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隨著高等教育的發(fā)展，高校在辦學(xué)過程中積累了大量內(nèi)容豐富、形式多樣的實物檔案。實物檔案是指以物質(zhì)實體為載體，能夠反映高校職能活動和歷史真實面貌，且具有保存價值的特定有形物品。實物檔案是高校檔案的重要組成部分，是學(xué)校歷史的精華，是辦學(xué)歷史的見證和結(jié)晶，更是學(xué)校文化精神的延續(xù)和傳承，具有唯一性和不可再生性。因此，實物檔案越來越受到各高校的重視，而實物檔案管理體系制度化建設(shè)，是做好實物檔案管理工作的重要保證。

一、高校實物檔案管理存在的問題

高校實物檔案是以物質(zhì)實體為載體的一種特殊門類的檔案，可由紙質(zhì)、木質(zhì)、陶制、石膏、水晶、玻璃、金屬、布料、塑料等多種材質(zhì)構(gòu)成，具有載體特殊、形式復(fù)雜多樣，形狀、體積、規(guī)格、大小各有差異，占用存放空間，備份難度大，易受損壞，以及超大超重、非一人能搬運等特點。因此，目前高校實物檔案管理存在以下諸多問題：

1.收集困難，散失較多。人們在思想意識上不重視實物類檔案，認(rèn)為只有紙質(zhì)檔案才重要，實物檔案可有可無，想歸就歸，不想歸就不歸，工作中即使產(chǎn)生了一些有價值的、珍貴的實物檔案也不及時歸檔，隨便找一倉庫堆放，無人管理，時間久了，散失較多。

2.管理方法落后。很多高校的實物檔案收集歸檔后，只是簡單地貼上標(biāo)簽，找一空閑房間一堆，再無人問津。

3.利用率極低。大部分實物檔案收集后，存入庫房，很少利用，從而失去了其價值。

二、高校實物檔案管理體系制度化建設(shè)的必要性及其目標(biāo)

高校實物檔案管理之所以存在上述問題，其根源在于高校實物檔案管理體系缺乏制度化。隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校實物檔案的內(nèi)容越來越多，但卻缺乏配套的相關(guān)管理制度，需要改變落后的、傳統(tǒng)的管理方法。因此，高校實物檔案管理體系制度化建設(shè)是極其必要的，制度建設(shè)是做好高校實物檔案管理的重要保障。高校實物檔案管理制度要依據(jù)國家和地方各項法律法規(guī)和規(guī)章制度，并結(jié)合本單位的實際情況制定才具有可執(zhí)行性。開展制度建設(shè)的目標(biāo)主要有以下幾個方面：1.實物檔案管理制度的建立。要按照國家法律法規(guī)及國家高等教育檔案歸檔的要求，結(jié)合本單位實際情況制定實物檔案管理辦法或規(guī)章制度，不僅要明確高校實物檔案管理體制和任務(wù)，更要對實物檔案從形成到利用等各環(huán)節(jié)做出詳細(xì)的說明。實物檔案管理制度是高校實物檔案管理工作的依據(jù)，能夠完善實物檔案工作體制機制，明確相關(guān)部門及相關(guān)人員的工作職責(zé)。對于實物檔案管理者來說，實物檔案管理制度能夠保障實物檔案工作按照規(guī)定順利完成；對于高校實物檔案工作的發(fā)展來說，實物檔案管理制度能夠進一步規(guī)范高校實物檔案工作，提高實物檔案管理水平，有效地保護和利用實物檔案。

2.實物檔案工作中各環(huán)節(jié)制度的建立。實行統(tǒng)一的實物檔案管理制度，可以使實物檔案管理工作更加具有規(guī)范性，可以完善實物檔案管理手段，使各項工作程序更加規(guī)范化、科學(xué)化，使得實物檔案工作按照標(biāo)準(zhǔn)化要求進行。對于高校實物檔案工作來說，有了合理而規(guī)范的規(guī)章制度，從歸檔、立卷到利用不僅能節(jié)省時間，而且能提高效率。3.實物檔案利用制度的建立?？筛鶕?jù)利用者的各種需求，建立符合現(xiàn)狀的服務(wù)機制，簡化、明確各項利用制度,更加體現(xiàn)便捷性、靈活性。例如，學(xué)校團委在參加校級以上的活動中獲得的一些獎狀、獎杯等，如需要擺放在本部門，只需部門到檔案館遞交歸檔清單，檔案館給實物檔案編號標(biāo)簽，登記入賬，實物就可以存放在該部門。有的部門辦展覽，需大批、長期借出相關(guān)實物檔案，只要進行登記即可。這樣，既提高了實物檔案的利用率，也提高了利用者的滿意度。

三、高校實物檔案管理體系制度化建設(shè)的具體措施

高校實物檔案由于載體特殊，形式多樣，內(nèi)容豐富，所以，在實際管理工作中存在許多難點，具體體現(xiàn)在高校實物檔案的收集、立卷和利用環(huán)節(jié)上，因此，高校實物檔案管理體系制度化建設(shè)應(yīng)從以下環(huán)節(jié)入手：

(一)高校實物檔案收集制度的制定

1.實物檔案歸檔范圍的規(guī)定。歸檔范圍包括以下內(nèi)容：題詞、題字、畫冊、簽名簿、信函、明信片、錄取通知書；獎狀、證書(校級以上)；獎牌、牌匾、獎杯、錦旗(校級以上)；本校作廢印章；校慶紀(jì)念品；學(xué)?；ピL禮品、紀(jì)念品；建筑物設(shè)計模型、展板；教具、科研樣品；學(xué)校及各單位成立以來使用過的牌、匾，各時期的工作證、學(xué)生證、?；盏葮悠罚粋€人捐贈的個人物品。

2.實物檔案收集方式的規(guī)定。收集可以采取多種形式：(1)嚴(yán)格按照實物檔案歸檔范圍的規(guī)定,定期向產(chǎn)生實物檔案比較多的部門如校辦、宣傳部、外事處、各實驗室等收集實物檔案。(2)對于存放在學(xué)校各有關(guān)場所的其他實物檔案,檔案部門要做好隨時收集的準(zhǔn)備。(3)學(xué)校發(fā)生的一些重大活動所形成的實物檔案，如上級領(lǐng)導(dǎo)、社會名人、校友等來學(xué)校視察所產(chǎn)生的字畫、禮品等，檔案部門應(yīng)安排專人及時跟蹤，盡快組織人力收集，以保證實物檔案齊全、完整。在收集過程中，要注重特色，要把收集的重點放在對本校發(fā)展有重大歷史意義、有利于提高學(xué)校社會地位、具有查考利用價值的實物檔案上，如學(xué)校知名教授或?qū)W者的手稿、工作日記、信函、畢業(yè)證書以及教學(xué)、科研方面的獲獎材料，進而形成實物檔案的收藏特色。

(二)高校實物檔案管理制度的制定

1.實物檔案分類的規(guī)定。收集的目的是為了今后的利用，如何使實物檔案更便于利用，制定科學(xué)的分類模式及分類細(xì)則非常重要。我們的做法是把實物檔案分為十大類，取“實物”的漢語拼音的首字母“SW”為實物檔案類別代號。根據(jù)實物檔案制成材料及用途大體可分為：SW11類，題詞、題字、畫冊等；SW12類，獎狀、證書；SW13類，獎牌、牌匾、獎杯等；SW14類，本校作廢印章；SW15類，校慶紀(jì)念品；SW16類，學(xué)?；ピL禮品、紀(jì)念品；SW17類，建筑物設(shè)計模型、展板；SW18類，教具、科研樣品；SW19類，學(xué)校及各單位成立以來使用過的牌、匾，各時期的工作證、學(xué)生證、?；盏葮悠?；SW21類，個人捐贈的物品。實物檔案的檔號統(tǒng)一采用“年度號+分類號+件號”來表示，一個具體實物作為一個保管單位。如：收集一幅2015年的書法題詞，編號為2015.SW11.1，第二幅就是2015.SW11.2，等等，按順序號排下去。

2.實物檔案登記的規(guī)定。實物檔案在登記的同時要編制文字說明。雖然實物檔案感染力強，但其價值和內(nèi)容實質(zhì)都需要一定的文字來表達和進行補充說明。因此，編制文字說明是開展實物檔案利用工作必不可少的重要環(huán)節(jié)。通常情況下，文字說明包括產(chǎn)生的時間、經(jīng)手人、事由、實物名稱、特征、來源及表明實質(zhì)內(nèi)容的文字材料，要與實物檔案的檢索目錄內(nèi)容相印證，才能方便利用。3.實物檔案保管期限的規(guī)定。保管期限分為永久和30年。SW15類、SW16類、SW19類保管期限為30年，其他類保管期限為永久。

(三)高校實物檔案利用及服務(wù)制度的制定

要建立實物檔案借閱制度，設(shè)立實物檔案借閱登記薄，內(nèi)容包括：查檔部門、查檔人、查檔目的、序號、檔案號、查閱時間、歸還時間、接待人和查檔主要內(nèi)容及利用效果。同時，要積極開展實物檔案多種形式服務(wù)，實物檔案具有很強的研究價值和利用價值，多角度、多渠道地為利用者提供服務(wù)，不僅可以實現(xiàn)實物檔案的價值，還能增強利用者對實物檔案的了解。如：為學(xué)校撰寫黨史校史、年鑒、大事記等提供重要的參考和憑證；建立學(xué)生教育基地，弘揚學(xué)校優(yōu)秀的文化傳統(tǒng)和杰出的教學(xué)成就；在校園網(wǎng)、黨史校史數(shù)字博物館、檔案館網(wǎng)站中，加強實物檔案的宣傳和展示，促進和激勵實物檔案歸檔的積極性，豐富實物檔案館藏。

作者:劉宇潔 單位:哈爾濱工程大學(xué)檔案館

參考文獻：

[1]劉耿生.檔案開發(fā)與利用教程[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2010

[2]李娟.論高校實物檔案管理體系規(guī)范化建設(shè)[J].蘭臺世界，2012(9)