導(dǎo)語：基層海事檔案信息化建設(shè)探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、檔案信息化建設(shè)的含義和內(nèi)容

檔案信息化是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行處置、管理，并提供利用；是以檔案信息資源建設(shè)為核心，以現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)，以社會充分利用檔案信息資源為目標(biāo)，使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化的過程。檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個方面的內(nèi)容。

二、基層海事部門檔案信息化現(xiàn)狀和建設(shè)意義

以江蘇海事局系統(tǒng)為例，江蘇海事局于2015年達(dá)到江蘇省5A數(shù)字檔案室標(biāo)準(zhǔn)。該局一直以來都積極推動檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建其與各分支機(jī)構(gòu)統(tǒng)一的檔案管理平臺，改變以往各單位分割各自管理的狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效整合。通過統(tǒng)一平臺建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理實(shí)時督促檢查、實(shí)時指導(dǎo)糾錯等功能。該局建有文書、會計、科技、聲像檔案數(shù)據(jù)庫，建立船舶登記、船舶檢驗(yàn)、船員、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等專題檔案數(shù)據(jù)庫，對長期、永久保存的文書檔案、海事科技檔案進(jìn)行了全文數(shù)字化。依托局內(nèi)部辦公自動化平臺，建設(shè)檔案查詢利用專門通道，設(shè)定分類別檔案開放標(biāo)準(zhǔn)，全局工作人員可以通過該通道發(fā)起借閱流程，在線借閱數(shù)字檔案，大大提升了檔案利用的便利程度。作為江蘇海事局的分支機(jī)構(gòu)——常熟海事局，檔案管理信息化建設(shè)也一直受到高度重視。多年來，投入大量的人力物力，配備了高速掃描設(shè)備，對庫藏的檔案進(jìn)行存量數(shù)字化、增量電子化，利用江蘇海事系統(tǒng)統(tǒng)一的文檔一體化軟件對庫藏檔案進(jìn)行管理，也實(shí)現(xiàn)了電子文件的邏輯歸檔及在線管理和利用。但目前，由于受到辦公自動化平臺功能開發(fā)方面的一些限制，在平臺中產(chǎn)生的電子文檔，只有收發(fā)文可以通過在線歸檔功能進(jìn)行歸檔，其他的海事業(yè)務(wù)流程，比如：行政處罰、水工審批、船舶登記等審批流程，雖然已實(shí)現(xiàn)全程網(wǎng)上審批，但網(wǎng)上審批的電子文檔尚不能在線歸檔到檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，只能通過掃描和手工錄入檔案系統(tǒng)進(jìn)行立卷歸檔，不利于檔案管理工作效率的提高，也不利于海事管理工作的連續(xù)性以及電子文件真實(shí)性、完整性和有效性的延續(xù)。海事檔案是提供海事部門領(lǐng)導(dǎo)決策、職能部門工作查考、海事業(yè)務(wù)研究等的重要依據(jù)，保存并開發(fā)利用好海事檔案至關(guān)重要。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，海事檔案管理必須順應(yīng)時代的發(fā)展，步入信息化時代，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，海事檔案信息化建設(shè)對海事事業(yè)的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（一）有利于提高檔案檢索效率

利用文檔一體化軟件，建立室藏檔案的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)在局域網(wǎng)內(nèi)即可快速檢索所需的檔案材料，且在權(quán)限范圍內(nèi)即可瀏覽檔案材料的全文，大大提高了查檔、閱檔的效率，為職能部門提供工作查考、開展海事業(yè)務(wù)研究、為領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考創(chuàng)造了便利條件。

（二）有利于海事系統(tǒng)的規(guī)范化管理

海事檔案信息化建設(shè)，使得海事檔案管理工作更趨規(guī)范，保障了檔案信息資料的整體性和真實(shí)性，有效促進(jìn)了海事工作的規(guī)范化、正規(guī)化發(fā)展。

（三）有利于海事檔案的開發(fā)利用

運(yùn)用先進(jìn)的管理手段和科學(xué)技術(shù)對室藏檔案進(jìn)行管理，大大提高了檔案管理部門的工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，從根本上提高檔案管理和利用的水平，使檔案管理工作從傳統(tǒng)的以檔案保管為重點(diǎn)的模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案信息化形式來為中心工作服務(wù)，為社會服務(wù)。檔案管理人員也從繁復(fù)的檔案基礎(chǔ)工作中解放出來，將更多的精力投入到檔案材料的編研和開發(fā)利用上來，從而更好地為海事中心工作提供服務(wù)。

三、對基層海事檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

（一）盡快完善海事檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系

海事檔案部門要根據(jù)國家有關(guān)檔案信息化管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合海事系統(tǒng)特點(diǎn)，完善海事檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，建立健全海事檔案信息標(biāo)準(zhǔn)、軟硬件設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)儲存?zhèn)鬏敇?biāo)準(zhǔn)等。

（二）加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)

現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案管理工作中的廣泛運(yùn)用，為檔案工作注入新的活力，極大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為可觀的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，為檔案工作現(xiàn)代化的持續(xù)發(fā)展提供了有力保證。配備檔案信息化所必需的現(xiàn)代化辦公設(shè)備，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技在檔案管理中的應(yīng)用，推行全海事系統(tǒng)通用或有統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換接口的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)全海事系統(tǒng)內(nèi)開放檔案的資源共享；提高檔案管理中計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，提高檔案信息化水平，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐；合理應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)相關(guān)海事業(yè)務(wù)檔案在線歸檔。

（三）加強(qiáng)信息化環(huán)境下檔案數(shù)據(jù)的安全管理

要建立健全安全防范體系，規(guī)范網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用系統(tǒng)的安全管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息化與檔案信息安全協(xié)調(diào)發(fā)展；做好檔案系統(tǒng)軟件的安全防護(hù)，保障電子檔案的安全；要及時將在電子環(huán)境下產(chǎn)生的需要永久、長期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案，輸出為紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)威性；在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提供檔案利用時，要嚴(yán)格借閱審批流程，合理設(shè)置閱檔權(quán)限；要切實(shí)落實(shí)異地備份制度，對有多套檔案或檔案復(fù)制件的，確保異地存放至少一套，以防重大災(zāi)害或事故對檔案造成毀滅性損失。

（四）大力培養(yǎng)檔案信息化人才

根據(jù)信息化檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點(diǎn)，對單位全員進(jìn)行培訓(xùn)。隨著檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)，檔案工作不再只是檔案員的工作，每個員工都是檔案的產(chǎn)生者和利用者。因此，一方面要通過培訓(xùn)普及檔案信息化技術(shù)的運(yùn)用，另一方面要通過培訓(xùn)提高全員的檔案信息化的意識。同時，要定期對單位專兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的綜合能力，加強(qiáng)專兼職檔案員檔案現(xiàn)代化知識的培訓(xùn)，積極引進(jìn)信息化建設(shè)人才，培養(yǎng)一批懂信息技術(shù)、熟悉檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，促進(jìn)海事檔案工作持續(xù)快速健康發(fā)展。

四、結(jié)語

海事檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然趨勢，是全面提升海事檔案工作為海事中心工作服務(wù)能力不可缺少的手段。海事檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而具體的工作，信息化的實(shí)現(xiàn)，不是檔案部門某一部門的工作，也不是單靠幾個檔案員就能實(shí)現(xiàn)的，其需要所有部門、全員積極參與和配合。基層海事單位應(yīng)以檔案信息化建設(shè)為契機(jī)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，改革檔案工作管理體制與運(yùn)行機(jī)制，積極推進(jìn)海事檔案信息化建設(shè)，切實(shí)把檔案信息化建設(shè)落到實(shí)處，更好地適應(yīng)社會和時展的需要，為地方經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

作者:孫穎 單位:常熟海事局