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一、何謂照片檔案

照片檔案主要是指國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。

二、照片檔案的構成及其特點

（一）構成：

主要有底片、照片和文字說明材料三部分組成。

說明：用數(shù)碼照相機拍的照片沒有底片，需保存好電子版的照片檔案，并在電子版的照片上也要加說明。

（二）特點：

1、形式規(guī)格，多式多樣。

版面尺寸有大有小，有一張一事的，有一事多張的，無一定規(guī)范。照片檔案有正片和負片之分。從制成材料來說可分為紙制品和化學制品。

2、時間感、空間感強烈。

能把稍縱即逝的瞬間劃為永恒的形象保留下來。

3、形意結合，形像逼真。

一般的文字檔案不如照片檔案那樣給人以活靈活現(xiàn)的感覺。照片檔案中照片和文字說明互相依存、互相印證，互相補充來客觀地反映事物。

三、照片檔案的收集

1、歸檔時間

照片沖洗加工后，由攝影者或承辦單位整理并編寫說明，及時向檔案室歸檔。一般不應跨年度。

2、收集范圍

（1）本單位召開的重要會議照片

（2）中央、省、市領導來視察、檢查工作的照片

（3）本單位在生產(chǎn)、建設、科研、經(jīng)營等重大活動中形成的照片

（4）本單位工程建設、單位面貌等照片

（5）產(chǎn)品和重要設備照片

（6）重大事故照片

（7）重大項目檢查、驗收、評比、評審時的照片

（8）各類榮譽證書、合格證、獎狀（杯、旗）等照片

（9）先進集體、先進個人、勞動模范的照片

（10）本單位參加或開展技術操作比賽、重大文體活動的照片

（11）其他具有保存期價值的照片

3、收集要求

（1）對屬于收集和歸檔范圍的照片，應按照規(guī)定定期向本單位檔案機構或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個人不得據(jù)為已有。

（2）對反映同一內(nèi)容的若干張照片，應選擇其主要照片歸檔。

（3）底片、照片、文字說明齊全。對無底片的照片應制作翻拍底片，對無照片的底片應制作照片。

（4）底片和照片的影像相符

四、照片檔案的整理與編目

1、組卷：按照片所揭示的內(nèi)容或?qū)ｎ}分類（可參照歸檔范圍）并結合保管期限分別組卷，有些單位照片特別少的也可不分類，直接按時間順序結合保管期限分別組卷。

2、排列：在一冊照片內(nèi)每張照片按時間順序排列，照片放入照片袋中，底片裝在底片袋內(nèi)。

3、編號：

照片號是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、目錄號（或分類號、保管期限代號）、冊號、張?zhí)柦M成。目錄號與分類號及保管期限代號任選其一，即用了目錄號就不用分類號及保管期限代號。

全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

目錄號：案卷目錄的編號。

分類號：照片檔案類別的代碼，由漢語拼音或阿拉伯數(shù)字組成的代碼標識。

保管期限代號：分別用“001、002、003”對應代表永久、長期、短期。

冊號：即案卷號，在某一全宗某一保管期限內(nèi)（或某一目錄號內(nèi)）照片冊的排列從“1”開始順序編號。

張?zhí)枺褐刚掌诿績哉掌械捻樞蚓幪?，每冊照片從?”開始編號，每張照片一個號。

編頁號：同文檔，正面在右上角，背面在左上角。（視情況是否編）

4、加說明

（1）要求：題名應采用橫寫格式，準確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時間、地點、事由等要素盡可能齊全。

（2）說明的格式

題名：一張或一組照片的標題。

照片號：見前面內(nèi)容。

底片號：編號方法應與照片號相一致。如果采用照片、底片合一編號法，可不填底片號。

參見號：是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號。

時間：照片的拍攝時間，用8位阿拉伯數(shù)字標識。如：20000617。

攝影者：一般填寫個人，必要時可加寫單位。

文字說明：對題名未及內(nèi)容進行補充。

A、一組（若干張）有聯(lián)系的密不可分的照片先寫總說明，然后每張照片再加分說明?？傉f明在第一張照片的位置上書寫，總說明中應將該組照片的總張數(shù)說清楚。

B、填寫人物姓名時，應寫明從哪個方向（從左起還是從右起）二排以上時應寫明第幾排，并且人物姓名應寫完整。

5、填寫卷內(nèi)目錄

以一組或一張照片為單位填寫卷內(nèi)目錄。其項目有：照片號、題名、時間、底片號、頁號、備注等項目。如果是一組照片，照片號可以用破折號連起來，如“1-5”。

6、填寫卷內(nèi)備考表

卷內(nèi)備考表項目包括：本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。卷內(nèi)備考表應放在卷內(nèi)最后位置。

本卷情況說明：填寫卷內(nèi)照片（底片）缺損、補充、移出、銷毀等情況。對照片（底片）立卷以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題，應由有關的檔案管理人員填寫說明，并簽名、標注時間。

7、擬制案卷標題

同文檔案卷標題。應概括案卷內(nèi)全部照片的基本主題。如“某某單位某某會議照片”“某某單位獲得各類榮譽照片”等等。

8、標簽格式

用四線格標簽或文書檔案標簽。

9、建立照片檔案案卷目錄

案卷目錄項目包括照片號、題名、年度、保管期限、備注等。已使用科怡檔案管理軟件的單位可直接使用軟件登記，打印出目錄。

五、照片檔案的保管

1、要放在專用的檔案箱內(nèi)（防磁柜），并要保持適宜的溫濕度，一般應控制在溫度-10℃-21℃，相對濕度20%-50%，24小時內(nèi)溫度的周期變化不應大于±2℃，相對濕度不應大于±5%。有條件的單位應將照片檔案數(shù)字化，刻錄成光盤。

2、照片冊應豎放，不應堆積平放，以免堆在下面的照片、底片受壓后造成粘連。

3、每隔兩年應對照片、底片進行一次抽樣檢查，不超過五年進行一次全面檢查。

說明：

1、對于照片冊放置不下的大幅照片（底片），可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號順序排列。如豎直放置，應首先將照片固定在專用的紙板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超過5㎝。以豎直放置為宜。大幅底片應在乳劑面墊襯柔軟的中性偏堿性紙張后，放入專用的檔案袋或檔案盒中。

2、對大幅照片的說明可另紙書寫，與照片一同保存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應隨該組照片一同在冊內(nèi)編號，填寫單張照片說明，并注明其存放地址。

3、對于大幅照片（底片），填寫目錄時應在備注欄內(nèi)注明“大幅”和存放地址。