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1.當(dāng)前電力營銷檔案管理工作中存在的主要問題

⑴營銷檔案管理缺乏比較統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)：營銷檔案資料涉及面很廣，具有信息量大、業(yè)務(wù)分類多、流程多而復(fù)雜、涉及部門多等特點。但資料在整理、收集和歸檔等過程中缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從而易出現(xiàn)檔案資料流失嚴(yán)重、資料收集隨意性大、查找不方便、整理方法不規(guī)范等情況，影響營銷檔案管理工作的效率和質(zhì)量。⑵營銷檔案管理機(jī)制不夠健全：營銷檔案管理缺乏比較健全的管理制度，這使得各部門缺乏有效的制度約束，導(dǎo)致檔案收集難、收集不齊全、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等情況頻發(fā)，大大降低了檔案的真實性、準(zhǔn)確性和可利用性。例如，由于缺乏有效的監(jiān)督考核機(jī)制和相關(guān)的崗位責(zé)任制，營銷檔案收集和歸檔過程中普遍存在不規(guī)范、不及時等現(xiàn)象，部分管理人員存在專業(yè)技術(shù)知識不高、責(zé)任心不足等情況。⑶對營銷檔案管理工作不夠重視：雖然供電企業(yè)均建立了運行營銷檔案信息化管理的系統(tǒng)，并開展了信息化的檔案管理建設(shè)工作，但對營銷檔案管理工作的有效性缺乏足夠的重視[2]。表現(xiàn)為未建立比較完備的機(jī)制，管理理念跟不上形勢，不注重提升管理人員的綜合素質(zhì)等。

2.加強(qiáng)電力營銷檔案管理工作的建議

2.1建立統(tǒng)一的營銷檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

為保證營銷檔案管理工作的順利開展，建立統(tǒng)一的營銷檔案管理標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要。在“大營銷”體系下，以往的營銷檔案管理流程和管理方式有所改變，例如，以往檔案資料均分別歸檔于相應(yīng)的部門，而現(xiàn)在這些資料均需要集中到一個部門進(jìn)行統(tǒng)一保存，以提高檔案資料管理的統(tǒng)一性。與此同時，這也對檔案庫的容量提出了更高的要求，且加大了儲存的風(fēng)險性（檔案的唯一性，一旦丟失則可能無處可尋）。因此，應(yīng)制定統(tǒng)一的營銷檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，這對確保檔案資料的安全性，提高資源的利用效率有十分重要的意義。營銷檔案管理人員應(yīng)時刻秉承高度的責(zé)任心，把好檔案資料的質(zhì)量關(guān)，對于檔案記錄填寫不規(guī)范、不完整等不合格的資料不予接受。同時，在收集營銷檔案資料時要進(jìn)行全程進(jìn)度跟蹤，保證檔案資料按時按質(zhì)完成。另外，充分利用營銷檔案管理信息系統(tǒng)做好檔案的歸檔工作。為防止因業(yè)務(wù)變更導(dǎo)致類別變化的現(xiàn)象，可設(shè)定檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，并制定統(tǒng)一的編號準(zhǔn)則[3]。例如，在排架方面，可按照低壓和高壓客戶進(jìn)行檔案分類，并按時間順序進(jìn)行排架保管。對于遷址、新增客戶增容、更名過戶、移表等業(yè)務(wù)資料，應(yīng)及時在原檔案中進(jìn)行補(bǔ)充，而并非替換原文件資料。

2.2健全營銷檔案管理的制度

健全營銷檔案管理的制度，能使?fàn)I銷檔案管理工作有標(biāo)準(zhǔn)可依、有章可循、有制度可約束，從而促使檔案管理工作更加規(guī)范化。尤其應(yīng)制定切實可行的檔案管理考核機(jī)制和管理責(zé)任制，做到分工明確、責(zé)任到人，從而提高管理人員的責(zé)任意識。同時，為提高檔案的安全性，應(yīng)建立并健全檔案安全管理制度，一方面加強(qiáng)庫房的安全防護(hù)措施，如配備防潮、防火、防盜、防有害生物等設(shè)施，對于一些特殊載體的檔案(如影像資料)，尤其要進(jìn)行重點保護(hù)。而對于涉及商業(yè)秘密和知識產(chǎn)權(quán)的檔案資料，為保證檔案的安全和完整性，應(yīng)健全檔案保密機(jī)制和嚴(yán)格的查借閱管理機(jī)制。要求檔案管理人員以及使用人員嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定，做好檔案的保密、保管工作。另外，健全檔案銷毀機(jī)制，明確規(guī)定對于已經(jīng)銷戶的低壓客戶3年內(nèi)不能銷毀檔案，而對于已銷戶的高壓客戶則在5年內(nèi)不能銷毀[4]，當(dāng)銷戶用戶檔案保存日期到期則應(yīng)在有關(guān)人員的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。

2.3提高營銷檔案管理工作的意識

供電企業(yè)應(yīng)認(rèn)清形勢，重新審視營銷檔案管理工作，提高營銷檔案管理工作的認(rèn)識。當(dāng)前，人們對營銷檔案管理工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，企業(yè)應(yīng)緊跟時代的步伐，更新思想觀念，意識到營銷檔案的重要性，并重視營銷檔案管理工作。為此，應(yīng)將營銷檔案管理工作納入企業(yè)營銷工作的重點范圍，并安排專人負(fù)責(zé)抓檔案管理工作。供電企業(yè)其他中層部門也應(yīng)予以積極的配合。為提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，尤其是責(zé)任心和業(yè)務(wù)技術(shù)知識，應(yīng)重視人員的培訓(xùn)工作。通過培訓(xùn)，使工作人員提高新技術(shù)、新設(shè)備的應(yīng)用能力，同時，加深法律、風(fēng)險防范等方面的意識，全面提高營銷檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3.結(jié)語

客戶檔案管理是供電企業(yè)進(jìn)行電力營銷的基礎(chǔ)和前提，也是供電企業(yè)電力營銷檔案管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)。當(dāng)前電力營銷檔案管理工作中依然存在的諸多問題，應(yīng)引起足夠重視。企業(yè)應(yīng)努力使?fàn)I銷檔案管理工作有制度保障、有章可循，以使企業(yè)能更好地為廣大用戶提供服務(wù)，從而全面提高經(jīng)營管理水平。

作者:劉丹單位:國網(wǎng)寧夏固原供電公司