導(dǎo)語：知識管理對高校檔案管理的影響一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、高校教師綜合檔案的管理與利用現(xiàn)狀分析

1.高校教師綜合檔案的管理與利用現(xiàn)狀盡管在知識化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下，高校的人事管理、教學(xué)管理、科研管理等領(lǐng)域的數(shù)字化、信息系統(tǒng)化都已經(jīng)成為現(xiàn)實，學(xué)生的選課、各類人員對教師的評價、學(xué)生課程考試成績的錄入與查詢等過程都是在網(wǎng)上直接完成，教師的授課計劃、科研成果的統(tǒng)計等都要求上交的是電子版。但是，高校的人事、教學(xué)、科研等各個管理部門的信息系統(tǒng)基本都是相對獨立，彼此互不兼容。結(jié)果就是，教師的各類檔案數(shù)據(jù)是分別存于不同的系統(tǒng)中，對利用與保管都存在不方便之處。即使對教師的同類檔案來說，也基本處于多級分散的保管模式。高校的教學(xué)、科研工作是多部門多級的分散管理體制，從而在相關(guān)檔案的收集與保管方式上也形成了多級多部門的分散管理模式。一般情況下，高校的教學(xué)與科研檔案，一部分由院（系或科室）級的教學(xué)與科研秘書處分別收集、整理、鑒定、保管，如教師的授課課程檔案、教師每年的科研成果等數(shù)據(jù)；一部分則由相關(guān)職能部門（即教學(xué)部門、科研部門等）在其職能活動過程中直接收集形成。若干年后或每年，院（系或科室）級單位會將相關(guān)檔案上交主管部門或?qū)W校檔案館，各主管部門（即教學(xué)部門、科研部門等）若干年后也會再轉(zhuǎn)交學(xué)校檔案館。在利用方面，基本上只是在考核或評定職稱等過程時才有利用活動產(chǎn)生，而且各部門的檔案，只是對部分管理級的用戶開放；檔案館盡管對學(xué)校用戶全面開放，但是有所限制，比如有的要收費，有的有時間限制，而且其收錄的檔案本身不太齊全，尤其是科研檔案，多數(shù)根本就沒有建。所以，每到考核或評定職稱時，上到相關(guān)職能部門，下到教師個人，都分別忙于重新組織、查找相關(guān)資料，而相關(guān)的信息系統(tǒng)，比如教學(xué)檔案、科研檔案、檔案館等系統(tǒng)都無法提供全面、準確、完整的相關(guān)材料。本人曾對熟悉的幾所高校做過一些調(diào)研，對教師的檔案管理模式基本類似上述的分散與多級保管方式，在其利用方面基本沒有主動的作為。2.高校教師綜合檔案管理與利用中存在的問題（1）沒有形成對教師的所有檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一歸檔與專門管理的制度，沒有一個統(tǒng)一的信息管理平臺。由于沒有形成對教師所有業(yè)務(wù)活動過程的文檔進行統(tǒng)一歸檔專門保管的制度，也就沒有一個統(tǒng)一的高校教師檔案信息管理平臺，使得高校教師檔案的統(tǒng)一管理與開發(fā)利用極為不便?，F(xiàn)實中，高校檔案館很少真正有綜合的教師檔案這一類。對高校教師的教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案采取的是分部門且多級的管理模式。即使在信息化程度比較高的教學(xué)檔案管理這一塊，也是多級的分散保管，而且也基本沒有做到電子文檔的一體化管理。（2）分散多級保管模式造成資源浪費嚴重。因為各部門之間數(shù)據(jù)管理模式不同，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不一致，移交檔案館的過程中有個格式轉(zhuǎn)換問題，格式轉(zhuǎn)換本身就是資源浪費，同時還有可能造成數(shù)據(jù)丟失。（3）分散多級的保管模式導(dǎo)致高校教師檔案的利用率較低。高校有關(guān)人事、教學(xué)、科研等部門及其二級管理部門的信息保管主要為本部門的管理活動服務(wù)，一般不對外，而檔案館的檔案收集又有時滯而且不全。所以，用戶使用教師檔案信息很不方便，教師檔案的利用率一直比較低。（4）分散多級的保管模式不利于高校教師檔案知識資源價值的整體發(fā)揮?，F(xiàn)行的分散多級保管模式導(dǎo)致對高校教師檔案資源的整體構(gòu)建與管理進行的研究也很少，盡管找出幾篇有關(guān)資源整合與一體化管理方面論文，但都只是研究教學(xué)檔案或人事檔案的文檔一體化管理，而教師的業(yè)務(wù)檔案是包括多方面的。分散保管的教師檔案是不便于對檔案中隱性知識的挖掘，即對檔案的深入整序的，同時也不利于對人才的整體評估與認識。因為只有集中統(tǒng)一保管的教師檔案才能體現(xiàn)出個人或某部門甚至學(xué)校的教學(xué)、科研的整體水平與進展過程。總之，高校教師檔案的分散多級管理模式不利于高校組織內(nèi)知識的融合、共享、創(chuàng)新與傳播，不利于其知識資源價值的充分發(fā)揮。

二、高校教師綜合一體化管理

1．高校教師綜合檔案一體化管理的基本內(nèi)涵如前所述，高校教師綜合檔案分散多級的保管現(xiàn)狀，存在諸多問題。改進的基本思路應(yīng)該是充分利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，尤其是數(shù)字化與計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)高校教師綜合檔案數(shù)據(jù)的一體化管理與利用。一體化的基本內(nèi)涵包括三個方面：其一，教師個人各類文檔數(shù)據(jù)的一體化管理，即通過制定標準、統(tǒng)一的建檔與歸檔制度，將教師個人的人事、教學(xué)、科研等方面文檔數(shù)據(jù)集中統(tǒng)一保管，以方便利用；其二，教師各類業(yè)務(wù)文件的制作、形成到歸檔過程的一體化管理。主要是指依托校園網(wǎng)及相關(guān)信息管理技術(shù)，對教師的各類業(yè)務(wù)檔案文件的形成過程實施全程控制，然后直接經(jīng)網(wǎng)絡(luò)鑒定、上傳、歸檔、入庫，實現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案的全程電子化管理，做到從各類文件的初級制作（包括教師個人或各級管理部門）到審批、傳達、實施、歸檔等過程的文檔一體化管理，以減少中間過程的重復(fù)勞動及數(shù)據(jù)的丟失；其三，教師個人綜合檔案數(shù)據(jù)在一定范圍內(nèi)公開、共享與利用的一體化管理。主要指依托校園網(wǎng)及相關(guān)技術(shù)與制度，實現(xiàn)在高校內(nèi)部的某些范圍內(nèi)對高校教師個人檔案數(shù)據(jù)的共享與開發(fā)利用。實現(xiàn)途徑應(yīng)該是開發(fā)出能一體化管理教師個人基本信息及各類業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)的綜合檔案管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)的用戶應(yīng)涵蓋形成檔案并可能利用檔案的一般教師、學(xué)生、各級職能管理部門與各級研究部門等，但共享與利用的權(quán)限或范圍可依用戶身份不同而專門制定。2．高校教師綜合檔案一體化管理的實現(xiàn)方略實現(xiàn)并達到上述三個一體化管理的目標，既要有行政管理制度方面的保障，也要有具體技術(shù)方案的支持，還要有高校各個職能部門及其管理人員與教師個人的積極配合。但最主要的還是要構(gòu)建一個統(tǒng)一、相對規(guī)范的信息管理平臺與管理制度。其實施要點包括：首先，要制定對高校教師所有業(yè)務(wù)活動過程統(tǒng)一建檔、系統(tǒng)保管的專門檔案管理制度，這是實現(xiàn)高校教師綜合檔案一體化管理的第一步。其次，綜合運用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)技術(shù)、系統(tǒng)集成技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，組織專門機構(gòu)、專職人員，開發(fā)高校教師綜合文檔管理信息系統(tǒng)。從現(xiàn)實層面上來說，高校教師的各類檔案應(yīng)該分別保存在不同的已有信息系統(tǒng)中，其自動化、信息化程度應(yīng)該還比較高，比如教學(xué)信息有教務(wù)管理信息系統(tǒng)，人事檔案有人事檔案管理信息系統(tǒng)等等。所以，實施高校教師綜合檔案一體化管理的關(guān)鍵措施是要在各子系統(tǒng)（如教務(wù)管理信息系統(tǒng)、人事信息管理系統(tǒng)、科研信息管理系統(tǒng)等）的基礎(chǔ)上，應(yīng)用系統(tǒng)集成技術(shù)，構(gòu)建一個統(tǒng)一的信息管理平臺，即能一體化管理高校教師個人及其各類業(yè)務(wù)文檔的綜合文檔管理信息系統(tǒng)。這一過程可由高校指定相關(guān)管理部門（如高校檔案館或圖書館）與有軟件開發(fā)能力的信息公司合作完成，開發(fā)的關(guān)鍵技術(shù)是系統(tǒng)集成技術(shù)與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)技術(shù)。系統(tǒng)的開發(fā)過程必須在文檔一體化管理理論、電子文件生命周期理論的指導(dǎo)下，運用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)技術(shù)、信息系統(tǒng)集成技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，針對高校教師業(yè)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)構(gòu)成（包括教師個人的人事、教學(xué)、科研等方面數(shù)據(jù)）及各類文檔的形成過程，分析并規(guī)劃系統(tǒng)的整體構(gòu)成及功能結(jié)構(gòu)，包括各子系統(tǒng)的構(gòu)成與功能結(jié)構(gòu)，進而建構(gòu)系統(tǒng)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)模型并實現(xiàn)系統(tǒng)的統(tǒng)一規(guī)劃，最終完成系統(tǒng)的集成及其相關(guān)軟件的開發(fā)、調(diào)試、實現(xiàn)等。該系統(tǒng)應(yīng)該具備：利用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)原理統(tǒng)一保管教師個人基本信息及其所有業(yè)務(wù)活動過程的各類檔案數(shù)據(jù)的功能；有完備的檔案檢索功能，既包括對個人各類檔案數(shù)據(jù)的分別檢索功能，也包括對某教師所有檔案數(shù)據(jù)的綜合檢索功能，還包括對某個時段某類檔案或某部門某類檔案等的統(tǒng)計檢索功能（可以針對考核或人才評估等的具體要求設(shè)定）等；有嚴格的用戶類型及其權(quán)限管理措施。最后，在考慮檔案數(shù)據(jù)的特定保護需求的情況下，在數(shù)據(jù)庫的設(shè)計階段，充分運用數(shù)據(jù)庫保護技術(shù)與原理，設(shè)計并規(guī)劃系統(tǒng)各類文檔數(shù)據(jù)的全程控制以及數(shù)據(jù)的安全保密與數(shù)據(jù)共享的平衡控制機制。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全保護措施包括許多方面，此處主要是指：一是通過數(shù)據(jù)模型設(shè)計階段的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)操作、數(shù)據(jù)完整性約束等三個基本要素的統(tǒng)一設(shè)計，實現(xiàn)對整個數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一控制的機制，最終實施對各類教師業(yè)務(wù)文檔的全稱控制；二是通過對系統(tǒng)各類用戶及其權(quán)限的統(tǒng)一規(guī)劃、管理，形成對系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的安全與完整性的統(tǒng)一控制，最終實現(xiàn)系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)保管的保密要求與共享利用的平衡。其中第一方面的控制，主要由軟件開發(fā)者與數(shù)據(jù)庫管理員共同設(shè)計完成，相關(guān)內(nèi)容的論述將在后續(xù)文章中完成，此處重點談?wù)劦诙矫娴目刂?。第一，針對各類教師業(yè)務(wù)檔案的形成過程，明確各類參與建檔、保管甚至利用檔案的系統(tǒng)用戶類型（包括教師本人，各院的教學(xué)與科研秘書，各職能部門的相關(guān)檔案管理人員等）；第二，明確各類用戶在系統(tǒng)運行過程中的職責(zé)與任務(wù)，包括要完成的相關(guān)數(shù)據(jù)的上傳、鑒定、歸檔等過程任務(wù)等；第三，運用數(shù)據(jù)庫的安全保護措施，對各類用戶進行統(tǒng)一的權(quán)限控制與管理。包括對系統(tǒng)用戶的名稱與密碼的統(tǒng)一管理，對系統(tǒng)運行過程中各類系統(tǒng)用戶的身份識別（以保證系統(tǒng)用戶的合法性），對進入系統(tǒng)的所有合法用戶的審計與跟蹤（以保證合法用戶對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的合理使用）等；第四，在上述措施下，還要制定針對檔案保管、查詢、借閱等過程的具體限定措施，以實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)各類用戶對權(quán)限范圍內(nèi)相關(guān)數(shù)據(jù)的共享與利用。

單位：熊志云單位：湖北大學(xué)