導(dǎo)語：秘書的參謀輔助職能與秘書的綜合素養(yǎng)一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

秘書的參謀輔助職能與秘書的綜合素養(yǎng)

【摘要】秘書的實(shí)際參謀效應(yīng)，主要取決于秘書人員參謀水平及能力。而秘書參謀水平及能力，又同其自身的素質(zhì)與修養(yǎng)相關(guān)。秘書參謀效應(yīng)的好壞，參謀輔助作用的大小，在正常情況下，同其綜合素養(yǎng)的高低存在著對應(yīng)的正比關(guān)系，因此，秘書參謀輔助之本在于秘書的綜合素養(yǎng)。

隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和完善，秘書工作在適應(yīng)體制轉(zhuǎn)軌過程中，以積極態(tài)勢快速跟進(jìn)，特別是在思路、方式、手段等方面也迅速改變，秘書參謀輔助職能主要是圍繞領(lǐng)導(dǎo)者的管理目標(biāo)，決策思想，隨時(shí)有效地為領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行決策管理提供準(zhǔn)確全面的信息，即時(shí)針對領(lǐng)導(dǎo)者的咨詢給予切實(shí)明確的回應(yīng)，應(yīng)需提出通過周密思索論證而形成的建議與方案，以及進(jìn)行決策實(shí)施中的某些協(xié)調(diào)和督察輔助，乃至為領(lǐng)導(dǎo)拾遺補(bǔ)闕，提醒勸諫。十分明顯，秘書的實(shí)際參謀效應(yīng)，主要取決于秘書人員參謀水平及能力。而秘書參謀水平及能力，又同其自身的素質(zhì)與修養(yǎng)相關(guān)。秘書參謀效應(yīng)的好壞，參謀輔助作用的大小，在正常情況下，同其綜合素養(yǎng)的高低存在著對應(yīng)的正比關(guān)系，因此，在以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，構(gòu)建和諧社會(huì)的大背景下，探討秘書人員的素養(yǎng)，對開創(chuàng)秘書工作新格局有著現(xiàn)實(shí)和深遠(yuǎn)的意義，筆者根據(jù)學(xué)習(xí)和工作的體會(huì)，認(rèn)為秘書人員要發(fā)揮好參謀助手作用必須具備以下幾方面的素養(yǎng)。

一、良好的政治思想素養(yǎng)是參謀決策的

風(fēng)向標(biāo)

作者簡介：劉春森，男，江西城市職業(yè)學(xué)院院辦主任

⒈正確鮮明的政治態(tài)度。無論是國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位秘書，還是民營企業(yè)、民非單位的秘書，其政治態(tài)度，首先表現(xiàn)為講政治，要有實(shí)現(xiàn)共產(chǎn)主義理想的堅(jiān)定信仰，一切工作必須以馬列主義、思想、鄧小平理論和“三個(gè)代表”的重要思想為指導(dǎo)，堅(jiān)持科學(xué)的發(fā)展觀，理解并貫徹黨的“一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)”的政治路線，確保鮮明正確的政治態(tài)度和立場，具有能夠判明大是大非的政治敏銳性與鑒別力。其次，必須努力學(xué)習(xí)、理解黨和國家的大政方針，掌握本系統(tǒng)職能運(yùn)行密切相關(guān)的政策，條例，熟悉本系統(tǒng)內(nèi)的具有指導(dǎo)意義的具體政策，規(guī)章制度。同時(shí)還要學(xué)習(xí)掌握相應(yīng)的法律、法規(guī)，保證自己在參謀輔助決策及決策管理過程中所必須具備的相當(dāng)?shù)恼咚胶头ㄖ我庾R(shí)。特別是民營企業(yè)和民非單位的秘書，正確處理單位利益與國家利益有著十分重要的意義。

⒉無私奉獻(xiàn)的價(jià)值觀念。秘書作為一種職業(yè)或一種職位，它不構(gòu)成階級(jí)或階層，但它卻占有性質(zhì)、大小不一的空間，擁有大小不同的權(quán)力，也承擔(dān)相應(yīng)的義務(wù)，秘書的“天賦地位具有明顯的依附性”，從秘書的行政組織中以及在領(lǐng)導(dǎo)身邊的地位和作用來說，秘書是助手、是配角，這是秘書的基本角色，每個(gè)秘書人員都應(yīng)該具有這樣的角色意識(shí)，自覺地，心甘情愿地當(dāng)好助手和配角。秘書工作的輔助性特征，決定了秘書人員參謀成果的潛隱性，同時(shí)，又決定了秘書參謀輔助工作更見被動(dòng)辛勞、負(fù)重清苦，重壓重負(fù)下重要的辛勞價(jià)值，與注定要無聞無顯的價(jià)值形態(tài)形成明顯反差。正確理解這一反差，樹立無私奉獻(xiàn)的價(jià)值觀念是秘書人員做好參謀輔助工作所必須具備的基本思想素質(zhì)。作為秘書人員淡泊名利，不為名利所誘，不被世俗所惑，要耐得寂寞、安于清苦、一身正氣、兩袖清風(fēng)、兢兢業(yè)業(yè)、任勞任怨，樂于默默奉獻(xiàn)甘當(dāng)無名英雄。如：秘書人員出謀劃策時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)采納了、拍板了，不能認(rèn)為是自己的功勞，講話稿寫出來了，領(lǐng)導(dǎo)看過了，講過了，在刊物上發(fā)表應(yīng)當(dāng)署領(lǐng)導(dǎo)的名。在做完每項(xiàng)參謀工作后，應(yīng)想到自己的工作離不開領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心指導(dǎo)，要認(rèn)識(shí)到秘書無論是寫材料還是做事情，都是在貫徹領(lǐng)導(dǎo)的思想和意圖。因此秘書必須記自己是在參謀，而不是參“斷”，切忌喧賓奪主，越位爭權(quán)。

⒊辯證創(chuàng)新的思維方式。秘書參謀主要是從智力方面輔助領(lǐng)導(dǎo)者在認(rèn)識(shí)客觀世界，形成改造客觀世界的決策、方略，并將其付諸實(shí)施。秘書參謀活動(dòng)的思維認(rèn)識(shí)特質(zhì)，決定了相關(guān)秘書人員要能稱職并有效進(jìn)行參謀輔助，就必須具備正確認(rèn)識(shí)客觀世界的基本觀點(diǎn)和方法。學(xué)習(xí)和掌握馬克思主義的世界觀及唯物辯證的思維認(rèn)識(shí)方法論。只有掌握并運(yùn)用這種科學(xué)的世界觀與思維認(rèn)識(shí)方法，秘書人員才可能避免思想認(rèn)識(shí)的主觀性，片面性與機(jī)械性；才有可能在具體的參謀輔助活動(dòng)中，堅(jiān)持實(shí)事求是的思想路線，發(fā)揚(yáng)積極開拓創(chuàng)新精神；才有可能加強(qiáng)全面深入的調(diào)查研究，把握新信息，接受新知識(shí)，發(fā)現(xiàn)新情況，獲取真知灼見；才有可能向領(lǐng)導(dǎo)者反饋真、準(zhǔn)、全的咨詢信息，提供切實(shí)中肯、參考度高的參謀建議、方案及意見，真正忠實(shí)積極、力爭主動(dòng)地當(dāng)好參謀助手。

⒋崇高的職業(yè)道德。職業(yè)道德是人們從事職業(yè)活動(dòng)所應(yīng)遵守的行為規(guī)范。各行各業(yè)都有自己的職業(yè)道德，秘書人員必須遵守以下五條最基本的行為規(guī)范（）忠于職守。大而言之是忠于國家的利益，人民的利益；小而言之，要忠于本機(jī)關(guān)、本單位的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益。并且對自己的本職工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)、一絲不茍、恪守本分，甘當(dāng)助手，不越權(quán)，不以二首長自居，不狐假虎威。（）嚴(yán)守機(jī)密。秘書人員的身份具有特殊性，工作在核心部門，領(lǐng)導(dǎo)身邊，知密時(shí)間早，涉密范圍廣，稍不注意就有可能因泄密、失密而造成嚴(yán)重后果。秘書人員要嚴(yán)守黨和國家機(jī)密，不泄露或出賣本單位的政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科技情報(bào)，不泄露領(lǐng)導(dǎo)尚未決定的關(guān)系群眾利益的事，也不要議論別人的隱私，以免制造矛盾、破壞團(tuán)結(jié)，做到不該說的不說，不該傳的不傳，不該做的不做，行則篤敬、口則慎言。（）恪守信用。就是指秘書人員在工作中、人際交往中講誠信，包括約定會(huì)晤、安排會(huì)議、組織會(huì)議、收發(fā)函件、傳遞文件都要準(zhǔn)時(shí)；接受任務(wù)如不能按期完成，必須及時(shí)匯報(bào)，不能拖延或擅自改變。決不經(jīng)易答允別人所托而自己力所不能及的事情，一旦答允就應(yīng)盡一切力量辦到。（）文明禮貌。秘書人員工作的部門一般都是一個(gè)機(jī)關(guān)、單位的窗口，在待人接物時(shí)一定要熱情大方、談吐文雅、常帶微笑，認(rèn)真傾聽群眾的意見，對待群眾不傲慢、不冷淡，對待上級(jí)不阿諛、不做秀。（）廉潔奉公。秘書工作千頭萬緒，包羅萬象，每天有大量的政務(wù)和事務(wù)需要處理，秘書人員要耐得住清苦，守得住小節(jié)，抵得住誘惑，正確對待名利和權(quán)力，以勤政廉政的良好作風(fēng)做好領(lǐng)導(dǎo)的助手，切不可充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)腐敗的經(jīng)紀(jì)人。

二、豐富的知識(shí)積累是秘書參謀輔助的

重要基礎(chǔ)

現(xiàn)代社會(huì)是信息“爆炸”的時(shí)代，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)智力的作用日趨重要。秘書工作的綜合性，要求秘書人員橫向具有較寬廣的知識(shí)面，秘書工作又有自己的專業(yè)特點(diǎn)，這又要求秘書人員縱向具有較深厚的專業(yè)知識(shí)，因此現(xiàn)代秘書人員，必須具有豐富淵博的文化知識(shí)，合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)以及獲取新知識(shí)的能力。

⒈廣博的文化知識(shí)修養(yǎng)。文化知識(shí)不僅是現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)者必備的素質(zhì)要求，而且是領(lǐng)導(dǎo)者提高素質(zhì)修養(yǎng)的基礎(chǔ)條件，領(lǐng)導(dǎo)者的層次愈高，所需知識(shí)修養(yǎng)則也要愈博愈精。但任何領(lǐng)導(dǎo)者，均不可能具備其管理所涉及的全部知識(shí)，因而他們在進(jìn)行決策及決策管理過程中，要借用外腦，要倚重為之提供近身綜合輔助的秘書人員給予咨詢參謀，從知識(shí)及智力方面給予補(bǔ)充、輔佐。秘書人員的輔助性、綜合性、機(jī)密性、服務(wù)性的職業(yè)特點(diǎn)，要求秘書人員必須具備廣博的文化知識(shí)，成為知識(shí)相對淵博的雜家和通才。廣博的知識(shí)面主要包含相關(guān)的社會(huì)科學(xué)知識(shí)，如經(jīng)濟(jì)、法律、政治、行政、社會(huì)學(xué)等；相關(guān)的人文科學(xué)知識(shí)，如哲學(xué)、歷史、文學(xué)、藝術(shù)等；相關(guān)的自然科學(xué)知識(shí)，如數(shù)、理、化、生及自然辯證法等。只有這樣，秘書人員履行職責(zé)才會(huì)視野開闊，思維敏捷，有洞察力，才能掌握全面輔助領(lǐng)導(dǎo)者，隨時(shí)協(xié)助其獲取深入的智力輔助的線索或途徑。

⒉合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)。秘書人員應(yīng)當(dāng)是通才與專才相結(jié)合的復(fù)合型人才，因而合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)就顯得尤為重要。秘書人員合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)是以秘書學(xué)、管理科學(xué)知識(shí)為核心的各種知識(shí)的合理構(gòu)成和搭配，包括基礎(chǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、行業(yè)知識(shí)以社會(huì)生活實(shí)踐知識(shí)。具體來說，秘書人員合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)是：一是扎實(shí)的馬克思主義理論修養(yǎng)，用其掌握基本立場、觀點(diǎn)和方法，創(chuàng)造性地用于指導(dǎo)實(shí)踐；二是嫻熟的專業(yè)知識(shí)，包括：公文和應(yīng)用文寫作知識(shí)、文書制作和文書處理知識(shí)、檔案保管知識(shí)、辦公室管理知識(shí)、調(diào)查研究知識(shí)、會(huì)議組織知識(shí)、信訪工作知識(shí)和公共關(guān)系知識(shí)等；三是豐富的人文科學(xué)知識(shí)和自然科學(xué)知識(shí)，這是秘書人員應(yīng)有知識(shí)的基本層次；四是深厚的社會(huì)生活知識(shí)，秘書人員光靠書本理論知識(shí)是不行的，還必須有豐富的實(shí)踐生活經(jīng)驗(yàn)，才能為輔助決策服務(wù)；五是秘書人員還應(yīng)當(dāng)關(guān)注現(xiàn)實(shí)社會(huì)的發(fā)展，關(guān)注世界科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，了解當(dāng)代最新的發(fā)明創(chuàng)造，以及新方法、新思維、新理論，儲(chǔ)備和應(yīng)用新知識(shí)。

⒊獲取新知識(shí)的能力。對于秘書人員來說，豐富的文化知識(shí)與合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，都十分重要，但更為重要的是要有獲取知識(shí)的能力。因?yàn)槭苤骺陀^條件的限制，秘書人員所掌握的知識(shí)畢竟是有限的，其豐富程度也是相對的，在科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，秘書人員要應(yīng)履行近身綜合參謀輔助本職的需要，注重繼續(xù)學(xué)習(xí)、學(xué)會(huì)學(xué)習(xí)，自覺擠時(shí)間向書本學(xué)習(xí)、向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)、向群眾學(xué)習(xí)、向?qū)嶋H學(xué)習(xí)，在參謀輔助的實(shí)踐之中不斷學(xué)習(xí)、總結(jié)、積累和提高。

三、能力修養(yǎng)的高低是衡量秘書合格與

否的重要標(biāo)準(zhǔn)

秘書工作的復(fù)雜性、多樣性和秘書活動(dòng)的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力，主要是：寫作能力、口頭表達(dá)能力、聽知能力、閱讀概括能力、社交活動(dòng)能力、協(xié)調(diào)能力、觀察分析能力、應(yīng)變能力、預(yù)測能力和使用辦公自動(dòng)化設(shè)備的能力。概括起來講無非就是三大方面：

⒈簡明精當(dāng)?shù)谋硎瞿芰?。關(guān)于文章撰寫、語言表述問題，年前晉代的陸機(jī)在其《文賦·序》中，便較深刻地論述到其難處：“每自屬文，尤見其情，恒患意不稱物，文不逮意。蓋非知之難，能之難也?！逼浜笏未K軾詮釋了這一“能之難”：觀物之妙，不能了然于胸，了然于胸，不能了然于口和手。而秘書參謀輔助的最基本的工具和手段就是文字材料、口頭語言以及以公文撰擬為主的文字工作，以口頭表述為主的語言溝通活動(dòng)，這是秘書當(dāng)好參謀助手的基本能力和看家本領(lǐng)之一。秘書的文字表述集中在公文的撰擬方面，要力求篇幅簡短，在內(nèi)容充實(shí)的前提下，有話則長，無話則短，意盡言止；要崇尚文筆扎實(shí)，力求樸素自然，莊重平易，精當(dāng)?shù)皿w；要保證內(nèi)容明曉，堅(jiān)持一文一事表述集中；觀點(diǎn)與結(jié)論鮮明，一針見血，具有說明力；要確保行文通暢，一目了然。如諸葛亮的《出師表》，在不到字的文章里寫出了當(dāng)時(shí)蜀國的處境，自己的身世，同時(shí)對后主劉禪的錯(cuò)誤進(jìn)行規(guī)諫，提出了自己的希望，整篇文章思想樸實(shí)，富有情感、內(nèi)容豐富、是傳頌千古的典范公文。又如魏征的《諫太宗十思疏》，參謀者使用書面文字材料間接向參謀對象進(jìn)行參謀，規(guī)勸唐太宗“居安思?！保恼聸]有系統(tǒng)闡述，只是用“總此十思，宏茲九德”這樣的話來達(dá)到最佳效果。

⒉精明干練的行為能力。精明干練是秘書人員在參謀輔助活動(dòng)中通常應(yīng)有的一種業(yè)務(wù)行為的能力體現(xiàn)，在實(shí)際工作中，秘書人員要能思維敏銳、機(jī)靈周到、耳聰目明，善于調(diào)動(dòng)自己的知識(shí)才能，運(yùn)用自己日常積累的工作經(jīng)驗(yàn)去觀察、思索、把握、處理本職工作，及時(shí)準(zhǔn)確接收理解領(lǐng)導(dǎo)者的活動(dòng)意圖，敏銳迅捷抓住事物的關(guān)鍵和實(shí)質(zhì)，迅速周密形成切中領(lǐng)導(dǎo)意向與實(shí)際情況的參謀輔助意見；要能立足系統(tǒng)大局，時(shí)時(shí)追隨領(lǐng)導(dǎo)者職能視野，胸懷全局、胸中有數(shù)、有備有方，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者的輔助需要，一示即明，一撥即動(dòng)，暗示亦明，未撥亦動(dòng)，精明干練地為領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行科學(xué)決策、實(shí)施決策管理提供參謀輔助服務(wù)。

⒊嫻熟的動(dòng)手操作能力。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的出現(xiàn)，辦公自動(dòng)化設(shè)備的利用率越來越高，網(wǎng)上辦公，網(wǎng)上談判，網(wǎng)上交易等，凡是辦公室擁有的器械、設(shè)備，如電話機(jī)、錄音機(jī)、擴(kuò)音機(jī)、照相機(jī)、錄像機(jī)、復(fù)印機(jī)、打字機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備等，秘書人員都應(yīng)學(xué)會(huì)使用，甚至是汽車駕駛。盡管部門內(nèi)可能有專門的操作人員，但秘書人員如具有使用動(dòng)手能力，可以備工作上的不時(shí)之需。

因此，秘書人員各種能力水平的高低，在相當(dāng)程度上左右著參謀輔助效應(yīng)，這也是衡量一個(gè)秘書合格與否的重要標(biāo)準(zhǔn)。

四、健康的心理素質(zhì)是參謀輔助的重要

保證

我們這里所言心理素質(zhì)，是非智力因素的心理狀態(tài)，即起動(dòng)力作用的人腦機(jī)能，是人們對自己的思想、言行帶有指向支配、左右作用的動(dòng)機(jī)、志趣、意志、氣質(zhì)、情緒及性格等方面的心理素質(zhì)與修養(yǎng)。履行參謀輔助職能的秘書人員，其職能特征使之責(zé)任不小，負(fù)荷繁重，矛盾突出，付出與獲得的反差明顯。因此，秘書人員要適應(yīng)并做好參謀輔助工作，必須要有一個(gè)健康、良好的個(gè)性心理素養(yǎng)，概括起來，大致有以下四種個(gè)性心理素養(yǎng)。

⒈弘毅不折的堅(jiān)強(qiáng)意志?！墩撜Z》有言：“士不可不弘毅，任重而道遠(yuǎn)”。面對繁蕪艱難、錯(cuò)綜復(fù)雜的參謀輔助工作，秘書人員要自覺、自信、機(jī)敏、堅(jiān)韌，排除干擾、拒斥誘惑，不依附盲從，獨(dú)立思考、善拿主見，克服畏縮、迎難而上，堅(jiān)定不移地做好各項(xiàng)參謀助手工作，保證各項(xiàng)任務(wù)圓滿完成。

⒉自知、自制的承受能力。秘書人員要有自知之明，善于控制自己，調(diào)節(jié)平衡情緒，具備良好的心理承受能力，要自省、自警、自律、自制，有相應(yīng)職能心態(tài)，處于順風(fēng)不爭功，不忘乎所以；面對頓性，不諉過，不灰心喪氣，善于適應(yīng)環(huán)境情勢，時(shí)刻檢點(diǎn)約束思想言行，抑制沖動(dòng)浮躁，防止脆弱失衡。應(yīng)坦蕩磊落，開朗平穩(wěn)，具備較強(qiáng)的心理承受及心緒平衡能力。

⒊沉著穩(wěn)健的行為氣質(zhì)。我們這里指的氣質(zhì)是指典型、穩(wěn)定的心理特征在行為中所表現(xiàn)出的一種相當(dāng)穩(wěn)定的行為狀態(tài)。秘書近身綜合參謀輔助領(lǐng)導(dǎo)者的職能規(guī)律，要求秘書人員必須具備沉著穩(wěn)健的行為氣質(zhì)，不能躲在領(lǐng)導(dǎo)后面畏畏縮縮，應(yīng)做到臨亂不慌、處變不驚、謹(jǐn)慎行事、沉著應(yīng)對。

⒋戒慎恐懼的職能心態(tài)。《墨子·天志下》云：“戒之慎之，處人之國者，不可不戒慎也?！薄兑住ふ稹吩疲骸熬右钥謶中奘　！苯渖髡?，要求人慎獨(dú)自律，自警自戒；恐懼者，要求人使命感強(qiáng)，多想事物復(fù)雜的一面，兢兢業(yè)業(yè)，切實(shí)有效行事。秘書人員保持戒慎恐懼的職能行為心態(tài)，也是秘書人員順應(yīng)其職能規(guī)律的一種必備的職能心理素養(yǎng)，要做到這點(diǎn)，就必須得對人民、對事業(yè)有高度的責(zé)任心和義務(wù)感，心系全局，深謀遠(yuǎn)慮，膽大心細(xì)，如臨深淵，如履薄冰，瞻前顧后，總是周到、高效地完成參謀輔助任務(wù)。

綜上所述，要使參謀效應(yīng)達(dá)到理想的效果，就需要秘書人員在具備相應(yīng)的政治、思想、道德素養(yǎng)的同時(shí)，還得具備相當(dāng)適應(yīng)近身綜合參謀輔助的知識(shí)、業(yè)務(wù)、能力及作風(fēng)等方面的素養(yǎng)，因此，秘書參謀輔助之本在于秘書的綜合素養(yǎng)。

主要參考文獻(xiàn)：

．張清明《秘書參謀職能概論》

武漢大學(xué)出版社

．黃強(qiáng)《領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)》

高等教育出版社

．陸瑜芳《秘書學(xué)概論》

復(fù)旦大學(xué)出版社

．趙中利《現(xiàn)代秘書心理學(xué)》

高等教育出版社

．劉盼遂《中國歷代散文選》

北京出版社

．徐普平《試析秘書的參謀素養(yǎng)》