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企業(yè)管理論文

通常，制定財務(wù)預(yù)算的過程是：討論幾個星期，填一堆表格，再討論一番，再填一堆表格。然后在最后期限到來之前，制定出"最后"預(yù)算。

預(yù)算制定完了，沒人會再翻開來看一眼，也沒人開會討論預(yù)算和實際之間差額的形成原因?；蛘咭矔懻撘幌略?，但卻沒人采取任何措施去糾正問題。于是就這樣拖下去，直到下個預(yù)算周期或年底。這不是做預(yù)算！這只是在填表，在消極地發(fā)現(xiàn)問題。它缺乏保證預(yù)算真正發(fā)揮作用的控制力和實際行動，缺乏跟進(jìn)措施，也不進(jìn)行調(diào)查研究，不能扭轉(zhuǎn)業(yè)已察覺的不利趨勢。離開了這些步驟，制定預(yù)算就遠(yuǎn)沒有達(dá)到應(yīng)有的目的。

怎樣看待預(yù)算？

做預(yù)算時，要留意以下幾點：

預(yù)算并非一錘定音。人們常錯誤地認(rèn)為預(yù)算必須準(zhǔn)確無誤，否則就是失敗。而事實上誰也沒要求你準(zhǔn)確預(yù)測未來，無非是要求你勾勒未來可能發(fā)生的情形。

大多數(shù)人不善于猜測未來。作為預(yù)算的制定者，如果在切實的假設(shè)基礎(chǔ)上做預(yù)算，你就會取得更大的成功，并且增加信心。

猜測準(zhǔn)確并沒有多大意義，制定最有效的、最切實可行的預(yù)算才有意義。因為只有這樣的預(yù)算，才能通過控制開支來增加利潤，從而影響未來。

預(yù)算的真正價值表現(xiàn)在與實際的差額上。并不是沒有差額的預(yù)算才有價值。預(yù)算的價值體現(xiàn)在它能提示出重要的、應(yīng)該繼續(xù)追蹤和調(diào)查的差額?？上ВA(yù)算過程往往做不到這一點。

這正是問題的關(guān)鍵所在。如果不貫徹預(yù)算，不采取措施來扭轉(zhuǎn)不利趨勢或保持有利趨勢，制定預(yù)算就毫無意義。

假設(shè)是預(yù)算的基礎(chǔ)

有一種新的制定預(yù)算的方法，它基于一個簡單的思想：預(yù)算應(yīng)以具體而明確的假設(shè)為基礎(chǔ)。這樣，出現(xiàn)結(jié)果以后，就可以把假設(shè)與實際對比。對比得到的是真正能控制未來的收支的信息。

你承不承認(rèn)，各部門的辦公用品開支預(yù)算是這么做的：把上一處的實際開支增加5％，再把這個數(shù)字除以12，就成了每月預(yù)算。

但是怎么解釋超支呢？也許，更重要的問題是：是否曾經(jīng)有人要求你做過解釋？如果解釋不了預(yù)算與實際的差額，預(yù)算又有什么意義呢？如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人不追究其中的原因，他們就沒有盡到責(zé)任。在這兩種情形下，預(yù)算都是失敗。

想象一下，如果預(yù)算的根據(jù)是大量合理假設(shè)，一有差額，就一目了然，這樣的預(yù)算該多有價值？例如，你部門的當(dāng)前預(yù)算里就可以包括一筆辦公用品補(bǔ)貼。這一預(yù)算是在一系列假設(shè)基礎(chǔ)上制定的，其中考慮了每年的批量采購，又從供應(yīng)商那里了解了目前的價格水平，此外分析也表明：如果部門員工增多，辦公用品支出會上升。

制定預(yù)算的步驟

制定基于假設(shè)的預(yù)算，可以按下步驟進(jìn)行：

計劃好的預(yù)算出自明確的經(jīng)營和市場計劃。因為計劃確立了當(dāng)年的營銷目標(biāo)。預(yù)測和預(yù)算就是這個目標(biāo)在財務(wù)上的表現(xiàn)形式。它們體現(xiàn)出目標(biāo)的現(xiàn)實可行性。

目標(biāo)滿數(shù)字的工作任務(wù)單，應(yīng)當(dāng)是既定目標(biāo)的財務(wù)表現(xiàn)形式及其實現(xiàn)過程。

假設(shè)預(yù)算的關(guān)鍵在于形成一些明智的假設(shè)。例如，銷售預(yù)測應(yīng)該細(xì)分到各有關(guān)因素。如果依靠銷售人員實地去推銷產(chǎn)品，就應(yīng)在對人員招募、各項目損耗和平均銷售能力等的假設(shè)的基礎(chǔ)上進(jìn)行預(yù)測。

銷售預(yù)測由于經(jīng)營和營銷計劃的前提是市場會為不斷擴(kuò)大，并建立在由此而產(chǎn)生的種種假設(shè)的基礎(chǔ)上，因此制定銷售額是假設(shè)的第一步。銷售額應(yīng)該劃分到不同市場、月份，如有必要，還應(yīng)細(xì)分到各銷售辦事處或其它營銷單位，這樣做能幫你日后找出產(chǎn)生差額的根源。

預(yù)算做完銷售額預(yù)測和成本、開支預(yù)算后，接下來就輪到制定全年的資金流動計劃了，它可以檢驗整個計劃是否可行。

很多因素都會影響資金流動。例如，需要投資固定資產(chǎn)怎么力？如果帳上出現(xiàn)新的銷售額，但同時每月想應(yīng)的成本和開支也要增加怎么處理？如果第一季度庫存就增加一倍怎么辦？這些時候需要額外增加資金。

每月預(yù)算檢查只有將預(yù)算與實際情況相比較，才能知道計劃是否真正有效。檢查要簡單易行，只需一份三列數(shù)字的報表：實際數(shù)額、預(yù)算額和差額。差額很少的話無需采取行動。差額如果大到難以接受的程度，應(yīng)當(dāng)采取下一步驟。

解釋之所以出現(xiàn)需要解釋預(yù)算的情況，大多數(shù)時候是因為缺乏合理的假設(shè)。如果預(yù)算建立在假設(shè)基礎(chǔ)上，就可以很容易地找出差額的成因。此后，由于已經(jīng)了解癥結(jié)所在，采取措施也相對容易一些。

產(chǎn)生差額的原因只可能是下列四種原因中的一種：

1、預(yù)算沒有估計到某些事情；

2、預(yù)算的時間規(guī)劃不當(dāng)，致使以后要做彌補(bǔ)；

3、內(nèi)部財會體系導(dǎo)致差額：可能是代碼的錯誤，可能是某一項資金的自然增長或拔款淌有做到預(yù)算里面；

4、本來已經(jīng)預(yù)見到了差額，預(yù)算也有良好的假設(shè)依據(jù)，但上層或財會部門自行更改了預(yù)算。

調(diào)查如果組織預(yù)算檢查的人或部門心中無數(shù)，找不到對預(yù)算的合理解釋，怎么辦？這時可以把任務(wù)指派給一個部門，或讓每位經(jīng)理逐個檢查預(yù)算假設(shè)，以找出差額來源。

反應(yīng)調(diào)查結(jié)束后，需要采取相應(yīng)的措施。如果開支超過合理的預(yù)算水平，就應(yīng)采取控制措施。

回顧一旦找到問題并采取了相應(yīng)的補(bǔ)救措施，就可以進(jìn)入回顧階段。這項任務(wù)應(yīng)當(dāng)持續(xù)不斷地開展下去，應(yīng)該成為日常工作的一部分并處于優(yōu)先地位。

益處

形成適當(dāng)?shù)募僭O(shè)可能相當(dāng)費時費力，但是，根據(jù)適當(dāng)假設(shè)制定出的預(yù)算，卻會為日后節(jié)省許多時間。理由如下：

有關(guān)預(yù)算的必要文件會減少下一年的工作。以假設(shè)為基礎(chǔ)的文件是一種部門計劃和組織形式。因此，它能節(jié)省時間，減少重復(fù)勞動，使整個工作更加輕松。

以假設(shè)為基礎(chǔ)的預(yù)算更容易得到批準(zhǔn)。如果正確記錄下各項假設(shè)，預(yù)算能很快獲得通過，而且不需要象以前那樣反復(fù)修改。

保留與各項假設(shè)有關(guān)的文件，它們是反對隨意更改預(yù)算的有力武器。如果按上述步驟制定了整套預(yù)算文件，別人就不可能全面砍下10％，否則預(yù)算就會毫無作用，你的文件是最好的證據(jù)。

全年能省下不少尋找差額成因所花的時間。只消稍做分析就可以找出預(yù)算中哪里有問題，哪里要控制開支。

如果需要修改預(yù)算，也更容易判斷和實行。只要從頭考慮一遍原先的假設(shè)，根據(jù)前半年的實際情況做些修正，然后采用下列做法中的一種：或者控制開支，或者修改被原有預(yù)算忽略的幾項內(nèi)容。

一旦每一科目都形成了合理的假設(shè)，制定新預(yù)算就會很快。如果你用以假設(shè)為基礎(chǔ)的文件制定當(dāng)年的預(yù)算，那么實際執(zhí)行結(jié)果簡直就是預(yù)算的再現(xiàn)。在制定新預(yù)算時參考上一輪預(yù)算，還可支培養(yǎng)做預(yù)算的能力、準(zhǔn)確性和良好的規(guī)劃時間的感覺。