導語：如何才能寫好一篇合同檔案管理制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的問題

對合同檔案管理工作的重視不夠：目前很多醫(yī)院的高層領導不夠重視合同檔案管理工作，認為合同檔案管理不會產(chǎn)生直接經(jīng)濟效益，故而忽視在其管理方面的投入，致使醫(yī)院合同檔案管理出現(xiàn)設備不齊全、管理機制不完善、管理技術落后等問題。在實際工作過程中，檔案資料不齊全、不準確等會帶來嚴重后果，大大降低醫(yī)院的服務質量和服務水平，從而影響醫(yī)院未來的長遠發(fā)展?，F(xiàn)代化的合同檔案管理制度不夠完善：由于與合同檔案管理相關的各種制度得不到完善，使得醫(yī)院合同檔案管理工作開展無法可依、無章可循，是當前醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的最主要問題之一。以各部門的協(xié)調制度來說，合同檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較廣、要求較高，醫(yī)院各部門必須要積極配合合同檔案管理機構的工作，相互協(xié)作，才能提高合同檔案管理工作的效率和質量。但是，大部分醫(yī)院缺乏這方面的管理制度，致使各部門不能有效地配合工作，使醫(yī)院合同檔案管理的質量和效率不斷下降。另外，部分醫(yī)院甚至未設立專門負責合同檔案管理工作的部門，一般都由其他相關部門代替，致使合同檔案管理工作比較滯后，很多檔案資料無法完整地保存，從而制約了醫(yī)院的進一步發(fā)展。合同檔案管理的信息化程度不夠高：隨著信息技術的全面發(fā)展，社會各行業(yè)都開始利用信息技術促進自身的發(fā)展。對于醫(yī)院來說，必須要跟上時代步伐，充分利用現(xiàn)代科學技術，提高自身服務質量和醫(yī)院的醫(yī)療水平，才能更好地迎接各種挑戰(zhàn)。在實踐過程中，醫(yī)院不僅要利用信息技術改進自身的醫(yī)療服務方式，同時還要利用信息技術改進合同檔案管理工作的方式，以真正提高合同檔案的管理水平。但是，大部分醫(yī)院只將信息技術應用于醫(yī)院的服務方面，沒有在合同檔案管理工作上靈活運用，使得合同檔案管理信息化建設滯后，信息化程度不夠高，無法有效地促進醫(yī)院不斷發(fā)展。另外，部分醫(yī)院雖然重視將信息技術應用于合同檔案管理工作中，但是因為缺乏既精通合同檔案管理工作，又熟悉信息技術的復合型人才，使得醫(yī)院合同檔案管理信息化發(fā)展非常緩慢。合同檔案管理隊伍的整體素質不高：目前，大多數(shù)醫(yī)院都存在合同檔案管理隊伍素質不高的問題，導致合同檔案管理工作的質量和效率無法得到快速提升，給醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新造成極大阻礙。在安排人員時，醫(yī)院將一些工作能力不強或年老的員工放在檔案管理工作的崗位上，致使合同檔案管理隊伍的素質不高。隨著醫(yī)院合同檔案管理信息化建設腳步的不斷加快，很多醫(yī)院都開始對合同檔案資料進行信息化管理，但是原有的合同檔案管理工作人員因為缺乏信息技術方面的能力，無法適應新時代合同檔案管理工作的需求，造成醫(yī)院合同檔案管理隊伍整體素質水平無法快速提升。信息不完整，合同檔案利用率低：在漫長的發(fā)展過程中，醫(yī)院合同檔案管理遺留了很多檔案信息方面的問題，合同檔案管理工作人員沒有進行整理和收集，造成合同檔案相關信息的缺失，使醫(yī)院檔案信息的有效管理存在很多困難。在實踐過程中，合同檔案信息的整理、收集和歸納沒有得到真正落實，使醫(yī)院合同檔案信息出現(xiàn)不完整問題，給醫(yī)院各部門工作帶來嚴重影響，致使合同檔案利用率非常低，失去存在的真正價值。

二、醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新的策略

創(chuàng)新管理意識，提高服務質量：在制定合同檔案管理工作考核標準的同時，提高合同檔案管理工作人員的服務意識和專業(yè)水平，從而提高服務質量。在實踐過程中，將合同檔案管理工作與醫(yī)院核心競爭力相結合，可以促進企業(yè)市場競爭力的不斷提高，從而提升醫(yī)院的經(jīng)濟效益和社會效益。在日常工作中，還要加強對合同檔案管理工作人員的監(jiān)督，嚴格按照國家規(guī)范標準執(zhí)行，確保醫(yī)院檔案信息的準確性、可靠性和完整性。創(chuàng)新管理機制，提升管理水平：在創(chuàng)新管理機制方面，醫(yī)院必須積極學習各行業(yè)在合同檔案管理方面的先進經(jīng)驗和國內(nèi)外的先進管理技術，以根據(jù)醫(yī)院的實際情況、工作性質和特點，制定出符合本醫(yī)院需求的合同檔案管理制度，從而保障合同證檔案管理工作有法可依、有章可循。另外，在制定合同檔案管理制度時，還必須將該項工作與醫(yī)院的經(jīng)營制度、經(jīng)營模式、經(jīng)濟水平、企業(yè)文化等有機結合起來，確保該制度能夠有效地協(xié)調各部門之間的合作，共同推進合同檔案管理工作的創(chuàng)新。創(chuàng)新管理隊伍，提高整體素質：醫(yī)院合同檔案管理工作的創(chuàng)新，必須要加強對合同檔案管理人員的培養(yǎng)，提高合同檔案管理隊伍的整體素質。首先，必須要強化合同檔案管理人員對這項工作的認識，端正自己的工作態(tài)度，在思想上重視這項工作；其次，必須要加強對合同檔案管理人員的基礎知識、信息技術能力等方面的培養(yǎng)，提高合同檔案管理人員的綜合能力。只有這樣才能真正滿足社會發(fā)展需求，推動醫(yī)院合同檔案管理不斷創(chuàng)新，促進醫(yī)院長遠發(fā)展。創(chuàng)新管理模式，提高信息化程度：信息技術在醫(yī)院合同檔案管理工作中的應用，對于提高合同檔案管理的效率和質量有著不可估量的作用。在實踐過程中，不斷創(chuàng)新醫(yī)院合同檔案管理模式，注重信息技術的合理應用，可以將以前紙質檔案的管理方式逐漸轉化為電子檔案管理方式，不論是檔案收集、檔案編輯，還是檔案存儲、檔案調用等工作的程序都得到了極大的簡化，大大提高了合同檔案管理工作人員的積極性。與此同時，信息技術的應用，大大降低了合同檔案管理工作人員的工作量，使合同檔案資料變得更加準確和完整，有效避免了手工管理方式出現(xiàn)的各種錯誤，大大提高了醫(yī)院合同檔案的利用價值和有效利用率。

作者:金銀善 單位:延邊大學附屬醫(yī)院

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關鍵詞：醫(yī)院 合同檔案管理工作 問題 創(chuàng)新思路

很多醫(yī)院仍舊是采用傳統(tǒng)的合同檔案管理辦法，使得管理工作存在很多的問題，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作落后、效率和質量都不高，檔案的管理是醫(yī)院工作的基礎，因此面對這種情況，必須對其的管理辦法進行創(chuàng)新，不斷的提高管理工作的水平。

1、合同檔案的含義

其是指從合同的簽訂到終止，在這個時間段內(nèi)形成的體現(xiàn)了簽訂合同各方意志的，具有法律效力的文件以及和其相關的具有保存的價值的其它文件材料。

2、醫(yī)院合同檔案管理工作存在的問題

2.1合同檔案保管機制不完善，缺乏合理的規(guī)章制度

醫(yī)院中每個科室都有自己的工作職責，需要遵守相應的規(guī)章制度，但是在合同檔案管理上雖然有相關的管理體系，但是卻仍然有一些問題，具體表現(xiàn)在缺乏完善的管理制度、管理人員的職責范圍也不完善，缺乏明確的規(guī)劃和劃分標準，這些都讓醫(yī)院的管理機構設置不統(tǒng)一，管理上也沒有統(tǒng)一，沒有發(fā)揮出其應有的功能，對信息資源的整理和分類的工作無法有效的展開，這讓信息搜查變得難度很大[1]。整理、分類的工作都無法做好，信息資源就更加無法實現(xiàn)共享，這些都為科學化的合同檔案管理工作帶來了難度，也無法滿足醫(yī)院發(fā)展對于檔案管理的需求。

2.2缺少專業(yè)的管理人員，對醫(yī)院合同檔案管理的重要性認知不足

信息化技術在其他領域中的廣泛應用，在醫(yī)院的合同檔案管理中也不例外，可以有效的提高管理工作的效率和質量，但是還有一些人對于合同檔案管理的信息化建設缺乏正確的認識，重視程度也不夠，他們的思想過于陳舊，還在使用傳統(tǒng)的卷宗檔案的管理方法，而且管理人員中缺乏專業(yè)的人員，檔案管理人員通常也都是別的科室來兼職的，他們?nèi)狈I(yè)的管理知識、方法，對于檔案的管理也沒有足夠的意識，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作變成了一種形式，缺乏實質性，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作停步不前，與時代的發(fā)展脫節(jié)，阻礙了醫(yī)院的發(fā)展[2]。

2.3合同檔案利用率較低

信息資源在當今的社會中也是一種十分重要的資源，也關系著行業(yè)的發(fā)展。醫(yī)院內(nèi)建立合同檔案，就是要為以后的工作提供借鑒和參考的資料，但是還是有很多醫(yī)院并沒有重視到檔案的重要性，知識將檔案收集整理后就結束了，并沒有真正的發(fā)揮其價值，檔案存在利用率低下的問題，沒有對檔案信息資源進行合理的開發(fā)，比如一些對醫(yī)療、教學、科研有重大意義的病歷檔案卻放在那不加以使用，過了檔案保管的期限就急于清理和銷毀檔案資料，讓一些很有價值的合同檔案信息資料浪費了[3]。合同檔案如果沒有充分的利用，就會讓其失去它應有的價值，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作止步不前，合同檔案信息無法物盡其用，長期如此會讓醫(yī)院的合同檔案管理工作得不到進步，影響醫(yī)院的長遠發(fā)展。

3、有效提高醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新性的策略

3.1完善合同檔案管理制度

創(chuàng)新是需要建立在完善的基礎上，因此首先應該做的就是完善醫(yī)院合同檔案管理的管理系統(tǒng)，只有完善好管理系統(tǒng)才能在此基礎上進行創(chuàng)新，否則只會根基不穩(wěn)。雖然我國的醫(yī)療技術一直都在發(fā)展，對于合同檔案管理的工作方法和水平也都在不斷增強，但是因為管理方法陳舊，使得在其管理工作中還是存在一些不足，且管理工作比較落后，因此需要先完善管理體系， 讓其能夠滿足實際的檔案管理的需求。在完善時，應該要先明確合同檔案部門的職責，制定統(tǒng)一的管理標準以及評價標準，對醫(yī)院內(nèi)的不同類別的載體實行統(tǒng)一的管理和評價，讓檔案管理和醫(yī)療服務共同發(fā)展。另外還需要擴大檔案管理的范圍，對于醫(yī)療市場改革時進行的各項活動的資料等也要進行收集和整理工作，讓采購和招標工作能夠孫經(jīng)理的進行，總之要把醫(yī)療有關的信息都要記錄在檔案中，再教給專門的合同檔案管理人員進行管理。

3.2加強檔案管理信息化建設

合同檔案管理是醫(yī)院各項工作的基礎，其重要性不言而喻，體現(xiàn)了醫(yī)院的經(jīng)濟活動，記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷史，在醫(yī)院的檔案管理中非常重要。對于其的管理效率有效這醫(yī)院的整體管理工作。以人為本理念的提出，也對醫(yī)院合同檔案的管理工作提出了更高的要求。隨著信息技術的發(fā)展，對于其的應用越來越多，醫(yī)院的合同檔案管理工作中也必須加入信息技術，讓管理工作信息化是必不可少的，在檔案信息檢索中就必須要加入信息技術，可以提高合同檔案資源的開發(fā)效率，信息化的管理可以讓醫(yī)院合同檔案管理工作得到極大的發(fā)展，因此醫(yī)院要重視信息技術的應用，加大對硬件設備以及醫(yī)療管理軟件的資金投入，加強信息化[4]。足夠的資金也是對其進行創(chuàng)新的基礎，另外，還需要規(guī)范檔案管理工作內(nèi)容，保障檔案管理的信息化建設。

3.3提高合同檔案管理人員隊伍素質

信息化的合同檔案管理也對工作的質量提出了更高的要求，檔案的管理人員也不例外，管理人員除了要掌握專業(yè)的知識以外，還需要掌握信息化技術，需要具備多方面的知識和技能，滿足合同檔案管理工作對管理人員的需求。因此醫(yī)院需要為管理人員提供培訓，提高他們的專業(yè)知識以及信息技術的能力，加強他們的職業(yè)素養(yǎng)和道德水平，讓他們能夠明確自己的只能，用認真、嚴謹?shù)膽B(tài)度面對合同檔案管理工作，提高管理工作的水平和質量。

3.4探索合同檔案管理新領域

創(chuàng)新是發(fā)展的動力，因此醫(yī)院的合同檔案管理工作也要進行創(chuàng)新，樹立創(chuàng)新的意識和理念，拓展合同檔案管理的新領域，要根據(jù)醫(yī)院的實際情況以及時代的變化，對工作的原理、方法進行改革和創(chuàng)新，通過創(chuàng)新和信息技術促進醫(yī)院的發(fā)展。醫(yī)院個合同檔案管理工作也要改變以往傳統(tǒng)的管理辦法，主動的去改變，不斷的優(yōu)化管理模式，讓醫(yī)院的合同檔案管理工作能夠順利的發(fā)展。

結束語：

當今社會，信息也是一種很重要的資源，信息的保存其中一種就是建立檔案，且合同檔案管理工作是醫(yī)院其他工作的基礎，因此醫(yī)院必須要重視對合同檔案的管理工作，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的價值，充分利用這一種資源，促進醫(yī)院的發(fā)展，也對整個醫(yī)療科研事業(yè)具有積極的影響，醫(yī)院要為管理人員提供培訓，加強他們的知識和技能以及職業(yè)道德，讓他們用認真、嚴謹?shù)膽B(tài)度去面對合同檔案管理工作，完善合同檔案管理的機制，不斷的創(chuàng)新管理理念、方法等，滿足社會對醫(yī)療事業(yè)的需求，讓醫(yī)療工作能夠順利進行。

參考文獻：

[1]梁初蟬.信息化時代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新分析[J].科技展望.2015（15）

[2]張娟.關于醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及創(chuàng)新探討[J].辦公室業(yè)務.2015 （9）

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自身的合法權益而采取的必要手段。筆者在此結合實際工作，簡要的

闡述和分析了合同檔案管理的相關問題。

關鍵詞：項目合同；合同檔案；管理

1 前 言

合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。規(guī)范的合同管理是維護法人單位合法權益的有力保障。圍繞合同檔案管理，一直存在某些難點問題，如收集歸檔率低，保管期限劃分隨意性大，管理模式與利用需求存在沖突，開發(fā)利用水平低等，制約著合同檔案管理水平的進一步提升。

2 合同檔案的有效管理

2.1合同檔案的收集

合同檔案收集難是一個普遍現(xiàn)象。這與合同的形成方式與一般公文有所區(qū)別有關。從辦理程序看，在一個法人單位，不同性質和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦，甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經(jīng)歷諸多流轉環(huán)節(jié)；受內(nèi)外因素的影響，合同容易出現(xiàn)“中途截流”和分散保管的現(xiàn)象，從而給歸檔部門的收集工作帶來一定困擾，直接影響合同檔案管理質量和開發(fā)編研工作的開展。

如何解決這一問題呢? 關鍵在于抓住合同流轉的中心環(huán)節(jié)。按照《合同法》第32 條規(guī)定：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。”如果在合同用印環(huán)節(jié)即注意對合同建立臺賬并進行編號登記，作為追索合同文本的憑據(jù)，有助于提高合同收集歸檔率。

對一個企業(yè)單位而言，較為科學有效的方式是建立臺賬并實行統(tǒng)一格式的合同審批單。待合同簽署成立后，第一聯(lián)供歸檔部門作為合同審批材料，與合同文本（原件）一并歸檔；第二聯(lián)存財務部門，作為記賬憑證；第三聯(lián)可由合同部門作為專項資料保留。使用合同審批單既可以真實直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息，又使得合同管理流程更加規(guī)范嚴謹。采用這一方式，并通過制定配套的合同管理和移交制度，則合同檔案的歸檔率得以有效保證，有助于從根本上解決合同檔案收集難的現(xiàn)象。

2.2 合同檔案的整理

合同檔案按“先問題再時間”的原則組卷。案卷內(nèi)反映同一個問題的合同文件應排列在一起。如果合同文件數(shù)量多，可按問題組成幾個卷，按時間順序或問題重要程度排列。劃分合同保存期限時，要聯(lián)系合同價值進行綜合分析。

例如，對一般經(jīng)濟合同而言，合同標的、履行期限是重要參考指標；可見，盡管鑒定合同價值并無具體標準可循，劃分保管期限也不宜一概而論，只要善于綜合各方面信息，運用經(jīng)濟的、法律的眼光和動態(tài)觀點看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準確合理。

2.3 合同檔案的管理

在國家機關和企業(yè)檔案分類體系中，都未將合同檔案作為一個單獨的管理門類。換言之，在立卷歸檔階段，合同一般依據(jù)其性質、類別和承辦機構等特征，被分別納入不同的檔案管理門類。但是，隨著合同數(shù)量的激增、合同憑證的頻繁調用以及合同信息資源的深層次開發(fā)，傳統(tǒng)做法已無法很好地滿足對合同進行集中查詢、綜合統(tǒng)計以及編研開發(fā)的需要，與當前的利用需求存在一定矛盾。

另外，在保管方式上，以往不少單位出于業(yè)務工作考慮，往往指定合同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案，這也給合同檔案管理帶來一定風險性。首先，合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業(yè)知識有限，合同檔案管理水平參差不齊；其次，合同存放于業(yè)務部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀；第三，一旦組織機構或工作人員發(fā)生調整變動，往往容易造成合同散失。收集、分析合同各階段執(zhí)行情況，加強對風險的控制能力，使動態(tài)管理合同成為一種新的管理形式和需求。

鑒于合同檔案所具有的特殊屬性，筆者認為合同檔案的管理模式須分層次進行。第一層次，實現(xiàn)合同安全統(tǒng)一管理。建議由計劃部對合同檔案文本實行集中管理，統(tǒng)一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發(fā)工作，避免檔案缺散流失。第二層次，開展合同執(zhí)行情況跟蹤管理。由合同部門(或財務部門) 負責及時記錄合同履行、變更、廢止等完備信息，并及時收集相關交易憑證(票據(jù)) 裝訂備查。當然，機構規(guī)模較小的單位也可結合本單位機構設置情況，指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。

3 對變更、撤銷和失效合同的管理

對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點，容易被忽視。事實上，由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用，對其變更與解除也應慎而處之。

《合同法》規(guī)定，當事人協(xié)商一致的，可以變更合同。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應當辦理批準(解除) 登記手續(xù)的，依照其規(guī)定。必要時還需對履約執(zhí)行情況作出相關書面說明，雙方確認后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失，而造成不必要的經(jīng)濟糾紛或損失。

4合同檔案信息資源的開發(fā)

長期以來，合同管理中存在的上述現(xiàn)象制約著合同信息資源的深入開發(fā)和有效利用。積極開發(fā)合同檔案資源，找準切入點，是檔案編研領域新的增長點。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分，應當與信用體系互動互惠，從而發(fā)揮更大的現(xiàn)實意義。

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關鍵詞：建筑 合同 要求 實施要點

建筑建筑合同是對建筑工程進行整個工程進行全面監(jiān)督的法律性文件，通過對合同的檔案管理，可以保存與合同有關的相關證據(jù)材料，一旦發(fā)生糾紛，可以及時運用檔案記載的內(nèi)容，依法維護單位的權益。合同檔案的有序管理還會為施工單位進行后期的竣工驗收和工程費用結算支付帶來極大便利。目前按照建筑建筑合同管理“ 各負其責” 的模式要求 ，由兩方以上形成的資料，都按照按照“ 人執(zhí)一份”的原則，由各方對自己簽署內(nèi)容的真實性、完整性、有效性負責。這種合同模式在文本上明確了權利和義務的分工，也使在責任明晰的情況下，對工程的施工更加容易進行管理。但是，在建筑建筑合同的管理過程中，因為建筑建筑合同小項包含的數(shù)量多、種類雜、細節(jié)繁瑣，操作人員還要對以下幾個方面進行關注：

一、建筑工程合同管理的原則

合同檔案管理是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護自身的合法權益而進行的必要工作。通過對合同的檔案管理，一方面可以保存與合同有關的相關證據(jù)材料；另一方面一旦雙方合同發(fā)生糾紛，可以及時運用檔案記載的內(nèi)容，依法維護單位的權益。其主要內(nèi)容包括檔案的期限、檔案的管理部門、合同檔案的歸檔與借閱、檔案利用、檔案管理責任等。對于合同檔案的管理要遵循以下原則：

1、為合同檔案管理營造網(wǎng)絡管理體系，由公司合同管理組集中統(tǒng)一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。在現(xiàn)實中，經(jīng)常出現(xiàn)合同缺乏統(tǒng)一的管理模式。從合同管理機構上看，有的單位成立了專門的合同室，工程合同管理較好。有的單位則不然，工程合同由其他業(yè)務部門代管或由文書合同員兼管，形成的合同分類五花八門。

2、為實現(xiàn)合同保管的有效性和秩序性，合同管理員應該負責統(tǒng)籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監(jiān)督指導各業(yè)務分公司、各部門的合同管理工作。

3、各業(yè)務分公司、各部門應分別建立建全合同文檔的形成、整理、歸檔工作體系，并確定一名負責合同文檔管理。避免出現(xiàn)專業(yè)素質較差，既缺乏合同管理業(yè)務知識，又缺乏相關的業(yè)務知識，難以適應工作需要層單位的合同管理人員來進行合同的保管的行為。

二、建筑工程合同有效管理的注意事項

（一）探索新型管理模式，保持同一項目合同之間的有機聯(lián)系。首先，可以嘗試集中統(tǒng)一、區(qū)別管理的模式，對母公司合同管理系統(tǒng)而言，要集中管理權屬公司本部以及子公司的檔案，各子公司將合同定期向母公司移交；同時對子公司或其他相關單位的有關合同實行目錄管控，建立合同之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)信息資源的共享。另外，建立責任傳導機制，解決合同管理分散問題。由于合同的產(chǎn)生過程不在檔案管理部門，所以要確保各個項目上的合同文件能夠完整的收集起來，并將其立卷、裝訂、移交的責任進行分解，明確地傳導給項目管理機構和合同管理部門，通過責任分解和獎懲制度，確保這部分合同檔案的齊全完整。

（二）建立健全合同打理制度是做好建筑工程合同檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段合同資料的有序管理，保證歸檔合同和資料的準確、齊全、規(guī)范，建設單位在項目從工程立項開始，就應按照國家合同管理的有關規(guī)定，結合建筑實際情況，制定相應的合同管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及合同人員在工程合同形成過程中各自所應承擔的職責，規(guī)范合同資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與合同跟蹤管理同步。

（三）加強對工程合同管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑合同管理工作的特點也有了新的變化，從而提高合同干部隊伍的管理水平也更加重要。合同管理人員的業(yè)務索質包括服務意識、服務質量、服務水平。合同管理人員要增強服務意識，認清合同工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現(xiàn)代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程合同管理工作。合同管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關規(guī)定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把合同管理質量關。

（四）建立健全規(guī)章制度，完善依法治檔體系。建筑施工企業(yè)大都呈現(xiàn)出投資主體、企業(yè)性質、組織結構和市場結構的多元化特征，加上固有的分散、流動特點，再靠傳統(tǒng)的行政命令手段去推動合同管理工作顯然不行。為此，一方面應繼續(xù)加強《檔案法》和適用規(guī)章制度的宣傳，讓依法治檔是維護國家利益、企業(yè)利益和職工權益的認識深入到合同管理人員心中；另一方面，要抓緊清理健全相關的制度，建立與多元化特征相匹配的制度體系，制定現(xiàn)在缺失的制度，修訂或廢除不相宜的制度，建立起符合實際、相互聯(lián)系、共同遵守的合同檔案管理規(guī)范。

（五）充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程合同信息資源，做好合同信息統(tǒng)計工作。大力推行對縮微合同、磁介質合同、電子文件合同在工程合同中運用。當前，多媒體電子文件合同管理已趨于成熟，近幾年在工程合同管理中采用autocad光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與合同管理要求》，使得工程建設合同管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行合同管理成為可能，成為項目合同管理的一個發(fā)展方向。近幾年，各個建設公司也開始對照片合同、錄像合同、紙質合同制成多媒體和進行光盤刻錄，對合同管理網(wǎng)絡化、信息化作了有益探索。各部門還應有效利用計算機資源，建立本部門的合同檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的合同管理水平，提高各部門合同管理工作的協(xié)調工作能力，方便各部門（單位）對合同利用，藉以提高工作效率。按照合同的性質和類型，收集整理的部門的合同資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。

（六）及時做好合同的傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使合同的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對合同的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解合同的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保合同的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效合同信息。

三、結束語

建筑建筑合同的管理是一項全面的、長期的、耐心細致的工作。要求管理人員在工作中程序上慎重、細節(jié)上穩(wěn)重，能夠熟悉各個合同的撰寫規(guī)范和要點，同時對工程各個環(huán)節(jié)還要有相當高的認識和理解才能做好。隨著電子合同管理等輔助工具的使用、合同管理人員自身素質的不斷提升和合同管理理論的進一步發(fā)展，相信建筑工程合同管理的工作強度會逐漸下降，合同管理工作的開展也會更加簡便、高效。

參考文獻：

[1]劉宗美.探討如何有效提高建筑工程合同的管理[J].商業(yè)文化.2011.

[2]王振華.建筑工程合同資料有效管理措施[J].山西建筑.2008.

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高校合同關系與一般企業(yè)、公司合同關系最大的不同，是其在內(nèi)容上具有鮮明的特色，即主要是圍繞高校人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務、文化傳承等職能而進行的基本建設、維護維修、物資采購、合作開發(fā)、合作研究、合作辦學、合作經(jīng)營、資產(chǎn)處置、融資、服務等活動，使高校與各市場主體之間產(chǎn)生了內(nèi)容各異的權利、義務關系。充分體現(xiàn)了高校的四大職能，即人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務、文化傳承職能。此外，與企業(yè)合同相比，高校合同一般還具有金額相對較小、種類相對較多、涉及經(jīng)辦部門相對較多等特點。因此，高校的合同管理具有其特殊性和復雜性。

二、高校合同管理的現(xiàn)狀分析

（一）合同風險意識不強，管理觀念淡薄

在合同管理的過程中，簽約責任人的法律觀念和風險意識，直接影響著以后合同管理的質量和效率。由于高校不同于一般的企業(yè)法人，受傳統(tǒng)思維定勢的影響，管理者對學校合同管理重要性的認識不足、風險意識不強、法律觀念相對淡薄。高校合同種類繁多，存在范圍廣，涉及周期長，所面臨風險的種類也是多樣的。合同談判簽約前，部分高校在對合同文本的合法性、合規(guī)性進行必要的審核時，由于沒有設立專門的部門（機構）和人員，審核往往難以做到嚴格把關。而在正式簽約時，又存在“應付審計、走過場”的現(xiàn)象，草率簽訂合同，這就使得合同在簽訂之初就留下了較多的隱患，加大了法律風險。在合同履約過程中，缺乏必要的對履約情況進行跟蹤、檢查、監(jiān)督。在合同履約完畢后，缺乏必要的績效評價機制。當合同履約出現(xiàn)失誤時，也沒有相應的追蹤問責體系，不易追究責任，更難挽回損失。

（二）合同多部門簽訂，無專門機構管理

一些高校對合同管理重要性的認識不足，缺乏統(tǒng)一歸口管理部門進行集中管理，合同的責任歸屬不明確甚至是混亂，致使各部門之間各自為政，造成合同管理十分混亂。如：基建工程的勘察、設計、安裝、施工、監(jiān)理、檢測、以及影響房屋結構的維修改造合同由基建部門或新校區(qū)建設辦公室管理；零星維修改造工程，包括水、電、設備、教室、學生宿舍維修改造等，合同由后勤或總務部門管理；資產(chǎn)的采購、處置，資產(chǎn)的出租出借及對外投資合同由資產(chǎn)管理部門管理；教材、教輔資料的采購合同，以及教育服務合同、聯(lián)合辦學合同由教學部門管理；圖書、期刊雜志、電子資源的采購合同由圖書館管理；融資合同由財務部門管理；科研合作、科技開發(fā)、科技咨詢、科技服務、成果轉讓合同由科技部門管理；開展國際（境外）合作辦學由外事部門管理等。這種由多部門分別進行管理、簽訂的合同管理體制，當產(chǎn)生履約糾紛、尤其是涉及多方主體時，各部門之間就難免地出現(xiàn)互相推諉扯皮現(xiàn)象，不利于及時、有效地解決問題。此外，合同的多部門管理、簽訂還會造成在合同歸檔過程中，合同及相關資料分散在學校的不同管理部門，一些合同文本和證據(jù)資料因不能及時歸檔和保存，或保存不善，甚至發(fā)生丟失，給高校帶來潛在的經(jīng)濟風險和法律糾紛隱患。

（三）合同內(nèi)容不夠嚴謹，未經(jīng)嚴格審核批準

高校各類對外合同的簽訂，都必須嚴格依照《中華人民共和國合同法》等相關法律、法規(guī)，在全面、充分表達雙方真實意圖的基礎上，對合同的實質性條款（包括附件）盡可能進行完備地約定。由于高校的合同內(nèi)控制度建設比較滯后，在合同管理流程中，往往缺少關鍵的合同審核環(huán)節(jié)，由于沒有設立專門的部門（機構）和人員，或由于合同審核人員專業(yè)知識的欠缺，或相關的法律知識不足，從而在審核中無法及時發(fā)現(xiàn)不當或不利內(nèi)容和條款；也有的高校合同審核人員確實提出了恰當?shù)男薷囊庖姡驗閮?nèi)部部門之間溝通不暢，合同的經(jīng)辦人員沒有及時糾正這些不足。另外，業(yè)務主辦部門在實際簽訂合同時，有時礙于情面，或存在僥幸心理，自以為違約、糾紛不可能發(fā)生，覺得這類條款可有可無，忽視對違約責任、爭議解決等條款的約定。實際上，這些認定違約責任、確定爭議解決辦法的條款正是日后處理合同糾紛的方法和依據(jù)，同時這些條款的存在，也可有效敦促雙方積極履行合同義務。

三、高校合同管理的對策分析

（一）加強教育，提高對合同管理工作的認識

財政部于2012年11月29日了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，要求各行政事業(yè)單位自2014年1月1日起施行，以進一步提升高校內(nèi)部管理水平。高校合同管理是新時期高校依法治校的重要內(nèi)容，是高校內(nèi)部控制的重要組成部分，它直接規(guī)范著高校的對外經(jīng)濟行為。高校各級領導、各部門工作人員對合同管理工作的認識提升以及他們的法制意識的增強是做好合同管理工作的重要保障。因此，應對學校干部職工開展廣泛深入的普法宣傳教育，加強對專兼職合同管理人員的培訓尤為重要與迫切。通過培訓學習，使他們進一步增強法制觀念，依法履行管理職責；同時使廣大干部、職工認識到，建立和完善合同管理機制，加強高校內(nèi)部控制，強化合同管理，是高校避免風險、提高經(jīng)濟效益、提升高校競爭力和發(fā)展?jié)摿Φ闹匾Ｕ?，也是市場?jīng)濟的必然要求，對于在市場經(jīng)濟條件下維護學校的利益具有十分重要的意義。

（二）加強合同的制度化規(guī)范化管理

為保障合同在審核、簽訂、履行時以及出現(xiàn)糾紛后都能夠及時有效解決處理，不至于遇到問題束手無策，高校應依據(jù)《合同法》等法律法規(guī)，結合學校實際，建立健全一整套規(guī)章制度體系，制定一系列切實可行的高校合同管理制度，以加強合同的規(guī)范化管理，要從體制上、程序上、權限上規(guī)范和約束各職能部門履約的行為，以此規(guī)范學校的合同運作和經(jīng)營行為。例如要完善簽訂合同的授權委托制度，防治受托權力的濫用和權力的過于集中，使學校法人代表———校長的授權委托行為規(guī)范化、合法化。同時還要建立和完善合同審核會簽制度、合同專用章使用管理制度、合同追蹤監(jiān)督體系、合同檔案查詢和保管管理制度等。通過一系列制度的精心制定、認真執(zhí)行、監(jiān)督檢查，保證完整、準確、全面履行合同，維護高校的合法權益。

（三）加強合同簽訂前的審核工作

合同訂立前，應通過嚴格的審核會簽程序。合同審核可實行合同小組會簽制。小組成員可由業(yè)務主辦部門和相關職能部門如：校辦公室、招投標辦、財務部門、紀檢審計等部門負責人以及相關專業(yè)人員組成。小組成員應分工負責，密切配合，共同為維護學校經(jīng)濟利益把好關?？芍攸c審核合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性。如當事人的名稱、地址，合同標的，質量和數(shù)量，價款和酬金，付款的時間與方式，質保金的收取與退還，后續(xù)的服務與維保，違約責任，解決爭議的方法等，是否都已在合同中具體載明清楚。審核合同時應注意合同文字的規(guī)范、準確，合同內(nèi)容在邏輯上應保證前后一致，合同使用的概念切忌使用含混不清的語言，一個概念有多種解釋時要確定一種解釋避免糾紛。會審小組成員審核后應在合同會審表上簽署意見。由業(yè)務主辦部門綜合以上專業(yè)意見拿出較成熟的方案，最后交校領導審查批準。凡對外投資、融資、合作辦學以及學校資產(chǎn)聯(lián)合經(jīng)營等重大經(jīng)濟合同（50萬元或100萬元以上）和重要合同（具體金額由各校根據(jù)情況確定）應請法律專業(yè)人員對合同的內(nèi)容、條款進行咨詢把關并簽署意見，經(jīng)分管校領導審核后，報校長辦公會或學校黨委會審定后簽訂。高校在簽訂合同時不僅要講正面的合作，更要強調反面的責任。只有這樣，一旦發(fā)生合同違約時，才能確保高校合法權益不受損失。

（四）加強合同履行的監(jiān)督跟蹤管理

學校合同一旦訂立，就要開始履行。在此過程中，最重要也是最根本的是加強管理，提高執(zhí)行力，確保全面按時履約。相關部門要各司其責，業(yè)務主辦部門應對合同履行情況進行實時跟蹤監(jiān)督，指定專人跟蹤監(jiān)督合同的履行情況，按合同約定條款組織實施，對工程、物資、設備的質量進行監(jiān)督檢查，嚴格監(jiān)督合同履行過程中是否按照合同規(guī)定辦理驗收手續(xù)。涉及到合同中的付款條款，需經(jīng)雙方確認后，由業(yè)務主辦部門辦理付款申請手續(xù)。學校財務部門應依據(jù)合同履行收付款職責，并按審批權限，經(jīng)申請人、業(yè)務主辦部門負責人、審計部門負責人、財務部門負責人簽字，報主管該項目的校領導審批、簽字確認后辦理款項結算，杜絕違反合同規(guī)定超進度付款現(xiàn)象的發(fā)生。監(jiān)察、審計部門應認真履行督查職責，保障學校合法權益不受損失。如屬相關部門履行不當造成損失的，應追究相關部門或相關人員的責任。

（五）加強合同檔案的歸檔管理

高校要建立和完善合同檔案管理制度。合同歸檔可由校辦公室作為歸口管理部門，具體負責合同的歸檔、管理、查詢工作。校辦公室應安排專人對合同檔案進行整理、加工，對所有合同統(tǒng)一編號、分類歸檔、匯總列表備查。合同履行完畢后，業(yè)務主辦部門應及時按檔案管理要求進行整理，移送校辦檔案管理部門，不得隨意處置、銷毀或遺失。每一份合同正本、副本以及合同審核、會簽過程中提出的修改意見及與之相關的附件（如傳真件、文書、圖表等），變更、解除合同的協(xié)議（包括文書、電傳等）等資料，授權委托書、合同分批履行的情況記錄等材料均需妥善處理、及時整理歸檔，建立合同管理登記臺賬，為以后各方查閱使用提供方便。各部門因工作需要借用合同復印件，應由借用部門負責人簽字，分管校領導審批。校辦檔案管理部門負責及時收回借出的合同。各部門應對合同進行保密，校辦合同管理人員不得擅自將合同（原件或復印件）借給外部門（個人），也不得泄漏合同內(nèi)容。

四、總結

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【關鍵詞】合同管理 法律風險 防范

一、企業(yè)合同管理法律風險的概念

企業(yè)合同管理是指企業(yè)及所屬單位對自身為當事人的合同進行簽訂、履行、變更、解除、轉讓、中止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。企業(yè)法律風險是指在企業(yè)在經(jīng)營的過程中，由于內(nèi)部或外部的原因未按照法律規(guī)定或合同約定行使權力、履行義務，給企業(yè)帶來法律后果的可能性。本文所研究的企業(yè)合同管理法律風險是指企業(yè)在合同管理的過程中，由于內(nèi)、外部因素的影響導致實際的履行情況與預期的合同管理目的發(fā)生不一致的可能性，這種可能性會給企業(yè)帶來一定的法律后果。

二、企業(yè)合同管理法律風險的現(xiàn)狀分析

1.法律風險防范意識低。一些企業(yè)機構和崗位設置存在空缺，法律意識薄弱，對法律風險以及造成的影響認識不足，一旦風險發(fā)生，企業(yè)只能作為“消防員”事后補救。還有一些企業(yè)合同管理制度不健全。企業(yè)合同管理缺乏制度支撐，沒有規(guī)范合同管理的體系，無法防范合同風險，給企業(yè)帶來不利的法律后果。

2.合同訂立管理不規(guī)范

第一，缺乏對合同對方當事人的資信調查。企業(yè)在訂立管理的過程中，對合同對方當事人的資信調查是保證合同順利履行的前提，如果發(fā)現(xiàn)合同對方當事人主體資格、履約能力、誠信情況、財務狀況、經(jīng)營能力存在缺陷，應立即采取相應措施，降低法律風險，避免損失的發(fā)生。

第二，合同文本不規(guī)范。企業(yè)的合同文本應該文字規(guī)范、嚴謹、表述準確、具體，但有些企業(yè)為了追求所謂的效率，合同條款約定不明，合同文本不規(guī)范，導致企業(yè)合法權益受到損害的時候無法主張權利。

第三，合同的簽訂主體設置不當。有些企業(yè)簽訂合同是往往是合同雙方的代表人負責簽字，而不是法定代表人或者負責人，對簽訂主體和合同主體的法律關系認識不清。一旦代表人無授權或授權不明，就會導致合同因無權或超越權限處于效力不確定的狀態(tài)。

3.合同履行管理不規(guī)范

第一，合同履行進度管理不規(guī)范。合同履行進度管理是合同目的實現(xiàn)的過程，只有控制過程才能把握結果。但有些企業(yè)不注重合同變更、交貨、付款、提貨、收款等基本的合同履行情況信息，不及時做好書面記錄，使企業(yè)承擔不必要的損失。

第二，合同檔案管理不規(guī)范。一些企業(yè)不注重檔案管理，對于合同訂立、履行的相關證據(jù)材料保管不當，一旦發(fā)生糾紛，企業(yè)會因無法找到有利的書面證據(jù)，而導致不利的法律后果。

第三，合同糾紛管理不規(guī)范。合同糾紛的解決途徑無外乎協(xié)商、調解、訴訟、仲裁四種方式。企業(yè)通過哪種途徑解決糾紛應依據(jù)合同糾紛性質而定，不能一味的追求一種解決方式，每種解決方式產(chǎn)生的法律風險是不同的。

三、企業(yè)合同管理法律風險與防范的建議

1.合同管理模式設置中的法律風險與防范

第一，健全管理機構。企業(yè)的合同管理應實行“合同管理部門統(tǒng)一歸口管理與各合同承辦部門分級管理相結合的管理體制”。合同管理既要注重動態(tài)管理，也要注重靜態(tài)管理，不僅需要企業(yè)法律部門還需要各個層級的人員與部門的共同參與，各部門各司其職，分工負責。

第二，合同管理人員的選配。合同管理人員必須具備一定的法律知識，精通法律法規(guī)，熟悉公司的經(jīng)營管理流程。合同管理人員不能完全由法律專業(yè)人士負責，必要時可根據(jù)企業(yè)發(fā)展狀況、業(yè)務方位選配專業(yè)人員進行輔助，達到取長補短的作用。

第三，合同管理流程體系的完善。企業(yè)內(nèi)部的合同管理流程并非越緊密越完善，太過細致導致企業(yè)反映速度降低，但是太過籠統(tǒng)又會缺乏跟蹤把關，將潛在的風險變?yōu)閷嶋H的損失。一套有效的合同管理流程應針對企業(yè)的實際情況，結合企業(yè)的機構設置對針對合同履行過程存在的異常情況做出快速的反應，有效降低企業(yè)的風險。

2.合同訂立管理中的風險防范

第一，對方合同對方當事人的審查。合同對方當事人的審查包括對合同對方當事人的證照、合同履約能力、資信情況、財務履行狀況、誠信情況的審查。企業(yè)可以建立合同對方當事人準入制度，使之規(guī)范化。

第二，合同授權委托管理。一方面，企業(yè)應加強合同對方當事人委托人的審核。合同對方委托人必須經(jīng)過法定代表人或負責人的授權，證明其事項、權限和期限，并應保存授權委托書的原件；另一方面，企業(yè)應建立合同授權委托制度。

第三，完善合同文本。企業(yè)要結合企業(yè)實際，組織合同管理部門、合同承辦部門等專業(yè)、非專業(yè)人員制定符合企業(yè)的制式合同文本。合同文本要內(nèi)容合法完備，權利義務對等，違約責任具體，文字表達清楚，保證風險可控的基礎上可重復使用。

3.合同履行管理的法律風險與防控

第一，合同履行進度中的法律風險與防控。合同履行應全面適當履行，合同履行期間，企業(yè)要嚴格按照合同的約定履行合同義務，及時主張合同權利，跟蹤合同履行過程中合同相對方的履約情況，采取有效措施解決合同履約過程中出現(xiàn)的非正常履約情況，控制和降低合同風險。

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關鍵詞：行政事業(yè)單位;合同管理;內(nèi)部控制;建議

所謂合同主要是指在平等的當事人之間設立、變更、終止民事權利義務關系方面的協(xié)議，又稱為協(xié)議、契約。合同作為一種民事法律行為，是當事人雙方根據(jù)某一事項進行協(xié)商后的必然產(chǎn)物。一般而言，依法成立的合同從成立之日起生效，具有較強的法律約束力。行政事業(yè)單位的合同管理主要是為了合理實現(xiàn)本單位合同目標、充分維護單位合法權益、有效降低合同風險的發(fā)生、不斷提升行政事業(yè)單位公共服務效率、同時防止出現(xiàn)合同舞弊、預防腐敗問題發(fā)生的一項綜合性管理活動。

一、行政事業(yè)單位訂立的合同種類

行政事業(yè)單位訂立的合同種類有很多，根據(jù)合同內(nèi)容主要分為：買賣合同、供水供電供氣合同、借款合同、贈與合同、租賃合同、融資租賃合同、建設工程合同、運輸合同、技術合同、委托合同等多種類型。其中買賣合同主要指單位采購辦公用品與設備、專用設備、無形資產(chǎn)、存貨等簽訂的合同;租賃合同主要是指出租人將資產(chǎn)交付給承租人使用或經(jīng)營，承租人支付租金，雙方簽訂的合同;技術合同主要是指單位就技術開發(fā)、技術轉讓、技術服務與咨詢等確立的合同。

二、行政事業(yè)單位合同管理內(nèi)部控制中存在問題分析

行政事業(yè)單位為了保障機構運轉，履行各項職能，并更好地為社會提供公共服務，參與了眾多經(jīng)濟活動，與不同的單位簽訂不同類型的合同，但在經(jīng)濟合同管理過程中，也存在一些問題，主要包括以下方面：

（一）沒有統(tǒng)一歸口管理

1.未明確經(jīng)濟合同歸口管理部門。《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》第五十四條規(guī)定“單位應當對合同實施歸口管理…”。由于經(jīng)濟合同涉及面廣、內(nèi)容復雜、專業(yè)性較強，行政事業(yè)單位對合同管理往往較為分散，由業(yè)務部門、財務部門、政府采購部門、法務部門等分頭負責，對合同管理中的一些重要事項，如建立評審專家?guī)?、組織專業(yè)的談判小組對重大合同進行商務談判、部門間的溝通等，缺乏相應的部門統(tǒng)一協(xié)調，整體管理水平難以提高。

2.合同檔案未歸口管理。一是有的單位沒有對合同檔案進行歸口管理，檔案分散在各個業(yè)務處室，導致難以掌握合同簽訂、履行的整體情況;二是單位各部門合同檔案管理水平參差不齊，甚至遺失合同資料。合同檔案包括合同審批流轉手續(xù)、合同正本、合同前期調研、招標、認價等材料，全面反映了整個經(jīng)濟活動的詳細情況，檔案管理不規(guī)范，對合同簽訂監(jiān)督以及合同執(zhí)行的跟蹤管理都十分不利。

（二）對合同事前審視不夠

1.采購需求審查不到位。根據(jù)《采購法實施條例》（國務院令第658號）要求，采購前采購人應制定明確的采購需求，并且加以論證，專業(yè)性較強的還需請專家論證。有的行政事業(yè)單位在采購前開展的工作尚未達到此要求，對事項的認定往往比較粗放，對如何制定、論證、提交和審查采購需求未做明確要求，也沒有相關責任規(guī)定，源頭管理不嚴，弱化了后續(xù)監(jiān)督，可能導致合同效益不高。

2.缺少必要的前期審查。這主要是由于缺乏必要的市場調研，同時對簽訂合同的主體缺乏專門的資格審查等造成的。合同簽訂前，對合同另一方的誠信度、履約能力、資質等情況未做詳實調查了解，給合同履行埋下了隱患，增大了單位可能承擔損失的風險。

（三）合同書面簽訂不規(guī)范、不完整

1.合同條款不嚴謹。存在合同條款有漏洞，關鍵事項約定不明的現(xiàn)象。有的合同到財務付款審查時才發(fā)現(xiàn)分期付款金額加總與合同總金額不相符，合同支付方式、票據(jù)提供等難以實現(xiàn)。

2.雙方簽名及簽訂時間不明確。在合同具體簽訂時，存在雙方簽名、簽訂日期欄空白的情況，易產(chǎn)生誤解，給合同執(zhí)行帶來隱患，如發(fā)生違約將對維權產(chǎn)生不利影響。

（四）合同管理與財務管理相分離

合同簽訂、履行等信息往往只有具體執(zhí)行部門了解，財務部門未能及時跟進，如合同簽訂后，往往是等到結算時，才會向財務部門提交合同副本和相關單據(jù)申請付款，有的合同事項并未列入年初預算，導致合同履行時需申請調整預算，既不利于工作開展，耽誤工作進程，也加大了預算執(zhí)行難度。在行政事業(yè)的財務管理體系中，合同管理是非常重要的環(huán)節(jié)，如果財務部門不能及時對合同的簽訂、履約、收付款情況等進行監(jiān)督，將增大單位承擔經(jīng)濟損失的風險。

三、建議

針對上述行政事業(yè)單位在合同管理內(nèi)部控制中存在的問題，提出以下建議。

（一）理順管理機制，明確職責分工

1.明確合同歸口管理部門。根據(jù)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》（財會〔2012〕21號）第五十四條規(guī)定“單位應當對合同實施歸口管理…”的要求，結合單位管理體制，明確部門（如法務部門）負責牽頭組織梳理、完善管理制度，保管合同檔案，組織重大經(jīng)濟合同談判、管理合同專用章等，實現(xiàn)合同歸口管理，

2.明確各方職責，建立溝通機制。明確業(yè)務部門、合同歸口管理部門，以及財務部門等相關部門在合同管理中的職責，同時建立溝通機制，部門之間定期核對合同簽訂、履行與支付情況。

3.完善管理制度并貫徹執(zhí)行。結合現(xiàn)行法律法規(guī)要求，出臺或修訂制度明確合同管理各方的職能職責、簽訂經(jīng)濟合同的范圍與條件，合同審批權限等，并對經(jīng)濟活動關鍵環(huán)節(jié)設計具體流程，明確要求，規(guī)范實施。

4.加強合同檔案管理。合同歸口管理部門應定期整理更新、報告合同簽訂與履行情況，同時各部門均應建立職責范圍內(nèi)的合同臺賬。

（二）強化源頭管理，加強對合同的事前調研

1.強化采購需求審查。采購活動實施前應制訂采購需求，進行立項審查，對采購目標、服務要求等進行前期論證，對于涉及較高專業(yè)技術、法律關系復雜的合同，必須組織相關技術專家、法律專家、財會專家等進行論證，力求使采購需求切合實際，避免出現(xiàn)重復建設、資源浪費，并充分了解市場信息進行合理估價，根據(jù)金額大小及重要程度，分級進行立項審批。

2.加強合同簽訂前期審查。雖然行政事業(yè)單位實行政府采購，但是為了降低風險，合同簽訂前應對簽訂合同的對方當事人的誠信狀況、資質情況、履約情況、獨立承擔民事責任的能力等進行充分調查，并對其資金情況、專業(yè)技術能力、產(chǎn)品質量保障、合同簽訂價格等多方面進行分析、比較、論證、調研。

（三）加強合同審查，強化監(jiān)督

1.加強合同審查。合同簽訂過程中，嚴格按流程進行審批;嚴格審查合同文本，明確約定事項;規(guī)范、完整簽署合同，避免出現(xiàn)漏洞，留下隱患。

2.強化合同執(zhí)行評價及監(jiān)督。根據(jù)不同的合同類型制定相應的評價標準，對合同進度、完成情況、預期效果等按期進行評估，強化對合同履行情況的管理與控制，及時發(fā)現(xiàn)在合同履行過程中出現(xiàn)的問題并予以糾正。另外，通過審計等手段規(guī)范合同簽訂行為、提高合同管理水平。

（四）認真編制政府采購預算

隨著新《預算法》的頒布，以及各項政府采購規(guī)章制度的出臺，預算管理、政府采購管理、合同管理有機結合起來，政府采購預算是行政事業(yè)單位部門預算的重要組成內(nèi)容，是簽訂經(jīng)濟合同的依據(jù)，預算編制時一定要遵循精細化、實事求是、科學有據(jù)的原則，為預算執(zhí)行打下堅實基礎，為合同簽訂提供有力支撐。

（五）加大合同成果利用

加大合同后續(xù)跟蹤管理，保障合同成果有效利用，充分發(fā)揮財政資金效益。

參考文獻：

[1]楊軍，陳春俠.科研事業(yè)單位實行政府采購存在等問題及對策探討[J].交通財會，2012（03）.

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一、開展民生檔案工作面臨的問題

一是全社會對民生檔案工作的認識不平衡，沒有引起完全的重視；二是檔案基礎設施滯后，特別是基層檔案室，對檔案的保護保管經(jīng)費投入不足，體現(xiàn)在設施設備老化、配套不齊，一些部門甚至是把檔案放在存舊的柜子里，不講究檔案室房間的選擇，沒有做好檔案保管通風隔光、消毒等必要的工作，很難以適應檔案事業(yè)發(fā)展的需要，只講完成任務不講究檔案的質量，無法體現(xiàn)檔案的利用價值；三是檔案干部隊伍不穩(wěn)定，沒有專門的檔案工作者，多數(shù)是兼職，業(yè)務水平不高，很難適應新時期對檔案工作的要求；四是意見不成熟，方法不統(tǒng)一，沒有一個統(tǒng)一的標準和規(guī)范化指導性意見，導致檔案部門的工作滯后，在指導規(guī)范民生檔案工作上力度不夠。

二、采取措施開展民生檔案工作

(一)抓思想認識，拓展服務民生的渠道

近年來，各單位普遍重視檔案工作，檔案工作在促進經(jīng)濟發(fā)展、社會穩(wěn)定等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。但是，面對民生檔案工作這個概念很模糊，對民生檔案工作的開展沒有引起重視，根據(jù)國家檔案局關于加強民生檔案工作的意見，檔案工作服務民生、服務人民群眾，是檔案部門在新的歷史時期的重要任務,從貫徹落實黨的十七大精神的高度，將檔案工作主動融入到關注民生，服務民生的各個領域，把惠及百姓的方針政策作為開展民生檔案工作的突破口，抓緊、抓實、抓好，使民生檔案工作深入人心，切切實實地為人民群眾解決一些問題。一是利用“解放思想、擴大開放”大討論活動的有利契機，圍繞民生檔案這個主題開展大討論活動，梳理出開展我區(qū)民生檔案工作的措施和方法，積極建言獻策，出點子、找路子，確保民生檔案事業(yè)與本地區(qū)、本部門經(jīng)濟社會發(fā)展和其他業(yè)務工作同步推進，建立起與區(qū)域性中心城市和渝東南經(jīng)濟中心相適應的檔案工作管理體系；二是抓典型，進行宣傳動員，引用其它區(qū)縣的成功經(jīng)驗，組織涉及民生檔案的重要行業(yè)和部門開展考察學習，開拓眼界、增強認識，樹立多渠道服務民生的理念，營造開展民生檔案工作的良好氛圍，突出民生檔案在檔案資源體系建設中的重要地位，為全區(qū)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展注入新的活力。

(二)積極開展民生檔案調研工作

緊緊圍繞人民群眾的切身利益，及時對散存在各行各業(yè)的關于民生問題的相關資料收集齊全，扎實開展民生檔案的調研和嚴格歸檔工作。一是對涉及民生的重要單位開展專項調查，摸清情況，做好民生檔案的登記工作; 二是在審核涉及民生檔案部門的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》過程中，將民生文件材料是否納入歸檔范圍，作為審核的重點內(nèi)容之一，確保民生檔案及時建檔，有效管理。

(三)健全民生檔案管理的法規(guī)

一是區(qū)檔案局與相關部門共同研究，聯(lián)合制定辦法，采取有力措施，把相關單位的民生檔案工作納入檔案行政執(zhí)法檢查范圍，制定考核辦法，嚴格逗硬獎懲，對不合符規(guī)范和沒有按要求整理的，通報并限期糾正；二是以強化行政職能為契機，加強檔案法制化建設，構建民生檔案法制監(jiān)管和利用體系，嚴防丟失、損壞和泄密等安全事件發(fā)生，確保民生檔案安全有效，推動民生檔案工作逐步走上法制化軌道。

(四)建立覆蓋人民群眾檔案資源體系，確保民生檔案齊全完整

1、要積極開展民生檔案建檔工作

民生檔案大多是在社會管理中形成的專門檔案。區(qū)檔案局要統(tǒng)籌規(guī)劃，加強監(jiān)督，本著“以改善民生為重點的社會建設開展到哪里，民生檔案工作就延伸到哪里”的原則，從源頭抓起，積極指導建立民生檔案。各民生檔案管理部門和單位要抓好民生檔案的收集工作，確保各個行業(yè)、部門形成的民生檔案及時建檔、有效管理、齊全完整，不流失、不散落，為服務民生提供真實可靠的信息來源。

2、要突出民生檔案建設重點

以強化民生檔案建設為中心，指導建立不同種類的民生檔案，隨著社會主義新農(nóng)村建設、西部大開發(fā)等各項惠民政策的不斷深入開展，涉及到群眾的方方面面，特別是各街道、鎮(zhèn)鄉(xiāng)等單位和部門，直接與老百姓打交道，直接為人民群眾解難事，辦實事，一是抓好農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案，鞏固發(fā)展鄉(xiāng)村檔案，推廣建立村情檔案，將計劃生育檔案、土地（山林）承包（延包）合同檔案、土地流轉合同檔案、宅基地檔案、農(nóng)村養(yǎng)老保險檔案、新型合作醫(yī)療保險檔案、失地農(nóng)民檔案和農(nóng)村換屆選舉檔案等列為管理重點。二是切實抓好與群眾自身利益密切相關社會保險檔案、就業(yè)人員檔案、失業(yè)人員檔案、房地產(chǎn)檔案、婚姻檔案、城市拆遷檔案、公證檔案、環(huán)境監(jiān)測檔案、學籍檔案和企業(yè)職工檔案等重點民生檔案的建設，明確責任，規(guī)范管理。三是抓好 社區(qū)檔案，建立完善社區(qū)人口管理檔案、困難家庭和低保對象檔案、再就業(yè)檔案、居民健康保健檔案、特殊群體檔案及社會救助等方面的檔案建設和管理。

3、要建立健全民生檔案管理制度

各部門要采取相應的辦法措施，將各類民生檔案的管理納入檔案基礎業(yè)務建設范疇，建立完備的民生檔案管理制度。進一步規(guī)范民生檔案歸檔機制，完善歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求等制度，報區(qū)檔案局審核。

4、建立適應民生需求的檔案資源體系

要加強檔案館民生檔案資源建設。區(qū)檔案館要以民生需求為導向，積極調整館藏收集范圍，不斷整合各類民生檔案資源，建立面向民生的多元化檔案資源體系，對分散在各個領域的與民生有關的檔案進行整合，將具有查考價值的民生檔案按照有關規(guī)定移交區(qū)檔案館，為服務民生準備充足的檔案資源。

(五)強化民生檔案業(yè)務指導，提高民生檔案的質量

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在過去的幾十年里，多數(shù)事業(yè)單位由于其自身性質，對生產(chǎn)成果業(yè)績考核工作并不重視，相應的工作檔案的記錄缺乏完善記錄，經(jīng)常導致脫檔、死檔、虛假檔案的情況存在，再加之人事檔案中相關材料并不完善，使人事檔案的使用價值受到影響，造成檔案利用率較低。

2、檔案管理模式的創(chuàng)新需求

信息化時代，事業(yè)單位企業(yè)化改革在一定程度上推動了傳統(tǒng)干部人事檔案管理模式的改革。隨著網(wǎng)絡信息技術的應用，人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立能夠讓企業(yè)及員工通過該平臺及時方便地獲取實時檔案信息，實現(xiàn)從傳統(tǒng)繁瑣冗雜低效的傳統(tǒng)時代到清晰、快捷、高效的檔案管理模式的轉變，這將讓人事檔案管理更加專業(yè)化、規(guī)?；Ｔ谄髽I(yè)化改革的背景下，相對于過去事業(yè)單位單一的人事檔案管理模式，未來的檔案管理模式需要不斷的順應時展，需要以數(shù)字化、多元化、綜合化趨勢為主。在企業(yè)生產(chǎn)過程中人動不可避免，同時隨著企業(yè)化改革的不斷推進，企業(yè)員工的綜合能力將越發(fā)受到重視，那么將個人德行、工作業(yè)績、主要成果作為檔案記錄的主要內(nèi)容，有利于建立完善綜合檔案管理模式。綜合性檔案應該在原有的檔案基礎上盡可能詳細地記錄員工的履歷情況，掌握更為充分、豐富的資料，以便企業(yè)了解員工信息，使之在員工的業(yè)績考核、崗位調整的過程中對其作出客觀、準確、綜合的判斷，以適應企業(yè)對于人才多元化需求。

3、關于人事檔案管理創(chuàng)新的若干思考

3.1人事檔案材料篩選

知識經(jīng)濟發(fā)展時代，人事檔案需要全面反映的員工個人的履歷情況。一份完整的人事檔案應具有業(yè)務、任務及合同等幾個方面的檔案材料。其中業(yè)務檔案應全面反映出員工德行、才能、業(yè)績等情況，任務檔案方面要表現(xiàn)員工主要的成就、業(yè)績，合同檔案方面要維護勞資雙方的權益。作為負責檔案管理的人力資源部門，應以我國相關法律文件為依據(jù)，保證所保存的檔案材料的真實性。對接收放出的檔案材料內(nèi)容進行嚴格確認，并根據(jù)審查結果對材料有針對性的篩選，保證檔案材料的真實性、價值性，并做好歸檔工作。有效鑒別檔案管材料是檔案管理工作者的職責所在，這就要求檔案管理者在篩選整理人事檔案材料同時要熟記檔案材料的相關各項政策法規(guī)以及材料收集范圍，對鑒別人事檔案材料的各項規(guī)定爛熟于心，保證材料質量以及材料真實性，提高其使用的價值。

3.2建立檔案管理新模式

在當今網(wǎng)絡信息化時代，人事檔案管理新體系應主要依據(jù)我國的人事檔案管理體系分類、分層次的對檔案分類管理。結合我國當前人事檔案發(fā)展情況，綜合健全的檔案管理模式應具備宏觀與微觀相結合、整體與細節(jié)的結合。以陜西某地勘集團為例，該單位作為國有大型企業(yè)公司，該集團的人事檔案管理工作需要做到各子公司、分支機構的統(tǒng)一，即在集團公司統(tǒng)一的人事檔案管理制度的指導下，各單位、部門根據(jù)自身的特點制定相應的部門人事檔案管理規(guī)定。同時在進行檔案管理工作時可借助網(wǎng)絡手段，實現(xiàn)對集團公司及下屬子公司人力資源的全面了解?，F(xiàn)今企業(yè)人事檔案管理通過利用多媒體、指紋、聲音等現(xiàn)代科技手段，在一定程度上彌補了紙質檔案材料的不足。企業(yè)單位在查看所需人事檔案材料時，可通過系統(tǒng)檢索、關鍵詞搜索等方式全面直觀了解所需人才的資料。網(wǎng)絡計算機技術的廣泛運用，可以為單位提供優(yōu)秀、高質量的人力資源信息服務，同時提高了人事檔案管理工作者工作效率，這是當今信息技術運用對人事檔案創(chuàng)新管理的又一大優(yōu)勢。

3.3強力推動改革工

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自2001年我國加入WTO以來，我國經(jīng)濟就持續(xù)快速增長?，F(xiàn)代的企業(yè)為更好地發(fā)展，追求自身效益的最大化，則需要不斷完善自身的經(jīng)營管理以及加強與外界市場的交流與合作，而合同作為企業(yè)與其他企業(yè)單位交流合作的一種載體，因而合同管理的好壞就影響著企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展狀況。合同約束了雙方的權利與義務，同時合同管理需要實現(xiàn)風險防控、合規(guī)、效率三大目標。

一、企業(yè)合同管理中存在的常見問題

1.就合同自身而言，合同主體不同，文字不夠嚴謹，這些都屬于合同在編制過程中出現(xiàn)的問題。企業(yè)在編制合同時，基本上都是從自身利益出發(fā)，用合同來行使自己的權利和明確對方的義務。所以，在編制過程中常常出現(xiàn)一些字義不明的情況，含糊其辭。在合同執(zhí)行過程中，當雙方出現(xiàn)一些矛盾向當?shù)厝嗣穹ㄔ浩鹪V時，這時一份合同的重要性顯而易見。

2.對簽訂合同雙方的情況不夠明確。在簽訂合同之前，企業(yè)對合同相對人的認識較為片面，如對合同相對人的信用情況、資金狀況及履行合同的能力等了解不夠全面，導致雙方在后期對合同的履行情況都不理想，最終可能導致合同糾紛。

3.對合同的履行過程和履行結果監(jiān)管不嚴。在當代企業(yè)，大部分的管理人員對合同管理的重要性認識不夠深刻，他們認為合同僅僅是一種形式問題。因此在簽訂合同之后，雙方合作沒有完全按照合同規(guī)定行使權力和履行義務，所以也不能達到預期的效果。同時，企業(yè)的法律顧問對合同的履行狀況也是不清不楚。

4.企業(yè)合同管理制度不健全，缺乏對合同的專業(yè)存檔管理。由于企業(yè)合同管理制度的不健全，在合同管理過程中往往會連帶出一些后續(xù)問題，可具體表現(xiàn)為在人員安排上，沒有專業(yè)的人員任職、在職人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)和法律素養(yǎng)而且其管理職責不明確。其次在后期工作中，企業(yè)對合同履行狀況的監(jiān)管機制不完善以及合同專業(yè)存檔保存制度不健全。出現(xiàn)合同糾紛，未能及時處理，造成合同雙方在經(jīng)濟上的重大損失。

二、企業(yè)合同管理中常見問題的原因分析

1.企業(yè)管理人員對合同管理重要性認識不足。在現(xiàn)代企業(yè)中，企業(yè)一般以經(jīng)濟盈利為主要目標和動力，一切的經(jīng)濟活動都圍繞著盈利展開，所以在企業(yè)沒有真正體會到合同給企業(yè)自身帶來的巨大好處之前，企業(yè)是認識不到其重要性。所以企業(yè)可結合利用合同為本企業(yè)獲得巨大收益的成功案例，給合同管理人員闡述合同管理的重要性。特別是在出現(xiàn)合同糾紛時，合同的效果就顯而易見了。

2.企業(yè)以及企業(yè)員工的合同法律意識薄弱。企業(yè)僅僅把合同看作雙方進行經(jīng)濟往來的一種形式，并沒有從真正意義上了解到合同中所蘊含的法律效力。因而，訂立合同的時候也是較為隨意，缺乏依法訂立合同和簽訂合同的法律意識，一旦出現(xiàn)問題局對企業(yè)造成巨大的損失。

3.企業(yè)內(nèi)部部門分工不明確，而且缺乏關于合同管理方面的專業(yè)人才。由于我國的合同法律業(yè)務起步較晚，發(fā)展較慢，導致現(xiàn)在許多企業(yè)并沒有為合同管理分配一個獨立的部門，而是與其他部門一起辦公，所以有時和造成分工不明確、相互推卸責任的問題。同時，由于合署辦公，許多人都是身兼數(shù)職，對于合同管理事務來說，屬于兼職人員，專業(yè)性差。

4.企業(yè)合同管理制度不完善。制度的不完善可以說是根因，這讓合同從編制、修改、簽訂、履行等過程中，都沒有一個較為規(guī)范的范本，主觀性較強。

三、企業(yè)合同管理中常見問題的解決對策

1.明確企業(yè)內(nèi)部部門的分工，可設立單獨部門來進行合同管理，提升合同管理的地位。職責清晰、分工明確才能確保每個人員在自己的崗位上履行自己的職責，而不是相互推卸責任。

2.招聘專業(yè)的合同管理人才，并進行定期的培訓。合同管理人員最直接接觸合同的，因而，合同管理人員的素質高低直接決定著合同質量的好壞。企業(yè)應該招聘較為專業(yè)的合同管理人才，并對其進行崗前培訓。在職期間也定期對其培訓，讓合同管理人員掌握必備的合同法律知識，并對其嚴格執(zhí)行年審制度，約束行為，提高合同管理人員的業(yè)務能力。

3.完善企業(yè)合同管理的制度。要從根本上解決合同管理中存在的問題，必須從其制度上著手。完善企業(yè)合同管理制度從本質上規(guī)范了合同管理、使合同管理更具科學性、法律性，使合同管理人員在工作過程中有章可循。比如在合同的檔案管理方面，可先建立企業(yè)的合同檔案管理制度；再按制度要求對合同進行整理、分類、裝訂成冊等有條理地存檔、銷毀管理，而不是像以前，純主觀意識上的簡單的把合同收集在一起存放及銷毀。

4.加強與企業(yè)其他部門的交流與合作。企業(yè)合同并不是一成不變的，企業(yè)合同的內(nèi)容體現(xiàn)了現(xiàn)代經(jīng)濟發(fā)展狀況與趨勢。因而，合同需與社會發(fā)展同步，與時俱進。所以在企業(yè)的合同管理中，需加強與其他部門的交流與合作，得到較為全面的社會經(jīng)濟信息，為制定合同提供理論依據(jù)。