導(dǎo)語：企業(yè)公文的管理規(guī)定一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

公文是企業(yè)管理工作中重要文件，包括內(nèi)部形成的公文和外來的公文，為了確保集團(tuán)公司及政府部門下發(fā)到公司的公文得到準(zhǔn)確、及時的貫徹、落實；規(guī)范公司公文的管理程序，特制定本制度，加以規(guī)范，具體要求如下：

一.文件的種類：

本公司常用的公文種類有：

1.決定：用于對重要事項做出決策和安排的文件。

2.報告：用于向上級匯報工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級的查詢。

3.請示：用于向上級請示事情并需獲得批準(zhǔn)事項的文件。

4.通知：用于傳達(dá)要求下級單位辦理和需要知道有關(guān)事項的文件。

5.通報：用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況的文件。

6.規(guī)定：用于對特定的范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力和強制性的行為規(guī)范的文件。

7.批復(fù)：用于答復(fù)下級請示、請求的文件。

8.公函：用于非隸屬單位之間商談工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)的文件。

9.會議紀(jì)要：用于傳達(dá)會議主要精神和決議事項的文件。

二.文件名的應(yīng)用：

1.未經(jīng)總公司總經(jīng)理或授權(quán)人批準(zhǔn)，其他任何部門和各公司不得以“銀河水務(wù)股份有限公司”的名義擅自發(fā)放內(nèi)、外部文件。

2.如以“銀河水務(wù)股份有限公司”的名義發(fā)放內(nèi)、外部文件，經(jīng)批準(zhǔn)后，必須報綜合辦公室備案，特殊情況除外。

3．所有需蓋有本單位（包括各公司、水廠）公章的文件，（包括內(nèi)、外部的上報和下達(dá)）必須取得本單位最高領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)人的批準(zhǔn)，方可辦理，集團(tuán)公司有規(guī)定的，按集團(tuán)公司規(guī)定辦理。

三．公文的格式

1.公文格式是指公文外在書寫與印制的規(guī)格式樣。是公文在形式上的要求與規(guī)定。公文格式要求結(jié)構(gòu)規(guī)范，標(biāo)記準(zhǔn)確，布局合理，嚴(yán)謹(jǐn)簡明，規(guī)格統(tǒng)一。

2.公文一般有公文文頭、發(fā)文機關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、公文標(biāo)題、正文、附件、成文時間、印章、附注、主題詞、引發(fā)標(biāo)記等部分組成。

（1）公文文頭：公司正式文件統(tǒng)一用套紅打印或印刷。正式文件文頭要求一般不超過首頁的2/5，函件文頭一般不超過1/4。

（2）發(fā)文機關(guān)：發(fā)文機關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或規(guī)范化簡稱。

（3）秘密等級：秘密公文按照秘密等級劃分，規(guī)定在文頭上方注明“絕密”、“機密”、“內(nèi)控”。

（4）緊急程度：緊急公文應(yīng)根據(jù)重要程度、時限要求在文頭右上方注明“特急”“急件”。

（5）發(fā)文字號：包括公司代號、年號、序號，正式公文年號一律用公元紀(jì)年全稱，括與方括號內(nèi)，置于文種代號之后、流水號之前，字體選用、、體，、、號字。

（6）公文標(biāo)題：公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要概括公文主要內(nèi)容，應(yīng)避免長。公文標(biāo)題一般不加標(biāo)點符號，字體選用、、體，、、號字。

（7）正文：正文是用來表示文件內(nèi)容的部分，一般由開頭、主體、結(jié)束語三部分組成，一般應(yīng)分段表述，字體選用、、體，、、號字，行間距選用、、、、，正文頁面上留、、下留、、左留、、右留、、。

（8）附件：公文如有附件，應(yīng)在正文之后，成文時間之前，按順序注明附件名稱。

（9）成文時間：成文時間應(yīng)以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。

（10）印章：公文除會議紀(jì)要外，其他應(yīng)當(dāng)加蓋公章，印章蓋在成文時間的中上方。上沿不壓正文，底邊在成文之下，不再落款。

（11）附注：公文如有附注應(yīng)列印章、時間之下，用圓括號括起來，如（此文發(fā)至各水廠）

（12）主題詞：主題詞是揭示文件主體、表明范圍和內(nèi)容的詞語，文件應(yīng)當(dāng)表明主題詞便于立卷、歸檔和微機管理。

（13）引發(fā)標(biāo)記：印發(fā)標(biāo)記包括印制單位、印發(fā)時間和份數(shù)。

四。公文的辦理程序：

水務(wù)總公司的公文由綜合辦公室統(tǒng)一管理，各公司、部門公文由各公司指定人員統(tǒng)一進(jìn)行收文辦理和發(fā)文辦理。

1.收文辦理：

收文辦理包括公文的簽收、登記、請辦、傳閱、承辦、催辦和辦復(fù)等程序。

（1）簽收：收到有關(guān)外部公文后（包括上級下發(fā)和會議帶回的公文）應(yīng)簽收，公文應(yīng)當(dāng)逐件清點。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向發(fā)文機關(guān)查詢，并采取相應(yīng)的處理措施，急件應(yīng)當(dāng)注明簽收的具體時間。

（2）登記：由辦公室文件文秘在《收文登記本》上進(jìn)行登記，就公文的特征和辦理情況進(jìn)行記錄，登記時應(yīng)將公文的標(biāo)題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文單位、成文日期、主送機關(guān)、份數(shù)、收發(fā)文日期及辦理情況逐項填寫清楚，由文秘填寫文件處理單，同文件一起交辦公室主任。

（3）請辦：由辦公室主任根據(jù)授權(quán)或公司文件規(guī)定的職責(zé)范圍將需要辦理的公文注請總經(jīng)理或分管該項工作的經(jīng)理批示，有關(guān)部門辦理。

（4）分發(fā)：辦公室主任根據(jù)總經(jīng)理或分管經(jīng)理批示意見，安排有關(guān)人員將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門處理。

（5）傳閱：辦公室主任根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示意見，按照一定程序?qū)⒐乃陀嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知或批示，辦理公文傳閱時，應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向，避免漏傳、誤傳或延誤。

（6）承辦：主辦部門按公文的要求進(jìn)行辦理，對多個部門辦理的事物，辦公室主任應(yīng)協(xié)調(diào)各部門進(jìn)行辦理。

（7）催辦：辦公室主任對公文的承辦情況進(jìn)行督促、檢查。催辦貫穿于公文處理的各個環(huán)節(jié)，對緊急或重要文件應(yīng)當(dāng)及時催辦，對一般公文應(yīng)當(dāng)定期催辦，并隨時或定期向上級反饋辦理情況。

（8）辦復(fù)：是收文處理的最后一道程序，指文件承辦完成后，辦公室人員對辦理情況向來文單位作答復(fù)。答復(fù)的方式有書面答復(fù)、電話答復(fù)、當(dāng)面答復(fù)等，視不同情況而定。不論采取何種答復(fù)方式，都應(yīng)在文件處理單上注明答復(fù)時間、地點、人員、內(nèi)容。辦復(fù)的內(nèi)容應(yīng)涉及承辦過程、處理結(jié)果、存在問題等。

五．公文的分發(fā)范圍：

1對單項工作或應(yīng)由一個部門完成的工作，此文可直接轉(zhuǎn)送責(zé)任單位負(fù)責(zé)人。

2.一文中有多個事項或有多個部門要同時辦理某事項的文件，應(yīng)根據(jù)公司文件確定的職責(zé)范圍結(jié)合文件規(guī)定事項的主次和事項的多少確定分送部門的先后（或在文件處理單上注明文件的流轉(zhuǎn)順序）。原則上，先送高一級的部門和主要責(zé)任部門，涉及的事項多，時間緊的文件，必要時，可復(fù)印轉(zhuǎn)發(fā)，同時辦理。

3.外來公文的轉(zhuǎn)發(fā)和傳閱時間：

緊急公文立即轉(zhuǎn)發(fā)，正常業(yè)務(wù)4小時內(nèi)轉(zhuǎn)發(fā)，一般性業(yè)務(wù)1日內(nèi)轉(zhuǎn)發(fā)。

4.辦理公文應(yīng)注意的事項：

（1）注意分清公文和私人信件。

（2）注意公文中有要求是否屬保密性文件，如果是，分發(fā)時要注意保密事項，在文件未傳達(dá)、未前，不得泄露文件的內(nèi)容，同時注意分發(fā)的方式。

六．內(nèi)部公文的管理程序：

1.公司內(nèi)部公文的制定、放發(fā)程序：

（1）由事情的發(fā)生單位提出需要制定文件的事項和目的，即確定文件的主題，報綜合辦公室。

（2）由綜合辦公室根據(jù)部門職能分配情況安排單位起草文件。對涉及到全公司的一些重大事項的文件由總經(jīng)理組織召開與文件有關(guān)的部門負(fù)責(zé)人對文件的適應(yīng)性、可行性進(jìn)行論證或采用書面回簽的形式進(jìn)行。

（3）對一般性文件，由組織與文件有關(guān)的部門進(jìn)行討論認(rèn)證。確定文稿后，將文稿上報設(shè)定最高執(zhí)行單位的上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)（按公司文件規(guī)定的職責(zé)范圍來確定領(lǐng)導(dǎo)人）。

（4）經(jīng)過審批的文件，由辦公室組織打印，并根據(jù)文件執(zhí)行范圍下發(fā)文件。

（5）總公司內(nèi)部下發(fā)文件除會議紀(jì)要外，對一些人事任免、決議、通報、規(guī)定應(yīng)加蓋公章后，由綜合辦公室統(tǒng)一發(fā)放。

（6）文件下發(fā)時應(yīng)編制文件號碼和發(fā)放號碼，做好記錄，填寫“發(fā)文登記簿”，并由收件人簽字，防止文件因盲目下發(fā)而失控。

2．公司內(nèi)部公文的修訂程序：

（1）當(dāng)文件在執(zhí)行過程中，發(fā)現(xiàn)有些內(nèi)容已無法實施時，即需要對文件的部分內(nèi)容進(jìn)行修訂。

（2）文件內(nèi)容的修訂仍由文件的主辦單位提出條款，補充的新內(nèi)容必須下發(fā)予以公布，同時注明作廢的條款。修訂的文件仍按原文件發(fā)放、審批程序辦理。

3.失效或作廢文件的處理規(guī)定：

（1）失效文件是指：時效期已過的工作通知、工作通報、計劃類、會議決議類等一次性文件。此類文件過期自行作廢，不再回收。

（2）作廢文件指：由于新文件后，原有的不再有效，如因組織結(jié)構(gòu)、人員變動、事務(wù)發(fā)生變化而無法繼續(xù)執(zhí)行文件。為避免和防止文件的誤用，作廢文件應(yīng)由文件發(fā)放部門收回，并注明“作廢”字樣。此項工作由經(jīng)辦單位將全過程記錄好，存入檔案，以備后查。

4.文件發(fā)放的管理：

（1）由辦公室根據(jù)文件發(fā)放順序建立“公文總清單”（以一年為時間單位），每年一次將現(xiàn)行文件進(jìn)行清查、摸底，查對是否有作廢文件未收回。發(fā)現(xiàn)此類問題應(yīng)及時進(jìn)行處理，確保現(xiàn)行文件的有效性，避免作廢文件的誤用。

（2）各公司、部門必須指定兼職的文件資料管理員，負(fù)責(zé)本單位公文的管理工作，并建立檔案卷宗。文件發(fā)生保管不當(dāng)?shù)?，?yīng)追究文件管理員的責(zé)任。

5.文件的歸檔和清退、銷毀：

（1）公文辦理完后，辦公室應(yīng)及時將公文的底稿、正文和有關(guān)資料收集齊全，根據(jù)《國家檔案法》的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行立卷歸檔，存于各公司辦公室或文件的下發(fā)部門，個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文，集團(tuán)公司有規(guī)定的，按集團(tuán)公司規(guī)定辦理。

（2）公文的清退：當(dāng)上級來文注明公文需交回時，由辦公室根據(jù)上級的要求及時將文件送回發(fā)文單位。

（3）公文的銷毀：對收回作廢的文件或根據(jù)檔案管理規(guī)定已過期的文件，應(yīng)登記造冊，列出清單，報分管經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。應(yīng)保留銷毀文件清單，以備后查。

七．本規(guī)定與公司iso9oo1質(zhì)量體系文件或集團(tuán)公司規(guī)定有不符時，按質(zhì)量體系文件或集團(tuán)公司規(guī)定執(zhí)行。

八．本規(guī)定自之日起執(zhí)行。

九．本規(guī)定由水務(wù)總公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。