導(dǎo)語：企業(yè)檔案信息化管理模式研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、企業(yè)檔案信息化現(xiàn)狀分析

1.信息化建設(shè)起步早、發(fā)展慢，信息化水平參差不齊

我國檔案信息化工作早在上世紀(jì)90年代中期即已開始，當(dāng)時(shí)有些企業(yè)檔案部門高價(jià)購置了計(jì)算機(jī)及單機(jī)版軟件，并建立了題錄式的數(shù)據(jù)庫。但由于所配置軟件功能不完善，兼之那時(shí)微機(jī)操作技術(shù)還不夠普及，這些設(shè)備很多成了擺設(shè)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理軟件功能的不斷完善，網(wǎng)絡(luò)版軟件也得到應(yīng)用，并為檔案信息化管理奠定了良好基礎(chǔ)。然而檔案信息化發(fā)展不平衡，大型企業(yè)可直接與軟件開發(fā)人員合作定制適合本單位需要的檔案管理軟件，但仍有相當(dāng)數(shù)量的中小企業(yè)檔案信息化建設(shè)舉步維艱，甚至部分企業(yè)以裁減檔案管理人員來實(shí)現(xiàn)減員增效的目的，那就更談不上檔案信息化發(fā)展了。

2.缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化程度不高

部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化的重要性認(rèn)識(shí)不足，或正處于企業(yè)改制或產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整檔口，沒有將檔案信息化列入企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃中，再加上企業(yè)的主管部門沒有形成強(qiáng)有力的統(tǒng)籌規(guī)劃和宏觀指導(dǎo)，從而拖慢了企業(yè)檔案信息化進(jìn)程。同樣，檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為企業(yè)檔案信息化建設(shè)樹立了標(biāo)桿和準(zhǔn)繩，然而我國現(xiàn)行檔案信息化法規(guī)尚未形成完整的體系，覆蓋面有限，相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的修訂和完善工作又遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的需要，因此也影響到企業(yè)檔案信息化進(jìn)程。

3.檔案資源管理有三難，影響信息化進(jìn)程

企業(yè)檔案管理中有三難：一難為聲像檔案收集難，因?yàn)橄啾扔诔Ｒ?guī)紙質(zhì)檔案，聲像檔案價(jià)值不易評(píng)估，而且不少數(shù)碼相片缺配文字說明，這也影響了這類檔案的歸檔和利用；二難是價(jià)值高、利用率高的檔案收集難，因?yàn)閷?duì)于價(jià)值高的檔案（如設(shè)計(jì)圖紙和技術(shù)方案等），往往出于保密或使用便利等原因，這些資料歸檔不及時(shí)或者資料不全；三難系信息共享意識(shí)差，檔案作為信息資源若不能共享也就失去了有效利用的價(jià)值，企業(yè)檔案資源也就成為信息孤島，不僅制約了檔案管理效率的提升，而且也與企業(yè)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)不同步。此三難直接影響到企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

4.信息化人才缺乏，資金技術(shù)支持不夠

企業(yè)檔案信息化需要人才、資金和技術(shù)的支持才能獲得順利發(fā)展，然而一些企業(yè)這方面的支持遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。人才方面，缺乏既懂檔案管理又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。信息化建設(shè)資金投入較大，且由于電子產(chǎn)品更新?lián)Q代快，后續(xù)維護(hù)、更新、升級(jí)仍然需要繼續(xù)投入，這對(duì)不少企業(yè)來說成為一個(gè)“負(fù)擔(dān)”。技術(shù)方面，對(duì)電子檔案原始性認(rèn)定有一定困難，因?yàn)殡娮討{證的權(quán)威性常常受到質(zhì)疑；另一方面對(duì)檔案信息化技術(shù)支持不夠，造成信息化建設(shè)質(zhì)量難以保障，也拖了信息資源的開發(fā)利用的后腿。

二、企業(yè)檔案信息化模式與加強(qiáng)信息化建設(shè)的對(duì)策

1.整合檔案信息化資源，實(shí)現(xiàn)一體化管理模式

企業(yè)檔案信息系統(tǒng)只有融入企業(yè)信息化建設(shè)的“大舞臺(tái)”上，成為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的有機(jī)部分，使檔案信息化建設(shè)與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營緊密地結(jié)合在一起，才能得到充分的重視并贏得良好的發(fā)展空間。這既需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視并給予人、財(cái)、物的大力支持，也需要企業(yè)主管部門積極地統(tǒng)籌規(guī)劃和宏觀指導(dǎo)。同時(shí)檔案信息系統(tǒng)應(yīng)與生產(chǎn)經(jīng)營、工程項(xiàng)目管理等系統(tǒng)進(jìn)行有效的銜接，實(shí)現(xiàn)信息資源共享和一體化管理模式，這樣不僅使檔案人員便于收集檔案資料，而且可以保障資料的完整性和準(zhǔn)確性。

2.依托標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提高檔案收集率

而要實(shí)現(xiàn)一體化管理模式，首先必須實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化包括統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式以及規(guī)范檔案資料收集、儲(chǔ)存、傳遞和利用流程。例如工程部門產(chǎn)生的相關(guān)信息自動(dòng)傳送到檔案信息管理系統(tǒng)，檔案管理人員及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展中的各個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)、合同履行情況、資料交付時(shí)間等，便于檔案資料的驗(yàn)收順利進(jìn)行。再如生產(chǎn)經(jīng)營部門產(chǎn)生的統(tǒng)計(jì)報(bào)表統(tǒng)一以.xls格式上載，避免經(jīng)過打印、掃描的二次加工而耗費(fèi)資金，工程、加工方面的圖紙文檔以其相應(yīng)格式收集的意義更大。這樣做既有利于檔案資料的利用，將檔案信息系統(tǒng)作為企業(yè)唯一信息資源獲取的通道，還可避免多部門資料管理混雜的缺陷，還能提高檔案收集效率。

3.健全管理制度，強(qiáng)化過程控制

將企業(yè)資料管理與檔案管理職能統(tǒng)一歸集到檔案管理部門，強(qiáng)化檔案資料收集的過程管理，并將檔案管理部門作為資料分發(fā)、利用的出口，而要順暢地實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)必須有相應(yīng)的制度作為保障。堅(jiān)持從檔案信息化建設(shè)需要出發(fā)，按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，通過建章立制以及嚴(yán)格的制度執(zhí)行管控，確保檔案信息化管理有條不紊地開展、落實(shí)。

4.重視人才培養(yǎng)，夯實(shí)支撐體系

企業(yè)檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。如前所述，非常急需擅長檔案管理與信息技術(shù)的復(fù)合型人才。這樣的人才既難得，企業(yè)應(yīng)抱有遠(yuǎn)大的目標(biāo)，不吝引鳳筑巢，引進(jìn)中高級(jí)人才，同時(shí)注重本單位人員的培養(yǎng)，提高信息化技術(shù)水平，從而為企業(yè)信息化建設(shè)夯實(shí)支撐體系。

三、結(jié)語

從檔案信息化的原則以及可實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)來看，企業(yè)應(yīng)高瞻遠(yuǎn)矚，摒棄傳統(tǒng)的思維方式，明確檔案部門以信息資料收集管理的核心地位，建立統(tǒng)一收集、歸口管理和利用模式，以提高檔案管理部門的地位，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

作者:張芳芳 單位:陜西延長石油巴拉素煤業(yè)有限公司