服務(wù)就業(yè)下高校學(xué)籍檔案管理研究
時間:2022-02-14 08:54:25
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摘要:國家重視高校學(xué)生檔案的管理及利用,學(xué)生檔案的高效管理是教育管理經(jīng)久不衰的話題。為進一步促進高校學(xué)生檔案管理向制度、系統(tǒng)、正規(guī)方向發(fā)展,應(yīng)探究高校學(xué)籍檔案管理新模式。高校為社會各行業(yè)輸送大量綜合性人才,但是,當(dāng)下大學(xué)生就業(yè)形勢不容樂觀。大學(xué)生人數(shù)不斷增多,不同的崗位對學(xué)生要求不同,學(xué)生檔案對其將來就業(yè)發(fā)展有直接影響,檔案為大學(xué)生就業(yè)提供數(shù)據(jù)服務(wù)。因此,下文在服務(wù)就業(yè)視角下分析高校學(xué)籍檔案的管理,旨在為高校進一步完善學(xué)籍檔案管理工作奠定堅實基礎(chǔ)。
關(guān)鍵詞:服務(wù)就業(yè);高校;檔案;管理;學(xué)籍
國家頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》要求高校重視對學(xué)生學(xué)籍檔案的管理,強化對學(xué)籍檔案資料的利用度,為高校更好的培養(yǎng)人才打下基礎(chǔ)。高校為大學(xué)生就業(yè)提供服務(wù),這和學(xué)生的學(xué)籍檔案管理有密不可分的聯(lián)系,要注重發(fā)揮學(xué)籍檔案在高校就業(yè)服務(wù)中的積極作用,在社會競爭壓力逐漸增加的今天,為學(xué)生提供更好的就業(yè)服務(wù),開創(chuàng)高校學(xué)籍檔案管理新局面。以下就高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的作用介紹,之后對傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理中存在的不足給予指出,并針對存在的問題提出對應(yīng)解決措施,為高校更好開展學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作提供參考。
一、高校學(xué)生學(xué)籍檔案工作對高校服務(wù)就業(yè)的積極作用
1.記錄、提升學(xué)生素質(zhì)。高校為社會各行業(yè)輸送綜合性人才,而學(xué)生檔案是學(xué)生入學(xué)以來的實際表現(xiàn)記錄,其將學(xué)生的生活、學(xué)習(xí)、實踐通過數(shù)據(jù)的方式記錄下來,是國家、社會考驗學(xué)生、檢查學(xué)生的重要依據(jù)。檔案管理對提高學(xué)生綜合素質(zhì)也有一定促進作用。一方面,教師注重以學(xué)生學(xué)籍檔案差異化教育及培養(yǎng),對某方面突出的學(xué)生有針對性的開展教學(xué),對學(xué)生有深入了解;另一方面,科學(xué)的學(xué)生檔案是學(xué)生畢業(yè)就業(yè)能夠證明自己的重要資料,直接反映學(xué)生背景,在就業(yè)選擇中,能夠提供學(xué)籍檔案的學(xué)生能夠得到更多信任,在就業(yè)中有更多機會。學(xué)生為了維護自己學(xué)籍檔案中的優(yōu)秀記錄,往往在工作中全面努力,以完善自身檔案,提高自身競爭力。2.就業(yè)中可增加學(xué)生從業(yè)機會。通過對學(xué)生學(xué)籍檔案進行科學(xué)管理并加以利用,可以讓學(xué)生更好就業(yè)。在新時期素質(zhì)教育推行背景下,就業(yè)不僅僅單方面看學(xué)生學(xué)習(xí)成績,就業(yè)更看重供需關(guān)系,表現(xiàn)出“雙向選擇”趨勢。主要表現(xiàn)為,高校就業(yè)部門組織舉辦招聘會。學(xué)生學(xué)籍檔案是直接反映學(xué)生實情的權(quán)威性依據(jù),也是企業(yè)和學(xué)生更好溝通的連接線。實際工作中,事業(yè)單位選擇人才,多由人才所在學(xué)校畢業(yè)生情況、學(xué)生學(xué)籍檔案資料作為一手資料,了解學(xué)生實際素質(zhì)情況。由此可見,高質(zhì)量的學(xué)生檔案是學(xué)生就業(yè)從業(yè)的敲門磚。3.學(xué)生學(xué)籍檔案可保障學(xué)生就業(yè)后享有合法權(quán)益。通過對高校學(xué)生學(xué)籍檔案科學(xué)管理、利用,可保證學(xué)生基本權(quán)益。部分用人單位在招聘人才時,并不要求轉(zhuǎn)移檔案、落實戶口等,導(dǎo)致一些畢業(yè)生不了解學(xué)籍檔案的作用。但是,當(dāng)下社會人事制度逐漸普及完善,畢業(yè)生畢業(yè)后落戶、繳納社保、轉(zhuǎn)正等操作都需查閱資料,一些畢業(yè)生再升學(xué)也許采用人事檔案。因此,高校就業(yè)服務(wù)部門需強化對學(xué)生檔案意識培養(yǎng),讓其認識到自身檔案的重要性,畢業(yè)生畢業(yè)后及時投遞檔案,以此保障畢業(yè)生從業(yè)后的合法權(quán)益。
二、高校傳統(tǒng)學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中的不足
1.觀念未與時俱進。一方面,在管理主體上,檔案管理觀念沒有及時更新,高校領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)生檔案管理人員對檔案管理理論知識非常熟悉,但是沒有和實踐有效結(jié)合,雖然規(guī)劃完善,落實上常常丟三落四。此外,高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作缺乏重視,一些檔案管理的規(guī)劃、內(nèi)容管理及對人員的管理沒有落實到位,部分檔案管理人員自身觀念較為落后,服務(wù)意識不強,制約高校檔案管理就業(yè)服務(wù)利用。另一方面,管理客體上其檔案管理意識不強。檔案管理工作的好壞直接反映人們對檔案管理的社會認識,影響檔案對應(yīng)人本身對檔案需求的表達。高校檔案管理工作對檔案管理的宣傳較少,宣傳方式多為紙質(zhì)媒體方式,宣傳方式單一,導(dǎo)致學(xué)生對檔案管理認識不全面。據(jù)調(diào)查顯示,大學(xué)生對檔案不太了解的占調(diào)查總數(shù)的52%,對檔案比較了解的僅為30%,對檔案非常了解的更是只有2%,學(xué)生對檔案管理、利用工作認識模糊,也間接導(dǎo)致其檔案利用率較低,限制就業(yè)服務(wù)發(fā)揮功能。2.機制不完善,服務(wù)功能弱化。(1)人員專業(yè)素質(zhì)不強。部門檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強,導(dǎo)致檔案管理隊伍綜合素質(zhì)參差不齊,部門檔案管理人員身兼多職或本身就是兼職人員,對工作不上心,日常工作中問題不斷。例如,檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范,只管發(fā)出,卻不注重回執(zhí)收集,以造成檔案丟失,或檔案漏發(fā)、錯發(fā),浪費時間精力,甚至造成不可逆的錯誤。(2)檔案內(nèi)容不全面。社會不斷發(fā)展背景下,社會上各單位對人才標(biāo)準(zhǔn)逐漸提高,對畢業(yè)生不僅有技術(shù)性的要求,還重視其思想、素質(zhì)、身體等多方面綜合素質(zhì)。但是,傳統(tǒng)高校學(xué)生檔案管理中,對學(xué)生個人的思想政治表現(xiàn)、交往溝通、誠信、創(chuàng)新等方面情況記錄并不多,導(dǎo)致用人單位無法針對檔案判斷學(xué)生綜合素質(zhì),對人才評價不恰當(dāng),不利于就業(yè)平穩(wěn)開展。(3)管理方式無法滿足需求。當(dāng)下,大學(xué)生檔案管理還是按照計劃經(jīng)濟背景下方式執(zhí)行,為“檔走人走”,大學(xué)生就業(yè)后,檔案才跟隨投遞到相關(guān)地區(qū),無法滿足學(xué)生就業(yè)需求。究其原因,主要是學(xué)生檔案管理方式落后,高校學(xué)生學(xué)籍檔案多為紙質(zhì)檔案,缺少電子檔案,管理也以人工手動為主,管理繁瑣、工作量大,學(xué)生在校的檔案在班主任或?qū)W校部門中,學(xué)生畢業(yè)后才進行歸檔處理。若用人單位需查看學(xué)生檔案,校方無法及時提供,將阻礙學(xué)生就業(yè),降低檔案原本利用效益。
三、如何以就業(yè)服務(wù)為思路,提高學(xué)生學(xué)籍檔案
管理效率,提高檔案利用率為確保發(fā)揮學(xué)生學(xué)籍檔案真正價值,提高其利用率,推進高校人才培養(yǎng),就業(yè)注重對檔案管理工作思路創(chuàng)新,以就業(yè)服務(wù)為中心,高校在管理觀念及機制上創(chuàng)新,以學(xué)生為中心,為其提供良好的檔案管理服務(wù)。1.創(chuàng)新檔案管理觀念。(1)強化學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)檔案管理和檔案服務(wù)意識。引起高校領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好學(xué)生學(xué)籍檔案管理的基礎(chǔ)。學(xué)生學(xué)籍檔案管理是高校檔案工作重要環(huán)節(jié),同時也是高校管理的基礎(chǔ)。對學(xué)生的檔案管理關(guān)系到素質(zhì)教育的落實記錄及學(xué)生能否平穩(wěn)畢業(yè)。高校應(yīng)將學(xué)生學(xué)籍檔案管理放在學(xué)校綜合管理前端,制定管理制度,完善制度系統(tǒng),嚴格要求檔案管理工作人員按照制度要求開展工作。在管理中,具體工作責(zé)任到人,按照管理規(guī)范搜集檔案、管理檔案。(2)強化學(xué)生檔案意識。提高學(xué)生自身檔案意識有助于培養(yǎng)、教育的學(xué)生,也可提高學(xué)籍檔案的就業(yè)服務(wù)功能,高校要從多角度切入,強化學(xué)生檔案意識。一方面,可在新生入學(xué)階段,加強宣傳,讓學(xué)生認識到檔案管理的重要性,進而在學(xué)習(xí)和生活中規(guī)范自己的言行,完善自身檔案,提高自身綜合素質(zhì)能力。另一方面,在學(xué)生畢業(yè)前,高校需明確檔案對學(xué)生今后發(fā)展的重要意義,將檔案意識融入到教育指導(dǎo)服務(wù)中,以不同平臺宣傳學(xué)生檔案的主要包含內(nèi)容、如何使用、就業(yè)后如何處理等,提高學(xué)生檔案意識。2.完善檔案管理,強化服務(wù)功能。(1)提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。通過提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)可改善原本管理隊伍綜合素質(zhì)參差不齊的現(xiàn)狀。新時期高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作專業(yè)性突出,對管理人員有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求,必須建設(shè)一支管理能力突出的隊伍,適應(yīng)學(xué)生就業(yè)需求。高??沙闪I(yè)的學(xué)生檔案管理部門,發(fā)展檔案管理需求的信息化設(shè)備,給予必要經(jīng)費,針對管理需求配置專業(yè)人員,注重對人員的道德建設(shè),使人員認識到學(xué)生檔案服務(wù)的作用。此外,可定期組織管理人員進行培訓(xùn),不斷提高其檔案管理專業(yè)化能力,與時俱進,可以熟練操作現(xiàn)代化設(shè)備管理,提高管理效率及質(zhì)量。(2)完善檔案內(nèi)容。完善檔案內(nèi)容并不是一時可以完成的工作,其需要結(jié)合時展趨勢、學(xué)生就業(yè)需求及高校管理發(fā)展需要綜合處理。高校要深化為社會輸送優(yōu)秀人才理念,為學(xué)生推薦合適用人單位,就應(yīng)針對用人單位及學(xué)生需求,不斷補充檔案內(nèi)容。因此,在傳統(tǒng)檔案信息的基礎(chǔ)上,還要加入學(xué)生道德品質(zhì)、素質(zhì)、組織能力、溝通能力、創(chuàng)新能力等。其中,要重視檔案中加入學(xué)生誠信材料。在人事制度趨于完善的今天,社會人員流動頻繁,用人單位較重視人才的自身誠信情況,通過為學(xué)生建立誠信檔案項目,可以為用人單位提供可靠的招聘依據(jù),也可以約束學(xué)生在日常生活和學(xué)習(xí)中的一舉一動,提高學(xué)生綜合素質(zhì),為其更好就業(yè)打下基礎(chǔ)。(3)轉(zhuǎn)變檔案管理方式。信息化時代背景下,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理無法滿足高校發(fā)展需求,電子檔案自身儲存及傳遞方便,且儲存量大、檢索快、成本低,性價比突出,可適當(dāng)代替紙質(zhì)檔案,減少檔案管理工作負擔(dān),同時便于用人單位針對自身需求篩選學(xué)生信息,為學(xué)生增加更多對口就業(yè)機會。此外,應(yīng)積極轉(zhuǎn)變檔案基本管理模式,建立信息化檔案管理系統(tǒng),對畢業(yè)市場動態(tài)跟蹤,了解不同時間就業(yè)需求變化,針對市場需求轉(zhuǎn)變教學(xué)計劃,為學(xué)生提供更切身的就業(yè)服務(wù),推動學(xué)生檔案管理向信息化方向不斷發(fā)展。
綜上所述,服務(wù)就業(yè)視角下的高校學(xué)籍檔案管理要以學(xué)生為中心,分析傳統(tǒng)檔案管理工作中出現(xiàn)的典型問題,有針對性的提出解決措施,提高檔案管理效率及質(zhì)量,將檔案和學(xué)生的就業(yè)服務(wù)聯(lián)系起來,檔案管理為學(xué)生發(fā)展提供服務(wù),保障其基本權(quán)益,也促進用人單位科學(xué)招聘,約束學(xué)生不斷提高自身綜合素質(zhì),更好發(fā)展。
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作者:陳露露 單位:西安翻譯學(xué)院檔案館