導(dǎo)語：物業(yè)檔案管理透析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

物業(yè)檔案是指物業(yè)行政管理部門與物業(yè)服務(wù)企業(yè)在行政管理活動和經(jīng)營管理活動中形成的，反映物業(yè)管理狀況與企業(yè)經(jīng)營服務(wù)情況，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。物業(yè)檔案既記錄了物業(yè)行政管理部門的管理情況，又記載了物業(yè)服務(wù)企業(yè)的各項經(jīng)營活動和服務(wù)情況，真實、客觀、全面、系統(tǒng)地記載了物業(yè)管理活動的全過程，是物業(yè)管理活動的原始記錄。下面，筆者談一下自己對物業(yè)檔案管理工作的幾點認識。

一、物業(yè)檔案的特點

1.來源廣泛。物業(yè)檔案的形成涉及方方面面，其中物業(yè)管理行政職能部門產(chǎn)生的物業(yè)檔案內(nèi)容有：物業(yè)企業(yè)資質(zhì)管理檔案；維修資金管理檔案；業(yè)委會管理檔案；綜合整治檔案；物業(yè)執(zhí)法檔案等。由房管所轉(zhuǎn)制而成的物業(yè)公司形成的檔案內(nèi)容有：產(chǎn)業(yè)類檔案，包含每戶居民的公房憑證副本（存根）、產(chǎn)業(yè)管理手冊等；業(yè)務(wù)類檔案，包含記錄每戶居民租賃使用情況的業(yè)務(wù)件袋、住房調(diào)配單、售后公房資料等；測估類檔案，包含測估手冊、各類圖紙；維修管理類資料，包括房屋大修資料、房屋完損等級評定記錄、各類設(shè)備維修保養(yǎng)資料、群眾來信和投訴處置情況、維修資金管理資料等。開發(fā)商組建的物業(yè)公司所形成的資料包括物業(yè)建筑、結(jié)物業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與建議構(gòu)、隱蔽工程竣工圖；業(yè)主（住戶）管理手冊；各類設(shè)備維修保養(yǎng)記錄；維修資金管理資料；群眾來信和投訴處置情況等。

2.內(nèi)容豐富。物業(yè)檔案包含了基建、設(shè)備、經(jīng)營、管理、服務(wù)等多方面內(nèi)容。物業(yè)檔案的形成涉及到方方面面，如建設(shè)單位移交的物業(yè)前期資料；與水泵、空調(diào)、電梯、鍋爐、化糞池、安保門禁等設(shè)備的生產(chǎn)廠家、安裝公司、保養(yǎng)單位之間形成的有關(guān)資料；消防、供電、供水、供氣、電話、網(wǎng)絡(luò)、有線電視等方面資料；物業(yè)服務(wù)企業(yè)的物業(yè)資質(zhì)證明、物業(yè)管理招投標(biāo)文件、各類經(jīng)濟合同方面的資料；業(yè)主委員會成立、運作、改選方面的資料；維修資金使用、審批、監(jiān)管方面的資料；信訪投訴和物業(yè)管理方面的政策法規(guī)等文件。

3.動態(tài)變化。不論是住宅小區(qū)、高層樓宇還是酒店、辦公樓、商業(yè)場所，各類物業(yè)在使用過程中都會發(fā)生各種變化。如物業(yè)的各種設(shè)施、設(shè)備需要進行維修、更換；因客戶不同的使用需求而改變物業(yè)原有的布局，重新進行裝修；業(yè)主因權(quán)屬的變更而發(fā)生變化；租戶的頻繁變動。另外，隨著舊區(qū)改造的深入發(fā)展，城市地形面貌發(fā)生了很大的變化，物業(yè)檔案中各類圖紙須及時進行修測；房屋完損等級評定記錄每年調(diào)整一次。圍繞著這些變化，物業(yè)檔案也需及時補充新的內(nèi)容，以確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確。

二、物業(yè)檔案的作用

1.為加強直管公房管理提供有效的依據(jù)。物業(yè)檔案資料詳細地記載了每幢房屋的結(jié)構(gòu)、類型，以及所有直管公房的產(chǎn)業(yè)情況。如果將全市直管公房的產(chǎn)業(yè)資料匯集起來，就能全面、真實地反映出全市直管公房的面積數(shù)量，便于正確掌握全市授權(quán)物業(yè)公司管理的直管公房的房屋狀況，為有關(guān)部門加強對授權(quán)的直管公房管理提供有效的依據(jù)，為制定舊區(qū)改造政策提供參考數(shù)據(jù)，防止國有資產(chǎn)流失。

2.物業(yè)服務(wù)企業(yè)從事日常管理的依據(jù)。物業(yè)檔案資料詳細地記載了每戶居民的居住面積、家庭成員及物業(yè)管理等費用的交付情況；售后公房出售時同住的家庭成員以及家庭成員同意與否等情況。這些檔案內(nèi)容是維護居民合法權(quán)益的原始憑證，使物業(yè)服務(wù)企業(yè)能夠有針對性地為居民提供各類服務(wù)。

3.物業(yè)服務(wù)企業(yè)順利開展各項工作的基礎(chǔ)資料。物業(yè)檔案是物業(yè)服務(wù)企業(yè)以往各項工作的真實記錄，它可以為物業(yè)服務(wù)企業(yè)解決合同紛爭、化解各種矛盾提供備查的依據(jù)，使物業(yè)服務(wù)企業(yè)在各種經(jīng)濟糾紛中立于主動地位。同時，物業(yè)檔案既是物業(yè)服務(wù)企業(yè)開展各項工作、維持正常管理、保持各類設(shè)備正常運轉(zhuǎn)不可缺少的基礎(chǔ)資料，也是開展物業(yè)維修、設(shè)備保養(yǎng)和更新改造等必不可少的依據(jù)材料。

三、改進物業(yè)檔案管理工作的建議

1.重視物業(yè)檔案管理工作。房屋管理部門應(yīng)充分重視物業(yè)檔案管理工作，加大物業(yè)檔案的管理力度，將留在業(yè)務(wù)部門與經(jīng)辦人員手中的物業(yè)管理資料及時地收集歸檔，確保業(yè)務(wù)管理部門形成的物業(yè)檔案能系統(tǒng)、完整地歸檔入庫。同時，各有關(guān)部門應(yīng)加強房管辦事處的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，對兼職檔案人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的檔案意識，形成辦畢就歸檔的工作流程，確保所有的物業(yè)檔案都能按時歸檔。

2.確保物業(yè)檔案的完整、準(zhǔn)確與規(guī)范。各有關(guān)部門應(yīng)采取措施對公房資料進行搶救性整理，遵循尊重歷史的原則，對不同內(nèi)容的物業(yè)檔案進行合理分類，對破損或不規(guī)則的文件進行托裱，使文件材料有序排列、規(guī)范整理，確保物業(yè)檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確。隨著物業(yè)管理工作的開展，有些內(nèi)容會發(fā)生變化。這就需要及時將最新的資料內(nèi)容充實到物業(yè)檔案中，使物業(yè)管理情況動態(tài)地在檔案資料內(nèi)得到反映。

3.建立健全物業(yè)檔案管理工作的行業(yè)管理制度。物業(yè)服務(wù)企業(yè)服務(wù)水平的高與低、管理質(zhì)量的好與壞，與千千萬萬戶家庭有著密切的聯(lián)系。房管部門應(yīng)抓緊研究制定物業(yè)檔案管理辦法，在全市建立健全物業(yè)檔案的行業(yè)管理制度，將物業(yè)檔案管理狀況作為物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)審核的內(nèi)容，推行檔案管理不達標(biāo)者不予年檢的制度，促使各物業(yè)企業(yè)重視檔案工作，完善檔案管理。

4.完善物業(yè)小區(qū)的臺賬管理制度。物業(yè)服務(wù)企業(yè)的許多工作都是圍繞著小區(qū)管理而展開的，因此，臺賬資料是物業(yè)小區(qū)維持正常管理必不可少的基礎(chǔ)資料，各物業(yè)小區(qū)必須高度重視，認真對待。當(dāng)物業(yè)小區(qū)管理方發(fā)生變更時，退出方應(yīng)將物業(yè)前期資料和管理過程中形成的物業(yè)檔案移交給小區(qū)業(yè)委會。當(dāng)新的物業(yè)管理方進入時，小區(qū)物業(yè)委員會應(yīng)將上述資料移交給新的物業(yè)管理方，并且要辦理必要的交接手續(xù)，杜絕物業(yè)管理交接中所發(fā)生的將檔案資料轉(zhuǎn)移、隱匿等行為，維護小區(qū)資料的齊全、完整，使得物業(yè)接管單位能夠正常開展后續(xù)管理。