財務(wù)共享財務(wù)職能轉(zhuǎn)型分析
時間:2022-04-30 03:33:54
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摘要:財務(wù)共享使得所有子公司都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)工作流程來操作,在工作效率方面能得到大幅提升,由于集中并在總部進行數(shù)據(jù)處理,能使整個集團的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不受子公司干擾,更加提高集團總部對子公司的管控能力。
關(guān)鍵詞:財務(wù)共享;職能轉(zhuǎn)型
財務(wù)共享中心,是把集團型企業(yè)的各個子公司會計核算中功能比較簡單的模塊進行集中核算,各子公司的財務(wù)部不再承擔(dān)該部份職能。通常意義上的財務(wù)共享中心包括以下職能部門或小組:發(fā)票整理、掃描導(dǎo)入、單據(jù)審核、單據(jù)復(fù)核、貨款支付、應(yīng)收應(yīng)付、業(yè)務(wù)稽查、流程改進等小組。所有這些簡單的財務(wù)職能集中同一個部門操作管理,并且由稽業(yè)務(wù)查小組定期稽查,流程改善小組根據(jù)業(yè)務(wù)運行過程中發(fā)現(xiàn)的問題隨時加以改正或調(diào)整,最后形成完善統(tǒng)一的操作標(biāo)準(zhǔn)流程,使得所有子公司都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)工作流程來操作,在工作效率方面能得到大幅提升,由于集中并在總部進行數(shù)據(jù)處理,能使整個集團的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不受子公司干擾,更加提高集團總部對子公司的管控能力。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)更加及時準(zhǔn)確,同時在共享平臺上增加一些個性化的管理報表開發(fā),供管理層參考并據(jù)此做出相應(yīng)戰(zhàn)略決策。國內(nèi)一些規(guī)模大的企業(yè)集團已經(jīng)成立了財務(wù)共享服務(wù)中心,如中興通訊、深圳華為、陽光保險、平安集團、中國鐵建、協(xié)鑫集團等。
一、建設(shè)財務(wù)共享的意義
財務(wù)共享是近幾年開始出現(xiàn)并在特定集團性企業(yè)內(nèi)得到應(yīng)用的會計核算管理方式。根據(jù)專業(yè)分析報告顯示,實施財務(wù)共享服務(wù)的企業(yè),在一定程度上能使各子公司在業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方面更加同集團總部保持同步,業(yè)務(wù)處理流程也是如此;另外減少或消除了重復(fù)的作業(yè),極大地提升了效率,從而降低了內(nèi)部管理成本。財務(wù)共享平臺對所有子公司都采用相同的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程,一方面形成了集團總部統(tǒng)一的財務(wù)數(shù)據(jù)庫,為業(yè)務(wù)財務(wù)、戰(zhàn)略財務(wù)所需的數(shù)據(jù)提供了支持。另一方面使得出納、費用審核、會計檔案等崗位專業(yè)人員集中辦公,進行統(tǒng)一培訓(xùn),業(yè)務(wù)探討,對多余的崗位進行調(diào)整轉(zhuǎn)崗。
二、H公司財務(wù)共享應(yīng)用實踐
(一)財務(wù)共享建設(shè)可行性。H公司是國內(nèi)一家大型機械制造集團,擁有20多家全資或控股子公司,H公司在上世紀(jì)90年代后期成立,在發(fā)展過程中注重財務(wù)管理模式的創(chuàng)新,完成SAP系統(tǒng)在集團內(nèi)公司全覆蓋。根據(jù)集團財務(wù)管理實際并結(jié)合管理特點,2017年上半年財務(wù)總部開始研究如何建設(shè)財務(wù)共享中心,以此來提升財務(wù)工作效率。經(jīng)過調(diào)研,子公司重復(fù)性工作內(nèi)容多、單據(jù)交易量比較大,可以進行共享的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化業(yè)務(wù)多,具備上線財務(wù)共享服務(wù)的可行性。(二)財務(wù)共享體系設(shè)計。1.財務(wù)共享所處位置。按照財務(wù)共享在業(yè)務(wù)層級的劃分,H公司財務(wù)管理主要分為三個層次:戰(zhàn)略層次的財務(wù)、業(yè)務(wù)層次的財務(wù)、共享層次的財務(wù)。戰(zhàn)略層次財務(wù)是負(fù)責(zé)整個集團的財務(wù)總體戰(zhàn)略制定,包括事前決策、預(yù)測、投資、評價分析等;業(yè)務(wù)財務(wù)負(fù)責(zé)各公司的成本核算、經(jīng)營分析等工作,起到承上啟下的作用,主要是為所在公司提供財務(wù)服務(wù)和管理支持。共享財務(wù)是集團總部高質(zhì)量、低成本地向內(nèi)部各個業(yè)務(wù)單元或部門提供標(biāo)準(zhǔn)化的財務(wù)服務(wù)。2.財務(wù)共享中心架構(gòu)設(shè)置。財務(wù)共享中心隸屬于財務(wù)副總直接管轄,從各公司抽調(diào)有經(jīng)驗的財務(wù)人員或招聘一些應(yīng)屆生充實隊伍。財務(wù)共享中心按中心工作流程職責(zé)設(shè)置相應(yīng)崗位:如掃描、審核、復(fù)核、支付、檔案、稽查等。所有子公司的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)審核都?xì)w財務(wù)共享中心處理。3.業(yè)務(wù)流程設(shè)計。線上業(yè)務(wù)流程的審批權(quán)限與原來線下相同,財務(wù)共享服務(wù)中心的各類流程,分成資料收集流程、報銷審核流程、支付結(jié)算流程、檔案管理流程、IT系統(tǒng)維護流程等。4.信息系統(tǒng)建設(shè)。(1)財務(wù)共享平臺在智能財務(wù)共享平臺體系下,重復(fù)和簡單的業(yè)務(wù)審核、憑證制作環(huán)節(jié)都由系統(tǒng)自動化實時完成,我們財務(wù)人員只需在各流程的過程環(huán)節(jié)做好管控、監(jiān)督流程執(zhí)行即可,這使得業(yè)務(wù)財務(wù)人員從復(fù)雜重復(fù)的具體業(yè)務(wù)中脫離出來,騰出更多時間放在管理會計等有價值的財務(wù)工作上。(2)業(yè)務(wù)模塊費用管理、稅務(wù)申報、貨款支付及資產(chǎn)管理四大模塊利用原有SAP系統(tǒng),在保持系統(tǒng)原有功能不變的前提下,在幾大平臺之間開通相關(guān)功能實現(xiàn)單據(jù)的共享處理。(3)影像系統(tǒng)影像管理系統(tǒng)為財務(wù)共享服務(wù)提供了強有力的支撐。影像系統(tǒng)在財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)中主要是解決票據(jù)實物流轉(zhuǎn)中周轉(zhuǎn)時間過長的問題(掃描后用電子票據(jù)替代傳統(tǒng)財務(wù)紙面化票據(jù),后續(xù)再定期寄送到集團總部核對后再歸檔。系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)實現(xiàn)自動傳遞,減少了紙質(zhì)票據(jù)的傳遞次數(shù)數(shù),降低了成本。)、原始憑證的查閱、審批效率問題。(4)主要功能H公司財務(wù)共享平臺已經(jīng)建成了6大系統(tǒng):管理報表系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)電子報銷系統(tǒng)(含會計憑證自動生成功能,所有現(xiàn)金流出支出均在系統(tǒng)中操作)、影像掃描、銀企互聯(lián)、出差商旅、資產(chǎn)管理;統(tǒng)一了單據(jù)樣式;實現(xiàn)了幾個便捷功能:全球在線影像審批、移動APP、微信審批、員工自助報銷;有多項支撐管理的能力,在費用分類方面實現(xiàn)點對點控制、為精細(xì)化費用核算分?jǐn)偺峁?shù)據(jù)支持、從不同方面不同多維度進行分析、應(yīng)付款賬齡及資金計劃需求分析。在商旅平臺中,引入?yún)f(xié)議酒店及同東方航空合作,進一步降低了住宿成本和國際機票價格。經(jīng)過幾個月運行,系統(tǒng)功能不斷完善和優(yōu)化,在運行中也逐漸完善。5.系統(tǒng)運營設(shè)計。為使財務(wù)共享系統(tǒng)上線后運行更加順利流暢,員工體驗感更強,財務(wù)共享中心及時組織相關(guān)人員對制度進行了制訂,共新增制度30多個(另外包括具體的業(yè)務(wù)操作細(xì)則40多項);財務(wù)共享建立后,組織架構(gòu)與公司財務(wù)部大不相同,而共享服務(wù)的操作屬于機械流程式操作,部份員工很難在在一個崗位呆很長時間,因此需要研究制訂財務(wù)人員輪崗辦法。整體系統(tǒng)設(shè)計以一個中心七個基本點為核心:形成以銀企互聯(lián)、專項核算、資產(chǎn)運營、稅務(wù)管理、電子影像、檔案管理、商旅為核心部份構(gòu)建成具有現(xiàn)代企業(yè)管理理念的財務(wù)共享服務(wù)平臺。在此基礎(chǔ)上,再增加全面管理、管理會計報表等功能模塊,從而形成一個完整的財務(wù)共享管控服務(wù)平臺。
三、財務(wù)共享助力H公司財務(wù)會計轉(zhuǎn)型
財務(wù)共享推動企業(yè)財務(wù)從核算型向管理型轉(zhuǎn)變,主要體現(xiàn)在以下幾個方面:(一)整個集團在實行財務(wù)共享管理模式后,一開始就統(tǒng)一尺度標(biāo)準(zhǔn)對整個集團業(yè)務(wù)流程進行事前規(guī)劃,能夠使各項業(yè)務(wù)在事前得到一定增強控制,而且通過現(xiàn)代化的信息技術(shù)輔助手段和措施,能夠使信息流程實現(xiàn)實時共享,使集團總部對子公司的經(jīng)營管理情況了解程序更加精細(xì)化,一有問題和偏離管理方向的事項能夠及時采取措施控制和預(yù)防風(fēng)險的發(fā)生,強化集團總部風(fēng)險控制能力。(二)集團管理層或相關(guān)部門可通過財務(wù)共享信息化系統(tǒng)查看相應(yīng)數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)信息傳遞渠道更加實時、透明。(三)將各項業(yè)務(wù)流程進行整合、再造,集團各公司各種共性的財務(wù)流程集中于同一地點和平臺來完成操作,撤并子公司的重復(fù)部門機構(gòu),從而提高整個集團運營效率和綜合競爭力、在控制成本和信息處理等方面發(fā)揮著重要的作用。(四)財務(wù)共享服務(wù)還可以幫助企業(yè)控制風(fēng)險,幫助財務(wù)適應(yīng)企業(yè)快速擴張。財務(wù)共享服務(wù)涵蓋范圍廣,可以形成一個大共享,幫助集團化公司財務(wù)人員進行結(jié)構(gòu)上的調(diào)整,對基礎(chǔ)人員進行調(diào)整,把釋放出來的財務(wù)人員放到管理上,在人力資源上降低30%。(五)H公司財務(wù)共享服務(wù)中心在對子公司提供財務(wù)共享服務(wù)的基礎(chǔ)上,已嘗試為成員企業(yè)提供商旅服務(wù)、滴滴出行、管理數(shù)據(jù)分析、開票自動化、稅務(wù)管理等財務(wù)共享增值服務(wù)。
四、總結(jié)
財務(wù)共享中心建設(shè)前期調(diào)研需充分,盡量考慮周全些,系統(tǒng)設(shè)計過程中要充分體現(xiàn)用戶體驗感覺、融入操作方便性、快捷性的理念,測試時可選擇業(yè)務(wù)流程較全的子公司進行業(yè)務(wù)流測試,從中不斷發(fā)現(xiàn)問題并加以改進,系統(tǒng)開發(fā)結(jié)束后試用前期可選擇1-2家公司進行試運行,爭取通過這段時間在各個方面能加以鞏固并提高系統(tǒng)實用性。通過1年多財務(wù)共享的建設(shè)和應(yīng)用結(jié)果來看,其在助力財務(wù)會計轉(zhuǎn)型方面發(fā)揮了重要作用,在輔助財務(wù)集中化管控和財務(wù)效率提升上同樣功不可沒,是值得集團性公司去做的一件事情。
參考文獻:
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[2]唐勇.財務(wù)共享服務(wù)下傳統(tǒng)財務(wù)人員的轉(zhuǎn)型[J].財會月刊,2015(19):18-21.
作者:沈榮 單位:法蘭泰克重工股份有限公司