導(dǎo)語(yǔ)：地質(zhì)勘查數(shù)字化檔案管理分析一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

檔案管理的好壞與地勘單位發(fā)展有著直接的影響，但是從目前來(lái)看我國(guó)大多數(shù)地勘單位檔案管理仍然存在較多的問(wèn)題，尤其是數(shù)字化管理有很多的困難和問(wèn)題，不利于地勘單位的可持續(xù)良性發(fā)展?；诖?，檔案管理應(yīng)該結(jié)合數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)管理的高效性和統(tǒng)一性，從而能夠有效避免傳統(tǒng)管理模式中的不規(guī)范問(wèn)題，促進(jìn)整體行業(yè)的可持續(xù)、高效化發(fā)展。

一、地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理內(nèi)容和目標(biāo)

所謂地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理指的是通過(guò)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行數(shù)字化管理從而實(shí)現(xiàn)地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目管理的優(yōu)化性，避免傳統(tǒng)管理中存在的弊端，更好地服務(wù)于地勘單位發(fā)展。數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理有以下幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)。首先，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)管理的網(wǎng)絡(luò)化最終實(shí)現(xiàn)資源共享達(dá)到服務(wù)目的；其次，數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理能夠?qū)n案進(jìn)行整合保存和維護(hù)，避免人工管理中遺漏、錯(cuò)誤等管理。紙質(zhì)資料通過(guò)信息化系統(tǒng)轉(zhuǎn)化之后更有利于資料的整合和保存，使得所存儲(chǔ)的資料更利于查找，有助于項(xiàng)目資料管理效率和質(zhì)量的提升。

二、地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.地質(zhì)勘查項(xiàng)目檔案管理分類不夠完善。由于我國(guó)數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理的發(fā)展較晚且緩慢，所以還沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)管理的自動(dòng)化，在數(shù)字化管理過(guò)程中難免存在一定的不足。其中就包括數(shù)字化項(xiàng)目管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)分類的完善性。分類不完善將不利于項(xiàng)目檔案管理的存儲(chǔ)，在檔案資料調(diào)取的時(shí)候也較為浪費(fèi)時(shí)間。由于項(xiàng)目檔案管理的分類沒(méi)辦法完全實(shí)現(xiàn)，所以在數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理的過(guò)程中無(wú)論是存儲(chǔ)還是調(diào)取都較為浪費(fèi)時(shí)間，降低了工作效率。2.地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理制度有待加強(qiáng)。職責(zé)不明確是地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理制度上存在的較大漏洞，各部門之間責(zé)任互相推諉、各自為政的工作模式較多。不合作、不協(xié)調(diào)以及職責(zé)不明確的制度并不利于項(xiàng)目數(shù)字化檔案管理的實(shí)施，很有可能會(huì)因?yàn)闇贤ú粎f(xié)調(diào)等問(wèn)題造成項(xiàng)目檔案管理效率低下、工作質(zhì)量低下的問(wèn)題。3.檔案管理水平有待提高。工作人員檔案管理水平主要從兩個(gè)方面來(lái)看。首先，是管理人員自身意識(shí)不強(qiáng)，不重視檔案管理的重要性，其次，是并不具備一定的職業(yè)技能和業(yè)務(wù)能力，所獲取的信息量較小，不能妥善完成地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理的工作，進(jìn)一步降低管理效率。

三、檔案信息數(shù)字化管理應(yīng)用于項(xiàng)目的必然性

當(dāng)今是信息化時(shí)代，其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)的發(fā)展給人們的生活和工作帶來(lái)了較大的便利。同時(shí)，其也成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展中應(yīng)用最為廣泛的技術(shù)。檔案管理在現(xiàn)代社會(huì)中的各個(gè)方面占有重要作用。例如，文化、政治、經(jīng)濟(jì)等方面的發(fā)展均離不開(kāi)檔案管理。由于當(dāng)今社會(huì)是信息化的社會(huì)，其科學(xué)技術(shù)的發(fā)展速度迅猛，在信息技術(shù)發(fā)展的同時(shí)，檔案管理事業(yè)也必須要進(jìn)行適當(dāng)?shù)母母?，以便更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。因此，檔案管理需要朝著檔案信息數(shù)字化的方向發(fā)展。在地質(zhì)勘查項(xiàng)目中，由于其項(xiàng)目涉及的文件較多，工作比較復(fù)雜多樣，通過(guò)檔案信息數(shù)字化的管理應(yīng)用，可以有效減少工作難度，提高工作效率。

四、檔案信息數(shù)字化管理在項(xiàng)目檔案管理的應(yīng)用

1.項(xiàng)目檔案管理應(yīng)用原則。針對(duì)項(xiàng)目檔案管理的應(yīng)用首先可以依據(jù)國(guó)內(nèi)外行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編制一套符合自己地勘單位實(shí)際的項(xiàng)目檔案編碼，按照項(xiàng)目類型不同進(jìn)行編制，確保編碼是唯一的身份證標(biāo)準(zhǔn)，在以后的應(yīng)用過(guò)程中能夠利用編碼進(jìn)行操作，避免繁瑣的流程，提升工作效率。除此之外工程項(xiàng)目研究部門可以依據(jù)不同的工作地點(diǎn)、文件類型等制定屬于不同部門的編號(hào)，這樣能夠有效簡(jiǎn)化程序，降低工作中的失誤。2.項(xiàng)目信息集成平臺(tái)的設(shè)計(jì)和應(yīng)用。在項(xiàng)目檔案管理編碼完成后以此為基礎(chǔ)進(jìn)一步規(guī)范項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理，利用文檔編碼的方式簡(jiǎn)化工作流程提升工程效率。文檔管理、版本追蹤、發(fā)送以及接受管理都是項(xiàng)目信息集成平臺(tái)的主要功能。其中的文檔管理主要負(fù)責(zé)是可以通過(guò)項(xiàng)目中的文檔搜所在全文檔范圍內(nèi)對(duì)自己所需的資料進(jìn)行查找和管理。除此之外文檔管理還存在以下幾個(gè)輔助功能，即文檔的歸檔處理、目錄管理、權(quán)限設(shè)置以及新增管理文檔等功能。文檔版本的追蹤功能主要對(duì)文件的傳送、審批進(jìn)行有效追蹤后形成追蹤報(bào)表，以便于工作人員快速查詢所需檔案，提升工作效率。

五、檔案信息數(shù)字化管理的應(yīng)用原則

首先工作規(guī)范性原則是檔案信息數(shù)字化管理的首要原則。數(shù)字化項(xiàng)目工程檔案管理作為一項(xiàng)新的工作方式被應(yīng)用于檔案管理中難免會(huì)出現(xiàn)一些失誤或者工作漏洞，所以必須制定相應(yīng)的應(yīng)用原則針對(duì)現(xiàn)存缺陷進(jìn)行補(bǔ)充并且保證數(shù)字化管理的完善性。在相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)中要確保其能夠更好地服務(wù)于文檔的歸類、保存等問(wèn)題。除此之外還要對(duì)檔案信息的管理、傳送和運(yùn)用等過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行提升。其二，工程項(xiàng)目檔案信息數(shù)字化管理需要重視技術(shù)的應(yīng)用，以便確保信息的安全性和保密性。針對(duì)檔案管理事業(yè)來(lái)說(shuō)，其中檔案的保密性和安全性是尤其需要注意的問(wèn)題，由于信息技術(shù)是檔案信息保密和安全性的保障，因此，在檔案信息數(shù)字化管理應(yīng)用的時(shí)候需要重視先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，以便有效地確保信息的安全和保密。需要加大對(duì)檔案信息數(shù)字化管理的投資，開(kāi)發(fā)出完善的檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)，在檔案信息傳輸、審批、歸檔的時(shí)候需要設(shè)置加密裝置，以便確保信息的保密性和安全性。其三，在數(shù)字化工程檔案項(xiàng)目管理中需要更多的應(yīng)用復(fù)合型人才，要保證管理人員在熟悉計(jì)算機(jī)操作的基礎(chǔ)上掌握對(duì)文檔管理的要點(diǎn)和專業(yè)技能，這樣才能夠在工作人員綜合性管理能力的條件下提升工作質(zhì)量和效率。單位也能夠在必要的時(shí)候?qū)π袠I(yè)內(nèi)的人員進(jìn)行培訓(xùn)，適當(dāng)?shù)奶峁┱n程學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓工作人員進(jìn)一步掌握工作技能。同時(shí)，工程項(xiàng)目部門應(yīng)該建立科學(xué)的檔案信息數(shù)字化研究機(jī)構(gòu)，不斷完善數(shù)字化管理系統(tǒng)，以便能夠更好地應(yīng)用于地質(zhì)勘查項(xiàng)目檔案管理事業(yè)中。

六、地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理建議

1.加強(qiáng)對(duì)地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案的分類整合。對(duì)地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理中項(xiàng)目分類的漏洞進(jìn)行彌補(bǔ)更新，促使項(xiàng)目檔案管理的科學(xué)化，加強(qiáng)其收集、分類、保存管理的能力，從而提升地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理的效率，加強(qiáng)工作的高效性。2.建立完善的檔案管理制度，拓寬檔案管理范圍。想要提升地質(zhì)勘查項(xiàng)目檔案管理的合理性和完善性必須建立完善的檔案管理制度，明確各個(gè)部門之間的職責(zé)、提升管理人員的自覺(jué)性，特別是隨著地質(zhì)勘查工作的不斷增多，檔案管理工作內(nèi)容也在不斷加強(qiáng)，想要提升工作效率、簡(jiǎn)化工作流程就必須制定完善的管理制度，將其應(yīng)用到檔案管理的工作中去，才能避免以往項(xiàng)目檔案管理中的弊端。除此之外還可以將其他與數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理的工作人員接納在檔案管理工作中去，增強(qiáng)檔案管理的內(nèi)容、提升工作效率。3.加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的創(chuàng)新，加強(qiáng)相關(guān)人員培訓(xùn)。前文中提到，項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問(wèn)題包括管理人員的自身技術(shù)問(wèn)題，所以想要提升項(xiàng)目檔案管理的優(yōu)化性就必須首先加強(qiáng)對(duì)技術(shù)人員的培訓(xùn)，使其能夠在意識(shí)到檔案管理重要性的同時(shí)加強(qiáng)自身技術(shù)能力，更好地運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)為行業(yè)提供更好的服務(wù)。除此之外還可以提升管理人員的自身技能，從而全面實(shí)現(xiàn)地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理工作的優(yōu)化，促進(jìn)檔案項(xiàng)目管理行業(yè)的發(fā)展。4.加強(qiáng)各部門間的配合，并做好檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。加強(qiáng)各個(gè)部門之間的交流和配合，有效促進(jìn)地質(zhì)勘查項(xiàng)目數(shù)字化工程檔案管理的有效性，特別是上級(jí)檔案管理部門需要對(duì)下級(jí)檔案管理部門進(jìn)行全面的指導(dǎo)和監(jiān)督工作，在科學(xué)合理制度的基礎(chǔ)上加強(qiáng)各個(gè)部門項(xiàng)目檔案管理的交流合作，避免工作誤差或者工作人員操作錯(cuò)誤等情況。

七、檔案信息數(shù)字化管理在工程項(xiàng)目中的應(yīng)用效果和發(fā)展前景

1.檔案信息數(shù)字化管理在檔案管理項(xiàng)目中的應(yīng)用效果。首先對(duì)于檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用能夠完全替代傳統(tǒng)的檔案管理模式，特別是針對(duì)地質(zhì)勘查工作中需要高精確度和需要長(zhǎng)久保存的資料來(lái)說(shuō)節(jié)省了大量的時(shí)間并且將原來(lái)的紙質(zhì)化資料轉(zhuǎn)變?yōu)楠?dú)立的文檔歸入到數(shù)字化管理系統(tǒng)中有效提高工作效率的同時(shí)能夠避免資料丟失或者遺漏等現(xiàn)象，同時(shí)還降低了管理的成本；其次數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中都必須經(jīng)過(guò)管理系統(tǒng)對(duì)文檔進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理，減少人工失誤，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)資源的共享化，在簡(jiǎn)化流程的同時(shí)節(jié)省了大量的時(shí)間，提升資料的傳輸速度，有效發(fā)揮自身管理優(yōu)化，加強(qiáng)了各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)性和合作性。2.地質(zhì)勘查項(xiàng)目中檔案信息數(shù)字化管理的發(fā)展前景。作為地質(zhì)勘查項(xiàng)目工程管理的輔助性工具，雖然有效提高了工作效率，但是相較于其他發(fā)達(dá)國(guó)家的信息技術(shù)來(lái)說(shuō)仍然存在一些管理上的漏洞，還需要相關(guān)人員不斷進(jìn)行完善和提升，保證在信息集成平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的基礎(chǔ)上能夠制定出更加完善的應(yīng)用管理模式，更好地服務(wù)于工程項(xiàng)目的管理。通過(guò)研發(fā)人員不斷的研究和優(yōu)化，可以讓數(shù)字化管理系統(tǒng)更加完善和成熟，能夠形成一套完整的、使用方便、易操作、高效的檔案管理系統(tǒng)，為工程項(xiàng)目提供更多的便利和服務(wù)。

綜上所述，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，地質(zhì)勘查項(xiàng)目的檔案管理的管理程序包括模式都在不斷進(jìn)步，還有上文中提高的相關(guān)制度的不完善、資料獲取不及時(shí)以及管理人員工作繁重等問(wèn)題都可以通過(guò)信息化技術(shù)管理的進(jìn)步實(shí)現(xiàn)工作效率的提升，在減少工作人員工作量的同時(shí)能夠促進(jìn)工作效率的提升，減少傳統(tǒng)地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理中存在的不足。

作者:熊瑛 單位:廣西壯族自治區(qū)二七二地質(zhì)隊(duì)