作的進(jìn)度偏差大于該工作的自由時(shí)差，說明此偏差對(duì)后續(xù)工作產(chǎn)生影響，應(yīng)該如何調(diào)整應(yīng)根據(jù)后續(xù)工作允許的程度而定；如果工作的進(jìn)度偏差小于或等于該工作的自由時(shí)差，則說明此偏差對(duì)后續(xù)工作無(wú)影響，原進(jìn)度計(jì)劃可以不作調(diào)整。經(jīng)過分析，進(jìn)度控制人員可以確認(rèn)應(yīng)該調(diào)整產(chǎn)生進(jìn)度偏差的工作和調(diào)整偏差值的大小，以便確定采取調(diào)整措施，獲得新的符合實(shí)際進(jìn)度情況和計(jì)劃目標(biāo)的新進(jìn)度計(jì)劃。

2.項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的調(diào)整方法

在對(duì)實(shí)施的進(jìn)度計(jì)劃分析的基礎(chǔ)上應(yīng)確定調(diào)整原計(jì)劃的方法，一般主要有兩種：（1）改變某些工作的邏輯關(guān)系。如果經(jīng)檢查的實(shí)際項(xiàng)目進(jìn)度產(chǎn)生的偏差影響了總工期，在工作之間的邏輯關(guān)系允許改變的條件下改變關(guān)鍵路線和超過計(jì)劃工期的非關(guān)鍵路線上的有關(guān)工作之間的邏輯關(guān)系，達(dá)到縮短工期的目的。（2）縮短某些工作的持續(xù)時(shí)間。這種方法不是改變工作之間的邏輯關(guān)系，而是縮短某些工作的持續(xù)時(shí)間，使項(xiàng)目進(jìn)度加快，并保證實(shí)現(xiàn)計(jì)劃工期的方法。這些被壓縮持續(xù)時(shí)間的工作是位于由于實(shí)際項(xiàng)目進(jìn)度的拖延而引起總工期增長(zhǎng)的關(guān)鍵線路和某些非關(guān)鍵線路上的工作。同時(shí)，這些工作又是可壓縮持續(xù)時(shí)間的工作。

結(jié)論

將項(xiàng)目管理技術(shù)和方法引入高校專業(yè)技術(shù)聘任工作中有利于提高高校專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任工作的效率與效果，但這種引進(jìn)不是盲目模仿和照搬照抄，而在遵循高校管理規(guī)律的前提下科學(xué)運(yùn)用。項(xiàng)目管理除了項(xiàng)目進(jìn)度控制，還包含成本（費(fèi)用）控制、質(zhì)量控制、資源計(jì)劃等多個(gè)方面，通過將項(xiàng)目管理的基本理念和方法與專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任的特點(diǎn)結(jié)合來(lái)實(shí)施科學(xué)化管理也可以推廣到高校其他方面的管理工作中，切實(shí)提高高校的管理能力和管理效率。

作者：張稚程誠(chéng)單位：華北電力大學(xué)