導(dǎo)語(yǔ)：建筑設(shè)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)研究一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】對(duì)于建筑設(shè)計(jì)單位來(lái)說(shuō)，檔案信息的管理是非常重要的，并且，設(shè)計(jì)單位的檔案往往種類繁多，并且檔案總量大，檔案管理歸根結(jié)底還是信息資源的管理。基于此，本文對(duì)建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了研究以及探討，希望對(duì)行業(yè)內(nèi)的工作展開起到一定幫助。

【關(guān)鍵詞】建筑設(shè)計(jì)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)迎來(lái)了全面信息化時(shí)代，很多行業(yè)都開始積極與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)進(jìn)行合作，并且取得了較為理想的效果。對(duì)于建筑設(shè)計(jì)單位的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)檔案管理工作展開的時(shí)候往往較為復(fù)雜，所涉及到的環(huán)節(jié)步驟相對(duì)較多，很難保證整體檔案管理工作的質(zhì)量。信息化管理技術(shù)的應(yīng)用使檔案的管理工作變得更加系統(tǒng)化，但是在進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中，往往會(huì)遇到一些問(wèn)題，從而使整體的檔案管理工作質(zhì)量受到了一定的影響，現(xiàn)階段，如何解決這些問(wèn)題已經(jīng)成為行業(yè)工作展開的一大難題。

一、檔案信息化建設(shè)的意義

（一）對(duì)于管理人員的意義。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，在實(shí)際工作展開的過(guò)程中，往往會(huì)存在一定的問(wèn)題，主要是由于檔案管理工作所涉及的環(huán)節(jié)步驟較多，工作本身也較為瑣碎，人工管理需要較多的工作人員來(lái)進(jìn)行操作，并且工作較為繁重，往往是費(fèi)時(shí)費(fèi)力，最終的工作效果不理想。當(dāng)對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化之后，在很大程度上降低了相關(guān)工作人員的工作量，在對(duì)檔案進(jìn)行操作的時(shí)候，更多的是借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)完成，也在一定程度上增加了檔案管理工作的精準(zhǔn)性，從而提升了整體檔案管理工作的效率。此外，利用信息化系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理，在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時(shí)，無(wú)論是檔案錄入還是其他文件錄入，只需要錄入一次，就可以完成今后對(duì)此檔案的一系列操作，這樣一來(lái)，便在很大程度上提升了工作效率。在進(jìn)行信息化檔案管理的時(shí)候，還可以自動(dòng)進(jìn)行檔案信息的統(tǒng)計(jì)，通常情況下，檔案信息庫(kù)中的信息需要定期對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，這樣才能夠保證設(shè)計(jì)單位的檔案使用情況會(huì)更加明確，當(dāng)這項(xiàng)工作由計(jì)算機(jī)來(lái)完成的時(shí)候，可以在很大程度上提高相關(guān)管理人員自身工作效率，并且保證了各個(gè)環(huán)節(jié)步驟操作的整體質(zhì)量。最后，這種信息化的管理方式還使得檔案信息的查閱工作變得更加可控，對(duì)于傳統(tǒng)的信息檔案管理工作來(lái)說(shuō)，要想進(jìn)行檔案的查閱，往往費(fèi)時(shí)費(fèi)力，并且在查閱的過(guò)程中很容易出錯(cuò)，采用計(jì)算機(jī)的方式對(duì)其進(jìn)行管理，操作起來(lái)會(huì)變得更加方便，同時(shí)還會(huì)在規(guī)定的時(shí)間當(dāng)中生成自動(dòng)催還消息，方便檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理。（二）對(duì)于職能部門的意義。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，在展開工作的時(shí)候往往需要大量的時(shí)間，檔案管理工作也主要是借助人工來(lái)完成，對(duì)于一些規(guī)模較大的單位可能會(huì)采用人機(jī)結(jié)合的方式，但無(wú)論是哪一種管理模式，其整體管理效率較為低下，并且會(huì)消耗大量的時(shí)間。檔案的信息化管理工作實(shí)際展開的環(huán)節(jié)并不復(fù)雜，首先要建立單位檔案信息的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，然后對(duì)現(xiàn)階段的檔案信息進(jìn)行整理，將其統(tǒng)一上傳到單位平臺(tái)上，今后單位在運(yùn)行的過(guò)程中所產(chǎn)生的所有檔案直接以電子形式進(jìn)行保存，既不容易丟失也不會(huì)受到損壞，同時(shí)也避免了紙質(zhì)檔案的凌亂、難以梳理。當(dāng)檔案管理實(shí)現(xiàn)全面信息化之后，對(duì)于各部門而言也有很大的好處，對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，往往需要工作人員進(jìn)行檔案的錄入以及保管，當(dāng)檔案管理全面信息化之后，很多操作可以一鍵進(jìn)行，從而為部門的運(yùn)轉(zhuǎn)提供了很多的空閑時(shí)間，工作人員可以更好地進(jìn)行檔案收集以及檔案的采編工作，從而保證了檔案管理工作的整體質(zhì)量。

二、提高檔案管理信息化建設(shè)的想法

從現(xiàn)階段我國(guó)眾多建筑設(shè)計(jì)單位的檔案信息化管理工作展開的實(shí)際情況來(lái)看，檔案信息的來(lái)源還是以紙質(zhì)檔案為主，檔案的種類主要包括文書、生產(chǎn)部門產(chǎn)生的各種資料以及成果等等，同時(shí)也有一些獲獎(jiǎng)證書以及榮譽(yù)證明，很多檔案管理部門僅僅是采用手工抄錄的方法將信息錄入系統(tǒng)，這樣做費(fèi)時(shí)費(fèi)力，在需要檔案的時(shí)候，對(duì)其進(jìn)行查找存在一定的困難。當(dāng)檔案管理工作完全信息化之后，在需要檔案的時(shí)候，進(jìn)行查閱就變得非常方便了。并且在進(jìn)行完全信息化建設(shè)之前，應(yīng)該先對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行妥善的處理，當(dāng)保證紙質(zhì)檔案錄入完畢之后，還要對(duì)其進(jìn)行分類處理，這是非常關(guān)鍵的。想要有效提升檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量，不能僅僅從員工的專業(yè)素質(zhì)角度進(jìn)行提升，還應(yīng)該使此項(xiàng)工作引起管理層人員的重視，現(xiàn)階段，我國(guó)一些建筑企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員并沒(méi)有將檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)作重點(diǎn)工作，主要是由于其在思想意識(shí)上對(duì)于此項(xiàng)工作的重要意義理解還較為模糊，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層思想進(jìn)行轉(zhuǎn)變是非常關(guān)鍵的。最后，要將電子檔案與紙質(zhì)檔案結(jié)合管理，在今后檔案管理的過(guò)程中，要將所有檔案以電子檔的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，從而保證信息化體系不斷完善。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案的信息化管理工作對(duì)于建筑設(shè)計(jì)單位來(lái)說(shuō)是非常重要的，涉及到很多機(jī)密文件的保存情況，如果文件出現(xiàn)丟失或者是損壞的情況，會(huì)對(duì)設(shè)計(jì)單位造成嚴(yán)重的影響。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理的信息化已經(jīng)成為了大勢(shì)所趨，單位方面應(yīng)該提高對(duì)檔案管理工作的重視，并且不斷對(duì)管理方式進(jìn)行優(yōu)化。

【參考文獻(xiàn)】

[1]譚曉霞.建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)研究[J].大眾科技,2014,12(6):282-284.

[2]吳毅飛.建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略探討[J].企業(yè)改革與管理,2017,2(12):6.

作者:鄒秀瓊 單位:廣州市增城區(qū)城鄉(xiāng)規(guī)劃與測(cè)繪地理信息研究院