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隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字技術(shù)作為整個計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺的核心和基礎(chǔ)，已經(jīng)滲透到社會生活的各個領(lǐng)域，改變了人們的生存方式、工作方式、思維方式，自然對傳統(tǒng)的檔案管理也帶來巨大的沖擊，因此，在傳統(tǒng)檔案館的基礎(chǔ)上，必將出現(xiàn)一些保存新載體、利用新技術(shù)、開展新服務(wù)的新型檔案館，而數(shù)字化檔案館的建設(shè)正是融入信息時代快速軌道的有效途徑。

一、數(shù)字化檔案館建設(shè)的信息資源數(shù)字化

1、明確檔案信息資源數(shù)字化是數(shù)字化檔案館建設(shè)的首要環(huán)節(jié)

檔案資源的數(shù)字化是當(dāng)前數(shù)字化檔案建設(shè)工作的基礎(chǔ)、關(guān)鍵，而檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)來源以館藏檔案、電子文件為主。館藏檔案數(shù)字化就是利用各種科技手段，將紙質(zhì)、聲像、縮微膠片等傳統(tǒng)介質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可識別和處理，具有序結(jié)構(gòu)的數(shù)字檔案信息資源庫的工作。如果無數(shù)字化檔案信息資源庫，數(shù)字化檔案館建設(shè)就沒有堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)，沒有檔案的信息資源數(shù)字化，后期檔案信息的網(wǎng)上傳遞就無從談起，而實(shí)現(xiàn)信息資源共享更難以達(dá)到預(yù)期效果，至于檔案的智能化服務(wù)則形同虛設(shè)，紙上談兵。

檔案信息資源數(shù)字化的目標(biāo)，一是解決傳統(tǒng)檔案的存儲問題，二是檔案館創(chuàng)建自身網(wǎng)絡(luò)平臺，使有效意義的動態(tài)鏈接成為可能，三是提高信息傳遞速度，提供更大范圍內(nèi)的利用。所以說檔案信息資源數(shù)字化的實(shí)質(zhì)是信息記錄方式和載體形式的變換，為其后網(wǎng)上資源共享打下堅(jiān)實(shí)有效的物質(zhì)基礎(chǔ)。揚(yáng)子石化公司檔案館在檔案信息數(shù)字化方面，目前所做到的僅是導(dǎo)向數(shù)據(jù)，即以檔案題名、檢索目錄形式為主的模式，而非全面意義上的數(shù)字化，在記錄方式、載體形式上沒有實(shí)質(zhì)上的改進(jìn)。

2、檔案信息資源的數(shù)字化必須具有“三性”

第一、科學(xué)性。我們所說的檔案信息資源數(shù)字化決不是單純的檔案信息導(dǎo)向數(shù)據(jù)，即以檔案題名、檢索目錄形式為主的模式，而是目錄檢索數(shù)字化與檔案全文數(shù)字化之和。這就提出在規(guī)模龐大的檔案資源中，對數(shù)字化是全部數(shù)字化還是有選擇、區(qū)分的數(shù)字化。如選前者，對于繼承和保護(hù)人類寶貴的文化財(cái)富肯定是最完美的，但也有美中不足。由于檔案鑒定工作長期滯后，使館藏中存在大量未經(jīng)鑒定或鑒定后并未銷毀的檔案。再者，各檔案館往往具有共性意義的檔案資源，如各級政府及部門的普發(fā)性文件等。如果將它們?nèi)繑?shù)字化，不僅會加重館藏負(fù)荷，也會增加管理和維護(hù)的負(fù)擔(dān)，更是資金的浪費(fèi)。因此檔案信息資源數(shù)字化應(yīng)具科學(xué)性。從實(shí)際出發(fā)，通過對檔案的分析、篩選，確定數(shù)字化范圍。對檔案分輕重緩急，分階段，分層次有步驟的進(jìn)行。優(yōu)先對具有本館特色、專業(yè)特色、地方特色的檔案，用戶急需或利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。對此，揚(yáng)子石化公司檔案館的管理類文件就做到了檔案與資料的區(qū)分；石化系統(tǒng)文件與非石化系統(tǒng)文件的區(qū)分；本企業(yè)文件與普發(fā)性文件的區(qū)分等等。

第二、系統(tǒng)性。在進(jìn)行檔案信息資源數(shù)字化時，只有系統(tǒng)地、連續(xù)地將檔案信息資源數(shù)字化，才能充分發(fā)揮檔案信息資源的效用。無論是對檔案的來源，還是檔案內(nèi)容的內(nèi)在邏輯，又或不同檔案的關(guān)聯(lián)性等等，都應(yīng)保持檔案信息外在的連貫、完整與內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系。另外，還包括保持?jǐn)?shù)字化軟硬件的系統(tǒng)性。即軟硬件的配置、數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等在數(shù)字化階段保持一致性，保證數(shù)字化技術(shù)、軟硬件的可繼承性，從而確保數(shù)字化系統(tǒng)內(nèi)在的可持續(xù)發(fā)展性。

第三、特色性。當(dāng)每個檔案館數(shù)字化建設(shè)完成，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)后，它只是網(wǎng)絡(luò)中的一個數(shù)據(jù)庫，一個節(jié)點(diǎn)。為了避免信息的重復(fù)，各檔案館的信息資源數(shù)字化必須各具特色。特色也是檔案館信息資源數(shù)字化的生命。選擇本館獨(dú)有的、具有資源優(yōu)勢的課題或項(xiàng)目加以攻關(guān)，進(jìn)行開發(fā)、研究，最終建設(shè)具有本館特色的數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫。如同一個有差別的市場，有利于競爭，同樣有利于產(chǎn)生優(yōu)勢，避免重復(fù)建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檔案信息資源優(yōu)勢互補(bǔ)和資源共享開辟道路。

二、數(shù)字化檔案館建設(shè)要高科技化

數(shù)字化檔案館建設(shè)在工作條件上必須有高新技術(shù)的支持。數(shù)字化檔案不是在傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)內(nèi)部產(chǎn)生的。它的顯著特點(diǎn)是對技術(shù)的依賴性。如果沒有相關(guān)技術(shù)設(shè)備的支持，數(shù)字化檔案館建設(shè)將成為海市蜃樓。由此可見它是完全依賴現(xiàn)代通訊網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)進(jìn)行管理與工作，從而實(shí)現(xiàn)檔案館信息資源的數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)存儲海量化、信息資源共享化，服務(wù)快捷智能化。

1、檔案信息資源數(shù)字化技術(shù)支持

主要依靠模數(shù)轉(zhuǎn)化技術(shù)，即使用數(shù)字模擬整合技術(shù)將各種檔案信息數(shù)字化，這有賴于計(jì)算機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀、語音輸入等技術(shù)將檔案原件進(jìn)行數(shù)字化處理，運(yùn)用多媒體技術(shù)對不同載體形式與記錄方式的檔案信息進(jìn)行處理并再次顯示。檔案信息資源數(shù)字化之所以能夠解決檔案存儲的問題，那是有賴于海量存儲系統(tǒng)，因而海量存儲技術(shù)在檔案信息資源數(shù)字化進(jìn)程中具有重要作用。現(xiàn)階段主要是光盤與縮微手段。數(shù)據(jù)庫技術(shù)在檔案信息資源數(shù)字化過程中也有重要意義，它是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的核心，是數(shù)字檔案信息保存和利用的重要技術(shù)。它能進(jìn)行資源的有效組織使之有序化便于人們的利用。

2、檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和信息資源的共享化

數(shù)字化檔案館建設(shè)還必須依賴一系列的信息基礎(chǔ)設(shè)施來實(shí)現(xiàn)信息的傳遞。這一環(huán)節(jié)要靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與通訊技術(shù)的有效支持，以寬帶網(wǎng)為傳輸通道，在高速網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上，使檔案信息不受空間、地域的限制，為用戶服務(wù)。因此，檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化不僅是數(shù)字化檔案館建設(shè)的必須條件，也是檔案信息實(shí)現(xiàn)信息社會化服務(wù)的基礎(chǔ)。揚(yáng)子石化公司的內(nèi)部局域網(wǎng)平臺為我館信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化創(chuàng)造了可行性的前提。鑒于各類檔案館館藏檔案信息具有自身的特色，因此所建設(shè)的數(shù)字化檔案館在高速發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)上只不過是一個節(jié)點(diǎn)，單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫，未必能滿足所有用戶的信息需求，所以要借助網(wǎng)絡(luò)的升級，使來自各地的檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享。

3、數(shù)字檔案的安全

為了保障檔案信息的原始性、保密性及網(wǎng)絡(luò)的安全，同樣要采取相應(yīng)的技術(shù)措施。加密技術(shù)確保檔案的非公開性或分等級公開；身份驗(yàn)證技術(shù)確保用戶為網(wǎng)上合法用戶；簽署技術(shù)是證實(shí)該文確實(shí)出自作者，且內(nèi)容未被他人改動；防寫技術(shù)確保用戶只能讀取信息，而不能做任何改動；防火墻技術(shù)使本機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)與外界之間設(shè)置障礙，是保護(hù)層，阻止外界對本機(jī)構(gòu)的非法訪問，某種程度上減少了法律糾紛。

三、數(shù)字化檔案館管理的知識化

傳統(tǒng)的檔案管理模式難以適應(yīng)高科技支持下的數(shù)字化檔案館，需要一種新型的管理模式來取代。知識管理則向我們展示了一種嶄新的管理模式和思維方式，在數(shù)字檔案館建設(shè)中引入知識管理理念，將給數(shù)字檔案館建設(shè)以重要的啟迪作用。

1、從管理的發(fā)展趨勢看，知識管理是檔案信息管理的新發(fā)展

人們對檔案的管理從檔案的實(shí)體管理到檔案的信息管理，即側(cè)重檔案內(nèi)容的開發(fā)利用，解決檔案信息的傳播，再到檔案信息資源的管理，側(cè)重對檔案信息內(nèi)容及其支持工具的管理。前兩種管理方法早已不能滿足管理要求，就目前現(xiàn)狀，我們要完成的就是從檔案信息資源管理向知識管理的轉(zhuǎn)變。檔案信息資源管理的核心是收集整理、檢索分類、存貯、傳播和使用，但它忽略了人力資源及其主觀知識的管理，而知識管理不僅涵蓋檔案信息資源管理內(nèi)容，更注重對人力資源的管理，深化了對信息技術(shù)的要求，對檔案信息的處理轉(zhuǎn)變?yōu)閷χR的識別、挖掘和重組。知識管理的目的就是通過知識挖掘和知識重組，實(shí)現(xiàn)知識共享和知識創(chuàng)新。

2、知識管理為用戶提供更完善的知識服務(wù)

知識管理的基本過程是知識的創(chuàng)造、存貯、分配、應(yīng)用。知識組織、知識應(yīng)用是知識管理的基礎(chǔ)，知識管理最終體現(xiàn)知識價值和服務(wù)價值。數(shù)字化檔案館實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)字化、檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化,檔案信息利用的共享化。因而此時用戶不再擔(dān)憂信息傳遞的方便、快捷程度，而是如何從繁雜的檔案信息資源中迅速提取自身所需的知識。知識管理要求的知識組織與應(yīng)用，正是在檔案信息基礎(chǔ)上，通過對知識的進(jìn)一步挖掘、精簡、提取并發(fā)現(xiàn)隱含在檔案信息中的潛在知識，最終對它們分析、歸納、整合并形象的予以表達(dá)，完成知識挖掘。這正好解決用戶面臨的新問題，所以數(shù)字檔案館不僅要注重知識的組織與開發(fā)，同樣要重視知識需求與應(yīng)用，以便提供更完善的知識服務(wù)。

揚(yáng)子檔案館從創(chuàng)建開始?xì)v經(jīng)幾代管理層的交替變更，在管理模式上也有不斷地探討和實(shí)踐，從最早的實(shí)體管理到信息管理再到檔案信息資源的管理，管理方式不斷簡化，檔案的服務(wù)利用功能也達(dá)到進(jìn)一步的完善。

四、人員素質(zhì)的復(fù)合化

建設(shè)數(shù)字化檔案館的同時，必須注重提高現(xiàn)有檔案工作人員的能力與素質(zhì)，包括專業(yè)知識、技術(shù)知識、管理能力等。因此就要進(jìn)行跨學(xué)科，跨領(lǐng)域的人才培訓(xùn)。目的使原先知識單一的檔案工作者成為既懂檔案管理，又能熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。這樣才能符合信息時代的要求。其基本途徑，一是進(jìn)行現(xiàn)代人才繼續(xù)教育的培訓(xùn)，從現(xiàn)代化知識培訓(xùn)、管理科學(xué)培訓(xùn)、電腦技能培訓(xùn)和外語培訓(xùn)入手，對各類專業(yè)人才和管理層人員進(jìn)行查漏補(bǔ)缺式培訓(xùn)。同時，也要提高職工自主學(xué)習(xí)的意識，是“我要學(xué)”不是“要我學(xué)”。二是運(yùn)用動態(tài)的方式，組織各學(xué)術(shù)界與檔案界之間的學(xué)術(shù)研討和交流。一方面，促進(jìn)學(xué)術(shù)界彼此的溝通，互相學(xué)習(xí)、借鑒，達(dá)到互動的效果。另一方面，達(dá)到勇于“走出去”的目的，努力跟上時展的步伐。