公文的材料包括形成公文主旨和表達主旨所依據(jù)的事實現(xiàn)象、統(tǒng)計數(shù)字、政策法規(guī)、上級精神等等。公文材料不同于文學作品的素材和題材，也與一般新聞體、史傳體或說明體、議論體等實用文章不同，它的范圍要廣泛一些。概而言之，公文材料的范圍主要包括兩個方面：精神依據(jù)和事實情況。

精神依據(jù)是指黨和國家的路線、方針，國家的法律、法規(guī)，上級領(lǐng)導機關(guān)所頒布的相關(guān)政策、規(guī)定以及其他有關(guān)的文件精神。

事實情況包括直接發(fā)生的和間接轉(zhuǎn)引的。公文中所反映的情況主要指直接發(fā)生的、發(fā)現(xiàn)的、總結(jié)概括的事實情況，即本地區(qū)、本部門、本單位遇到的問題、發(fā)生的事情（過程、動向）、工作的進程（作法、經(jīng)驗）種種。它在公文里表現(xiàn)為具體事例、現(xiàn)象概括、數(shù)字統(tǒng)計等形式。這種直接發(fā)生的事實情況，是第一手材料。此外，公文的事實情況里也包括間接轉(zhuǎn)引來的事例、概述、數(shù)字、經(jīng)驗、成果等。

無論哪一類材料，都要求做到真實、準確、可靠。“情況確實”，是寫好公文的基本要求。這在新舊兩個《辦法》中是一致的。為了做到材料可靠、情況確實，我們在材料準備上一般要抓好四個環(huán)節(jié)的工作：占有、篩選、核實、加工。

一、詳盡占有材料

寫好公文必須詳盡地占有材料。材料是形成觀點的基礎(chǔ)，事實、數(shù)字，這都是公文表達出來的“干貨”，當然十分重要。“譬如大匠操斤，無土木材料，縱有成風盡堊手段，何處設(shè)施？”（清·劉大：《論文偶記》）寫公文如巧匠有具有禾無材無料也做不成東西。以上是從形成與表達兩方面說的。

寫作商務信函并不要求您使用華麗優(yōu)美的詞句。所有您需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。圍繞這一點，我們總結(jié)了幾方面的內(nèi)容，希望對您寫作商務信函有借鑒作用。

口語化

每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現(xiàn)感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務信函就應該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourcomplaint”。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎？只不過是把交談的內(nèi)容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。

想象一下，如果您由于無法準時交貨而在電話上跟您的合作伙伴表示歉意時，您會怎么說？我想您會說“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。既然在電話中您會這樣說，為什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”？放棄這種所謂的“生意腔”吧，讓您的信也象談話那樣簡單，自然，人性化。

語氣語調(diào)

由于您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的語氣語調(diào)也應該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什么樣的目的，您希望對收信人產(chǎn)生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調(diào)來表現(xiàn)。

不同種類的調(diào)研報告，其調(diào)研報告格式與寫法總體上大致相同，但由于強調(diào)的重點和要求不完全一樣，因此，每種調(diào)研報告格式的寫法也有一定的區(qū)別。下面，對幾種常用調(diào)研報告格式及調(diào)研報告的寫法分別作一些簡要介紹。

1.反映基本情況的調(diào)研報告格式

這類調(diào)研報告格式，主要用于反映某一地區(qū)、某一領(lǐng)域或某一事物的基本面貌，目的在于報告全面的情況，為決策者制定方針政策、規(guī)定任務、采取措施提供決策依據(jù)和參考。這類調(diào)研報告格式常用于向上級報告工作，如黨委、人大、政府和政協(xié)機關(guān)，以及部門和單位領(lǐng)導下基層了解面上情況后所寫的調(diào)研報告，多用于此類調(diào)研報告格式。這類調(diào)研報告格式的寫法偏重于反映客觀情況，分析研究的成份相對少一些，一般也不要求提出理論性的主題思想。在寫作過程中，這類調(diào)研報告格式的標題，一般要點明是關(guān)于什么單位或者地區(qū)、什么問題的調(diào)查。其前言一般是介紹調(diào)查的緣由、目的、時間、地點、范圍和方式等。由于這類調(diào)研報告格式的主體內(nèi)容涉及面一般都比較寬，因此，這類調(diào)研報告格式在寫作上往往采用橫向結(jié)構(gòu)。如綜合反映一個地區(qū)的情況，可從經(jīng)濟建設(shè)、政治建設(shè)、文化建設(shè)、社會建設(shè)、組織領(lǐng)導等若干方面來撰寫;如反映某一方面的情況，則可分為基本概況、主要成績、突出問題等若干層次。當然，每個大的部分中還可以分為若干個小的問題來寫。

2.總結(jié)典型經(jīng)驗的調(diào)研報告格式

這類調(diào)研報告格式，主要用于對先進典型進行深人調(diào)查分析后，提煉出成功的經(jīng)驗和有效措施，以指導和推動面上的工作。因此，這類調(diào)研報告格式寫法主要包括:基本情況、突出成績、具體做法、主要體會等。這類調(diào)研報告格式的標題一般要反映主題。前言大多采用概述主要成績、發(fā)展變化，并提示基本經(jīng)驗的寫法。主體部分需要充分展開，不僅要寫具體做法，而且要寫切身體會;不僅要寫感性認識，而且要上升到理性認識。這兩方面是相輔相成、缺一不可的，沒有具體做法，體會就是空的;不上升到理性認識，感性認識就難以具有廣泛的指導意義和推廣價值。結(jié)尾可以歸納全文、強調(diào)主旨，或者指出不足、展望未來。在行文的語氣上，經(jīng)驗調(diào)研報告格式與經(jīng)驗總結(jié)不同，經(jīng)驗總結(jié)用第一人稱，行文語氣必須謙虛，而調(diào)研報告則用第三人稱，可以熱情贊揚，以促進經(jīng)驗的推廣。

3.反映新生事物的調(diào)研報告格式

(一)總結(jié)的標題

總結(jié)的標題有種種形式，最常見的是由單位名稱、時間、主要內(nèi)容、文種組成，如《××市財政局1999年工作總結(jié)》、《××廠2000年上半年工作總結(jié)》。

有的總結(jié)標題中不出現(xiàn)單位名稱，如《創(chuàng)先爭優(yōu)活動總結(jié)》、《1999年教學工作總結(jié)》。

有的總結(jié)標題只是內(nèi)容的概括，并不標明“總結(jié)”字樣，但一看內(nèi)容就知道是總結(jié)，如《一年來的談判及前途》《選集》上卷，人民出版社1980年版，第251頁。、《走活三步棋，選好一把手》《先鋒》1996年第5期。等。

還有的總結(jié)采用雙標題。正標題點明文章的主旨或重心，副標題具體說明文章的內(nèi)容和文種，如《構(gòu)建農(nóng)民進入市場的新機制——運城麥棉產(chǎn)區(qū)發(fā)展農(nóng)村經(jīng)濟的實踐與總結(jié)》、《加強醫(yī)德修養(yǎng)樹立醫(yī)療新風——南方醫(yī)院惠僑科精神文明建設(shè)的經(jīng)驗》。

(二)總結(jié)的正文

公文寫作有四大要素：材料、主題、結(jié)構(gòu)、語言。

（一）材料

選擇材料有四個環(huán)節(jié)：材料的占有、鑒別、選擇、使用。

選擇材料有四個原則：圍繞主題、材料典型、真實準確、生動新穎。

（二）主題（主旨、發(fā)文意圖）

確定主題的依據(jù)：以實現(xiàn)寫作目的為依據(jù)；以材料本身的意義為依據(jù)。

一、請示的寫作要求

(一)概念與分類

請示“適用于向上級機關(guān)請求指示、批準的事項”。

請示正文一般分為三個部分:①請示的理由。這部分十分重要,它是請示的依據(jù)和出發(fā)點,是能否得到滿意批復的關(guān)鍵,一定要充分說明理由。②請示的具體事項及要求。這部分有什么就寫什么,要明確、具體。③結(jié)語。一般用“妥否,請批示”等語。

(二)寫作要求

1、請示的理由要充分有力,請示的事項和要求要明確。對請示事項的理由要實事求是,具有說服力,不能虛報。注意行文語言,選用詞語要謙敬、分寸得當,一般不用請馬上、請立即等詞語。

行政公文，是公務文書的簡稱，是人類在治理社會、管理國家的公務實踐中使用的具有法定權(quán)威和規(guī)范格式的應用文。它是特殊規(guī)范化的文體，具有其它文體所沒有的權(quán)威性，有法定的制作權(quán)限和確定的讀者，有特定的行文格式（注意：比模式更進一步）并有行文規(guī)則和辦理辦法。我國公文一律按照國務院辦公廳1987年2月18日、1993年11月修訂的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》寫作和辦理。

公文寫作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作實踐的基礎(chǔ)，懂得工作中許多微妙的關(guān)節(jié)，而在具體起草中要求較好的文字語言工夫。公文語言總的要求是莊重、平實、概括。公文語言功夫的核心是選詞。選詞一：要根據(jù)所反映的客觀實際需要，二：要符合明晰、確切、簡練的標準，三：要根據(jù)具體的語言環(huán)境，為避免上下文重復而選擇不同的詞語，注意文中所涉及對象和閱讀對象。多用書面語和文書用語，少用形象和描繪性詞語和口語，不用方言土語，十分規(guī)范。

需要特別提出公文結(jié)構(gòu)用語。一是開頭用語，用來表示行文目的、依據(jù)、原因，伴隨情況等。如：為（了）、關(guān)于、由于、對于、根據(jù)、按（遵、依）照、據(jù)、查、奉、茲等。二是結(jié)尾用語。如：為要（荷、盼）、是荷、特此通知（報告、函告）等。三是過渡用語。如為（對、因、據(jù)）此、鑒于、總之、綜上所述等。四是經(jīng)辦用語。如：經(jīng)、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)、辦理、責成、試行、執(zhí)行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實執(zhí)行等。五是稱謂用語。有第一人稱：我、本；第二人稱：你、貴；第三人稱：該。等等。

國家行政公文有12類13種,即命令（令）；議案；決定；指示；公告、通告；通知；通報；報告；請示；批復；函；會議紀要。公務員之家

公文主文結(jié)構(gòu)，是指除了公文格式（外部組織形式即文頭、主文和文尾及其各項設(shè)置）之外的公文核心部分。

這一部分的寫作，是公文寫作的難點。

人們在完成了調(diào)查工作之后，為了使調(diào)查的成果形成為文字，就要撰寫調(diào)查報告。那么調(diào)查報告是怎樣一種文章體裁呢？調(diào)查報告是根據(jù)調(diào)查研究的成果寫出的反映客觀事實的書面報告。由于調(diào)查報告是調(diào)查與分析、實踐與理論、客觀與主觀相結(jié)合的實用性文體，是從調(diào)查目的通向社會效益和經(jīng)濟效益的橋梁和工具，它在社會生活、經(jīng)濟活動和人類的其他實踐活動中具有十分重要的作用。

一、調(diào)查報告的類別

調(diào)查報告亦有別稱，像考察報告、調(diào)研報告及××調(diào)查等都是常見的。

從內(nèi)容性質(zhì)分，調(diào)查報告有以下六種：

(一)專題型調(diào)查報告。

這是針對某個事情或問題撰寫的調(diào)查報告。它能及時揭露現(xiàn)實生活中的矛盾，反映群眾的意見和要求，研究急需解決的具體的實際問題，并根據(jù)調(diào)查的結(jié)果提出處理意見，或者對策，或是建議。

何為領(lǐng)導講話稿“高度”

講話稿的“高度”反映出講話者和寫作者的水平。領(lǐng)導講話特別是黨政一把手講話十分強調(diào)“高度”問題，一些領(lǐng)導干部對講話稿起草工作是否滿意，首先看它是否有高度。

領(lǐng)導講話稿要有一定的高度，是指站得高、看得遠，善于從全局上思考和觀察問題，從本質(zhì)上分析和解決問題，就事論理，

對工作實踐問題作理性的思考和科學的分析，從中把握工作規(guī)律，提出科學對策措施，指導工作實踐。

“有高度”主要是指講話思想上的高度——看問題比較全面，分析問題比較透徹，考慮問題著眼長遠，避免平鋪直敘，泛泛而談；理論上的高度——注重理論和實際的結(jié)合，講話既有前瞻性、指導性，又有可行性、可操作性；內(nèi)容上的高度——能涉及全局工作，體現(xiàn)全局的面貌，推動全局的改革、發(fā)展與穩(wěn)定；位置上的高度——放眼全局、著眼大局，符合領(lǐng)導講話的身份，在貼近和符合領(lǐng)導特征方面超出一般水平，反映領(lǐng)導機關(guān)的立場和觀點，體現(xiàn)領(lǐng)導機關(guān)的水平；政策上的高度——符合國家法律法規(guī)、政策和上級的精神，在思想上或步調(diào)上與中央和上級黨委、政府保持一致，反映群眾根本利益，對宏觀起指導作用；寫作上的高度——立意高，層次高，寫作技法達到精美程度，通過材料選取、謀篇布局和語言表達等帶來審美情趣超出一般水平；理論上的高度——站在哲學的高度對工作進行高度的概括與抽象、濃縮與提煉、歸納與總結(jié)；等等。一篇有高度的領(lǐng)導講話稿，既是主講人思想的體現(xiàn)，也是領(lǐng)導機關(guān)單位形象的表述，又是撰稿人辛勤勞動的成果。因此，無論是主講人，還是撰寫者，都必須十分重視領(lǐng)導講話稿寫作的“高度”，不斷提高講話稿寫作水平，把領(lǐng)導講話稿寫得更好，寫得更有高度和深度。

“高度”需體現(xiàn)較強理論色彩

閉幕詞的主要特點是宣告性和總結(jié)性。凡重要會議或重要活動，與開幕詞相對應，一般都有閉幕詞，這是一道必不可少的程序，標志著整個會議或活動的結(jié)束。閉幕詞通常要對會議或活動作出正確的評估和總結(jié)，充分肯定會議或活動所取得的成果，強調(diào)會議或活動的主要精神和深遠影響，激勵有關(guān)人員宣傳會議或活動的精神實質(zhì)和貫徹落實有關(guān)的決議或倡議。

閉幕詞的結(jié)構(gòu)與開幕詞大體相同，其中標題，只需將“開幕詞”換成“閉幕詞”即可，署名、稱謂也完全一樣，只是正文的內(nèi)容有所區(qū)別。

閉幕詞的正文同樣包括開頭、主體和結(jié)尾。

開頭，先說明會議或活動已經(jīng)完成預定的任務，現(xiàn)在即將閉幕，接著簡述會議或活動的基本情況，恰如其分地對其收獲、意義和影響作出總的評價。

主體是正文的重點所在，主要總結(jié)會議或活動的主要成果或收獲，向出席者提出具體的要求。要從理論的高度上進行概括歸納，做到層次清楚，重點突出，言簡意明，具有邏輯性和深刻性。

結(jié)尾展望未來，發(fā)出號召，提出希望，表示祝愿，使出席者在激動、振奮中離去；還可以用誠懇熱情的詞語，向為大會或活動圓滿成功而辛勤服務的工作人員表示謝意。