關(guān)鍵字：工作文件信息管理部門檔案形成信息紙質(zhì)歸檔電子文件

與紙質(zhì)文件相比電子文件歸檔是一項更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項工作；或由于電子文件對計算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計算機(jī)編目歸檔，這對不熟悉操作技術(shù)的立卷人來說，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒；筆者認(rèn)為，推動電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，應(yīng)從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

(一)借助計算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文悠揚，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計算機(jī)與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊中心、財務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

[論文關(guān)鍵詞]電子政務(wù)電子文件管理原則管理方法

[論文摘要]該文闡述電子政務(wù)環(huán)境下管理電子文件的原則，并從保證公文的真實性、完整性、可讀性和安全性出發(fā)，提出對電子文件實施科學(xué)管理的具體措施和技術(shù)手段。

電子政務(wù)是指運用信息及通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破行政機(jī)關(guān)的組織界限，優(yōu)化政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程，形成新的政府管理形態(tài)，實現(xiàn)政府、非政府組織、企業(yè)和公民之間的良性互動。電子政務(wù)系統(tǒng)實質(zhì)上是政府辦公自動化在范圍和功能方面的延伸，從內(nèi)部辦公延伸到對外服務(wù)，它是面向社會的政府辦公自動化。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，公文的起草、審核、簽署、以及收文辦理等，都是在電子政務(wù)的操作平臺中進(jìn)行。這些在電子政務(wù)系統(tǒng)中運行的公文，是機(jī)關(guān)職能活動的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔和管理。但由于這些公文是通過電子政務(wù)公文處理平臺產(chǎn)生的，它的特點決定了其歸檔和管理的方式并不能簡單套用紙質(zhì)文件的歸檔和管理方法，而應(yīng)將電子文件的管理功能嵌入電子政務(wù)系統(tǒng)之中，實行文檔一體化管理與全過程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實性、完整性、可讀性和安全性。

傳統(tǒng)的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨立的管理流程，兩個管理流程執(zhí)行各自主管機(jī)關(guān)制定的制度和標(biāo)準(zhǔn)，并且兩個流程之間是通過文件實體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運行規(guī)律，采取統(tǒng)一、嚴(yán)密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統(tǒng)文件和檔案管理相比較，最大的區(qū)別是通過對文件和檔案管理流程的重組，達(dá)到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機(jī)構(gòu)因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復(fù)性作業(yè)。

1電子文件管理的原則

1.1“前端控制”原則

[論文關(guān)鍵詞]電子政務(wù)電子文件管理原則管理方法

[論文摘要]該文闡述電子政務(wù)環(huán)境下管理電子文件的原則，并從保證公文的真實性、完整性、可讀性和安全性出發(fā)，提出對電子文件實施科學(xué)管理的具體措施和技術(shù)手段。

電子政務(wù)是指運用信息及通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破行政機(jī)關(guān)的組織界限，優(yōu)化政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程，形成新的政府管理形態(tài)，實現(xiàn)政府、非政府組織、企業(yè)和公民之間的良性互動。電子政務(wù)系統(tǒng)實質(zhì)上是政府辦公自動化在范圍和功能方面的延伸，從內(nèi)部辦公延伸到對外服務(wù)，它是面向社會的政府辦公自動化。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，公文的起草、審核、簽署、以及收文辦理等，都是在電子政務(wù)的操作平臺中進(jìn)行。這些在電子政務(wù)系統(tǒng)中運行的公文，是機(jī)關(guān)職能活動的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔和管理。但由于這些公文是通過電子政務(wù)公文處理平臺產(chǎn)生的，它的特點決定了其歸檔和管理的方式并不能簡單套用紙質(zhì)文件的歸檔和管理方法，而應(yīng)將電子文件的管理功能嵌入電子政務(wù)系統(tǒng)之中，實行文檔一體化管理與全過程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實性、完整性、可讀性和安全性。

傳統(tǒng)的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨立的管理流程，兩個管理流程執(zhí)行各自主管機(jī)關(guān)制定的制度和標(biāo)準(zhǔn)，并且兩個流程之間是通過文件實體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運行規(guī)律，采取統(tǒng)一、嚴(yán)密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統(tǒng)文件和檔案管理相比較，最大的區(qū)別是通過對文件和檔案管理流程的重組，達(dá)到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機(jī)構(gòu)因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復(fù)性作業(yè)。

1電子文件管理的原則

1.1“前端控制”原則

[論文關(guān)鍵詞]電子政務(wù)電子文件管理原則管理方法

[論文摘要]該文闡述電子政務(wù)環(huán)境下管理電子文件的原則，并從保證公文的真實性、完整性、可讀性和安全性出發(fā)，提出對電子文件實施科學(xué)管理的具體措施和技術(shù)手段。

電子政務(wù)是指運用信息及通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破行政機(jī)關(guān)的組織界限，優(yōu)化政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程，形成新的政府管理形態(tài)，實現(xiàn)政府、非政府組織、企業(yè)和公民之間的良性互動。電子政務(wù)系統(tǒng)實質(zhì)上是政府辦公自動化在范圍和功能方面的延伸，從內(nèi)部辦公延伸到對外服務(wù)，它是面向社會的政府辦公自動化。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，公文的起草、審核、簽署、以及收文辦理等，都是在電子政務(wù)的操作平臺中進(jìn)行。這些在電子政務(wù)系統(tǒng)中運行的公文，是機(jī)關(guān)職能活動的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔和管理。但由于這些公文是通過電子政務(wù)公文處理平臺產(chǎn)生的，它的特點決定了其歸檔和管理的方式并不能簡單套用紙質(zhì)文件的歸檔和管理方法，而應(yīng)將電子文件的管理功能嵌入電子政務(wù)系統(tǒng)之中，實行文檔一體化管理與全過程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實性、完整性、可讀性和安全性。

傳統(tǒng)的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨立的管理流程，兩個管理流程執(zhí)行各自主管機(jī)關(guān)制定的制度和標(biāo)準(zhǔn)，并且兩個流程之間是通過文件實體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運行規(guī)律，采取統(tǒng)一、嚴(yán)密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統(tǒng)文件和檔案管理相比較，最大的區(qū)別是通過對文件和檔案管理流程的重組，達(dá)到兩者在管理上的無縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機(jī)構(gòu)因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復(fù)性作業(yè)。

1電子文件管理的原則

1.1“前端控制”原則

論文摘要：結(jié)合寧夏電力公司檔案信息化工作，介紹了檔案信息化建設(shè)取得的經(jīng)驗和成果，并提出進(jìn)一步提高檔案信息化管理水平的措施。

論文關(guān)鍵詞：信息化檔案管理

1前言

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術(shù)含量高、更新快、相關(guān)因素多，關(guān)聯(lián)度高等特點，因此電子檔案對記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業(yè)的方方面面，與各個不同的專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都有密切聯(lián)系，例如辦公自動化系統(tǒng)等，檔案管理信息平臺就是利用各個不同專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)電子文件與電子檔案一體化管理。近年來，寧夏電力公司順利完成了從機(jī)關(guān)到地市、縣級供電局3~t-i-I-39家單位聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的部署工作，使企業(yè)內(nèi)部檔案借助信息系統(tǒng)更好地服務(wù)于生產(chǎn)、經(jīng)營、電網(wǎng)建設(shè)等工作，全面提升了檔案現(xiàn)代化、專業(yè)化、規(guī)范化管理水平。

2基本情況

寧夏電力公司從機(jī)關(guān)到地區(qū)級供電局、分公司，再到縣級供電企業(yè)共計39家單位。系統(tǒng)部屬前，公司機(jī)關(guān)與少數(shù)地區(qū)級供電局檔案信息管理僅有單機(jī)版管理軟件，實現(xiàn)條目級管理，其余單位均無軟件，管理模式和服務(wù)手段落后。針對此情況，在國家電網(wǎng)公司建設(shè)統(tǒng)一的檔案管理信息平臺的發(fā)展戰(zhàn)略背景下，公司考慮到系統(tǒng)局域網(wǎng)的可支持性，經(jīng)濟(jì)性技術(shù)論證于2007年及時向國家電網(wǎng)公司申報并獲得同意，并作為5家試點單位部署實施。2008年3月至2009年1月完成公司機(jī)關(guān)部署并驗收。2009年5月至年底已完成l3家地市級供電局、分公司和25家縣級供電局的部署工作并投^運行。

摘要:以常州市、南京市、丹陽市、安徽省、蕪湖市電子文件中心為研究對象,從電子文件中心產(chǎn)生的緣由、職能職責(zé)、系統(tǒng)功能、人員概況、經(jīng)費來源、管理規(guī)章、安全與災(zāi)備、運行情況及發(fā)展態(tài)勢等九個方面,對蘇南模式與安徽模式的電子文件中心作了詳細(xì)的比照研究,最后,得出了二者的區(qū)別及聯(lián)系,指出了二者的發(fā)展前景。

關(guān)鍵詞:電子文件中心;蘇南模式;安徽模式;比較研究

2007年4月26日-27日,國家檔案局分別在常州和合肥召開了全國電子文件中心建設(shè)經(jīng)驗交流會。會上,有兩種模式的電子文件中心特別引人注目。一種是蘇南模式,另一種便是安徽模式。這兩種模式的電子文件中心僅是有地域上的區(qū)別,還是有質(zhì)的不同?它們的前景又怎樣?為摸個水落石出,本項目組選取適當(dāng)?shù)难芯繉ο?對之開展了文獻(xiàn)調(diào)研和實地調(diào)研,在此基礎(chǔ)上進(jìn)行了較為全面的比較分析職稱論文。

1研究對象的選擇

對蘇南模式的電子文件中心,本項目組選取了常州、南京、丹陽三家作為研究對象。常州市電子文件中心是我國第一家電子文件中心,地處“蘇錫?！苯?jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)。南京是江蘇省會城市,丹陽是鎮(zhèn)江市下轄的縣級市。這三地的選擇,基本能代表蘇南五市各級別的電子文件中心。對安徽模式的電子文件中心,本項目組選取了安徽省電子文件中心和蕪湖市電子文件中心。安徽省電子文件中心是國家檔案局關(guān)于電子文件中心項目的試點單位,蕪湖市電子文件中心是安徽省電子文件中心的試點單位。這些研究對象的選擇是具有典型性和代表性的。

2比較分析

隨著人類步入瞬息萬變的虛擬社會，人類本身在嘗試并適應(yīng)這種擁有全新的交往、生活方式的社會的同時，也在思考著一個新的問題：如何謀求這個新生的社會和諧、迅速地發(fā)展。事實上，一個以數(shù)字構(gòu)成信息基礎(chǔ)的社會，電子文件信息合理而安全地存儲、控制、加工、傳輸、利用，是維系其良性發(fā)展的關(guān)鍵。在各種電子文件中，往往又包含了大量網(wǎng)絡(luò)個人隱私信息，其現(xiàn)已在虛擬社會里嚴(yán)重失衡，如何確定獨占期望與共享需求的平衡，直接決定虛擬社會發(fā)展的健康、和諧和迅速與否。筆者擬從隱私主體對其隱私的獨占期望與社會信息共享需求雙向制衡的角度，就網(wǎng)絡(luò)個人隱私在電子文件利用過程中的平衡存在陳述管見。

在傳統(tǒng)社會中，個人隱私可謂是與生俱來。所謂個人隱私，是自然人的“一種與公共利益群體利益無關(guān)的，當(dāng)事人不愿他人知道或他人不便知道的個人信息，當(dāng)事人不愿他人干涉或他人不便干涉的個人私事和當(dāng)事人不愿他人侵入或他人不便侵入的個人領(lǐng)域?！盵1]凡是個人生活中不愿為他人所知，不愿與他人共享的信息、行動、空間，諸如個人數(shù)據(jù)、私人信息、個人領(lǐng)域等，均可歸為“隱私”。

不過，只有伴隨著網(wǎng)絡(luò)時代從現(xiàn)實社會中孵化而出，電子文件大量出現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)個人隱私才應(yīng)運而生。從客觀方面來說，主要有以下兩個原因：1.網(wǎng)絡(luò)社會誕生———網(wǎng)絡(luò)個人隱私存在的“虛擬”基礎(chǔ)。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)形成一個社會式的體系，多向交往出現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)個人隱私才廣泛地存在。2.網(wǎng)絡(luò)公民身份鑒定———網(wǎng)絡(luò)交往中角色區(qū)分的需要。在網(wǎng)絡(luò)這種虛擬社會中，只有通過代表個人性質(zhì)、能識別個人身份的相關(guān)電子文件數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，比如個人網(wǎng)站的域名、電子郵箱的地址等。

相應(yīng)而言，網(wǎng)絡(luò)個人隱私是指公民個人在虛擬社會中形成的有關(guān)個人生活、行動和領(lǐng)域的各種電子數(shù)據(jù)。比如傳統(tǒng)的個人姓名、出生年月日、身份證編號、病歷、職業(yè)、財務(wù)情況等等數(shù)據(jù)的電子形式，以及在網(wǎng)絡(luò)中新生成的電子郵件地址、網(wǎng)域名稱、統(tǒng)一資源定位符、使用者名稱、通行碼、網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò)通訊協(xié)議地址等信息數(shù)據(jù)。

一、網(wǎng)絡(luò)個人隱私的兩個面相：獨占期望與共享需求

在電子文件利用過程中，網(wǎng)絡(luò)個人隱私信息的利用存在兩個對立的面相，即獨占期望與共享需求。獨占期望是指在網(wǎng)絡(luò)社會中，網(wǎng)民根據(jù)其意志，對其在虛擬社會中形成的有關(guān)個人生活、行動和領(lǐng)域的各種電子文件只為主體所占有和控制，不被主體之外一切客體收集、控制、利用、公開、修改或刪除等侵犯的等待和希望。

檔案在法律上的憑證作用基于它的原始性。因此，認(rèn)定電子文件的原始性，是保證其具有憑證作用的關(guān)鍵。

一、電子文件原始性的認(rèn)定

對于紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，人們可以借助形式的原始性來證實和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項形式上的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子文件的內(nèi)容與形式是相對獨立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，因此，對電子文件的原始性進(jìn)行認(rèn)定是非常困難的。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）、電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。

（二）、電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實現(xiàn)。電子文件的制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責(zé)，有時它只不過制作一個“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時候?qū)⑵漭敵?。這個“窗口”可以在眾多的電子計算機(jī)上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計算機(jī)存儲器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來。在不同時間、不同地點、由不同人獲得的同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)別其中哪個是“原件”，哪個是“復(fù)制件”。

（三）、電子計算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r。因此，長期保存的電子文件很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的大不相同。

一、電子文件定義及其特點綜述

所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個特點：1電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對計算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。

3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

與紙質(zhì)文件相比電子文件歸檔是一項更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項工作；或由于電子文件對計算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計算機(jī)編目歸檔，這對不熟悉操作技術(shù)的立卷人來說，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒；筆者認(rèn)為，推動電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，應(yīng)從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

(一)借助計算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文悠揚，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計算機(jī)與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊中心、財務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。