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摘要：政府采購檔案管理工作主要是對政府相關部門采購活動及各項決策進行記錄，也是確保采購公正、公開、公平的重要手段。經(jīng)過20余年的努力，政府采購管理工作已經(jīng)獲得了長足的進步和發(fā)展。但是隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，加之各方面因素的影響，政府采購檔案管理工作開始出現(xiàn)一些弊端與不足，亟需對其進行改進。基于此，本文對政府采購檔案管理工作中的問題以及對策進行分析探討，以期能夠幫助有效解決當前政府采購檔案管理工作中的問題。

關鍵詞：政府采購；檔案管理；存在問題；解決對策；分析研究

政府采購工作是政府能夠正常良好運行的一個重要基礎，而政府采購檔案則是政府采購工作活動過程的書面記錄與見證，其不僅能夠反映出政府機構進行采購的相關工作過程，也能夠真實地記錄并反映出在采購過程中的各項具體決策行為。根據(jù)政府采購檔案文件記載，能夠總結(jié)政府采購活動中的經(jīng)驗教訓，為政府后續(xù)采購工作的高效高質(zhì)開展提供參考。但是當前我國部分政府部門的采購檔案管理工作仍然存在一些問題，因此對政府采購檔案管理工作中的問題及對策進行分析研究，具有重要的現(xiàn)實價值和意義。

一、政府采購檔案管理概述

政府采購也被稱為公共采購，是指我國各級政府以及其所屬機構為開展日常的政府工作以及政務工作或為民眾提供公共服務的需要，在政府財政部門或其他有關部門機構和社會公共監(jiān)督的條件下，以國家法定的方式、方法和程序，對貨物、工程、服務等行為進行采購的過程。政府采購作為一項政府中工作量巨大且復雜的系統(tǒng)工程，必須對其采購過程進行全方面、多層次地真實記錄和反映。政府采購檔案是政府采購過程中的真實記錄與資料，完整、科學的政府采購檔案不僅可以確保政府采購工作的順利進行，而且還可以有效提高政府采購檔案管理工作效率。通常情況下，政府采購檔案管理工作一般是以文字、圖紙、光盤、圖表、聲像等形式作為載體，且管理工作主要包括：（1）采購項目實施中的文字資料，如采購項目文件材料、評審文件材料、招投標文件材料、合同文件材料等；（2）政府采購檔案管理的記錄資料，如采購檔案查閱與銷毀資料、采購檔案交接清冊資料等；（3）采購管理工作中所涉及的文件資料，如審批資料、政府采購工作相關規(guī)定制度、日常統(tǒng)計資料、年度報表資料等。在政府采購過程中，各環(huán)節(jié)所涉及的檔案資料比較多，對其進行良好管理，是尤為必要且重要的。

二、政府采購檔案管理作用

（一）采購檔案管理是對采購活動的詳細記錄。通常情況下，政府采購工作需要在公平、公開、公正的情況下開展招標方式工作，從而體現(xiàn)出維護國家與社會公共利益、促進廉政建設、保護采購當事人合法權益等一系列的作用。實際上，政府采購檔案的系統(tǒng)性、真實性與完整性將直接影響著后續(xù)政府采購工作的開展，也直接反映著政府采購工作質(zhì)量水平的高低。從宏觀角度進行分析，政府采購檔案不僅可以為委托單位提供和保存采購的真實數(shù)據(jù)資料，而且也能夠幫助提高政府有關部門進行和開展對采購資料的利用與參考的效果，推動經(jīng)濟建設發(fā)展。而從微觀角度進行分析，政府采購檔案的管理工作能夠為相關政府職員提供一定的幫助，是其不斷學習、提升自身綜合素質(zhì)與專業(yè)水平的一個重要參考。（二）采購檔案管理是減少采購風險的重要保證。良好高效的政府采購檔案管理工作，能夠規(guī)范政府采購工作的過程流程，減少和防范采購過程中的風險，減少法律責任問題。在政府采購活動結(jié)束時，容易出現(xiàn)部分問題，這些問題具有滯后性，往往在采購結(jié)束后暴露，必須加以關注并進行解決。若以司法方式對這些問題進行解決，不僅會浪費大量的現(xiàn)金成本，也會帶來巨大的時間成本損失。而采購檔案管理工作的良好進行，能夠為問題的解決提供具體、真實、完整的相關資料信息，可作為問題解決的直接性證據(jù)。因此，政府采購檔案管理工作能夠有效地減少和防范政府采購的風險，減少法律責任。（三）采購檔案管理是優(yōu)化采購工作的關鍵環(huán)節(jié)。政府采購的具體過程一般是根據(jù)項目管理的特點，來開展采購檔案管理。良好的采購檔案管理工作，可以對采購過程進行全方位記錄，并在此基礎上進行分析、總結(jié)和評價，從而對政府采購工作提供幫助，優(yōu)化采購活動，提高采購的質(zhì)量水平。

三、政府采購檔案管理的常見問題

在進行政府采購檔案管理過程中，常見的問題如下：（1）政府采購檔案管理規(guī)范和標準缺乏統(tǒng)一性，現(xiàn)行的政府采購檔案管理工作存在著主體責任不清、標準不一、管理松散等問題，管理模式不夠成熟完善；（2）政府采購檔案管理存在缺位現(xiàn)象。采購過程是一個復雜的系統(tǒng)性工作工程，包括了眾多的工作環(huán)節(jié)，相應地，管理工作也必須全過程進行和開展。但是當前部分采購檔案管理中，存在著檔案管理脫節(jié)、制度漏洞較多等問題，影響著檔案管理的效果；（3）政府采購檔案管理基礎較為薄弱。由于我國相關的法律法規(guī)頒布印發(fā)的時間較晚，因此，雖然政府采購檔案管理工作在近些年來有著長足的進步，但是基礎薄弱問題一直是政府采購檔案管理中的一個主要問題，較為薄弱的基礎對整體管理水平的提高帶來了一定的不利影響；（4）政府采購檔案利用效率較低。部分政府采購檔案的管理工作中，缺乏對檔案資料的整理與分類，導致檔案資料的利用效率不高，不利于提高檔案管理工作的效果。

四、政府采購檔案管理問題的解決對策

（一）宣傳采購檔案管理工作意義的重要性政府采購檔案管理工作有著重要的作用和價值，當前政府采購檔案管理工作的開展首先需要提高相關部門與職員的工作意識，通過宣傳采購檔案管理工作的意義和重要性，創(chuàng)造出良好的政府采購檔案管理工作環(huán)境，培養(yǎng)和幫助相關工作人員形成檔案管理的意識，從而有效提高政府檔案管理的效率。（二）完善政府采購檔案管理制度通常情況下，政府采購檔案管理制度的建立與完善，能夠從多個方面幫助和推動政府采購檔案管理工作的進步與發(fā)展。從宏觀角度進行分析，管理制度的建立與完善，能夠為整體管理工作的開展提供相關標準與要求，從而規(guī)范采購檔案管理工作的內(nèi)容與過程，提高檔案管理工作的有效性；從微觀角度進行分析，完善的制度能夠為相關工作人員提供關鍵的指導，提升檔案管理工作的實際水平與效果。（三）加強政府采購檔案交流評審政府財政監(jiān)管部門可以根據(jù)實際工作進行的需要，廣泛開展政府采購檔案的交流評審工作或相關活動，為政府部門相關工作人員建立一個的交流與溝通平臺，推動和促進工作人員之間的交流，這既可以通過取長補短來不斷完善采購檔案管理工作，還能夠幫助政府采購檔案管理工作進行優(yōu)化與改進，從而提高政府采購檔案管理工作的質(zhì)量與效率。（四）開展檔案管理多元化建設21世紀是信息化時代和互聯(lián)網(wǎng)社會，在這一時代背景下，社會各行業(yè)領域都在不斷地普及應用計算機與互聯(lián)網(wǎng)技術，從而推動行業(yè)領域發(fā)展。而在政府采購檔案管理工作中，也需要開展管理工作多元化建設，利用現(xiàn)今飛速發(fā)展的信息技術與網(wǎng)絡技術，大力推動采購檔案管理工作的網(wǎng)絡化與電力化建設，既可以提高采購檔案管理信息化水平，幫助提升采購檔案管理工作的實際開展水平，還可以推動采購檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)建設，從而最大程度發(fā)揮和體現(xiàn)出政府采購檔案的作用與價值。

五、結(jié)語

總而言之，政府采購檔案管理工作是政府日常政務工作中的重要內(nèi)容，必須對其加以關注和重視。在當前政府采購管理中還存在一些問題，本文對此進行了分析研究，并對其存在的問題以及相應地解決對策進行闡述和總結(jié)，以期能夠有效解決已經(jīng)存在的問題，進一步提高政府采購檔案管理工作的效率與水平。

參考文獻：

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作者:郭超 單位:牡丹江大學