導(dǎo)語：電子政務(wù)背景人事檔案信息化管理策略一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

[摘要]文章以人事檔案管理為研究對象，站在電子政務(wù)改革的角度，圍繞新時代背景下人事檔案的信息化建設(shè)展開研究。首先，對電子政務(wù)、檔案信息化相關(guān)內(nèi)涵進(jìn)行了概述，并簡要分析實施電子政務(wù)、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的重要意義；其次，結(jié)合近年來電子政務(wù)發(fā)展綜合情況，對人事檔案的信息化建設(shè)實踐進(jìn)行全面介紹，重點(diǎn)梳理其中存在的普遍性問題；最后，在以上論述的基礎(chǔ)上，詳細(xì)介紹電子政務(wù)背景下人事檔案信息化建設(shè)策略。希望能夠從理論層面為我國人事檔案的信息化發(fā)展提供更多的參考價值，以此提高我國的電子政務(wù)水平。

[關(guān)鍵詞]電子政務(wù)；人事檔案；檔案信息化；問題；策略

檔案是政府部門對自身以往活動信息的重要記錄,充當(dāng)著信息憑證的效用。隨著政務(wù)工作改革的不斷深化,各地政府部門在踐行工作職責(zé)過程中產(chǎn)生的信息和資料的數(shù)量日益激增,而且在倡導(dǎo)轉(zhuǎn)型發(fā)展、組織體系改革的同時,政府部門檔案資料的種類也在朝著多元化的方向發(fā)展。這就造成了龐大的檔案規(guī)模,同時也為檔案管理增加了一定的難度。因此,人事檔案信息化建設(shè)已經(jīng)迫在眉睫,同時也關(guān)系到政府部門職能的充分發(fā)揮。

一、概念解析

（一）電子政務(wù)

電子政務(wù)指的是以先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為手段開展政務(wù)工作,通過對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代信息技術(shù)、辦公自動化技術(shù)等應(yīng)用,打造出一種全新的政務(wù)辦公、服務(wù)、管理工作新模式。由此可以看出,電子政務(wù)是在“互聯(lián)網(wǎng)+”概念的基礎(chǔ)上衍生出來的,是互聯(lián)網(wǎng)向國家機(jī)關(guān)政務(wù)領(lǐng)域不斷推進(jìn)的結(jié)果。電子政務(wù)的實施者主要是那些擔(dān)負(fù)著國家公共事務(wù)管理、社會事務(wù)實踐等相關(guān)職責(zé)的行政部門,結(jié)合對這些部門政務(wù)辦公需求的分析,可以將電子政務(wù)的主要內(nèi)容定位在下載網(wǎng)絡(luò)信息、建設(shè)政務(wù)網(wǎng)站、構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系、實施電子化采購、開展辦公自動化、構(gòu)建政務(wù)信息數(shù)據(jù)庫等方面。電子政務(wù)最為顯著的特點(diǎn)就在于其政務(wù)工作方式的去紙質(zhì)化,無論是工作流程的布設(shè)、工作內(nèi)容的安排,還是信息的收集整理,基本都進(jìn)行了電子化的改革。這對于打造公開、透明的政務(wù)形象是極為有利的,有助于廣大公民、企業(yè)更好地行使自己參政議政的權(quán)力。

（二）檔案信息化

檔案信息化是“互聯(lián)網(wǎng)+”概念下衍生出來的一種行業(yè)新業(yè)態(tài)形式,是在計算機(jī)技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的支持下,實施的檔案信息化管理改革,能夠順利實現(xiàn)對各種載體檔案信息資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)化、存檔?；诰W(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通的特點(diǎn),檔案信息化更是為各組織機(jī)構(gòu)之間檔案存儲網(wǎng)絡(luò)之間的連接提供了極大的便利,有效促進(jìn)了互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)的對接,能夠在多組織主體的作用下搭建起一個內(nèi)容龐大、結(jié)構(gòu)有序的檔案信息數(shù)據(jù)庫。這對于檔案資料的共享共建都是極為有利的,有助于檔案社會價值的充分發(fā)揮。從內(nèi)容上來講,檔案信息化主要包含了檔案信息化管理、信息化采集、信息化查閱等三個主要方面,其中涉及的檔案資料搜集、整理、統(tǒng)計、鑒別、查閱、采集、修訂、歸檔等各項行為基本都可以借助信息化管理技術(shù)來實現(xiàn)。這不僅大大節(jié)約了檔案管理人力、物力、財力的支出,更有效地增強(qiáng)了檔案管理辦公效率,使得檔案原件能夠得以更好地保護(hù)。

二、電子政務(wù)背景下人事檔案的信息化建設(shè)實踐現(xiàn)狀

人事檔案管理是電子政務(wù)工作的一個重要組成內(nèi)容,而人事檔案又能夠在人事調(diào)用、管理、培訓(xùn)、考核等方面為政務(wù)管理機(jī)關(guān)提供重要的參考依據(jù)。在中共中央辦公廳機(jī)要局、國務(wù)院辦公廳電子政務(wù)辦公室、中央網(wǎng)信辦秘書局等六部委的共同作用下,我國于2020年6月正式出臺《國家電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)指南》,要求在全國各省市地區(qū)極力推進(jìn)政務(wù)信息化建設(shè)項目,在發(fā)布的“辦公自動化系統(tǒng)總體架構(gòu)圖”中,“電子公文”赫然在列。結(jié)合目前電子政務(wù)背景下人事檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程,特將其綜合情況進(jìn)行了如下梳理。

（一）成效

為大力推進(jìn)電子政務(wù)工作,各地政府部門按照人事檔案管理特點(diǎn)陸續(xù)制定了詳細(xì)的人事檔案信息化建設(shè)規(guī)范,希望能夠通過人事檔案信息化改革提升檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化,最大程度提高檔案管理的利用率。各地探究電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系下人事檔案管理的發(fā)展前景與應(yīng)用研究,充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化檔案信息資源的內(nèi)容整合,從政策、人才、技術(shù)、體制等方面提供支撐和保障,并結(jié)合檔案信息資源管理情況,利用好現(xiàn)有OA系統(tǒng)、干部任免表編輯器、實名制系統(tǒng),夯實了專業(yè)技術(shù)人才信息庫,為人力資源戰(zhàn)略化管理奠定了堅實的基礎(chǔ),進(jìn)而推動檔案信息化建設(shè)管理的快速發(fā)展。

（二）問題

在電子政務(wù)改革的推動下,人事檔案信息化建設(shè)工作正在全國各地如火如荼地進(jìn)行中,整體改革成效明顯。但受各方面現(xiàn)實因素的影響,各地在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)過程中也顯現(xiàn)出了一些問題和不足,這在一定程度上制約了檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程和質(zhì)量。具體來講,這些問題主要可以歸結(jié)為以下幾點(diǎn)：一是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一。電子政務(wù)背景下人事檔案信息化建設(shè)已然大勢所趨,是電子政務(wù)工作得以有效開展的基礎(chǔ)保障。但由于各地檔案信息化建設(shè)工作實施時間較短的限制,使得工作人員對于檔案信息化建設(shè)概念的認(rèn)知存在一定的局限和不足。并且受各地檔案管理綜合情況差異化的影響,各地在開展人事檔案信息化建設(shè)時,無論是對于工作方法模式的選擇、流程體系的建設(shè),還是保障支持程度上,都各自顯現(xiàn)出了一定的差異化特點(diǎn)。這就造成了各地人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的情況,衍生出人事電子檔案分辨率、圖像命名方式、檔案存儲格式差異化等相關(guān)問題,也對人事信息化檔案的流通、利用造成了極大的阻礙。二是工作人員綜合素質(zhì)不足帶來的問題。就目前各地檔案信息化建設(shè)工作小組的人員構(gòu)成來看,多是從電子信息技術(shù)、檔案管理等相關(guān)工作崗位抽調(diào)而來,雖然在自身工作領(lǐng)域有著較為突出的業(yè)務(wù)能力表現(xiàn),但卻并非檔案信息化建設(shè)復(fù)合型人才,在相對應(yīng)的領(lǐng)域存在知識盲點(diǎn)、能力缺陷。這也是造成目前一些檔案管理專員,無法充分利用網(wǎng)絡(luò)化檔案管理系統(tǒng),開展高效工作的一個重要原因。此外,還有一些工作人員為臨時借調(diào)而來,與原崗位工作并未完全脫離。導(dǎo)致這部分工作人員在工作時間、精力上無法專注于人事檔案的信息化建設(shè)工作,嚴(yán)重限制了人事檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和行進(jìn)速度。

三、電子政務(wù)背景下人事檔案的信息化建設(shè)策略

（一）樹立全新的檔案管理理念

人事檔案的信息化建設(shè)是在電子政務(wù)背景下開展的一項極具革新意義的綜合性整改工作,徹底顛覆了以往人們對于人事檔案管理的認(rèn)知,并在檔案管理方式方法、模式流程等方面進(jìn)行了大刀闊斧的整改。而這些對于長期以來早已習(xí)慣了傳統(tǒng)人事檔案工作環(huán)境的工作人員而言,將是一項巨大的挑戰(zhàn)。作為人事檔案信息化建設(shè)的執(zhí)行者,檔案管理人員不僅要在工作方式、模式上做適當(dāng)?shù)母镄?更為重要的是必須徹底丟棄落后的檔案管理思維,改變早已固化的工作習(xí)慣。這對于確保人事檔案信息化建設(shè)質(zhì)量、效率達(dá)標(biāo)而言,將是極為重要的一個問題。為此,對于檔案管理部門而言,要在工作人員中樹立全新的檔案管理理念：一是樹立現(xiàn)代化檔案管理思維。在人員培育中引入“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”概念,深化檔案管理人員對信息化建設(shè)時代價值的認(rèn)識；二是樹立主動服務(wù)的檔案管理意識。將人事檔案管理部門與內(nèi)部財務(wù)、人事、組織等多部門進(jìn)行對接,使檔案管理人員能夠?qū)ψ陨砉ぷ鞯闹匾砸约案鞑块T人事檔案需求有一個清晰的認(rèn)知；三是樹立檔案管理工作責(zé)任意識。按照崗位特點(diǎn),對人事檔案信息化建設(shè)工作任務(wù)進(jìn)行細(xì)分,在權(quán)責(zé)分明的基礎(chǔ)上制定相應(yīng)的工作評價、激勵機(jī)制,以此確保檔案管理人員能夠全身心地投入到人事檔案的信息化建設(shè)上來。

（二）建立切實可行的工作規(guī)劃

人事檔案信息化建設(shè)是一項龐大的工作,涉及范圍較廣,需要投入大量的人力物力財力才能得以實現(xiàn)。因此,在工作實施之前,切勿擅自行動,必須在對各方面綜合情況進(jìn)行集中調(diào)查、分析的基礎(chǔ)上,制定切實可行的工作實施規(guī)劃。如此,才能夠有效確保人事檔案信息化建設(shè)成果,能夠真正達(dá)到電子政務(wù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。結(jié)合上文對目前電子政務(wù)背景下各地人事檔案數(shù)字化建設(shè)綜合情況的了解,在這里僅從幾個主要的方面對工作規(guī)劃進(jìn)行詳細(xì)介紹。一是制定明確的人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)合本單位人事檔案管理綜合情況,對人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確。如,統(tǒng)一采用可被計算機(jī)快速識別的EXCEL檔案數(shù)據(jù)格式；人員基本信息表內(nèi)容完整、清晰、無錯別字,人事檔案目錄信息集中的類號、序號、材料名稱、材料形成時間、頁數(shù)、備注等都必須完整填寫；多媒體檔案數(shù)據(jù)清晰,格式以JPG為準(zhǔn),圖像偏斜度＞1°時需要予以糾偏,對掃描產(chǎn)生的黑邊、白邊必須進(jìn)行裁邊處理；掃描儀必須符合GB/T18788要求,使對比度、亮度保持在中值水平,分辨率設(shè)定在300DPI。二是做好人事檔案信息化建設(shè)安全處理。電子政務(wù)下的人事檔案包含了大量的保密信息,雖然部分檔案信息被公開使用,但仍有部分關(guān)鍵信息僅能在政府機(jī)關(guān)內(nèi)部流通。在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)規(guī)劃時,管理人員必須對此有一個深刻的認(rèn)識,對人事檔案信息化建設(shè)過程中可能出現(xiàn)的一系列安全性問題進(jìn)行科學(xué)預(yù)判。通過制定完善的責(zé)任管理機(jī)制、明確檔案信息化建設(shè)組織流程、構(gòu)建數(shù)字檔案用戶權(quán)限管理機(jī)制,切實保障政府部門人事檔案的安全性。

（三）提供強(qiáng)大的基礎(chǔ)保障支持

有力的基礎(chǔ)保障支持,將是確保人事檔案信息化建設(shè)工作得以順利、有效且長久實施下去的一個重要基礎(chǔ)。因此,在未來的工作中,各地政府部門必須繼續(xù)做好人事檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)保障工作,并結(jié)合單位檔案信息化建設(shè)實際需要為其配備強(qiáng)大的技術(shù)、設(shè)備、人員保障。具體舉措主要包括以下幾點(diǎn)：一是技術(shù)支持。當(dāng)?shù)卣夹g(shù)部門必須在對其互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等資源進(jìn)行集中整合的基礎(chǔ)上,邀請社會上的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)專業(yè)機(jī)構(gòu)與政府技術(shù)部門共同開展專業(yè)化的人事檔案智能管理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫、檔案存儲云平臺等的開發(fā)。并在當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)網(wǎng)絡(luò)信息平臺上增設(shè)相應(yīng)的檔案管理板塊,以便于人事檔案相關(guān)信息的信息化接收、采集、檢索、共享、傳播。二是設(shè)備支持。依據(jù)本單位人事檔案信息化建設(shè)規(guī)模大小、任務(wù)難度,以及現(xiàn)有相應(yīng)設(shè)備性能的綜合分析,進(jìn)行設(shè)備的購置工作。購置對象包括檔案數(shù)字化建設(shè)中的一些主要設(shè)備,如服務(wù)器、計算機(jī)、平板掃描儀、圖像處理軟件、打印機(jī)等必需設(shè)備；以O(shè)CR識別轉(zhuǎn)換軟件、大幅面掃描儀、高速掃描儀、零邊距掃描儀等則屬于可根據(jù)實際情況選擇性購置的設(shè)備。三是人才支持。電子政務(wù)改革的推進(jìn),使得人事檔案規(guī)模不斷擴(kuò)大,人事檔案信息化建設(shè)任務(wù)重、時間緊。因此,檔案管理部門必須對負(fù)責(zé)人事檔案信息化建設(shè)任務(wù)工作人員的綜合素質(zhì)提出更高要求,要求其必須同時具有電子信息技術(shù)、檔案管理業(yè)務(wù)等綜合能力素養(yǎng)。在實際工作中,可以通過組建電子檔案管理人才培訓(xùn)班、設(shè)定電子檔案專職崗位、制定嚴(yán)格的人才質(zhì)量評價機(jī)制等多種方式,助力復(fù)合型檔案信息化人才的培育。綜上所述,電子政務(wù)背景下人事檔案的信息化建設(shè)早已成為了大勢所趨。在未來的工作中,各地政府機(jī)關(guān)單位要在以往工作成效的基礎(chǔ)上,按照黨中央政府關(guān)于電子政務(wù)工作的相關(guān)要求,積極做好人事檔案信息化建設(shè)工作,并充分發(fā)揮問題導(dǎo)向價值,在工作中遇到問題、分析問題,以此來實現(xiàn)工作質(zhì)量的提升。

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作者：李碧云 單位：河源市婦幼保健院