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論文關(guān)鍵詞:企業(yè)；涉密檔案；管理

論文摘要:企業(yè)涉密檔案是企業(yè)的核心秘密，涉及到企業(yè)的商業(yè)安全，關(guān)系到企業(yè)未來經(jīng)濟發(fā)展的成敗。首先要加強庫房的硬件設(shè)施管理，庫房的管理是涉密檔案保管工作的重要前提，同時還要加強企業(yè)涉密檔案的內(nèi)部科學管理；檔案的借閱利用是涉密檔案保管工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，要貫徹落實《保密法》以及1991年國家保密局、國家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，廣泛宣傳、提高認識。企業(yè)涉密檔案的借閱利用應嚴格按照規(guī)定手續(xù)辦理。要正確分析和鑒別涉密檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，確定涉密檔案保管期限；強化管理人員職責是涉密檔案保管工作的有力保證。

企業(yè)涉密檔案記錄著企業(yè)商務活動的全過程，如“談判合同簽訂”、“研發(fā)項目規(guī)劃”、“課題成果報告”、以及“專利申請”等等，它是企業(yè)的核心秘密，涉及到企業(yè)的商業(yè)安全，關(guān)系到企業(yè)未來經(jīng)濟發(fā)展的成敗。因此，為確保企業(yè)核心秘密的安全，我們必須要重視做好企業(yè)涉密檔案的保管工作。

一、檔案的庫房管理是涉密檔案保管工作的重要前提

首先要加強庫房的硬件設(shè)施管理，庫房的管理是涉密檔案保管工作的重要前提。從總體上講，檔案庫房應按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建，檔案庫的庫房門必須是專用的防盜保險門，窗戶應專門加固，庫房內(nèi)外都要安裝防盜監(jiān)視器，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)，從檔案庫房內(nèi)外部的硬件保管條件上確保企業(yè)涉密檔案的安全。

同時，還要加強企業(yè)涉密檔案的內(nèi)部科學管理。企業(yè)涉密檔案應與非涉密檔案分別保管。要注意把涉密級文件和非涉密文件分開組卷、分開保管、分開提供利用，杜絕造成混合易擴散機密的漏洞。企業(yè)涉密檔案科學管理要貫徹1991年國檔發(fā)28號文件精神，實施館室藏涉密檔案解密劃控工作，有針對性地對以前大量混訂在卷內(nèi)的密級文件可以原封不動，但在今后一般查檔中只提供所查內(nèi)容，不提供含涉密文件的原卷；對外提供利用時，可采取對與所查檔案無關(guān)的涉密文件進行密封等措施。今后對涉密級文件特別是絕密級文件應當單份盒裝保存，徹底解決涉密與非涉密的文件材料混卷問題，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調(diào)密不便的問題。要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄卡片，建立涉密文件統(tǒng)計臺帳和存放地點索引，為科學管理，準確掌握，有效保密，及時地提供利用創(chuàng)造條件。實踐證明，檔案庫房的軟硬件科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

二、檔案的借閱利用是涉密檔案保管工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

加強涉密檔案的借閱利用管理是保密工作中不可忽視的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

一是要貫徹落實《保密法》以及1991年國家保密局、國家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，在廣泛宣傳、提高認識、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準、有關(guān)涉密內(nèi)容標準及保密規(guī)范標準，做到有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必糾。嚴格劃清涉密檔案與非涉密檔案的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)提供利用，哪些還不能提供利用，力爭使涉密檔案提供利用工作按照解密劃控的標準規(guī)范化。

二是企業(yè)涉密檔案的借閱利用應嚴格按照規(guī)定手續(xù)辦理，必須認真履行登記、簽字手續(xù)，經(jīng)指定責任部門、指定責任人審批，任何人無權(quán)擅自提供借閱。涉密檔案在規(guī)定的時間內(nèi)使用完畢后，還應及時核對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

三是要正確分析和鑒別涉密檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，確定涉密檔案保管期限。根據(jù)企業(yè)經(jīng)濟生活需要和為企業(yè)積累信息資源財富的需要，全面確定企業(yè)涉密檔案的保存價值，準確地判定涉密檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)企業(yè)秘密事項在一定時間內(nèi)，如被泄露，將對企業(yè)的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該企業(yè)秘密事項在其確定的期限內(nèi)，受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護，產(chǎn)生法律效力的時限?！秶颐孛鼙Ｃ芷谙薜囊?guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國家機關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規(guī)定為“長期”的國家秘密事項，在授權(quán)機關(guān)作出解密前，其他機關(guān)、企事業(yè)單位應當對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

三、強化管理人員職責是涉密檔案保管工作的有力保證

提高企業(yè)涉密檔案管理人員的素質(zhì)，強化涉密檔案管理人員職責是做好保密工作的有力保證。

企業(yè)涉密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點，為此，他們對保守企業(yè)秘密負有比一般工作人員更為重大的責任。企業(yè)檔案保密工作好與壞，企業(yè)檔案管理人員的保密素質(zhì)很關(guān)鍵。涉密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止頭腦中秘密的泄露。如大慶油田勘探開發(fā)研究院科技資料室的館藏檔案，涉及到大慶油田開發(fā)建設(shè)四十多年來的科技秘密，每一份檔案都是價值連城。由于企業(yè)檔案管理人員經(jīng)常接觸企業(yè)大量的商業(yè)秘密，這些秘密隨著管理人員的社會活動被帶到各個復雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守企業(yè)秘密做為自己的神圣職責和應盡的義務。

企業(yè)涉密檔案管理人員的職責，就是要維護企業(yè)涉密檔案的完整與安全。這既是涉密檔案保管工作的基本任務，也是涉密檔案保管工作的目的。企業(yè)涉密檔案保管工作的具體任務，就是“十二字原則”：不損壞、不丟失、不散亂、不泄密。不損壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因溫度、濕度、蟲蛀等等各種不利因素而使檔案損壞，對已經(jīng)破損的檔案，要及時搶救。不丟失，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅要保證檔案實體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。不泄密，就是要求檔案管理工作者時刻警惕，要有保密意識，守口如瓶，所保管的檔案資料信息不外傳。為此，涉密檔案保管工作的任務既是光榮的，更是艱巨的。確保企業(yè)涉密檔案齊全完整安全，不僅是企業(yè)一項日常的基礎(chǔ)工作，更是確保企業(yè)經(jīng)濟活動可持續(xù)發(fā)展的一項重要內(nèi)容。