導(dǎo)語(yǔ)：淺析醫(yī)院后勤合同檔案管理一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：概述了醫(yī)院合同管理的重要性，結(jié)合某醫(yī)院具體實(shí)例，詳細(xì)闡述了合同文件分類、合同簽署、文件存檔等文件管理過(guò)程中存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院后勤；合同；內(nèi)部控制；規(guī)范化管理

后勤部門(mén)是保障醫(yī)院正常運(yùn)行的堅(jiān)實(shí)后盾，其工作內(nèi)容涉及水、電、暖、氣的保障，日常維修、物資采購(gòu)、土建施工、設(shè)備維護(hù)等。后勤系統(tǒng)與外單位的合作關(guān)系較為廣泛，合作對(duì)象中既有小型私企也有大型上市企業(yè)，既有同行事業(yè)單位也有行政監(jiān)督部門(mén)。那么，在對(duì)外洽商的過(guò)程中如何維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益，減少合同糾紛引起的仲裁、訴訟事件，成為醫(yī)院后勤管理者十分關(guān)心的問(wèn)題[1]。根據(jù)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，合同管理指醫(yī)院為實(shí)現(xiàn)合同目的，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及本單位的內(nèi)部控制制度，在立項(xiàng)、談判、起草、審批、生效、履行、變更、糾紛解決以及合同歸檔的整個(gè)工作流程中所進(jìn)行的一系列行為的統(tǒng)稱[2]。合同文件的管理是一項(xiàng)繁雜而艱巨的任務(wù)，管理過(guò)程中的疏漏極有可能造成不良后果，如合同簽署流程不規(guī)范，管理制度不健全，未按照逐級(jí)審查的順序提出修改意見(jiàn)，造成多部門(mén)管理的邊際盲區(qū)或者合同簽訂滯后于項(xiàng)目的實(shí)施[3]；對(duì)履行招標(biāo)程序的項(xiàng)目的審核把關(guān)不嚴(yán)，合同內(nèi)容違背招投標(biāo)文件規(guī)定的實(shí)質(zhì)性要求（如金額、工期、付款方式、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不一致），將面臨合同無(wú)效的后果；缺少電子版目錄信息，無(wú)法隨時(shí)統(tǒng)計(jì)合同信息，導(dǎo)致錯(cuò)過(guò)維保到期時(shí)間、項(xiàng)目付款進(jìn)度不詳，尤其是在崗位交接時(shí)容易出現(xiàn)由材料丟失導(dǎo)致的推諉扯皮事件。承德醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院成立于1934年，是集醫(yī)療、教學(xué)、科研于一體的大型三級(jí)甲等綜合醫(yī)院。其本部院區(qū)占地40畝，建筑面積為116000m2，后勤保障處現(xiàn)有職工110人，目前實(shí)行部分服務(wù)外包的運(yùn)營(yíng)模式。自2015年初至2018年底，后勤部門(mén)共簽訂合同、協(xié)議書(shū)等193份，并且在合同管理過(guò)程中積累了一些經(jīng)驗(yàn)。

一、合同文件分類

（一）基礎(chǔ)保障類合同。包括自來(lái)水、電力、燃?xì)?、供熱的采?gòu)合同等。此類合同中的服務(wù)往往由乙方公司獨(dú)有，采用制式合同文本且不允許修改。后勤合同管理人員尤其要注意儲(chǔ)費(fèi)余額，配合乙方人員定期查表抄數(shù)，決不可讓醫(yī)院的基礎(chǔ)保障供應(yīng)中斷。（二）單一來(lái)源型合同。包括生活垃圾運(yùn)輸及處置、醫(yī)療廢物運(yùn)輸及處置、危險(xiǎn)品運(yùn)輸及處置、污水檢測(cè)、液氧供應(yīng)、專利設(shè)備維護(hù)等服務(wù)的采購(gòu)合同。提供此類服務(wù)的單位較為有限，為了保證醫(yī)院的平穩(wěn)運(yùn)行，建議長(zhǎng)期互利合作。但是，在擬定合同條款時(shí)應(yīng)充分維護(hù)院方利益，約定乙方責(zé)任義務(wù)，合理劃分不可抗力發(fā)生時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)范圍。（三）小額零星維修、貨物申購(gòu)的合同文件。包括科室申購(gòu)單、主管院領(lǐng)導(dǎo)批示、授權(quán)委托書(shū)、合同文本、資質(zhì)證明、廉潔承諾書(shū)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款發(fā)票憑據(jù)等。（四）其他。在公開(kāi)招標(biāo)類項(xiàng)目中，除了小額合同所需的文件外，還應(yīng)具備：院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議紀(jì)要、預(yù)算審批單、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)。施工類招標(biāo)項(xiàng)目還應(yīng)附帶工程量清單、圖紙資料、造價(jià)預(yù)算書(shū)和審計(jì)結(jié)算報(bào)告。招標(biāo)項(xiàng)目是審計(jì)監(jiān)察部門(mén)抽查的重點(diǎn)，數(shù)年之后文件材料被調(diào)取翻閱的可能性一直存在。由于資料較多，對(duì)檔案管理員的工作能力是一種考驗(yàn)，要嚴(yán)格執(zhí)行醫(yī)院“三重一大”規(guī)定的程序要求。

二、合同簽署

合同文本的起草一般應(yīng)由乙方（服務(wù)商）完成，因服務(wù)商對(duì)該項(xiàng)目的技術(shù)條款比較熟悉，多數(shù)都具備現(xiàn)成的模板，這節(jié)省了后勤人員制作合同的時(shí)間成本。但對(duì)合同條款應(yīng)該嚴(yán)格審核把關(guān)，合同管理員初審后進(jìn)行格式修正與條款勘誤，然后由歸口部門(mén)對(duì)技術(shù)條款的可行性進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款方式的經(jīng)濟(jì)合理性進(jìn)行審核，法律顧問(wèn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)權(quán)益的公正性進(jìn)行審核。匯總分析多方的修改意見(jiàn)，然后與乙方服務(wù)商溝通洽商。待雙方達(dá)成一致后，由乙方的經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人簽字、蓋章，并簽訂項(xiàng)目的廉潔承諾書(shū)。后勤經(jīng)辦人、部門(mén)負(fù)責(zé)人、主管院領(lǐng)導(dǎo)依次簽字，做到逐級(jí)審核與風(fēng)險(xiǎn)分?jǐn)偅?jīng)法人授權(quán)后交給院長(zhǎng)辦公室，蓋章后生效。合同原件的份數(shù)應(yīng)滿足雙方付款、備查、存檔的需求，騎縫章必須均勻覆蓋每頁(yè)文本。為了督促服務(wù)商在合同期內(nèi)盡職履行相關(guān)義務(wù)，建議在合同里約定詳細(xì)的測(cè)評(píng)條款，后勤歸口班組定期對(duì)維修維保人員考核打分，分值與結(jié)算費(fèi)用掛鉤。測(cè)評(píng)可以提高服務(wù)商的工作積極性，促進(jìn)雙方共同發(fā)掘改進(jìn)措施。這樣，從合同的擬定、簽署，到執(zhí)行、考核，再到督促、改進(jìn)，就形成了PDCA閉環(huán)管理。

三、文件存檔

從合同簽署的流程就可以看出每一環(huán)節(jié)的審批單據(jù)都必不可少。付款結(jié)算或雙方發(fā)生財(cái)務(wù)糾紛時(shí)，往往距原始合同簽訂已經(jīng)過(guò)去了一年以上的時(shí)間，如果后勤的合同檔案管理人員沒(méi)有分類存檔和隨時(shí)記錄的好習(xí)慣，那么與日俱增的檔案資料會(huì)令其手忙腳亂，甚至因資料丟失而補(bǔ)寫(xiě)說(shuō)明從而增加額外的工作量。建議從以下幾方面改善工作質(zhì)量、提高工作效率：為保證工作的連續(xù)性，后勤領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件數(shù)量安排人員負(fù)責(zé)合同檔案的日常管理，擇優(yōu)遴選的員工必須具備細(xì)致、責(zé)任心強(qiáng)的綜合素質(zhì)[4]。定期組織多部門(mén)的合同管理人員互相交流學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)其參加專業(yè)化的培訓(xùn)講座，必要時(shí)聘請(qǐng)律師進(jìn)行《合同法》的解讀和案例分析，爭(zhēng)取在對(duì)外的合同談判過(guò)程中變被動(dòng)為主動(dòng)。設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，把招投標(biāo)項(xiàng)目的全過(guò)程資料按時(shí)間順序扎捆擺放（含招投標(biāo)文本、開(kāi)標(biāo)記錄、公示信息、中標(biāo)通知書(shū)等）；將申購(gòu)單、會(huì)議紀(jì)要、合同文本、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、資產(chǎn)入庫(kù)單、發(fā)票復(fù)印件按時(shí)間順序分類儲(chǔ)存到檔案盒。庫(kù)房鑰匙由合同管理員和后勤處長(zhǎng)保管，嚴(yán)禁私配、多配鑰匙。檔案文件的查閱和外借必須執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)簽字審批程序。為方便文件的信息檢索，給每個(gè)檔案盒制作EXCEL版電子目錄。尤其是作為檔案資料核心的合同文本，在存檔時(shí)應(yīng)掃描上傳并填寫(xiě)詳細(xì)的目錄信息匯總表（表1）。雖然內(nèi)容條款錄入工作略顯繁瑣，但是前期錄入的目錄信息越詳細(xì)、越規(guī)范，就越能減少后期人力資源成本的投入。無(wú)論是合同文本的查找、項(xiàng)目信息統(tǒng)計(jì)，還是崗位人員交接，都能夠減少錯(cuò)誤，可謂一勞永逸[5]。如果醫(yī)院的條件允許，可以采用先進(jìn)的信息化管理工具。無(wú)紙化、信息化是醫(yī)院后勤的發(fā)展方向[6]。

四、結(jié)束語(yǔ)

合同檔案管理是醫(yī)院后勤工作的重要組成部分，簽訂一份完整的合同文件需要多部門(mén)（財(cái)務(wù)處、資產(chǎn)管理處、院長(zhǎng)辦公室）協(xié)調(diào)配合。隨著審計(jì)部門(mén)內(nèi)控措施的日臻完善，后勤應(yīng)建立規(guī)范化的管理制度和行之有效的審批流程，使本單位在對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中提高資金使用率、促進(jìn)雙方履約能力。對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行合理化分類和信息化登記，能夠減少文件遺失的風(fēng)險(xiǎn)、提高日常工作效率，同時(shí)有助于從宏觀上把控預(yù)算金額和實(shí)際支出的差距。在實(shí)際探索中，后勤部門(mén)也可以引用先進(jìn)的管理方式（如品管圈）對(duì)外包服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行全過(guò)程考核評(píng)價(jià)與督促改進(jìn)[7]。總之，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同檔案的管理應(yīng)給予足夠的重視，結(jié)合本單位實(shí)際情況提出改進(jìn)措施，促進(jìn)后勤工作的精細(xì)化。

參考文獻(xiàn)

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[7]鄒佩琳,王道雄,張洪敏,等.品管圈在醫(yī)院后勤合同管理中的應(yīng)用效果[J].中國(guó)當(dāng)代醫(yī)藥,2015,22(32):176-179.

作者:肖天輝 蘇柳文 段然 單位:承德醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院