【摘要】學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。文章著重從學(xué)籍檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用四方面管理中存在的問題出發(fā)，并提出了完善學(xué)籍檔案管理工作的建議。

【關(guān)鍵詞】學(xué)生；學(xué)籍檔案；檔案管理

學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級(jí)學(xué)生花名冊(cè)；（3）學(xué)生在籍注冊(cè)表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)、退學(xué)、出國等學(xué)籍變動(dòng)情況登記表；（6）對(duì)學(xué)生的獎(jiǎng)懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理?xiàng)l例的各種文件；（8）實(shí)結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報(bào)審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報(bào)到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號(hào)及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。

學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。

一、加強(qiáng)重視學(xué)籍存檔管理工作

無論是領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)管理人員還是教師和學(xué)生都要認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案工作的重要性。準(zhǔn)確、完整和系統(tǒng)的教務(wù)教學(xué)檔案是提高教學(xué)質(zhì)量、進(jìn)行教學(xué)改革和研究、本科教學(xué)評(píng)估和工程教育專業(yè)認(rèn)證等工作重要有效的數(shù)據(jù)參考和依據(jù)。隨著教育改革不斷與時(shí)俱進(jìn)，檔案資料的日益增多，對(duì)教學(xué)質(zhì)量和水平的監(jiān)測(cè)會(huì)越來越嚴(yán)。畢業(yè)生的學(xué)籍檔案是高校檔案的重要組成部分，涉及每一個(gè)學(xué)生在校的學(xué)習(xí)過程，反映學(xué)生每個(gè)學(xué)習(xí)階段的具體情況，畢業(yè)還是結(jié)業(yè)，畢業(yè)論文情況、學(xué)生何時(shí)轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)等學(xué)籍異動(dòng)情況，是學(xué)生大學(xué)學(xué)習(xí)過程的歷史紀(jì)錄，是反映學(xué)生受教育情況和專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)完成度的重要資料，其中成績單、學(xué)籍卡和畢業(yè)論文評(píng)閱意見除了學(xué)院保存外，同時(shí)還要放進(jìn)學(xué)生個(gè)人檔案，是學(xué)生所在用人單位核實(shí)學(xué)生學(xué)習(xí)成績和學(xué)籍狀態(tài)，在校就讀情況的主要參考依據(jù)。因此，學(xué)校要重視檔案管理工作，增加管理人員培訓(xùn)機(jī)會(huì)、加大信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入和增加辦公人員[2]。

二、提升管理人員素質(zhì)，改革創(chuàng)新

學(xué)籍檔案資料來源于新生入學(xué)階段，在讀階段和畢業(yè)階段，跨越的時(shí)間較長。比如，畢業(yè)資料，有少部分同學(xué)大四下學(xué)期還有重修的課程，甚至有些同學(xué)結(jié)業(yè)后再返校重修課程，滿足畢業(yè)條件后，才能正常獲得畢業(yè)證和學(xué)位證，相應(yīng)地其學(xué)籍檔案還要隨時(shí)更換，可見學(xué)籍檔案工作是非常繁瑣的。為了做好學(xué)籍檔案管理工作，管理人員不僅要有一定的檔案管理理論，還需具備高度的責(zé)任心和細(xì)心。由于精簡人員編制有限，一般二級(jí)院系都沒有專業(yè)的檔案管理人員，大都是由教學(xué)教務(wù)干事承擔(dān)檔案工作。教學(xué)教務(wù)干事要負(fù)責(zé)的工作很多，有監(jiān)考安排、教學(xué)計(jì)劃修訂、教學(xué)評(píng)估，工作量計(jì)算等等，難免對(duì)檔案工作不夠重視，對(duì)學(xué)籍檔案資料，比如，紙質(zhì)版和電子版的畢業(yè)論文整理不夠及時(shí)，歸檔不明確，基本不開發(fā)利用，導(dǎo)致需要時(shí)查找困難，從而造成檔案資料不健全，工作效率低下。隨著檔案的重要性增加，教學(xué)教務(wù)管理人員要改變觀念，積極參加相關(guān)檔案管理和信息數(shù)據(jù)處理技術(shù)培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)和適應(yīng)新的發(fā)展，加強(qiáng)同兄弟院校檔案管理人員的經(jīng)驗(yàn)交流，借鑒和吸收檔案管理工作中的優(yōu)秀成果和寶貴經(jīng)驗(yàn)，改革創(chuàng)新，不斷思索，能夠針對(duì)檔案工作中的問題，使用恰當(dāng)?shù)馁Y源和信息技術(shù)工具等來提高效率，做好檔案的編目和檢索工作，使學(xué)籍檔案工作信息化，并加強(qiáng)對(duì)檔案的開發(fā)利用?？傊?，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)全面綜合提升自己的素質(zhì)，更好勝任教學(xué)檔案管理和服務(wù)工作[3]。

三、完善規(guī)章制度，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分工合作

畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理工作涉及招生辦、檔案室、學(xué)工辦，學(xué)院教學(xué)教務(wù)管理人員、教師、輔導(dǎo)人員和學(xué)生。高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案內(nèi)容由不同的行政部門提供，比如，招生部門提供學(xué)生的錄取通知書和高考成績單，學(xué)生辦公室會(huì)提供學(xué)生在學(xué)校獲得獎(jiǎng)學(xué)金，第二課堂活動(dòng)情況等，而學(xué)院教學(xué)管理辦公室需要提供學(xué)生在校成績單，學(xué)籍卡，畢業(yè)論文評(píng)閱意見。教學(xué)辦公室涉及的學(xué)籍檔案一部分要移交學(xué)校檔案科，一部分要學(xué)院自己保存，同時(shí)一部分要給輔導(dǎo)員放進(jìn)學(xué)生自己的檔案里。為了使各學(xué)院移交的檔案規(guī)范，保證學(xué)院收集、整理和保存檔案有序進(jìn)行，需要有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理規(guī)定。因此，無論是學(xué)校檔案科，還是學(xué)院教學(xué)辦公室，都要不斷完善檔案規(guī)章制度，相關(guān)人員在學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，各盡其職，分工合作，確保各級(jí)人員檔案交接的時(shí)候準(zhǔn)確不出錯(cuò)，做好畢業(yè)生學(xué)籍檔案工作。

【摘要】這些年來，中專學(xué)校已經(jīng)普遍運(yùn)用學(xué)分制，適用于考察學(xué)生的學(xué)習(xí)情況和學(xué)習(xí)成果。教學(xué)管理已經(jīng)從原先的班級(jí)管理為主體逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐哉n程管理為主體，開始更加注重上課的過程。在學(xué)生們學(xué)習(xí)的過程中，記錄學(xué)生們學(xué)習(xí)狀況，并整理成相應(yīng)的檔案信息，這是最終評(píng)價(jià)學(xué)生們學(xué)習(xí)水平的關(guān)鍵依據(jù)。因此，學(xué)校一定要做好學(xué)籍檔案的管理工作，不斷的規(guī)范，并且要與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合實(shí)際情況，進(jìn)行優(yōu)化。

【關(guān)鍵詞】中專學(xué)校；學(xué)籍檔案；管理工作；規(guī)范；優(yōu)化；探索

學(xué)籍檔案主要兩大塊：一是教育教學(xué)檔案，包括對(duì)學(xué)生進(jìn)行德、智、體、美、勞教育過程中的各類教材、教學(xué)計(jì)劃、課程表，教育活動(dòng)、教學(xué)計(jì)劃、方案、報(bào)告、總結(jié)，各類試卷、歷次考試成績、各種報(bào)表，以及歷屆畢業(yè)生名冊(cè)、學(xué)籍管理材料等；二是學(xué)生檔案，綜合反映學(xué)生在校期間發(fā)展情況，主要包括學(xué)籍卡、學(xué)年評(píng)估：思想品德考核表、體育登記表、健康卡、學(xué)期成績、畢業(yè)自我鑒定、獎(jiǎng)懲情況以及紀(jì)律表現(xiàn)、衛(wèi)生、考勤和日常行為規(guī)范達(dá)標(biāo)登記表。在學(xué)校，學(xué)籍檔案比較客觀的記錄了學(xué)生的成長過程，管理學(xué)籍檔案，也是中專學(xué)校教育管理中，十分重要的工作內(nèi)容。只有不斷的規(guī)范學(xué)籍檔案，結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化，才能夠有效的保障中專學(xué)校教育管理工作的質(zhì)量，為學(xué)生上高校打下良好的教育基礎(chǔ)，從而為我國培養(yǎng)更多的優(yōu)秀人才。現(xiàn)在我國的中專學(xué)校在開展教學(xué)管理的時(shí)候，基本都是使用學(xué)分制。因此，一定要合理的優(yōu)化以往的中專學(xué)校學(xué)籍檔案管理內(nèi)容，及時(shí)優(yōu)化管理模式，探索促進(jìn)中專學(xué)校教育工作的順利開展。

1中專學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作所包含的內(nèi)容

何為學(xué)籍檔案？也就是學(xué)生們從入學(xué)的第一天開始到學(xué)業(yè)結(jié)束的最后一天，整個(gè)學(xué)習(xí)過程中，由考核和管理所開展的各種活動(dòng)的客觀記錄，也是現(xiàn)在我國中專學(xué)校在學(xué)習(xí)過程中，做好檔案管理工作的重要內(nèi)容。其主要包括的有：招生的信息，學(xué)籍的信息，學(xué)習(xí)過程的信息，考試成績的信息，以及畢業(yè)的信息。對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，學(xué)習(xí)成績，獎(jiǎng)懲狀況，特長專業(yè)，學(xué)習(xí)能力，個(gè)人特征等都有著較為詳細(xì)的記錄。第一，招生的信息。其主要指的是，學(xué)生從初中邁入中專學(xué)校這個(gè)過程中的相關(guān)記錄。主要有：招生計(jì)劃，招生簡章，招生的文件，相關(guān)的專業(yè)，建立學(xué)生檔案。第二，學(xué)籍的信息。這里指的是狹義的學(xué)籍檔案，也就是初中生進(jìn)入中專學(xué)校之后，轉(zhuǎn)換成為了中職學(xué)生的身份，所產(chǎn)生的相關(guān)信息。主要有：新生來校報(bào)到的信息，所在的年級(jí)，所在的班級(jí)，性別，學(xué)號(hào)，身份證件；學(xué)生客觀存在的有關(guān)材料或者獎(jiǎng)勵(lì)等；學(xué)生的登記表，也就是學(xué)生在校期間的學(xué)籍卡；學(xué)生的變更材料以及學(xué)籍的注冊(cè)等。第三，考試的信息。指的是學(xué)生在校期間，所參加的各類考試科目，考試的形式，考試的具體安排，考試的成績，重修，補(bǔ)考等記錄。第四，學(xué)習(xí)過程中的信息。其主要有：課程的具體安排，各科教師的名單，教學(xué)計(jì)劃，學(xué)生的選課信息，選修課的成績，畢業(yè)設(shè)計(jì)，實(shí)踐活動(dòng)，輔修課程等。這一信息，對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)水平和質(zhì)量的評(píng)價(jià)起著十分關(guān)鍵的作用。第五，畢業(yè)的信息。其主要有：學(xué)生畢業(yè)時(shí)的資格審查，畢業(yè)證的發(fā)放以及登記等。

2在中專學(xué)校開展學(xué)分制，對(duì)學(xué)籍檔案管理工作所帶來的重要影響

摘要：職業(yè)院校的學(xué)生學(xué)籍檔案管理是保證為社會(huì)培養(yǎng)社會(huì)需要人才的有力保障，是檔案管理工作人員重要的組成部分，檔案管理是學(xué)生非常珍貴的材料，是學(xué)生畢業(yè)以及學(xué)位評(píng)審的重要的參考依據(jù)。因此，為了提升職業(yè)院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的重視程度，本文對(duì)如何優(yōu)化職業(yè)院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行了簡要論述。

關(guān)鍵詞：學(xué)生；學(xué)籍檔案；管理；水平；規(guī)范操作

職業(yè)院校的學(xué)籍檔案非常重要，其真實(shí)記載和反映了學(xué)生從入校到畢業(yè)期間，德、智、體等各項(xiàng)發(fā)展情況。學(xué)籍檔案是教學(xué)檔案的重要構(gòu)成內(nèi)容，其經(jīng)過科學(xué)整理歸檔，以文字、表冊(cè)等形式存在，具有重要的參考利用價(jià)值。在具體管理實(shí)踐中，科學(xué)、規(guī)范地管理學(xué)籍檔案,將能保證學(xué)籍檔案完整與安全,更好地滿足使用者的需求，同時(shí)，也能有效杜絕學(xué)歷造假。職業(yè)院校是我國國民教育體系的重要構(gòu)成部分，隨著職業(yè)院校的發(fā)展進(jìn)步,其傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理逐漸不能適應(yīng)當(dāng)前教育改革實(shí)際，必須要進(jìn)行創(chuàng)新和改革。職業(yè)院校要以前瞻的眼光，從服務(wù)學(xué)生與社會(huì)的高度出發(fā)，對(duì)學(xué)籍檔案管理工作積極進(jìn)行創(chuàng)新，以進(jìn)一步提升學(xué)籍檔案管理的效率與質(zhì)量。

一、職業(yè)院校加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的重要意義

學(xué)籍檔案包括的內(nèi)容比較多，例如，學(xué)生入學(xué)時(shí)填寫的登記表、學(xué)生學(xué)籍卡片、在校學(xué)生名冊(cè)、學(xué)生成績單、學(xué)籍變更、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等各種資料。學(xué)籍檔案也分為靜態(tài)和動(dòng)態(tài)兩類，入學(xué)登記表、學(xué)生學(xué)籍卡片、在校學(xué)生名冊(cè)等屬于靜態(tài)學(xué)籍檔案，學(xué)籍變更、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等材料屬于動(dòng)態(tài)學(xué)籍檔案。從內(nèi)容上來看，學(xué)籍檔案對(duì)學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的活動(dòng)進(jìn)行了記錄，這些活動(dòng)都是第一手資料,因而其內(nèi)容具有原始屬性，使得學(xué)籍檔案的價(jià)值性、可靠性、可用性更強(qiáng)。學(xué)籍檔案反映了學(xué)生的綜合素質(zhì)，可作為考察憑證，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。同時(shí)，從學(xué)籍檔案中，還可看出職業(yè)院校及教職工的工作情況，能為教學(xué)、教務(wù)及研究工作等改革發(fā)展，提供有效支持。鑒于學(xué)籍檔案的重要價(jià)值意義，其利用價(jià)值得到了社會(huì)的廣泛應(yīng)用，應(yīng)用范圍也不斷地?cái)U(kuò)大。職業(yè)院校要對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的重要價(jià)值有充分的認(rèn)知，堅(jiān)持立足實(shí)際，以人為本地開展學(xué)籍檔案創(chuàng)新管理，應(yīng)用多種信息技術(shù)手段，提高學(xué)籍檔案的管理實(shí)效。

二、增強(qiáng)法律意識(shí)，促進(jìn)檔案管理水平不斷提高

高校學(xué)籍檔案管理是依據(jù)國家教育行政主管部門頒布的有關(guān)法規(guī)，并結(jié)合學(xué)校實(shí)際制定的實(shí)施細(xì)則和規(guī)章制度，對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過程所進(jìn)行的質(zhì)量考核管理。它包括學(xué)生的入學(xué)注冊(cè)、成績考核、紀(jì)律考勤、升級(jí)與留、降級(jí)，轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)，休學(xué)、復(fù)學(xué)與退學(xué)以及畢業(yè)資格與授予學(xué)位資格的審核及證書發(fā)放等。學(xué)籍檔案管理工作直接影響著學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和社會(huì)聲望，如何搞好學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平成為了當(dāng)今研究熱點(diǎn)。

一、學(xué)籍檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）學(xué)籍檔案管理工作存在的問題

近年來，高校學(xué)籍檔案管理中存在一些問題，如一些學(xué)生和教師對(duì)學(xué)籍管理缺乏正確的理解，學(xué)生只把自己作為學(xué)籍管理中的一個(gè)被動(dòng)對(duì)象；教師視學(xué)籍管理為教學(xué)管理部門的事，與己無關(guān)，且有些教學(xué)管理人員的責(zé)任心、事業(yè)心不強(qiáng)，對(duì)有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)章制度不了解，也不重視，這在一定程度上影響了學(xué)校的教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量。有些學(xué)生在臨近畢業(yè)才發(fā)現(xiàn)自己尚有缺考或不及格課程；而有的教師對(duì)學(xué)生違紀(jì)現(xiàn)象不聞不問或隱瞞實(shí)情，對(duì)嚴(yán)重違紀(jì)問題不處理，也不上報(bào)，甚至弄虛作假、更改考試成績等問題，長期得不到解決，致使學(xué)生管理等規(guī)章制度形同虛設(shè)，影響正常的教學(xué)秩序。

（二）產(chǎn)生問題的原因

1、入學(xué)教育缺失。很多高校在新生入學(xué)后通過軍訓(xùn)、發(fā)放學(xué)生手冊(cè)、召開主題班會(huì)等形式進(jìn)行入學(xué)教育，在對(duì)新生由高中進(jìn)入大學(xué)后的學(xué)習(xí)方法、規(guī)律和手段等方面，缺乏及時(shí)有效的入學(xué)教育，新生需入學(xué)半年到一年的時(shí)間才適應(yīng)大學(xué)生活。

【摘要】學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。文章著重從學(xué)籍檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用四方面管理中存在的問題出發(fā)，并提出了完善學(xué)籍檔案管理工作的建議。

【關(guān)鍵詞】學(xué)生；學(xué)籍檔案；檔案管理

學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級(jí)學(xué)生花名冊(cè)；（3）學(xué)生在籍注冊(cè)表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)、退學(xué)、出國等學(xué)籍變動(dòng)情況登記表；（6）對(duì)學(xué)生的獎(jiǎng)懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理?xiàng)l例的各種文件；（8）實(shí)結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報(bào)審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報(bào)到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號(hào)及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。

學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。

摘要：國家重視高校學(xué)生檔案的管理及利用，學(xué)生檔案的高效管理是教育管理經(jīng)久不衰的話題。為進(jìn)一步促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理向制度、系統(tǒng)、正規(guī)方向發(fā)展，應(yīng)探究高校學(xué)籍檔案管理新模式。高校為社會(huì)各行業(yè)輸送大量綜合性人才，但是，當(dāng)下大學(xué)生就業(yè)形勢(shì)不容樂觀。大學(xué)生人數(shù)不斷增多，不同的崗位對(duì)學(xué)生要求不同，學(xué)生檔案對(duì)其將來就業(yè)發(fā)展有直接影響，檔案為大學(xué)生就業(yè)提供數(shù)據(jù)服務(wù)。因此，下文在服務(wù)就業(yè)視角下分析高校學(xué)籍檔案的管理，旨在為高校進(jìn)一步完善學(xué)籍檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：服務(wù)就業(yè)；高校；檔案；管理；學(xué)籍

國家頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》要求高校重視對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，強(qiáng)化對(duì)學(xué)籍檔案資料的利用度，為高校更好的培養(yǎng)人才打下基礎(chǔ)。高校為大學(xué)生就業(yè)提供服務(wù)，這和學(xué)生的學(xué)籍檔案管理有密不可分的聯(lián)系，要注重發(fā)揮學(xué)籍檔案在高校就業(yè)服務(wù)中的積極作用，在社會(huì)競爭壓力逐漸增加的今天，為學(xué)生提供更好的就業(yè)服務(wù)，開創(chuàng)高校學(xué)籍檔案管理新局面。以下就高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的作用介紹，之后對(duì)傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理中存在的不足給予指出，并針對(duì)存在的問題提出對(duì)應(yīng)解決措施，為高校更好開展學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作提供參考。

一、高校學(xué)生學(xué)籍檔案工作對(duì)高校服務(wù)就業(yè)的積極作用

1.記錄、提升學(xué)生素質(zhì)。高校為社會(huì)各行業(yè)輸送綜合性人才，而學(xué)生檔案是學(xué)生入學(xué)以來的實(shí)際表現(xiàn)記錄，其將學(xué)生的生活、學(xué)習(xí)、實(shí)踐通過數(shù)據(jù)的方式記錄下來，是國家、社會(huì)考驗(yàn)學(xué)生、檢查學(xué)生的重要依據(jù)。檔案管理對(duì)提高學(xué)生綜合素質(zhì)也有一定促進(jìn)作用。一方面，教師注重以學(xué)生學(xué)籍檔案差異化教育及培養(yǎng)，對(duì)某方面突出的學(xué)生有針對(duì)性的開展教學(xué)，對(duì)學(xué)生有深入了解；另一方面，科學(xué)的學(xué)生檔案是學(xué)生畢業(yè)就業(yè)能夠證明自己的重要資料，直接反映學(xué)生背景，在就業(yè)選擇中，能夠提供學(xué)籍檔案的學(xué)生能夠得到更多信任，在就業(yè)中有更多機(jī)會(huì)。學(xué)生為了維護(hù)自己學(xué)籍檔案中的優(yōu)秀記錄，往往在工作中全面努力，以完善自身檔案，提高自身競爭力。2.就業(yè)中可增加學(xué)生從業(yè)機(jī)會(huì)。通過對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行科學(xué)管理并加以利用，可以讓學(xué)生更好就業(yè)。在新時(shí)期素質(zhì)教育推行背景下，就業(yè)不僅僅單方面看學(xué)生學(xué)習(xí)成績，就業(yè)更看重供需關(guān)系，表現(xiàn)出“雙向選擇”趨勢(shì)。主要表現(xiàn)為，高校就業(yè)部門組織舉辦招聘會(huì)。學(xué)生學(xué)籍檔案是直接反映學(xué)生實(shí)情的權(quán)威性依據(jù)，也是企業(yè)和學(xué)生更好溝通的連接線。實(shí)際工作中，事業(yè)單位選擇人才，多由人才所在學(xué)校畢業(yè)生情況、學(xué)生學(xué)籍檔案資料作為一手資料，了解學(xué)生實(shí)際素質(zhì)情況。由此可見，高質(zhì)量的學(xué)生檔案是學(xué)生就業(yè)從業(yè)的敲門磚。3.學(xué)生學(xué)籍檔案可保障學(xué)生就業(yè)后享有合法權(quán)益。通過對(duì)高校學(xué)生學(xué)籍檔案科學(xué)管理、利用，可保證學(xué)生基本權(quán)益。部分用人單位在招聘人才時(shí)，并不要求轉(zhuǎn)移檔案、落實(shí)戶口等，導(dǎo)致一些畢業(yè)生不了解學(xué)籍檔案的作用。但是，當(dāng)下社會(huì)人事制度逐漸普及完善，畢業(yè)生畢業(yè)后落戶、繳納社保、轉(zhuǎn)正等操作都需查閱資料，一些畢業(yè)生再升學(xué)也許采用人事檔案。因此，高校就業(yè)服務(wù)部門需強(qiáng)化對(duì)學(xué)生檔案意識(shí)培養(yǎng)，讓其認(rèn)識(shí)到自身檔案的重要性，畢業(yè)生畢業(yè)后及時(shí)投遞檔案，以此保障畢業(yè)生從業(yè)后的合法權(quán)益。

二、高校傳統(tǒng)學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作中的不足

學(xué)籍管理是教育行政主管部門和學(xué)校一項(xiàng)非常重要的常規(guī)性管理工作。高中生學(xué)籍檔案在形成時(shí)間上包括從入學(xué)報(bào)到、在校學(xué)習(xí)以及畢業(yè)期間所產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的信息資料。近年來，隨著招生規(guī)模的擴(kuò)大，檔案內(nèi)容逐漸增多。要科學(xué)管好、用好高中生學(xué)籍檔案，就需要正確把握和認(rèn)識(shí)高中生學(xué)籍檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，有針對(duì)性地采取措施。

一、高中生學(xué)籍檔案的特點(diǎn)

（一）內(nèi)容豐富。高中生學(xué)籍檔案的內(nèi)容組成十分豐富。根據(jù)《山東省普通中小學(xué)學(xué)籍管理規(guī)定》，中學(xué)階段學(xué)生的學(xué)籍檔案主要包括七個(gè)方面內(nèi)容：（1）教育部中小學(xué)電子學(xué)籍管理系統(tǒng)規(guī)定的學(xué)籍基礎(chǔ)信息；（2）學(xué)籍信息變動(dòng)情況及有關(guān)證明材料（如戶籍證明、轉(zhuǎn)學(xué)申請(qǐng)、休學(xué)申請(qǐng)等）；（3）綜合素質(zhì)發(fā)展報(bào)告（含學(xué)分修習(xí)情況、學(xué)業(yè)考試信息等）；（4）體質(zhì)健康測(cè)試及健康體檢信息、預(yù)防接種信息等；（5）在校期間的獲獎(jiǎng)信息；（6）享受資助信息；（7）學(xué)籍主管部門要求的其他信息。（二）材料來源分散。學(xué)籍檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)階段教學(xué)業(yè)務(wù)與教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的檔案材料。一份完整的高中生學(xué)籍檔案包括新生從入學(xué)到畢業(yè)期間的重要檔案資料。這期間，學(xué)籍檔案主要來自教務(wù)處、政教處、班級(jí)等學(xué)校多個(gè)部門，既有上級(jí)教育行政主管部門出臺(tái)的規(guī)章制度，也有學(xué)校教務(wù)處、學(xué)工部以及班級(jí)在教育管理和教學(xué)中產(chǎn)生的各種材料。學(xué)籍檔案資料來源于不同的部門，給日常的學(xué)籍檔案資料收集增添了難度。

二、高中生學(xué)籍檔案信息化管理的意義

高中學(xué)籍檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律表明，學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜而系統(tǒng)的工作，需要運(yùn)用信息化手段做好學(xué)籍檔案資料的收集、保管和利用，從而有效發(fā)揮學(xué)籍檔案在評(píng)估教學(xué)質(zhì)量、提升教學(xué)管理水平等方面的重要作用。（一）提升檔案管理水平。根據(jù)《山東省普通中小學(xué)學(xué)籍管理規(guī)定》，學(xué)校要為學(xué)生建立“學(xué)籍電子檔案”，電子檔案管理要使用“全省統(tǒng)一的學(xué)籍管理系統(tǒng)”。從高中生學(xué)籍檔案的特點(diǎn)來看，高中生學(xué)籍檔案所包含的信息量大，通過信息技術(shù)的應(yīng)用能夠及時(shí)挖掘?qū)W籍檔案中所需信息。高中生學(xué)籍檔案管理具有周期長、工作量大、技術(shù)性強(qiáng)等顯著特點(diǎn)，單純依靠傳統(tǒng)手段進(jìn)行著錄、查詢和保管難以適應(yīng)信息化時(shí)代的要求，通過信息技術(shù)的應(yīng)用能夠有效提升高中生學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）發(fā)揮學(xué)籍檔案價(jià)值。高中生學(xué)籍檔案是學(xué)生升學(xué)、就業(yè)以及學(xué)校自身教學(xué)成果展示的重要載體。學(xué)籍檔案的信息化管理為高中生學(xué)籍檔案的利用提供了良好條件，有利于實(shí)現(xiàn)信息資源共享。運(yùn)用信息技術(shù)，搭建學(xué)校學(xué)籍檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將不同階段、不同部門管理的高中生學(xué)籍檔案整合起來，滿足各方查閱、利用需要，促進(jìn)學(xué)籍檔案管理突破傳統(tǒng)檔案管理的時(shí)空限制。無論是學(xué)校管理人員還是一線教職員工，均可以通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的在線查詢，為評(píng)估教學(xué)質(zhì)量等提供現(xiàn)實(shí)依據(jù)。（三）保障學(xué)籍檔案安全。紙質(zhì)學(xué)籍檔案有其特殊性，目前各地教育主管部門依然采取“電子學(xué)籍檔案”與“紙質(zhì)學(xué)籍檔案”雙軌制管理方式。教育部《中小學(xué)學(xué)生學(xué)籍管理辦法》《中小學(xué)學(xué)生學(xué)籍信息化管理基本信息規(guī)范》等明確提出：“要為學(xué)生建立學(xué)籍電子檔案和紙質(zhì)檔案。”通過信息化管理，能夠及時(shí)采集檔案信息，便于后期應(yīng)用時(shí)查閱紙質(zhì)檔案原件，達(dá)到有效保護(hù)檔案原件的目的。此外，防火墻、雙鑰密碼、數(shù)據(jù)備份等信息科技的應(yīng)用，能夠有效防止電子學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)的丟失和被盜，保障信息安全。

三、高中生學(xué)籍檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)途徑

【摘要】隨著近年來成人教育事業(yè)的不斷發(fā)展，相應(yīng)的招生規(guī)模呈現(xiàn)為持續(xù)拓展的趨勢(shì)，與之相對(duì)的，成人教育學(xué)籍檔案管理工作所面臨的工作量與壓力越來越大，倘若仍舊沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，顯然已經(jīng)無法滿足新形勢(shì)下成人教育的發(fā)展需求。鑒于此，本文主要針對(duì)成人教育學(xué)籍檔案管理中存在的問題進(jìn)行了系統(tǒng)的分析，在此基礎(chǔ)上提出幾點(diǎn)優(yōu)化措施，僅供參考與借鑒。

【關(guān)鍵詞】成人教育；學(xué)籍檔案；問題；對(duì)策

隨著我國經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的不斷發(fā)展，成人教育事業(yè)呈現(xiàn)出良好的發(fā)展態(tài)勢(shì)，在招生規(guī)模不斷增長的同時(shí)，相應(yīng)的學(xué)籍檔案管理工作面臨的壓力也就越來越大。然而，成教學(xué)籍檔案管理工作當(dāng)前仍然是是以人工統(tǒng)計(jì)、檢索為主，面對(duì)不斷增長的學(xué)籍檔案工作量，傳統(tǒng)管理模式顯然已經(jīng)無法滿足成人教育發(fā)展的需求，成教學(xué)籍檔案管理的繁重性、復(fù)雜性越來越明顯，成教學(xué)籍檔案管理工作開始暴露出眾多問題，如何加強(qiáng)成教學(xué)籍檔案管理就成為當(dāng)前急需解決的重要課題。

一、成人教育學(xué)籍檔案管理存在的問題

（一）管理制度不健全。對(duì)于成人教育學(xué)籍檔案管理制度來說，沒有一套結(jié)合高校自身成人教育工作的實(shí)際制定的檔案管理規(guī)章制度，只是簡單地將學(xué)校檔案室的規(guī)章制度照搬來使用。成教學(xué)籍存在特殊性，縱觀各高校的成人教育學(xué)籍管理，其內(nèi)容與實(shí)施細(xì)則都不盡相同。比如考勤，對(duì)曠課，請(qǐng)假的處理原則就各不相同，差異很大，甚至有的就沒有做出明確規(guī)定，必然會(huì)導(dǎo)致管理制度、管理體系方面不夠完善，管理過程中存在諸多不健全的地方。

（二）管理模式存在滯后性?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代，大部分學(xué)校學(xué)籍檔案管理都在積極進(jìn)行信息化建設(shè)，然而成教學(xué)籍檔案管理工作的信息化建設(shè)存在較大的滯后性，學(xué)籍檔案管理仍舊是以手工管理為主，重復(fù)勞動(dòng)多、工作量大、準(zhǔn)確率不高、效率低下，信息化管理僅僅局限于簡單的審批表、新生注冊(cè)表、名冊(cè)以及成績登記表等簡單的內(nèi)容，顯然無法適應(yīng)信息時(shí)代檔案管理工作的相關(guān)要求。

【摘要】眾所周知，在高校的學(xué)籍檔案是其十分重要的信息資源，同時(shí)，也是教學(xué)研究的關(guān)鍵資料內(nèi)容，能夠真實(shí)反映教學(xué)質(zhì)量與管理水平，并且在學(xué)生畢業(yè)分配中也發(fā)揮著業(yè)務(wù)檔案的具體作用，在學(xué)生綜合考查中更是扮演重要角色。因此，對(duì)于高校學(xué)籍檔案的管理工作進(jìn)行創(chuàng)新是當(dāng)前最重要的工作內(nèi)容。

【關(guān)鍵詞】高校；學(xué)籍檔案；管理；創(chuàng)新

一、學(xué)籍檔案管理觀念創(chuàng)新

要想實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的創(chuàng)新，最重要的就是要?jiǎng)?chuàng)新觀念。而管理創(chuàng)新的實(shí)現(xiàn)，觀念創(chuàng)新最關(guān)鍵，并且在管理創(chuàng)新整個(gè)過程中始終貫穿。然而，在新形勢(shì)下，學(xué)籍檔案管理工作的發(fā)展卻出現(xiàn)了較多的教育改革問題，所以，應(yīng)站在管理者的角度上，從實(shí)際出發(fā)，對(duì)原有管理理念進(jìn)行合理地更新。而檔案管理工作人員則必須要對(duì)檔案管理創(chuàng)新的意義進(jìn)行深入地認(rèn)識(shí)，并且將成為檔案管理工作的最終目標(biāo)[1]。

二、學(xué)籍檔案管理方式創(chuàng)新

因?yàn)榻?jīng)濟(jì)條件限制、行政管理?xiàng)l例的制約，所以使得高校檔案管理以及學(xué)籍管理模式都十分落后。手工操作會(huì)耗費(fèi)較多的人力物力，并且十分容易產(chǎn)生錯(cuò)誤，同時(shí)，計(jì)算機(jī)的單機(jī)整理不完整而且不及時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)中的違規(guī)招生問題也很容易出現(xiàn)管理的盲區(qū)[2]。由此可見，檔案部門最重要的就是應(yīng)該對(duì)設(shè)備與技術(shù)進(jìn)行更新，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)工作效率的提升，保證學(xué)籍信息錄入工作的質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)該實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)的自動(dòng)化，采用現(xiàn)代化的管理手段，并將學(xué)籍檔案管理工作同學(xué)校核心工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，進(jìn)而為教學(xué)與科研工作提供便利條件。