導(dǎo)語：如何才能寫好一篇數(shù)字化檔案室建設(shè)方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

【關(guān)鍵詞】房產(chǎn)檔案，數(shù)字化，管理系統(tǒng)

引言

房產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)行政管理部門在進(jìn)行房屋產(chǎn)權(quán)登記、產(chǎn)權(quán)調(diào)查、產(chǎn)權(quán)變更及轉(zhuǎn)移房屋權(quán)屬等管理活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄[1]。隨著房地產(chǎn)市場的不斷發(fā)展，房屋交易量的不斷攀升，房產(chǎn)檔案的利用率亦在不斷提高，原有的檔案管理模式很難適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要，實現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化是解決以手工處理為主的傳統(tǒng)房產(chǎn)檔案管理方式工作效率低、信息共享難、差錯率高等問題的有效途徑。

1、徐州房產(chǎn)檔案管理特點

以前，我市房產(chǎn)檔案管理采用目錄級索引，即只能通過產(chǎn)權(quán)人、房屋坐落等查詢出檔案號，工作人員再去庫房按照區(qū)、辦事處在相應(yīng)的密集架上查找。工作人員每天接待絡(luò)繹不絕的來訪者，而查詢方法仍然是幾年前開發(fā)的軟件，有時因工作人員入庫時放錯位置或因檔案被調(diào)出利用完再放回時放錯了位置，造成檔案無法及時提供，既影響了來訪者的使用時限，又給我們的工作帶來了很大的不便，這時我們必須抽調(diào)專門的人員大面積地查找。我市房產(chǎn)檔案館的檔案是按區(qū)、辦事處存放的，全市共41個辦事處，再加上又分私產(chǎn)、單位產(chǎn)、直管產(chǎn)等，找起來非常麻煩，效率極其低下。一旦遇到這種情況，老百姓就會質(zhì)問我們的檔案管理人員，溝通過程中不可避免地產(chǎn)生矛盾，嚴(yán)重影響了正常的工作秩序。

同時，由于使用的軟件版本過低，舊有數(shù)據(jù)錄入的量很大，存在工作人員在錄入信息時隨意性太強，該錄入的信息沒有逐項錄入，如交易費用、家庭成員情況、丟失查封信息等基本不錄入，造成信息不全，與現(xiàn)在的利用需求不相適應(yīng)。而房屋權(quán)利記載信息不全、登記信息缺項，既滿足不了查詢者的需要，又不能全面反映房屋權(quán)利受限制情況，就會給建立房產(chǎn)登記信息簿帶來很多麻煩。

2、房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

2.1 檔案數(shù)字化是數(shù)字房管的重要組成部分

檔案管理是房產(chǎn)管理中的重要組成部分，它不僅是房產(chǎn)交易、權(quán)屬登記、解決房產(chǎn)糾紛的主要依據(jù)，對于城市房地產(chǎn)發(fā)展的決策者和管理者來說也是至關(guān)重要的[2]。首先，房產(chǎn)檔案是房管局保管和提供利用檔案信息的職能部門，我市房產(chǎn)檔案館有幾十萬卷檔案資料，是我市最有價值的房產(chǎn)檔案信息資源庫；其次，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案數(shù)字化，檔案由甲骨、金石、簡牘發(fā)展到縑帛、紙張，直到光、聲、點、磁等，顯而易見檔案載體正逐漸地被新型載體所代替或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案管理者提出了一個亟待解決的課題，即房產(chǎn)檔案的電子檔案的收集、保護(hù)和利用，而解決這個問題的途徑只有一個，就是實現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化。此前，檔案館的保管、利用和利用手段與形勢的發(fā)展不相適應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的目錄級索引利用的水平上，而公眾對檔案信息的需求不斷變化，如：房屋的買賣、交換、贈與、法院辦案利用檔案，銀行貸款確認(rèn)產(chǎn)權(quán)人的房屋情況，城市房屋拆遷等都必須查詢房產(chǎn)檔案，了解房屋的性質(zhì)、來源、面積以及抵押、凍結(jié)、查封等相關(guān)信息這些都必須到我們檔案館查詢才能得以知曉，而現(xiàn)在的管理方式很難滿足檔案利用的需求。

2.2 房產(chǎn)檔案數(shù)字化是解決庫房不足的重要途徑

以往檔案按辦事處存放管理需預(yù)留空架，且預(yù)留多少很難確定，加之檔案數(shù)量不斷增加，檔案的日常鑒定管理工作不能及時開展，就會造成檔案內(nèi)容臃雜，庫房載重、容量就成為困擾我們的一個難題。如果房產(chǎn)檔案實現(xiàn)了數(shù)字化，形成了與現(xiàn)實檔案同步的電子復(fù)本，形成了一個統(tǒng)一管理、分布應(yīng)用的房產(chǎn)電子檔案數(shù)據(jù)庫，利用先進(jìn)的電子存儲技術(shù)存儲后，減少了大量的檔案，極大地減輕了庫房的壓力。

房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)一旦完成，將會大大提高業(yè)務(wù)工作效率，一是在業(yè)務(wù)受理審批過程中，通過實時調(diào)閱檔案影像數(shù)據(jù)，工作效率可以成倍提高；二是在受理客戶查閱檔案過程中，效率會成倍提高，檔案利用直接通過計算機進(jìn)行電子檔案查詢，較原先的人工紙質(zhì)檔案查詢更為方便、準(zhǔn)確、快捷。通過使用影像數(shù)據(jù)，可以實時查閱打印，有效地保護(hù)原始檔案，并節(jié)約人力物力，同時原始檔案進(jìn)入庫房后，無須頻繁進(jìn)出，有利于檔案庫房的規(guī)范管理。

3、徐州房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)情況

目前，有許多城市已經(jīng)在建立電子檔案，其出發(fā)點主要是基于兩方面的考慮：一是為了方便房產(chǎn)檔案利用，當(dāng)業(yè)主需要復(fù)印原房屋買賣契約或其他資料時，工作人員只需要在電腦中直接打印即可，不需要進(jìn)庫房提檔；二是基于房產(chǎn)檔案利用安全方面的考慮，凡需查閱房產(chǎn)檔案的業(yè)主，大都是為了解決產(chǎn)權(quán)糾紛、（包括性質(zhì)、民事訴訟）確定產(chǎn)權(quán)歸屬、進(jìn)行房屋交易而來，如果有人乘工作人員不注意，在檔案資料上添加或涂改有關(guān)內(nèi)容，甚至抽出其中一頁（如委托書）的話，就會使原本完全符合審批程序的登記資料，變成登記機關(guān)審核“不嚴(yán)密”或收件資料“不齊全”的局面，將會造成嚴(yán)重的后果。

徐州市住房保障和房產(chǎn)管理局于2009年下半年就開始了檔案的掃描入庫工作，近年來已對庫房的40多萬卷，日常新增8萬卷檔案完成了紙質(zhì)掃描、信息錄入工作，掃描后的電子檔案已顯現(xiàn)出了它的巨大作用。

3.1 查閱方便、快捷

房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫與信息管理系統(tǒng)打破了傳統(tǒng)的利用、查閱方式，把檔案工作人員從以往紛繁復(fù)雜的手工勞動中解放出來。市民查詢所屬房產(chǎn)檔案的信息，只需我們窗口工作人員輕松點擊電腦鍵盤，立等可知。內(nèi)部工作人員不受時間、空間的限制，根據(jù)權(quán)限的不同，可隨時進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的房產(chǎn)信息，而不必利用檔案實物，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率。

3.2 減少重復(fù)勞動，提高工作效率

房產(chǎn)權(quán)屬檔案是房產(chǎn)行政管理的基礎(chǔ)，是房產(chǎn)交易和房產(chǎn)登記發(fā)證確認(rèn)產(chǎn)權(quán)的依據(jù)。以我市辦理房產(chǎn)轉(zhuǎn)移和房產(chǎn)登記的業(yè)務(wù)程序來看，每年有近5萬宗業(yè)務(wù)都離不開檔案查詢這一環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的管理模式是辦理房產(chǎn)交易、登記工作的工作人員先查檔，轉(zhuǎn)到登記環(huán)節(jié)再查檔，勞動強度大，工作效率低，群眾意見大，實現(xiàn)檔案數(shù)字化后在網(wǎng)上通過房產(chǎn)數(shù)據(jù)庫就可以查到房產(chǎn)檔案信息，即可以及時受理業(yè)務(wù)，既減少了重復(fù)勞動又提高了工作效率。

3.3 保護(hù)檔案，延長檔案壽命

房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫與信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用對檔案的保護(hù)起到了積極地促進(jìn)作用，隨著房地產(chǎn)市場的迅猛發(fā)展，加之房地產(chǎn)二、三級市場的啟動，人民生活水平日益提高，改善居住環(huán)境已是老百姓的頭等大事。買房、賣房、換房的業(yè)務(wù)量聚增，檔案的利用頻率也隨之增加。每辦理一宗業(yè)務(wù)，其檔案都要經(jīng)過數(shù)人調(diào)出，同一份檔案一天要調(diào)出幾次，對檔案的保護(hù)極為不利。該系統(tǒng)的應(yīng)用大大減少了檔案頻繁的出庫量，從我們利用檔案的實例就有一個鮮明地對比。沒實現(xiàn)檔案數(shù)字化時，每年利用原始檔案出庫量在3萬卷左右；實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理后年利用網(wǎng)絡(luò)查詢檔案數(shù)據(jù)庫信息達(dá)38111戶，原始檔案出庫量降低到6000余卷。對檔案的保護(hù)及延長檔案的壽命起到了積極地促進(jìn)作用。

3.4 堵塞漏洞，避免司法案件發(fā)生

房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫與信息管理系統(tǒng)兼有權(quán)屬登記、抵押、查封、凍結(jié)信息數(shù)據(jù)庫，并實現(xiàn)了信息共享。一方面對設(shè)定抵押、有產(chǎn)權(quán)糾紛和經(jīng)濟(jì)糾紛以及司法部門協(xié)助執(zhí)行的房產(chǎn)具有報警功能，計算機能自動判斷是否抵押、查封、凍結(jié)，給予報警提示。在網(wǎng)絡(luò)上查詢檔案信息的同時即能做到限制產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、變更、避免了司法案件的發(fā)生。另一方面，堵塞了不法分子制造假產(chǎn)權(quán)證、虛報產(chǎn)權(quán)證丟失重復(fù)辦理抵押，詐騙單位、個人錢財和騙取金融部門貸款的漏洞。過去，由于計算機未實行網(wǎng)絡(luò)化管理，檔案數(shù)據(jù)庫信息不能及時共享就發(fā)生了數(shù)起制造假權(quán)證詐騙和利用假權(quán)證重復(fù)辦理抵押騙取國家和個人錢財?shù)陌讣?，給國家造成數(shù)百萬元的經(jīng)濟(jì)損失。

3.5 房產(chǎn)檔案數(shù)字化使房產(chǎn)檔案管理更加規(guī)范

徐州市房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫與信息管理系統(tǒng)，是依據(jù)《檔案法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》、《全國檔案信息數(shù)字化建設(shè)實施綱要》、《電子公文歸檔管理辦法》來設(shè)計與運行的，從而使房產(chǎn)數(shù)字化從一開始就符合法律、規(guī)范，確保了檔案信息內(nèi)容的完整、真實、可靠，能最大限度地滿足社會利用需求。

4、結(jié)語

隨著我國房地產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，房產(chǎn)檔案管理工作也變得越來越重要。房產(chǎn)檔案管理是一項系統(tǒng)工程，需要綜合考慮各個方面的需求，因此，不斷完善房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理，實現(xiàn)我市各市、區(qū)、縣等房產(chǎn)檔案管理部門工作的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化，已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的重要方向。只有這樣，才能為以后的管理打下良好基礎(chǔ)，使房產(chǎn)檔案更好地服務(wù)于社會，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]關(guān)逾，蘆秀英。房產(chǎn)檔案利用淺析[J]。黑龍江檔案，2010（1）：56。

[2]羅丹。如何做好房產(chǎn)檔案管理工作[J]。才智，2012（12）：218

篇2

近年，紹興市檔案局(館)在市委、市政府的支持下，創(chuàng)造性地實施“市級數(shù)字檔案館室一體化及安全管理”建設(shè)項目(以下簡稱“數(shù)字檔案館室一體化”項目)，即以紹興市檔案局(館)為主體，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，將市檔案館館藏檔案和對國家、社會具有保存價值的市級機關(guān)、企事業(yè)單位室藏檔案集中進(jìn)行數(shù)字化處理，并將數(shù)字檔案進(jìn)行館室交換、登記備份等安全管理的一項基礎(chǔ)性信息化建設(shè)項目。

一、實施“數(shù)字檔案館室一體化”項目的基本背景

(一)加強軟硬件建設(shè)，全面落實設(shè)施和人才保障

1.主動爭取政府支持，共創(chuàng)數(shù)字檔案室建設(shè)優(yōu)良的軟硬件環(huán)境。一直以來，紹興市檔案局積極爭取將檔案信息化建設(shè)納入政府電子政務(wù)和信息化建設(shè)規(guī)劃，并統(tǒng)一實施。隨著信息化建設(shè)的全面推進(jìn)，市政府投入大量資金，建設(shè)了較為完備的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、信息化加工等硬件設(shè)備和配套設(shè)施等，創(chuàng)造了較好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，為檔案信息化提供了較好的硬件保障。為使數(shù)字檔案室建設(shè)有一個統(tǒng)一可靠的檔案管理系統(tǒng)，早在2004年，紹興市檔案局主動與市政府信息中心密切協(xié)作，共同開發(fā)了作為市政府統(tǒng)一的辦公自動化系統(tǒng)―_紹興市協(xié)同辦公系統(tǒng)組成部分的檔案管理系統(tǒng)，并不斷完善升級。此系統(tǒng)可以實現(xiàn)市級部門單位產(chǎn)生的電子文件從產(chǎn)生、交換、歸檔、整理、移交到數(shù)據(jù)中心存儲、利用、進(jìn)館的網(wǎng)絡(luò)化集成化管理。2006年年底，該系統(tǒng)通過國家檔案局組織的科研項目驗收，目前已在市級機關(guān)72家部門(單位)使用。

2.加強培訓(xùn)，全面提升檔案隊伍信息化素質(zhì)。多年來，紹興市檔案局將提高檔案人員的信息化水平作為加強檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性內(nèi)容，每年有計劃、有步驟地組織各類檔案信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。特別是2005年以來，全面實施檔案網(wǎng)上年檢，主動加壓，不斷創(chuàng)造檔案人員信息化工作的實踐鍛煉機會。通過網(wǎng)上年檢，有效地實施了檔案工作行政監(jiān)管，提升了機關(guān)企事業(yè)單位檔案人員信息化技能，加強了機關(guān)企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。

(二)以標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和典型引路，全面務(wù)實數(shù)字檔案室建設(shè)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)

1.開拓創(chuàng)新，形成統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。紹興市檔案局(館)在調(diào)研的基礎(chǔ)上，先后制定了《紹興市市直機關(guān)、企事業(yè)單位檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》、《紹興市數(shù)碼照片檔案管理暫行辦法》、《紹興市市直機關(guān)單位檔案網(wǎng)上年檢辦法(試行)》等一批檔案信息化建設(shè)規(guī)范，建立了一套較為完善的信息化操作流程以及信息數(shù)據(jù)格式、存儲、保管、利用等技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)。2009年5月，在全省率先出臺《紹興市直機關(guān)、企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》，對管理體制、設(shè)備設(shè)施、數(shù)據(jù)管理、檔案數(shù)字化、開發(fā)利用以及數(shù)字檔案登記備份做出了全面的具體規(guī)定，可操作性強，從而使數(shù)字檔案室建設(shè)走上科學(xué)規(guī)范、有章可循的軌道。

2.精心指導(dǎo)，成功創(chuàng)建一批可供示范的數(shù)字檔案室。數(shù)字檔案室建設(shè)基礎(chǔ)性的工作內(nèi)容，主要包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化和電子文件檔案化三個方面。檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)是指建成室藏各類檔案的案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫，傳統(tǒng)檔案數(shù)字化主要是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、音像檔案、照片檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，電子文件檔案化是將本單位在辦公自動化系統(tǒng)上運行的電子文件導(dǎo)人到檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔，實現(xiàn)規(guī)范化管理。紹興市數(shù)字檔案室建設(shè)起步于2002年，并在2005年前后基本完成市直機關(guān)、企事業(yè)單位檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)任務(wù)。近年來，紹興市檔案局在試點的基礎(chǔ)上，成功創(chuàng)建了一批示范數(shù)字檔案室。鑒于數(shù)字檔案室建設(shè)的復(fù)雜性，紹興市檔案局在工作中對照標(biāo)準(zhǔn)，穩(wěn)扎穩(wěn)打，力求管理體制、設(shè)備設(shè)施、數(shù)據(jù)管理、檔案數(shù)字化、開發(fā)利用等業(yè)務(wù)全面推進(jìn)，成熟一個驗收一個。2008－2010年連續(xù)三年，在紹興市委、市政府組織召開的全市檔案工作會議上，每年都確定一家先進(jìn)單位介紹數(shù)字檔案室建設(shè)的經(jīng)驗。

(三)勇于探索創(chuàng)新，高標(biāo)準(zhǔn)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)

1.加強檔案館基礎(chǔ)平臺建設(shè)，創(chuàng)造良好的服務(wù)環(huán)境。2008年7月，占地43.5畝，建筑面積21477平方米，總投資1.0562億元的市檔案館新館勝利竣工。搬入新館以后，作為國家檔案局確定的地(市)級數(shù)字檔案館建設(shè)試點單位，紹興市檔案館按照國家檔案局的指導(dǎo)意見，對業(yè)已建成的數(shù)字檔案館進(jìn)行系統(tǒng)分析，查找薄弱環(huán)節(jié)，合力組織攻關(guān)，以檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)為重點，全面推進(jìn)目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、照片檔案數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，聯(lián)合開發(fā)檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)軟件。這是一個集檔案收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用、編研為一體的檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)用兩年來，檔案館綜合業(yè)務(wù)做到了流程化、規(guī)范化管理，極大地提高了局(館)機關(guān)的運行效率，初步實現(xiàn)了局(館)綜合業(yè)務(wù)運行規(guī)范化、管理科學(xué)化、服務(wù)利用現(xiàn)代化。2009年11月份該項目通過了國家檔案局技術(shù)部組織的驗收。

2.加快數(shù)字化步伐，優(yōu)化完善數(shù)字檔案館建設(shè)。紹興市數(shù)字檔案館建設(shè)起步較早。搬入新館后，紹興市檔案館依托綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，優(yōu)化了儲存和利用服務(wù)功能，加快了館藏檔案的數(shù)字化步伐。目前，市檔案館已建成目錄數(shù)據(jù)共306萬條，全文掃描共141萬件781萬頁，專題數(shù)據(jù)庫共10個。形成了一整套數(shù)字檔案館工作規(guī)范。2009年12月，在國家檔案局召開“全國數(shù)字檔案館建設(shè)方案制定及應(yīng)用推廣”項目驗收會上，紹興市檔案局(館)作了經(jīng)驗介紹。

二、“數(shù)字檔案館室一體化”的初步實踐

2009年上半年，紹興市檔案局在全面調(diào)查的基礎(chǔ)上，形成了翔實的調(diào)研報告(以下簡稱報告)。報告建議市級各部門(單位)的檔案數(shù)字化工作，原則上由市檔案局集中統(tǒng)一安排，所需經(jīng)費由市財政統(tǒng)一解決，各相關(guān)部門(單位)不再自行承擔(dān)檔案數(shù)字化工作。報告提出，集中開展市級部門(單位)檔案數(shù)字化工作，有利于加快推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)步伐，有利于確保數(shù)字化工作質(zhì)量以及安全管理，有利于實現(xiàn)檔案數(shù)字化設(shè)備設(shè)施的整合，有利于集約使用財政資金。

報告在報送市委、市政府有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)后，引起重視。2010年2月，紹興市

發(fā)改委批復(fù)，同意以市檔案局(館)為主體，實施“數(shù)字檔案館室一體化及安全管理”建設(shè)項目，項目總投資1685萬元，建設(shè)資金由市財政安排。實施期限為2010－2012年。主要建設(shè)內(nèi)容包括：1.數(shù)字檔案館室一體化建設(shè)；2.檔案館館藏檔案數(shù)字化處理；3.館、室藏數(shù)字化數(shù)據(jù)容災(zāi)備份系統(tǒng)建設(shè)；4.網(wǎng)建設(shè)；5.電子數(shù)據(jù)登記備份建設(shè)。

與此同時，配合“數(shù)字檔案館室一體化”項目的實施，紹興市委、市政府“兩辦”轉(zhuǎn)發(fā)市檔案局關(guān)于《紹興市直部門、單位2010－2012年數(shù)字檔案室建設(shè)工作計劃》，對市直133個機關(guān)部門(單位)的數(shù)字檔案室建設(shè)做出具體安排，其中2010年列入計劃的有33個單位。為確保計劃完成，市委、市政府還將數(shù)字檔案室建設(shè)及登記備份工作列入今年對市級機關(guān)部門崗位目標(biāo)責(zé)任制的考核內(nèi)容，首批10多個部門(單位)檔案的集中數(shù)字化工作已經(jīng)開展。

在數(shù)字化工作過程中，紹興市檔案局(館)特別注重加工質(zhì)量，明確要求數(shù)字化成果既要符合機關(guān)企事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)要求，也要符合檔案館業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，以實現(xiàn)館室之間的有效銜接與共享。為此，市檔案局定期召開局(館)監(jiān)督指導(dǎo)處、技術(shù)處和保管利用處相關(guān)人員以及項目經(jīng)理參加的工作例會，及時研究、統(tǒng)一有關(guān)業(yè)務(wù)要求與標(biāo)準(zhǔn)，制定了一整套有效的工作流程和規(guī)章制度，從而形成齊抓共管的工作機制，確保了項目的順利進(jìn)展。預(yù)計整個項目完成后，不僅市級部門(單位)的數(shù)字檔案室全面推進(jìn)，紹興市數(shù)字檔案館建設(shè)水平也將大大得到提升，其中全文數(shù)據(jù)庫總量將會達(dá)到4500~頁。可以這樣說，實施“數(shù)字檔案館室一體化”項目，是紹興市檔案信息化建設(shè)推進(jìn)中的工作機制創(chuàng)新，也是構(gòu)建區(qū)域性公共檔案信息資源管理和服務(wù)總平臺的有效路徑。

三、實施“數(shù)宇檔案館室一體化”項目的認(rèn)識與思考

以實施“數(shù)字檔案館室一體化”項目為重要載體，紹興市確定全市“十二五”檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)是，市直133個部門(單位)以及檔案工作目標(biāo)管理已通過省級認(rèn)定的市直企事業(yè)單位，在2012年底前全面完成數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)；縣(市、區(qū))80％以上的機關(guān)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)和國有企事業(yè)單位在“十二五”末完成數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)。與數(shù)字檔案室建設(shè)同步，全面實施電子文件與數(shù)字檔案登記備份。市、縣兩級檔案館在2012年前全面建成數(shù)字檔案館，實現(xiàn)數(shù)字檔案遠(yuǎn)程服務(wù)功能，并根據(jù)國家容災(zāi)要求，建立館際間異地備份庫。通過三年時間努力，紹興市檔案館真正建成紹興市級電子文件和數(shù)字檔案的安全保管、交換共享和登記備份中心。

筆者認(rèn)為，這是一個積極又穩(wěn)妥的目標(biāo)，經(jīng)過努力是能夠?qū)崿F(xiàn)的。尤其是“數(shù)字檔案館室一體化”項目的實施，為數(shù)字檔案館建設(shè)水平的進(jìn)一步提高和市級部門(單位)數(shù)字檔案室建設(shè)的全面完成提供了保障。

(一)全面實現(xiàn)館室數(shù)字檔案業(yè)務(wù)銜接，為檔案館室建設(shè)奠定業(yè)務(wù)和技術(shù)基礎(chǔ)

據(jù)初步統(tǒng)計，市直部門、單位僅需要掃描的紙質(zhì)檔案就達(dá)到3721萬頁。此外，還有32312張照片、3110盒錄像(音)帶需要數(shù)字化。這些部門與單位絕大多數(shù)屬于進(jìn)館單位，室藏檔案遲早都要接收進(jìn)市檔案館。如何避免檔案數(shù)字化工作“兩張皮”，既達(dá)到市級部門(單位)數(shù)字檔案室自身建設(shè)的要求，同時又滿足數(shù)字檔案館建設(shè)的各項業(yè)務(wù)需求，以避免重復(fù)勞動，這是一個新課題。因此，解決館室有關(guān)業(yè)務(wù)問題的銜接，特別是解決檔號對接、案卷級和文件級條目的完善、案卷質(zhì)量的統(tǒng)一等業(yè)務(wù)問題成為實施數(shù)字檔案館室一體化項目的重要內(nèi)容，或者說是數(shù)字檔案館、室建設(shè)共同面I臨的任務(wù)。當(dāng)然，引導(dǎo)和規(guī)范檔案數(shù)字化工作并有序管理，確保數(shù)字檔案的完整、系統(tǒng)、安全、真實、有效，更是實施館室一體化項目的應(yīng)有之義。檔案數(shù)字化工作的成果――數(shù)字檔案，既是數(shù)字檔案室的主體，也將直接成為數(shù)字檔案館的主要源頭。自2010年起，各機關(guān)單位向紹興市檔案館移交實體檔案，原則上同時移交對應(yīng)的電子文件與數(shù)字檔案。這將從根本上解決實體檔案接收――檔案數(shù)字化，再接收――再數(shù)字化這樣一種傳統(tǒng)數(shù)字檔案館建設(shè)的模式，從而促使數(shù)字檔案館建設(shè)走上可持續(xù)的良性發(fā)展軌道。

(二)加快推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)步伐，為全面實施檔案登記備份奠定物質(zhì)基礎(chǔ)

縣級以上檔案行政管理部門和同級國家綜合檔案館對本行政區(qū)域內(nèi)具有重要保存價值的電子文件和數(shù)字檔案進(jìn)行登記認(rèn)證和數(shù)據(jù)備份，是新形勢下浙江省確保檔案安全與整合檔案信息資源的創(chuàng)新之舉。筆者認(rèn)為，數(shù)字檔案室建設(shè)與檔案登記備份工作關(guān)系緊密，數(shù)字檔案室建設(shè)為檔案登記備份提供物質(zhì)基礎(chǔ)，檔案登記備份工作又反過來促進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)。數(shù)字檔案即檔案數(shù)字化成果，是檔案登記備份的主要數(shù)據(jù)形式之一。紹興市出臺的數(shù)字檔案室建設(shè)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，數(shù)字檔案室建成后，目錄數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)字化成果應(yīng)制作三套備份，其中兩套在本單位保存(一套聯(lián)機，一套脫機)，一套在市檔案局(館)登記備份?，F(xiàn)已有一批機關(guān)單位的數(shù)字檔案實施登記備份。目前，結(jié)合“數(shù)字檔案館室一體化”項目，市檔案登記備份中心建設(shè)所需的各種軟硬件設(shè)備設(shè)施正在陸續(xù)到位，下一步擬爭取科技立項，研制登記備份中心平臺建設(shè)所需要的系統(tǒng)軟件，同時，爭取市政府信息中心支持，對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)升級完善，實現(xiàn)市級各部門(單位)電子文件和數(shù)字檔案向市檔案館的在線實時傳輸。

顯然，隨著“數(shù)字檔案館室一體化”項目的成功實施和數(shù)字檔案室建設(shè)任務(wù)的全面完成，電子文件與數(shù)字檔案登記備份工作也將在紹興得到全面推進(jìn)。

(三)實施雙向備份，共創(chuàng)雙贏格局，為實現(xiàn)檔案信息資源整合與共享開辟新的有效途徑

紹興市委、市政府要求，各部門、單位數(shù)字檔案室建成后，其電子文件和數(shù)字檔案及時在市檔案局(館)登記備份，同時市檔案館提供館藏對應(yīng)全宗數(shù)據(jù)庫一套給所在單位，以方便利用。這樣做，必將進(jìn)一步調(diào)動機關(guān)、企事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設(shè)以及檔案進(jìn)館的積極性，更好地實現(xiàn)檔案信息資源共建共享、互聯(lián)互通。無論是市級部門、單位將數(shù)字化成果向市檔案局(館)進(jìn)行移交和備份，還是市檔案館將館藏數(shù)字檔案復(fù)制對應(yīng)進(jìn)館單位，都將使對方極大地?fù)碛叙^(或室)藏檔案的電子數(shù)據(jù)。由于這種整合不是類似接收實物檔案那種占有式的整合，而是合作式的、以資源共享為目的的整合，既不是你吃掉我，也不是我吃掉你，從而實現(xiàn)真正意義上的雙贏或共贏。通過增加檔案信息資源，在更大范圍提供利用，極大地方便相關(guān)單位乃至全社會檔案信息資源的利用。同時，登記備份的主要目的之一是，確保數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全。這也是確保數(shù)字檔案絕對安全的最后一道屏障。應(yīng)當(dāng)說，這是一件利國利民的好事情，必將得到大多數(shù)單位的理解和支持。

篇3

首先是完善硬件，搭建數(shù)字化存儲平臺。檔案是一種能被傳輸、傳達(dá)的信息，它是以文件、圖像等載體體現(xiàn)出來的信息。如今，我國的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平不斷提高，檔案管理的數(shù)字化必然要依靠科學(xué)技術(shù)的發(fā)展來實現(xiàn)。遷西縣檔案館從實際出發(fā)，本著檔案信息系統(tǒng)運行穩(wěn)定、功能完善、使用方便、館室共建、資源共享的工作思路，于2007年投資181萬元啟動檔案數(shù)字化工程，購置了3臺服務(wù)器，磁盤陣列1套，交換機、路由器各2臺，UPS電源1套、攝像機、照相機、刻錄機各1臺、掃描儀6臺、打印、復(fù)印機各2臺，投影儀1臺，所有設(shè)備都是知名品牌，高標(biāo)配置。組建了 “三網(wǎng)、四庫、三個平臺”，“三網(wǎng)”是檔案（局）館局域網(wǎng)，黨政網(wǎng)、因特網(wǎng)，“三網(wǎng)”均采用物理隔離，保證了檔案信息的絕對安全?！八膸臁笔丘^藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)字全文數(shù)據(jù)庫、照片檔案數(shù)據(jù)庫和多媒體文件數(shù)據(jù)庫?！叭齻€平臺”是檔案數(shù)據(jù)綜合管理平臺、檔案在線接收指導(dǎo)平臺、檔案信息檢索服務(wù)平臺。實現(xiàn)了縣檔案局（館）與縣直單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室之間檔案數(shù)據(jù)的“網(wǎng)上傳輸、網(wǎng)上檢查、網(wǎng)上指導(dǎo)、網(wǎng)上查詢利用”，做到了館藏檔案數(shù)字化、檔案管理在線化、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

其次是建立數(shù)字信息檔案館，館藏檔案實現(xiàn)數(shù)字化。為確保數(shù)字檔案館質(zhì)量和服務(wù)能力，遷西縣檔案局經(jīng)過調(diào)研，制定了嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹稒n案數(shù)字化建設(shè)實施方案》和科學(xué)的檔案數(shù)字化加工處理工序，主要流程包括檔案出庫、檔案整理、目錄校對、掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、總質(zhì)檢、數(shù)據(jù)備份、檔案裝訂等，制定了嚴(yán)格的檔案保密制度、檔案數(shù)字化工程工作制度，采取了員工持牌上崗，安裝監(jiān)控設(shè)備，詳細(xì)辦理出入庫手續(xù)等措施，保證了實體檔案在數(shù)字化加工過程中的安全、完整，同時專門派5人對數(shù)字化過程中的目錄校對、圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)掛接等逐條逐頁進(jìn)行質(zhì)檢，從而保證了檔案目錄數(shù)據(jù)的正確性、圖像與目錄掛接的準(zhǔn)確性、數(shù)據(jù)存放的安全性，確保了數(shù)字化檔案館質(zhì)量。共掃描檔案500萬頁，校對、增錄、修改目錄53萬條，館藏各門類檔案、圖書資料等全部實現(xiàn)了檔案目錄、檔案全文檢索，機檢率100%，2007年12月，河北省檔案數(shù)字化現(xiàn)場會在遷西召開。為確保數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全，對掃描數(shù)據(jù)進(jìn)行了多形式，多介質(zhì)備份，從形式上，對原始掃描數(shù)據(jù)、編輯數(shù)據(jù)、單層PDF數(shù)據(jù)、雙層PDF數(shù)據(jù)進(jìn)行了備份。從介質(zhì)上，采用了磁盤陣列、移動硬盤、光盤三種形式備份，另外還對這些數(shù)據(jù)特別安裝了加密系統(tǒng)的移動硬盤進(jìn)行了異地雙套備份。與此同時，由于信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的，建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍、提高檔案管理人員的信息化意識就顯得極為重要，這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。

第三，可持續(xù)發(fā)展是檔案數(shù)字化的必需特征。數(shù)字檔案館建設(shè)是一項社會化的系統(tǒng)工程，必須協(xié)調(diào)聯(lián)動、持續(xù)發(fā)展。在館藏檔案數(shù)字化基礎(chǔ)上，為確保檔案數(shù)字化實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，遷西縣又下大力量抓了縣直單位和鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室的檔案數(shù)字化工作，因為檔案室檔案數(shù)字化是檔案館數(shù)字化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，必須從電子文件歸檔抓起，從接收數(shù)字檔案入手。加強電子檔案管理，由于電子檔案是數(shù)字檔案的重要來源，結(jié)合年度文件歸檔檢查和檔案執(zhí)法檢查，對各立檔單位電子檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格督導(dǎo)檢查，保證電子檔案隨時歸檔;再從數(shù)字檔案接收入手， 2011年開始，在每年接收檔案進(jìn)館工作中，文書檔案、民生檔案等全面實現(xiàn)了“雙軌制”接收，即紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案、電子檔案一并接收。檔案數(shù)字化的實現(xiàn)和網(wǎng)絡(luò)平臺的搭建，使遷西檔案服務(wù)方式、服務(wù)手段、服務(wù)效能發(fā)生了歷史性轉(zhuǎn)折，實現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，服務(wù)效能全面提升。在服務(wù)方式上實現(xiàn)了由傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代方式的轉(zhuǎn)變，即由原來的手工檢索轉(zhuǎn)變?yōu)槲C檢索，既可以目錄檢索又可全文檢索;在利用方式上由單一化轉(zhuǎn)向多元化。既可以查閱服務(wù)又可專題服務(wù)、信息服務(wù)、展覽服務(wù)、網(wǎng)上服務(wù)，既可以域內(nèi)服務(wù)又可互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)。

篇4

關(guān)鍵詞:檔案數(shù)字化;加工;管理

檔案現(xiàn)代化管理是國家電網(wǎng)公司建設(shè)“一強三優(yōu)”現(xiàn)代化公司的基本要求,也是國家電網(wǎng)公

司實施“SG186”工程的重要部分。檔案數(shù)字化是指利用計算機、掃描、數(shù)字?jǐn)z影、數(shù)據(jù)庫、多媒體、存儲等高新技術(shù),把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲,網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié),利用計算機系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,實現(xiàn)資源共享。這也是辦公自動化和檔案現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的需要。

1檔案管理現(xiàn)代化的定義及內(nèi)容

檔案管理現(xiàn)代化就是指運用現(xiàn)代化管理理論、思想、技術(shù)、設(shè)備、方法對檔案和檔案工作實行科學(xué)管理，提高工作效率和效益，以適應(yīng)社會政治、經(jīng)濟(jì)、文化科學(xué)、技術(shù)發(fā)展對檔案的需求。檔案管理現(xiàn)代化主要包括以下內(nèi)容：實現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。按照國家標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行分類、組卷、著錄、標(biāo)引，保證歸檔文件齊全、完整、分類科學(xué)合理，卷內(nèi)文件排序正確，檢索清楚便捷，以適應(yīng)應(yīng)用微機管理檔案的需要；實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、高效化和系統(tǒng)化；加強對檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)和管理，使之掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)手段和知識，不斷引入競爭機制，充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、創(chuàng)造性，建立一支適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化要求的檔案干部隊伍。

2協(xié)同辦公與檔案管理系統(tǒng)的銜接為歷史檔案數(shù)字化提供了保障

協(xié)同辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的建設(shè),為做好歷史檔案的數(shù)字化奠定了基礎(chǔ)。

1)檔案數(shù)據(jù)加工后,轉(zhuǎn)移到檔案信息管理平臺,檔案目錄進(jìn)入管理系統(tǒng)中。

2)檔案掃描后,可直接在目錄下掛接電子文件。

3)在系統(tǒng)中對遷移的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行信息補充與完善,為用戶查閱、借閱等做鋪墊。

4)在系統(tǒng)中對用戶進(jìn)行權(quán)限、檔案類型及角色配置。

5)對遷移的數(shù)據(jù)進(jìn)行項目配置,如文書檔案配置年度、工程檔案配置工程項目等。

6)協(xié)同辦公系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的文件,在基本信息填寫后直接歸檔。

7)紙質(zhì)來文可在協(xié)同辦公系統(tǒng)中收文登記后網(wǎng)上流轉(zhuǎn),填寫文件基本信息等數(shù)據(jù)后歸檔。

3歷史檔案數(shù)字化加工實施要求

3?1準(zhǔn)備階段

1)做好現(xiàn)存歷史檔案的現(xiàn)狀分析。包括檔案類型、載體形態(tài)、狀態(tài)、數(shù)量等。根據(jù)檔案情況

制定檔案數(shù)字化方案,確定項目需求以及掃描系統(tǒng)的集成解決方案。

2)發(fā)揮輔助設(shè)備功能。重點從檔案數(shù)字化設(shè)備配置計劃的成套性、項目硬軟件的集成性、數(shù)

字化方案與公司檔案需求的適應(yīng)性等方面加以考慮,從實際需要出發(fā)長遠(yuǎn)打算,力求確保掃描儀等硬件設(shè)施的配套具有較強的支撐能力和擴展能力。

3?2實施階段

1)檔案數(shù)字化加工。形成電子文件的存儲格式。國家電網(wǎng)公司實施的檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置

有:一是稿本代碼,包括正式、草稿性和非正式電子文件;二是類型代碼,包括底(原始)稿、附件、

發(fā)文稿簽/收文單、正文;三是文件類型,如聲音、數(shù)據(jù)、圖像、超媒體鏈接、程序、文本、影像文件等。對紙質(zhì)載體檔案做數(shù)據(jù)化處理時,根據(jù)現(xiàn)行檔案管理系統(tǒng)設(shè)置的要求選擇相應(yīng)的格式,使用掃描儀按頁掃入計算機制成圖形文件,然后根據(jù)格式要求逐一掛接到相應(yīng)文件目錄下的檔案信息化管理平臺檔案庫中。

2)根據(jù)公司具體情況逐年推進(jìn)。檔案數(shù)字化受設(shè)備及檔案室人手制約,檔案室要根據(jù)歸檔

文件保管期限、檔案整理規(guī)范進(jìn)行數(shù)字化,盡量將部分重點檔案、特色檔案、利用率比較高的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化處理,力爭做到數(shù)字化檔案的高價值和高利用率。

3)加強載體質(zhì)量檢查和處理。經(jīng)數(shù)字化加工處理后的檔案要保持原貌,并且字跡清楚不失真,紙質(zhì)文件在擺放時要端正,亮度達(dá)到要求。由于查閱,造成文件有破損的須紙面處理后方可進(jìn)

行掃描。

4)形成資料。為保證每個環(huán)節(jié)的正常進(jìn)行和順利銜接,需制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程表,

如《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程記錄》、《掃描圖像質(zhì)檢記錄》、《目錄錄入及校對統(tǒng)計表》、《目錄與圖像檢查對應(yīng)表》等。這些登記表在數(shù)字化加工流程和加工管理過程中起到了重要的保障作用。數(shù)字化加工完成后,應(yīng)及時將登記表整理、匯總、裝訂成冊,并在此基礎(chǔ)上詳細(xì)編寫數(shù)字化加工說明,包括全宗號、年代、件數(shù)、總頁數(shù)、目錄代號、案卷總數(shù)、電子數(shù)據(jù)容量、存儲方式以及加工中存在的問題及解決方案等等,形成一套完整規(guī)范的資料并保存,它是檔案數(shù)據(jù)有章可循的依據(jù)。

4做好文件材料雙歸制

文件材料雙歸制是保證紙質(zhì)文件歸檔的同時必須有電子文件歸檔,其工作包括:

1)對有歸檔價值的文件,將紙質(zhì)文件按要求掃描為電子文件;

2)對地方來文或有歸檔價值的文件,掃描后進(jìn)入?yún)f(xié)同辦公系統(tǒng)進(jìn)行收文登記,保證文件在協(xié)

同辦公中流轉(zhuǎn);

3)對辦理完畢的紙質(zhì)文件在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行添加,并掛接電子文件;

4)新建、擴建、技改、輸變電(基建)竣工工程資料歸檔:

①工程前期文件。從立項開始,工程資料的收集與工程進(jìn)度同步進(jìn)行,并在檔案管理系統(tǒng)中

錄入,掃描掛接電子文件。

②施工資料及監(jiān)理資料。根據(jù)現(xiàn)場施工進(jìn)度及時在單機版管理系統(tǒng)中進(jìn)行處理,保證工程進(jìn)

度與資料數(shù)據(jù)化同步。

③非物資及物資招投標(biāo)文件、廠家設(shè)備資料。招投標(biāo)單位在提供紙質(zhì)文件的同時提供電子文

件,保證歸檔文件數(shù)字化。

5檔案管理人員怎樣適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的要求

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化首先是檔案人員的現(xiàn)代化。它要求檔案管理人員必須具有高尚的職業(yè)道德，掌握先進(jìn)的科學(xué)知識和管理技能。同時還要具備較高的業(yè)務(wù)能力、理論素養(yǎng)和文化修

養(yǎng)。作為一名供電企業(yè)檔案工作者，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)從以下幾方面著手：

（1）認(rèn)清形勢，調(diào)整心態(tài)，樹立獻(xiàn)身檔案事業(yè)的觀念。要適應(yīng)供電企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的需要，必須提高認(rèn)識，認(rèn)清供電企業(yè)改革和發(fā)展的方向，認(rèn)清檔案工作的意義和價值，強化職業(yè)道德，努力開創(chuàng)供電企業(yè)檔案工作新局面。

（2）努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識，積累駕馭現(xiàn)代科技設(shè)備，運用現(xiàn)代技術(shù)手段的能力。

（3）廣泛涉獵現(xiàn)代科學(xué)文化知識，逐步完善自身的知識結(jié)構(gòu)，努力使自己成為一專多能的復(fù)合型高級人才。以適應(yīng)檔案工作日益復(fù)雜、變化的需要。

（4）努力提高業(yè)務(wù)水平，在實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，積極開發(fā)檔案信息資源，為供電企業(yè)工業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營管理提供高效的服務(wù)

篇5

[關(guān)鍵詞]地質(zhì)檔案；管理；策略；建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.113

[中圖分類號]G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）18-0-02

地質(zhì)檔案是指地質(zhì)工作活動的記錄和成果，它是在地質(zhì)調(diào)查研究、礦產(chǎn)勘探等活動中形成的，記錄著重要地質(zhì)勘探成果，是地質(zhì)工作者在礦產(chǎn)勘查中總結(jié)出來的重要科技檔案，是開展地質(zhì)勘探以及礦產(chǎn)資源普查等資料信息的重要來源。其具體內(nèi)容是在地質(zhì)勘探活動中產(chǎn)生的原始記錄、表報、總結(jié)和有關(guān)的依據(jù)、指示性文件，以及成果報告和有關(guān)的圖件、附表等。具有為國民經(jīng)濟(jì)有關(guān)領(lǐng)域提供基礎(chǔ)材料，具有十分重要的研究價值。因此，加強地質(zhì)檔案管理工作尤為重要，是地質(zhì)勘查工作的重要組成部分。

1 地質(zhì)檔案的特性

1.1 地質(zhì)檔案形成的周期性長，區(qū)域特征明顯

地質(zhì)勘查是一項周期比較長的工作，需要野外和實驗室相結(jié)合，通過對目標(biāo)區(qū)域內(nèi)工作量及勘查目標(biāo)的確定，并掌握工作區(qū)內(nèi)各種復(fù)雜地質(zhì)特征和現(xiàn)象，然后總結(jié)形成最終的勘查報告，這期間需要很長的時間去調(diào)查和編寫報告。因此，由于地質(zhì)勘查工作的原本特性，使地質(zhì)檔案具有明顯的地域特點和工作周期長等特性。

1.2 地質(zhì)檔案內(nèi)容廣、綜合性強

由于地質(zhì)勘查所涉及到的專業(yè)及技術(shù)手段較多，該工作是一項多樣性的綜合型工作，包括區(qū)域地質(zhì)調(diào)查、礦產(chǎn)地質(zhì)、物探和化探、水文地質(zhì)、工程地質(zhì)等，因此相應(yīng)的也會形成多種類型的地質(zhì)檔案報告和材料。

1.3 地質(zhì)檔案利用廣，具有持久性

地質(zhì)檔案需要經(jīng)常收集整理，最終匯總成具有一定參考價值的檔案資料，國民經(jīng)濟(jì)有關(guān)領(lǐng)域的地質(zhì)工作者在進(jìn)行某區(qū)域地質(zhì)工作時往往會先對之前該區(qū)域的勘查檔案資料和地質(zhì)研究成果進(jìn)行翻閱和研究，并結(jié)合現(xiàn)有工作條件進(jìn)行下一步的勘查規(guī)劃，不僅有利于工作的順利開展，而且有效節(jié)省了人力、物力以及財力，大大提高了工作效率。現(xiàn)階段地質(zhì)檔案的利用，不僅有助于地質(zhì)勘查，還可以對區(qū)域環(huán)境保護(hù)城市建設(shè)工作提供支持。

2 加強地質(zhì)檔案管理的具體策略

2.1 加強領(lǐng)導(dǎo)，增強檔案管理意識

不管什么工作，都需要單位部門領(lǐng)導(dǎo)的重視，如果領(lǐng)導(dǎo)對于該項工作不予以重視和支持，將為今后的工作進(jìn)展產(chǎn)生種種困難。地質(zhì)檔案管理工作同樣也不可缺少部門領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，領(lǐng)導(dǎo)的管理意識對于地質(zhì)檔案工作的收集、整理和檔案室的發(fā)展具有重要作用。隨著地質(zhì)勘查工作的不斷進(jìn)行，地質(zhì)檔案資料也越來越多，對檔案管理人員安排、設(shè)施建設(shè)以及檔案室擴建等基礎(chǔ)建設(shè)都需要領(lǐng)導(dǎo)的肯定和認(rèn)同，如果領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理建設(shè)工作沒有足夠的重視，檔案管理將得不到充分的基礎(chǔ)保證，使得檔案管理工作者在日常工作中出現(xiàn)各種問題，嚴(yán)重影響檔案管理者的情緒和態(tài)度，進(jìn)而不利于地質(zhì)檔案的建設(shè)和管理。因此，只有加強領(lǐng)導(dǎo)地質(zhì)檔案管理意識，積極地調(diào)動起檔案管理人員的工作熱情和服務(wù)態(tài)度，才能更好地加強和促進(jìn)地質(zhì)檔案管理工作的發(fā)展，以發(fā)揮地質(zhì)檔案資料在地質(zhì)勘查、科研以及深部找礦中的重要作用。

2.2 建立完善規(guī)范的地質(zhì)檔案管理制度

無論在任何單位任何崗位，都需要有管理制度的約束，管理制度也是約束工作行為的一種必要閥門。地質(zhì)檔案管理中都會對本單位以往歷年形成的勘查資料、設(shè)計方案以及施工方案等具有重要保存價值的科研成果進(jìn)行收集、整理保管，以供查閱參考。隨著時代的變遷，檔案室管理制度也應(yīng)不斷的跟隨時代的腳步進(jìn)行變化，合理安排和規(guī)劃管理方法，及時進(jìn)行改革調(diào)整，圍繞地質(zhì)檔案管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的理念進(jìn)行逐步完善。地質(zhì)檔案管理過程中，在對地質(zhì)檔案進(jìn)行收集整理時，應(yīng)將該區(qū)域內(nèi)的地質(zhì)資料進(jìn)行完整采集，確保該資料來源的真實可靠以及各種調(diào)查數(shù)據(jù)的科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)；在檔案資料的借閱管理中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案室的借閱條例，重要檔案資料需要經(jīng)過相關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)方可進(jìn)行查閱，如需要將資料借出檔案室，需要進(jìn)一步讓檔案室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并進(jìn)行相關(guān)登記；檔案室管理人員在進(jìn)行日常管理時，應(yīng)按管理規(guī)范進(jìn)行管理，防止出現(xiàn)檔案資料的混淆和亂放。將檔案室管理制度細(xì)致化、精細(xì)化、合理化，這樣才能更好地幫助檔案室資料收集與管理。

2.3 加強電子檔案儲存設(shè)備以及辦公自動化網(wǎng)絡(luò)的安全性

隨著時代的發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步，地質(zhì)檔案室需要進(jìn)一步實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理要求。通過應(yīng)用相應(yīng)的辦公自動化管理系統(tǒng)對地質(zhì)檔案資料進(jìn)行精準(zhǔn)化管理，進(jìn)而提高地質(zhì)檔案室資料管理水平。首先，要健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，以信息化管理模式推動檔案資料管理的規(guī)范化進(jìn)程。其次，提高檔案資料管理的數(shù)字化和信息化水平，將檔案室資料管理進(jìn)行全信息化管理，也是未來檔案室管理的重要發(fā)展方向之一，在做好相應(yīng)基礎(chǔ)硬件設(shè)施的同時，更應(yīng)該進(jìn)一步規(guī)范化各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收錄工作。最后，要及時對檔案室各種管理設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，對系統(tǒng)進(jìn)行及時更新和升級，確保相應(yīng)管理系統(tǒng)以及軟硬件設(shè)施的正常運行。此外，檔案室管理人員應(yīng)及時對整個系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和管理，電子地質(zhì)資料的安全性，也是檔案室安全管理中的重要組成部分。在對地質(zhì)檔案室網(wǎng)絡(luò)安全性的管理中，還需要加強對于用戶身份的驗證，實行數(shù)字簽名驗證和建立網(wǎng)絡(luò)防火墻等，充分利用各種技術(shù)手段以提升檔案管理的安全性，最大程度上保障地質(zhì)檔案電子資料在存儲、傳輸和應(yīng)用過程中的保密性、安全性和準(zhǔn)確性。在使用自動化辦公系統(tǒng)進(jìn)行地質(zhì)檔案管理時，管理員必須遵守檔案室管理條例和管理辦法，不得私自對電子檔案進(jìn)行修改和非法下載，進(jìn)而更加有效的提高檔案室電子資料管理的安全性。

2.4 建立地質(zhì)資料檔案信息管理系統(tǒng)

開發(fā)建設(shè)地質(zhì)資料檔案信息管理系統(tǒng)。運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案信息開發(fā)，從而提高檔案信息開發(fā)和利用質(zhì)量，使地質(zhì)工作人員和檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，為大力開發(fā)、科學(xué)管理和有效利用信息資源提供技術(shù)支持。積極加強圖文地質(zhì)資料數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開展地質(zhì)資料的數(shù)字化工作，實現(xiàn)紙質(zhì)綜合類地質(zhì)資料圖文數(shù)字化，地質(zhì)科研報告的圖文數(shù)字化，刻錄地質(zhì)資料光盤，加大投入開發(fā)“數(shù)字檔案館”項目，重點抓好修訂和完善服務(wù)規(guī)章制度和實現(xiàn)地質(zhì)資料服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，大力促進(jìn)地質(zhì)資料服務(wù)工作。構(gòu)建地質(zhì)檔案資料管理信息平臺，采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，通過建立地質(zhì)檔案資料管理信息服務(wù)器，建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)上下相通的分布式地質(zhì)檔案信息服務(wù)體系，實現(xiàn)地質(zhì)檔案資源的共建與共享，提升地質(zhì)檔案管理的能力和水平，從而使地質(zhì)檔案資料管理與服務(wù)工作實現(xiàn)專業(yè)化管理。

2.5 建立一支高素質(zhì)專業(yè)性強的地質(zhì)檔案管理隊伍

地質(zhì)檔案管理過程中需要有一支專業(yè)性強、素質(zhì)高的管理隊伍，這樣才能更加有利于地質(zhì)檔案管理工作的順利進(jìn)行。地質(zhì)勘查部門在人員招聘過程中，要注重檔案管理人員的專業(yè)性，注重檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力，除了熟悉檔案業(yè)務(wù)外，還應(yīng)對地質(zhì)專業(yè)的基礎(chǔ)知識有一定了解，定期對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)性培訓(xùn)，安排管理人員去其他單位進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提升檔案管理人員的專業(yè)水平和管理能力，并制定相應(yīng)的管理制度和合理的人員獎懲辦法加強人員管理。隨著地質(zhì)檔案資料管理信息化程度的提升，管理人員需要不斷學(xué)習(xí)和加強自身對于現(xiàn)代自動化辦公軟件的掌握能力和應(yīng)用水平，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思想和管理意識，強化管理能力，以更好的勝任當(dāng)前快速發(fā)展的地質(zhì)檔案室的管理要求，明確管理目標(biāo)，促進(jìn)地質(zhì)檔案管理工作的快速發(fā)展。

3 結(jié) 語

地質(zhì)檔案是地質(zhì)單位的重要資源，做好數(shù)據(jù)分析與檔案管理是地勘工作單位一項至關(guān)重要的工作。相關(guān)人員分析地質(zhì)檔案管理過程中存在的問題，結(jié)合工作實際開展有效的處理方法，與時俱進(jìn)，提高地質(zhì)資料的應(yīng)用效率，挖掘地質(zhì)檔案的潛在價值，推進(jìn)我國的地質(zhì)檔案工作的有序發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

[1]張海蘭.做好地質(zhì)檔案管理工作[J].西部探礦工程，2014（7）.

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【摘要】本文論述了公路工程檔案數(shù)字化前處理工作。主要內(nèi)容包括：嚴(yán)格確定公路工程檔案數(shù)字化的范圍；規(guī)范公路工程檔案的前處理流程；提前修復(fù)受損的公路工程檔案；確保公路工程檔案的信息安全。

關(guān)鍵詞 公路工程；檔案數(shù)字化；前處理

公路工程檔案數(shù)字化前處理工作，是對公路工程檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換之前開展的一種專業(yè)化技術(shù)準(zhǔn)備工作，是在充分尊重檔案原有整理的基礎(chǔ)上，從便于保管利用的角度出發(fā)，為適應(yīng)檔案數(shù)字化的技術(shù)要求開展得一項基礎(chǔ)性工作。前處理工作包括檔案的鑒定、整理調(diào)整、病檔修復(fù)、檔案信息錄入等工作。公路工程檔案數(shù)字化前處理工作是檔案信息化的基礎(chǔ)，開展前處理工作具有十分重要的意義。

一、嚴(yán)格確定公路工程檔案數(shù)字化的范圍

公路工程檔案包括工程項目的提出、立項、審批、勘察設(shè)計、項目管理、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收等工程建設(shè)和管理過程中形成的各類文字、圖表、聲像、圖紙等不同形式的記錄。在檔案整理過程中，難免會出現(xiàn)重復(fù)歸檔，檔案漏頁、跳號等現(xiàn)象。在劃定檔案數(shù)字化范圍時，應(yīng)從方便檔案利用的實際出發(fā)，遵循檔案的形成規(guī)律，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，只要有規(guī)可循，有目可查，就應(yīng)當(dāng)保持原有的整理體系。特別是對項目前期準(zhǔn)備和審批文件，更應(yīng)當(dāng)慎重對待，力求保持歷史原貌，全部掃描。對項目建設(shè)過程中的業(yè)主指令與工程變更聯(lián)系單等檔案要一同進(jìn)行數(shù)字化前處理。對項目竣工圖、竣工驗收文件，特別是橋梁、隧道工程圖紙檔案等利用價值高的工程檔案要認(rèn)真對待，優(yōu)先數(shù)字化。以便“一橋一檔”地建立和檢查利用。

二、規(guī)范公路工程檔案的前處理流程

由于公路工程項目建設(shè)周期長、參建單位雜、檔案數(shù)量多，人工整理可能出現(xiàn)一定的偏差。檔案數(shù)字化前處理階段是對檔案進(jìn)行仔細(xì)清點核對的最佳時機。為此，在前處理流程上更應(yīng)該制定嚴(yán)格的操作流程。一是檔案出入庫中必需登記，辦理出入庫手續(xù)，責(zé)任到人。一個批次的出庫檔案不能過多。二是在清點檔案的過程中，要清點到頁。對漏編頁號的檔案，要補打頁碼，并在備考表中注明。三是核對檔案目錄，確保目錄與文件內(nèi)容的一致。對單份文件無題名或題名不能揭示文件內(nèi)容的，原題名照錄，并根據(jù)文件內(nèi)容另擬題名附后，加“〔〕”號。四是確保檔案號的唯一性。同時，一個機關(guān)檔案室室藏檔號必須指代單一，保持穩(wěn)定，并留有適當(dāng)?shù)倪f增容量。

三、提前修復(fù)受損的公路工程檔案

公路工程檔案是在項目建設(shè)過程中形成的，有的檔案形成和保管條件比較差，檔案破損、霉變在所難免。在開展檔案前處理工作之時，應(yīng)當(dāng)對這些受損的檔案進(jìn)行搶救性修復(fù)。一是對破損嚴(yán)重的卷皮、卷盒進(jìn)行更換，對發(fā)生蟲蛀、霉變的檔案要進(jìn)行標(biāo)注并及時進(jìn)行修復(fù)處理，修復(fù)完成后再進(jìn)行數(shù)字化。二是對案卷內(nèi)小于A4 或16 開的紙張，如票據(jù)、存根、回執(zhí)等文件資料，要粘貼到A4 或16 開紙上，方便檔案的裝訂。三是對大尺寸、形狀不規(guī)則的圖紙要進(jìn)行標(biāo)注并使用工程圖紙掃描儀進(jìn)行掃描。對褶皺明顯掃描文件無法正常利用的圖紙，要用玻璃板壓平后再進(jìn)行掃描。

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關(guān)鍵詞：夯實物質(zhì)基礎(chǔ)；抓好隊伍建設(shè)；注重項目帶動

檔案文化建設(shè)不同于以往，它離不開檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的支撐，檔案文化建設(shè)也要上一個新高度。在認(rèn)真總結(jié)和提煉以往經(jīng)驗的基礎(chǔ)上提出的一項戰(zhàn)略性任務(wù)。因此，這將是一個系統(tǒng)工程，要認(rèn)真制定工作方針，大力傳承，勇于創(chuàng)新，循序漸進(jìn)，為我們的檔案建設(shè)添磚加瓦。

經(jīng)過幾年的努力，桐廬電信的檔案部門在開展檔案資源建設(shè)、檔案資源搶救、檔案資源開發(fā)等工作中，態(tài)度積極端正，銳意改革，勇于探索和創(chuàng)新，通過項目運作的方式，取得了一些成效，積累了一定的經(jīng)驗。這些成果的取得帶動和推進(jìn)了桐廬電信檔案文化建設(shè)向深度發(fā)展、向廣度拓展。

其實桐廬電信的檔案建設(shè)并不是走在最前沿的，但是我們在繼承傳統(tǒng)和發(fā)展創(chuàng)新方面卻成為后來居上的典型。就檔案文化建設(shè)的具體內(nèi)容而言，各地都有各自的實踐和經(jīng)驗積累，但檔案文化建設(shè)絕不是以前單項工作的簡單疊加，而是要在總結(jié)已有成功做法的基礎(chǔ)上，提煉經(jīng)驗、鞏固陣地，要從新形勢、新要求出發(fā)，在拓展外延、創(chuàng)新載體、豐富內(nèi)涵、提高檔次上下功夫。

桐廬電信檔案室的工作可以說是很成功的，他們通過加強組織領(lǐng)導(dǎo)、制定方案、布置任務(wù)、制定標(biāo)準(zhǔn)、加強隊伍建設(shè)、分類指導(dǎo)、總結(jié)經(jīng)驗、加強交流合作等途徑，把檔案建設(shè)工作逐步推向了正規(guī)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。他們在項目的設(shè)置、載體的創(chuàng)新、組織的實施等方面都取得了非凡的成績。只有做到檔案室工作側(cè)重、各司其職、互相協(xié)作、加強溝通、密切配合，檔案文化建設(shè)這項戰(zhàn)略舉措才能真正科學(xué)、有序地得到落實。

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和普及，新時期的檔案工作，應(yīng)該順應(yīng)潮流，向數(shù)字化邁進(jìn)。這是適應(yīng)新時代的新舉措，由于檔案的重要性越來越凸顯，那么檔案工作就顯得越來越重要，檔案數(shù)字化因為可以通過局域網(wǎng)或者閱讀電子檔案等方式，越來越為人所接受，他有著檢索快，容量大，易管理、低碳環(huán)保等優(yōu)點，我們的檔案也要向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，這樣才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變。我們的檔案建設(shè)的方向是以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為中心，積極研發(fā)新技術(shù)，用系統(tǒng)并向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。而計算機的廣泛使用，使大量的數(shù)字檔案信息形成，同時也為檔案的數(shù)字化管理提供了可能。

檔案管理工作任重而道遠(yuǎn)，我們在完善檔案創(chuàng)建和管理的時候，最不能忽視安全問題。正因為檔案有著在生活中其它東西無可替代的作用，所以更應(yīng)該注重對它的保護(hù)和管理。所以，我們的檔案管理人員，都應(yīng)該學(xué)會如何應(yīng)對檔案管事中的突發(fā)事件，以確保我們的檔案工作正常有序[1]。

安全工作是第一要務(wù)。我們的管理人員，要負(fù)責(zé)做好突發(fā)事件時的疏散和搶救檔案的安全保衛(wèi)工作。為了確保出了問題不慌，必須在日常生活和管理中做好災(zāi)情演練。要成立專門的領(lǐng)導(dǎo)小組去組織人員進(jìn)行救災(zāi)及維護(hù)現(xiàn)場秩序；負(fù)責(zé)做好疏散和搶救檔案的安全保衛(wèi)工作；負(fù)責(zé)做好災(zāi)情的善后處理工作。這就要求我們的管理人員，必須創(chuàng)建應(yīng)急預(yù)案，以確保在應(yīng)急的情況下，采取最有效行動消除對檔案室檔案、資料的威脅； 建立層層上報制度，以確保有險情發(fā)生時，有統(tǒng)一的指揮和統(tǒng)一的而迅捷的搶救措施；有能力迅速查明原因，堵塞漏洞，徹底解決問題。如果發(fā)現(xiàn)檔案室險情過于嚴(yán)重，沒辦法弄清實際情況，或者初步估計依靠自身力量不能處理的，千萬不要盲目地獨自處理，應(yīng)立即報警，呼叫搶險救災(zāi)工作人員參加搶險，把損失減到最小[2]。

在日常的檔案建設(shè)中，桐廬電信一方面繼承了傳統(tǒng)管理檔案的方法和經(jīng)驗，同時勇于探索新的路子，并不局囿于前人的規(guī)章和規(guī)定，他們大膽創(chuàng)新，不斷地摸索出管理檔案的新方法和新路子，集思廣益，建立專門的信息中心負(fù)責(zé)檔案查詢系統(tǒng)的維護(hù)，存儲檔案數(shù)據(jù)的服務(wù)器的日常管理、電子檔案數(shù)據(jù)的定期備份以及備份數(shù)據(jù)的安全保管。安全保衛(wèi)部門負(fù)責(zé)對檔案室及周邊日常安全監(jiān)管工作，消防、監(jiān)控、電路等設(shè)備的日常維護(hù)監(jiān)管工作，他們尤其在銜接辦公系統(tǒng)方面的成績尤為突出，針對電子文件和紙質(zhì)文件之前重復(fù)性的雙套制問題，他們總結(jié)出建立一個通道的辦法，確實實行了文檔一體化，建立多個明確的制度，分工細(xì)，制度嚴(yán)明，從而有效地保障了檔案工作的順利進(jìn)行[3]。

總結(jié)：“路漫漫其修遠(yuǎn)兮，吾將上下而求索?！睓n案文化建設(shè)是一個任重而道遠(yuǎn)的系統(tǒng)工程，各級檔案部門只有思想上重視、行動上積極，才能延續(xù)民族優(yōu)秀文化的光榮使命，將檔案文化建設(shè)推向深入。（作者單位：中國電信股份有限公司杭州分公司）

參考文獻(xiàn)

[1]章劍青.理清思路 注重特色――大力推進(jìn)檔案文化建設(shè)[J].浙江檔案，2012，No.37103：24-26.

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為深入貫徹落實各級黨代會精神，鞏固擴大“三思三創(chuàng)”主體教育實踐活動成果，進(jìn)一步加強作風(fēng)建設(shè)和能力建設(shè)，促進(jìn)我市檔案事業(yè)發(fā)展，按照市委、市政府“善思善創(chuàng)、踐諾踐行”作風(fēng)建設(shè)活動的總體部署，結(jié)合省檔案系統(tǒng)開展的“比作風(fēng)、樹形象，強效能、創(chuàng)一流”主題實踐活動（簡稱“比樹強創(chuàng)”活動），經(jīng)局黨組研究，決定在全局開展“善思善創(chuàng)、踐諾踐行”作風(fēng)建設(shè)活動，現(xiàn)制定活動實施方案如下：

一、總體要求

堅持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，認(rèn)真貫徹落實我市第十三次黨代會精神，圍繞“善思善創(chuàng)、踐諾踐行”這一主題，抓住干部職工這一主體，以思想政治建設(shè)為先導(dǎo)，以作風(fēng)能力建設(shè)為保障，進(jìn)一步鞏固和深化“三思三創(chuàng)”主題教育實踐活動成果。圍繞省、市檔案事業(yè)“兩個推進(jìn)”發(fā)展戰(zhàn)略和我市2012年度檔案工作目標(biāo)任務(wù)，通過“比樹強創(chuàng)”活動的開展，使全局干部努力在改進(jìn)作風(fēng)、優(yōu)化服務(wù)上取得新進(jìn)展，為促進(jìn)我市檔案事業(yè)又好又快發(fā)展提供堅強有力的保障。

二、主要任務(wù)

按照市委、市政府“善思善創(chuàng)、踐諾踐行”作風(fēng)建設(shè)活動要求，結(jié)合我市檔案工作實際，著力抓好三方面工作：

（一）加強思想政治建設(shè)

一是開展形勢政策學(xué)習(xí)。緊緊圍繞學(xué)習(xí)貫徹黨的十及省、和我市黨代會精神，通過報告會、讀書會等形式，深入開展形勢政策學(xué)習(xí)，全面深入領(lǐng)會會議精神，準(zhǔn)確把握今后一段時間內(nèi)工作的指導(dǎo)思想、總體思路、目標(biāo)任務(wù)和重大舉措，把思想認(rèn)識統(tǒng)一到市委、市政府的工作部署上。二是開展“我們的價值觀”、“我能為檔案事業(yè)發(fā)展做什么”等系列討論活動，在全局范圍內(nèi)弘揚以愛國主義為核心的民族精神和以改革創(chuàng)新為核心的時代精神，樹立和踐行社會主義榮辱觀，在黨員干部中樹立忠誠、公正、誠信、明禮、創(chuàng)新和擔(dān)當(dāng)?shù)膬r值取向。

（二）加快重點工作破難

根據(jù)市委、市政府關(guān)于實力城市、品質(zhì)城市和文化強市“三大建設(shè)”的部署，以及在“善思善創(chuàng)、踐諾踐行”作風(fēng)建設(shè)活動中重點開展“五大專項行動”的要求，結(jié)合我市檔案工作實際，著重做好以下重點工作的攻堅破難。

1、加快開發(fā)利用信息資源，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。一是全面推進(jìn)一期數(shù)字檔案館項目建設(shè)工作。主要完成機房硬件設(shè)備采購與安裝調(diào)試、運行，全面升級數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)；對部分館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工；開發(fā)農(nóng)村信息共享平臺軟件，用于全市行政村檔案管理；改版市檔案信息網(wǎng)站，實現(xiàn)虛擬檔案室開放檔案和電子文件。二是繼續(xù)做好電子文件和檔案登記備份工作。進(jìn)一步完善檔案登記備份中心，升級虛擬檔案室、館藏系統(tǒng)軟件，使之能實現(xiàn)代整理檔案的多個全宗著錄及同步、BS輸入的CS化、嵌入掃描及處理，未接入政務(wù)外網(wǎng)的單位在因特網(wǎng)上部署一套系統(tǒng)等功能；繼續(xù)對進(jìn)館單位和民生領(lǐng)域電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)登記備份。三是積極穩(wěn)妥地推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)。健全全市檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，加快室藏檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，今年完成50家規(guī)范化數(shù)字檔案室的創(chuàng)建工作，為“智慧”建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。

2、加強館藏檔案資源建設(shè)，提升檔案管理整體水平。一是加強檔案資源建設(shè)。突出“三重一特”，加強政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面文字、音像制品、實物等重要資料等征集工作；加強重大事件和重大活動的檔案接收征集力度；有計劃地進(jìn)行黨史資料、家譜、圖書資料的征集工作；加強對工業(yè)園區(qū)開發(fā)建設(shè)中有關(guān)資料的收集和挖掘工作，努力優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)，豐富館藏內(nèi)容。二是加強檔案利用服務(wù)工作。充分展現(xiàn)檔案利用和現(xiàn)行文件查閱中心作為政府信息服務(wù)窗口的功能，提升檔案服務(wù)水平，加強檔案查閱利用工作，切切實實做好檔案為民服務(wù)。

3、加強檔案文化建設(shè)，打造檔案文化精品。一是全面啟動“歷史記憶”工程。收集、整理、反映的歷史變遷、地域特色、風(fēng)俗人情、舊城新貌、時代影像和文獻(xiàn)資料，涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會、人物等全方位的記憶記錄。二是開展名人名鎮(zhèn)名村記錄工作。對百行百業(yè)著名代表人物、歷史文化名鎮(zhèn)和名村進(jìn)行建檔，建立名人名鎮(zhèn)名村檔案庫。三是展出“城市記憶工程”。利用局一樓大廳，以“記憶工程”為主題，分期展覽“記憶工程”的相關(guān)內(nèi)容，來展示的歷史面貌、今天的發(fā)展成就。四是加強檔案編研工作。根據(jù)《檔案編研工作五年計劃》，編研出版《張?zhí)s日記》第一冊，并著手編纂《建國以來省部級以上領(lǐng)導(dǎo)來奉錄》一書。

（三）加速作風(fēng)能力提升

加大作風(fēng)建設(shè)力度，按照市委、市政府關(guān)于開展“進(jìn)村入企”大走訪和深化“三服務(wù)”活動的要求，大力弘揚新風(fēng)正氣、切實糾正干部中存在的不良風(fēng)氣，進(jìn)一步提升工作效率和服務(wù)水平。

1、加強作風(fēng)建設(shè)教育和能力素質(zhì)培訓(xùn)。大力開展黨性黨風(fēng)黨紀(jì)教育，引導(dǎo)黨員干部切實轉(zhuǎn)變因循守舊、墨守成規(guī)、不思進(jìn)取的思想，解決被動抓落實、虛假抓落實、機械抓執(zhí)行、選擇抓執(zhí)行以及奢侈享樂等問題，大力倡導(dǎo)善思敢創(chuàng)的風(fēng)氣，牢固樹立“服務(wù)大局、創(chuàng)新發(fā)展”兩個理念和“責(zé)任心、事業(yè)心”兩個心態(tài)。進(jìn)一步加強黨員干部的思想理論和業(yè)務(wù)能力素質(zhì)培訓(xùn)力度，著重提高黨員“思”的品質(zhì)和“創(chuàng)”的能力。

2、加強機關(guān)效能建設(shè)。開展治理“庸懶散慢”行動，嚴(yán)格落實機關(guān)效能建設(shè)“四條禁令”和“八項制度”，加強工作計劃性，增強干部執(zhí)行力，嚴(yán)格工作紀(jì)律。強化日常管理，從嚴(yán)控制行政成本。嚴(yán)格控制日常公用經(jīng)費支出，確保公用經(jīng)費支出壓縮5%以上；建立健全會議審批制度，提高會議效率，確保會議經(jīng)費支出“零增長”；嚴(yán)格控制公務(wù)接待費支出，確保公務(wù)接待費支出“零增長”。

3、加強服務(wù)水平建設(shè)。以夯實基礎(chǔ)、推動發(fā)展、服務(wù)民生為根本目標(biāo)，全面開展一線工作法，大力開展“三服務(wù)”活動，組織黨員干部深入基層、深入群眾走訪調(diào)研。結(jié)合我市檔案事業(yè)發(fā)展的新形勢，以各科室為單位確立1個以上調(diào)研課題，著力解決基層群眾反映強烈的突出問題，全力破解檔案服務(wù)在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中的重點難點問題，建立健全聯(lián)系群眾、聯(lián)系基層的體制機制。

三、工作要求

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)、強化責(zé)任。為加強對“善思善創(chuàng)、踐諾踐行”作風(fēng)建設(shè)活動的領(lǐng)導(dǎo)，成立由局長任組長的局“善思善創(chuàng)、踐諾踐行”作風(fēng)建設(shè)活動領(lǐng)導(dǎo)小組（名單見附件）。各科室要結(jié)合工作實際，落實責(zé)任，扎實推進(jìn)“善思善創(chuàng)、踐諾踐行”作風(fēng)建設(shè)活動有序有效開展。

篇9

傳統(tǒng)分散式、以客戶為對象的檔案管理模式，主要存在以下問題：

（1）客戶檔案未實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，管理標(biāo)準(zhǔn)低，庫房建設(shè)達(dá)不到國家的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要求，存在一定的安全隱患；

（2）對客戶檔案的存檔未建立有效約束機制，檔案存檔存在不完整的情況；

（3）管理水平參差不齊，雖然有的對實體檔案存儲歸檔建立了信息系統(tǒng)，但大部分是手工管理，管理效率低；

（4）實體檔案歸檔上仍采取一戶一檔的模式，難以適應(yīng)用電客戶海量性及用電檔案發(fā)生隨機性特點的管理需要，不僅存檔效率低，而且檔案存檔空間需要事先預(yù)留，在客戶檔案發(fā)生存在不確定性的情況下，必然會造成檔案庫房的大量浪費；

（5）檔案利用需要提取實體檔案，不僅增大了工作量，而且不利于實體檔案的保存，容易產(chǎn)生檔案資料的遺失、破損等；

（6）難以支持現(xiàn)場作業(yè)信息化、檔案信息共享的現(xiàn)代工作模式。以峨山供電有限公司為例，原歷史存量客戶檔案六百多萬頁，而且每月產(chǎn)生約1萬頁的新增檔案，依靠傳統(tǒng)手工管理、實體簡單整理、零散分散存儲的檔案管理方式嚴(yán)重影響到企業(yè)資源利用效率和檔案對營銷服務(wù)的支持能力，急需對原有客戶檔案管理模式進(jìn)行變革。

2數(shù)字化檔案管理的思路

利用現(xiàn)代科技，突破傳統(tǒng)電力行業(yè)客戶檔案管理模式的禁錮，開展客戶檔案管理模式的創(chuàng)新，建立與業(yè)務(wù)辦理流程相銜接的約束機制，實現(xiàn)客戶檔案從業(yè)務(wù)受理-移交-數(shù)字化處理-實體歸檔的全過程集約化管理，全面提升客戶檔案精細(xì)化管理水平，有效提升檔案的存儲、利用效率和效益。為有序推進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)，制訂了里程碑計劃：第1階段（2個月時間）：開展調(diào)研、論證、評審、報批。第2階段（3個月時間），開展基礎(chǔ)建設(shè)，檔案運作流程設(shè)計和信息系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)。第3階段（2個月時間）：開展人員培訓(xùn)，系統(tǒng)測試、試運行、優(yōu)化。第4階段（2個月時間）：正式投入運行。

3主要做法

3.1建立高標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化檔案管理體系

（1）建立客戶檔案管理中心，實現(xiàn)對客戶檔案的集中管理和集約化處理。

（2）建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案庫房。檔案庫房按照國家1級標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，實現(xiàn)有效的消毒殺菌、溫濕度控制和安全防范的功能，確保檔案資料安全、可靠保存。

（3）建立客戶檔案管理制度，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。制定了《峨山供電有限公司客戶檔案管理規(guī)定》，明確了檔案管理的各部門職責(zé)，對檔案歸檔、移交、保管、利用、庫房管理等進(jìn)行了明確規(guī)定。

（4）實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理：①標(biāo)準(zhǔn)化的客戶檔案分類：建立兩級的客戶檔案標(biāo)準(zhǔn)化目錄，第一級體現(xiàn)業(yè)務(wù)類別，第二級體現(xiàn)業(yè)務(wù)類別下的具體檔案資料名稱。②客戶檔案移交標(biāo)準(zhǔn)化。在業(yè)務(wù)前端，對業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化，即每單業(yè)務(wù)檔案的具體名稱和樣式都進(jìn)行了規(guī)范，并對檔案移交的數(shù)量、時間、質(zhì)量都進(jìn)行了管理，實現(xiàn)對檔案資料的完整率、及時率的考核，建立對檔案移交數(shù)量、時間、質(zhì)量的在線約束。③實現(xiàn)現(xiàn)場作業(yè)管理的標(biāo)準(zhǔn)化。采用5S管理模式，對作業(yè)現(xiàn)場實現(xiàn)定置管理，每個工位實行標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)。

3.2應(yīng)用客戶檔案管理信息系統(tǒng)

實現(xiàn)了從檔案移交-數(shù)字化處理-歸檔的全過程流程化管理，實現(xiàn)了方便的檔案資料檢索和查閱。主要實現(xiàn)以下功能：

（1）檔案在線移交管理。通過與營銷管理信息系統(tǒng)接口，按照有業(yè)務(wù)就有檔案移交的原則，建立對檔案移交的剛性約束，將檔案移交嵌入業(yè)務(wù)流程的環(huán)節(jié)，必須完成檔案才能完成業(yè)務(wù)。同時，檔案系統(tǒng)通過紅黃綠燈進(jìn)行預(yù)警，對各單位檔案移交及時性、完整性進(jìn)行統(tǒng)計通報。該功能支持按頁進(jìn)行檔案資料的在線登記和移交。

（2）數(shù)字化處理功能。支持檔案資料入庫（預(yù)處理庫）-分類整理-檔案修補-信息錄入建立卷宗-高速掃描-實體歸檔的全過程作業(yè)，實現(xiàn)工作質(zhì)量的管理和監(jiān)控。采用高速掃描技術(shù)，實現(xiàn)實體檔案數(shù)字化的快速處理。

（3）綜合查詢。提供方便的檔案電子化資料檢索與查閱功能。

（4）實體檔案的利用。支持在線實體檔案利用申請、審批和歸還業(yè)務(wù)。

3.3建立嚴(yán)格的風(fēng)險控制措施

檔案集中處理、存儲會無形加大檔案資料交接、運輸?shù)蕊L(fēng)險，實體資料集中存儲存在擴大損失的風(fēng)險。同時，數(shù)字化處理、信息共享提高了信息客戶信息外泄的風(fēng)險。因此，公司采取了嚴(yán)格的風(fēng)險控制措施。

（1）嚴(yán)格檔案交接管理，檔案交接逐頁清點移交，從營業(yè)網(wǎng)點移交至檔案室的檔案資料必須當(dāng)天完成并清點和登入系統(tǒng)，確保檔案移交完整、準(zhǔn)確；

（2）加強信息安全防護(hù)。設(shè)置系統(tǒng)功能授權(quán)，檔案室電子化處理的計算機設(shè)備不得接入外網(wǎng)、不得設(shè)有對外拷貝的接口?？蛻綦娮訖n案原則上只允許查看和打印，且打印情況留有記錄和監(jiān)控，確保客戶信息得到可靠的保密。

（3）設(shè)置檔案室和作業(yè)流水線全程攝像監(jiān)控，杜絕檔案實體資料帶出指定工作場所。

（4）嚴(yán)格庫房管理。建立了檔案室日常巡視檢查制度，確保設(shè)備可用和良好運行。庫房實現(xiàn)24小時監(jiān)控，庫房鑰匙專人管理。

（5）嚴(yán)格管理實體檔案借閱。非訴訟等法律事務(wù)需要，客戶檔案實體資料原則上不得外借。如確需要外借實體檔案的，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)部門批準(zhǔn)，方可外借。檔案保管人員須對借閱人歸還的檔案認(rèn)真檢查、核對，無誤后方可準(zhǔn)予借閱注銷。

3.4實現(xiàn)了客戶檔案管理的重大創(chuàng)新

集中式數(shù)字化客戶檔案管理顛覆了供電企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理理念，實現(xiàn)了管理方式的重大突破。

（1）創(chuàng)新了檔案歸檔模式。傳統(tǒng)客戶檔案以客戶為歸檔對象，需要在檔案庫房預(yù)留客戶檔案空間以便進(jìn)行客戶新增檔案存放，檔案存放需要追蹤到具體客戶的檔案盒。在海量客戶檔案產(chǎn)生具有隨機性的情況下，檔案的存檔效率低、庫房浪費嚴(yán)重。數(shù)字化檔案管理實現(xiàn)對每頁檔案進(jìn)行管理以每單業(yè)務(wù)為存檔對象，在歸檔時，只需在系統(tǒng)中記錄該單業(yè)務(wù)存放的卷宗位置即可，因此在實物存放時，可按檔案架進(jìn)行順序存放，存放效率高，庫房利用率大幅提高。

（2）建立了檔案歸檔的約束機制。傳統(tǒng)檔案歸檔與業(yè)務(wù)脫節(jié)，難以保證歸檔的及時性與準(zhǔn)確性。現(xiàn)有模式實現(xiàn)了檔案管理與業(yè)務(wù)流程聯(lián)動，對用電業(yè)務(wù)辦理的檔案進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化，并實現(xiàn)對檔案產(chǎn)生、歸檔、利用全生命周期管理，實現(xiàn)對檔案歸檔的及時性、完整性的系統(tǒng)考核。

（3）從戶到頁的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案管理精細(xì)化。檔案資料實現(xiàn)從以戶為管理對象轉(zhuǎn)為以每單業(yè)務(wù)為管理對象，從每單業(yè)務(wù)資料為最小管理粒度轉(zhuǎn)變?yōu)橐悦宽摍n案資料為管理粒度，實現(xiàn)檔案資料的最小顆粒度管理。

（4）支持了檔案的電子化利用。檔案的查閱實現(xiàn)按業(yè)務(wù)、客戶等多維度的方便、快捷查閱，同時，在推行現(xiàn)場電子化作業(yè)的情況下，能夠給予電子化的查閱和檔案利用。從而，既提高了檔案利用效果和效率，也有效保護(hù)實體檔案，支持了現(xiàn)代化的作業(yè)模式。

（5）檔案封裝采用密封包裝，防水、防蟲效果好，檔案存儲成本有效降低，同時檔案存儲空間得到進(jìn)一步節(jié)約。

4效益分析

集中式數(shù)字化客戶檔案管理有效提升了檔案精細(xì)化管理水平，取得了顯著效果。

4.1管理效益

（1）工作效率大幅提高。實物資料可按檔案架進(jìn)行順序存放，定位到每份文件及每頁文件，存放效率高。

（2）實現(xiàn)了客戶檔案的精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。檔案資料實物以戶為歸檔對象轉(zhuǎn)為按每單業(yè)務(wù)為歸檔對象，從每類、日期的業(yè)務(wù)資料為最小管理對象轉(zhuǎn)變?yōu)橐悦繂?、每頁檔案文件為管理對象；建立了檔案歸檔的約束機制，對用電業(yè)務(wù)辦理的檔案進(jìn)行了標(biāo)準(zhǔn)化，實現(xiàn)對檔案產(chǎn)生、歸檔、利用全生命周期管理，實現(xiàn)對檔案歸檔的及時性、完整性的系統(tǒng)考核。

（3）電子化處理，檔案利用效率大幅提高。所有檔案資料全部進(jìn)行電子化掃描處理，日常業(yè)務(wù)的檔案利用全部實現(xiàn)在線電子查閱，檔案利用更加方便快捷，同時，通過終端甚至PDA可實現(xiàn)檔案在遠(yuǎn)程調(diào)閱，為現(xiàn)場業(yè)務(wù)提供強大的信息支持。

（4）實物檔案得到標(biāo)準(zhǔn)化的消殺、溫濕度控制的有效保存，更好支持檔案規(guī)范存儲，支撐市場及客服。

4.2經(jīng)濟(jì)效益

集中式數(shù)字化檔案管理有效提升了檔案的處理和庫房的存儲效率，取得了明顯的經(jīng)濟(jì)效益：

（1）按照20年檔案保管量計算，可減少檔案庫房面積約600平方米，減少檔案管理人員約7人。

（2）月節(jié)約人力資源及庫房資金：300*8元/月（租金）+7*2500元/月（人員工資）=1.99萬元/月；每年節(jié)約資金23.88萬元。

4.3社會效益

（1）率先開展了客戶檔案管理模式創(chuàng)新，為供電企業(yè)提供了可借鑒、可復(fù)制的先進(jìn)的檔案管理模式，推動了客戶檔案管理水平的提升；

（2）節(jié)約了檔案使用面積，支持了土地、建設(shè)的集約化使用；減少檔案架數(shù)量，節(jié)約了資源；

（3）檔案利用實現(xiàn)遠(yuǎn)程電子化，減少了檔案資料復(fù)印，減少紙張浪費，支持綠色環(huán)保；

（4）規(guī)范實體檔案保護(hù)，提升了檔案現(xiàn)代化管理水平。

5結(jié)語

（1）客戶檔案的海量性及產(chǎn)生的隨機性決定必須實行檔案管理的創(chuàng)新。

篇10

醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項活動的歷史記錄。檔案工作的好壞，直接關(guān)系到醫(yī)院的基礎(chǔ)管理水平。在現(xiàn)代醫(yī)院管理中，醫(yī)院檔案管理如何跟上醫(yī)院發(fā)展的步伐，更好的服務(wù)于醫(yī)療、教學(xué)、科研，應(yīng)成為醫(yī)院管理者十分關(guān)注的問題。在衛(wèi)生部制定的等級醫(yī)院管理標(biāo)準(zhǔn)中，規(guī)定三級醫(yī)院檔案管理必須達(dá)到科技事業(yè)單位檔案國家二級標(biāo)準(zhǔn)，因此檔案管理在醫(yī)院管理中具有十分重要的地位。醫(yī)院建立綜合檔案室，就是將分散保存在不同職能部門的檔案集中統(tǒng)一到綜合檔案室，實現(xiàn)檔案資源的集中與整合，從而達(dá)到“多檔合一”，實現(xiàn)檔案信息資源共享，提高工作效率。筆者就此談一些思考，與同行共同探討。

一、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理格局

1.室藏結(jié)構(gòu)不合理，服務(wù)層面單一

醫(yī)院檔案室保存的絕大部分都是文書檔案，其主要來源于各級黨委、政府及其各個部門，這樣就導(dǎo)致了檔案室的主要利用對象大都是黨政職能科室工作人員，醫(yī)護(hù)人員以及醫(yī)院服務(wù)的主體——患者及其家屬很少來查閱檔案，正是由于檔案室保存的檔案類型過于單一，與醫(yī)院主體以及服務(wù)主體息息相關(guān)的檔案數(shù)量太少，造成醫(yī)院檔案室服務(wù)層面單一。

2.各門類檔案分散保管，各自為政

一方面，檔案的分散保管不利于檔案實體的保護(hù)。由于歷史以及體制的原因，醫(yī)院檔案大都由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)保管，而不是由檔案室統(tǒng)一保管。文書檔案由檔案室保管、人事檔案由人事科保管、病案檔案由病案室保管，科技檔案由科教科保管、財會檔案由財務(wù)科保管等。由于各部門的保管條件不同，檔案的保管情況不容樂觀。例如，有的部門依舊使用鐵皮柜保存檔案；有的部門檔案室位于地下室，陰暗潮濕，未采取有效的除濕措施，給檔案的實體保護(hù)帶來極大的挑戰(zhàn)等，由于保管條件的參差不齊，必然會導(dǎo)致檔案實體保護(hù)水平的不同。另一方面，檔案的分散保管不利于檔案的提供利用。作為基層檔案部門，最主要的目的就是便于提供利用。分散保管的各類檔案給提供利用帶來了極大地不便，可能查找關(guān)于同一問題的檔案需要經(jīng)過很多部門才能查找齊全，費時費力，同時由于檔案人員的工作能力不同，給用戶提供的服務(wù)也會有所區(qū)別，這可能會給查檔工作帶來一些阻滯，不利于檔案的提供利用。

3.條線歸口多元，職能區(qū)分重疊

一當(dāng)面，醫(yī)院各類檔案歸口管理部門五花八門，例如文書檔案歸口在院長辦公室、病案檔案歸口在醫(yī)務(wù)科；另一方面，醫(yī)院檔案職能區(qū)分相互交叉，功能重疊，容易造成相互推諉，例如執(zhí)業(yè)醫(yī)師檔案，大多數(shù)醫(yī)院職業(yè)醫(yī)師的管理職能主要體現(xiàn)在醫(yī)務(wù)科，但是職業(yè)醫(yī)師檔案包含的相關(guān)材料又與人事檔案重疊，在提供利用的時候，容易相互推諉，給查找利用工作帶來不便。

二、建立醫(yī)院綜合檔案室探討

醫(yī)院綜合檔案管理就是集中統(tǒng)一管理全院所有檔案，實現(xiàn)檔案機構(gòu)整合、檔案資源共享、檔案功能優(yōu)化。

1.實體集中存放

整合醫(yī)院各類檔案機構(gòu)，實現(xiàn)檔案實體集中存放，就是將醫(yī)院的文書檔案、科技檔案、財會檔案、人事檔案、病案檔案等類型的檔案統(tǒng)一納入檔案實體管理，成立“綜合檔案室”，在統(tǒng)一的保管標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)備配置情況下，分門別類地對各類檔案進(jìn)行存放和保管，以維護(hù)檔案實體安全、完整。尤其是對于一些新建醫(yī)院，在規(guī)劃和設(shè)計之初，就可以把檔案中心納入一并考慮，節(jié)約成本，便于提供利用。

2.信息資源共享

醫(yī)院建設(shè)逐步向信息化、數(shù)字化方向發(fā)展，要求醫(yī)院檔案管理水平也與之相適應(yīng)。檔案管理信息化，就是將現(xiàn)代計算機技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效率和社會效率[1]。因此，需要加大對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)投入，構(gòu)建基于B2C平臺的網(wǎng)絡(luò)化檔案信息管理平臺，配備符合要求的網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)通過Web網(wǎng)頁直接訪問并進(jìn)行信息檢索。對不同類別的檔案，按照既有的檔案分類方案，通過紙質(zhì)文件數(shù)字化和電子文件檔案化的信息化處理手段，實現(xiàn)實體檔案的信息化管理，并根據(jù)權(quán)限在內(nèi)部局域網(wǎng)直接訪問檔案服務(wù)器，查閱檔案目錄和全文，實現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案工作效率，降低管理成本。

3.管理職能分工

從管理學(xué)上講，對任何組織機構(gòu)的設(shè)計，都要既明確規(guī)定其職責(zé)范圍，又要賦予其完成職責(zé)所必須的權(quán)限。因此，在建立綜合檔案室的同時，也應(yīng)該設(shè)立“虛體”檔案職能機構(gòu)——檔案處，實行兩塊牌子、分頭管理的管理體制，因為基層檔案管理部門尤其是醫(yī)院檔案管理部門，提供利用服務(wù)是第一位的，是基礎(chǔ)工作，信息服務(wù)職能是體現(xiàn)醫(yī)院檔案部門存在價值的重要手段，而不應(yīng)該糾結(jié)于傳統(tǒng)管理體制的局限。檔案處可以虛擬存在，其內(nèi)部管理職能的體現(xiàn)依舊依托相關(guān)職能部門，例如病案檔案在條線歸口上依舊屬于醫(yī)務(wù)科管理，這并不影響其檔案部門作用的體現(xiàn)和職能的發(fā)揮；而檔案職能機構(gòu)的對外職能，可以通過“虛體”檔案職能機構(gòu)——檔案處來實現(xiàn)[2]，這與檔案行政管理部門對醫(yī)院系統(tǒng)檔案管理部門的要求不謀而合。

三、醫(yī)院建立綜合檔案室的意義

1.有利于檔案資源的合理配置，優(yōu)化室藏結(jié)構(gòu)，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)。

目前，醫(yī)院檔案室保存的基本上都是文書檔案，而將其他門類的檔案也集中保存，不僅優(yōu)化了室藏結(jié)構(gòu)，擴大了檔案室的用戶來源，大大豐富了室藏資源，也更有助于檔案信息資源的開發(fā)。

2.有利于更好地維護(hù)檔案實體的安全、完整，便于提供利用

以統(tǒng)一的保存標(biāo)準(zhǔn)，購置統(tǒng)一的保管設(shè)備，對工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的工作培訓(xùn)等，必將有利于維護(hù)檔案的實體安全、完整；將多種門類的檔案集中保管，可以使檔案的管理更加統(tǒng)一、規(guī)范、有效，有利于提供更優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

3.有利于節(jié)約成本，提高工作效能

各種門類的檔案集中保管，可以有效地避免重復(fù)投資和重復(fù)建設(shè)，避免重復(fù)購置辦公設(shè)備和檔案裝具以及檔案室保存利用必需的檔案專用設(shè)備，可以將有限的經(jīng)費用在最需要的地方，從而節(jié)約行政管理開支，實現(xiàn)效益最大化的同時也可以提高檔案工作效能。

醫(yī)院檔案管理工作的本質(zhì)與醫(yī)院管理工作的本質(zhì)是一樣的，即便于“利用”。對于醫(yī)院而言，各項管理工作都是為了更好地為患者服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)學(xué)科學(xué)和衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，而醫(yī)院檔案管理工作則是為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作服務(wù)，更好地滿足廣大人民群眾的健康需求，就方向而言，可謂殊途同歸。實現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案管理，創(chuàng)新檔案管理模式，打破傳統(tǒng)檔案管理體制束縛，實現(xiàn)檔案信息資源共享，為廣大醫(yī)護(hù)人員、患者及其家屬提供便捷、高效、優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，符合醫(yī)院檔案管理工作的宗旨，也是醫(yī)院檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代管理模式的內(nèi)在要求。

參考文獻(xiàn)：