導語：機關照片檔案整理制度一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1范圍

本標準規(guī)定了銀鹽感光材料照片盒數(shù)字照片檔案的整理原則和方法。

本標準適用于我區(qū)各級機關、單位、社會組織的照片檔案整理。

2定義

照片檔案國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和題名三部分。

3照片檔案的收集

3.1收集范圍

3.1.1記錄本單位主要職能活動和重要規(guī)則成果的照片。

3.1.1.1領導人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關的重大公務活動的照片。

3.1.1.2本單位組織或參加的重要外事活動的照片。

3.1.1.3記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現(xiàn)象和照片。

3.1.2記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設、重點工程、名勝故跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的照片。

3.1.3其他具有保存價值的照片。

3.2收集要求

3.2.1對屬于收集與歸檔范圍的照片，應按照規(guī)定定期向本單位檔案機關或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個人不得據(jù)為已有。

3.2.2對存有真?zhèn)我闪x的照片應采取必要措施進行鑒定。

3.2.3對反映同一內(nèi)容的若干張照片，應選擇其主要照片歸檔。主要照片應具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。

3.2.4底片、照片、說明應齊全。

3.2.5底片與照片影像應一致。

3.2.6對無底片的照片應制作翻拍底片；對無照片的底片應制作照片。數(shù)字照片以光盤、移動硬盤和照片兩種方式保存。

3.2.7作品檔案的移交和征集應符合有關標準的要求。

3.3收集時間

3.3.1對具有歸檔價值的照片，其攝影者或承辦單位應及時整理，個檔案室歸檔，一般不應跨年度。

3.3.2依照《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規(guī)定，照片檔案隨立檔單位其他形態(tài)的檔案一起向有關檔案移交。在特殊情況下，經(jīng)同級檔案行政管理部門同意可以提前或延遲移交。

3.3.3檔案館應收集范圍隨時征集零散的對國家和社會具有保存價值的照片。

4照片檔案的整理

4.1整理原則

照片檔案的整理應遵循照片檔案的有機聯(lián)系、便于保管和利用。照片檔案的底片、照片應存放在照片盒內(nèi)，數(shù)字照片的光盤，移動硬盤應單獨存放。

4.2年度

將照片按其形成年度分類。

4.3期限

照片檔案統(tǒng)一劃分未永久保管。

4.4類別

將照片按問題分類。

4.5照片的整理

4.5.1照片的排列

①照片在全宗、年度內(nèi)按時間先后順序排列；

②照片在全宗、年度、類別內(nèi)按時間先后順序排列。

4.5.2照片的編號

在照片被面按照片排列順序逐張編號。格式①：全宗號――年度――張?zhí)?。格式②：全宗號――年度――類別――張?zhí)枴?/p>

4.5.2.1全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。如無全宗號，則留空。

4.5.2.2年度：采用公元紀年，如“2002”。

4.5.2.3類別：見4.4。

4.5.2.4張?zhí)枺赫掌帕许樞蛄魉?，如?”。

4.5.3照片的裝袋

4.5.3.1將照片裝入照片袋，一張一袋，并逐項填寫照片袋上的相關欄目。照片袋采用130克無酸牛皮紙制成，規(guī)格長240mm，寬160mm（圖略）。

4.5.3.1.1照片袋封面設置

照片袋封面設置全宗名稱、全宗號、年度、類別、張?zhí)枴⒁娞?、題名（文字說明）等項目（圖略）。

4.5.3.1.1.1全宗名稱：即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。

4.5.3.1.1.2張?zhí)枺赫掌呐帕许樞蛱枴?/p>

4.5.3.1.1.3參見號：指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號。

4.5.3.1.1.4題名：即文字說明。綜合運用時間、地點、事由、人物、攝影者五要素，概括揭示照片攝像所反映的全部信息。時間用年月日表示，各要素之間用分隔符合“.”分開。

4.5.3.1.2照片袋背面設置

照片袋背面設置備考表。備考表項目包括袋內(nèi)照片說明、整理人、整理時間、檢查人、檢查時間（圖略）。

4.5.3.1.2.1袋內(nèi)照片說明：袋內(nèi)照片缺損、移出、補拍、翻拍等情況。

4.5.3.1.2.2整理人：負責整理照片檔案的人員姓名。

4.5.3.1.2.3整理時間：照片檔案整理完畢時間。

4.5.3.1.2.4檢查人：負責檢查照片檔案整理質(zhì)量的人員姓名。

4.5.3.1.2.5檢查時間：檢查照片檔案整理質(zhì)量時間。

4.5.3.2大幅照片的放置

對于照片袋放置補下的大幅照片，采用其他方式放置，原照片號不能改動。

4.5.4照片檔案目錄編制

照片檔案應依據(jù)全宗、年度和張?zhí)栱樞蚓幹普掌瑱n案目錄。

4.5.4.1照片檔案目錄設置張?zhí)枴㈩}名（文字說明）、參見號、攝影者、備注等項目（圖略）。

4.5.4.1.1張?zhí)枺阂?.5.3.1.1.2。

4.5.4.1.2題名（文字說明）：見4.5.3.1.1.4。

4.5.4.1.3參見號：見4.5.3.1.1.3。

4.5.4.1.4攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。

4.5.4.1.5備注：注釋照片除題名外需說明的情況。

4.5.4.2照片檔案目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（規(guī)格為長297mm，寬219mm）。

4.5.4.3照片檔案目錄應編制封面。照片檔案目錄封面設置全宗名稱、類別、起止張?zhí)柕软椖俊?/p>

4.5.5照片袋裝盒

把每袋照片按張?zhí)栱樞蜓b入照片檔案盒，并填寫檔案盒封面和盒脊相關的項目。檔案盒規(guī)格及監(jiān)制應符合規(guī)定。

4.5.5.1檔案盒封面及盒脊

4.5.5.1.1檔案盒封面應標明全宗名稱（圖略）。

4.5.5.1.2檔案盒盒脊設置全宗號、年度、類別、起止張?zhí)枴?/p>

4.5.5.1.2.1全宗號：見4.5.2.1。

4.5.5.1.2.2年度：見4.5.2.2。

4.5.5.1.2.3類別：見4.4。

4.5.5.1.2.4起止張?zhí)枺杭春袃?nèi)張?zhí)柕钠鹛柡兄固枴?/p>

4.5.5.2檔案盒規(guī)格及監(jiān)制

4.5.5.2.1檔案盒外形尺寸為長250mm，寬為170mm，盒脊厚度為40mm。

4.5.5.2.2檔案盒應采用無酸紙制作，由各級檔案行政管理部門監(jiān)制，封底下部有“某某檔案局監(jiān)制”字樣。

4.6底片的整理

4.6.1底片的排列編號

本標準采用照片和底片合一編號法，照片號即底片號。

4.6.2底片號的登錄

宜使用鐵筆將底片號橫排刻寫在膠片乳劑片邊處，不得影響畫面：也可采用其他方式將底片號附著在膠片乳劑面片邊處，不得污染膠片。

4.6.2底片袋的標注

底片放入底片袋保管，一張一袋。應在底片袋的右上方標明底片號。對翻派底片，應在底片袋的左上方表明“F”字樣。對烤貝底片，應在底片袋的左上方表明“K”字樣。

底片袋應使用表面略粗糙和無光澤的中性偏堿性紙制材料制作，其PH值應在7.2—9.5之間,α纖維素含量應高于87％。

底片袋應使用中性膠粘濟，接縫應在袋邊。

4.7數(shù)字照片中的光盤、移動硬盤的整理

4.7.1分類：光盤、移動硬盤各自分類。

4.7.2排列：光盤、移動硬盤按時間先后順序排列。

4.7.3編號：光盤、移動硬盤按排列先后流水編號。

4.7.4光盤、移動硬盤的標注：光盤、移動硬盤各自單獨存放保管，并進行標注。