導(dǎo)語(yǔ)：鐵路企業(yè)檔案管理如何優(yōu)化庫(kù)存一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：該文主要針對(duì)鐵路企業(yè)檔案管理過(guò)程中，如何有效優(yōu)化庫(kù)存展開深入研究。先闡述了鐵路企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題，如對(duì)檔案工作重視程度不夠、管理意識(shí)有待提高、檔案庫(kù)存量大質(zhì)量不高、檔案載體單一等，進(jìn)而又提出了幾點(diǎn)切實(shí)可行的措施，如引入創(chuàng)新的思維和理念、逐步推行電子檔案、嚴(yán)格把住檔案進(jìn)館質(zhì)量、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)。通過(guò)以上措施，以期使得鐵路企業(yè)檔案管理的水平獲得提高，促使鐵路企業(yè)更好地發(fā)展。

關(guān)鍵詞：鐵路企業(yè)；存在問(wèn)題；檔案管理；優(yōu)化庫(kù)存

在新時(shí)代的背景下，中央經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議精神對(duì)鐵路建設(shè)的總基調(diào)進(jìn)行了明確，鐵路企業(yè)迎來(lái)了高質(zhì)量發(fā)展時(shí)期。而且鐵路企業(yè)著眼于未來(lái)，其正在努力構(gòu)建鐵路骨架網(wǎng)，全面推進(jìn)一大批建設(shè)項(xiàng)目。但是，隨著建設(shè)項(xiàng)目的不斷推進(jìn)，將會(huì)產(chǎn)生大量的企業(yè)檔案，具有很大的價(jià)值?；诖?，鐵路企業(yè)可將其作為契機(jī)，對(duì)檔案庫(kù)存進(jìn)一步優(yōu)化，盡量將庫(kù)存庫(kù)容資源進(jìn)行整合，進(jìn)而為企業(yè)提供高效的檔案服務(wù)。為了能更好地優(yōu)化庫(kù)存，對(duì)資源更好地整合，將檔案對(duì)企業(yè)的重要作用充分發(fā)揮出來(lái)，可從鐵路企業(yè)檔案管理入手，尋找到其中管理普遍存在的問(wèn)題，進(jìn)而采取有針對(duì)性的措施。

1鐵路企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

1.1對(duì)檔案工作重視程度不夠

鐵路企業(yè)在檔案管理工作方面，從上到下還存在意識(shí)薄弱的問(wèn)題。一些領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為，檔案管理就是保管檔案。換言之，他們認(rèn)為保管檔案的工作在單位工作中不是特別重要，僅認(rèn)為檔案管理是防止檔案丟失、信息外泄的重要保證，在日常工作中，面對(duì)檔案查閱和外查檔案能應(yīng)付過(guò)來(lái)即可。其在思想上沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，在檔案管理工作硬件方面，也沒(méi)有及時(shí)更新，僅遵守節(jié)約的原則，以致企業(yè)檔案管理信息化工作存在滯后的現(xiàn)象。

1.2管理意識(shí)有待提高

鐵路企業(yè)中的檔案人員在實(shí)際工作中，往往都是一崗多責(zé)，即指一個(gè)崗位承擔(dān)多個(gè)責(zé)任。而且，部分單位檔案管理人員崗位變動(dòng)較為頻繁。部分檔案管理員還為兼職人員，在從事檔案管理工作前期就通過(guò)工作交接入崗，沒(méi)有經(jīng)過(guò)一定的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，這使得部分兼職檔案員沒(méi)有意識(shí)到檔案的重要性，對(duì)此工作的重視程度不夠，在歸檔方面也缺少一定認(rèn)識(shí)。甚至一些兼職檔案員認(rèn)為將檔案在承辦部門中進(jìn)行存放即可，而且認(rèn)為這樣還能為檔案查找和利用帶來(lái)便利，這種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)使得他們不愿意向檔案管理部門移交檔案。以上存在的問(wèn)題從某種程度上來(lái)看，直接關(guān)系到檔案管理水平的低下。

1.3檔案庫(kù)存量大質(zhì)量不高

《檔案法》中明確規(guī)定了到期檔案可以銷毀掉，但是必須要經(jīng)過(guò)組織鑒定后。然而實(shí)際上，這些規(guī)定沒(méi)有得到好的執(zhí)行。其中主要原因有以下幾個(gè)方面，如考核制度、原則、方法不夠明確；考核人員素質(zhì)不高，存在參差不齊的現(xiàn)象等以上原因使得短期檔案變成長(zhǎng)期檔案，長(zhǎng)期檔案也存在一定的狀況，檔案庫(kù)房也明顯出現(xiàn)了管理混亂“僵尸”檔案增多等問(wèn)題。

1.4檔案載體單一

在部分鐵路企業(yè)庫(kù)管房中，只有擺放整齊的紙質(zhì)檔案，電子檔案非常少。通過(guò)了解得知，在館藏中，紙質(zhì)檔案和非紙質(zhì)檔案其數(shù)量上具有一定比例，此比例為900∶1至1000∶1之間，也就是在紙質(zhì)檔案的檔案館中，館藏非紙質(zhì)檔案保管單位方面，僅有150~170個(gè)之間。檔案載體單一化，這種情況很容易存在以下弊端：檔案管理人員工作量比較大，效率不高，而且這種單一傳統(tǒng)載體查閱手段的方式落后，還不便于查閱，同時(shí)也導(dǎo)致，檔案服務(wù)水平難以提高，直接影響檔案利用效果。這些弊端也使得，在企業(yè)管理過(guò)程中，很難充分發(fā)揮檔案的作用，造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。

2鐵路企業(yè)檔案管理過(guò)程中優(yōu)化庫(kù)存措施

2.1引入創(chuàng)新的思維和理念

在當(dāng)今社會(huì)，隨著鐵路企業(yè)不斷發(fā)展，有著太多的歷史需要進(jìn)行記載和傳承，其中最重要的一項(xiàng)內(nèi)容就是檔案管理。從鐵路企業(yè)的角度上來(lái)看，應(yīng)加大宣傳和培訓(xùn)力度，在工作人員上崗的前期，需對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的歸檔意識(shí)，并在每個(gè)工作崗位中，引入檔案工作流程，將其化到其中，讓每個(gè)工作人員將歸檔作為工作的一部分。與此同時(shí)，還應(yīng)注重時(shí)代的發(fā)展，提高對(duì)檔案的重視程度，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理思想，對(duì)于電子公文歸檔的相關(guān)規(guī)定積極推進(jìn)，使得檔案信息現(xiàn)代化水平不斷提高，充分運(yùn)用新的管理模式，促使檔案資源檢索方式得到優(yōu)化，進(jìn)而提高檔案服務(wù)企業(yè)的水平[1]。

2.2逐步推行電子檔案

在鐵路建設(shè)迅速發(fā)展下，大量的鐵路建設(shè)項(xiàng)目也齊頭并進(jìn)，這也使得大量鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案逐漸進(jìn)入檔案館。因?yàn)榇藱n案具有一定的參考價(jià)值，這給檔案管理部門也帶來(lái)一定的挑戰(zhàn)，與此同時(shí)，這也是發(fā)展機(jī)遇?；诖?，檔案管理部門可從以下幾個(gè)方面入手；首先，從館藏檔案入手，開展鑒定工作。在隨著歷史發(fā)展推移和實(shí)踐檢驗(yàn)下，部分檔案已經(jīng)失去保存的價(jià)值，這時(shí)需要將其剔除掉，進(jìn)而將有效的庫(kù)容騰出來(lái)，還可以為庫(kù)存檔案的質(zhì)量提供重要保障[2]。其次，在存放和保管紙質(zhì)檔案的過(guò)程中，管理?xiàng)l件相對(duì)較高，而且此工作的難度比較大，很容易發(fā)生紙張老化受損的現(xiàn)象。所以，在以后的檔案管理工作中，電子檔案是必然發(fā)展趨勢(shì)，針對(duì)電子歸檔系統(tǒng)和電子公文系統(tǒng)，使其實(shí)現(xiàn)兩者無(wú)縫銜接，促使檔案管理工作的效果獲得提高，進(jìn)而建立電子公文檔案，使得檔案的存貯介質(zhì)豐富化，檔案的利用率獲得提高，為實(shí)現(xiàn)電子檔案管理做鋪墊。

2.3建立電子文件的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系

在檔案管理工作中，標(biāo)準(zhǔn)化管理能為檔案管理質(zhì)量提供重要保障。為此，鐵路企業(yè)可建立電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，將電子文件的登記標(biāo)準(zhǔn)、命名標(biāo)準(zhǔn)、收集標(biāo)準(zhǔn)、鑒定標(biāo)準(zhǔn)以及安全標(biāo)準(zhǔn)等為此體系內(nèi)容，其中所謂鑒定標(biāo)準(zhǔn)主要是鑒定文檔的真實(shí)性和完整性等。電子文件的記錄格式和載體以及形式上，與紙質(zhì)文件相比存在一定的差異性，其中在外型、處理方法以及管理內(nèi)容上就能體現(xiàn)出來(lái)?；诖?，在建設(shè)此體系時(shí)需要考慮以下幾個(gè)因素：首先，在實(shí)際開展時(shí)，可以從電子文檔的收集、保存以及利用入手，突破以往傳統(tǒng)的管理模式，確保能有效控制文件到歸檔管理這一過(guò)程，使得文檔與檔案實(shí)體一體化能更好地實(shí)現(xiàn)[3]。其次，要具有安全適用性，也就是將鐵路跨越式發(fā)展充分考慮到位，在鐵路企業(yè)技術(shù)發(fā)展中，其安全保障要求相對(duì)較高。通過(guò)不斷研究電子檔案管理方式，使其能對(duì)企業(yè)信息化和市場(chǎng)變化要求予以更好的滿足。

2.4嚴(yán)格把控檔案進(jìn)館質(zhì)量

在接收和征集檔案時(shí)，為防止失去具有價(jià)值的檔案，可以從檔案價(jià)值和歷史意識(shí)入手，展開相應(yīng)的判斷，并對(duì)檔案進(jìn)館的質(zhì)量嚴(yán)格進(jìn)行把關(guān)，不符合接收條件的以及質(zhì)量不高的檔案，不能進(jìn)館。因?yàn)樵跉v史資料中，檔案館作為重要的集中地，不是文件材料存放地，在注重?cái)?shù)量的同時(shí)，還要注重質(zhì)量，做到進(jìn)館卷不漏，確保進(jìn)館的價(jià)值[4]。

2.5提高檔案管理人員的自身素質(zhì)

在檔案管理工作中，檔案管理人員自身素質(zhì)直接關(guān)系到檔案工作的水平，而且對(duì)進(jìn)館檔案的質(zhì)量會(huì)產(chǎn)生直接的影響?；诖?，提高檔案管理人員管理水平和工作效果，有利于促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。首先，鐵路企業(yè)可為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，并加大培訓(xùn)力度，開展各種各樣的培訓(xùn)活動(dòng)，采取定期或者是不定期的方式對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，并將檔案管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)作為培訓(xùn)內(nèi)容，提升他們自身的素質(zhì)，促使他們自身檔案工作的水平能不斷提高[5]。與此同時(shí)，檔案管理人員在實(shí)際工作中還要善于總結(jié)，結(jié)合單位的實(shí)際情況積極思考和創(chuàng)新，將自身工作主觀能動(dòng)性充分發(fā)揮出來(lái)，進(jìn)而使得檔案工作水平獲得提高[6]。

2.6做好鐵路檔案安全保障問(wèn)題

鐵路企業(yè)還需要進(jìn)一步建立多重安全屏障，進(jìn)而為檔案的安全提供重要保障。首先，建立軟件安全屏障。其中主要必備兩個(gè)軟件，分別為殺毒軟件和防火墻軟件，而且在鐵路檔案管理軟件中，還應(yīng)具備日志功能、強(qiáng)制歸檔功能、防復(fù)制功能、自動(dòng)加密功能和系統(tǒng)訪問(wèn)控制功能[7]。其次，建立硬件安全屏障。除了運(yùn)用常規(guī)的安全措施，如還需要將以下問(wèn)題充分考慮。一是對(duì)于文件檔案而言，需要對(duì)其依賴的硬件設(shè)施狀態(tài)提供重要保障，并設(shè)置硬件備份系統(tǒng)，至少要兩套，通過(guò)脫機(jī)保存來(lái)解決。二是保證密鑰的安全。系統(tǒng)的關(guān)鍵操作人員，除了對(duì)密玥身份確認(rèn)外，還可通過(guò)相關(guān)硬件對(duì)密玥安全提供重要保障，如身份證驗(yàn)證卡片硬件。三是避免檔案信息非法傳播現(xiàn)象發(fā)生。主要就是將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移設(shè)備關(guān)閉掉，進(jìn)而避免企業(yè)知識(shí)外泄的現(xiàn)象發(fā)生。四是建立流程安全屏障。針對(duì)一些管理系統(tǒng)在流程設(shè)計(jì)的過(guò)程中，必須要充分考慮到信息安全一體化問(wèn)題，如設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)和合同管理系統(tǒng)[8]。

3結(jié)語(yǔ)

總而言之，鐵路企業(yè)對(duì)國(guó)家有著非常重要的影響，其發(fā)展水平在一定程度上關(guān)系著國(guó)家的進(jìn)步，基于此，必須要意識(shí)到鐵路企業(yè)各項(xiàng)工作的重要性，并給予高度重視，尤其是檔案管理工作。鐵路企業(yè)要結(jié)合自身的實(shí)際情況，針對(duì)檔案管理工作采取有效的措施，提出切實(shí)可行的優(yōu)化庫(kù)存的方式，確保檔案庫(kù)存的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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[6]馬壇鳳.試論鐵路檔案工作的全程管理[J].檔案學(xué)研究,2018(5):48-49.

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[8]劉修軍.平臺(tái)型企業(yè)誠(chéng)信檔案體系優(yōu)化研究[D].湘潭大學(xué),2019.

作者：張曉 單位：中鐵十八局第四工程有限公司