導(dǎo)語：化工企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案跟蹤管理研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

項(xiàng)目建設(shè)是大型化工企業(yè)持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，是企業(yè)做大做強(qiáng)的關(guān)鍵。真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的檔案資料是企業(yè)及項(xiàng)目日后生產(chǎn)運(yùn)行、檢修維修作業(yè)與轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要抓手。如何做好建設(shè)項(xiàng)目檔案資料收集工作，根據(jù)多年項(xiàng)目檔案管理經(jīng)驗(yàn)，我們認(rèn)為跟蹤管理可以保證檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，跟蹤管理是做好項(xiàng)目檔案收集歸檔工作至關(guān)重要的一環(huán)。

1充分發(fā)揮檔案部門專業(yè)管理職能作用

1.1嚴(yán)密跟蹤，保證檔案工作進(jìn)度受控。從項(xiàng)目前期開始到整個(gè)建設(shè)過程中，檔案部門都要全節(jié)點(diǎn)跟蹤管理，及時(shí)協(xié)調(diào)解決突發(fā)情況和難點(diǎn)問題。我們單位環(huán)保達(dá)標(biāo)項(xiàng)目每個(gè)單項(xiàng)工程都有十幾家施工單位，部分子單位工程也是幾個(gè)施工單位共同作業(yè)，到底由哪家施工單位組建通用卷就是個(gè)難題。為此，單位檔案部門積極跟蹤反饋問題，由工廠牽頭落實(shí)，協(xié)調(diào)公司工程部、檔案中心、項(xiàng)目科、監(jiān)理公司、施工單位和綜合辦公室召開專題會(huì)議，經(jīng)過全面分析和反復(fù)討論，最終確定了組建通用卷單位和歸檔工作任務(wù)。1.2明確責(zé)任，層層把關(guān)歸檔工作。做好建設(shè)項(xiàng)目資料跟蹤歸檔工作，首先一定要理順歸檔流程，細(xì)化責(zé)任分工。在實(shí)際工作中按照流程和分工把歸檔工作分解到綜合辦公室、項(xiàng)目科、監(jiān)理公司、施工單位，明確具體培訓(xùn)任務(wù)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)內(nèi)容和咨詢方式，健全檔案收集整理及移交工作辦法，保證歸檔資料必須經(jīng)過項(xiàng)目科專責(zé)、監(jiān)理公司、項(xiàng)目科資料員層層確認(rèn)無誤后，方可移交工廠檔案室，工廠檔案員確認(rèn)合格后，才能進(jìn)行合規(guī)性驗(yàn)收。

2積極協(xié)調(diào)項(xiàng)目管理部門形成合力

2.1堅(jiān)持早介入、早檢查、早整改。項(xiàng)目檔案管理前移是我們多年來做好項(xiàng)目檔案資料歸檔工作的寶貴經(jīng)驗(yàn)。在項(xiàng)目前期文件收集階段，我們以清單形式將歸檔范圍、相關(guān)規(guī)定送達(dá)項(xiàng)目科，緊緊跟蹤前期工作進(jìn)展，隨時(shí)指導(dǎo)項(xiàng)目科對(duì)前期資料進(jìn)行收集、整理及歸檔，對(duì)具備成卷?xiàng)l件的馬上歸檔組卷，對(duì)不符合要求的，逐項(xiàng)列出問題及整改清單，保證前期歸檔資料的完整、齊全。2.2堅(jiān)持定期總結(jié)、步步跟蹤。定期總結(jié)、步步跟蹤是督促相關(guān)單位及時(shí)做好項(xiàng)目檔案資料收集歸檔工作的重要手段。在環(huán)保達(dá)標(biāo)項(xiàng)目中，動(dòng)力一廠檔案室定期聯(lián)合項(xiàng)目科，每月進(jìn)行一次項(xiàng)目資料歸檔工作總結(jié)，及時(shí)掌握資料歸檔進(jìn)度及存在的問題，以問題為導(dǎo)向，實(shí)時(shí)跟蹤薄弱環(huán)節(jié)，制定具體改進(jìn)措施，有針對(duì)性調(diào)整下步工作方向。

3有效督促監(jiān)理公司履行監(jiān)管責(zé)任

3.1明確任務(wù)，確保進(jìn)度節(jié)點(diǎn)受控。為確保各進(jìn)度節(jié)點(diǎn)受控，我們充分發(fā)揮監(jiān)理公司作用，跟蹤督促監(jiān)理公司嚴(yán)格按照項(xiàng)目《單位工程劃分表》《子單位工程劃分明細(xì)表》抓好時(shí)間節(jié)點(diǎn)，明確工作任務(wù)，按照進(jìn)度節(jié)點(diǎn)跟蹤管理，列出各節(jié)點(diǎn)任務(wù)清單，限定問題解決時(shí)限，使施工文件、監(jiān)理文件全過程受控，實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)與資料收集同步完成。3.2強(qiáng)化溝通，抓好材料收集工作。突出監(jiān)理公司橋梁紐帶作用，加強(qiáng)各單位之間溝通聯(lián)系，能有效克服項(xiàng)目資料歸檔過程中遇到的難題。我們?cè)诠ぷ髦?，密切跟蹤、督促監(jiān)理公司，反復(fù)與施工單位溝通，積極協(xié)調(diào)工廠項(xiàng)目管理部門，及時(shí)對(duì)新資料員進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，確保項(xiàng)目資料收集歸檔工作的按時(shí)完成。

4精準(zhǔn)指導(dǎo)施工單位規(guī)范統(tǒng)一歸檔

4.1強(qiáng)化培訓(xùn)，確保項(xiàng)目資料歸檔標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。為確保歸檔資料準(zhǔn)確無誤，我們邀請(qǐng)上級(jí)檔案部門專家對(duì)施工單位、監(jiān)理公司等項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人、檔案資料員開展培訓(xùn)和交底工作，以電力行業(yè)建設(shè)項(xiàng)目和中油建設(shè)項(xiàng)目組卷標(biāo)準(zhǔn)為重點(diǎn)，提出項(xiàng)目竣工文件質(zhì)量、編制、收集、整理、歸檔等具體要求，統(tǒng)一資料歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)，為項(xiàng)目資料規(guī)范管理奠定了扎實(shí)基礎(chǔ)。4.2建立網(wǎng)絡(luò)，確保隨時(shí)隨地開展跟蹤指導(dǎo)工作。我們以《建設(shè)項(xiàng)目計(jì)劃表》為基礎(chǔ)，建立施工單位和監(jiān)理公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)，健全《項(xiàng)目檔案跟蹤管理統(tǒng)計(jì)表》《檔案基本信息表》《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員情況表》，深入了解各單位資料員信息及工作進(jìn)展，建立信息共享微信群，實(shí)時(shí)跟蹤施工單位、監(jiān)理公司，保證第一時(shí)間解答各單位提出的具體問題，并著重對(duì)共性問題進(jìn)行指導(dǎo)培訓(xùn)，確保施工單位歸檔工作順利進(jìn)行。4.3抓好點(diǎn)面結(jié)合，確保圓滿完成項(xiàng)目資料歸檔工作。只有跟蹤管理做得好，才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)典型單位和典型個(gè)人，我們通過樹立各階段歸檔工作典型，在總結(jié)例會(huì)上大力宣傳，較好地營(yíng)造了各單位向典型學(xué)習(xí)和互相學(xué)習(xí)的良好氛圍。比如在動(dòng)力鍋爐環(huán)保達(dá)標(biāo)項(xiàng)目歸檔工作初期，中油六建公司歸檔資料完整性好、標(biāo)準(zhǔn)高、錯(cuò)誤少，北建三公司電氣、儀表專業(yè)隨機(jī)資料、設(shè)計(jì)變更資料組卷清晰整潔，先后被選做典型，在全體參建單位總結(jié)例會(huì)上反復(fù)宣傳與表揚(yáng)，并組織其他單位資料員到現(xiàn)場(chǎng)參觀學(xué)習(xí)，經(jīng)過系列點(diǎn)面結(jié)合操作，有效提高了項(xiàng)目檔案組卷歸檔質(zhì)量。

作者:班超 郭玥池 單位:中國石油吉林石化公司檔案館