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1．高職院校檔案管理目前存在的普遍問題

1.1缺乏專業(yè)的檔案技術(shù)管理人員

目前，很多高職院校認(rèn)為檔案工作人員可有可無，因此設(shè)置的工作人員往往都是兼職人員，這些兼職人員大部分都為非檔案專業(yè)畢業(yè)，檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力不足。由于對(duì)檔案管理工作的不重視，沒有定期讓這些工作人員參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，因而這些工作人員缺少對(duì)檔案管理知識(shí)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，也缺少對(duì)檔案管理工作的專業(yè)研究，極大地阻礙了高職院校檔案工作的發(fā)展。

1.2檔案收集和存儲(chǔ)不及時(shí)

一些高校的檔案工作存在收集和存儲(chǔ)不及時(shí)的問題。一些反映學(xué)校發(fā)展變化、教學(xué)、科研、人事變動(dòng)的檔案材料未能及時(shí)收集、補(bǔ)充和更，這就導(dǎo)致無法準(zhǔn)確反應(yīng)學(xué)校發(fā)展業(yè)績(jī)和人員變動(dòng)情況，對(duì)未來的使用查找也存在諸多不便。

1.3檔案管理制度和程序不規(guī)范

高職院校由于某些歷史原因，檔案管理工作普遍還存在制度規(guī)范不健全，程序混亂，管理手段落后等問題。一些學(xué)校檔案利用規(guī)范缺失，檔案管理部門權(quán)責(zé)不清，存在脫節(jié)情況。還存在歸檔材料規(guī)格不統(tǒng)一，紙張不統(tǒng)一，分類和裝訂不統(tǒng)一，不便于整理的問題。

1.4檔案管理程度落后

由于大部分高職院校目前都以實(shí)現(xiàn)了信息化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化辦公，雖然檔案管理部門配備了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但是很多高校仍舊將檔案管理工作停留于紙質(zhì)管理層面，沒有進(jìn)行電子文檔和網(wǎng)絡(luò)化管理，從檔案收集、整理到儲(chǔ)存仍然采取紙質(zhì)上交模式，既浪費(fèi)資源，又影響工作進(jìn)度，現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段沒有被普遍應(yīng)用于檔案管理工作中，這與現(xiàn)代教育事業(yè)的發(fā)展不同步。

2.高職院校檔案管理制度的系統(tǒng)化建設(shè)內(nèi)容

高職院校檔案管理工作要想形成系統(tǒng)化、制度化管理，必須涵蓋全方面的、科學(xué)的、整體性強(qiáng)的制度管理建設(shè)內(nèi)容體系，筆者認(rèn)為，至少包括以下幾方面：

2.1機(jī)構(gòu)設(shè)置

要做好高職院校檔案管理制度的建設(shè)工作，對(duì)檔案工作歸屬和管理部門的劃分至少要清晰。目前，較合理的高職院校檔案部門應(yīng)歸屬于校辦或領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的教務(wù)處分管，同時(shí)在學(xué)校隸屬教育局辦公室的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查下開展綜合工作。而檔案室，作為處理學(xué)校檔案工作的綜合部門，要負(fù)責(zé)收集、整理、分類、統(tǒng)計(jì)、保管、催收、存檔學(xué)校的各級(jí)各類檔案和相關(guān)資料，并及時(shí)為需要部門提供檔案服務(wù)。

2.2人員配備

檔案室要配備專業(yè)對(duì)口、素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的專職檔案人員，如需人員調(diào)動(dòng)，要按照先配后調(diào)的原則，做好檔案管理的交接工作。檔案管理人員要按照國(guó)家對(duì)檔案管理工作的方針政策工作，對(duì)工作盡職盡責(zé)，學(xué)校對(duì)檔案管理人員也要按上級(jí)要求定期培訓(xùn)和送出學(xué)習(xí)，并按國(guó)家規(guī)定，實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。

2.3硬件條件

各高職院校要設(shè)置室內(nèi)寬敞、門類齊全、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的綜合檔案室用來存放和保管檔案。在此基礎(chǔ)上要加大資金投入力度，將檔案工作經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算，配備必需的計(jì)算機(jī)、密集架、檔案柜、復(fù)印機(jī)等管理裝置和設(shè)備并引入檔案管理電子系統(tǒng)。

2.4制度體系

無規(guī)矩不成方圓。在硬件條件配備齊全的基礎(chǔ)上，要加強(qiáng)軟環(huán)境建設(shè)，制定檔案管理制度和使用流程。（1）建立歸檔制度，要求每個(gè)部門定期將每項(xiàng)重要活動(dòng)整理出完整而系統(tǒng)的文件材料。（2）學(xué)校檔案室要定期催收各部門具有保存、查考、利用價(jià)值的各種門類與載體的文件材料，收集整理后集中存檔。（3）檔案室按照部門分類實(shí)行立卷制度，并排列出目錄并編排張?zhí)栆约皞淇急?，裝訂后存檔。存檔后要對(duì)所有收集的檔案進(jìn)行分類，排列并編號(hào)，以便檢索時(shí)便于查找。每年還要定期編寫統(tǒng)一格式的檔案年鑒。（4）除部門檔案外，個(gè)人的教學(xué)、科研獲獎(jiǎng)等方面的文件材料如需存檔，須按規(guī)定向檔案部門提交，集中管理。（5）檔案室每年要定期進(jìn)行檔案的檢查和鑒定工作，對(duì)檔案資料進(jìn)行定期檢查，對(duì)損壞或字跡不清的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)，對(duì)那些已經(jīng)不具備保存價(jià)值的檔案文件要征得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，及時(shí)銷毀。

2.5獎(jiǎng)懲措施

要按照十八大精神要求，建立激勵(lì)和約束制度。檔案室及其工作人員也應(yīng)列入各高校獎(jiǎng)勵(lì)評(píng)優(yōu)范圍之內(nèi)，對(duì)工作效率高，表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)違反《中華人民共和國(guó)檔案法》的行為和工作表現(xiàn)不佳的檔案管理人員，要及時(shí)予以懲處和更換人員。

3.做好電子檔案管理工作是加強(qiáng)高職院校檔案管理制度建設(shè)的有效效措

3.1提高對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的重視

檔案工作信息化和現(xiàn)代化發(fā)展是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的必然產(chǎn)物。因此，要加大經(jīng)費(fèi)投入，配備必需的現(xiàn)代化設(shè)備，加快檔案室的數(shù)字化建設(shè)。各高職院校對(duì)除紙質(zhì)版以外的其他形式的檔案如照片、視頻等文件都可采用現(xiàn)代信息處理技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，建立全文數(shù)字庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，以便未來檔案信息的查詢，不斷提高檔案工作的效率和質(zhì)量。

3.2引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)

電子檔案要采取辦公系統(tǒng)傳輸歸檔的辦法，要求檔案管理人員必須具備熟練操作辦公OA軟件的能力，并及時(shí)關(guān)注和掌握電子文件的傳輸動(dòng)態(tài)，避免信息存儲(chǔ)不完整等情況和問題的發(fā)生，加強(qiáng)電子文件歸檔管理。

3.3采取將紙質(zhì)檔案與電子檔案一并歸檔的存檔形式

建議目前高職院校將存檔的OA辦公系統(tǒng)生成的電子文件同時(shí)轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案存檔，以加強(qiáng)存檔文件的完整性，避免由于目前電子檔案管理措施不健全所引起的歸檔不完善的問題。除此之外，在轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案的過程中，要增加相關(guān)責(zé)任人簽署意見的環(huán)節(jié)，保證檔案管理過程規(guī)范，權(quán)責(zé)明確，萬無一失。

3.4加強(qiáng)電子檔案的安全性管理

電子檔案一經(jīng)使用，安全性成為至關(guān)重要的問題。第一，要保證電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)安全，檔案室環(huán)境適應(yīng)，存儲(chǔ)介質(zhì)要保證不受外力和磁場(chǎng)影響。尤其在復(fù)制電子檔案時(shí)，要保持電子檔案原貌，必要時(shí)要采取一定的認(rèn)證措施。第二，要求專人定期檢查電子檔案的存儲(chǔ)情況，尤其對(duì)不常使用的電子檔案更要定期查看，以免檔案損毀。

作者：郝針登單位：包頭輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院