導(dǎo)語：人力資源管理與檔案管理信息系統(tǒng)探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

[摘要]隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化已成為各行各業(yè)的發(fā)展趨勢，極大地改變了現(xiàn)代的生活方式和工作方式。人力資源管理作為企業(yè)的重要管理環(huán)節(jié)，是企業(yè)各項(xiàng)人事工作順利開展的重要前提。因此推動人力資源管理的信息化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的有效構(gòu)建，能夠進(jìn)一步提高企業(yè)人力資源管理的效率，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的人力資源配置，實(shí)現(xiàn)更加高效的信息共享和動態(tài)數(shù)據(jù)庫，為企業(yè)的智能化分工奠定良好的基礎(chǔ)。本文將探討人力資源管理與檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建與應(yīng)用，以供參考。

[關(guān)鍵詞]人力資源管理；檔案管理；信息系統(tǒng)

人力資源管理決定著企業(yè)能否實(shí)現(xiàn)高效的人力資源配置,也決定了企業(yè)能否進(jìn)一步提高內(nèi)部管理的效率和質(zhì)量,因此在信息化時(shí)代推動人力資源管理的信息化發(fā)展,促進(jìn)人事檔案管理信息系統(tǒng)的建立,不僅能夠幫助企業(yè)更加高效地實(shí)現(xiàn)人力資源數(shù)據(jù)的有效溝通,還能夠?yàn)槠髽I(yè)未來的人事調(diào)配提供更加科學(xué)的參考依據(jù),讓企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量都獲得顯著提升,為企業(yè)謀求更多的經(jīng)濟(jì)效益。

一、人力資源管理與檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建的重要性

（一）現(xiàn)代人力資源和檔案管理與傳統(tǒng)人事和檔案管理的區(qū)別

在人力資源的管理中,人事檔案管理是極為重要的組成部分,覆蓋職工個(gè)人檔案收集、處理、存放、分析和評定的每一個(gè)環(huán)節(jié)。在進(jìn)行人事方案管理的過程中,傳統(tǒng)的人力資源管理及檔案管理是完全依靠人工實(shí)現(xiàn)的,由工作人員將職工的各項(xiàng)數(shù)據(jù)形成檔案文件并存放在檔案案中,并通過統(tǒng)一編號將檔案袋放在特定存儲位置,以便隨時(shí)調(diào)閱和使用[1]。長期以來這種檔案管理方式成為人力資源管理的重要手段,但隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,人力資源管理的范圍和內(nèi)容也越來越廣,如果依然采用人工處理檔案的方式,會降低企業(yè)人力資源管理的效率,容易在檔案管理的過程中出現(xiàn)人工難以解決的問題,并且隨著大量資源的不斷積壓,有可能導(dǎo)致檔案中的記錄內(nèi)容與實(shí)際情況不相符,無法及時(shí)對檔案進(jìn)行更新,從而帶來許多問題。在這樣的背景下,檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建就顯得勢在必行,其不僅能夠通過高效的計(jì)算機(jī)處理解決檔案管理中存在的問題,還能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)更新,能夠隨時(shí)隨地快速調(diào)閱人力資源和人事檔案的相關(guān)信息,有利于進(jìn)一步減輕人事部門工作人員的工作壓力,降低人工操作帶來的高額成本,還能夠提高人事檔案管理的精確度,避免企業(yè)出現(xiàn)損失。

（二）信息化發(fā)展戰(zhàn)略的需要

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的越來越快,企業(yè)也需要進(jìn)一步提高自身的運(yùn)營效率和運(yùn)營質(zhì)量。在信息化日益普及的背景下,企業(yè)紛紛建立起了信息化發(fā)展戰(zhàn)略,推動各項(xiàng)工作的信息化發(fā)展,以此來實(shí)現(xiàn)更加智能化的辦公模式,應(yīng)對信息量爆炸的工作內(nèi)容。在信息化發(fā)展戰(zhàn)略的指導(dǎo)下,企業(yè)能夠通過智能化的手段進(jìn)一步提高各項(xiàng)數(shù)據(jù)的處理效率和處理質(zhì)量,同時(shí)也能夠搭建起更加高效的信息傳輸渠道,實(shí)現(xiàn)有效的信息共享[2]。通過人力資源信息化和檔案管理信息系統(tǒng)的建立,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)隨地地掌握企業(yè)中的人力資源配置,考察各個(gè)部門中不同工作人員的工作情況和績效考核；各部門的管理人員也可以更加高效地管理本部門的職工,考察工作人員的出勤、工作質(zhì)量、績效評定等；企業(yè)的職工也可以通過檔案管理信息系統(tǒng)查看自己的檔案信息、薪酬福利,還可以根據(jù)檔案管理信息系統(tǒng)平臺了解企業(yè)的人事政策、人事調(diào)動和晉升渠道等等。由此可見,推動人力資源管理與檔案管理信息系統(tǒng)的有效建立,能夠滿足未來企業(yè)信息化發(fā)展戰(zhàn)略的需要,是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

二、人力資源管理與檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建及應(yīng)用的現(xiàn)狀

（一）管理落后、單一，查找方式與服務(wù)質(zhì)量不能滿足現(xiàn)代人力資源管理的需求

現(xiàn)階段,許多企業(yè)依然采用傳統(tǒng)的人力資源管理方式,依靠人工來進(jìn)行人事檔案的處理、分析和存儲,在進(jìn)行人事檔案的查閱時(shí)需要通過煩瑣的流程才能夠順利完成,并且需要管理人員在檔案室中進(jìn)行檔案資料的翻找,這會使企業(yè)檔案室中好的人事檔案資源越積越多,也不利于人事檔案管理效率和質(zhì)量的進(jìn)一步提升。這種陳舊的管理方式呈現(xiàn)出單一的特點(diǎn),并不能真正推動人事檔案管理和人力資源管理系統(tǒng)的優(yōu)化升級[3]。當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或管理人員需要調(diào)閱職工的人事檔案時(shí),往往需要耗費(fèi)教程的時(shí)間等待,進(jìn)行查找的方式也相對落后,使得人力資源管理的質(zhì)量無法真正提升。長此以往,人力資源管理的發(fā)展必然無法跟上企業(yè)的發(fā)展速度,不能適應(yīng)企業(yè)未來信息化的發(fā)展需求,最終導(dǎo)致企業(yè)的人力資源管理與檔案管理阻礙企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）數(shù)據(jù)安全保密性能差、難以實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理和實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)分析

傳統(tǒng)的人力資源管理和檔案信息管理過程中,往往是通過紙質(zhì)檔案和人工處理修改的方式來進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的更新與保存。但是隨著檔案資源的不斷增多,不僅要在企業(yè)內(nèi)部占據(jù)較大的檔案存放空間,還不利于人力資源管理人員進(jìn)行有效的檔案整理和檢查,在進(jìn)行檔案信息的更新時(shí)也相對滯后、緩慢,無法做到實(shí)時(shí)更新和動態(tài)管理。并且紙質(zhì)檔案易受潮、發(fā)霉、易損壞,并且很容易被人為修改,因此不具備較高的保密性和安全性[4]。因此隨著企業(yè)發(fā)展需求的不斷提升,對人力資源管理和檔案管理也提出了更高的要求,在這樣的背景下,傳統(tǒng)的人力資源和檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)更加高效的企業(yè)發(fā)展模式,需要進(jìn)一步提高檔案信息管理的安全性能,并且實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)分析和動態(tài)管理,才能夠滿足企業(yè)不斷擴(kuò)大的發(fā)展需求,為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后，以實(shí)體檔案為主，人事檔案信息數(shù)據(jù)庫為輔，造成了管理水平無法提高、管理效率低下、無法實(shí)現(xiàn)人力資源管理所需要的資源共享

目前,許多企業(yè)并沒有建立起完善的人力資源和檔案數(shù)據(jù)庫,大量的紙質(zhì)檔案存放在檔案室中,不僅提高了檔案管理的難度,也降低了檔案管理的效率。在進(jìn)行人力資源和檔案管理的過程中,許多人事管理人員并沒有重視檔案信息化的發(fā)展趨勢,依然將人事檔案信息庫作為人事檔案管理的輔助工具,嚴(yán)重降低了日常人事檔案管理的工作質(zhì)量和工作水平,使得日常檔案查詢、處理、更新、存儲的程序無法得到優(yōu)化,也不能實(shí)現(xiàn)不同部門和不同區(qū)域之間的人事檔案信息資源共享,導(dǎo)致信息交流的效率被嚴(yán)重降低,這不利于企業(yè)根據(jù)發(fā)展的需求進(jìn)行更加高效的人事調(diào)動和人事管理,對于企業(yè)未來的成員發(fā)展存在不利影響。因此只有進(jìn)一步加強(qiáng)對人力資源信息化管理和人事檔案管理信息系統(tǒng)建立的重視程度,才能夠?yàn)槠髽I(yè)未來的信息化發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

三、人力資源管理與檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建及應(yīng)用的優(yōu)勢

（一）實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

通過人力資源管理與檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建,能夠進(jìn)一步將各種管理數(shù)據(jù)上傳到云端網(wǎng)絡(luò),通過權(quán)限設(shè)置來進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)信息的共享程度,擴(kuò)大數(shù)據(jù)信息的共享范圍,以便企業(yè)的上下級之間能夠進(jìn)行更加高效的人事調(diào)配。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以通過數(shù)據(jù)共享了解內(nèi)部員工的具體工作情況、績效考核和專業(yè)技能等內(nèi)容,以便為員工提供更加科學(xué)的崗位分配、薪酬福利、晉升通道,以此來進(jìn)一步激勵(lì)員工提高工作的積極性；部門管理人員可以通過數(shù)據(jù)共享合理分配部門員工的各項(xiàng)工作,以此來提高企業(yè)運(yùn)營的效率和質(zhì)量；普通員工也可以通過人力資源管理與檔案管理信息系統(tǒng)查閱自己的工作績效、考核情況等各項(xiàng)數(shù)據(jù),以便更好地調(diào)整自己的工作狀態(tài),促進(jìn)工作效率的提升,同時(shí)尋求晉升渠道,真正實(shí)現(xiàn)自己的人生價(jià)值[5]。由此可見通過人力資源管理與檔案管理信息系統(tǒng),企業(yè)內(nèi)部可以形成上下貫通的人事檔案數(shù)據(jù)共享格局,對于優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的人力資源配置有積極的意義,促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）實(shí)現(xiàn)分類、分限高效管理

在人力資源管理與檔案管理信息系統(tǒng)的幫助下,企業(yè)的人力資源與檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)更加高效的分類、分限管理模式。針對不同部門和不同崗位的員工,可以通過統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)分類處理,對于員工的人事檔案也能夠根據(jù)不同的類別進(jìn)行有效的歸檔和存儲,便于在日后的檔案調(diào)閱和人事調(diào)動時(shí)直接快速地找到相關(guān)信息,極大地節(jié)省了檔案管理人員的時(shí)間,能夠?qū)⒆⒁饬性诟又匾墓ぷ魃蟍6]。同時(shí)信息系統(tǒng)的分類處理模式,不同員工可以有更加明確的工作職責(zé)和工作范圍,也能夠幫助企業(yè)更加明確不同部門不同崗位的工作需求,實(shí)現(xiàn)更加精細(xì)化的企業(yè)管理,促進(jìn)企業(yè)發(fā)展模式的轉(zhuǎn)型升級,為企業(yè)的信息化發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)動、動態(tài)化管理

通過風(fēng)險(xiǎn)人力資源管理與檔案管理信息系統(tǒng),企業(yè)的人力資源管理和人事檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)信息化發(fā)展,將各類人力資源管理的信息和人事檔案數(shù)據(jù)上傳到云端平臺,能夠讓企業(yè)總公司與不同區(qū)域分公司進(jìn)行人力資源管理與人事檔案信息的數(shù)據(jù)聯(lián)動,能夠幫助總公司及時(shí)了解下轄各個(gè)公司的人事安排情況,并根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求進(jìn)行有效的人事調(diào)配,為企業(yè)更加高效的人力資源配置奠定良好的基礎(chǔ)。除此之外,通過高效的信息系統(tǒng),企業(yè)還能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的動態(tài)化管理,根據(jù)企業(yè)內(nèi)部員工的實(shí)際情況及時(shí)更新相關(guān)數(shù)據(jù),為企業(yè)的人力資源管理提供更加真實(shí)可靠的數(shù)據(jù),有利于企業(yè)做出更加科學(xué)的人事決策,為企業(yè)的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）實(shí)現(xiàn)智能辦公

隨著信息化的不斷發(fā)展,許多企業(yè)紛紛建立起了信息化發(fā)展戰(zhàn)略,并積極推動智能辦公的發(fā)展。通過人力資源管理與檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建,企業(yè)的各項(xiàng)人事數(shù)據(jù)和檔案數(shù)據(jù)共同匯聚在信息系統(tǒng)中,人力管理部門的工作人員只需要通過計(jì)算機(jī)和相關(guān)軟件的操作,就可以完成數(shù)據(jù)的采集、分析、處理和儲存,能夠進(jìn)一步提高人事檔案信息管理的效率,也能夠真正推動智能辦公在企業(yè)中的發(fā)展。企業(yè)的顧客部門也可以直接通過信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的調(diào)閱,進(jìn)一步提高了企業(yè)人力資源管理部門與其他部門之間的溝通效率,能夠使人力資源管理部門為企業(yè)各個(gè)部門提供更加優(yōu)質(zhì)的人事服務(wù),為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

四、人力資源管理與檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建及應(yīng)用策略

（一）完善信息系統(tǒng)建設(shè)，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施管理

為了建立良好的人力資源管理與檔案管理信息系統(tǒng),企業(yè)必須進(jìn)一步完善信息系統(tǒng)建設(shè),為人力資源管理部門購入信息系統(tǒng)構(gòu)建所需的各種硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng),幫助人力資源管理部門建立起一套完善的信息系統(tǒng)管理模式。同時(shí)企業(yè)還要進(jìn)一步加強(qiáng)對基礎(chǔ)設(shè)施的管理質(zhì)量,定期對硬件設(shè)備進(jìn)行檢查和保養(yǎng),并定期對軟件系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù),以此來保證基礎(chǔ)設(shè)施的運(yùn)行水平,確保人力資源管理部門在使用人力資源管理與檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)不會出現(xiàn)硬件或軟件損壞的情況,避免影響人力資源管理部門的工作效率,也降低各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息丟失或損壞的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）統(tǒng)一信息管理標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量

在構(gòu)建人力資源管理與檔案管理信息系統(tǒng)過程中,企業(yè)需要建立起統(tǒng)一的信息管理標(biāo)準(zhǔn),為人力資源管理的信息系統(tǒng)使用提供標(biāo)準(zhǔn)化的參考依據(jù)。企業(yè)需要明確人力資源部門不同員工在信息系統(tǒng)中的權(quán)限范圍,并針對人力資源管理和檔案信息的錄入制定統(tǒng)一的格式,規(guī)范檔案信息管理過程中各項(xiàng)操作流程,明確到文件的生成格式,確定統(tǒng)一的編號對文件和數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類管理,以此不斷提高檔案信息的管理質(zhì)量和管理效率,確保信息系統(tǒng)中的檔案有序、真實(shí)、可靠[7]。

（三）提高系統(tǒng)安全管理，保證檔案的安全性

企業(yè)在構(gòu)建人力資源管理與檔案管理信息系統(tǒng)時(shí),需要為信息系統(tǒng)建立起防火墻,阻隔外界病毒、木馬和黑客的入侵,避免企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)受到損壞或盜用,以此來提高系統(tǒng)的安全性。除此之外,企業(yè)還需要定期運(yùn)行殺毒系統(tǒng),對信息系統(tǒng)進(jìn)行病毒查殺,為信息系統(tǒng)的運(yùn)行創(chuàng)造一個(gè)安全良好的環(huán)境。同時(shí)企業(yè)需要對人力資源管理部門的工作人員進(jìn)行教育,規(guī)范工作人員的操作行為,堅(jiān)決禁止擅自修改檔案數(shù)據(jù)、刪除檔案數(shù)據(jù)的違規(guī)違紀(jì)行為,嚴(yán)格要求工作人員按照相應(yīng)流程辦事,減少在操作中的失誤,避免對檔案數(shù)據(jù)造成破壞。

（四）培養(yǎng)信息管理人才，提高專業(yè)管理能力

企業(yè)構(gòu)建人力資源管理與檔案管理信息系統(tǒng)的過程中,還需要加強(qiáng)對信息管理人才的培育工作,從而有效地提升系統(tǒng)運(yùn)行的安全性和穩(wěn)定性。企業(yè)應(yīng)該進(jìn)一步擴(kuò)大招聘渠道,吸納更多信息管理人才；企業(yè)也應(yīng)該對內(nèi)部人力資源管理員工進(jìn)行信息化的教育培訓(xùn),從而讓企業(yè)員工的信息化專業(yè)水平不斷提升。企業(yè)還可以邀請專業(yè)的信息管理專家在企業(yè)內(nèi)進(jìn)行專題講座,引導(dǎo)員工積極學(xué)習(xí)信息化管理的最新技術(shù)和最新知識,讓企業(yè)人力資源管理人員能夠更快適應(yīng)信息系統(tǒng)的使用方式,并通過信息系統(tǒng)的各項(xiàng)功能為企業(yè)提供更加優(yōu)質(zhì)的人事管理服務(wù),為企業(yè)的長遠(yuǎn)運(yùn)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。綜上所述,構(gòu)建人力資源管理與檔案管理信息系統(tǒng),是企業(yè)信息化發(fā)展的必然選擇,能夠有效提高企業(yè)人力資源管理與檔案管理的質(zhì)量與效率。因此企業(yè)應(yīng)該做好信息系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),為信息系統(tǒng)建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn),加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全防護(hù),不斷提高管理人員的管理水平,才能夠真正落實(shí)信息化發(fā)展戰(zhàn)略。

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作者：羅虹 單位：廣西有色勘察設(shè)計(jì)研究院